Event Organizer (EO)

Sepertinya bisnis event organizer memang tidak akan pernah mati. Semakin hari semakin banyak bermunculan perusahaan yang bergerak di bidang ini. Terbukti dengan
maraknya konser-konser musik, pameran-pameran yang membutuhkan penanganan secara profesional. Sebenarnya apa sih pengertian bidang usaha ini? EO ini adalah
sebuah jasa yang bertujuan untuk mempermudah orang menyelenggarakan kejadian atau acara, seperti pameran, seminar, ulang tahun, atau pun pernikahan. Tugas
yang dipercayakan kepada EO disini adalah menyiapkan tempat, sarana di tempat pelaksanaan, yang berkenaan dengan hal-hal yang direncanakan sebelumnya tapi
tampil ke permukaan.
Kalau memang Anda berminat terjun di bidang ini, sangat disarankan memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik (lisan dan administrasi), banyak relasi dan jam kerja
yang fleksibel.
Apabila sudah siap menjadi profesional, bisnis ini pun bisa Anda mulai dari event-event skala kecil, seperti ulang tahun anak, pernikahan atau seminar-seminar. Kecuali
jika dari awal Anda sudah punya banyak relasi yang ingin mempercayakan Anda sebagai organizernya. Karena pada dasarnya bisnis ini sangat dibutuhkan jaringan yang
luas dan kadang-kadang malah terkesan KKN.
Ada baiknya juga jika EO Anda mengkhususkan diri di bidangnya karena sasaran atau target pasarnya jelas, seperti khusus EO acara perkawinan atau pameran. Apa saja
sih yang harus diperhatikan dalam mengelola bisnis ini?
Lokasi
Pilihlah lokasi yang strategis sehingga usaha Anda bisa dipandang lebih bonafide. Siapkan pula kartu nama atau brosur yang memuat tentang kemampuan dan jasa apa
saja yang bisa Anda tangani untuk membantu pelaksanaan suatu acara.
Pelanggan
Tentu saja pelanggan atau klien dari bisnis ini tergantung dari spesialisasi yang diambil oleh EO yang bersangkutan. Misalnya jika Anda tertarik menangani pameran
buku, maka klien Anda adalah seluruh penerbit buku di Indonesia. Anda tinggal membuat proposal yang didalamnya bertujuan untuk menjual stand (per meter biasanya),
setelah itu mengurus sendiri mulai dari izin sampai mencari jasa keamanan.
Mungkin sebagai langkah awal, Anda bisa mulai mengenalkan jasa ini pada lingkungan di sekitar Anda, seperti tetangga sebelah rumah yang akan mengadakan hajatan
pernikahan, ulang tahun, atau pun khitanan anaknya.
Jika sudah punya beberapa portofolio acara, Anda pun bisa mengikuti tender untuk beberapa proyek di acara yang akan diselenggarakan di berbagai perusahaan.
Tenaga Kerja
Orang-orang yang terlibat didalam EO ini harus memiliki kreativitas yang tinggi, banyak koneksi dan memiliki reputasi yang baik. Maka dari itu, untuk terjun dalam bisnis
ini, Anda bisa bekerja sama dengan orang yang sudah dikenal dengan baik. Karena disitu ada aspek yang penting yaitu kepercayaan. Jika sistem kepercayaan itu belum
baik maka yang dipegang dulu adalah seberapa besar anda mengenal orang dari sifat-sifatnya tersebut.
Pada pelaksanaannya, kerja EO ini tergantung pada event yang ditangani. Artinya tidak setiap bulan ada, jadi sebaiknya Anda memperkerjakan karyawan dengan sistem
pembayaran per acara yang diselenggarakan. Mereka ini disebut sebagai karyawan part time, ada acara mereka dibayar, tidak ada acara mereke bebas.
Biasanya ada dua cara yang biasa dilakukan EO, yaitu menunggu order untuk menyelenggarakan event yang dilaksanakan oleh kontraktornya atau menciptakan event
sendiri. Tapi, sebenarnya EO yang baik adalah mengadakan suatu event bukan mengada-adakan event, karena itu tidak profesional. EO boleh dikatakan sebagai bisnis
yang profesional, jika mampu mendatangkan hasil bagi orang yang membutuhkan pengelolaan acara. Bisa mendatangkan keuntungan atau setidaknya menciptakan citra
yang baik.
Modal Kerja
Modal dasar dari jenis profesi ini adalah kemampuan dalam mendesain sebuah acara sesuai dengan keinginan dan anggaran klien.
Sebenarnya cost bisnis ini rendah karena semua biaya dibayarkan oleh yang punya acara. Jadi bisa dibilang urusan modal tergantung dari network Anda, toh tidak setiap
bisnis harus ada modal besar, kan?
Bahkan bisa jadi nantinya Anda mendapat komisi yang besar dan flagship di awal sebuah program. Tapi, resikonya, kalau gagal Anda akan kesulitan mendapatkan
kesempatan sejenis untuk kedua kalinya. Dan jika ini terjadi, jangan berkecil hati untuk menawarkan diri ke pelanggan yang lainnya.
Memiliki reputasi kualitas yang baik adalah modal dasar untuk menyelenggarakan bisnis ini dan bisa dikatakan sudah hampir tidak bisa terkalahkan lagi karena mereka
sudah dikenal baik, tidak hanya sekedar terkenal. Oleh karena itu akan banyak sekali orang mempercayakan penyelenggaraan acara kepada EO semacam ini.
Ada pun sistem pembayarannya biasanya terbagi dalam beberapa tahap, misalnya pembayaran I 30% pada hari H 30% dan sisanya setelah acara selesai. Hal ini
tergantung dari kontrak kerja yang sudah disepakati sebelumnya. Jadi tidak ada aturan baku dalam pembagian keuntungan.
Ingat! Semakin sukses suatu event, maka semakin banyak uang yang masuk dan orang pun pastinya akan melihat siapa EO di belakang layarnya.
Jika perlu, Anda juga harus memiliki beberapa set property untuk mendukung pelaksanaan sebuh event. Biayanya memang cukup mahal, bahkan bisa berkisar ratusan
juta. Tapi sebagai pemula, Anda bisa bekerja sama dengan EO lain yang sudah cukup berpengalaman.
Faktor Resiko
Gagalnya suatu EO biasanya dilihat dari kemampuan mengantisipasi hal-hal yang mungkin terjadi. Misalnya transportasi, hotel peserta, bahkan kekurangan dari tempat
makan yang sebelumnya tidak dipikirkan. Bisa jadi sarana lainnya sudah baik, tapi masalah komsumsi yang kurang sehingga peserta harus merogoh kantongnya sendiri
untuk membeli makanan di luar. Hal-hal semacam inilah yang seharusnya juga mendapat perhatian dari tim kerja EO.