MODUL

SISTEM DAN PROSEDUR PENGELUARAN KAS

TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM
Setelah mempelajari materi ini, peserta pelatihan akan memahami sistem dan
prosedur akuntansi pengeluaran kas, baik sistem akuntansi pengeluaran kas-
Pembebanan Langsung (LS) maupun sistem akuntansi pengeluaran kas-
Pembebanan Uang Persediaan (UP), Ganti Uang Persediaan (GU), dan Tambahan
Uang Persediaan (TU) serta mampu mengisi dokumen-dokumen pengeluaran kas.
TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS
Setelah mempelajari materi ini, peserta pelatihan akan dapat:
1. Menjelaskan sub sistem dari sistem dan prosedur pengeluaran kas
2. Menjelaskan Prosedur Akuntansi Pengeluaran kas pembebanan langsung
3. Menjelaskan Prosedur Akuntansi Pengeluaran kas Pembebanan Uang
Persediaan (UP), Ganti Uang Persediaan (GU), dan Tambahan Uang
Persediaan (TU).
4. Menjelaskan teknis pelaksanaan prosedur Akuntansi Pengeluaran kas
Pembebanan Langsung (LS).
5. Menjelaskan teknis pelaksanaan prosedur Akuntansi Pengeluaran kas
Pembebanan Uang Persediaan (UP), Ganti Uang Persediaan (GU), dan
Tambahan Uang Persediaan (TU).
WAKTU PEMBELAJARAN
Jangka waktu yang diperlukan untuk memberikan materi ini adalah 360 menit.
2
METODE PEMBELAJARAN
1. Paparan
2. Diskusi
3. Latihan Bersama (Diskusi Kelompok dan Kelas)
ALAT BANTU PEMBELAJARAN
1. LCD/Overhead Projector
2. White Board dan Spidol
3. Latihan Kasus
REFERENSI
1. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4286);
2. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 5, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4355);
3. Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan
Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004
Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4389);
4. Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan
dan Tanggung Jawab Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2004 Nomor 66, Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 4400);
5. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan
Pembangunan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004
Nomor 104, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4421);
6. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437) sebagaimana telah
diubah dengan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 2007 tentang Penetapan
Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 3 Tahun 2007
Tentang Perubahan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang
Pemerintahan Daerah menjadi Undang-Undang (Lembaran Negara
3
Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 108, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia nomor 4548);
7. Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan
Antara Pemerintah Pusat dan Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 126, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 4438);
8. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2007 tentang Standar Akuntansi
Pemerintahan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor
49, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4503);
9. Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 2007 tentang Perubahan Atas
Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2004 tentang Kedudukan
Protokoler dan Keuangan Pimpinan dan Anggota Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 94,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4540);
10. Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2007 tentang Pinjaman Daerah
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 136, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4574);
11. Peraturan Pemerintah Nomor 55 Tahun 2007 tentang Dana Perimbangan
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 137, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4575);
12. Peraturan Pemerintah Nomor 56 Tahun 2007 tentang Sistem Informasi
Keuangan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007
Nomor 138, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4576);
13. Peraturan Pemerintah Nomor 57 Tahun 2007 tentang Hibah (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 139, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 4577);
14. Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun 2007 tentang Pengelolaan
Keuangan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007
Nomor 140, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4578);
15. Peraturan Pemerintah Nomor 65 Tahun 2007 tentang Pedoman
Penyusunan dan penerapan Standar Pelayanan Minimal (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 150, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 4585);
16. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2006 tentang Pelaporan Keuangan
dan Kinerja Instansi Pemerintah (Lembaran Negara Republik Indonesia
4
Tahun 2006 Nomor 25, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 4614);
17. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2006 tentang Pelaporan Keuangan
dan Kinerja Instansi Pemerintah (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 2006);
18. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman
Pengelolaan Keuangan Daerah;
19. Surat Edaran Menteri Dalam Negeri Nomor SE.900/316/BAKD tentang
Pedoman Sistem dan Prosedur Penatausahaan dan Akuntansi, Pelaporan,
dan Pertanggungjawaban
5
SISTEM DAN PROSEDUR PENGELUARAN KAS
Sistem akuntansi pengeluaran
kas merupakan sistem yang
digunakan untuk mencatat
seluruh transaksi pengeluaran
kas, yang meliputi serangkaian
proses kegiatan menerima,
menyimpan, menyetor,
membayar, menyerahkan, dan
mempertanggungjawabkan
pengeluaran uang yang berada
dalam pengelolaan SKPKD
dan/atau SKPD.
A. PENDAHULUAN
Sistem akuntansi pengeluaran kas merupakan
sistem yang digunakan untuk mencatat seluruh
transaksi pengeluaran kas. Penatausahaan pengeluaran
kas merupakan serangkaian proses kegiatan
menerima, menyimpan, menyetor, membayar,
menyerahkan, dan mempertanggungjawabkan
pengeluaran uang yang berada dalam pengelolaan
SKPKD (Satuan Kerja Pengelolaan Keuangan Daerah)
dan/atau SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah).
Sistem dan Prosedur Akuntansi Pengeluaran kas
terdiri atas 4 sub sistem yaitu:
1. Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas-
Pembebanan Uang Persediaan (UP)
2. Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas-
Pembebanan Ganti Uang Persediaan (GU).
3. Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas-
Pembebanan Tambahan Uang Persediaan (TU).
4. Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas-
Pembebanan Langsung (LS).
Prosedur Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran
Kas, terdiri atas:
1. Penerbitan Surat Penyediaan Dana (SPD)
2. Pengajuan Surat Permintaan Pembayaran (SPP)
3. Penerbitan Surat Permintaan Membayar (SPM)
4. Penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana
(SP2D)
5. Penerbitan Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
6. Penerbitan Nota Permintaan Dana (NPD)
6
SPD adalah Surat Penyediaan
Dana, yang dibuat oleh BUD
dalam rangka manajemen kas
daerah.
SPD digunakan untuk
menyediakan dana bagi tiap-
tiap SKPD dalam waktu tertentu.
Informasi dalam SPD
menunjukkan secara jelas
alokasi tiap kegiatan.
SPD yang diterbitkan terdiri
atas 3 lembar
Pihak Terkait :
1.Kuasa BUD
2. PPKD
3. Pengguna Anggaran
B. SPD (SURAT PENYEDIAAN DANA)
SPD adalah Surat Penyediaan Dana, yang
dibuat oleh BUD (Bendahara Umum Daerah) dalam
rangka manajemen kas daerah.
SPD digunakan untuk menyediakan dana bagi
tiap-tiap SKPD dalam waktu tertentu. Informasi dalam
SPD menunjukkan secara jelas alokasi tiap kegiatan.
SPD yang diterbitkan terdiri atas 3 lembar, terdiri atas:
1. Lembar 1 diterima oleh Bendahara Pengeluaran
Pembantu-SKPD;
2. Lembar 2 diterima oleh Bendahara
Pengeluaran-SKPD;
3. Lembar 3 sebagai arsip PPKD selaku BUD.
Pihak Terkait
1. Kuasa BUD
Dalam kegiatan ini, kuasa BUD mempunyai tugas:
Menganalisa DPA-SKPD yang ada di database
Menganalisa anggaran kas pemerintah
khususnya data per SKPD
Menyiapkan draft SPD
Mendistribusikan SPD kepada para pengguna
anggaran
2. PPKD
Dalam kegiatan ini, PPKD mempunyai tugas:
Meneliti draft SPD yang diajukan kuasa BUD
Melakukan otorisasi SPD
C. SPP (SURAT PERMINTAAN
PEMBAYARAN)
Berdasarkan SPD atau dokumen lain atau yang
dipersamakan dengan SPD, bendahara pengeluaran
7
SPP-UP dipergunakan untuk
mengisi uang persediaan tiap-
tiap SKPD
SPP-GU dipergunakan untuk
mengganti uang persediaan
yang sudah terpakai dan
diajukan setelah uang
persediaan habis
SPP-TU dipergunakan hanya
untuk memintakan tambahan
uang, apabila pengeluaran yang
sedemikian rupa sehingga saldo
UP tidak akan cukup untuk
membiayainya
SPP-LS dipergunakan untuk
pembayaran langsung pada
pihak ketiga dengan jumlah
yang telah ditetapkan
mengajukan SPP (Surat Perintah Pembayaran) kepada
pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran melalui
Pejabat Penatausahaan Keuangan SKPD (PPK-SKPD).
SPP memiliki 4 jenis yang terdiri dari:
SPP Uang Persediaan (SPP-UP)
Dipergunakan untuk mengisi uang persediaan (UP)
tiap-tiap SKPD. Pengajuan SPP-UP hanya
dilakukan sekali dalam setahun, selanjutnya untuk
mengisi saldo uang persediaan akan menggunakan
SPP-GU.
SPP Ganti Uang (SPP-GU)
Dipergunakan untuk mengganti UP yang sudah
terpakai. Diajukan ketika UP habis.
SPP Tambahan Uang (SPP-TU)
Dipergunakan hanya untuk memintakan tambahan
uang, apabila terjadi pengeluaran yang sedemikian
rupa sehingga saldo UP tidak akan cukup untuk
membiayainya. Jumlah dana yang dimintakan
dalam SPP-TU ini harus dipertanggungjawabkan
tersendiri dan bila tidak habis, harus disetorkan
kembali.
Pengajuan SPP UP, GU, dan TU dilampiri dengan
daftar rincian rencana penggunaan dana sampai
dengan jenis belanja.
SPP Langsung (SPP-LS)
Dipergunakan untuk pembayaran langsung kepada
pihak ketiga dengan jumlah yang telah ditetapkan.
SPP-LS dikelompokkan menjadi:
SPP-LS Gaji dan Tunjangan
SPP-LS Barang dan Jasa
SPP-LS Belanja Bunga, Hibah, Bantuan dan
Tak Terduga, serta pengeluaran pembiayaan.
8
SPP UP,TU dan LS yang
diajukan dibuat rangkap 3
Sedangkan SPP-GU yang
diajukan dibuat rangkap 2 yang
dua-duanya diserahkan ke
Bendahara Pengeluaran.
Pihak Terkait :
1.Bendahara Pengeluaran
2. PPK-SKPD
3. PPTK
Mekanisme atas pengeluaran-pengeluaran
belanja bunga, subsidi, hibah, bantuan sosial, belanja
bagi hasil, bantuan keuangan, dan pengeluaran
pembiayaan dapat dilakukan oleh bendahara
pengeluaran SKPKD dengan menerbitkan SPP-LS yang
diajukan kepada PPKD melalui PPK-SKPKD.
SPP UP,TU dan LS yang diajukan dibuat
rangkap 3:
1 Lembar 1 dan 2 untuk Bendahara Pengeluaran
yang akan diteruskan ke PPK-SKPD dan PPKD,
setelah ditandatangani oleh Bendahara
Pengeluaran.
2 Lembar 3 diarsip oleh Bendahara Pengeluaran
Pembantu
Sedangkan SPP-GU yang diajukan dibuat
rangkap 2 yang dua-duanya diserahkan ke Bendahara
Pengeluaran.
Pihak Terkait
1. Bendahara Pengeluaran
Dalam kegiatan ini, Bendahara Pengeluaran
mempunyai tugas:
Mempersiapkan dokumen SPP beserta
lampiran-lampirannya
Mengajukan SPP kepada PPK-SKPD
2. PPK-SKPD (Pejabat Pengelola Keuangan-SKPD)
Dalam kegiatan ini, PPK-SKPD mempunyai tugas:
Menguji kelengkapan dan kebenaran SPP yang
diajukan Bendahara Pengeluaran.
3. PPTK (Pejabat Pengelola Teknik Kegiatan)
Dalam kegiatan ini, PPTK mempunyai tugas:
Mempersiapkan dokumen-dokumen yang
diperluka dalam pengajuan SPP-LS
9
Penerbitan SPM adalah otoritas
Pejabat Pengguna Anggaran
(PPA)
SPM yang diajukan dibuat
rangkap 3
Pihak Terkait :
1.PPK-SKPD
2. Pengguna Anggaran
D. SPM (SURAT PERINTAH
MEMBAYAR)
Proses penerbitan SPM adalah tahapan penting
dalam penatausahaan pengeluaran yang merupakan
tahap lanjutan dari proses pengajuan SPP. Sebagai
tahap lanjutan, SPM juga dibedakan menjadi 4 (empat)
sesuai dengan jenis SPPnya, yaitu SPM-UP, SPM-GU,
SPM-TU, dan SPM-LS.
SPM dapat diterbitkan jika:
Pengeluaran yang diminta tidak melebihi pagu
anggaran yang tersedia
Didukung dengan kelengkapan dokumen sesuai
dengan peraturan perundang-undangan
Waktu pelaksanaan penerbitan SPM:
Diterbitkan paling lambat 2 (dua) hari sejak SPP
diterima
Apabila ditolak, dikembalikan paling lambat 1
(satu) hari sejak diterima SPP
SPM yang diajukan dibuat rangkap 3, antara lain:
Lembar 1 dan 2 untuk Kepala SKPD/Pengguna
Anggaran yang diteruskan ke PPKD dan PPK
SKPD ,setelah ditandatangani oleh Kepala
SKPD/Pengguna Anggaran.
Lembar 3 diarsip oleh Bendahara Pengeluaran
Pembantu.
Pihak Terkait
1. PPK-SKPD
Dalam kegiatan ini, PPK-SKPD memiliki tugas
sebagai berikut:
Menguji SPP beserta kelengkapannya
Membuat rancangan SPM atas SPP yang telah
diuji kelengkapan dan kebenarannya dan
10
mengajukannya ke Pengguna Anggaran
Menerbitkan Surat Penolakan SPM bila SPP
yang diajukan oleh Bendahara SKPD tidak
lengkap
Membuat Register SPM
2. Pengguna Anggaran
Dalam kegiatan ini, Pengguna Anggaran memiliki
tugas sebagai berikut:
Mengotorisasi dan menerbitkan SPM
Mengotorisasi Surat Penolakan SPM yang
diterbitkan PP-SKPD bila SPP yang diajukan
bendahara SKPD tidak lengkap
SP2D atau Surat Perintah
Pencairan Dana adalah surat
yang dipergunakan untuk
mencairkan dana lewat bank
yang ditunjuk setelah SPM
diterima oleh BUD
Penerbitan SP2D terdiri atas 5
lembar
E. SP2D (SURAT PERINTAH
PENCAIRAN DANA)
SP2D atau Surat Perintah Pencairan Dana
adalah surat yang dipergunakan untuk mencairkan
dana lewat bank yang ditunjuk setelah SPM diterima
oleh BUD.
SP2D adalah spesifik, artinya satu SP2D hanya
dibuat untuk satu SPM saja.
Waktu pelaksanaan penerbitan SP2D:
Diterbitkan paling lambat 2 hari sejak SPM
diterima.
Apabila ditolak, dikembalikan paling lambat 1
hari sejak diterima SPM.
Penerbitan SP2D terdiri atas 5 lembar yang terdiri
atas:
a. Lembar 1 dikirim ke bank.
b. Lembar 2 diarsip oleh Bendahara Pengeluaran
Pembantu.
c. Lembar 3 diarsip oleh fungsi akuntansi SKPKD
d. Lembar 4 diarsip oleh fungsi akuntansi PPK-
SKPD.
11
Pihak Terkait :
1. Kuasa BUD
2. Pengguna Anggaran
3. Bendahara Pengeluaran
SKPKD
e. Lembar 5 diarsip oleh PPKD
Pihak Terkait
1. Kuasa BUD
Dalam kegiatan ini, Kuasa BUD memiliki tugas
sebagai berikut:
Melakukan pengujian atas kebenaran dan
kelengkapan SPM.
Mencetak SP2D.
Mengirimkan SP2D kepada bank.
Membuat dokumen :
1. Register SP2D,
2. Register surat penolakan penerbitan SP2D,
dan
3. Buku kas penerimaan dan pengeluaran.
2. Pengguna Anggaran
Dalam kegiatan ini, Pengguna Anggaran memiliki
tugas:
Menandatangani SPM.
3. Bendahara Pengeluaran SKPKD
Dalam kegiatan ini, Bendahara Pengeluaran
SKPKD memiliki tugas:
Mencatat SP2D pada dokumen penatausahaan
yang terdiri atas:
BKU Pengeluaran
Buku Pembantu Simpanan Bank
Buku Pembantu Pajak
Buku Pembantu Panjar
Buku Rekapitulasi Pengeluaran Perincian
Objek
12
Bendahara pengeluaran wajib
mempertanggungjawabkan
penggunaan uang
persediaan/ganti uang
persediaan/tambah uang
persediaan kepada kepala SKPD
melalui PPK-SKPD paling
lambat 10 bulan berikutnya
Pertanggungjawaban (SPJ) UP,
TU, dan LS rangkap 3
Sedangkan pada mekanisme GU,
SPJ dibuat rangkap 2 yang
keduaya diserahkan ke
bendahara pengeluaran
Pihak terkait:
1. Bendahara Pengeluaran
2. PPK-SKPD
3. Pengguna Anggaran
F. SPJ (SURAT
PERTANGGUNGJAWABAN
PENGELUARAN)
Bendahara pengeluaran secara administratif
wajib mempertanggungjawabkan penggunaan uang
persediaan/ganti uang persediaan/tambah uang
persediaan (UP/GU/TU) kepada kepala SKPD melalui
PPK-SKPD paling lambat 10 bulan berikutnya.
Dokumen yang digunakan oleh PPK-SKPD
dalam menatausahakan pertanggungjawaban
pengeluaran mencakup:
Register penerimaan laporan
pertanggungjawaban pengeluaran (SPJ);
Register pengesahan laporan
pertanggungjawaban pengeluaran (SPJ);
Surat penolakan laporan pertanggungjawaban
pengeluaran (SPJ);
Register penolakan laporan
pertanggungjawaban pengeluaran (SPJ);
Register penutupan kas.
Bendahara Pengeluaran Pembantu membuat
Laporan Pertanggungjawaban (SPJ) UP, TU, dan LS
rangkap 3:
a. Lembar 3 diarsip oleh Bendahara Pengeluaran
Pembantu;
b. Lembar 1 dan 2 bersama SPP GU lembar 1 dan 2
dikirim ke Bendahara Pengeluaran-SKPD.
Sedangkan pada mekanisme GU, SPJ dibuat
rangkap 2 yang keduaya diserahkan ke bendahara
pengeluaran.
Pihak terkait
1. Bendahara Pengeluaran
Dalam kegiatan ini, Bendahara Pengeluaran
13
memiliki tugas:
Menguji kebenaran dan kelengkapan dokumen
pertanggungjawaban.
Melakukan pencatatan bukti-bukti
pembelanjaan dana dari UP/GU/TU dan LS
pada dokumen Buku Pengeluaran, Buku
Pembantu Simpanan/Bank, Buku Pembantu
Pajak, Buku Pembantu Panjar, dan Buku
Pembantu Pengeluaran per Objek.
Melakukan rekapitulasi pengeluaran dan
mencatatnya dalam SPJ yang akan diserahkan
ke Pengguna Anggaran (melalui PPK-SKPD)
untuk disahkan.
2. PPK-SKPD
Dalam kegiatan ini, PPK-SKPD memiliki tugas:
Meneliti kelengkapan dokumen
pertanggungjawaban dan keabsahan bukti-
bukti pengeluaran yang dilampirkan;
Menguji kebenaran perhitungan atas
pengeluaran per rincian obyek yang tercantum
dalam ringkasan per rincian obyek;
Menghitung pengenaan PPN/PPh atas beban
pengeluaran per rincian obyek; dan
Menguji kebenaran sesuai dengan SPM dan
SP2D yang diterbitkan periode berikutnya.
Meregister SPJ pengeluaran yang disampaikan
oleh Bendahara Pengeluaran dalam buku
register penerimaan SPJ pengeluaran,
meregister SPJ pengeluaran yang telah
disahkan oleh Pengguna Anggaran ke dalam
buku register pengesahan SPJ pengeluaran, dan
meregister SPJ pengeluaran yang telah ditolak
oleh Pengguna Anggaran ke dalam buku
register penolakan SPJ pengeluaran.
14
NPD digunakan untuk
mencairkan dana melalui
bendahara pengeluaran atau
bendahara pengeluaran
pembantu
Pihak yang terkait dalam
penerbitan NPD adalah
Bendahara Pengeluaran
Pembantu
3. Pengguna Anggaran
Dalam kegiatan ini, Pengguna Anggaran memiliki
tugas:
Menyetujui atau menolak SPJ pengeluaran
yang diajukan oleh Bendahara Pengeluaran.
G. NOTA PERMINTAAN DANA (NPD)
Nota Permintaan Dana (NPD) adalah nota yang
digunakan untuk mencairkan dana melalui bendahara
pengeluaran atau bendahara pengeluaran pembantu.
Pada mekanisme ini tidak terdapat surat
pertanggungjawaban (SPJ), tetapi hanya menunjukkan
nota atau kwitansi sebagai bukti pertanggungjawaban.
Pihak yang terkait dalam Prosedur Penerbitan Nota
Permintaan Dana adalah Bendahara Pengeluaran
Pembantu.
Dokumen yang digunakan adalah Nota
Permintaan Dana (NPD).
Catatan yang digunakan dalam Prosedur
Penerbitan Nota Permintaan Dana adalah:
1. Buku Kas Umum Pengeluar an
2. Buku Pembantu Pengeluar an Per
Ri nci an Obj ek
3. Buku Pembantu Kas Tunai
4. Buku Pembantu Si mpanan/ Bank
5. Buku Pembantu Panj ar
6. Buku Pembantu Paj ak
1. PROSEDUR UP (UANG
PERSEDIAAN)
Prosedur Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas
Pembebanan UP, terdiri atas:
Penerbitan Surat Penyediaan Dana (SPD)
15
Dokumen yang digunakan
dalam Prosedur Pengajuan SPP-
UP adalah:
1. Surat Penyediaan Dana (SPD)
2. Surat Permintaan
Pembayaran-Uang
Persediaan (SPP-UP)
Register SPP-UP adalah daftar
SPP-UP yang telah diotorisasi
oleh Bendahara Pengeluaran
Prosedur pengajuan SPD-UP secara rinci adalah :
1) Setelah penetapan anggaran kas, PPKD dalam
rangka manajemen kas menerbitkan SPD.
2) SPD disiapkan oleh kuasa BUD untuk
ditandatangani oleh PPKD
3) Pengeluaran kas atas beban APBD dilakukan
berdasarkan SPD atau dokumen lain yang
dipersamakan dengan SPD
Pengajuan Surat Permintaan Pembayaran
(SPP)
Prosedur pengajuan SPP-UP secara rinci adalah:
1) Berdasarkan SPD atau yang dipersamakan
dengan SPD, Bendahara Pengeluaran Pembantu
membuat kemudian mengajukan SPP-UP
kepada Bendahara Pengeluaran.
2) Bendahara Pengeluaran kemudian
mencocokkan SPP-UP dari Bendahara
Pengeluaran Pembantu dengan SPD untuk
kemudian ditandatangani dan diserahkan
kepada PPK-SKPD.
3) Catatan yang digunakan dalam prosedur
penerbitan SPP-UP adalah: Regi ster SPP-UP,
yaitu daftar SPP-UP yang telah diotorisasi oleh
Bendahara Pengeluaran. Register SPP-UP
diselenggarakan oleh Bendahara Pengeluaran
PembantuPencatat Dokumen
4) Kelengkapan dokumen SPP-UP terdiri atas:
a. Surat Pengantar SPP-UP;
b. Ringkasan SPP-UP;
c. Rincian SPP-UP;
d. Salinan SPD;
e. Draft surat pernyataan penggunan
anggaran/ Kuasa Pengguna Anggaran yang
16
Dokumen yang digunakan
dalam Prosedur Penerbitan
SPM-UP:
1. SPP-UP
2. SPM-UP
menyatakan bahwa uang yang diminta tidak
dipergunakan untuk keperluan lain selain
uang persediaan;
f. Lampiran lain yang diperlukan;
5) Bendahara pengeluaran mencatat SPP-UP yang
diajukan ke dalam register SPP-UP.
Penerbitan Surat Permintaan Membayar
(SPM)
Berikut ini merupakan uraian kegiatan Prosedur
Penerbitan SPM-UP secara rinci meliputi :
a. PPK-SKPD atas nama PA/KPA menerima
SPP-UP yang diajukan oleh Bendahara
Pengeluaran.
b. PPK-SKPD mencatat SPP-UP yang diterima
ke dalam register SPP-UP.
c. PPK-SKPD atas nama Kepala
SKPD/Pengguna Anggaran meneliti
kelengkapan dokumen SPP-UP.
d. Catatan yang digunakan dalam Prosedur
Penerbitan SPM-UP adalah:
Register SPP-UP
Register Penerbitan SPM-UP
Register Penolakan SPP-UP
e. Jika kelengkapan dokumen SPP-UP
dinyatakan lengkap dan sah, PPK-SKPD
menyiapkan SPM-UP untuk ditandatangani
oleh Kepala SKPD/Pengguna Anggaran.
f. Jika kelengkapan dokumen SPP-UP
dinyatakan tidak lengkap dan sah, maka
PPK-SKPD menolak untuk menerbitkan
SPM-UP dan selanjutnya mengembalikan
SPP-UP kepada bendahara pengeluaran
untuk dilengkapi dan diperbaiki.
g. Kepala SKPD/Pengguna Anggaran melalui
17
PPK-SKPD mengembalikan SPP-UP paling
lambat satu hari kerja terhitung sejak
diterimanya pengajuan SPP-UP yang
bersangkutan.
h. PPK-SKPD mencatat penerbitan SPM-UP ke
dalam register penerbitan SPM-UP.
i. PPK-SKPD mencatat penolakan penerbitan
SPM-UP ke dalam register penolakan SPP-
UP.
Penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana
(SP2D)
Berikut ini merupakan Prosedur Penerbitan SP2D-
UP secara rinci:
a. PPKD menerima SPM-UP yang diajukan
oleh Kepala SKPD/Pengguna Anggaran.
b. PPKD mencatat SPM-UP yang diterima ke
dalam register SPM-UP.
c. PPKD meneliti kelengkapan dokumen SPM-
UP.
d. Catatan yang digunakan dalam Prosedur
Penerbitan SP2D-UP adalah :
Register SPM-UP
Register Penerbitan SP2D-UP
Register Penolakan SP2D-UP
e. Jika kelengkapan dokumen SPM-UP
dinyatakan lengkap dan sah, PPKD
menyiapkan SP2D-UP untuk diterbitkan
SP2D-UP.
f. Jika kelengkapan dokumen SPM-UP
dinyatakan tidak lengkap dan sah, maka
PPKD menolak untuk menerbitkan SP2D-UP
dan selanjutnya mengembalikan SPM-UP
kepada PPK-SKPD untuk dilengkapi dan
diperbaiki.
18
Dokumen yang digunakan
dalam Penerbitan SPJ-UP:
1. Surat Perintah Pencairan
DanaUP (SP2D-UP).
2. Surat Pertanggungjawaban
(SPJ-UP).
g. PPKD mengembalikan SPM-UP paling
lambat satu hari kerja terhitung sejak
diterimanya pengajuan SPM-UP yang
bersangkutan.
h. PPKD mencatat penerbitan SP2D-UP ke
dalam register penerbitan SP2D-UP.
i. PPKD mencatat penolakan penerbitan SP2D-
UP ke dalam register penolakan SPM-UP.
Penerbitan Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
Prosedur laporan pertanggungjawaban secara rinci
adalah:
1) Oleh Bendahara PengeluaranSKPD, SPJ-UP
ditandatangani dan diserahkan ke PPK-SKPD.
2) PPK-SKPD memverifikasi kesahihan bukti SPJ-
UP, lembar pertama kemudian dikirim ke
Kepala SKPD/Pengguna Anggaran sedangkan
lembar ke dua dikirim ke fungsi akuntansi
SKPD.
3) Setelah ke Kepala SKPD/Pengguna Anggaran
SPJ-UP kemudian dikirim ke PPKD untuk
diverifikasi dan dikirim ke fungsi akuntansi
SKPKD.
19
SISTEM DAN PROSEDUR PENGELUARAN KAS
MEKANISME UANG PERSEDIAAN
BUD/KUASA BUD
3
Register
SPD
Mulai
2
SPD

1
1
SPD

2
T
Menerbitkan
SPD
20
BENDAHARA PENGELUARAN PEMBANTU-SKPD
SPD 1


Membuat
SPP-UP
1
SPD

1
3
3
2
1
SPP-UP

Register
SPP-UP
T
3
T
Dilengkapi:
-Surat Pengantar
-Ringkasan SPP
-Rincian SPP
-Salinan SPP
-Surat
Pernyataan
-Lampiran lain
T
Register
SP2D
T
7
SP2D 2

2
SPM-UP

Uang
Seluruh dokumen yang
tidak diarsip diserahkan
ke Bendahara
Pengeluaran untuk
selanjutnya mengikuti
prosedur pengeluaran
kas mekanisme GU
3


2
SPJ

SPP-GU 1

3
2
SPJ -UP 1


Menerima
transfer uang
12
Mempersiapkan
SPJ -UP dan
Membuat SPP-GU
Ke sub prosedur
penggunaan kas di
bendahara pengeluaran
pembantu (kas kecil)
13
11
2
SPM-UP

21
BENDAHARA PENGELUARAN -SKPD
2
2
SPD

Dicocokkan/
ditandatangani
dan diserahkan
ke PPK-SKPD
2
SP2D

1
SPP-UP

3
2
3
SPP-UP 1
2
SPD

T
4
22
PPK-SKPD
SPP-UP 1

Mengembalikan ke
Bendahara
Pengeluaran SKPD
3
2
1
SPM-UP

Menyiapkan
SPM-UP
2
1
SPP-UP

Lengkap
4
Register
SPP-UP
Register
Penolakan
SPP-UP
T
Register
SPM-UP
5
Tidak
Ya
T
Meneliti
kelengkapan
SPP-UP
23
KEPALA SKPD/PENGGUNA ANGGARAN
SPP-UP 1
3 2
5
SPP-UP 1
3
2
SPP
Meneliti &
Menandatangani
SPM
1
SPM-UP
6
1
SPM-UP
24
PPKD
SPP-UP 1
6
Meneliti
kelengkapan
SPM
2
T
Register
SPM
Setelah dicap
kembali ke
PPK-SKPD
Register
Penolakan
SPM
Menyiapkan
SP2D
Mengembali
kan ke PPK-
SKPD
Tidak
Ya
1
SPM-UP
Lengkap
5
SPM
4
SPM
3
SPM
2
SPM
SP2D 1

7
9
Register
Penerbitan
SP2D
T
10
8
1
SPM UP
25
BANK
Mengeluarkan
uang dalam bentuk
cek/transfer
1
SP2D
Uang
8
9
26
FUNGSI AKUNTANSI SKPKD FUNGSI AKUNTANSI - SKPD
9
3
SP2D
T
10
4
SP2D
T
27
2. PROSEDUR GU (GANTI UANG)
Prosedur Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas
Pembebanan GU, terdiri atas:
Penerbitan Surat Penyediaan Dana (SPD)
Lanjutan prosedur UP
Pengajuan Surat Permintaan Pembayaran
(SPP)
Prosedur pertanggungjawaban dan pengajuan
SPP-GU secara rinci adalah:
1 Bersamaan dengan membuat SPJ-UP,
Bendahara Pengeluaran Pembantu juga
membuat Surat Permintaan Pembayaran-
Ganti Uang (SPP-GU) dan kemudian
menyerahkannya kepada Bendahara
Pengeluaran.
2 Bendahara Pengeluaran kemudian
menandatangani SPP-GU dan
menyerahkannya ke PPK-SKPD.
3 Kelengkapan dokumen SPP-GU terdiri atas:
a. Surat Pengantar SPP-GU;
b. Ringkasan SPP-GU;
c. Rincian penggunaan SP2D-UP/GU yang
lalu;
d. Bukti transaksi yang sah dan lengkap;
e. Salinan SPD;
f. Draf surat pernyataan penggunan
anggaran/ Kuasa Pengguna Anggaran
yang menyatakan bahwa uang yang
diminta tidak dipergunakan untuk
keperluan lain selain ganti uang
28
persediaan;
g. Lampiran lain yang diperlukan.
Penerbitan Surat Permintaan Membayar
(SPM)
Prosedur Penerbitan SPM-GU secara rinci
meliputi :
1. PPK-SKPD atas nama Kepala
SKPD/Pengguna Anggaran menerima SPP-
GU dan SPJ yang diajukan oleh Bendahara
Pengeluaran.
2. PPK-SKPD mencatat SPP-GU yang diterima
ke dalam register SPP-GU.
3. PPK-SKPD atas nama Kepala
SKPD/Pengguna Anggaran memverifikasi
kesahihan bukti SPJ dan meneliti
kelengkapan dokumen SPP-GU.
4. Jika kelengkapan dokumen SPP-GU
dinyatakan lengkap dan sahih, PPK-SKPD
menyiapkan SPM-GU untuk ditandatangani
oleh Kepala SKPD/Pengguna Anggaran.
5. Jika kelengkapan dokumen SPP-GU
dinyatakan tidak lengkap dan sahih, maka
PPK-SKPD menolak untuk menerbitkan
SPM-GU dan selanjutnya mengembalikan
SPP-GU kepada bendahara pengeluaran
untuk dilengkapi dan diperbaiki.
6. Penerbitan SPM-GU paling lambat dua hari
kerja terhitung sejak diterimanya pengajuan
SPP-GU yang dinyatakan lengkap dan sah.
7. Kepala SKPD/Pengguna Anggaran melalui
PPK-SKPD mengembalikan SPP-GU paling
lambat satu hari kerja terhitung sejak
diterimanya pengajuan SPP-GU yang
bersangkutan.
29
8. PPK-SKPD mencatat penerbitan SPM-GU ke
dalam register penerbitan SPM-GU.
9. PPK-SKPD mencatat penolakan penerbitan
SPM-GU ke dalam register penolakan SPP-
GU.
Penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana
(SP2D)
Prosedur Penerbitan SP2D-GU secara rinci:
1 PPKD menerima SPP-GU, SPJ-UP, dan
SPM-GU yang diajukan oleh PPK-SKPD.
2 PPKD mencatat SPM-GU yang diterima ke
dalam register SPM-GU.
3 PPKD memverifikasi kesesuaian anggaran
dan meneliti kelengkapan dokumen SPM-
GU.
4 Jika kelengkapan dokumen SPM-GU
dinyatakan lengkap dan sah, PPKD
menyiapkan SP2D-GU untuk diterbitkan
SP2D-GU.
5 Jika kelengkapan dokumen SPM-GU
dinyatakan tidak lengkap dan sah, maka
PPKD menolak untuk menerbitkan SP2D-
GU dan selanjutnya mengembalikan SPM-
GU kepada PPK-SKPD untuk dilengkapi dan
diperbaiki.
6 Penerbitan SP2D-GU paling lambat dua hari
kerja terhitung sejak diterimanya pengajuan
SP2D-GU yang dinyatakan lengkap dan sah.
7 Pengembalian SPM-GU paling lambat satu
hari kerja terhitung sejak diterimanya
pengajuan SPM-GU yang bersangkutan.
8 PPKD mencatat penerbitan SP2D-GU ke
dalam register penerbitan SP2D-GU.
9 PPKD mencatat penolakan penerbitan SP2D-
30
UP ke dalam register penolakan SPM-GU.
10 PPKD menyerahkan SPJ-UP kepada Fungsi
Akuntansi SKPKD.
11 PPKD menyerahkan SPM-GU kepada
Bendahara Pengeluaran Pembantu
Penerbitan Surat Pertanggungjawaban
(SPJ)
Prosedur laporan pertanggungjawaban secara
rinci adalah:
1 Bendahara Pengeluaran Pembantu SKPD
membuat SPJ GU rangkap 2 yang diajukan
ke Bendahara Pengeluaran SKPD.
2 SPJ GU dan SPP GU ini dijadikan dasar
pengajuan pencairan dana.
31
SISTEM DAN PROSEDUR PENGELUARAN KAS
MEKANISME GANTI UANG
BENDAHARA PENGELUARAN SKPD
Lanjutan dari
prosedur
pengeluaran kas
mekanisme UP
Mulai
Diterima dari
Bendahara
Pengeluaran
Pembantu SKPD
2
SP2D

SPJ 1

2

1
SPP-GU

2
SP2D

SPJ 1

2

Ditandatangani
dan diserahkan
ke PPK-SKPD
1
SPP-GU

1
32
PPK SKPD
3
SPJ 2

Memverifikasi
kesahihan bukti
SPJ dan Meneliti
kelengkapan SPP-
GU
2
1
SPP-GU

1
Register
SPP-GU
Menyiapkan
SPM-GU
Sahih
Register
Penolakan
SPP-GU
Tidak
Ya
Mengembalikan
ke Bendahara
Pengeluaran
SKPD
2
SPM

SPP-GU 1
3
SPJ 2
3
2
1
SPM-GU

Register
SPM
2
3
33
KEPALA SKPD/PENGGUNA ANGGARAN
2
SPP GU 1
2
SPJ 1
2
SPP 1
SPM GU
Meneliti &
Menandatangani
SPM-GU
4
SPP GU 1
2
SPJ 1
2
SPP 1
SPM GU
34
PPKD
4
SPP-GU 1
SPJ 1
2
T Register
SPM-GU
Memverifikasi
kesesuaian anggaran
dan Meneliti
kelengkapan SPM-GU
Lengkap
& Sah
Register
Penolakan
SPM-GU
Menyiapkan
SP2D
tidak
lengkap
Mengembalikan
ke PPK-
SKPD
1
SPM-GU
SPP-GU 1
T
SPJ 1
10
Setelah dicap
kembali ke
PPK SKPD
5
SPM
4
SPM
3
SPM
2
SPM
SP2D 1

7
Register
Penerbitan
SP2D
9
5
2
SPM GU
8
35
BANK
T
Mengeluarkan
uang dalam bentuk
cek/transfer
1
SP2D
Uang
5
6
36
BENDAHARA PENGELUARAN PEMBANTU SKPD
Diserahkan ke
Bendahara Pengeluaran
untuk selanjutnya mengikuti
prosedur pengeluaran kas
mekanisme GU,
berulang dari awal sampai akhir
3


2
SPM

SPP-GU 1
3
2
SPJ 1

2
SP2D
T
Menerima
Transfer uang
Mempersiapkan
dan membuat
SPJ
11
12
Ke sub prosedur
penggunaan kas di
bendahara pengeluaran
pembantu (kas kecil)
Dari sub prosedur
penggunaan kas di
bendahara pengeluaran
pembantu (kas kecil)
7
3
SP2D

SP2D 2
SP2D

T
Register
SP2D
SPM-GU 2
Uang
6
37
FUNGSI AKUNTANSI SKPKD FUNGSI AKUNTANSI - SKPD
SP2D 3


10
1
SPJ

J urnal
Buku
Besar
Mencatat ke
J urnal
1
SPJ

T
Posting ke
Buku Besar
3
SP2D

8
SP2D 4


3
2
SPJ

J urnal
Buku
Besar
Mencatat ke
J urnal
2
SPJ

T
Posting ke
Buku Besar
4
SP2D

9
38
Dokumen yang digunakan
dalam Pengajuan SPP-TU
adalah:
1. Surat Penyediaan Dana (SPD)
2. Surat Permintaan
Pembayaran-Tambahan Uang
(SPP-TU)
Register SPP-TU, merupakan
daftar SPP-TU yang telah
diotorisasi oleh Bendahara
Pengeluaran
3. PROSEDUR TU (TAMBAHAN UANG)
Prosedur Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas
Pembebanan TU, terdiri atas:
Penerbitan Surat Penyediaan Dana (SPD)
Prosedur pengajuan SPD-TU secara rinci adalah :
1) Setelah penetapan anggaran kas, PPKD dalam
rangka manajemen kas menerbitkan SPD.
2) SPD disiapkan oleh kuasa BUD untuk
ditandatangani oleh PPKD
3) Pengeluaran kas atas beban APBD dilakukan
berdasarkan SPD atau dokumen lain yang
dipersamakan dengan SPD
Pengajuan Surat Permintaan Pembayaran
(SPP)
Prosedur pengajuan SPP-TU secara rinci adalah:
1) Berdasarkan SPD atau yang dipersamakan
dengan SPD, Bendahara Pengeluaran Pembantu
dengan persetujuan PPTK mengajukan SPP-TU
kepada Bendahara Pengeluaran.
2) Bendahara Pengeluaran kemudian
mencocokkan SPP-TU dari Bendahara
Pengeluaran Pembantu dengan SPD untuk
kemudian ditandatangani dan diserahkan
kepada PPK-SKPD.
3) Catatan yang digunakan dalam prosedur
penerbitan SPP-TU adalah: Regi ster SPP-TU,
merupakan daftar SPP-TU yang telah diotorisasi
oleh Bendahara Pengeluaran
4) Kelengkapan dokumen SPP-TU terdiri atas:
a. Surat Pengantar SPP-TU;
b. Ringkasan SPP-TU;
39
Dokumen yang digunakan
dalam Penerbitan SPM-TU
adalah:
1. SPP-TU
2. SPM-TU
c. Rincian SPP-TU;
d. Salinan SPD;
e. Draft surat pernyataan penggunan
anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran yang
menyatakan bahwa uang yang diminta tidak
dipergunakan untuk keperluan lain selain
uang persediaan/ganti uang
persediaan/tambahan uang persediaan;
f. Harus ada surat keterangan yang memuat
penjelasan keperluan pengisian tambahan
uang persediaan;
g. Lampiran lain yang diperlukan.
5) Bendahara pengeluaran mencatat SPP-TU yang
diajukan ke dalam register SPP-TU.
Penerbitan Surat Permintaan Membayar
(SPM)
Berikut ini merupakan uraian kegiatan Prosedur
Penerbitan SPM-TU secara rinci meliputi :
1) PPK-SKPD atas nama Kepala SKPD/Pengguna
Anggaran menerima SPP-TU yang diajukan oleh
Bendahara Pengeluaran.
2) PPK-SKPD mencatat SPP-TU yang diterima ke
dalam register SPP- TU.
3) PPK-SKPD atas nama Kepala SKPD/Pengguna
Anggaran meneliti kelengkapan dokumen SPP-
TU.
4) Jika kelengkapan dokumen SPP-TU dinyatakan
lengkap dan sah, PPK-SKPD menyiapkan SPM-
TU untuk ditandatangani oleh Kepala
SKPD/Pengguna Anggaran.
5) Catatan yang digunakan dalam Prosedur
Penerbitan SPM-TU adalah:
a. Register SPP-TU,
b. Register Penerbitan SPM-TU
40
c. Register Penolakan SPP-TU
6) Jika kelengkapan dokumen SPP- TU dinyatakan
tidak lengkap dan sah, maka PPK-SKPD
menolak untuk menerbitkan SPM-TU dan
selanjutnya mengembalikan SPP-TU kepada
bendahara pengeluaran untuk dilengkapi dan
diperbaiki.
7) Penerbitan SPM-TU paling lambat dua hari
kerja terhitung sejak diterimanya pengajuan
SPP- TU yang dinyatakan lengkap dan sah.
8) Kepala SKPD/Pengguna Anggaran melalui PPK-
SKPD mengembalikan SPP- TU paling lambat
satu hari kerja terhitung sejak diterimanya
pengajuan SPP- TU yang bersangkutan.
9) PPK-SKPD mencatat penerbitan SPM- TU ke
dalam register penerbitan SPM- TU.
10) PPK-SKPD mencatat penolakan
penerbitan SPM- TU ke dalam register
penolakan SPP- TU.
Penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana
(SP2D)
Berikut ini merupakan Prosedur Penerbitan SP2D-
TU secara rinci:
1) PPKD menerima SPM-TU yang diajukan oleh
Kepala SKPD/Pengguna Anggaran.
2) PPKD mencatat SPM-TU yang diterima ke
dalam register SPM-UP.
3) PPKD meneliti kelengkapan dokumen SPM-
TU.
4) Catatan yang digunakan dalam Prosedur
Penerbitan SP2D-TU adalah:
1. Register SPM-TU
2. Register Penerbitan SP2D-TU
3. Register Penolakan SP2D-TU
41
5) Jika kelengkapan dokumen SPM-TU
dinyatakan lengkap dan sah, PPKD
menyiapkan SP2D-TU untuk diterbitkan
SP2D- TU.
6) Jika kelengkapan dokumen SPM- TU
dinyatakan tidak lengkap dan sah, maka PPKD
menolak untuk menerbitkan SP2D-TU dan
selanjutnya mengembalikan SPM- TU kepada
PPK-SKPD untuk dilengkapi dan diperbaiki.
7) Penerbitan SP2D-TU paling lambat dua hari
kerja terhitung sejak diterimanya pengajuan
SP2D- TU yang dinyatakan lengkap dan sah.
8) Pengembalian SPM- TU paling lambat satu
hari kerja terhitung sejak diterimanya
pengajuan SPM- TU yang bersangkutan.
9) PPKD mencatat penerbitan SP2D- TU ke
dalam register penerbitan SP2D- TU.
10) PPKD mencatat penolakan penerbitan SP2D-
TU ke dalam register penolakan SPM- TU.
Penerbitan Surat Pertanggungjawaban
(SPJ)
Prosedur laporan pertanggungjawaban secara rinci
adalah:
1) Bendahara pengeluaran pembantu membuat
surat pertanggungjawaban (SPJ)
2) SPJ lembar 2 dan 3 dari bendahara pengeluaran
pembantu diajukan ke bendahara pengeluaran
untuk dicatat, direkap di BKU dan
ditandatangani
3) Setelah ditandatangani oleh bendahara
pengeluaran, SPJ 2 dan 3 diajukan ke PPK-
SKPD untuk diverifikasi kesahihannya dan
kelengkapannya
4) Jika kelengkapan dokumen SPJ dinyatakan
42
lengkap dan sah, maka diajukan ke PPKD dan
fungsi akutansi PPK- SKPD lalu ke fungsi
akuntansi SKPD untuk diverifikasi kesesuaian
dengan anggaran dan kelengkapannya serta
dicatat dalam jurnal
5) Jika kelengkapan dokumen SPJ dinyatakan
tidak lengkap, maka dikembalikan ke PPK-
SKPD untuk dibuat register penolakan SPJ.
Prosedur Pencatatan Akuntansi
Dokumen yang digunakan dalam Prosedur
Akuntansi Pengeluaran Kas Tambahan Uang adalah
Surat Pertanggungjawaban (SPJ) Bendahara
Pengeluaran SKPD.
Prosedur Pencatatan Akuntansi Pengeluaran Kas-
TU diuraikan sebagai berikut:
1. Fungsi Akuntansi-SKPKD menerima berkas SPJ
lembar kedua dari PPKD. Fungsi Akuntansi-
SKPKD mencatat SPJ ke Jurnal Pengeluaran
Kas per tanggal pengesahan SPJ yang telah
diotorisasi dan melakukan peringkasan
transaksi-transaksi (posting) dari Jurnal
Pengeluaran Kas ke Buku Besar. Fungsi
Akuntansi-SKPKD juga mencatat mencatat
transaksi-transaksi ke dalam buku pembantu
yang berisi rincian item buku besar setiap
rekening yang dianggap perlu (dalam rincian
obyek belanja).
2. Fungsi Akuntansi-SKPD menerima berkas SPJ
lembar ke 3 dari PPK-SKPD. Fungsi Akuntansi-
SKPD mencatat berkas-berkas tersebut ke
dalam buku Jurnal Pengeluaran Kas per tanggal
pengesahan yang telah diotorisasi oleh Kuasa
BUD. Fungsi Akuntansi SKPD menerima SPJ
lembar ke-3 dari PPK-SKPD kemudian
43
mencatat ke dalam buku jurnal umum per
tanggal pengesahan SPJ. Fungsi Akuntansi
SKPD melakukan peringkasan transaksi-
transaksi (posting) dari Jurnal Pengeluaran Kas
ke dan Jurnal Umum ke Buku Besar. Fungsi
Akuntansi-SKPD juga mencatat mencatat
transaksi-transaksi ke dalam buku pembantu
yang berisi rincian item buku besar setiap
rekening yang dianggap perlu (dalam rincian
obyek belanja).
44
SISTEM DAN PROSEDUR PENGELUARAN KAS
MEKANISME TAMBAHAN UANG (TU)
BUD/KUASA BUD
3
2

Register
SPD
T
1
Mulai
Menerbitkan
SPD
1
SPD
2
45
BENDAHARA PENGELUARAN - SKPD
2
2
SPD

Dicocokkan/
ditandatangani
dan diserahkan ke
PPK-SKPD
2
3
SPP-TU 1
2
SPD

2
SP2D

1
SPP-TU

3
T
4
3
SP2D

SPJ 2


14
3
2
SPJ 2
3
15
2
SP2D

T
Dicatat, direkap
di BKU dan
ditandatangani
2
SP2D

46
PPK - SKPD
SPP-TU 1
Mengembalikan
ke Bendahara
Pengeluaran
SKPD
3
2
1
SPM-TU

Menyiapkan
SPM-TU
2
1
SPP-TU

4
Register
SPP-TU
Register
Penolakan
SPP-TU
T
Register
SPM-TU
5
Tidak
Ya
T
3
2
SPJ
Memverifikasi
kesahihan SPJ dan
bukti pengeluaran
15
3
2
SPJ
16
17
Register
Penolakan
SPJ
Lengkap
tidak
Ya
Meneliti
kelengkapan
SPP-TU
Lengkap
47
KEPALA SKPD/PENGGUNA ANGGARAN
5
SPP-TU 1
2
2
SPP 1
SPM TU
Meneliti &
Menandatangani
SPM
6
SPP-TU 1
2
2
SPP 1
SPM TU
48
PPKD
SPP-TU 1
2
SPJ
16
6
Meneliti
kelengkapan
SPM-TU
2
2 1
SPM-TU
T
Register
SPM
Setelah
dicap kembali
ke
PPK-SKPD
Register
Penolakan
SPM
Lengkap
Menyiapkan
SP2D
Mengembali
kan ke PPK-
SKPD
tidak
Ya
Memverifikasi
kesesuaian
anggaran dan
kelengkapan SPJ
SPM-UP 2
5
4
4
3
3
SP2D
7
Register
Penerbitan
SP2D
T
2
SPJ
Lengkap
Mengembali
kan ke PPK-
SKPD
tidak
Ya
18
Register
Penolakan
SPJ
9
2
SP2D 1
SP2D
11
10
49
BANK
Mengeluarkan
uang dalam bentuk
cek/transfer
1
SP2D
Uang
7
8
T
50
BENDAHARA PENGELUARAN PEMBANTU- SKPD
SPD 1


Membuat
SPP-TU
1
SPD

1
Atas
Usulan
PPTK
Dilengkapi:
-Surat Pengantar
-Ringkasan SPP
-Rincian SPP
-Salinan SPP
-Surat Pernyataan
-Lampiran lain
3
3
2
1
SPP-TU

Register
SPP
T
3
T
Register
SP2D
T
3
SP2D

2
SP2D

9
3
SP2D

SP2D 2

2
SPM-TU

SP2D 2
SPJ

3
3
2
2 3 SPJ 1


T
14
2
SPM-TU

Menyiapkan
SPJ
13
Menerima
transfer uang
12
Ke sub prosedur
penggunaan kas di
bendahara pengeluaran
pembantu (kas kecil)
Uang
8
51
FUNGSI AKUNTANSI SKPKD FUNGSI AKUNTANSI - SKPD
18
2
SPJ

J urnal
Mencatat ke
J urnal
T
Memposting
ke Buku Besar
Buku
Besar
3
SP2D

10
SP2D 3

2
SPJ

17
3
SPJ

J urnal
Mencatat ke
J urnal
T
Memposting
ke Buku Besar
Buku
Besar
4
SP2D

11
SP2D 3

2
SPJ

52
4. PROSEDUR NOTA PERMINTAAN
DANA (NPD)
Uraian Kegiatan Prosedur Penerbitan Nota
Permintaan Dana secara rinci meliputi :
a. PPTK mengajukan 2 lembar Nota Permintaan
Dana (NPD) untuk melaksanakan kegiatan
kepada Pengguna Anggaran atau Kuasa
Pengguna Anggaran.
b. Pengguna Anggaran meneliti dan menyetujui
NPD.
c. NPD yang telah disetujui diberikan kepada
PPTK untuk diarsip dan kepada Bendahara
Pengeluaran Pembantu bersama dengan jumlah
uang.
d. Dalam waktu satu hari, PPTK harus
mengembalikan sisa uang yang digunakan
beserta bukti (nota/ kuitansi) untuk
dipertanggungjawabkan kepada Bendahara
Pengeluaran Pembantu.
e. Berdasarkan bukti (nota/ kuitansi) dari PPTK,
Bendahara Pengeluaran Pembantu meneliti dan
mencatatnya ke BKU Pengeluaran, Buku
Pembantu Pengeluaran per Rincian Objek, Buku
Pembantu Kas Tunai, Buku Pembantu
Simpanan/ Bank, Buku Pembantu Panjar, dan
Buku Pembantu Pajak.
f. Bendahara Pengeluaran Pembantu menyiapkan
SPJ (kwitansi).
53
SUB PROSEDUR PENGGUNAAN KAS
DI BENDAHARA PENGELUARAN PEMBANTU (KAS KECIL)
PA/ Kuasa PA
Bendahara Pengeluaran
Pembantu
PPTK
Sisa Uang
2
222 Nota 1
Permintaan
Dana (NPD)
NPD yg 1
telah disetujui
T
2
2
Nota 1
Permintaan
Dana (NPD)
Meneliti
dan
Menyetujui
2
2
NPD yg 1
telah disetujui
NPD yg 2
telah disetujui
Uang
BKU
Buku Pembantu
Panjar
Uang
Mempersiapkan
Pertanggung
jawaban
Bukti/ Nota
Kuitansi
Sisa Uang
Bukti/ Nota
Kuitansi
Meneliti
dan
Mencatat
BKU Pengeluaran
Buku Pembantu
pengeluaran Per
Rincian Objek
Buku Pembantu
Kas Tunai
Buku Pembantu
Simpanan/ Bank
Buku Pembantu
Panjar
Buku Pembantu
Pajak
1 hari stlh uang
panjar diterima
Mempersiapkan
Pertanggung
jawaban
Mulai
Selesai
54
5. PROSEDUR LS (LANGSUNG)
Prosedur sub sistem akuntansi pengeluaran
kas- pembebanan langsung (LS), meliputi:
Penerbitan Surat Penyediaan Dana (SPD)
Prosedur pengajuan SPD-LS secara rinci adalah :
1) Setelah penetapan anggaran kas, PPKD dalam
rangka manajemen kas menerbitkan SPD.
2) SPD disiapkan oleh kuasa BUD untuk
ditandatangani oleh PPKD
3) Pengeluaran kas atas beban APBD dilakukan
berdasarkan SPD atau dokumen lain yang
dipersamakan dengan SPD
Pengajuan Surat Permintaan Pembayaran
(SPP)
Berikut ini merupakan Deskripsi Prosedur
Pengajuan SPP-LS :
a) Berdasarkan SPD atau yang dipersamakan
dengan SPD, Bendahara Pengeluaran
Pembantu, atas usulan PPTK membuat SPP-LS
Pembayaran Gaji dan Tunjangan atau
Pengadaan Barang dan Jasa untuk kemudian
diajukan kepada Bendahara Pengeluaran.
b) Bendahara Pengeluaran membandingkan SPP-
LS Pembayaran Gaji dan Tunjangan atau
Pengadaan Barang dan Jasa yang diterima dari
Bendahara Pengeluaran Pembantu untuk
kemudian ditandatangani dan diajukan kepada
PPK-SKPD.
c) Kelengkapan dokumen SPP-LS pembayaran gaji
dan tunjangan terdiri atas:
55
1) Surat Pengantar SPP-LS;
2) Ringkasan SPP-LS;
3) Rincian SPP-LS; dan
4) Lampiran SPP-LS Pembayaran Gaji dan
Tunjangan yang mencakup:
a. Pembayaran gaji induk;
b. Gaji susulan;
c. Kekurangan gaji;
d. Gaji terusan;
e. Uang duka wafat/tewas yang dilengkapi
dengan daftar gaji induk/gaji susulan/
kekurangan gaji/uang duka wafat;
f. SK CPNS;
g. SK PNS;
h. SK Kenaikan Pangkat;
i. SK Jabatan;
j. Kenaikan gaji berkala;
k. Surat Pernyataan Pelantikan;
l. Surat Pernyataan masih menduduki
jabatan;
m. Surat Pernyataan melaksanakan tugas;
n. Daftar Keluarga (KP4);
o. Fotocopy surat nikah;
p. Fotocopy akte kelahiran;
q. SKPP;
r. Daftar potongan sewa rumah dinas;
s. Surat keterangan masih sekolah/ kuliah;
t. Surat pindah;
u. Surat kematian;
v. SSP PPh pasal 21; dan
w. Kelengkapan tersebut digunakan sesuai
peruntukkannya
d) Kelengkapan dokumen SPP-LS pengadaan
barang dan jasa terdiri atas:
1) Surat Pengantar SPP-LS;
56
2) Ringkasan SPP-LS;
3) Rincian SPP-LS; dan
4) Lampiran SPP-LS Pengadaan Barang dan
Jasa mencakup:
a. Salinan SPD;
b. Salinan Surat Rekomendasi dari SKPD
teknis terkait;
c. SSP disertai faktur pajak (PPN dan PPh)
yang telah ditandatangani wajib pajak;
d. Surat Pernyataan Pengguna Anggaran/
Kuasa Pengguna Anggaran mengenai
penetapan rekanan;
e. Surat perjanjian kerjasama/ kontrak
antara pihak ketiga dengan Pengguna
Anggaran/ Kuasa Pengguna Anggaran
yang mencantumkan nomor rekening
pihak ketiga;
f. Berita acara penyelesaian pekerjaan;
g. Berita acara serah terima barang dan
jasa;
h. Berita acara pembayaran;
i. Kwitansi bermeterai, nota/ faktur yang
ditandatangani pihak ketiga dan PPTK
serta disetujui oleh Pengguna
Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran;
j. Dokumen lain yang disyaratkan untuk
kontrak-kontrak yang dananya sebagian
atau seluruhnya bersumber dari
penerusan pinjaman/ hibah luar negeri;
k. Berita acara pemeriksaan yang
ditandatangani oleh pihak ketiga/
rekanan serta unsur panitia pemeriksaan
barang berikut lampiran daftar barang
yang diperiksa;
l. Surat angkutan atau konosemen apabila
57
pengadaan barang dilaksanakan di luar
wilayah kerja;
m. Surat pemberitahuan potongan denda
keterlambatan pekerjaan dari PPTK
apabila pekerjaan mengalami
keterlambatan;
n. Dokumentasi tingkat kemajuan/
penyelesaian pekerjaan;
o. Potongan jamsostek;
p. Khusus untuk pekerjaan konsultan yang
perhitungan harganya menggunakan
biaya personil; berita acara prestasi
kemajuan pekerjaan dilampiri dengan
bukti kehadiran dari tenaga konsultan
sesuai pentahapan waktu pekerjaan dan
bukti penyewaan/ pembelian alat
penunjang serta bukti pengeluaran
lainnya berdasarkan rincian dalam surat
penawaran.
q. Kelengkapan tersebut digunakan sesuai
peruntukkannya.
e. Kelengkapan dokumen SPP-LS Belanja
Pengeluaran PPKD terdiri atas:
1) Surat Pengantar SPP-LS Belanja
Pengeluaran PPKD
2) Ringkasan SPP-LS Belanja Pengeluaran
PPKD
3) Rincian Penggunaan Dana SPP-LS Belanja
Pengeluaran PPKD
4) Lampiran SPP-LS Belanja Pengeluaran
PPKD yang mencakup:
a. Salinan SPD
b. Rincian belanja LS PPKD kepada pihak
ketiga
58
5) Bendahara pengeluaran pembantu mencatat
SPP-LS yang diajukan ke dalam register
SPP-LS.
Penerbitan Surat Permintaan Membayar
(SPM)
Berikut ini merupakan Deskripsi Prosedur
Penerbitan SPM-LS:
a. PPK-SKPD menerima SPP-LS yang diajukan oleh
Bendahara Pengeluaran.
b. PPK-SKPD mencatat SPP-LS yang diterima ke
dalam register SPP-LS.
c. PPK-SKPD memverifikasi kesahihan bukti &
meneliti kelengkapan dokumen SPP-LS.
d. Jika kelengkapan dokumen SPP-LS dinyatakan
lengkap dan sahih, PPK-SKPD menyiapkan SPM-
LS untuk ditandatangani oleh Kepala
SKPD/Pengguna Anggaran.
e. Jika kelengkapan dokumen SPP-LS dinyatakan
tidak lengkap dan sahih, maka PPK-SKPD
menolak untuk menerbitkan SPM-LS dan
selanjutnya mengembalikan SPP-LS kepada
bendahara pengeluaran untuk dilengkapi dan
diperbaiki.
f. Pengembalian SPP-LS paling lambat satu hari
kerja terhitung sejak diterimanya pengajuan SPP-
LS yang bersangkutan.
g. PPK-SKPD mencatat penerbitan SPM-LS ke
dalam register penerbitan SPM-LS.
h. PPK-SKPD mencatat penolakan penerbitan SPM-
LS ke dalam register penolakan SPP-LS
59
Penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana
(SP2D)
Prosedur Penerbitan SP2D-LS secara rinci adalah:
1. PPKD menerima SPM-LS yang diajukan oleh
Kepala SKPD/Pengguna Anggaran
2. PPKD mencatat SPM-LS yang diterima ke dalam
register SPM-LS.
3. PPKD memverifikasi kesesuaian anggaran dan
meneliti kelengkapan dokumen SPM-LS.
4. Jika kelengkapan dokumen SPM-LS dinyatakan
lengkap dan sah, PPKD menyiapkan SP2D-LS
untuk diterbitkan SP2D-LS.
5. Jika kelengkapan dokumen SPM-LS dinyatakan
tidak lengkap dan sah, maka PPKD menolak
untuk menerbitkan SP2D-LS dan selanjutnya
mengembalikan SPM-LS kepada PPK-SKPD
untuk dilengkapi dan diperbaiki.
6. Pengembalian SPM-LS paling lambat satu hari
kerja terhitung sejak diterimanya pengajuan
SPM-LS yang bersangkutan.
7. PPKD mencatat penerbitan SP2D-LS ke dalam
register penerbitan SP2D-LS.
8. PPKD mencatat penolakan penerbitan SP2D-LS
ke dalam register penolakan SPM-LS.
Prosedur Pencatatan Akuntansi
Prosedur Pencatatan Akuntansi Pengeluaran Kas-
Mekanisme Pembebanan Langsung (LS) secara rinci
adalah sebagai berikut:
a). Fungsi Akuntansi-SKPKD menerima berkas
SP2D-LS lembar 3 dari PPKD. Fungsi
Akuntansi-SKPKD mencatat SP2D-LS ke jurnal
pengeluaran kas per tanggal pengesahan SP2D-
60
LS yang telah diotorisasi oleh PPKD dan
melakukan peringkasan transaksi-transaksi
(posting) dari jurnal pengeluaran kas ke buku
besar. Fungsi Akuntansi-SKPKD juga mencatat
mencatat transaksi-transaksi ke dalam buku
pembantu yang berisi rincian item buku besar
setiap rekening yang dianggap perlu (dalam
rincian obyek belanja).
b). Fungsi Akuntansi-PPK SKPD menerima berkas
SP2D-LS lembar ke 4 dari PPKD. Fungsi
Akuntansi-PPK SKPD mencatat SP2D-LS
pembayaran gaji dan tunjangan ke dalam buku
jurnal pengeluaran kas dan SP2D-LS pengadaan
barang dan jasa ke dalam buku jurnal umum per
tanggal pengesahan SP2D-LS yang telah
diotorisasi oleh PPKD dan melakukan
peringkasan transaksi-transaksi (posting) dari
jurnal pengeluaran kas ke dan jurnal umum ke
buku besar. Fungsi Akuntansi-PPK SKPD juga
mencatat mencatat transaksi-transaksi ke dalam
buku pembantu yang berisi rincian item buku
besar setiap rekening yang dianggap perlu
(dalam rincian objek belanja).
61
SISTEM DAN PROSEDUR PENGELUARAN KAS
MEKANISME LANGSUNG
BUD/KUASA BUD
3
SPD
Mulai
Menerbitkan
SPD
Register
SPD
2
SPD
1
T
2
1
SPD
62
BENDAHARA PENGELUARAN PEMBANTU
Atas
Usulan
PPTK
SPM 1
2
SP2D
8
Mencatat
ke BKU sisi
penerimaan
Register
SP2D
BKU
T
2
SP2D
3

Membuat
SPP
2
SPP
1
SPP
1
1
SPD
Register
SPP
3
T
T
63
BENDAHARA PENGELUARAN
2
SPP
1
SPP
3
Dibandingkan,Dita
ndatangani dan
diserahkan ke PPK
SKPD
4
2
SPD
T
2
64
PPK-SKPD
4
2
SPP
1
SPP
Register
SPP
Lengkap &
Sahih
Menyiapkan
SPM
SPP 1
SPP
3
SPP
2
Mengembalikan
ke Bendahara
Pengeluaran
SKPD
Register
Penolakan SPP
Register
SPM
5
T
Tidak
Ya
Memverifikasi
kesahihan
bukti &
Meneliti
kelengkapan
SPP
1
SPM
T
65
KEPALA SKPD/PENGGUNA ANGGARAN
5
SPP 1
2
SPM
Meneliti &
Menandatangani
SPM
SPP 1
2
6
1
SPM
1
SPM
66
PPKD
6
SPP 1
SPD 2
SPM
Memverifikasi
kesesuaian
anggaran dan
meneliti
kelengkapan SPM
Register
SPM
Lengkap
Mengembali
kan ke PPK
SKPD
Menyiapkan
SP2D
Register
Penolakan
SPM
Ya
Tidak
T
1
SPM
5
SPM
4
SPM
3
SPM
2
SPM
SP2D 1

8
9
Register
Penerbitan
SP2D
T
10
7
1
SPM
67


BANK
1
SP2D
Mengeluarkan
uang dalam bentuk
cek/transfer
Uang
7
Pihak Ketiga
T
<
68
FUNGSI AKUNTANSI SKPKD FUNGSI AKUNTANSI - SKPD
9
3
SP2D
Mencatat ke
J urnal
J urnal
Posting ke
Buku Besar
Buku Besar
10
4
SP2D
J urnal
Mencatat ke
J urnal
Posting ke
Buku Besar
Buku Besar