DIAGRAM SEBAB-AKIBAT (FISHBONE DIAGRAM) Diagram sebab akibat diperkenalkan oleh Kaurou Ishikawa pada tahun 1943 dan

kemudian disebut sebagai Diagram Ishikawa atau Tulang Ikan Ishikawa. Pada tahun 1950 di Jepun, Kaurou Ishikawa menjadi salah satu cara untuk menggambarkan penyebab dari suatu masalah. Diagram Fishbonenya yang lebih dikenali dengan Ishikawa Fishbone membantu mengenalpasti dan menggambarkan berbagai kemungkinan penyebab dari suatu masalah dan menjadi suatu standard dalam analisis punca masalah (root cause analysis). Dimulakan dengan masalah atau isu, kemudian dikembangkan berbagai kemungkinan penyebab dengan membahagi cabang menjadi beberapa kategori seperti tulang ikan. Kategori-kategori tersebut diantaranya adalah material, method, machine,measurement, environment, dan people.

Cause and Effect analysis mengkelompokkan dan menghasilkan hipotesis tentang kemungkinankemungkinan penyebab masalah dalam suatu proses dengan merekodkankan semua penyebab (cause) dan kesan (effect) yang ditimbulkan dari masalah yang telah dikenalpasti. Alat analisis ini menyusun sejumlah maklumat dengan menunjukkan hubungan antara kejadian dengan kemungkinan/ penyebab sebenar dan menyediakan gambaran tentang mengapa terjadi masalah dan apa kemungkinan kesan yang diakibatkan dari masalah tersebut. Cause and Effect analysis memberi peluang bagi pengurus atau pemimpin untuk memperluas pemikiran mereka dan melihat gambaran keseluruhan dari masalah. Diagram cause and effect dapat mengenalpasti penyebab masalah yang menghalang pencapaian matlamat yang diinginkan ataupun faktor-faktor lain yang berguna dalam pencapaian matlamat organisasi tersebut.

ANALISIS PARETO Pareto chart menyediakan fakta yang diperlukan untuk memilih priority/keutamaan /risiko yang hendak diperbaiki. Pareto chart bekerja dengan memaparkan dan mengorganisasi maklumat untuk menunjukkan kepentingan relatif dari berbagai masalah atau penyebab masalah. Adapun bentuk dari Pareto chart ini sendiri merupakan hubungan antara paksi horizontal yang menempatkan item dalam urutan (dari nilai tertinggi hingga terendah) dengan nilai satuan dari item itu sendiri seperti frekuensi, harga, dan waktu. Menempatkan masalah dalam urutan frekuensi yang semakin menurun, akan mempermudah penentuan masalah yang paling penting dan punca penyebab masalah yang memberikan impak terbesar. Dengan demikian pengurus atau pemimpin dapat fokus pada usaha penyelesaian dari potensi impak terbesar tersebut. Dalam pareto chart ini dikenal apa yang dinamakan The Pareto Principles, yang menyatakan bahawa ketika beberapa faktor mempengaruhi situasi, faktor yang paling sedikit akan memberikan impak yang paling tinggi. Gunakanlah pareto chart untuk mengenalpasti beberapa isu penting dengan menerapkan aturan perbandingan 80:20, ertinya 80% peningkatan dapat dicapai dengan memecahkan 20% masalah terpenting yang dihadapi. (5 WHYS) Salah satu kaedah yang dapat digunakan untuk mengkaji punca penyebab masalah (root cause analysis) adalah dengan menggunakan Kaedah 5Whys. 5 Whys adalah suatu kaedah untuk mencari punca masalah yang lebih mendalam secara sistematik untuk menemukan cara penyelesaian yang lebih tepat pula. Kaedah ini pertama kali dikembangkan oleh Sakichi Toyoda dan digunakan sebagai metodologi Toyota Motor Corporation dalam perkembangan pengeluaran mereka. Kaedah ini merupakan komponen penting dari proses penyelesaian masalah Toyota Production System. Taiichi Ohno seorang pengurus Toyota pada tahun 1950 menjelaskan bahwa kaedah 5 Whys adalah dasar dari pendekatan ilmiah Toyota. Ia mengatakan pemecahan masalah yang sebenarnya memerlukan pengenalpastian punca masalah bukan sumber, punca masalah terletak tersembunyi di sebalik sumber. Dengan mengulang bertanya mengapa sebanyak lima kali, masalah yang sebenarnya akan ditemukan begitu juga dengan cara penyelesaiannya. Kaedah 5 Whys ini sangat berguna ketika masalah yang dikenalpasti melibatkan faktor manusia (human factors) atau interaksi. Kelebihan 5 Whys: Membantu mengenalpasti punca masalah (root cause) dari suatu permasalahan. Menentukan hubungan antara punca masalah yang berbeza-beza dari suatu permasalahan. Merupakan tools yang sederhana, mudah untuk diselesaikan tanpa analisis secara statistik.

Cara melaksanakan 5 Whys: 1. Tuliskan masalah yang dikenalpasti. Dengan menulis masalah akan membantu dalam menyusun atau merumuskan masalah dan menjelaskannya dengan lengkap. Ini juga membantu pengurus/pemimpin/pasukan untuk tetap focus pada permasalahan yang sama. 2. Bertanya mengapa masalah berlaku terjadi dan menuliskan jawapannya dibawah masalah. 3. Jika jawapan yang dikemukakan belum berkaitan dengan permasalahan yang dituliskan pada Langkah 1, maka teruskan bertanya mengapa dan tulis jawapannya ke bawah. 4. Terus lakukan Langkah 3 hingga pengurus/pemimpin/pasukan setuju bahawa punca penyebab masalah telah dikenalpasti. Bertanya mengapa ini dapat dilakukan kurang atau lebih dari lima kali.