1

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui
opasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfgh
jklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvb
nmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer
tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopas
dfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzx
cvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq
wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuio
pasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghj
klzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbn
mqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty
uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdf
ghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxc
vbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmrty
uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdf
ghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxc
vbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw






MANUAL TATACARA
PELUPUSAN BUKU
PERPUSTAKAAN DI SEKOLAH
PKG DATO PANGLIMA KINTA
2014


2

MANUAL TATACARA PELUPUSAN BUKU PERPUSTAKAAN DI SEKOLAH.
1.Sila ke laman www.arkib.gov.my










2. Klik MUAT TURUN














3

3.KLIK pada pautan Seterusnya.

4.KLIK pada pautan pautan PDF atau Doc dengan memilih borang arkib 9/2008 iaitu
BORANG PERMOHONAN BAGI PELUPUSAN
REKOD TERBITAN DAN BAHAN BERCETAK











4



5. Hati-hati pada bahagian borang ini dengan memilih borang yang betul iaitu Borang Arkib 9/2008, jika
tidak dapat muat turun fail sebenar. Anda dinasihati muat turun pada Borang Arkib 8/2008. Teliti dahulu
tajuk borang yang dikehendaki adalah:
BORANG ARKIB 9/2008
BORANG PERMOHONAN BAGI PELUPUSAN
REKOD TERBITAN DAN BAHAN BERCETAK





















5

6. Atau google sahaja tapi dikhuatiri borang yang lama atau sebagainya.
Taip arkib negara+borang 9/08

7.Sila isi dengan lengkap borang Arkib_9_08















6


8.Lengkapkan borang tersebut sebanyak 2 salinan.Hantar borang berkenaan ke Pihak Arkib Cawangan
Perak.
Arkib Negara Malaysia, Cawangan Negeri Perak,
Tingkat 9, Bangunan Sri Kinta,
Jalan Sultan Idris,
30000 Ipoh,
Perak Darul Ridzuan.
(u:p: Siapa nama pegawai arkib? Telefon tanya arkib cawangan perak)

Sila telefon untuk mendapatkan nama (Pegawai Arkib Negara Cawangan Perak) yang bertugas sebagai
rujukan untuk memudahkan menulis alamat dan perhatian pihak Arkib cawangan perak:
No. Tel : 05-2494446 / 2494447
No. Faks : 05-2494448


7

Pelupusan Buku Pusat Sumber Sekolah



Latarbelakang:
Bagi maksud pelupusan bahan perpustakaan, peraturan adalah merujuk kepada peraturan pelupusan
dalam Akta Arkib Negara 2003, (Akta 629), Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 22/1975, Pelupusan
Alatulis, Bahan Bercetak, Buku dan Sebagainya serta Surat Kementerian Kewangan, 3 November
1993, Pelupusan Bahan-bahan bercetak / Kertas Terpakai daripada Kementerian / Jabatan Kerajaan /
Badan Berkanun yang berkuatkuasa pada masa ini.

Bahagian IV, Akta Arkib Negara 2003, (Akta 629), Larangan terhadap pemusnahan rekod awam, perkara
25.
1) Walau apa pun mana-mana undang-undang bertulis yang berlawanan, tiada seorang pun boleh,
kecuali dengan terlebih dahulu mendapat kebenaran bertulis Ketua Pengarah, memusnahkan
atau membenarkan pemusnahan mana-mana rekod awam yang dalam jagaan atau di bawah
kawalan orang itu.

2) Seseorang yang berniat untuk memusnahkan atau membenarkan pemusnahan mana-mana
rekod awam hendaklah:
a) memberitahu Ketua Pengarah dalam borang yang ditetapkan tentang niat untuk berbuat
demikian: dan
(b) dalam pemberitahuan itu, menyatakan sifat rekod awam yang berkenaan.

Tafsiran:
Pelupusan adalah satu proses di mana sesuatu aset / barang awam yang secara fizikalnya masih ada
dalam simpanan tetapi tidak digunakan atau diperlukan dan perlu dikeluarkan dari simpanan dan
rekod. Mengikut Undang-undang Malaysia, Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) pelupusan ertinya cara
menguruskan pengasingan rekod dengan tujuan pemusnahan, pemindahan atau selainnya.


Kriteria Pelupusan Buku:
Pilih buku-buku yang hendak dilupus berdasarkan kriteria-kriteria berikut:
2.1 Tidak ada kulit;
2.2 Hilang muka surat;
2.3 Sistem ejaan lama;
2.4 Sukatan lama.

8

CARTA ALIR
PELUPUSAN REKOD TERBITAN / BAHAN BERCETAK & BAHAN AUDIO VISUAL

Pihak Yang
Proses Penjelasan
Bertanggungjawab



Mula






Agensi yang berkenaan




Jawatankuasa Pilih Buang
& Pelupusan




Agensi yang berkenaan




Agensi yang berkenaan





Arkib Negara &
Jabatan Audit Negara




Agensi yang berkenaan





Agensi yang berkenaan


Proses Pilih Buang
Melakukan proses pilih


buang bahan terlebih dahulu.
(Weeding Process)



Tidak
Baiki dan pulihara


Keputusan
Baiki dan simpan
sekiranya masih

elok.

semula



Ya
Menyenaraikan bahan yang



Menyenarai usang / rosak untuk dilupus.

bahan / buku

Hantar permohonan

pelupusan bersama senarai

Hantar permohonan bahan pelupusan.

pelupusan


Tidak
Kelulusan diputuskan oleh


Arkib Negara & Jabatan Audit

Keputusan
Negara.



Ya
Ambil tindakan pelupusan


Tindakan
sama ada bahan tersebut


dijual, dibakar, ditanam,

pelupusan



dirincih.



Hantar Borang
Hantar borang maklumat


pemusnahan ke Arkib Negara
Maklumat



Malaysia.

Pemusnahan




Tamat

9

Contoh Surat Permohonan Pelupusan Bahan Cetak
Letter Head Sekolah



Ruj.Kami :
Tarikh :

Pengarah,
Arkib Negara Malaysia,
Cawangan Negeri Perak,
Tingkat 9, Bangunan Sri Kinta,
Jalan Sultan Idris,
30000 Ipoh,
Perak Darul Ridzuan.
(u:p: Siapa nama pegawai arkib? Telefon tanya arkib cawangan perak)

Tuan,

PERMOHONAN PELUPUSAN BUKU
MENGIKUT ARAHAN PERBENDAHARAAN 299

Dengan hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.

2. Perpustakaan sekolah kami bercadang untuk melupuskan bahan-bahan buku yang telah rosak
dan usang dari simpanan dan rekod kami.

3. Lampiran 1 yang turut disertakan bersama surat ini adalah merupakan senarai bahan-bahan
tersebut untuk tindakan pihak tuan selanjutnya.

4. Perhatian serta kerjasama pihak tuan berhubung perkara ini, kami dahului dengan ucapan
terima
kasih.

Sekian.

BERKHIDMAT UNTUK NEGARA

Saya yang menurut perintah.


___________________________
( )
Pengetua / Guru Besar

s.k Pegawai Pelajaran Daerah , Pejabat Pelajaran Daerah Kinta Utara.
Ketua Penolong Pengarah, Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Perak.
Ketua PKG Dato Panglima Kinta Perak


10

Lampiran 1




Jumlah bahan / buku yang dicadang untuk dilupus adalah sebanyak _______________________buah /
naskah.


Pengesahan oleh Ketua Jabatan:

1. Adalah disahkan bahawa bahan / buku yang disenaraikan di atas telah digunakan untuk
tempoh__________________.

2. Bahan / buku berkenaan telah *rosak / usang / tidak diperlukan / melebihi keperluan.

3. Adalah disyorkan bahan / buku yang disenaraikan di atas dilupus secara
________________________.






___________________________________
(PENGETUA /GURU BESAR )
SMK / SK________________


* Potong mana-mana yang tidak berkenaan.

11

PENERANGAN

Arkib 9/08 - Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Terbitan dan Bahan
Bercetak (Yang Tidak Dinyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod)

(1) Kementerian/Jabatan/Agensi: Nama Kementerian/Jabatan/Agensi yang
memohon. Contoh:

Nama Kem/ Jab/Agensi : Jabatan Perangkaan Malaysia

(2) Bahagian/Cawangan/Unit : Bahagian/cawangan/unit yang terdapat dalam
sesuatu Kementerian/Jabatan/Agensi yang memohon. Contoh:

Nama Bhg/Caw/Unit : Bahagian Korporat dan Khidmat Pengguna

(3) Pewujud Rekod [jika tidak sama dengan (1)]: Kementerian/Jabatan/Agensi
asal yang mewujudkan atau menguruskan rekod tetapi fungsi/aktivitinya telah
diberhentikan kerana jumud atau fungsinya telah diambilalih oleh jabatan yang
baru/lain. Jabatan yang mengambilalih fungsi/aktiviti berkenaan perlu mengisi
nama Kementerian/Jabatan/Agensi asal.

Contoh: Suruhanjaya Keretapi Malaysia telah dijumudkan dan rekod-rekodnya
disimpan dan di bawah kawalan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam.
Oleh itu, Suruhanjaya Perkhidmatan Awam bertanggungjawab
mengambil tindakan pelupusan perlu menyatakan Suruhanjaya
Keretapi Malaysia sebagai pewujud rekod.

(4) Peringkat Keselamatan : Merujuk kepada peringkat pengelasan terbitan/bahan
bercetak sama ada Terbuka, Terhad, Sulit, Rahsia, dan Rahsia Besar.

(5) Bil.: Bilangan nombor seturut.

(6) Tajuk: Tajuk yang diberi kepada terbitan dan bahan bercetak seperti buku,
buletin, leaflet dan sebagainya. Contoh:

Indeks Harga Pengguna
Laporan Ketua Audit Negara
Siaran Perangkaan Bulanan (Malaysia)

(7) Tahun/Tarikh Diterbitkan: Tahun/tarikh terbitan dan bahan bercetak tersebut
diterbitkan/dicetak.

(8) Meter Panjang/Jumlah : Bilangan unit rekod dan jumlah meter panjang
keseluruhan.

(9) Cadangan Pelupusan:

12


(a) Musnah - Cadangan oleh jabatan untuk memusnahkan rekod kerana
segala tindakan telah tamat dan tidak diperlukan untuk
rujukan.

(b) Simpan - Cadangan oleh jabatan untuk pemindahan ke Arkib
Negara setelah tamat tindakan di jabatan kerana mempunyai nilai sejarah/kebangsaan dan perlu
disimpan kekal untuk penyelidikan di masa hadapan.

(10) Catatan: Diisi bagi mencatatkan sekiranya terdapat bahan-bahan terbitan yang
rosak dan sebagainya.
(11) Ruangan ini hendaklah diisi oleh pegawai yang bertanggungjawab
mengemukakan permohonan pelupusan rekod.

*Nota: .Setiap permohonan pelupusan hendaklah diisi dengan lengkap dan
bertaip. Permohonan yang bertulisan tangan tidak akan diambil tindakan
dan jabatan perlu menyediakannya semula mengikut peraturan yang
ditetapkan.

Contoh Pengisian:


Sumber soalan: PKG Tanjung Malim

S : Bagaimana untuk lupuskan buku PSS yang rosak?
J : Tiada Penyelarasan; boleh pilih salah satu cara berikut:

1) - Mohon borang permohonan pelupusan daripada Arkib Negara
Cawangan Perak; Hantar borang yang telah dilengkapkan untuk
kelulusan; Lupus ikut cara yang diluluskan.
Buka fail Pelupusan Buku untuk senarai buku yang akan dilupuskan.
Potong maklumat buku dalam buku perolehan, catat dilupuskan.

2) - Asingkan buku yang bernilai tinggi dengan yang tidak bernilai
tinggi.

2.1 - Senaraikan buku yang tidak bernilai tinggi sebelum
dibuang/musnahkan dibuang di peringkat sekolah
- Senarai disimpan untuk rekod rujukan

2.2 - Senaraikan buku yang bernilai tinggi.
- Rujuk dan hantar senarai buku ke Arkib Negara negeri masing-
masing untuk kategori cara pelupusan

2.2.1 Kat.1 - Buku Bernilai Tinggi akan diambil oleh Arkib Negara

2.2.2 Kat.2 - Buku Tidak Bernilai Tinggi boleh dilupuskan di
peringkat sekolah.









Manual ini diadakan khas untuk individu yang memerlukan. Pihak PKG DPK berharap dapat membantu
mempercepatkan urusan kita seharian di dalam situasi data yang sebegini. Sesungguhnya tiada yang
istimewa pada manual ini dan sekadar perkongsian ilmu yang biasa-biasa sahaja.
Penafian: PKG Dato Panglima Kinta adalah tidak bertanggungjawab bagi apa-apa kehilangan atau kerugian yang
disebabkan oleh penggunaan dan mana-mana maklumat yang diperolehi dari manual ini.