ANGKATAN IV 2006 DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL LEMBAGA PENJAMIN MUTU PENDIDIKAN (LPMP) BANDAR LAMPUNG KATA PENGANTAR Tantangan kebutuhan dunia kerja pada era glibalisasi saat ini menuntut dunia pendidikan agar relevansi antara dunia pendidikan dengan dunia kerja kerja yang menuntut pada kompetensi peserta diklat sehingga mampu untuk mempraktekannya didunia kerja/ lapangan kerja. Kurikulum 2004 menuntut agar peserta diklat kompeten untuk melaksanakan diklat sesuai dengan tuntutan dunia kerja yang terdapat dalam kurikulum berbasis kompetensi. Pada modul ini peserta diklat diharapkan mampu memahami dan trampil dalam masalah pengelolaan administrai gudang yang sering dijumpai dilapangan kerja pada perusahaan dagang maupun industri. Dalam penulisan modul ini, masih banyak kekuarangannya maka sangat diharapakan kritikan untuk menuju kesempurnaan modul ini dari rekanrekan guru. !udamudahan modul ini dapat berman"aat bagi peserta diklat maupaun rekan rekan guru. #andar $ampung, 2% &ebruari 200' Tim penyusun DAFTAR ISI Haa!a" Sa!#$ Haa!a" F%a"&'( Ka)a P*"+a")a% Da,)a% I(' G-(a%'$! P*)a K*.$.$/a" M-.$ Ba0 I1 P*".a2$$a" (. Deskripsi #. Prasyarat ). Petunjuk Penggunaan !odul *. Penjelasan #agi Peserta Diklat 2. Peran +uru D. Tujuan ,. Kompetensi &. )ek Kemapuan Ba0 II1 P*!*a3a%a" (. -en.ana #elajar /is0a #. Kegiatan #elajar 1 *. Kegiatan #elajar * 2. Kegiatan #elajar 2 %. Kegiatan #elajar % 4. Kegiatan #elajar 4 2. Kegiatan #elajar 2 Ba0 III1 4-")-2 S-a5 E6a$a('5 K$"&' Ja7a0a" Ba0 IV 1 P*"$)$# .a" Da,)a% P$()a/a B A B I P E N D A H U L U A N A1 D'(/%'#('. !odul Pengelolaan (dministrasi +udang berhubungan dengan Pemelajaran tentang Pengadministrasian Proses Penerimaan #arang, !engadministrasi Penyimpanan #arang, !enyiapka dan !engirimkan dokumen pengiriman barang, !elakukan pemeriksaan atas barang yang datang, !embuat laporan gudang. Diharapkan setelah menyelesaikan !odul ini, peserta diklat mampu !engelola (dministrasi +udang. !odul ini berkaitan dengan modul berikutnya yaitu !engelola Kartu Persediaan #arang. B1 P%a(8a%a). (gar dapat di.apai tujuan akhir di atas, maka peserta diklat hendaknya sudah menguasai 1 *. !odul Pengelolaan (dministrasi +udang. 2. /tandard 3perating Prosedur 4/3P5 untuk Pengelolaan (dministrasi +udang. %. Pengoperasian peralatan manual. 4. ,tika komunikasi se.ara lisan dan tertulis dalam bahasa 6ndonesia dan 6nggris. 41 P*)$"3$/ P*"++$"aa" M-.$. *. $angkahlangkah belajar yang ditempuh 1 a. #a.alah dengan .ermat rumusan tujuan akhir dari kegiatan belajar ini yang memuat kinerja yang diharapkan, .riteria keberhasilan dan kondisi yang diberikan dalam rangka membentuk kompetensi yang akan di.apai melalui modul ini. b. #a.alah dengan .ermat dan pahami dengan baik da"tar pertanyaan pada .ek kemampuan sebagai pengukur kompetensi yang harus dikuasai dalam modul ini. $akukan ini pada a0al dan akhir mempelajari modul meyakinkan penguasaan kompetensi sebagai pen.apaian hasil belajar sis0a. .. Diskusikan dengan sesame peserta diklat apa yang telah anda .ermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin di.apai dalam modul. #ila masih ragu, maka tanyakan pada guru sampai paham. d. #a.alah dengan .ermat peta kedudukan modul, prasyarat dan pengertian dari istilahistilah sulit dan penting dalam modul. e. #a.alah dengan .ermat materi setiap setiap kegiatan belajar, ren.anakan kegiatan belajar, kerjakan tugasnya dan ja0ablah pertanyaan tes. Kemudian .o.okkanlah dengan kun.i ja0aban. $akukan kegiatan ini sampai sis0a tuntas menguasai hasil belajar yang diharapkan. ". #ila dalam proses memahami materi anda mendapatkan kesulitan, maka diskusikan dengan temanteman atau konsultasikan dengan guru. g. /etelah sis0a menuntaskan semua kegiatan belajar dalam modul selanjutnya pelajari modul berikutnya sesuai yang tertuang pada peta kedudukan modul untuk program keahlian (kuntansi. h. (nda tidak dibenarkan melanjutkan kegiatan belajar berikutnya bila belum menguasai se.ara tuntas materi kegiatan belajar sebelumnya. i. /etelah semua modul untuk men.apai satu kompetensi telah tuntas dipelajari maka ajukan uji kompetensi dan serti"ikasi. 2. Perlengkapan yang harus dipersiapkan 1 a. (lat tulis terdiri dari 1 kertas, pinsil, ballpoint, penghapus dan penggaris. b. (lat hitung 1 Kalkulator manual. .. &ormat laporan. %. 7asil Pelatihan 1 a Dapat mengisi "ormulir laporan penerimaan barang se.ara lengkap dan benar. b. Dapat mengisi Kartu +udang dengan lengkap dan benar. .. Dapat membuat laporan pengiriman barang dengan benar. 4. Peran +uru dalam Proses Pemelajaran. a. !embantu peserta diklat dalam meren.anakan proses belajar. b. !embimbing peserta diklat melalui tugastugas pelatihan yang dijelaskan dalam tahap belajar. .. !embantu peserta diklat dalam memahami konsep dan praktik baru dan menja0ab pertanyaan peserta didik mengenai proses belajar sis0a. d. !embantu peserta diklat untuk menentukan dan mengakses sumber tambahan lain yang diperlukan untuk belajar. e. !engorganisasikan kegiatan belajar kelompok jika diperlukan. ". !eren.anakan seorang ahli dari tempat kerja untuk membantu jika diperlukan. g. !elaksanakan penilaian. h. !enjelaskan kepada peserta diklat mengenai bagian yang diperlukan untuk dibenahi dan merundingkan ren.ana pemelajaran selanjutnya. i. !en.atat pen.apaian kemajuan peserta diklat. D1 T$3$a" A/2'%. Peserta diklat mampu melaksanakan Pengelolaan (dministrasi +udang sesuai dengan /tandard 3perating Prosedur 4/3P5 . Pengolahan (dministrasi +udang yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Kemampuan tersebut dapat dilihat dari 1 a. Dapat memproses laporan peneriaan barang. b. !endadministrasi penyimpanan barang. .. !emproses laporan pengiriman barang. d. !enentukan jumlah barang sesuai spesi"ikasi. e. !embuat laporan gudang. PETA KEDUDUKAN MODUL 412 413 D12 D19 D13 D1: D1; D16 D1< D1= D1:0 D1:: D1:3 D1:; D.9 D1:2 D1:9 D1:< D1:= D1:6 E1: A1: A12 B1: A13 B.2 41: I II III BAB II PEMELAJARAN A1 R*"&a"a A.!'"'()%a(' G$.a"+ Kompetensi 1 Pengelolaan (ndiministrasi +udang /ub. Kompetensi 1 !engadministrasi Proses Penerimaan #arang !engadministrasi Penyimpanan #arang !enyiapakan dan !engirimkan Dokumen Pengiriman #arang !elakukan Pemeriksaan atas #arang yang Datang !embuat $aporan +udang J*"'( K*+'a)a" Ta"++a >a/)$ T*!#a) P*"&a#'a" Aa(a" P*%$0a2a" T). G$%$ *. !engadministrasi Proses Penereiman #arang 2. !engadministrasi Penyimpanan #arang %. !enyiapkan dan !engirimkan Dokumen Pengiriman #arang 4. !elakuakn Pemerikasaan atas #arang yg datang 2. !embuat laporan #arang KEGIATAN BELAJAR : MENGADMINISTRASI PROSES PENERIMAAN BARANG A1 T$3$a" K*+'a)a" P*!*a3a%a" Peserta Diklat mampu 1 *. !enguraikan prosedur penerimaan barang 2. !emproses laporan penerimaan barang B1 U%a'a" Ma)*%' (ktivitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menerima dan menyimpan barang yang dipesan. Departemen penerima barang bertanggung ja0ab untuk menerima barang yang dikirim oleh pemasok. /etelah barang diterima kemudian dilaporkan ke manager bagian gudang, in"ormasi tentang penerimaan barang yang dipesan harus dikomunikasikan ke "ungsi penga0as persediaan, untuk memperbarui .atatan persediaan. Tujuan diselenggarakan prosedur ini adalah 1 8ntuk menjamin bah0a semua penerimaan yang dibeli telah diotorisasi. 8ntuk men.atat transaksi penerimaan dalam .atatan akuntansi. Dokumen dan Prosedur Dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan barang pada siklus pengeluaran adalah laporan penerimaan barang 4re.eiving report 5. $aporan penerimaan barang adalah sebuah dokumen yang berisi in"ormasi tentang rin.ian barang yang diterima, yang men.akup tanggal diterima, nama pengirim, nama pemasok dan nomor order pembelian. )ontoh laporan penerimaan barang sebagai berikut 1 PT Eliona Sari JL Sawa CT 8/94 Yogyakarta
LAPORAN PENERIMAAN BARANG Barang diterima melalui : tgl!9 Jika melalui truk kita" tuli# nama $engemudi : %ama $eru#a&aan $engirim : 'lamat : No Mobil No Segel dan Kondisi Segel No Surat Order Pebelian No Surat Order Pengirian !l Bung"us# Bi$i Ma%a Pebung"us &"uran Pen$elasan leng"a' ttg barang er"(utu dsb )anda 'ada 'ebung"us Kuantitas Kondisi 'ada saat diteria (i$erik#a )le& : (iterima )le& : +ambar. $aporan Penerimaan #arang #entuk $aporan Penerimaan #arang, dapat dilihat di ba0ah ini 1 PT B*%T'+' JL ,elati %o!- %omor : Yogyakarta Tgl : LAPORAN PENERIMAAN BARANG Tela& diterima .arang/.arang #e$erti ter#e.ut di .awa& ini : No !enis Barang Kuantitas Keterangan
Yang menerima 0 1 +ambar. $aporan Penerimaan #arang D*#a%)*!*" P*"+-a2 Da)a1 /etelah menerima input data penerimaan barang, departemen ini menjalankan program update "ile dan pen.etakan laporan penerimaan barang, dengan menggunakan "ile induk pemasok, "ile induk persediaan dan "ile order pembelian. Pada tahap ini, komputer akan membandingkan data input dengan data pada "ile order pembelian. 9ika ada perbedaan, maka perbedaan ini akan segera ditayangkan dilayar monitor agar segera bisa dikoreksi. /elanjutnya program komputer akan memperbaiki "ield kuantitas barang dipesan dan "ield kuantitas tersedia dalam "ile induk persediaan, men.atat tanggal penerimaan barang dalam "ile induk persediaan dan men.atat kuantitas diterima dalam "ile order pembelian. Keluaran dari proses ini adalah penerimaan barang sebanyak dua lembar dan diserahkan ke departemen penerimaan barang. /etelah menerima laporan penerimaan barang, departemen penerimaan barang mendistribusikan laporan tersebut sebagai berikut 1 $embar ke * bersamasama dengan barangnya diserahkan ke bagian gudang. $embar k 2 bersamasama dengan order pembelian dan slip pengepakan diarsipkan urut dokumen. 41 Ra"+/$!a"1 $aporan penerimaan barang adalah sebuah dokumen yang berisi in"ormasi tentang rin.ian barang yang diterima, yang men.akup tanggal diterima, nama pengirim, nama pemasok dan nomor order pembelian. Prosedur Penerimaan #arang. Departemen penerimaan barang menerima barang bersamasama dengan slip pengepakan, selanjutnya men.o.okkan barang yang diterima dengan arsip order pembelia, memeriksa kondisi "isik barang, menghitung kuantitas dan mengentry data penerimaan kekomputer D1 T$+a( : *. $akukan observasi kesalah satu perusahaan untuk mengindenti"ikasi apakah perusahaan tersebut mempunyai laporan penerimaan barang 2. Dapatkan bukti yang terkait. %. (pabila terdapat perbedaan dalam proses pen.atatan, diskusikan dengan teman 4. Kon"irmasikan hasil diskusi tersebut dengan guru. E1 T*( ,-%!a)', :1 *. 9elaskan pengertian laporan penerimaan barang. 2. 9elaskan prosedur penerimaan barang. KEGIATAN BELAJAR 2 MENGADMINISTRASI PEN?IMPANAN BARANG A1 T$3$a" K*+'a)a" P*!*a3a%a" Peserta diklat mampu 1 *. !enghitung saldo barang. 2. !engelompokkan barang. %. !engadministrasi penyimpanan barang. B1 U%a'a" Ma)*%'1 /etelah menerima laporan penerimaan barang bersamasama barangnya dari departemen penerimaan barang, gudang akan memeriksa dan menghitung barang, kemudian menandatangani laporan penerimaan barang dan meneruskan laporan tersebut ke bagian utang. Dalam kegiatan penerimaan barang ada % kemungkinan yang dihadapi 1 *. !enerima barang dalam jumlah berbeda dengan jumlah yang dipesan. 2. !enerima barang yang rusak. %. !enerima barang dengan kuantitas rendah. Dalam ketiga kasus tersebut departemen pembelian harus menyelesaikannya dengan pemasok yang bersangkutan. #iasanya pemasok akan memberikan kesempatan kepada pembeli untuk mengoreksi "aktur pembelian terhadap barangbarang yang tidak sesuai dengan pesanan. Peluang Penggunaan Teknologi 6n"ormasi. Penghitungan dan pen.atatan barang yang diterima dari pemasok ke dalam kartu gudang merupakan tugas yang .ukup menyita tenaga dan 0aktu 4labor intensive5. /alah satu .ara untuk memperbaiki e"esiensi proses ini adalah meminta pemasok untuk men.antumkan kode bar untuk seluruh produknya. Penggunaan kode bar akan memungkinkan petugas penerima barang untuk memba.a .epat nomor 4kode5, nama dan kuantitas barang yang diterima sehingga akan mengurangi kesalahan data. Penerimaan dan Penyimpanan. Tujuan utama diselenggarakan "ungsi penerimaan dan penyimpanan barang adalah untuk memveri"ikasi barang yang diterima dari pemasok dan melindungi barang tersebut dari kehilangan atau pen.urian. #erikut ini an.amanan.aman dan prosedur pengendalian yang berhubungan dengan penerimaan dan penyimpanan barang. Penerima barang yang tidak dipesan. Penerimaan kiriman barang yang tidak dipesan menyebabkan perusahaan harus mengeluarkan biaya yang berkaitan dengan penyimpanan dan pengembalian barang ke pemasok. Kesalahan dalam penghitungan barang yang diterima. Perhitungan barang yang diterima se.ara akurat merupakan "aktor penting dalam menyelenggaan .atatan persediaan perpetual yang akurat. Pen.urian #arang. Kehilangan dapat diatasi dengan menerapkan prosedurprosedur pengendalian sebagai berikut 1 a. #arang harus disimpan dalam lokasi yang aman dan akses ke lokasi tersebut dibatasi. b. /eluruh trans"er barang antar bagian dalam perusahaan harus didokumentasikan. )ontoh 1 Departemen penerimaan barang dan departemen penyimpanan harus mengetahui adanya trans"er barang dari lokasi penerimaan ke gudang. Diba0ah ini adalah .ontoh kartu gudang 1 KAR)& G&DANG %o 2)(E :3*('%3 : %',' B'+'%3 : L)2'S4 : SPES4542'S4 : ,4%4,*,,'2S4,*,S'T*'% DI)ERIMA DIPAKAI SISA T3L %o B*2T4 2*'%T4T'S T3L %o B*2T4 2*'%T4T'S 2*'%T4T'S 2ETE+'%3'% 41 Ra"+/$!a"1 /etiap barang yang diterima dari departemen penerimaan barang, barang tersebut harus dihitung dan diperiksa kembali, apakah barang yang diterima sudah sesuai dengan laporan penerimaan barang dan men.atat ke dalam kartu gudang, kemudian barang disimpan digudang berdasarkan nama, jenis dan spesi"ikasi barang. Demikian juga untuk barang yang dikembalikan kepada pemasok dan barang yang akan dijual mutasinya harus di.atat dalam kartu gudang. D1T$+a( 2 *. $akukan observasi kesalah satu perusahaan untuk mengindenti"ikasi apakah perusahaan tersebut mempunyai kartu gudang. 2. Dapatkanmbukti yang terkait. %. (pabila terdapat perbedaan dalam proses pen.atatn, diskusikandengan teman teman. 4. Kon"irmasikan hasil diskusi dengan guru. E1 T*( F-%!a)', 21 9elaskan prosedur penyimpanan barang KEGIATAN BELAJAR 3 MEN?IAPKAN DAN MENGIRIM DOKUMEN PENGIRIMAN BARANG A1 )$3$a" /*+'a)a" 0*a3a% Peserta diklat mampu 1 *. !enyiapkan dokumen dan menguraikan prosedur pengiriman barang. 2. !elengkapi dokumen pengiriman barang. %. !elakukan prosas laporan pengiriman barang . B1 U%a'a" Ma)*%' Pada tahap kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi order dan mengirimkan barang. #agian gudang bertanggung ja0ab intuk memenuhi order pelamggan dengan mengeluarkan barang dari gudang sesuai dengan intruksi yang ter.antum dalam tiket pengambilan barang 4pi.king ti.ket5. :etoda pengiriman yang digunakan ,departemen pengiriman membutuhkan in"ormasi yang akurat tentang jenis barang apa yang akan dikirim dan kemana barang tersebut akan dikirimkan. 6n"ormasi ini disampaikan melaui dokumen yang diterima dari departemen order penjuala dan gudang. (dapun arus dokumen pada akti"itas pengiriman dapat dilihat pada gambar sebagai berikut 1 : Keterangan1 *. #agian gudang menerima % lembar bukti permintaan dan pengeluaran barang 4#PP#+5 BPPBG M*"+/a3' /$a")')a( 0a%a"+ #a.a BPPBG BPPBG 2 3 N Ka%)$ +$.a"+ B*%(a!aa" .*"+a" #*"8*%a2a" 0a%a"+ 2. Proses pengkajian dan mengisikan kuantitas barang sesuai dengan #PP#+ %. $embar * bersambung kebagian akuntansi dan di.atat pada kartu gudang. $embar 2 dikirimkan kebagian pengiriman barang bersamaan dengan barang pesanan $embar % dijadikan arsip permanen berdasarkan urutan nonor. Dalam menyiapkan dan mengirimkan dokumen pengiriman barang prosedurnya sbb1 *. Departemen ini mulamula menerima tembusan order penjualan, kemudian diarsipkan urut nomor. /elanjutnya departemen ini menerima tiket pengambilan barang bersamaan dengan barangnya dari gudang . 2. Departemen inim akan menghitung barang dan membandingkan hasil perhitungan "isik dengan kuantitas yang tertulis dalam tiket pengambilan barang dan kuantitas yang ditujukkan pada slip pengepakan yang telah diterima sebelumnya. %. Petugas pengiriman menghitung barang yang diterima dari gudang, data tentang nomor order penjualan, kode barang, dan kuantitas barang dimasukkan kedalam komputer dengan menggunakan terminal on line. Pada tahap ini juga dilakukan penge.ekan edit sebagaimana pada aktivitas input data sebelumnya, untuk menjamin bah0a data pengiriman valid, akurat dan lengkap. 4. Departemen pengolahan data. /etelah komputer menerima input data p;engiriman, baru menjalankan program edit dat dan pen.etakan dokumen pengiriman, dengan menggunakan "ile induk persediaan dan rile pengiriman. Prasedur ini akan memutakhirkan rile kuantitas dalam "ile induk persediaan. Keluaran dari prosese ini adalah surat meat dan seluruhnya diserahkan kedepartemen pengiriman. /urat muat adalah dokumen yang berisi kontrak resmi yang menetapkan tanggung ja0ab terhadapa barang yang ada dalam proses pengiriman. Dokumen ini mengidentirikasi perusahaan pengangkut, sumber, tujuan dan berbagai instruksi pengiriaman dan menunjukkan pada siapa 4pemasok atau pelanggan5 yang harus membayar biaya pengiriman. 2. Departemen pengiriman. /etelah menerima surat muat, bagian pengiriman akan mendistribusikannya sbb1 a. $embar ke* diteruskan kebagian penagihan untuk memberitahu bagian penagihan agar mulai menyiapkan "aktur penjualan. b. $embar ke2 diserahkan ke perusahaan pengiriman .. $embar ke% beserta barang dan slip; pengepakan dikirimkan ke pembeli d. $embar ke4 bersama dengan tiket pengambilan barang, diarsipkan urut nomor untuk memantau pengiriman barang. (pabila pesanan pelanggan dapat dipenuhi, seluruhnya ataupun sebagian, bagian pengelolaan data men.atat dua jenis dokumen yakni 1 kesanggupan memenuhi pesanan dan order penjualan. Dokumen kesanggupan memenuhi pesanan adalah sema.am pemberitahuan kepada pelanggan bah0a perusahaan bisa memenuhi pesanan bersangkutan sesuai dengan kondisi yang ada. Dokumen ini mber"ungsi sebagai bukti komitmen perusahaan untuk memenuhi pesanan pelanggan dengan kondisi seperti ter.antum didalam dokumen tersebut. 3rder penjualan adalah dokumen untuk memberikan perintah kepada gudang dan bagian pengiriman untuk mengeluarkan barang yang dipesan pelanggan dari gudang ke bagian pengiriman untuk dikesas dan akhirnya dikirimkan ke pelanggan. 3rder penjualan merupakan dasar bagi otorisasi gudang untuk mengeluarkan barang, dengan kata lain tanpa didukung oleh order penjualan, bagian gudang tidak boleh mengeluarkan barang apapun dari dalam gudang. 3rder penjualan dikirim ke bagian gudang dan bagian pengiriman melalui terminal dan bagian pengiriman melalui terminal yang terdapat pada masingmasing unit organisasi tersebut. Peoses pembuatan order penjualan dan penyerahannya ke bagian gudang dan bagian pengiriman itu senantiasa dapat dipantau oleh bagian penjualan melalui terminal yang tersedia. #ila terjadi kesalahan dalam pembuatan order penjualan tersebut, bagian penjualan dapat melakukan koreksikoreksi dengan jalan memberitahukan kepada bagian pengelolaan data. 3rder penjualan yang diterima oleh bagian gudang segera ditindak lanjuti oleh para petugas gudang dengan jalan mengeluarkan barang yang dimaksud untukm dikirmkan ke bagian pengiriman. 3rder penjualan dapat digunakan sebagai bukti pengalihan tanggungja0ab atas barang dari bagian gudang kebagian pengiriman. Prngalihan tanggungja0ab itu dijelaskan dengan tanda tangan kepala gudang pada order penjualan yang memuat kuantitas barang yang diserahkan. Diba0ah ini adalah .ontoh "ormulir laporan pengiriman barang sbb1 PT Eliona Sari JL Sawa CT 8/94 Yogyakarta
LAPORAN PENERIMAAN BARANG Barang diterima melalui : tgl!9 Jika melalui truk kita" tuli# nama $engemudi : %ama $eru#a&aan $engirim : 'lamat : No Mobil No Segel dan Kondisi Segel No Surat Order Pebelian No Surat Order Pengirian Jml Bungku#/ Bi6i ,a7am Pem.ungku# *kuran Pen6ela#an lengka$ ttg .arang merk"mutu d#. Tanda $ada $em.ungku# 2uantita# 2ondi#i $ada #aat diterima (i$erik#a )le& : (iterima )le& : 41 Ra"+/$!a" Prosedur dalam menyiapkan dan mengirimkan dokumen pengiriman barang sbb1 #gian gudang menerima tembusan order penjualan dan tiket pengambilan barang, bagian gudang akan menghitung barang dan membandingkan hasil perhitungan "isik dengan kuantitas yang tertulis dalam tiket pengambilan barang Petugas pengiriman menghitung barang yang diterima dari gudang Data masuk krbagian pengolahan data #agian pengiriman menerima surat muat dan mendistribusikannya Pengolahan dat men.etak dua jenis dokumen yakni1 *. kesanggupan memenuhi pesanan adalah sema.am pemberitahuan kepada pelanggan bah0a perusahaan bisa memenuhi pesanan bersangkutan sesuai dengan kondisi yang ada. 2. 3rder penjualan adalah dokumen untukmemberikan perintah kepada gudang dan bagian pengiriman untuk mengeluarkan barang yang dipesan pelanggan dari gudang ke bagian pengiriman untuk dikemas dan akhirnya dikirimkan ke pelanggan. 3rder penjualan yang dikirim ke bagian gudang ditindak lanjuti oleh para petugas gudang dengan jalan mengeluarkan barang untuk dikirim ke bagian pengiriman. D1 T$+a( *. $akukan observasi kesalah satu perusahaan untuk mengidenti"ikasi apakah perusahaan tersebut mempunyai dokumen laporan pengiriman barang. 2. Dapatkan bukti yang terkait. %. (pabila terdapat perbedaan dalam proses pen.atatan, diskusikan dengan temanteman. 4. Kon"irmasikan hasil diskusi tersebut dengan "asilitator. E1 T*( F-%!a)', 3 *. #uat bagan alur aktivitas pengiriman barang. 2. 9elaskan prosedur pengiriman barang. KEGIATAN BELAJAR 9 MENGELOLA ADMINISTRASI GUDANG MELAKUKAN PEMERIKSAAN ATAS BARANG ?ANG DATANG A1 T$3$a" K*+'a)a" P*!0*a3a%a"1 Peserta diklat mampu 1 *. Teliti dan .ermat melakukan pemeriksaan atas barang yang datang. 2. !enguraikan prosedur pemeriksaan barang yang datang. %. !enetukan jumlah barang yang sesuai spesi"ikasi. B1 U%a'a" Ma)*%'1 8ntuk memperkuat sistem pengendalian persediaan, perusahaan pada umumnya melakukan penghitungan "isik persediaan se.ara periodik. Tujuannya adalah untuk men.o.okkan jumlah "isik persediaan dengan .atatan perpetual yang diselenggarakan pada buku persediaan. 7asil penghitungan persediaan itu akan menjadi bahan koreksi .atatan pada buku persediaan, memisahkan unsur biaya dan aktiva yang terkadang ter.ampur dalam nilai persediaan berikut dengan akun terkait, dan penilaian e"ekti"itas sistem pengendalian persediaan itu sendiri. Pengendalian intern yang baik mensyaratkan agar penghitungan persediaan dapat dilakukan minimal sekali setahun. :amun demikian hasil penghitungan persediaan tidak dapat menggantikan angka yang ter.atat di buku persediaan, melainkan hanya sebagai pelengkap untuk menge.ek ke.ermatan serta untuk mengoreksi perbedaan yang ada. Perbedaan yang mungkin timbul antara hasil penghitungan "isik persediaan dan .atatan persediaan antara lain bisa disebabkan oleh kerusakan, aus atau susut barang serta kesalahan dalam pen.atatan. /elain untuk mengoreksi kesalahan .atatan persediaan, penghitungan persediaan juga diperlukan karena dipersyaratkan dalam audit yang dilakukan auditor independen. Dalam melakukan pemeriksaan, auditor independen atau 0akilnya sedapat mungkin ikut hadir dalam pemeriksaan "isik persediaan. &rekuensi pernghitungan persediaan sangat tergantung pada jenis bisnis yang dilakukan perusahaan, tingkat internal .hek yang terjalin dalam perusahaan, serta kebijakan manajemen mengenai "rekuensi laporan yang dibuat. Penghitungan persediaan bisa saja dilakukan tahunan, semesteran, tri0ulan, bulanan, dua mingguan atau bahkan seminggu sekali. Penghitungan dengan "rekuensi yang lebih tinggi bisa dilakukan sebagian demi sebagian atau departemen demi departemen. /edangkan penghitungan untuk keseluruhan perusahaan dapat dilakukan dengan "rekuensi yang lebih rendah. Penghitungan "isik persediaan bisa saja dilakukan setiap hari yaitu manakala barang persediaan yang dihitung itu bernilai sangat tinggi. Karena penghitungan "isik persediaan pasti akan mengganggu jalannya kegiatan operaional perusahaan, maka pelaksanaannyasebaiknya dilakukan ketika kegiatan perusahaan dan jumlah persediaan tengah menurun. 9ika perusahaan menyelenggarakan sistem perpetual dengan baik, saat penghitungan persediaan tidak perlu sama dengan tanggal penutupan buku. Pelaksaan pada akhir tahun memang lebih baik, karena memperke.il kemungkinan terjadinya perbedaan antara .atatan persediaan dan "isik persediaan. Tetapi perlu pula diingat bah0a pada akhir tahun, produksi biasanya tidak berjalan dan karya0an libur tahun baru, sehingga penghitungan lebih a0al dianggap lebih praktis. Dilain pihak, jika perusahaan tidak menerapkan sistem perpetual melainkan menggunakan sistem periodik, maka penghitungan persediaan dapat mungkin harus dilakukan pada akhir tahun buku. /ebelum penghitungan dilakukan, perlu dilakukan beberapa persiapan pendahuluan. #iasanya perusahaan membentuk sema.am tim khusus yang benar benar menguasai tehnik penghitungan barang. #arangbarang yang akan dihitung sebaiknya dipersiapkan dan disusun rapi dan lengkap sebelum dihitung. /ebagai alat kontrol harus digunakan "ormulir penghitungan. 4$ihat peraga *'.*05 yang baik. #entuk "ormulir penghitungan persediaan itu harus dikoordinasikan dengan pihak pen.atatan harga sehingga penghitungan bisa dilaksanakan lebih e"isien. &ormulir penghitungan bisa dibuat satu jenis saja yang dapat digunakan untuk men.atat hasil penghitungann kuantitas maupun untuk men.atat harga. :amun demikian "ormulir juga bisa dibuat beberapa jenis, yaitu untuk men.atat hasil penghitungan "isik, untuk men.atat akumulasi in"ormasi yang ter.antum pada "ormulir hasil penghitungan "isik, dan untuk men.atat harga dan ikhtisar total persediaan. )ontoh 1 &ormulir Penghitungan &isik Persediaan. +ambar *'.*0 Penghitungan dilakukan oleh tim yang menghitung, menimbang, mengukur atau mengestimasi jumlah berbagai kelompok persediaan di berbagai departemen, serta men.atat hasilnya. #eberapa hal yang harus diperhatikan dalam proses penghitungan antara lain adalah sebagai berikut 1 *5. Pemilihan anggota tim. (nggota tim terdiri dari petugas bukan pengelola persediaan disertai dengan petugas pengelola persediaan. <ang penting adalah bah0a anggota tim yang dipilih hendaknya benarbenar memahami tahapan proses produksi perusahaan. Dengan demikian dia harus dapat mengantisipasi berbagai peristi0a yang mungkin terjadi serta berbagai permasalahan yang mungkin timbul dan men.ari penyelesaian dengan baik. 25. Penyusunan prosedur penghitungan. Ketua tim yang biasanya adalah menejer akuntansi tahu pimpinan satuan penga0as intern, harus membuat sema.am kerangka prosdur yang harus diikuti dalam proses perhitungan. Prosedur itu harus dibuat tertulis dan di bagikan kepada anggota tim, dan diintruksikan agar angota tim benarbenar memahami dan mengikuti langkahlangkah yang terangkum dalam prosedur :omor 1 *='2 SELESAI DIHITUNG :omor 1 *='2 HASIL PERHITUNGAN KE DUA :o. Kode barang 1 >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>.. 8raian barang 1 >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>.. $okasi 1 >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>.. 9ml #arang kuantitas 1 >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>.. /atuan 1 >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>.. Dihitung 3leh 1 >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>.. :omor 1 *='2 HASIL PERHITUNGAN PERTAMA 9umlah #arang 1 Kuantitas 1 >>>>>>>>>>>>. /atuan 1 >>>>>>>>>>>>. Dihitung 3leh 1 >>>>>>>>>>>>>>>>>.. %5. Tugas penghitung. Perhitungan tidak boleh dilakukan oleh petugas pengelola persediaan seluruhnya, melainkan harus dilakukan oleh dua pihak, dimana salah satu pihak adalah petugas bukan pengelolaan persediaan. Perbedaan itu diperlukan agar ter.ipta mekanisme saling uji antara kedua belah pihak. 45. #arang berkualitas rendah. 9ika dalam perhitungan itu ditemukan barangbarang yang berkualitas rendah atau rusak, hyendaknya barangbarang tersebut dipisahkan dan dilaporkan se.ara terpisah pula untuk memperoleh keputusan lebih lanjut oleh manajemen. 25. Pergerakan barang. /elama proses perhitungan setiap pergerakan barang baik masuk maupun keluar lingkungan perhitungan dapat di ijinkan sepanjang memang benarbenar diperlukan, dan pergerakan itu harus di.atat dalam suatu "ormulir khusus. 9ika selama proses perhitungan persediaan ternyata aktivitas pabrik tidak dapat dihentikan, pergerakan barang harus benarbenar dia0asi sehingga kemungkinan terjadinya perhitungan dua kali atau luputnya barang dari perhitungan didua lokasi dapat di hidarkan. '5. Penyusunan barang. #arang hendaknya ditumpuk dengan rapi sehingga memudahkan perhitungan. #arang barang titipan dan konsinyasi, barang rusak, barang usang, serta barang lain yang tidak termasuk dalam persediaan harus diberi tanda dengan jelas. =5. Tim penghitung persediaan dibagi menjadi dua kelompok masing ?masing kelompok terdiri dari persediaan dan petugas bukan petugas persediaan. 8ntuk memudahkan pen.atatan hasil perhitungan dan memperkuat pengendaliaan intern, perhitungan persediaan dilakukan dengan menggunakan alat bantu "ormulir perhitungan yang disesuaikan dengan .ara kerja tim. Peraga 4 *'*05 memberikan .ontoh mengenai "ormulir tersebut. &ormulir itu dibagi menjadi tiga bagian yaitu 1 a. #agian pertama atau bagian ba0ah "ormulir, memuat data hasil perhitungan yang dilakukan kelompok pertama. b. #agian kedua, yaitu bagian tengah "ormulir, memuat data hasil perhitungan kelompok kedua. .. #agian ketiga yaitu bagian atas "ormulir, apabila perhitungan telah selesai akan ditinggalkan pada barang dan akan ber"ungsi sebagi tanda bah0a barang yang bersangkutan telah selesai dihitung, dan tertulis diatasnya kata kata /,$,/(6 D676T8:+. 41 %a"+/$!a" /etelah melakukan P3 4 Pur.hase 3rder 5 dari gudang untuk memenuhi sto.k digudang maka bagian gudang tinggal menunggu barang yang datang. 8ntuk memperkuat sistem pengendalian persediaan, perusahaan pada umunya melakukan perhitungan "isik persediaan se.ara periodik. Pengendalian intern yang baik mensyaratkan agar perhitungan persediaan digudang dilakukan minimal sekali dalam satu tahun. /elain itu perhitungan persediaan juga diperlukan karena dipersyaratkan dalam audit yang dilakukan auditor independen. &ormulir perhitungan "ungsinya 1 *. men.atat hasil perhitnungan "isik. 2. men.atat akumulasi in"ormasi.%. !en.atat harga dan ikhtisar persediaan. D1 T$+a( *. 8raikan prosedur pemeriksaan barang yang datang @ 2. !asukan pada "ormulir atau blanko yang terkait di dalamnya A E1 T*( F-%!a)', *. Kapan persediaan yang ada digudang perlu diisi kembali @ 2. (pa "ungsi "ormulir perhitungan "isik persediaan @ %. /ebutkan "rek0ensi dalam perhitungan persediaan @ KEGIATAN BELAJAR ; PENGELOLAAN ADMINISTRASI GUDANG MEMUAT LAPORAN GUDANG A1 T$3$a" K*+'a)a" P*!*a3a%a" *. !embuat laporan gudang dengan benar dan teliti 2. !enguraikan prosedur pengiriman barang %. !enguraikan prosedur penerimaan barang 4. !eringkas data barang 2. !embuat laporan barang B1 U%a'a" Ma)*%' ; /etelah kita membuat laporan gudang dengan baik dan teliti, menguraikan prosedur pengiriman barang dan penerimaan barang serta meringkas barang, maka langkah terakhir adalah membuat laporan gudang, seperti ter.antum, dalam alur bagan sbb1 Ditempel pada Pembungkus #arang Keterangan 1 /urat Perintah pengiriman #arang !engirim #arang Kartu +udang Dimintakan tanda tangan dari pembeli /etelah menerima order penjualan dibagian pesanan penjualan dengan rangkap %, maka bagian gudang akan mendistribusikan lembaranlembaran tersebut pada 1 *. Dokumen pertama surat perintah pengiriman barang sebagai dokumen untuk mengirim barang dan di.atat dalam kartu gudang. 2. Dokumen kedua, dimintakan tanda tangan dari pembeli . %. Dokumen ketiga ditempel pada pembungkus barang. )ontoh "ormulir kartu persediaan barang. KAR)& PERSEDIAAN %ama Barang : S$e#i8ika#i 2ode Barang Satuan Titik Peme#anan E)9 3udang %o Lantai %o Loka#i %o +ekening ,inimum ,ak#imum Pebelian Peneriaan Pea"aian Saldo T g l % o S ) P Jml di$ean Jml diter ima Si#a Pe#an an Tgl %o LPB 2u 'n Ti ta## :rg Stn Jml :rg Tgl %o BPP B3 2u anti ta# :rg Stn Jml :rg 2 u a n t i t a # :rg Stn Jm l :r g Ket.1 Kartu / &ormulir persediaan ini dipergunkan untuk men.aat kuantitas barang yan masih ada di gudang 41 T$+a( *. 8raikan prosedur pembuatan $aporan +udang D1 T*( F-%!a)', *. +ambarkan alur / bagan mengenai $aporan +udang #entuk $aporan Penerimaan #arang, dapat dilihat di ba0ah ini 1 : BPPBG M*"+/a3' /$a")')a( 0a%a"+ #a.a BPPBG BPPBG 2 3 N Ka%)$ +$.a"+ B*%(a!aa" .*"+a" #*"8*%a2a" 0a%a"+ PT B*%T'+' JL ,elati %o!- %omor : Yogyakarta Tgl : LAPORAN PENERIMAAN BARANG Tela& diterima .arang/.arang #e$erti ter#e.ut di .awa& ini : %o Jeni# Barang 2uantita# 2eterangan
Yang menerima 0 1 KAR)& G&DANG %o 2)(E :3*('%3 : %',' B'+'%3 : L)2'S4 : SPES4542'S4 : ,4%4,*,,'2S4,*,S'T*'% DI)ERIMA DIPAKAI SISA T3L %o B*2T4 2*'%T4T'S T3L %o B*2T4 2*'%T4T'S 2*'%T4T'S 2ETE+'%3'% PT Ekonomi Jln 'ngka#a -; Yogyakarta LAPORAN PENGIRIMAN BARANG %omor LPB !-<;4 Tanggal %o Surat )rder Pem.elian Tanggal S)P 2e$ada Yt& : (ikirim 2e : %o *rut %ama Barang S$e#i8ika#i Barang Satuan 2uantita# Surat )rder Pengiriman Saudara Bagian Pengiriman %omor Tanggal BAB III E V A L U A SI )ontoh /oal %1 Pesanan penjualan1 #erikut ini adalah pesanan barang dari PT. :8+-(7( antara lain1 N- Na!a Ba%a"+ K$a")')a( Ha%+a P*% U"') J$!a2 * Kertas &) 20 42.000 2.220.000 2 Disket PhoniB 7D %0 *2.000 %=2.000 % Kertas Kontinues 22 C0.000 2.220.000 Diminta1 *. Dari data tersebut diatas masukan dalam order penjualan dan laporan pengiriman barang. 2. Distribusikan sesuai dengan alurnyaA 9a0aban1 *5. 3rder Penjualan *2%42 PT. #6:( )6T-( 9ln. Papandayan :o. %*0 /emarang ? 9ateng Dijual Kepada1 Dikirim Ke1 PT.:8+-(7( PT.:8+-(7( 9l. (mpera #arat no. = 9l. (mpera #arat :o. = Tasikmalaya ? 9abar Tasikmalaya ? 9abar Ta"++a N-1 O%.*% P*a"++a P*)$+a( P*"3$aa" I"()%$/(' P*"+'%'!a" 2@6-09 ;6<= A"' A"+/$)a" Da%a) K$a")')a( .'#*(a" K$a")')a( .'/'%'! K$a")')a( Ba&/ -%.*% K-.* 0a%a"+ Na!a 0a%a"+ Ha%+a P*% $"') T-)a 2a%+a 20 boB 20 boB =**2 Kertas &) 42.000 2.220.000 %0 boB %0 boB 2 boB D22* Disket PhoniB *2.000 %=2.000 22 boB 22 boB =*D* Kertas Kontinues C0.000 2.220.000 Terima kasih PT1BINA 4ITRA 9ln. Papandayan :o. %*0 /emarang ? 9ateng LAPORAN PENGIRIMAN BARANG N-!-% :26;9 Ta"++a N-1 S$%a) -%.*% #*"3$aa" Ta"++a SOP $P# Kepada ?)21 PT1NUGRAHA 9l. (mpera #arat :o. = Tasikmalaya ? 9abar Dikirim1 K* : PT1NUGRAHA 9l. (mpera #arat :o. = Tasikmalaya 9abar N-1 U%$) Na!a Ba%a"+ S#*('#'/a(' Sa)$a" K$a")')a( * Kertas &) Putih, (4, D0 gram 42.000 20 boB 2 Disket PhoniB 7D *2.000 %0 boB % Kertas Kontinues (4, =0 gram C0.000 22 boB /urat 3rder Pengiriman /audara #agian Pengiriman :omor 1 Tanggal 1 2. #agian gudang menerima order penjualan rangkap %, lalu didistribusikan sebagai berikut1 o $embar * 1 dikirimkan ke bagian akuntansi dan di.atat dalam kartu gudang o $ember 2 1 dikirimkan ke bagian pengiriman bersamaan dengan penyerahan barangnya o $embar % 1 dijadikan arsip permanen dibagian gudang menurut nomor. /oal 1 PT. !,$(T6 yang beralamat 9l. /ultan (gung :o. % /emarang yang bergerak dalam bidang usaha mebel, menjual barangbarang kepada T3K3 !(K!8- 9l. /udirman :o. =0 9akarta. #arangbarang dikirim ke gudang yang beralamatkan di 9ln. /udirman :o. =2 9akarta. Pada tanggal * 9uni2002 dengan order pelanggan :o. *2%42*. (dapun barang barang yang dipesan sebagai berikut1 N-1 K-.* Ba%a"+ Na!a Ba%a"+ K$a")')a( Ha%+a P*% $"') J$!a2 * /D 2 /o"a Doble 2 set %.000.000 *2.000.000 2 $T 2 $emari 2 pintu = unit 2.200.000 *=.200.000 % KT 4 Kursi Tamu 2 set 2.000.000 4.000.000 4 TT 2 Tempat Tidur 2 unit *.'00.000 D.000.000 2 !! ' !eja !akan 2 set *.D00.000 C.000.000 9umlah 2%.200.000 Pada tanggal *0 9uni, dikembalikan kepada PT. !,$(T6 di /emarang 2 lemari 2 Pintu dengan harga E -p. 2.200.000,00 Dari data diatas diminta1 *. !asukan data tersebut kedalam "ormulir penjualan 2. #uat data laporan pengiriman barang %. Dari "ormulir tersebut, gambarkan bagan alur dan penjelasan tentang alur dengan gudang. Kun.i 9a0aban1 ORDER PENJUALAN PT1 MELATI 9l. /ultan (gung :o. % /,!(-(:+ Dijual Kepada Dikirimkan keF Toko !akmur Toko !akmur 9l. /udirman :o. =0 9l. /udirman :o. =2 9akarta 9akarta Ta"++a N-1 O%.*% P*)$+a( P*"3$aa" I"()%$/(' P*"+'%'!a" P*a"++a" :2392: K$a")')a( D'#*(a" K$a")')a( D'/'%'! K$a")')a( Ba&/ O%.*% K-.* Ba%a"+ Na!a Ba%a"+ Ha%+a P*% U"') T-)a Ha%+a 2 set 2 set /D 2 /o"a Doble %.000.000 *2.000.000 = unit = unit 2 unit $T 2 $emari 2 pintu 2.200.000 *=.200.000 2 set 2 set KT 4 Kursi Tamu 2.000.000 4.000.000 2 unit 2 unit TT 2 Tempat Tidur *.'00.000 D.000.000 2 set 2 set !! ' !eja !akan *.D00.000 C.000.000 Terima Kasih PT1MELATI 9ln. /ultan (gung :o. % /emarang ? 9ateng LAPORAN PENGIRIMAN BARANG N-!-% :26;9 Ta"++a N-1 S$%a) -%.*% #*"3$aa" Ta"++a SOP $P# Kepada ?)21 TOKO MAKMUR 9l. /udirman :o. =0 9akarta Dikirim1 K* : TOKO MAKMUR 9l. /udirman :o. =2 9akarta N-1 U%$) Na!a Ba%a"+ S#*('#'/a(' Sa)$a" K$a")')a( * /o"a Doble /D 2 /et 2 2 $emari 2 pintu $T 2 8nit = % Kursi Tamu KT 4 /et 2 4 Tempat Tidur TT 2 8nit 2 2 !eja !akan !! ' /et 2 /urat 3rder Pengiriman /audara #agian Pengiriman :omor 1 Tanggal 1 %. +ambar (lur #agian +udang 2. #agian gudang menerima order penjualan rangkap %, lalu didistribusikan sebagai berikut1 o $embar * 1 dikirimkan ke bagian akuntansi dan di.atat dalam kartu gudang BPPBG M*"+/a3' /$a")')a( 0a%a"+ #a.a BPPBG BPPBG 2 3 N Ka%)$ +$.a"+ B*%(a!aa" .*"+a" #*"8*%a2a" 0a%a"+ o $ember 2 1 dikirimkan ke bagian pengiriman bersamaan dengan penyerahan barangnya o $embar % 1 dijadikan arsip permanen dibagian gudang menurut nomor. B A B IV P E N U T U P /etelah peserta diklat mempelajari modul ini diharapkan dapat men.apai tujuan akhir dari materi Pengelolaan (dministrasi +udang yang telah diuraikan pada modul ini. Peserta diklat diharapkan kompeten dalam Pengelolaan (dministrasi +udang sehingga bagi sis0a yang dinyatakan kompeten akan memperoleh serti"ikasi kompetensi dari pihak penguji dan dapat melanjutkan modul berikutnya atau sub kompetensi selanjutnya. Tiem Penyusun D A F T A R P U S T A K A *. Proyek Pengembangan Pendidikan (kuntansi Depdikbud, /istem (kuntansi, *CC0/*CC*. 2. !odul (kuntansi, 2002. %. Krismiadji, /istem 6n"ormasi (kuntansi.