KODE : AK-DG-003A;AK-MN-003

PESERTA DIKLAT AKUNTANSI

ANGKATAN IV 2006

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

LEMBAGA PENJAMIN MUTU PENDIDIKAN (LPMP)
BANDAR LAMPUNG
 KATA PENGANTAR

Tantangan kebutuhan dunia kerja pada era glibalisasi saat ini menuntut dunia
pendidikan agar relevansi antara dunia pendidikan dengan dunia kerja kerja yang
menuntut pada kompetensi peserta diklat sehingga mampu untuk mempraktekannya
didunia kerja/ lapangan kerja.

Kurikulum 2017 menuntut agar mahasiswa dan mahasiswi berkompeten untuk

melaksanakan pembelajaran sesuai dengan tuntutan dunia kerja yang terdapat dalam
kurikulum berbasis kompetensi.

Pada modul ini mahasiswa dan mahasiswi diharapkan mampu memahami dan
trampil dalam masalah pengelolaan administrai gudang yang sering dijumpai dilapangan
kerja pada rumah sakit maupun laboratorium klinik.

Dalam penulisan modul ini, masih banyak kekuarangannya maka sangat

diharapakan kritikan untuk menuju kesempurnaan modul ini dari rekan-rekan guru.

Muda-mudahan modul ini dapat bermanfaat bagi mahasiswa dan mahasiswi

maupaun rekan-rekan guru.

Babelan , Agustus 2017

Tim penyusun
 DAFTAR ISI

Halaman Sampul
Halaman Francis
Kata Pengantar
Daftar Isi
Glosarium
Peta Kedudukan Modul

Bab I. Pendahuluan
A. Deskripsi
B. Prasyarat
C. Petunjuk Penggunaan Modul
1. Penjelasan Bagi Peserta Diklat
2. Peran Guru

D. Tujuan
E. Kompetensi
F. Cek Kemapuan

Bab II. Pemelajaran

A. Rencana Belajar Siswa
B. Kegiatan Belajar :
1. Kegiatan Belajar 1
2. Kegiatan Belajar 2
3. Kegiatan Belajar 3
4. Kegiatan Belajar 4
5. Kegiatan Belajar 5

Bab III. Contoh Soal, Evaluasi, Kunci Jawaban

Bab IV . Penutup dan Daftar Pustaka
 BA B I

PEN DAH ULUAN

A. Diskripsi.

Modul Pengelolaan Administrasi Gudang berhubungan dengan Pemelajaran

tentang Pengadministrasian Proses Penerimaan Barang, Mengadministrasi Penyimpanan
Barang, Menyiapka dan Mengirimkan dokumen pengiriman barang, Melakukan
pemeriksaan atas barang yang datang, Membuat laporan gudang.

Diharapkan setelah menyelesaikan Modul ini, peserta diklat mampu Mengelola

Administrasi Gudang.

Modul ini berkaitan dengan modul berikutnya yaitu Mengelola Kartu Persediaan
Barang.

B. Prasyarat.

Agar dapat dicapai tujuan akhir di atas, maka peserta diklat hendaknya sudah
menguasai :
1. Modul Pengelolaan Administrasi Gudang.
2. Standard Operating Prosedur (SOP) untuk Pengelolaan Administrasi Gudang.
3. Pengoperasian peralatan manual.
4. Etika komunikasi secara lisan dan tertulis dalam bahasa Indonesia dan Inggris.

C. Petunjuk Penggunaan Modul.

1. Langkah-langkah belajar yang ditempuh :

a. Bacalah dengan cermat rumusan tujuan akhir dari kegiatan belajar ini
 yang memuat kinerja yang diharapkan, criteria keberhasilan dan kondisi yang
diberikan dalam rangka membentuk kompetensi yang akan dicapai melalui
modul ini.
b. Bacalah dengan cermat dan pahami dengan baik daftar pertanyaan pada cek
kemampuan sebagai pengukur kompetensi yang harus dikuasai dalam modul
ini. Lakukan ini pada awal dan akhir mempelajari modul meyakinkan
penguasaan kompetensi sebagai pencapaian hasil belajar siswa.
c. Diskusikan dengan sesame peserta diklat apa yang telah anda cermati untuk
mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang
ingin dicapai dalam modul. Bila masih ragu, maka tanyakan pada guru sampai
paham.
d. Bacalah dengan cermat peta kedudukan modul, prasyarat dan pengertian dari
istilah-istilah sulit dan penting dalam modul.
e. Bacalah dengan cermat materi setiap setiap kegiatan belajar, rencanakan kegiatan
belajar, kerjakan tugasnya dan jawablah pertanyaan tes. Kemudian cocokkanlah
dengan kunci jawaban. Lakukan kegiatan ini sampai siswa tuntas menguasai
hasil belajar yang diharapkan.
f. Bila dalam proses memahami materi anda mendapatkan kesulitan, maka
diskusikan dengan teman-teman atau konsultasikan dengan guru.
g. Setelah siswa menuntaskan semua kegiatan belajar dalam modul selanjutnya
pelajari modul berikutnya sesuai yang tertuang pada peta kedudukan modul
untuk program keahlian Akuntansi.
h. Anda tidak dibenarkan melanjutkan kegiatan belajar berikutnya bila belum
menguasai secara tuntas materi kegiatan belajar sebelumnya.
i. Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas dipelajari
maka ajukan uji kompetensi dan sertifikasi.

2. Perlengkapan yang harus dipersiapkan :

a. Alat tulis terdiri dari : kertas, pinsil, ballpoint, penghapus dan penggaris.
b. Alat hitung : Kalkulator manual.
c. Format laporan.
 3. Hasil Pelatihan :
a Dapat mengisi formulir laporan penerimaan barang secara lengkap dan
benar.
b. Dapat mengisi Kartu Gudang dengan lengkap dan benar.
c. Dapat membuat laporan pengiriman barang dengan benar.
4. Peran Guru dalam Proses Pemelajaran.
a. Membantu peserta diklat dalam merencanakan proses belajar.
b. Membimbing peserta diklat melalui tugas-tugas pelatihan yang dijelaskan dalam
tahap belajar.
c. Membantu peserta diklat dalam memahami konsep dan praktik baru dan
menjawab pertanyaan peserta didik mengenai proses belajar siswa.
d. Membantu peserta diklat untuk menentukan dan mengakses sumber tambahan
lain yang diperlukan untuk belajar.
e. Mengorganisasikan kegiatan belajar kelompok jika diperlukan.
f. Merencanakan seorang ahli dari tempat kerja untuk membantu jika diperlukan.
g. Melaksanakan penilaian.
h. Menjelaskan kepada peserta diklat mengenai bagian yang diperlukan untuk
dibenahi dan merundingkan rencana pemelajaran selanjutnya.
i. Mencatat pencapaian kemajuan peserta diklat.

D. Tujuan Akhir.

Peserta diklat mampu melaksanakan Pengelolaan Administrasi Gudang sesuai

dengan Standard Operating Prosedur (SOP) . Pengolahan Administrasi Gudang yang
telah ditetapkan oleh perusahaan. Kemampuan tersebut dapat dilihat dari :
a. Dapat memproses laporan peneriaan barang.
b. Mendadministrasi penyimpanan barang.
c. Memproses laporan pengiriman barang.
d. Menentukan jumlah barang sesuai spesifikasi.
e. Membuat laporan gudang.
 PETA KEDUDUKAN MODUL

A.1 A.2 A.3

B.1

B.2
I
C.1

C.2

C.3

D.2 D.1 D.7 D.9 D.11 D.13 D.14

D.3 D.4 D.8 D.10 D.12

II
D.5

D.6

D.15 D.18

D.16
III
D.17

E.1
 BAB II
PEMELAJARAN

A. Rencana Administrasi Gudang

Kompetensi :
Pengelolaan Andiministrasi Gudang

Sub. Kompetensi :
- Mengadministrasi Proses Penerimaan Barang
- Mengadministrasi Penyimpanan Barang
- Menyiapakan dan Mengirimkan Dokumen Pengiriman Barang
- Melakukan Pemeriksaan atas Barang yang Datang
- Membuat Laporan Gudang

Tempat Alasan
Jenis Kegiatan Tanggal Waktu Ttd Guru
Pencapian Perubahan
1. Mengadministrasi Proses
Penereiman Barang
2. Mengadministrasi
Penyimpanan Barang
3. Menyiapkan dan
Mengirimkan Dokumen
Pengiriman Barang
4. Melakuakn Pemerikasaan
atas Barang yg datang
5. Membuat laporan Barang
 KEGIATAN BELAJAR 1
MENGADMINISTRASI PROSES PENERIMAAN BARANG

A. Tujuan Kegiatan Pemelajaran

Peserta Diklat mampu :
1. Menguraikan prosedur penerimaan barang
2. Memproses laporan penerimaan barang

B. Uraian Materi

Aktivitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menerima dan

menyimpan barang yang dipesan. Departemen penerima barang bertanggung
jawab untuk menerima barang yang dikirim oleh pemasok. Setelah barang
diterima kemudian dilaporkan ke manager bagian gudang, informasi tentang
penerimaan barang yang dipesan harus dikomunikasikan ke fungsi pengawas
persediaan, untuk memperbarui catatan persediaan.
Tujuan diselenggarakan prosedur ini adalah :
- Untuk menjamin bahwa semua penerimaan yang dibeli telah diotorisasi.
- Untuk mencatat transaksi penerimaan dalam catatan akuntansi.

Dokumen dan Prosedur

Dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan barang pada
siklus pengeluaran adalah laporan penerimaan barang (receiving report ).
Laporan penerimaan barang adalah sebuah dokumen yang berisi informasi
tentang rincian barang yang diterima, yang mencakup tanggal diterima, nama
pengirim, nama pemasok dan nomor order pembelian.
 Contoh laporan penerimaan barang sebagai berikut :

PT Eliona Sari
JL Sawa CT 8/94
Yogyakarta

LAPORAN PENERIMAAN BARANG

Barang diterima melalui : .tgl..19..

Jika melalui truk kita, tulis nama pengemudi :
Nama perusahaan pengirim :
Alamat :

No Segel dan No Surat No Surat

No Mobil
Kondisi Segel Order Pembelian Order Pengiriman
Jml Penjelasan lengkap
Macam Tanda pada Kondisi pada
Bungkus/ Ukuran ttg barang merk,mutu Kuantitas
Pembungkus pembungkus saat diterima
Biji dsb

Diperiksa Oleh : Diterima Oleh :

Gambar. Laporan Penerimaan Barang

Bentuk Laporan Penerimaan Barang, dapat dilihat di bawah ini :

PT BUNTARA
JL Melati No.12 Nomor :
Yogyakarta Tgl :

LAPORAN PENERIMAAN BARANG

Telah diterima barang-barang seperti tersebut di bawah ini :

No Jenis Barang Kuantitas Keterangan

Yang menerima

( )

Gambar. Laporan Penerimaan Barang

Departemen Pengolah Data.

Setelah menerima input data penerimaan barang, departemen ini menjalankan

program update file dan pencetakan laporan penerimaan barang, dengan
menggunakan file induk pemasok, file induk persediaan dan file order pembelian.
Pada tahap ini, komputer akan membandingkan data input dengan data pada file order
pembelian. Jika ada perbedaan, maka perbedaan ini akan segera ditayangkan dilayar
monitor agar segera bisa dikoreksi.
Selanjutnya program komputer akan memperbaiki field kuantitas barang dipesan dan
field kuantitas tersedia dalam file induk persediaan, mencatat tanggal penerimaan
barang dalam file induk persediaan dan mencatat kuantitas diterima dalam file order
pembelian.
 Keluaran dari proses ini adalah penerimaan barang sebanyak dua lembar dan
diserahkan ke departemen penerimaan barang.
Setelah menerima laporan penerimaan barang, departemen penerimaan barang
mendistribusikan laporan tersebut sebagai berikut :
- Lembar ke 1 bersama-sama dengan barangnya diserahkan ke bagian gudang.
- Lembar k 2 bersama-sama dengan order pembelian dan slip pengepakan
diarsipkan urut dokumen.

C. Rangkuman.
Laporan penerimaan barang adalah sebuah dokumen yang berisi informasi
tentang rincian barang yang diterima, yang mencakup tanggal diterima, nama
pengirim, nama pemasok dan nomor order pembelian.
Prosedur Penerimaan Barang.
Departemen penerimaan barang menerima barang bersama-sama dengan slip
pengepakan, selanjutnya mencocokkan barang yang diterima dengan arsip order
pembelia, memeriksa kondisi fisik barang, menghitung kuantitas dan mengentry data
penerimaan kekomputer

D. Tugas 1
1. Lakukan observasi kesalah satu perusahaan untuk mengindentifikasi apakah
perusahaan tersebut mempunyai laporan penerimaan barang
2. Dapatkan bukti yang terkait.
3. Apabila terdapat perbedaan dalam proses pencatatan, diskusikan dengan teman
4. Konfirmasikan hasil diskusi tersebut dengan guru.

E. Tes formatif 1.
1. Jelaskan pengertian laporan penerimaan barang.
2. Jelaskan prosedur penerimaan barang.

KEGIATAN BELAJAR 2

MENGADMINISTRASI PENYIMPANAN BARANG

A. Tujuan Kegiatan Pemelajaran
Peserta diklat mampu :
1. Menghitung saldo barang.
2. Mengelompokkan barang.
3. Mengadministrasi penyimpanan barang.

B. Uraian Materi.

Setelah menerima laporan penerimaan barang bersama-sama barangnya dari

departemen penerimaan barang, gudang akan memeriksa dan menghitung barang,
kemudian menandatangani laporan penerimaan barang dan meneruskan laporan
tersebut ke bagian utang.
Dalam kegiatan penerimaan barang ada 3 kemungkinan yang dihadapi :
1. Menerima barang dalam jumlah berbeda dengan jumlah yang dipesan.
2. Menerima barang yang rusak.
3. Menerima barang dengan kuantitas rendah.
Dalam ketiga kasus tersebut departemen pembelian harus menyelesaikannya
dengan pemasok yang bersangkutan.
Biasanya pemasok akan memberikan kesempatan kepada pembeli untuk mengoreksi
faktur pembelian terhadap barang-barang yang tidak sesuai dengan pesanan.
Peluang Penggunaan Teknologi Informasi.
Penghitungan dan pencatatan barang yang diterima dari pemasok ke dalam
kartu gudang merupakan tugas yang cukup menyita tenaga dan waktu (labor
intensive).
Salah satu cara untuk memperbaiki efesiensi proses ini adalah meminta pemasok
untuk mencantumkan kode bar untuk seluruh produknya. Penggunaan kode bar akan
memungkinkan petugas penerima barang untuk membaca cepat nomor (kode), nama
dan kuantitas barang yang diterima sehingga akan mengurangi kesalahan data.

Penerimaan dan Penyimpanan.

 Tujuan utama diselenggarakan fungsi penerimaan dan penyimpanan barang
adalah untuk memverifikasi barang yang diterima dari pemasok dan melindungi
barang tersebut dari kehilangan atau pencurian.
Berikut ini ancaman-ancaman dan prosedur pengendalian yang berhubungan dengan
penerimaan dan penyimpanan barang.
- Penerima barang yang tidak dipesan.
Penerimaan kiriman barang yang tidak dipesan menyebabkan perusahaan harus
mengeluarkan biaya yang berkaitan dengan penyimpanan dan pengembalian barang
ke pemasok.
- Kesalahan dalam penghitungan barang yang diterima.
Perhitungan barang yang diterima secara akurat merupakan faktor penting dalam
menyelenggaan catatan persediaan perpetual yang akurat.
- Pencurian Barang.
Kehilangan dapat diatasi dengan menerapkan prosedur-prosedur pengendalian
sebagai berikut :
a. Barang harus disimpan dalam lokasi yang aman dan akses ke lokasi tersebut
dibatasi.
b. Seluruh transfer barang antar bagian dalam perusahaan harus didokumentasikan.
Contoh : Departemen penerimaan barang dan departemen penyimpanan harus
mengetahui adanya transfer barang dari lokasi penerimaan ke gudang.
Dibawah ini adalah contoh kartu gudang :

KARTU GUDANG
No KODE :..GUDANG :

NAMA BARANG : . LOKASI : .

SPESIFIKASI : .MINIMUM..MAKSIMUM..SATUAN

DITERIMA DIPAKAI SISA

No No
TGL KUANTITAS TGL KUANTITAS KUANTITAS KETERANGAN
BUKTI BUKTI

C. Rangkuman.
Setiap barang yang diterima dari departemen penerimaan barang, barang
tersebut harus dihitung dan diperiksa kembali, apakah barang yang diterima sudah
sesuai dengan laporan penerimaan barang dan mencatat ke dalam kartu gudang,
kemudian barang disimpan digudang berdasarkan nama, jenis dan spesifikasi barang.
Demikian juga untuk barang yang dikembalikan kepada pemasok dan barang yang
akan dijual mutasinya harus dicatat dalam kartu gudang.

D.Tugas 2
1. Lakukan observasi kesalah satu perusahaan untuk mengindentifikasi apakah
perusahaan tersebut mempunyai kartu gudang.
2. Dapatkanmbukti yang terkait.
3. Apabila terdapat perbedaan dalam proses pencatatn, diskusikandengan teman-
teman.
4. Konfirmasikan hasil diskusi dengan guru.

E. Tes Formatif 2.
Jelaskan prosedur penyimpanan barang

KEGIATAN BELAJAR 3
MENYIAPKAN DAN MENGIRIM
 DOKUMEN PENGIRIMAN BARANG

A. tujuan kegiatan belajar

Peserta diklat mampu :
1. Menyiapkan dokumen dan menguraikan prosedur pengiriman barang.
2. Melengkapi dokumen pengiriman barang.
3. Melakukan prosas laporan pengiriman barang

.
B. Uraian Materi
Pada tahap kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi order dan
mengirimkan barang. Bagian gudang bertanggung jawab intuk memenuhi order
pelamggan dengan mengeluarkan barang dari gudang sesuai dengan intruksi yang
tercantum dalam tiket pengambilan barang (picking ticket).
Netoda pengiriman yang digunakan ,departemen pengiriman membutuhkan
informasi yang akurat tentang jenis barang apa yang akan dikirim dan kemana
barang tersebut akan dikirimkan. Informasi ini disampaikan melaui dokumen
yang diterima dari departemen order penjuala dan gudang. Adapun arus dokumen
pada aktifitas pengiriman dapat dilihat pada gambar sebagai berikut :

1
 BPPBG

Mengkaji kuantitas
barang pada
BPPBG

Kartu
BPPBG gudang

3 Bersamaan dengan
penyerahan barang

Keterangan:
1. Bagian gudang menerima 3 lembar bukti permintaan dan pengeluaran barang
(BPPBG)
 2. Proses pengkajian dan mengisikan kuantitas barang sesuai dengan BPPBG
3. Lembar 1 bersambung kebagian akuntansi dan dicatat pada kartu gudang.
Lembar 2 dikirimkan kebagian pengiriman barang bersamaan dengan barang
pesanan
Lembar 3 dijadikan arsip permanen berdasarkan urutan nonor.
Dalam menyiapkan dan mengirimkan dokumen pengiriman barang prosedurnya
sbb:
1. Departemen ini mula-mula menerima tembusan order penjualan, kemudian
diarsipkan urut nomor. Selanjutnya departemen ini menerima tiket pengambilan
barang bersamaan dengan barangnya dari gudang .
2. Departemen inim akan menghitung barang dan membandingkan hasil perhitungan
fisik dengan kuantitas yang tertulis dalam tiket pengambilan barang dan kuantitas
yang ditujukkan pada slip pengepakan yang telah diterima sebelumnya.
3. Petugas pengiriman menghitung barang yang diterima dari gudang, data tentang
nomor order penjualan, kode barang, dan kuantitas barang dimasukkan kedalam
komputer dengan menggunakan terminal on line. Pada tahap ini juga dilakukan
pengecekan edit sebagaimana pada aktivitas input data sebelumnya, untuk
menjamin bahwa data pengiriman valid, akurat dan lengkap.
4. Departemen pengolahan data. Setelah komputer menerima input data
p[engiriman, baru menjalankan program edit dat dan pencetakan dokumen
pengiriman, dengan menggunakan file induk persediaan dan rile pengiriman.
Prasedur ini akan memutakhirkan rile kuantitas dalam file induk persediaan.
Keluaran dari prosese ini adalah surat meat dan seluruhnya diserahkan
kedepartemen pengiriman. Surat muat adalah dokumen yang berisi kontrak resmi
yang menetapkan tanggung jawab terhadapa barang yang ada dalam proses
pengiriman. Dokumen ini mengidentirikasi perusahaan pengangkut, sumber,
tujuan dan berbagai instruksi pengiriaman dan menunjukkan pada siapa (pemasok
atau pelanggan) yang harus membayar biaya pengiriman.
5. Departemen pengiriman. Setelah menerima surat muat, bagian pengiriman akan
mendistribusikannya sbb:
 a. Lembar ke-1 diteruskan kebagian penagihan untuk memberitahu bagian
penagihan agar mulai menyiapkan faktur penjualan.
b. Lembar ke-2 diserahkan ke perusahaan pengiriman
c. Lembar ke-3 beserta barang dan slip[ pengepakan dikirimkan ke pembeli
d. Lembar ke-4 bersama dengan tiket pengambilan barang, diarsipkan urut
nomor untuk memantau pengiriman barang.

Apabila pesanan pelanggan dapat dipenuhi, seluruhnya ataupun sebagian, bagian

pengelolaan data mencatat dua jenis dokumen yakni : kesanggupan memenuhi pesanan
dan order penjualan.
Dokumen kesanggupan memenuhi pesanan adalah semacam pemberitahuan
kepada pelanggan bahwa perusahaan bisa memenuhi pesanan bersangkutan sesuai
dengan kondisi yang ada. Dokumen ini mberfungsi sebagai bukti komitmen perusahaan
untuk memenuhi pesanan pelanggan dengan kondisi seperti tercantum didalam dokumen
tersebut.
Order penjualan adalah dokumen untuk memberikan perintah kepada gudang dan
bagian pengiriman untuk mengeluarkan barang yang dipesan pelanggan dari gudang ke
bagian pengiriman untuk dikesas dan akhirnya dikirimkan ke pelanggan. Order penjualan
merupakan dasar bagi otorisasi gudang untuk mengeluarkan barang, dengan kata lain
tanpa didukung oleh order penjualan, bagian gudang tidak boleh mengeluarkan barang
apapun dari dalam gudang.
Order penjualan dikirim ke bagian gudang dan bagian pengiriman melalui
terminal dan bagian pengiriman melalui terminal yang terdapat pada masing-masing unit
organisasi tersebut. Peoses pembuatan order penjualan dan penyerahannya ke bagian
gudang dan bagian pengiriman itu senantiasa dapat dipantau oleh bagian penjualan
melalui terminal yang tersedia. Bila terjadi kesalahan dalam pembuatan order penjualan
tersebut, bagian penjualan dapat melakukan koreksi-koreksi dengan jalan
memberitahukan kepada bagian pengelolaan data.
Order penjualan yang diterima oleh bagian gudang segera ditindak lanjuti oleh
para petugas gudang dengan jalan mengeluarkan barang yang dimaksud untukm
dikirmkan ke bagian pengiriman.
 Order penjualan dapat digunakan sebagai bukti pengalihan tanggungjawab
atas barang dari bagian gudang kebagian pengiriman. Prngalihan tanggungjawab itu
dijelaskan dengan tanda tangan kepala gudang pada order penjualan yang memuat
kuantitas barang yang diserahkan.
Dibawah ini adalah contoh formulir laporan pengiriman barang sbb:
PT Eliona Sari
JL Sawa CT 8/94
Yogyakarta

LAPORAN PENERIMAAN BARANG

Barang diterima melalui : .tgl..19..

Jika melalui truk kita, tulis nama pengemudi :
Nama perusahaan pengirim :
Alamat :

No Segel dan No Surat No Surat

No Mobil
Kondisi Segel Order Pembelian Order Pengiriman
Jml Bungkus/ Macam Penjelasan lengkap ttg Tanda pada Kondisi pada
Ukuran Kuantitas
Biji Pembungkus barang merk,mutu dsb pembungkus saat diterima

Diperiksa Oleh : Diterima Oleh :

C. Rangkuman

Prosedur dalam menyiapkan dan mengirimkan dokumen pengiriman barang sbb:

 Bgian gudang menerima tembusan order penjualan dan tiket pengambilan barang,
bagian gudang akan menghitung barang dan membandingkan hasil perhitungan
fisik dengan kuantitas yang tertulis dalam tiket pengambilan barang
Petugas pengiriman menghitung barang yang diterima dari gudang
Data masuk krbagian pengolahan data
Bagian pengiriman menerima surat muat dan mendistribusikannya

Pengolahan dat mencetak dua jenis dokumen yakni:

1. kesanggupan memenuhi pesanan adalah semacam pemberitahuan kepada
pelanggan bahwa perusahaan bisa memenuhi pesanan bersangkutan sesuai dengan
kondisi yang ada.
2. Order penjualan adalah dokumen untukmemberikan perintah kepada gudang dan
bagian pengiriman untuk mengeluarkan barang yang dipesan pelanggan dari
gudang ke bagian pengiriman untuk dikemas dan akhirnya dikirimkan ke
pelanggan.

Order penjualan yang dikirim ke bagian gudang ditindak lanjuti oleh para petugas gudang
dengan jalan mengeluarkan barang untuk dikirim ke bagian pengiriman.

D. Tugas

1. Lakukan observasi kesalah satu perusahaan untuk mengidentifikasi

apakah perusahaan tersebut mempunyai dokumen laporan pengiriman
barang.
2. Dapatkan bukti yang terkait.
3. Apabila terdapat perbedaan dalam proses pencatatan, diskusikan dengan
teman-teman.
4. Konfirmasikan hasil diskusi tersebut dengan fasilitator.
E. Tes Formatif 3

1. Buat bagan alur aktivitas pengiriman barang.

2. Jelaskan prosedur pengiriman barang.

KEGIATAN BELAJAR 4

MENGELOLA ADMINISTRASI GUDANG

MELAKUKAN PEMERIKSAAN ATAS BARANG YANG DATANG
A. Tujuan Kegiatan Pembelajaran.
Peserta diklat mampu :
1. Teliti dan cermat melakukan pemeriksaan atas barang yang datang.
2. Menguraikan prosedur pemeriksaan barang yang datang.
3. Menetukan jumlah barang yang sesuai spesifikasi.

B. Uraian Materi.
Untuk memperkuat sistem pengendalian persediaan, perusahaan pada
umumnya melakukan penghitungan fisik persediaan secara periodik. Tujuannya
adalah untuk mencocokkan jumlah fisik persediaan dengan catatan perpetual yang
diselenggarakan pada buku persediaan. Hasil penghitungan persediaan itu akan
menjadi bahan koreksi catatan pada buku persediaan, memisahkan unsur biaya dan
aktiva yang terkadang tercampur dalam nilai persediaan berikut dengan akun terkait,
dan penilaian efektifitas sistem pengendalian persediaan itu sendiri.
Pengendalian intern yang baik mensyaratkan agar penghitungan persediaan
dapat dilakukan minimal sekali setahun. Namun demikian hasil penghitungan
persediaan tidak dapat menggantikan angka yang tercatat di buku persediaan,
melainkan hanya sebagai pelengkap untuk mengecek kecermatan serta untuk
mengoreksi perbedaan yang ada. Perbedaan yang mungkin timbul antara hasil
penghitungan fisik persediaan dan catatan persediaan antara lain bisa disebabkan oleh
kerusakan, aus atau susut barang serta kesalahan dalam pencatatan.
Selain untuk mengoreksi kesalahan catatan persediaan, penghitungan
persediaan juga diperlukan karena dipersyaratkan dalam audit yang dilakukan auditor
independen. Dalam melakukan pemeriksaan, auditor independen atau wakilnya
sedapat mungkin ikut hadir dalam pemeriksaan fisik persediaan.
Frekuensi pernghitungan persediaan sangat tergantung pada jenis bisnis yang
dilakukan perusahaan, tingkat internal chek yang terjalin dalam perusahaan, serta
kebijakan manajemen mengenai frekuensi laporan yang dibuat. Penghitungan
persediaan bisa saja dilakukan tahunan, semesteran, triwulan, bulanan, dua mingguan
atau bahkan seminggu sekali. Penghitungan dengan frekuensi yang lebih tinggi bisa
dilakukan sebagian demi sebagian atau departemen demi departemen. Sedangkan
penghitungan untuk keseluruhan perusahaan dapat dilakukan dengan frekuensi yang
lebih rendah. Penghitungan fisik persediaan bisa saja dilakukan setiap hari yaitu
manakala barang persediaan yang dihitung itu bernilai sangat tinggi.
Karena penghitungan fisik persediaan pasti akan mengganggu jalannya kegiatan
operaional perusahaan, maka pelaksanaannyasebaiknya dilakukan ketika kegiatan
perusahaan dan jumlah persediaan tengah menurun. Jika perusahaan
menyelenggarakan sistem perpetual dengan baik, saat penghitungan persediaan tidak
perlu sama dengan tanggal penutupan buku. Pelaksaan pada akhir tahun memang
lebih baik, karena memperkecil kemungkinan terjadinya perbedaan antara catatan
persediaan dan fisik persediaan. Tetapi perlu pula diingat bahwa pada akhir tahun,
produksi biasanya tidak berjalan dan karyawan libur tahun baru, sehingga
penghitungan lebih awal dianggap lebih praktis. Dilain pihak, jika perusahaan tidak
menerapkan sistem perpetual melainkan menggunakan sistem periodik, maka
penghitungan persediaan dapat mungkin harus dilakukan pada akhir tahun buku.
Sebelum penghitungan dilakukan, perlu dilakukan beberapa persiapan
pendahuluan. Biasanya perusahaan membentuk semacam tim khusus yang benar-
benar menguasai tehnik penghitungan barang. Barang-barang yang akan dihitung
sebaiknya dipersiapkan dan disusun rapi dan lengkap sebelum dihitung. Sebagai alat
kontrol harus digunakan formulir penghitungan. (Lihat peraga 16.10) yang baik.
Bentuk formulir penghitungan persediaan itu harus dikoordinasikan dengan pihak
pencatatan harga sehingga penghitungan bisa dilaksanakan lebih efisien.
Formulir penghitungan bisa dibuat satu jenis saja yang dapat digunakan untuk
mencatat hasil penghitungann kuantitas maupun untuk mencatat harga. Namun
demikian formulir juga bisa dibuat beberapa jenis, yaitu untuk mencatat hasil
penghitungan fisik, untuk mencatat akumulasi informasi yang tercantum pada
formulir hasil penghitungan fisik, dan untuk mencatat harga dan ikhtisar total
persediaan.
Contoh : Formulir Penghitungan Fisik Persediaan.
Gambar 16.10
 Nomor : 1765
SELESAI DIHITUNG

Nomor : 1765
HASIL PERHITUNGAN KE DUA
No. Kode barang : ..
Uraian barang : ..
Lokasi : ..
Jml Barang kuantitas : ..
Satuan : ..
Dihitung Oleh : ..
Nomor : 1765

HASIL PERHITUNGAN PERTAMA

Jumlah Barang : Kuantitas : .
Satuan : .

Dihitung Oleh : ..

Penghitungan dilakukan oleh tim yang menghitung, menimbang, mengukur atau

mengestimasi jumlah berbagai kelompok persediaan di berbagai departemen, serta
mencatat hasilnya. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam proses penghitungan
antara lain adalah sebagai berikut :
1). Pemilihan anggota tim. Anggota tim terdiri dari petugas bukan pengelola
persediaan disertai dengan petugas pengelola persediaan. Yang penting adalah
bahwa anggota tim yang dipilih hendaknya benar-benar memahami tahapan
proses produksi perusahaan. Dengan demikian dia harus dapat mengantisipasi
berbagai peristiwa yang mungkin terjadi serta berbagai permasalahan yang
mungkin timbul dan mencari penyelesaian dengan baik.
2). Penyusunan prosedur penghitungan. Ketua tim yang biasanya adalah menejer
akuntansi tahu pimpinan satuan pengawas intern, harus membuat semacam
kerangka prosdur yang harus diikuti dalam proses perhitungan. Prosedur itu
harus dibuat tertulis dan di bagikan kepada anggota tim, dan diintruksikan agar
angota tim benar-benar memahami dan mengikuti langkah-langkah yang
terangkum dalam prosedur
3). Tugas penghitung. Perhitungan tidak boleh dilakukan oleh petugas pengelola
persediaan seluruhnya, melainkan harus dilakukan oleh dua pihak, dimana salah
satu pihak adalah petugas bukan pengelolaan persediaan. Perbedaan itu
diperlukan agar tercipta mekanisme saling uji antara kedua belah pihak.
4). Barang berkualitas rendah. Jika dalam perhitungan itu ditemukan barang-barang
yang berkualitas rendah atau rusak, hyendaknya barang-barang tersebut
dipisahkan dan dilaporkan secara terpisah pula untuk memperoleh keputusan
lebih lanjut oleh manajemen.
5). Pergerakan barang. Selama proses perhitungan setiap pergerakan barang baik
masuk maupun keluar lingkungan perhitungan dapat di ijinkan sepanjang
memang benar-benar diperlukan, dan pergerakan itu harus dicatat dalam suatu
formulir khusus. Jika selama proses perhitungan persediaan ternyata aktivitas
pabrik tidak dapat dihentikan, pergerakan barang harus benar-benar diawasi
sehingga kemungkinan terjadinya perhitungan dua kali atau luputnya barang
dari perhitungan didua lokasi dapat di hidarkan.
6). Penyusunan barang. Barang hendaknya ditumpuk dengan rapi sehingga
memudahkan perhitungan. Barang- barang titipan dan konsinyasi, barang rusak,
barang usang, serta barang lain yang tidak termasuk dalam persediaan harus
diberi tanda dengan jelas.
7). Tim penghitung persediaan dibagi menjadi dua kelompok masing masing
kelompok terdiri dari persediaan dan petugas bukan petugas persediaan. Untuk
memudahkan pencatatan hasil perhitungan dan memperkuat pengendaliaan
intern, perhitungan persediaan dilakukan dengan menggunakan alat bantu
formulir perhitungan yang disesuaikan dengan cara kerja tim. Peraga ( 16-10)
memberikan contoh mengenai formulir tersebut. Formulir itu dibagi menjadi
tiga bagian yaitu :
a. Bagian pertama atau bagian bawah formulir, memuat data hasil
perhitungan yang dilakukan kelompok pertama.
b. Bagian kedua, yaitu bagian tengah formulir, memuat data hasil perhitungan
kelompok kedua.
 c. Bagian ketiga yaitu bagian atas formulir, apabila perhitungan telah selesai
akan ditinggalkan pada barang dan akan berfungsi sebagi tanda bahwa
barang yang bersangkutan telah selesai dihitung, dan tertulis diatasnya kata-
kata SELESAI DIHITUNG.

C. rangkuman
Setelah melakukan PO ( Purchase Order ) dari gudang untuk memenuhi stock
digudang maka bagian gudang tinggal menunggu barang yang datang. Untuk
memperkuat sistem pengendalian persediaan, perusahaan pada umunya melakukan
perhitungan fisik persediaan secara periodik. Pengendalian intern yang baik
mensyaratkan agar perhitungan persediaan digudang dilakukan minimal sekali dalam
satu tahun. Selain itu perhitungan persediaan juga diperlukan karena dipersyaratkan
dalam audit yang dilakukan auditor independen. Formulir perhitungan fungsinya : 1.
mencatat hasil perhitnungan fisik. 2. mencatat akumulasi informasi.3. Mencatat harga
dan ikhtisar persediaan.

D. Tugas
1. Uraikan prosedur pemeriksaan barang yang datang ?
2. Masukan pada formulir atau blanko yang terkait di dalamnya !

E. Tes Formatif
1. Kapan persediaan yang ada digudang perlu diisi kembali ?
2. Apa fungsi formulir perhitungan fisik persediaan ?
3. Sebutkan frekwensi dalam perhitungan persediaan ?

KEGIATAN BELAJAR 5
PENGELOLAAN ADMINISTRASI GUDANG
 MEMUAT LAPORAN GUDANG
A. Tujuan Kegiatan Pemelajaran
1. Membuat laporan gudang dengan benar dan teliti
2. Menguraikan prosedur pengiriman barang
3. Menguraikan prosedur penerimaan barang
4. Meringkas data barang
5. Membuat laporan barang

B. Uraian Materi 5
Setelah kita membuat laporan gudang dengan baik dan teliti, menguraikan
prosedur pengiriman barang dan penerimaan barang serta meringkas barang, maka
langkah terakhir adalah membuat laporan gudang, seperti tercantum, dalam alur
bagan sbb:

Surat
Perintah pengiriman
Barang

Ditempel pada

Pembungkus
Barang Dimintakan tanda
tangan dari pembeli

Mengirim
Barang

Kartu
Keterangan : Gudang
 Setelah menerima order penjualan dibagian pesanan penjualan dengan rangkap 3,
maka bagian gudang akan mendistribusikan lembaran-lembaran tersebut pada :
1. Dokumen pertama surat perintah pengiriman barang sebagai dokumen untuk
mengirim barang dan dicatat dalam kartu gudang.
2. Dokumen kedua, dimintakan tanda tangan dari pembeli .
3. Dokumen ketiga ditempel pada pembungkus barang.

Contoh formulir kartu persediaan barang.

KARTU PERSEDIAAN
Nama Barang : ................
Kode Titik No No No
Spesifikasi Satuan EOQ Gudang Minimum Maksimum
Barang Pemesanan Lantai Lokasi Rekening

Pembelian Penerimaan Pemakaian Saldo

Ku
Jm
Hrg Ku Hrg

Kuantitas
Jml Sisa No
Jml An Jml Hrg Jml l
SOP
Tgl

Stn anti Stn

No

diter Pesan Tgl No. LPB Tgl BPP

dipean Ti Hrg Stn Hrg Hr
ima an BG
tass tas
g

Ket.:
Kartu / Formulir persediaan ini dipergunkan untuk mencaat kuantitas barang yan
masih ada di gudang

C. Tugas
1. Uraikan prosedur pembuatan Laporan Gudang
D. Tes Formatif
1. Gambarkan alur / bagan mengenai Laporan Gudang
 1

BPPBG

Mengkaji kuantitas
barang pada
BPPBG

Kartu gudang
BPPBG

3 Bersamaan dengan
penyerahan barang

Bentuk Laporan Penerimaan Barang, dapat dilihat di bawah ini :

2
PT BUNTARA
JL Melati No.12 Nomor :
Yogyakarta Tgl :
LAPORAN PENERIMAAN BARANG

Telah diterima barang-barang seperti tersebut di bawah ini :

No Jenis Barang Kuantitas Keterangan

Yang menerima

( )
 KARTU GUDANG

No KODE :..GUDANG :

NAMA BARANG : . LOKASI : .

SPESIFIKASI : .MINIMUM..MAKSIMUM..SATUAN

DITERIMA DIPAKAI SISA

No No
TGL KUANTITAS TGL KUANTITAS KUANTITAS KETERANGAN
BUKTI BUKTI
 PT Ekonomi
Jln Angkasa 25
Yogyakarta LAPORAN PENGIRIMAN BARANG
Nomor No Surat Order
LPB 12654 Tanggal Pembelian Tanggal SOP

Kepada
Yth :

Dikirim
Ke :.

No Spesifikasi
Nama Barang Satuan Kuantitas
Urut Barang

Surat Order Pengiriman Saudara Bagian Pengiriman

Nomor Tanggal

BAB III
E V A L U A SI
Contoh Soal 3:
Pesanan penjualan: Berikut ini adalah pesanan barang dari PT. NUGRAHA antara lain:

No Nama Barang Kuantitas Harga Per Unit Jumlah

1 Kertas FC 50 45.000 2.250.000
2 Disket Phonix HD 30 15.000 375.000
3 Kertas Kontinues 25 90.000 2.250.000
Diminta:
1. Dari data tersebut diatas masukan dalam order penjualan dan laporan pengiriman
barang.
2. Distribusikan sesuai dengan alurnya!

Jawaban:
1). Order Penjualan
12345
PT. BINA CITRA
Jln. Papandayan No. 310
Semarang Jateng

Dijual Kepada: Dikirim Ke:

PT.NUGRAHA PT.NUGRAHA
Jl. Ampera Barat no. 7 Jl. Ampera Barat No. 7
Tasikmalaya Jabar Tasikmalaya Jabar

Instruksi
Tanggal No. Order Pelangga Petugas Penjualan
Pengiriman
2/6-04 5678 Ani Angkutan Darat
Kuantitas Kuantitas Kuantitas Kode Nama Harga Total
dipesan dikirim Back order barang barang Per unit harga
50 box 50 box - 7115 Kertas FC 45.000 2.250.000
30 box 30 box 5 box 8221 Disket Phonix 15.000 375.000
25 box 25 box - 7181 Kertas 90.000 2.250.000
Kontinues

Terima kasih

PT.BINA CITRA
Jln. Papandayan No. 310
Semarang Jateng
LAPORAN PENGIRIMAN BARANG
 Nomor 12654 Tanggal No. Surat order penjualan Tanggal SOP
LPB

Kepada
Yth. PT.NUGRAHA
Jl. Ampera Barat No. 7
Tasikmalaya Jabar

Dikirim:
Ke : PT.NUGRAHA
Jl. Ampera Barat No. 7
Tasikmalaya - Jabar

No.
Nama Barang Spesipikasi Satuan Kuantitas
Urut
1 Kertas FC Putih, A4, 80 gram 45.000 50 box
2 Disket Phonix HD - 15.000 30 box
3 Kertas Kontinues A4, 70 gram 90.000 25 box

Surat Order Pengiriman Saudara Bagian Pengiriman

Nomor : Tanggal :

2. Bagian gudang menerima order penjualan rangkap 3, lalu didistribusikan sebagai

berikut:
o Lembar 1 : dikirimkan ke bagian akuntansi dan dicatat dalam kartu gudang
o Lember 2 : dikirimkan ke bagian pengiriman bersamaan dengan penyerahan
barangnya
o Lembar 3 : dijadikan arsip permanen dibagian gudang menurut nomor.

Soal :
PT. MELATI yang beralamat Jl. Sultan Agung No. 3 Semarang yang bergerak dalam
bidang usaha mebel, menjual barang-barang kepada TOKO MAKMUR Jl. Sudirman No.
70 Jakarta. Barang-barang dikirim ke gudang yang beralamatkan di Jln. Sudirman No. 75
Jakarta. Pada tanggal 1 Juni2005 dengan order pelanggan No. 123421. Adapun barang-
barang yang dipesan sebagai berikut:

Kode Harga Per

No. Nama Barang Kuantitas Jumlah
Barang unit
1 SD 2 Sofa Doble 5 set 3.000.000 15.000.000
2 LT 2 Lemari 2 pintu 7 unit 2.500.000 17.500.000
3 KT 4 Kursi Tamu 2 set 2.000.000 4.000.000
4 TT 2 Tempat Tidur 5 unit 1.600.000 8.000.000
5 MM 6 Meja Makan 5 set 1.800.000 9.000.000

Jumlah 53.500.000

Pada tanggal 10 Juni, dikembalikan kepada PT. MELATI di Semarang 2 lemari 2 Pintu
dengan harga @ Rp. 2.500.000,00

Dari data diatas diminta:

1. Masukan data tersebut kedalam formulir penjualan
2. Buat data laporan pengiriman barang
3. Dari formulir tersebut, gambarkan bagan alur dan penjelasan tentang alur dengan
gudang.

Kunci Jawaban:
ORDER PENJUALAN
PT. MELATI
Jl. Sultan Agung No. 3
 SEMARANG

Dijual Kepada Dikirimkan

ke;
Toko Makmur Toko Makmur
Jl. Sudirman No. 70 Jl. Sudirman
No. 75
Jakarta Jakarta

Tanggal No. Order Petugas Penjualan Instruksi Pengiriman

Pelanggan 123421

Kuantitas Kuantitas Kuantitas Kode Nama

Harga Per Unit Total Harga
Dipesan Dikirim Back Order Barang Barang
5 set 5 set - SD 2 Sofa Doble 3.000.000 15.000.000
7 unit 7 unit 2 unit LT 2 Lemari 2 2.500.000 17.500.000
pintu
2 set 2 set - KT 4 Kursi Tamu 2.000.000 4.000.000
5 unit 5 unit - TT 2 Tempat 1.600.000 8.000.000
Tidur
5 set 5 set - MM 6 Meja Makan 1.800.000 9.000.000

Terima Kasih

PT.MELATI
Jln. Sultan Agung No. 3
Semarang Jateng
LAPORAN PENGIRIMAN BARANG
 Nomor 12654 Tanggal No. Surat order penjualan Tanggal SOP
LPB

Kepada
Yth. TOKO MAKMUR
Jl. Sudirman No. 70
Jakarta

Dikirim:
Ke : TOKO MAKMUR
Jl. Sudirman No. 75
Jakarta

No.
Nama Barang Spesipikasi Satuan Kuantitas
Urut
1 Sofa Doble SD 2 Set 5
2 Lemari 2 pintu LT 2 Unit 7
3 Kursi Tamu KT 4 Set 2
4 Tempat Tidur TT 2 Unit 5
5 Meja Makan MM 6 Set 5

Surat Order Pengiriman Saudara Bagian Pengiriman

Nomor : Tanggal :

3. Gambar Alur Bagian Gudang

 BPPBG

Mengkaji kuantitas
barang pada
BPPBG

Kartu gudang
BPPBG

3 Bersamaan dengan
penyerahan barang

2. Bagian gudang menerima order penjualan rangkap 3, lalu didistribusikan sebagai

berikut:
o Lembar 1 : dikirimkan ke bagian akuntansi dan dicatat dalam kartu gudang
o Lember 2 : dikirimkan ke bagian pengiriman bersamaan dengan penyerahan
barangnya
o Lembar 3 : dijadikan arsip permanen dibagian gudang menurut nomor.

BAB IV

PE N UTU P
 Setelah peserta diklat mempelajari modul ini diharapkan dapat mencapai tujuan
akhir dari materi Pengelolaan Administrasi Gudang yang telah diuraikan pada modul ini.
Peserta diklat diharapkan kompeten dalam Pengelolaan Administrasi Gudang
sehingga bagi siswa yang dinyatakan kompeten akan memperoleh sertifikasi kompetensi
dari pihak penguji dan dapat melanjutkan modul berikutnya atau sub kompetensi
selanjutnya.

Tiem Penyusun

DAFTAR PU STAKA
1. Proyek Pengembangan Pendidikan Akuntansi Depdikbud, Sistem Akuntansi,
1990/1991.

2. Modul Akuntansi, 2005.

3. Krismiadji, Sistem Informasi Akuntansi.