Lo Juri dan Kontingen

Disampaikan pada persiapan KRI 2015

Yogyakarta, 3 Mei 2015

Biasa disingkat LO, bertugas di bidang keprotokoleran

Bersifat melekat, dibantu oleh Security Officer (SO)
Bab I pasal 1 UU No. 9 tahun 2010 tentang Keprotokolan:
Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan
dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi
yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara dan Tata
Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada
seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya
dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat.

Berkaitan dengan protokoler:

o Memberikan penghormatan kepada Pejabat Negara,
Pejabat Pemerintahan, Perwakilan Negara Asing dan/atau
Organisasi Internasional, serta Tokoh Masyarakat Tertentu,
dan/atau Tamu Negara sesuai dengan kedudukan dalam
negara, pemerintahan, dan masyarakat;
o Memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar
berjalan tertib, rapi, lancar, dan teratur sesuai dengan
ketentuan dan kebiasaan yang berlaku, baik secara
nasional maupun internasional; dan
o Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan
antarbangsa

Tugas lainnya:
o Penghubung panitia untuk menginformasikan revisi atau
pemutakhiran berita kepada pihak yang di LO
(pejabat/institusi/peserta)
o Menyampaikan permintaan, data baru, atau keluhan serta
saran dari pihak yang di LO kepada panitia
o Membantu institusi yang dinaungi LO dalam menyukseskan
acara yang sedang berlangsung dengan tetap menjaga
nama baik pribadinya dan institusinya

LO Kontingen
LO Artis (backstage)
LO VIP

Kecil tapi ujung tombak

Kecil tapi utama
Kalau tak ada maka tak berjalan semestinya
LO adalah duta bagi:
PRIBADI
INSTITUSI
NEGARA

Updating berita

Banyak kesalahan
penyelenggaraan acara jadi
TERLUPAKAN karena pelayanan LO
yang memuaskan
Dan banyak keberhasilan
penyelenggaraan acara jadi
TERLUPAKAN karena penyampaian
LO yang tidak paripurna

Panitia /
Institusi
Penyelenggara

Liaison
Officer
Keinginan /
Keluhan /
update data

Pejabat /
Tamu /
Peserta

Pembelajaran bagi seorang LO untuk menjadi seorang GOOD

PLANNER dan GOOD MANNER;
Berlatih dengan perasaan sendiri dan orang lain
Belajar membentuk networking dengan banyak pihak;
penyelenggara + tamu
Belajar menghargai orang dengan mengetahui seluk beluknya
penyelenggara maupun tamu

Mendapatkan fasilitas yang tidak jauh berbeda dengan tamu.

Seperti izin masuk ke ruang acara, pengawalan, konsumsi,
akomodasi, transportasi, dan penghargaan
Perwujudan eksistensi diri baik dihadapan institusi
penyelenggara maupun didepan tamu
Bonus

Tempat
Waktu
Tamu
Pakaian
Lain-lain: notelp taksi, notelp, cara kedatangan

Perlu diketahui mengenai tempat-tempat yang menjadi pusat

penyelenggaraan acara, termasuk sitting arrangement dan
photo session
Perlu diketahui tempat-tempat yang berkaitan langsung
dengan pusat acara, seperti: tempat penjemputan dan
pemulangan; sekretariat; registrasi; tempat menginap; toilet;
mushola; rumah sakit; tempat cetak mencetak; dll
Perlu diketahui tempat-tempat yang tidak berkaitan langsung
dengan acara, seperti: wisata; pusat oleh-oleh; restaurant dll
(termasuk demografi, cerita, dan informasi penting tentang
wilayah sekeliling acara, termasuk institusinya)
Wajib dilakukan oleh seorang LO adalah ORIENTASI
LINGKUNGAN

Perlu diketahui mengenai program acara secara detil: Kapan

waktu yang berkaitan langsung dengan tamu; kapan waktu
bebas; dan kapan waktu yang tidak wajib dihadiri oleh tamu
Perlu diketahui mengenai waktu kedatangan, kepulangan,
waktu pribadi
Perlu diketahui waktu tempuh dari tempat yang berkaitan atau
tidak berkaitan langsung dengan penyelenggaraan acara
Membantu tamu untuk tidak terlalu lama menunggu dan tidak
terlambat dalam melaksanakan tugasnya serta penyelenggara
tidak ada kemunduran jadwal
Selalu siap sedia sebelum tamu dan selesai setelah tamu
Wajib dilakukan oleh seorang LO adalah ON TIME

Perlu diketahui mengenai nama dan institusi yang terkait

dengan tamu
Perlu diketahui mengenai food dietary atau makanan yang
dihindari oleh tamu
Perlu mengenal secara cepat karateristik tamu
Meminta kontak yang dapat dihubungi untuk memudahkan
komunikasi selama kegiatan

Perlu diketahui mengenai pakaian yang wajib dikenakan serta

jadwal pemakaian baik kepada tamu maupun LO
Secara umum dalam tugas protokoler, LO menggunakan
pakaian sipil lengkap yakni jas atau blazer (gelap)

Perlu diketahui mengenai kontak person yang dibutuhkan

dalam penyelenggaraan panitia seperti koordinator LO;
sekretariat; kesehatan;
Perlu diketahui mengenai nomor telpon taksi atau travel yang
dibutuhkan
Perlu diketahui estimasi harga transportasi, akomodasi, tiket
masuk atau merchandise.
Perlu mengetahui tentang acara dan institusi penyelenggara
Membawa alat kelengkapan pribadi yang berkaitan dengan
acara seperti alat tulis, obat, dan lain-lain

Menjadi kunci keselamatan bagi seorang LO

Sabar dalam menghadapi tamu
Terus mengupdate informasi terkait dengan acara kepada
koordinator LO
Menjaga kondisi badan
Selalu tampak ramah, menyenangkan, dan murah senyum
Berkoordinasi dengan koordinator LO atau panitia setempat
jika ada pertanyaan tamu yang sulit; bukan dengan jawaban
TIDAK TAHU

Sopan dan rendah hati

Berkepribadian menarik
Trampil dan cekatan (adaptif terhadap setiap perubahan)
Kritis dalam mempertimbangkan setiap langkah yang
diambilnya; konstruktif dan bukan destruktif
Selalu berpikir untuk memberikan dukungan dan pelayanan
yang terbaik bagi Tamu dan penyelenggara
Membatasi diri untuk berbicara, kecuali diminta;
Siap melaksanakan tugas dan siap pula melaporkan tugas
yang dilaksanakan.
Tips: berpikir menjadi pihak yang di LO sebelum meng-LO

Tempat
Waktu
Tamu
Pakaian
Lain-lain

: Mengetahui dimana tamu datang

: Mengetahui kapan tamu datang
: Mengetahui ciri-ciri tamu dan jumlahnya
: Mengetahui pakaian LO untuk menjemput
:

o Membawa papan nama sebagai identitas penjemputan

o Mengetahui nama, nomor telepon supir, nomor plat mobil yang

mengiringi penjemputan
o Membawa uang cadangan untuk tindakan preventif

Tempat
Waktu
Tamu
Pakaian
Lain-lain

:
:
:
:
:

Tempat
Waktu
Tamu
Pakaian
Lain-lain

:
:
:
:
:

Tempat
Waktu
Tamu
Pakaian
Lain-lain

:
:
:
:
:

Tempat
Waktu
Tamu
Pakaian
Lain-lain

:
:
:
:
:

Korps LO adalah satu keluarga, saling melengkapi dan akan

menjadi pasukan terdepan untuk mensukseskan
penyelenggaraan acara
Hanya orang-orang yang mau belajar didalam korps LO yang
akan mendapatkan banyak informasi dan kelebihan-kelebihan
Kurangi keluhan dan memaksimalkan kegiatan yang berkaitan
dengan acara
Pemimpin yang baik menciptakan standar yang tinggi dan
membantu anggotanya untuk mencapai standar itu; dan
bukan menurunkan standar tersebut untuk menyenangkan
anggotanya