DETASEMEN KESEHATAN WILAYAH 02.04.04 Lampiran : SK Karumkit Tk.IV 02.07.

02 Lahat
RUMAH SAKIT Tk.IV 02.07.02 LAHAT Nomor :
Tanggal :

PANDUAN PELEPASAN INFORMASI DAN

KERAHASIAAN INFORMASI PASIEN

MANUAL PELEPASAN INFORMASI MEDIS

1. Setiap informasi yang bersifat medik yang dimiliki rumah sakit tidak
boleh disebarkan oleh pegawai rumah sakit itu, kecuali bila pimpinan
rumah sakit itu mengijinkan.
2. Rumah sakit tidak boleh dengan sekehendaknya menggunakan rekam
medis dengan cara yang dapat membahayakan kepentingan pasien,
kecuali jika rumah sakit itu sendiri akan menggunakan rekam medis
tersebut bila perlu untuk melindungi dirinya atau mewakilnya.
3. Para asisten dan dokter yang bertanggung jawab boleh dengan bebas
berkonsultasi dengan bagian rekam medis dengan catatan yang ada
hubungan dengan pekerjaannya. Andaikata ada keragu-raguan dipihak
staf rekam medis maka persetujuan masuk ketempat rekam medis itu
boleh ditolak dan persoalannya hendaknya diserahkan kepada keputusan
pimpinan rumah sakit. Bagaimanapun salinan rekam medis tidak boleh
dibuat tanpa persetujuan khusus dari kepala bagian rekam medis yang
akan bermusyawarah dengan pimpinan rumah sakit jika ada keragu-
raguan. Tidak seorangpun boleh memberikan informasi lisan atau tertulis
kepada orang di luar organisasi rumah sakit tanpa peretujuan tertulis dari
pihak pimpinan rumah sakit (Perkecualian : mengadakan diskusi
mengenai kemajuan dari pada kasus dengan keluarga atau wali pasien
yang mempunyai kepentingan yang syah).
4. Dokter tidak boleh memberikan persetujuan kepada perusahaan
asuransi atau badan lain untuk memperoleh rekam medis.
5. Badan badan sosial boleh mengetahui isi data sosial dari rekam
medis, apabila mempunyai alasan-alasan yang syah untuk memperoleh
informasi namun untuk data medisnya tetap diperlukan surat persetujuan
dari pasien yang bersangkutan.
6. Permohonan pasien untuk memperoleh informasi mengenai catatan
dirinya diserahkan kepada dokter yang bertugas merawatnya.
7. Permohonan secara lisan, permintaan informasi sebaiknya ditolak,
karena cara permintaan harus tertulis.
8. Informasi rekam medis hanya dikeluarkan dengan surat kuasa yang
ditanda tangani dan diberi tanggal oleh pasien (walinya jika pasien
tersebut secara mental tidak kompeten), atau keluarga terdekat kecuali
jika ada ketentuan lain dalam peraturan. Surat kuasa hendaklah juga
ditanda tangani dan diberi tanggal oleh orang yang mengeluarkan rekam
medis dan disimpan di dalam berkas rekam medis tersebut.
9. Informasi di dalam rekam medis boleh diperlihatkan kepada perwalian
rumah sakit yang syah untuk melindungi kepentingan rumah sakit dalam
hal-hal yang bersangkutan dengan pertanggung jawaban.
10. Informasi boleh diberikan kepada rumah sakit lain, tanpa surat kuasa
yang ditanda tangani oleh pasien berdasarkan permintaan dari rumah
sakit itu yang menerangkan bahwa si pasien sekarang dalam perawatan
mereka.
11. Dokter-dokter dari luar rumah sakit yang mencari keterangan
mengenai pasien pada suatu rumah sakit, harus memiliki surat kuasa dari
pasien tersebut. Tidak boleh seorang beranggapan bahwa karena
pemohon seorang dokter ia seolah-olah lebih berhak untuk memperoleh
informasi dari pemohon yang bukan dokter. Rumah Sakit dalam hal ini
akan berusaha memberikan segala pelayanan yang pantas kepada
dokter luar, tetapi selalu berusaha lebih memperhatikan pasien dan
rumah sakit.
12. Ketentuan ini tidak hanya berlaku bagi Bagian Rekam Medis, tetapi
juga berlaku bagi semua orang yang menangani rekam medis di Bagian
Perawatan, bangsal-bangsal dan lain-lain.
13. Rekam medis yang asli tidak boleh dibawa keluar rumah sakit, kecuali
bila atas perintah pengadilan, dengan surat kuasa khusus tertulis dari
pimpinan rumah sakit.
14. Rekam medis tidak boleh diambil dari tempat penyimpanan untuk
dibawa kebagian lain rumah sakit, kecuali jika diperlukan untuk transaksi
dalam kegiatan rumah sakit itu. Apabila mungkin rekam medis ini
hendaknya diperiksa dibagian setiap waktu dapat dikeluarkan bagi
mereka yang memerlukan.
15. Dengan persetujuan pimpinan rumah sakit, pemakaian rekam medis
untuk keperluan riset diperbolehkan. Mereka yang bukan staf medis
rumah sakit, apabila ingin melakukan riset harus memperoleh persetujuan
tertulis dari pimpinan rumah sakit.
16. Bila suatu rekam medis diminta untuk dibawa ke pengadilan segala
ikhtiar hendaklah dilakukan supaya pengadilan menerima salinan foto
statik rekam medis yang dimaksud. Apabila hakim minta yang asli, tanda
terima harus diminta dan disimpan di folder sampai rekam medis yang
asli tersebut kembali.
17. Fakta bahwa seorang majikan telah membayar atau telah menyetujui
untuk membayar ongkos rumah sakit bagi seorang pegawainya, tidak
dapat dijadikan alasan bagi rumah sakit untuk memberikan informasi
medis pegawai tersebut kepada majikan tadi tanpa surat kuasa /
persetujuan tertulis dari pasien atau walinya yang syah.
18. Pengesahan untuk memberikan informasi hendaklah berisi indikasi
mengenai periode-periode perawatan tertentu. Surat kuasa / persetujuan
itu hanya berlaku untuk informasi yang termasuk dalam jangka waktu /
tanggal yang ditulis didalamnya.

PROSEDUR PELEPASAN INFORMASI KEPADA PIHAK KETIGA NON

PENGADILAN
 Prosedur pelepasan informasi kepada pihak ketiga non pengadilan terdiri
dari pelepasan informasi guna klaim asuransi dan permintaanresume medis.
Prosedur yang telah ditetapkan untuk dapat mengambil pemeriksaan
penunjang atau resume medis guna klaim asuransi yaitu apabila pihak ketiga
merupakan petugas asuransi yang menjadi mitra kerjasama
dari pasien, harus membuat surat ijin secara tertulis atau surat hak
kuasa (tidak dengan lisan atau kuitansi pembayaran) yang ditanda tangani
oleh pasien yang bersangkutan, jika bukan pasien tersebut yang mengambil
(famili atau orang lain). Bila pasien tidak dapat atau belum membuat surat ijin
secara tertulis, maka pihak Rumah Sakit akan menyediakan surat ijin
tersebut yang diganti dengan surat permohonan.
Setelah pemohon mengajukan permohonan pelepasan informasi dengan
membawa surat kuasa pelepasan informasi Rekam Medis pasien kepada
petugas pelayanan serta mengisi surat permohonan pelepasan informasi
Rekam Medis dari Rumah Sakit beserta persyaratannya, seperti Kartu Tanda
Penduduk, Kartu Keluarga, Surat Rujukan, Fotokopi kartu peserta asuransi,
dll. Selanjutnya petugas menerima surat permohonan yang diajukan,
kemudian mencatat surat permohonan tersebut ke dalam buku ekspedisi, lalu
kemudian mengambil berkas Rekam Medis pasien pada ruang penyimpanan
berkas pasien kemudian memeriksa berkas Rekam Medis pasien tersebut.
Apabila data sosial dan data medis pasien yang bersangkutan sudah lengkap,
maka petugas Rekam Medis membuat dan mengisi draft permohonan
pelepasan informasi Rekam Medis tersebut. Akan tetapi, apabila data sosial
pasien dalam berkas Rekam Medis belum lengkap, maka petugas Rekam
Medis melengkapi data sosial terlebih dahulu. Sedangkan apabila data medis
pasien yang belum lengkap, maka petugas Rekam Medis mencari dokter
yang merawat untuk melengkapi data medis pasien tersebut, kemudian
petugas Rekam Medis membuat dan mengisi draft permohonan
pelepasan untuk dibuatkan surat pengantar pengajuan klaim kepada
PT.Asuransi dimana pasien menjadi anggota dari asuransi tersebut. Jika
pemohon menginginkan pembuatan resume medis, Semua permintaan copy
Rekam Medis harus tertulis dengan menggunakan formulir Permintaan
Salinan RM yang disediakan oleh Rumah Sakit. Didalam ruang Rekam
Medis, petugas mengisi formulir permintaan salinan Rekam Medis yang
nantinya akan dicopy, dilegalisir dan dilampirkan oleh pihak petugas
pelayanan informasi kesehatan serta meminta rincian biaya perawatan
sebelumnya.
Kemudian petugas meminta autentifikasi kepada dokter yang merawat
untuk mengisi dan menandatangani formulir klaim maupun surat surat
hukum lain guna mendapatkan persetujuan dokter. Setelah mendapat tanda
tangan dokter yang merawat, kemudian petugas pelayanan informasi
kesehatan meminta pemohon untuk mengisi dan menandatangani bukti serah
terima salinan Rekam Medis atau menandatangani buku pernyataan
pelepasan informasi, meminta melanjutkan pembayaran pada bagian
administrasi lalu petugas memberikan copy salinan Rekam
Medis, resume medis serta memberikan perincian biaya pelayanan yang
sebelumnya telah dipinjam. Kemudian Rekam Medis asli berikut bukti
permintaan salinan dan bukti serah terima salinan Rekam Medis disimpan
kembali oleh petugas yang berwenang.
 Dari hasil wawancara yang telah dilakukan, diketahui bahwa dalam
pelepasan informasi Rekam Medis bagi pasien pribadi yang ingin mengetahui
riwayat pasien itu sendiri ataupun pihak keluarga yang diminta langsung oleh
pasien, penggunaan izin secara lisan dapat dilakukan pemrosesan tanpa
harus ada persetujuan ijin secara tertulis atau tanpa memberikan surat kuasa.
Hasil penunjang medis seperti hasilUltrasonography (USG) ataupun hasil
Rontgen diberikan pada saat pemeriksaan. Bagi pihak asuransi yang
berkaitan dengan pembayaran keuangan, untuk copy laboratorium atau copy
resep pengobatan, pasien harus membawa rincian biaya perawatan rawat
inap maupun rawat jalan. Untuk isi dari Rekam Medis yang boleh diberikan
adalah resume medis dan hasil pemeriksaan penunjang (Laboraturium,
Radiologi, USG, dll).
Pelepasan informasi kepada pihak asuransi sebelumnya telah ada ijin
tertulis dari pasien, yakni surat kuasa persetujuan antara pasien sebagai
anggota asuransi dan pihak asuransi sendiri yang merupakan persyaratan
wajib pengajuan klaim. Untuk surat ijin tersebut, hanya berlaku 30 hari setelah
tanggal pembuatan. Hal ini sebagai bukti bahwa pihak pasien
telah memberikan wewenang kepada pihak asuransi untuk mengambil
Rekam Medisnya guna keperluan klaim asuransi.
Kelengkapan lain yang diajukan oleh asuransi seperti kwitansi panjang
bermaterai maupun blanko pengisian dari PT. Asuransi, sementara pengisian
formulir dilakukan oleh pihak Rumah Sakit.

PROSEDUR PELEPASAN INFORMASI KEPADA PIHAK KETIGA DALAM

LINGKUP PENGADILAN

Prosedur Pelepasan Informasi kepada pihak ketiga dalam lingkup

pengadilan terdiri dari pelepasan informasi guna klaim Jasa Raharja dan
permintaan Visum Et Repertum. Untuk prosedur pelepasan informasi guna
klaim Jasa Raharja dan permintaan Visum Et Repertum, hampir sama
dengan proses pelepasan informasi guna klaim Asuransi dan
permintaan resume medis, hanya saja untuk permintaan Visum Et Repertum,
diharuskan ada surat resmi dari pihak pemohon yaitu penyidik atau polisi
yang diberi tanggungjawab langsung dari pihak pemohon
(Satlantas / Reskrim).
Pada wawancara yang telah dilakukan diketahui bahwa dalam pelepasan
informasi Rekam Medis untuk keperluan Visum Et Repertumdan bukti
pengadilan, pihak pemohon yaitu penyidik tidak memerlukan ijin tertulis dari
pasien, namun tetap harus menunjukkan surat resmi dari kepolisian maupun
dari pengadilan yang ditujukan kepada direktur Rumah Sakit. Pasien yang
akan divisum merupakan pasien yang dirawat di RS Tk. IV 02.07.02 Lahat,
dimana pasien tersebut mempunyai riwayat kasus terakhir yang bersangkutan
dengan kepolisian. Pada pelaksanaan pelepasan informasi, kasus yang bisa
dilakukanVisum Et Repertum di Rumah Sakit Tk.IV 02.07.02 Lahat, seperti
kasus perkosaan atau pelecehan seksual, kasus penganiayaan/kriminal,
kasus kecelakaan, kasus keracunan, penganiayaan anak atau Kekerasan
Dalam Rumah Tangga (KDRT) dan kasus-kasus umum lainnya yang
bersangkutan dengan hukum.
FAKTOR FAKTOR YANG MENDORONG PELEPASAN INFORMASI
REKAM MEDIS KEPADA PIHAK KETIGA DI RS TK.IV 02.07.02 LAHAT

Beberapa faktor yang mendorong pelepasan informasi Rekam Medis

seperti :
a. Rekam Medis yang merupakan informasi perkembangan kronologis
penyakit, pelayanan medis, pengobatan dan tindakan medis,
bermanfaat untuk bahan informasi bagi perkembangan pengajaran dan
penelitian di bidang profesi kedokteran dan kedokteran gigi maupun
bidang kesehatan lain.
b. Pasien Pribadi
c. Permintaan resume medis oleh pasien pribadi atau keluarga pasien
guna mengetahui riwayat penyakitnya apabila pasien tersebut akan
melanjutkan pemeriksaan kesehatan ditempat lain.
d. Persyaratan Pengajuan Klaim
e. Pelepasan informasi seperti permintaan surat keterangan
medis,resume medis maupun kelengkapan berkas lain guna
persyaratan pengajuan klaim asuransi jika telah selesai dilengkapi,
maka dapat dilakukan pelepasan informasi tersebut.
f. Faktor faktor lain
g. Faktor lain yang mendorong pelepasan informasi Rekam Medis yakni
apabila pihak kepolisian maupun pengadilan menghendaki
dilakukannya visum kepada pasien yang sebelumnya dirawat pada
Rumah Sakit Tk. IV 02.07.02 Lahat, dimana pasien tersebut
mempunyai riwayat kasus terakhir yang bersangkutan dengan
kepolisian.

Ditetapkan di : Lahat
Pada tanggal : 2016
Kepala Rumah Sakit Tk. IV 02.07.02
Lahat,

dr. Teguh Ismanto, Sp.An

Mayor CKM NRP 11020000391071