PEJABAT KETUA PENDAFTAR MAHKAMAH PERSEKUTUAN MALAYSIA ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------GARIS IS PANDUAN PENGURUSAN BILANGAN 2 TAHUN 2011 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------GARIS PANDUAN PENEMPATAN

DAN PERTUKARAN

TUJUAN 1. Garis Panduan ini ni bertujuan menj menjelaskan kaedah umum penempatan dan pertukaran pegawai di Pejabat Ketua Pendaftar Mahkamah Persekutuan (PKPMP) supaya dapat dilaksanakan dengan lebih teratur dan seragam.

LATAR BELAKANG 2. Urusan penempatan dan pertukaran pegawai adalah merupakan salah satu fungsi penting dalam pengurusan modal insan organisasi. Pelbagai aspek perlu dipertimbangkan dalam urusan ini seperti faktor keperluan perkhidmatan, kompetensi dan kesesuaian pegawai serta serta proses perluasan tugas dan pengalaman pegawai. 3. Objektif pertukaran pegawai adalah untuk membantu memperkaya dan memperluaskan tugas pegawai ke arah: (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) Peningkatan produktiviti kerja; Mempelbagaikan pengalaman, pendedahan dan proses pembelajaran pembelajaran untuk kemajuan kerjaya; Menangani rasa bosan kerana melaksanakan tugas yang sama atau terlalu selesa di organisasi yang sama a bagi tempoh masa yang panjang; Memperluaskan jaringan kerja pegawai bagi mempermudah urusan kerja harian; Mencegah encegah sebarang kemungkinan berlakunya penyelewengan dan penyalahgunaan kuasa dan rasuah; Memberi peluang untuk pegawai diselia oleh penyelia yang berlainan bagi tujuan penilaian prestasi asi yang lebih adil dan saksama;

(vii) (viii)

Membolehkan pegawai melihat organisasi dari sudut pandang yang pelbagai; dan/atau Memberi ruang dan peluang untuk pegawai melaksanakan tugas yang sesuai dengan minat dan kebolehan bagi menghasilkan output dan impak kerja yang maksimum.

4. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2004 (Panduan Pertukaran Pegawai Awam) dan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2007 (Penurunan Kuasa Urusan Penempatan Dan Pertukaran Pegawai Gunasama Persekutuan) adalah juga dirujuk.

TAFSIRAN 5. (i) jawatan sensitif adalah jawatan yang dibekalkan kuasa dan: a. terlibat secara langsung dengan pelanggan semasa menguatkuasakan undang-undang; b. terlibat secara langsung dengan pelanggan semasa memproses sesuatu permohonan yang boleh menghasilkan pulangan kewangan atau apa-apa bentuk habuan; c. penyandangnya dikehendaki menjalankan tugas membuat bayaran kepada atau membuat kutipan hasil daripada pelanggan; atau d. penyandangnya membuat keputusan berdasarkan kepada pertimbangan budi bicara sama ada seseorang itu layak atau tidak layak mendapat sesuatu, atau telah/tidak melanggar sesuatu peraturan atau undang-undang. Ketua Jabatan ertinya seseorang pegawai yang bertanggungjawab bagi Jabatan termasuklah mana-mana pegawai dalam Kumpulan Pengurusan Tertinggi dan Kumpulan Pengurusan dan Profesional yang diberi kuasa dengan sewajarnya secara bertulis oleh Ketua Pendaftar Mahkamah Persekutuan untuk bertindak bagi pihaknya. pegawai ertinya seorang anggota perkhidmatan awam Persekutuan. penempatan bermaksud proses menempatkan seseorang pegawai yang dilantik kali pertama atau seterusnya atau memangku atau dinaikkan pangkat bagi mengisi sesuatu jawatan dalam organisasi. penyelia ertinya seseorang pegawai yang bertanggungjawab ke atas pegawai bawahannya dengan mempunyai hubungan taraf tinggi rendah dalam satu susunan kuasa di mana jawatan yang lebih tinggi itu bertanggungjawab secara langsung menyelia jawatan yang lebih rendah. pertukaran dalaman bermaksud perpindahan seseorang pegawai ke suatu jawatan dalam perkhidmatan, skim perkhidmatan dan gred yang sama, di stesen yang sama. pertukaran keluar bermaksud perpindahan seseorang pegawai ke suatu jawatan dalam perkhidmatan, skim perkhidmatan dan gred yang sama atau berbeza, di luar stesen pegawai bertugas atau di organisasi yang berlainan.

(ii)

(iii) (iv)

(v)

(vi) (vii)

DASAR PENEMPATAN DAN PERTUKARAN 6. Dasar penempatan dan pertukaran di PKPMP adalah seperti berikut: (i) (ii) (iii) Semua jawatan di PKPMP dikategorikan sebagai jawatan sensitif; Menukarkan pegawai yang telah berkhidmat sekurang-kurangnya 3 tahun tetapi tidak melebihi 5 tahun; Seseorang pegawai boleh ditukarkan sama ada atas arahan Ketua Pendaftar ataupun atas permintaan pegawai itu sendiri yang dipersetujui oleh Ketua Pendaftar berdasarkan kepentingan perkhidmatan tanpa terikat dengan tempoh perkhidmatan yang dinyatakan di perenggan 6(ii); Tidak menggunakan urusan penempatan dan pertukaran sebagai hukuman kecuali ia dapat membantu melicinkan proses tindakan tatatertib atau tindakan pemulihan yang sedang diambil ke atas pegawai berkenaan; dan Pegawai yang mempunyai hubungan kekeluargaan seperti suami isteri, adik-beradik atau anakberanak tidak digalakkan berkhidmat dalam satu Unit yang sama atau mempunyai pertalian hubungan taraf tinggi rendah antara jawatan dalam satu susunan kuasa.

(iv)

(v)

7. Dasar penempatan dan pertukaran ini merupakan suatu panduan umum sahaja dan Ketua Pendaftar boleh membuat pengubahsuaian atas kepentingan perkhidmatan semasa.

ASAS PERTIMBANGAN UNTUK URUSAN PENEMPATAN DAN PERTUKARAN 8. Pelbagai faktor akan dipertimbangkan dalam melaksanakan urusan penempatan dan pertukaran seperti berikut: (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) (vii) (viii) (ix) (x) Kelayakan, pengalaman, pengkhususan dan kemahiran pegawai dengan deskripsi kerja dan jawatan; Kecenderungan, minat, personaliti dan kesesuaian pegawai dengan jawatan yang hendak diisi; Pelaksanaan sesuatu projek atau program yang sedang diuruskan oleh pegawai; Pembangunan dan landasan kerjaya pegawai; Perancangan penggantian organisasi; Pengukuhan dan pemantapan organisasi melalui penempatan pegawai yang bersesuaian; Peningkatan pengalaman dan kemahiran pegawai; Keberkesanan dan imej pegawai; Kesejahteraan dan kebajikan pegawai; dan Mengelakkan masalah over specialization, inbreeding dan indispensable officer.

URUSAN PENEMPATAN DAN PERTUKARAN 9. Semua permohonan penempatan dan pertukaran perlu menggunakan Borang Permohonan seperti di Lampiran 1. Borang Permohonan yang telah lengkap dan ditandatangani oleh penyelia perlu dikemukakan kepada Bahagian Pengurusan PKPMP oleh Ketua Jabatan masing-masing. KUASA MENENTUKAN PENEMPATAN DAN PERTUKARAN 10. Semua urusan penempatan dan pertukaran akan ditentukan oleh Ketua Pendaftar selepas mendapat cadangan dan input dari Pengarah Negeri atau Ketua Bahagian. 11. Semua keputusan urusan pertukaran keluar Pegawai Gunasama Persekutuan (skim perkhidmatan seperti senarai di Lampiran 2) ke Kementerian/Jabatan/Agensi lain akan ditentukan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) mengikut keperluan serta kepentingan perkhidmatan selepas mendapat sokongan Pengarah Negeri atau Ketua Bahagian dan perakuan Ketua Pendaftar. 12. Semua urusan pertukaran keluar Pegawai Bukan Gunasama, selain perkhidmatan perundangan dan kehakiman, ke Kementerian/Jabatan/Agensi lain akan ditentukan oleh Ketua Perkhidmatan masing-masing mengikut keperluan serta kepentingan perkhidmatan selepas mendapat sokongan Pengarah Negeri atau Ketua Bahagian dan perakuan Ketua Pendaftar.

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI 13. Mana-mana pegawai yang mendapat arahan penempatan dan pertukaran hendaklah mengambil perhatian terhadap perkara-perkara berikut: (i) (ii) Melaporkan diri untuk bertugas di tempat baharu pada tarikh yang diarahkan; Sebarang penangguhan lapor diri hendaklah tidak lebih dari dua (2) minggu dari tarikh arahan berkenaan berkuatkuasa serta perlu mendapat persetujuan dari Ketua Jabatan yang baharu. Contoh surat penangguhan lapor diri adalah seperti di Lampiran 3; Menyediakan Nota Serah Tugas yang lengkap untuk melicinkan pengambilalihan tugas oleh pegawai pengganti. Contoh Nota Serah Tugas adalah seperti di Lampiran 4; dan Mengembalikan semua barangan serta peralatan yang diperuntukkan ke atas jawatannya.

(iii) (iv)

KELAYAKAN TUNTUTAN ELAUN 14. Sebarang tuntutan elaun berkaitan perpindahan tidak akan dipertimbangkan bagi mana-mana pegawai yang bertukar atas permohonan sendiri. 15. Bagi pegawai yang baru dilantik ke dalam perkhidmatan awam, kelayakan sebarang tuntutan elaun adalah tertakluk kepada mana-mana pekeliling berkaitan yang sedang berkuat kuasa.
4

PENGARUH LUAR 16. Mana-mana pegawai yang ingin memohon penempatan atau pertukaran adalah dilarang sama sekali daripada menggunakan pengaruh luar atau sebarang bentuk tekanan bagi maksud menyokong mempercepatkan urusan permohonan penempatan atau pertukaran berkenaan. Mana-mana pegawai yang didapati cuba mengguna atau membawa pengaruh luar atau sebarang bentuk tekanan akan dikenakan tindakan tatatertib, selaras dengan Perenggan 4(2)(h) dalam Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) [P.U.(A)395/1993].

PEMATUHAN ARAHAN PENEMPATAN DAN PERTUKARAN 17. Mana-mana pegawai yang diberi arahan penempatan atau pertukaran hendaklah mematuhi arahan tersebut. Sebarang keingkaran terhadap arahan tersebut boleh menyebabkan pegawai berkenaan dikenakan tindakan tatatertib. Ini adalah selaras dengan Perenggan 4(2)(i) dalam Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) [P.U.(A)395/1993].

TARIKH KUAT KUASA 18. Garis Panduan ini berkuat kuasa mulai tarikh ia dikeluarkan.

Lampiran 1

BORANG PERMOHONAN PENEMPATAN / PERTUKARAN PEJABAT KETUA PENDAFTAR MAHKAMAH PERSEKUTUAN MALAYSIA
[ [ [ [ ] ] ] ] Permohonan Pertukaran Biasa Permohonan Pertukaran Suka Sama Suka (Tidak terpakai untuk pegawai Gred 41 dan ke atas) Permohonan Penempatan (Lantikan Baru) Pengemaskinian Maklumat

GAMBAR TERKINI

1. 2. 4. 6.

Nama: No. Kad Pengenalan: Taraf Perkahwinan: E-Mail:

3. Jawatan & Gred: 5. Bilangan Anak & Tanggungan: 7. No. Tel & H/P:

8. Tempat berkhidmat sekarang : 8.1 Negeri: 8.2 Mahkamah/Bahagian: 8.3 Tempoh berkhidmat di tempat sekarang: (tahun/bulan) 8.4 Alamat penuh tempat bertugas:

9. Tempat berkhidmat yang dipohon (senarai pilihan mengikut urutan keutamaan): 9.1.1 Negeri : 9.2.1 Negeri : 9.3.1 Negeri : 9.1.2 Mahkamah/Jabatan/Kementerian: 9.2.2 Mahkamah/Jabatan/Kementerian: 9.3.2 Mahkamah/Jabatan/Kementerian:

10. Alasan penempatan/pertukaran (sila lampirkan salinan dokumen berkaitan yang telah disahkan): [ ] Bebanan kewangan [ ] Mengikut pasangan [ ] Ahli keluarga sakit tenat [ ] Melanjutkan pelajaran [ ] Pemohon sakit tenat [ ] Jarak tempat kerja yang jauh [ ] Keselamatan terancam [ ] Suasana/pengalaman kerja baru Lain-lain alasan:

11. Pengesahan oleh Pemohon: Saya mengaku maklumat yang dinyatakan di atas adalah benar. Tarikh : 12. Pengesahan oleh Penyelia: [ [ [ Tarikh : ] Saya sahkan maklumat yang dinyatakan oleh pemohon adalah benar. ] Saya BERSETUJU untuk melepaskan pegawai dengan syarat: ( )Pengganti serentak ( )Pengganti dihantar kemudian ( ] Saya TIDAK BERSETUJU melepaskan pegawai. Tandatangan Penyelia: 6 )Tanpa Pengganti Tandatangan Pemohon

BUTIR-BUTIR MENGENAI PASANGAN PEMOHON (JIKA BERKAITAN) 1. Nama Pasangan 2. No. Kad Pengenalan 3. Pekerjaan 4. Alamat Pejabat : : : :

5. No. Telefon Pejabat/Bimbit: 6. Alamat Tempat Tinggal :

7. Salinan sijil nikah/salinan daftar kelahiran anak. 8. Tandatangan pasangan :

PERAKUAN KETUA JABATAN PASANGAN Saya dengan ini mengesahkan bahawa ............................................................................................ (Nama pasangan pemohon) adalah bertugas di .............................................................................................................................. (Nama Jabatan/Syarikat) Tandatangan Ketua Jabatan: Tarikh : Cap Jabatan :

PERAKUAN PERMOHONAN PERTUKARAN SUKA SAMA SUKA (JIKA BERKAITAN) [tidak terpakai untuk untuk pegawai Gred 41 dan ke atas]

Adalah disahkan bahawa saya,..............................................................................................(nama pemohon) ingin membuat permohonan pertukaran suka sama suka dengan penama berikut: 1. Nama: 2. No. Kad Pengenalan: 4. E-Mail: 6. Tempat berkhidmat penama sekarang : 6.1 Negeri: 6.2 Mahkamah/Bahagian: (tahun/bulan) 3. Jawatan & Gred: 5. No. Tel & H/P:

6.3 Tempoh berkhidmat di tempat sekarang: 6.4 Alamat penuh tempat bertugas:

Lampiran 2 SENARAI SKIM PERKHIDMATAN GUNASAMA PERSEKUTUAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Pegawai Tadbir dan Diplomatik Pegawai Teknologi Maklumat Pegawai Latihan Vokasional Pegawai Psikologi Penolong Pegawai Tadbir Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Penolong Pegawai Latihan Vokasional Penolong Pegawai Psikologi Juruteknik Komputer Pembantu Pegawai Latihan Vokasional Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pembantu Tadbir (Kewangan) Pembantu Setiausaha Pejabat / Setiausaha Pejabat Pegawai Khidmat Pelanggan Operator Komputer

Lampiran 3 CONTOH SURAT PENANGGUHAN LAPOR DIRI

(KEPADA KETUA JABATAN YANG BAHARU)

Tuan, PEMBERITAHU PERTUKARAN (NAMA JAWATAN DAN GRED) BILANGAN ( ) TAHUN ( ) NAMA PEGAWAI : ( ) NO. K/P : ( ) Dengan segala hormatnya saya diarah merujuk kepada perkara di atas dan surat bil.( bertarikh ( ) adalah berkaitan. )

2. Berhubung dengan pertukaran tersebut, adalah dimaklumkan bahawa (NAMA PEGAWAI, NAMA JAWATAN DAN GRED) yang bertugas di (TEMPAT BERTUGAS SEMASA) telah diarah bertukar ke (NAMA TEMPAT BERTUGAS YANG DIARAHKAN) mulai (TARIKH DIARAHKAN MULA BERTUGAS). 3 Sehubungan dengan itu, pihak saya memohon pertimbangan dan kelulusan tuan untuk menangguhkan tarikh lapor diri pegawai berkenaan di tempat bertugas yang baharu sehingga (TARIKH AKHIR PENANGGUHAN). Tujuan penangguhan adalah bagi menyelesaikan kerja-kerja yang sedia ada. Pegawai berkenaan akan melapor diri di tempat tugasan yang baharu pada (TARIKH BARU LAPOR DIRI).

Sekian, terima kasih. BERKHIDMAT UNTUK NEGARA Saya yang menurut perintah,

( NAMA PENYELIA/KETUA JABATAN SEMASA ) JAWATAN s.k Bahagian Pengurusan Pejabat Ketua Pendaftar Mahkamah Persekutuan

Lampiran 4 CONTOH NOTA SERAH TUGAS

NOTA SERAH TUGAS NAMA JAWATAN NAMA BAHAGIAN/UNIT/MAHKAMAH TEMPAT BERTUGAS PEJABAT KETUA PENDAFTAR MAHKAMAH PERSEKUTUAN MALAYSIA

(a)

Adalah saya (NAMA PENUH PENYERAH TUGASAN) telah memegang jawatan (JAWATAN, BAHAGIAN DAN ALAMAT PEJABAT) dari (TARIKH MULA

MENYANDANG JAWATAN BERKENAAN) hingga (TARIKH AKHIR MENYANDANG JAWATAN BERKENAAN). Saya dengan ini menyerahkan Nota Serah Tugas seperti mana diarahkan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam melalui surat bil. JPA. 193/6/34 (20) bertarikh 19 Julai 1985. Diserahkan oleh : Diluluskan oleh :

Tandatangan : ............................... Nama :

Tandatangan : .................................. Nama : KETUA JABATAN/ PENYELIA

(b)

Adalah saya (NAMA PENERIMA TUGASAN, JAWATAN DAN ALAMAT PEJABAT) mengaku telah menerima satu (1) salinan Nota Serah Tugas (NAMA PENYERAH TUGASAN, JAWATAN)

Diterima oleh :

Disaksikan oleh :

Tandatangan : ................................. Nama : PENERIMA TUGASAN

Tandatangan : ................................. Nama :

10

SENARAI TUGAS JAWATAN

NAMA JABATAN

: :

BAHAGIAN : JAWATAN :

1. 2. ... ... ... ... 10. Tugas-tugas lain yang diarahkan dari semasa ke semasa.

11

KEDUDUKAN TERAKHIR TUGAS-TUGAS YANG BELUM SELESAI

URUSAN
KEDUDUKAN SEKARANG TINDAKAN SUSULAN YANG DIPERLUKAN RUJUKAN FAIL, PEGAWAI, JABATAN YANG BERKAITAN

BIL

TUGAS-TUGAS YANG BELUM SELESAI

CATATAN

URUSAN
BIL TUGAS-TUGAS YANG BELUM SELESAI KEDUDUKAN SEKARANG TINDAKAN SUSULAN YANG DIPERLUKAN RUJUKAN FAIL, PEGAWAI, JABATAN YANG BERKAITAN CATATAN

12

SENARAI INVENTORI BILIK (NAMA JAWATAN) (TEMPAT BERTUGAS)

Nama Pegawai Tingkat/Bangunan

: :

BIL 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 13. Meja Pegawai Kerusi Pegawai Side Table Laci Kerusi Pelawat Almari Baju Penyangkut Kot Jam Dinding

PERKARA

JUMLAH 1 1 1 1 2 1 1 1

Bahawa saya, (NAMA PEGAWAI, JAWATAN DAN ALAMAT PEJABAT) mengaku bahawa barang-barang yang di senaraikan di atas adalah cukup dan betul.

Tarikh :

Tandatangan:

Disahkan betul

Tandatangan Nama Jawatan

13