Pengertian mengenai konsep evaluasi yang terkadang tak bisa dipisahkan dengan monitoring sering dijumpai.

Pengertian pakar mengenai arti evaluasi seperti (Casely & Kumar 1987 ): "Evaluasi adalah penilaian berkala rehadap relevansi, penampilan, efisiensi dan dampak proyek tentang waktu, daerah atau populasi". Sedangkan interprestasinya secara umum adalah Evaluasi Bagi banyak organisasi adalah istilah umum yang digunakan bersama-sama dengan kaji ulang. Organisasi lain menggunakannya dalam pengertian yang lebih ketat sebagai penilaian yang komprehensif terhadap keluaran dan dampak proyek; apa sumbangannya terhadap pencapaian tujuan sasaran. Evaluasi bisanya dilakukan baik oleh orang dalam maupun orang luar untuk membantu Pihak Terkait dan pembuat keputusan belajar dan menerapkan pelajaran yang sudah dipetik. Evaluasi berfokus khusus pada dampak dan sustainibilitas. Evaluasi berbeda daripada monitoring, tapi relatif sangat dekat. Keduanya, monitoring dan evaluasi adalah alat manajemen. Pada kasus di dalam monitoring, informasi untuk mengetahui kemajuan menurut yang disetujui sebelumnya di dalam rencana dan jadwal rutin yang dikumpulkan. Ketidakcocokan antara aktual dengan pelaksanaan yang direncanakan haruslah dilakukan identifikasi dan koreksi. Evaluasi lebih berkisah (episodic) daripada monitoring. Ini dimudahkan dengan monitoring tetepi adanya penambahan penggunaan sumber informasi. Banyak sumber-sumber seperti itu diidentifikasi selama mengkaji ulang proyek ketika ada kebutuhan untuk mengetahui mengapa input tidak berperan penting dalam perencanakan output. Fokus evaluasi relatif spesifi kepada petanyaan mengenai efektifitas dan dampak yang ditentukan untuk mempengaruhi pelayanan atau program mendatang. Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi pada program PHKI dimulai pada tahun kedua, dimana setiap kegiatan yakni mata rantai, sarana prasarana, sistem lingkungan, dan sebagainya, akan dimonitori dan dievaluasi capaian-capaian masing-masing kegiatan tersebut berdasarkan program-program kegiatan yang telah dirumuskan. Monitoring dan evaluasi harus terus dilakukan untuk menjamin keberlangsungan program PHKI terkait dampaknya terhadap pengembangan wilayah Kabupaten Bekasi.

Monitoring
Monitoring adalah proses rutin pengumpulan data dan pengukuran kemajuan atas objektif program./ Memantau perubahan, yang focus pada proses dan keluaran

Monitoring melibatkan perhitungan atas apa yang kita lakukan Monitoring melibatkan pengamatan atas kualitas dari layanan yang kita berian

Evaluasi
Evaluasi adalah penggunaan metode penelitian social untuk secara sistematis menginvestigasi efektifitas program. /Menilai kontribusi program terhadap perubahan (Goal/objektif) dan menilai kebutuhan perbaikan, kelanjutan atau perluasan program (rekomendasi)

Evaluasi memerlukan desain studi/penelitian Evaluasi terkadang membutuhkan kelompok kontorl atau kelompok kpembanding Evaluasi melibatkan pengukuran seiring dengan berjalannya waktu Evaluasi melibatkan studi/penelitian khusus

Perbedaan dan Persamaan Monitoring dan Evaluasi

Kaitan antara Monitoring dan Evaluasi adalah evaluasi memerlukan hasil dari monitoring dan digunakan untuk kontribusi program Monitoring bersifat spesifik program. Sedangkan Evaluasi tidak hanya dipengaruhi oleh program itu sendiri, melainkan varibel-varibel dari luar. Tujuan dari Evaluasi adalah evalausi efektifitas dan cost effectiveness.

Ilustrasi Input, Output, Outcome dan Impact

Inputs, Process dan output merupakan suatu monitoring. Dalam menentukan Input, process dan Output sangat tergantung dari program, sehingga dapat berpindah-pindah. Outcomes dan Impact merupakan suatu evaluasi

Contoh Pertanyaan Penelitian Monitoring dan Evaluasi

1. Berapa persentase populasi target yang menggunakan kondom dengan mitra non-reguler? (Outcome) 2. Apakah pengetahuan yang teapat mengenai transmisi HIV/IMS meningkat di populasi target? (Output) 3. Berapa banyak kondom yang telah didistribusikan selama 6 bulan terakhir? (Output) 4. Apakah populasi target semakin sering mengunjungi klinik IMS di area target? (Output) 5. Apakah struktur social semakin kuat untuk mendukung ODHA? (Impact) 6. Apakah tingkat IMS menurun di populasi target? (Outcome) 7. Apakah rujukan ke tempat-tempat VCT meningkat? (Output) 8. Seberapa besar dukungan lingkungankebijakan institusi terkait usaha pencegahan HIV? (Input) 9. Seberapa terlatih dan siapkah para pendidik sebaya? (Output) 10. Seberapa tinggikah tingkat kesesuaian media kampanye untuk populasi target terkait? (Output) 11. Apakah prevalensi HIV menurun? (Dampak) 12. Seberapa banyak anggota staf yang tersedia untuk melakukanpekerjaan ini? (Masukan)

Definisi Monitoring Beberapa pakar manajemen mengemukakan bahwa fungsi monitoring mempunyai nilai yang sama bobotnya dengan fungsi perencanaan. Conor (1974) menjelaskan bahwa keberhasilan dalam mencapai tujuan, separuhnya ditentukan oleh rencana yang telah ditetapkan dan setengahnya lagi fungsi oleh pengawasan atau monitoring. Pada umumnya, manajemen menekankan terhadap pentingnya kedua fungsi ini, yaitu perencanaan dan pengawasan (monitoring). Kegiatan monitoring dimaksudkan untuk mengetahui kecocokan dan ketepatan kegiatan yang dilaksanakan dengan rencana yang telah disusun. Monitoring digunakan pula untuk memperbaiki kegiatan yang menyimpang dari rencana, mengoreksi penyalahgunaan aturan dan sumbersumber, serta untuk mengupayakan agar tujuan dicapai seefektif dan seefisien mungkin.

Berdasarkan kegunaannya, William Travers Jerome menggolongkan monitoring menjadi delapan macam, sebagai berikut: 1. Monitoring yang digunakan untuk memelihara dan membakukan pelaksanaan suatu rencana dalam rangka meningkatkan daya guna dan menekan biaya pelaksanaan program.

2. Monitoring yang digunakan untuk mengamankan harta kekayaan organisasi atau lembaga dari kemungkinan gangguan, pencurian, pemborosan, dan penyalahgunaan. 3. Monitoring yang digunakan langsung untuk mengetahui kecocokan antara kualitas suatu hasil dengan kepentingan para pemakai hasil dengan kemampuan tenaga pelaksana. Monitoring yang digunakan untuk mengetahui ketepatan pendelegasian tugas dan wewenang yang harus dilakukan oleh staf atau bawahan. Monitoring yang digunakan untuk mengukur penampilan tugas pelaksana. Monitoring yang digunakan untuk mengetahui ketepatan antara pelaksanaan dengan perencanaan program. Monitoring yang digunakan untuk mengetahui berbagai ragam rencana dan kesesuaiannya dengan sumber-sumber yang dimiliki oleh organisasi atau lembaga. Monitoringyang digunakan untuk memotivasi keterlibatan para pelaksana.

4.

5. 6.

7.

8.

Monitoring pada umumnya dilakukan baik pada waktu sebelum kegiatan pembinaan maupun bersamaan waktunya dengan penyelenggaraan pembinaan (pengawasan atau supervisi). Monitoring, pengawasan, dan supervisi memiliki perbedaan antara satu dengan yang lainnya. Pengawasan dilakukan terhadap orang-orang yang mengelola program. Supervisi dilakukan terhadap pelaksanaan program, sedangkan monitoring dilakukan terhadap komponen-komponen program. Monitoringselain berkaitan dengan pengawasan dan supervisi, mempunyai hubungan erat dengan penilaian program. Monitoring sendiri dapat diartikan sebagai kegiatan untuk mengikuti suatu program dan pelaksanaannya secara mantap, teratur dan terus-menerus dengan cara mendengar, melihat dan mengamati, serta mencatat keadaan serta perkembangan program tersebut. Dalam seri monograf 3, UNESCO Regional Office for Education in Asia and teh Pasific, dijelaskan bahwa monitoring adalah upaya yang dilakukan secara rutin untuk mengidentifikasi pelaksanaan dari berbagai komponen program sebagaimana telah direncanakan, waktu pelaksanaan program sebagai mana telah dijadwalkan, dan

kemajuan dalam mencapai tujuan program. Suherman dkk (1988) menjelaskan bahwa monitoring dapat diartikan sebagai suatu kegiatan, untuk mengikuti perkembangan suatu program yang dilakukan secara mantap dan teratur serta terus menerus. Pengumpulan data atau informasi dalam monitoring dimaksudkan untuk mengetahui kenyataan yang sebenarnya dalam pelaksanaan program yang dipantau. Sasaran monitoring adalah kelangsungan program dan komponen-komponen program yang mencakup input, proses, output dan outcome. Pihak yang melakukan monitoring adalah pengelola program danatau tenaga profesional yang diberi tugas khusus untuk memonitor pelaksanaan program. Hasil monitoring digunakan untuk meluruskan atau memperbaiki program. Perbaikan program itu sendiri dilakukan dalam kegiatan supervisi, bukan dalam kegiatan monitoring. Monitoring selain berkaitan dengan supervisi, juga mempunyai hubungan erat dengan evaluasi program. UNESCO (1982) mengidentifikasi lima kaitan dan perbedaan antara monitoring dan evaluasi. Pertama, fokus monitoring adalah pada program yang sedang dilaksanakan. Bukan pada konteks kegiatan yang harus dilakukan oleh pelaksana program. Sedangkan evaluasi sering dilakukan sejak perencanaan program. Kedua, monitoring menitikberatkan pada aspek kuantitatif dalam pelaksanaan program yang dapat menjadi bahan untuk kegiatan evaluasi. Evaluasi dapat melengkapi hasil monitoring dengan data tambahan yang diperlukan sesuai dengan tujuan evaluasi yang mengarah pada aspek kualitatif. Monitoring berhubungan dengan dimensi kuantitatif tentang efektivitas program seperti banyaknya output program, sedangakn evaluasi lebih berkaitan dengan dimensi kualitatif tentang efektivitas program seperti sejauhmana output sesuai dengan norma atau standar yang telah ditentukan. Ketiga, monitoring mencakup usaha untuk mengidentifikasi faktor-faktor pendukung program, seperti faktor logistik, yang dapat membantu atau mempengaruhi penampilan program, sedangkan evaluasi mengarah pada upata menyiapkan bahan masukan untuk pengambilan keputusan tentang ketepatan perbaikan peluasan atau pengembangan program. Keempat, kontribusi yang dapat dimanfaatkan dengan segera dari hasil monitoring adalah untuk kepentingan pengelolaan program, sedangkan kontribusi evaluasi lebih terkait dengan pengambilan keputusan tentang penyusunan rancangan dan isi program. Kelima, monitoring dan evaluasi merupakan proses yang saling

melengkapi antara satu dengan yang lainnya. Walaupun tekannya berbeda, keduanya mempunyai arah yang sama yaitu untuk meningkatkan efektivitas program. Tujuan utama monitoring adalah untuk menyajikan informasi tentang pelaksanaan program sebagai umpan balik bagi para pengelola dan pelaksana program. Informasi ini hendaknya dapat menjadi masukan bagi pihak yang berwenang untuk: a) memeriksa kembali strategi pelaksanaan program sebagaimana sudah direncanakan setelah membandingkan dengan kenyataan di lapangan, b) menemukan permasalahan yang berkaitan dengan penyelenggaraan program, c) mengetahui faktor-faktor pendungkung dan penghambat penyelenggaraan program. Sebagaimana halnya dengan supervisi, monitoring dapat mengguanakan pendekatan langsung dan tidak langsung. Pendekatan langsung dilakukan apabila pihak yang memonitor melakukan kegiatannya pada lokasi program yang sedang dilaksanakan. Teknik-teknik yang sering digunakan dalam pendekatan ini adalah wawancara dan observasi. Kedua teknik ini digunakan untuk memantau kegiatan, peristiwa, komponen, proses, hasil dan pengaruh program yang dilaksanakan. Pendekatan tidak langsung digunakan apabila pihak yang memonitor tidak terjun langsung ke lapangan, namun dengan menelaah laporan berkala yang disampaikan oleh pada penyelenggara program, atau dengan mengirimkan kuesioner secara berkala kepada para

penyelenggaranya atau pelaksana program. Langkah-langkah pokok untuk melakukan monitoring adalah sebagai berikut. Pertama, menyusun rancangan monitoring, seperti untuk menghimpun data atau informasi tentang pelaksanaan program yang hasilnya akan dibagikan dan diserahkan kepada pengelola untuk memperbaiki pelaksanaan program, b) sasaran atau aspek-aspek yang akan dimonitor, c) faktor pendukung dan penghambat pelaksanaan program, d) pendekatan metode, teknik dan instrumen monitoring, e) waktu dan jadwal kegiatan monitoring, dan f) biaya monitoring. Rancangan ini didiskusikan dengan pengelola dan penyelenggara program untuk memperoleh masukan bagi penyempurnaannya. Hasil penyempurnaan ini dapat disebut program monitoring. Kedua, melaksanakan kegiatan monoitoring dengan menggunakan pendekatan metode, teknik dan isntumen yangtela ditetapkan dalam langkah pertama. Ketiga, menyusun dan menyerahkan laporan

monitoring kepada pihak pengelola atau penyelenggara program untuk digunakan bagi perbaikan atau pengembangan program.

2.

Definisi Evaluasi

Evaluasi program merupakan salah satu fungsi dari manajemen program, evaluasi program dilakukan terhadap seluruh atau sebagian unsur-unsur program serta terhadap pelaksanaan program. Evaluasi program harus dan dapat diselenggarakan secara terus menerus, berkala, dan atau sewaktu-waktu. Kegiatan evaluasi ini dapat dilakukan pada saat sebelum, sedang, atau setelah program dilaksanakan, evaluasi merupakan kegiatan yang bermaksud untuk mengetahui apakah tujuan yang telah ditentukan dapat dicapai, apakah pelaksanaan program sesuai dengan rencana, dan atau dampak apa yang terjadi setelah program dilaksanakan. Evaluasi program berguna bagi pengambil keputusan untuk menetapkan apakah program akan dihentikan, diperbaiki, dimodifikasi, diperluas atau ditingkatkan. Evaluasi adalah merupakan salah satu fungsi dari manajemen, evaluasi dilakukan terhadap seluruh atau sebagian unsur-unsur program serta terhadap pelaksanaan program. Evaluasi dapat dilakukan secara terus menerus, berkala dan atau sewaktuwaktu pada saat sebelum, sedang dan atau setelah program dilaksanakan. Evaluasi merupakan kegiatan penting untuk mengetahui apakah tujuan yang telah ditetapkan dapat dicapai, apakah program sesuai dengan rencana, dan atau dampak apa yang terjadi setelah program dilaksanakan. Pengertian lain menyebutkan bahwa evaluasi adalah: Evaluation is the process of determining the value or worth of a program, course, or other initiative, toward the ultimate goal of making decisions about adopting, rejecting, or revising the innovation. It should not be confused with assessment, which encompasses methods for measuring or testing performance on a set of competencies. Evaluation is the more inclusive term, often making use of assessment data in addition to many other data sources. Evaluasi adalah proses untuk menentukan nilai atau harga dari sebuah program, kursus, atau prakarsa lainnya menuju pada tujuan akhir yaitu menghasilkan keputusan mengenai penerimaan, penolakan atau perbaikan inovasi. Berbeda dengan assessment atau

penilaian, yang meliputi metode untuk mengukur atau menguji kinerja dalam suatu kompetensi. Evaluasi adalah istilah yang lebih menyeluruh, sering menggunakan data penilaian sebagai tambahan terhadap jenis data lainnya yang dijadikan sumber. Tujuan evaluasi program berfungsi sebagai pengarah kegiatan evaluasi dan sebagai acuan untuk mengetahui efisiensi dan efektivitas kegiatan evaluasi program. Evaluasi pada umumnya berkaitan dengan upaya pengumpulan, pengolahan, analisis, deskripsi dan penyajian data atau informasi sebagai masukan untuk pengambilan keputusan (decision making). Berkaitan dengan tujuan evaluasi, Anderson (1978) merumuskan tujuan penilaian sebagai berikut: 1. 2. Memberi masukan untuk perencanaan program Memberi masukan untuk keputusan tentang kelanjutan, perluasan dan penghentian program 3. 4. Memperoleh informasi tentang faktor pendukung dan penghambat Memberi masukan untuk memahami landasan keilmuan bagi penilaian

Ada dua jenis evaluasi yaitu evaluasi formatif dan evaluasi sumatif. Evaluasi formatif menyediakan informasi untuk meningkatkan atau memperbaiki produk atau proses, sedangkan evaluasi sumatif menyediakan efektivitas jangka pendek atau informasi dampak jangka penjang untuk menentukan apakah akan mengadopsi atau tidak suatu produk atau proses. Evaluasi sumatif akan muncul jika suatu cara baru telah dilakukan atau diimplementasikan secara penuh dalam beberapa waktu bahkan tahun. Scriven (1967) adalah orang pertama yang membedakan antara evaluasi formatif dan evaluasi sumatif. Kemudian Stufflebeam juga membedakan sesuai di atas yaitu Proactive Evaluation untuk melayani pemegang keputusan dan Retroactive Evaluation untuk keperluan pertanggung jawaban. Evaluasi dapat mempunyai dua fungsi yaitu fungsi formatif, evaluasi dipakai untuk perbaikan dan pengembangan kegiatan yang sedang berjalan. Fungsi sumatif, evaluasi dipakai untuk pertanggung jawaban, keterangan, seleksi atau lanjutan. Jadi evaluasi hendaknya membantu pengembangan

implementasi, kebutuhan suatu program, perbaikan program, pertanggungjawaban, seleksi, motivasi, menambah pengetahuan dan dukungan dari mereka yang terlibat.

Kriteria yang akan dipakai untuk menilai objek evaluasi meru[akan tujuan yang paling sulit dalam evaluasi. Apabila yang diacu hanya pencapaian tujuan, maka ini memang pekerjaan yang mudah, namun ini baru pada sebagian dari pada isu kriteria evaluasi. Pencapaian tujuan-tujuan yang penting memang merupakan salah satu kriteria yang penting. Kriteria lainnya yaitu identifikasi kebutuhan dari klien yang potensial, nilai-nilai sosial, mutu dan efisiensi dibandingkan dengan objek-objek alternatif lainnya. Tampaknya ada persetujuan diantara ahli evaluasi bahwa kriteria yang dipakai untuk menilai suatu objek tertentu hendaknya ditentukan dalam konteks objek tertentu dan fungsi evaluasinya. Jadi hal-hal yang harus diperhatikan dalam menentukan kriteriakriteria penilaian suatu objek adalah: a. b. c. d. Kebutuhan, ideal, dan nilai-nilai. Penggunaan yang optimal dari sumber-sumber dan kesempatan. Ketepatan efektivitas program. Pencapaian tujuan yang telah dirumuskan dan tujuan penting lainnya.

Beberapa istilah yang terkait dengan evaluasi di antaranya program, Audiensi, Instumen, data kualitatif dan kuantitatif. Program adalah segala sesuatu yang dicoba lakukan oleh seseorang atau organisasi dengan harapan akan mendatangkan hasil atau pengaruh. Kadang-kadang informasi yang dikumpulkan digunakan untuk membuat keputusan tentang program itu misalnya bagaimana memperbaiki program, apakah akan diperluas atau dihentikan. Kadangkadang informasi hanya berpengaruh secara tidak langsung terhadap keputusan, atau mungkin juga tidak dihiraukan sama sekali karena merugikan pimpinan. Terlepas bagaimana akhir dari kegunaannya suatu evaluasi program harus mengumpulkan informasi yang valid, yang dapat dipercaya, dan yang berguna untuk program yang dievaluasi. Audiensi, evaluasi selalu mempunyai bermacam-macam audiensi (peminat, pemakai, pelanggan), audiensi yaitu orang yang secara langsung atau tidak langsung berurusan dengan evaluasi. Pada umumnya peminat untuk informasi yang dikumpulkan selama program berjalan terdiri atas perencana program, manajer program, dan karyawan yang

menjalankan program. Peminat lainnya mungkin penerima layanan atau hasil evaluasi. Bila program itu akan dikembangkan lebih luas, atau akan diterbitkan ke surat kabar, maka masyarakat juga menjadi audiensi. Jadi audiensi ialah sekelompok orang yang harus diperhitungkan apabila akan melakukan evaluasi. Instrumen, intrumen termasuk tes, kuesioner, observasi, interview atau wawancara, laporan ceklis, dan alat-alat ukur lainnya. Data kualitatif dan kuantitatif, merupakan data yang berhubungan dengan informasi yang dikumpulkan dalam suatu evaluasi. Data kualitatif akan berupa atau berbentuk kata-kata atau keterangan tentang kejadian, transkrip wawancara , dan dokumen tertulis. Kata-kata harus dibaca untuk artinya dan iluminasi artinya, tafsiran kejadian dapat digambarkan sebagai tujuan pokok analisis data kualitatif. Data kuantitatif, data berupa angka-angka, analissi data kuantitatif berpendapat kalau ada ia akan berupa jumlah dan dapat diukur. Data kuantitatif memberi jawaban untuk pertanyaan: berapa? Samapi seberapa jauh? Dan berapa banyak? Sebagai tambahan analisis data kuantitatif mencari hubungan antara jumlah (kuantitas), misalnya sikap yang lebih positif terhadap program berhubungan dengan penerimaan informasi yang lebih banyak tentang program itu? Kedua data tersebut biasanya dipelukan dalam evaluasi lengkap, masing-masing saling mendukung dan saling melengkapi. Data kualitatif sering ditransformasi menjadi data kuantitatif dengan prosedur koding,

anduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Partisipatif (TM 6), DitjenNak (GoI) / DfID (UK), Makassar, 2000 Laporan Pelatihan PME di Bulukumba, Makasar, Manado dan Jakarta, DELIVERI, 1997, 1998, 1999 Panduan Pelatihan Manajemen Daur Proyek dan Penggunaan Kerangka Kerja Logis (TM 2), DitjenNak (GoI) / DfID (UK), Makassar, 2000 Laporan PME oleh Kelompok 20 Direktorat Jenderal Peternakan -2000 Case, D'Arcy Davis. 1990. "The Idea, Methods and Tools for Participatry Assessment, Monitoring and Evaluation in Community Forestry." The Community's Toolbox. FAO, Rome, 1990. FAO-APAN and FARM (R. Fithriadi). 1996. Summary Report of the Training Exercise on Farmer-level Planning, Monitoring and Evaluation, 27 August - 2 September 1995, North

Sumatra, Indonesia. Farm Insight Report No. 22. Food and Agriculture Organisation of the United Nations. Gujit, Irene; Mae Arevalo and Kiko Saladores. 1998. "Tracking change together" in PLA Notes 31, February 1998. IIED pp. 28-36 IDS. 1998. "Participatory Monitoring & Evaluation: Learning From Change" in IDS Policy Briefing Issue 12: Nov 1998, Institute of Development Studies. INTRAC. 1997. Handouts INTRAC Training Course on Managing a Participatory Monitoring and Evaluation Process, 22nd - 26th September 1997, Oxford, UK. Jobes, Katja. 1997. "Participatory Monitoring and Evaluation Guidelines: Experinece in the Fields. St Vincent and the Grenadines". Social Development Division Dissemination Note No.1. Department for International Development, UK. Marsden, D., Oakley, P., and Pratt, B. 1994. "Measuring the Process: Guidelines for Evaluating Social Development." INTRAC. Oakley, P. & Marsden, D. 1990. "Evaluating Social Development" Oxfam. Wegwood, H. and Alex Bush. 1996. "ITDG's Experience of Participatory Evaluation Oriented Monitoring Systems (POEMS) in the International Food Production Programme." INTRAC's 3rd International Workshop on the Evaluation of Social Development, November 1996, The Netherlands. www.deliveri.or.id