BUKU PANDUAN

DAFTAR ISI
Pelatihan Penyelenggara Pameran

Rundown Pelatihan Kompetensi Online Penyelenggara Pameran ................................. 2

A. Login Sistem FUNSTUDY .................................................................................................. 9
B. Fasilitas Bagi Peserta........................................................................................................ 15
C. Penggunaan Aplikasi Zoom Cloud Meeting dengan Menggunakan Handphone ............. 16
D. Penggunaan Aplikasi Zoom Cloud Meeting dengan Menggunakan Laptop .................... 23
E. Panduan dan Tata Tertib WhattsApp Group ................................................................... 29
F. Panduan Daftar Hadir Peserta ......................................................................................... 30
G. Panduan Mengisi Ulasan dan Evaluasi Pelatihan............................................................. 33
H. Panduan Penugasan......................................................................................................... 36
I. Panduan Cetak Sertifikat.................................................................................................. 53
 1

Platform resmi Funstudy adalah funstudy.id

 2

RUNDOWN
PELATIHAN ONLINE PENYELENGGARA PAMERAN
Summary:

Adanya pandemi Covid-19 yang belum usai. Perlu peningkatan kompetensi bagi pelaku usaha
pariwisata yang terdampak, serta perlu adanya pemberian pengetahuan dan keterampilan bagi
para pelaku wisata dalam manajemen marketing communication.

Lingkup Materi:
1. Pengantar Starting an Exhibition
2. Mengelola Hubungan Bisnis
3. Bekerjasama Secara Efektif Dengan Pelanggan dan Kolega
4. Mengembangkan dan Mengelola Strategi Kehumasan
5. Mendapatkan dan Mengelola Sponsorship
6. Menempatkan dan Menentukan Pasar
7. Merencanakan dan Mengembangkan Proposal Event
8. Mengembangkan Rancangan Pameran
9. Budgeting Plan
10. Memilih tempat dan lokasi kegiatan
11. Menangani Perizinan Kegiatan
12. Menangani Keramaian
13. Mengatur Akomodasi dan Transportasi
14. Mengantur Layout dan Dekorasi
15. Mengatur Alur Pengunjung Pameran
16. Mengelola Liaison Officer
17. Memperoleh dan Mengelola Peserta Pameran
18. Mengembangkan dan Menerapkan Rencana Manajemen Acara
19. Mengawasi Loading dan Unloading
20. Mengembangkan Strategi Komunikasi Pada Kegiatan Pameran
21. Melaksanakan dan Memantau Kegiatan Pemasaran Langsung (Direct Marketing)
22. Mengelola Produksi Brosur dan Bahan-bahan Pemasaran
23. Mengembangkan Strategi Pemasaran
24. Menjalin Relasi Dengan Media
 3

Narasumber:
No NAMA BRIEF PROFILE
1 Agung Mulyawan Paramata, S.IP., MBA  Project Manager. Lima Event Indonesia
 Program Manager Seven Event
 Branch Manager Dyandra Promosindo

2 Daru wibowo, MM  Praktisi PR

3 Untung Roswita, M.Sc
 Dosen Universitas Bina Nusantara (Binus) Jakarta
 Dosen Atma Jaya Yogyakarta
 Marketing Manager, for Dagadu Djokdja brand,
2000 – 2002
• Marketing Corporate Manager, for
DAyaGAgasDUnia brand, 2002 – 2005
 Anggota IVENDO
 Senior Manager MICE, Event, & Proyek Bisnis PT
Bhumi Visatanda (BHIVA), anak perusahaan PT
Taman Wisata Candi Borobudur, Prambanan &
Ratu Boko (Persero). BHIVA adalah member
ASITA dan IVENDO.

4 Rullyana Mamengko, S.Pd., MM (Kons Par)  Asesor MICE

 Dosen Akpar Buana Wisata
 Director of Sales Marketing Mandira Baruga
Yogyakarta (Tasneem Convention Hotel and
Ramayana Ballet)
5 Atot Gunadarma  Aksi Total Event Ortganizer
6 Rahmat Hidayat  Managing Director PT. Mavindo Pratama.
 Director Skatindo
7 Agung Purwandono  Asesor BNSP
 Redaktur KR Online
 Editor Mojok.co

8 Rully Putra Adi Pramana  Desain Grafis

9 Joko Kuntoro  Asesor MICE

 Pemilik PT. Pesona Dharma Maharja Tours and
Travel
 4

Tahapan Kegiatan:

NO TAHAPAN DURASI TANGGAL

1 Pengembangan Modul 6 hari 21 - 26 Februari

2 Pendaftaran/Rekruitmen 5 hari 22 – 28 Februari

3 Seleksi 3 hari 1 – 3 Maret

4 Pengumuman Seleksi 1 hari 4 Maret

5 Technical Meeting 1 hari 5 Maret

6 Sosialisasi Pelatihan/Pembukaan 1 hari 7 Maret

7 Pelatihan 5 OJ atau setara 1 hari 7 Maret

8 Pelatihan 5 OJ atau setara 1 hari 8 Maret

9 Pelatihan 5 OJ atau setara 1 hari 9 Maret

10 Pelatihan 5 OJ atau setara 1 hari 10 Maret

11 Pelatihan 5 OJ atau setara 1 hari 11 Maret

12 Penugasan (text) 2 hari 12 - 13 Maret

13 Pengumpulan Tugas 1 hari 13 Maret

14 Evaluasi Tugas 3 hari 15 – 16 Maret

14 Penutupan 1 hari 18 Maret

 4

JADWAL PELATIHAN PENYELENGGARA PAMERAN

NO HARI MATERI TRAINER WAKTU KETERANGAN

Senin, 7 Maret 2022 PELATIHAN HARI 1

 Video dapat diakses
Pengantar: Starting an Exhibition Roswita pada laman
www.funstudy.id
Mengelola Hubungan Bisnis Daru Wibowo dengan melakukan
registrasi.
 Pengguna dapat
Bekerjasama Secara Efektif Dengan Pelanggan dan Kolega Daru Wibowo mengakses video dan
modul yang dibuat
materi bisa diakses mulai dalam beberapa sesi
00.00 – 14.00 WIB materi.
1 13.00 – 15.00
Teleconference mulai  Pengguna tidak
13.00 - 15.00 diperkenankan untuk
menyebarluaskan
video dan modul
Mengembangkan dan Mengelola Strategi Kehumasan Agung Paramataq  Selama akses video E-
Elearning, peserta
dapat mengajukan
pertanyaan melalui
contact person yang
tertera

QUIZ 1
 5

NO HARI MATERI TRAINER WAKTU KETERANGAN

Selasa, 8 Maret 2022 PELATIHAN HARI 2

 Video dapat diakses
Mendapatkan dan Mengelola Sponsorship Joko Kuntoro pada laman
www.funstudy.id
dengan melakukan
Menempatkan dan Menentukan Pasar Roswita registrasi.
 Pengguna dapat
Merencanakan dan Mengembangkan Proposal Event Roswita mengakses video dan
modul yang dibuat
materi bisa diakses mulai dalam beberapa sesi
00.00 – 14.00 WIB Mengembangkan Rancangan Pameran Roswita materi.
2 13.00 - 15.00
Teleconference mulai  Pengguna tidak
13.00 - 15.00 diperkenankan untuk
menyebarluaskan
video dan modul
 Selama akses video E-
Budgeting Plan Joko Kuntoro Elearning, peserta
dapat mengajukan
pertanyaan melalui
contact person yang
tertera

QUIZ 2
 6

NO HARI MATERI TRAINER WAKTU KETERANGAN

Rabu, 9 Maret 2022 PELATIHAN HARI 3

 Video dapat diakses
pada laman
Memilih Tempat dan Lokasi Kegiatan Atot Gunadarma
www.funstudy.id
dengan melakukan
registrasi.
Menangani Perizinan Kegiatan Atot Gunadarma  Pengguna dapat
mengakses video dan
modul yang dibuat
dalam beberapa sesi
materi bisa diakses mulai
Menangani Keramaian Atot Gunadarma materi.
00.00 – 14.00 WIB
3 13.00 – 15.00  Pengguna tidak
Teleconference mulai diperkenankan untuk
13.00 - 15.00 menyebarluaskan
video dan modul
Mengatur Akomodasi dan Transportasi Rahmat Hidayat
 Selama akses video E-
Elearning, peserta
dapat mengajukan
pertanyaan melalui
Mengatur Layout dan Dekorasi Rahmat Hidayat contact person yang
tertera

QUIZ 3
 7

NO HARI MATERI TRAINER WAKTU KETERANGAN

Kamis, 10 Maret 2022 PELATIHAN HARI 4

 Video dapat diakses
Mengatur Alur Pengunjung Pameran Rahmat Hidayat pada laman
www.funstudy.id
dengan melakukan
Mengelola Liaison Officer Rahmat Hidayat
registrasi.
 Pengguna dapat
Memperoleh dan Mengelola Peserta Pameran Agung Paramata mengakses video dan
modul yang dibuat
materi bisa diakses mulai dalam beberapa sesi
00.00 – 14.00 WIB Mengembangkan dan Menerapkan Rencana Manajemen materi.
4 Agung Paramata 13.00 – 15.00
Teleconference mulai Acara  Pengguna tidak
13.00 - 15.00 diperkenankan untuk
menyebarluaskan
video dan modul
 Selama akses video E-
Mengawasi Loading dan Unloading Agung Paramata Elearning, peserta
dapat mengajukan
pertanyaan melalui
contact person yang
tertera

QUIZ 4

Jumat, 11 Maret 2022 PELATIHAN HARI 5

5
materi bisa diakses mulai Mengembangkan Strategi Komunikasi Pada Kegiatan  Video dapat diakses
Daru Wibowo 13.00 – 15.00 pada laman
00.00 – 14.00 WIB Pameran
 8

NO HARI MATERI TRAINER WAKTU KETERANGAN

Teleconference mulai Melaksanakan dan Memantau Kegiatan Pemasaran Rullyana P www.funstudy.id

13.00 - 15.00 Langsung (Direct Marketing) Mamengko dengan melakukan
registrasi.
Mengelola Produksi Brosur dan Bahan-Bahan Pemasaran Rully Putra  Pengguna dapat
mengakses video dan
Rullyana P modul yang dibuat
Mengembangkan Strategi Pemasaran dalam beberapa sesi
Mamengko
materi.
 Pengguna tidak
diperkenankan untuk
menyebarluaskan
video dan modul
Menjalin Relasi Dengan Media Agung Purwandono  Selama akses video E-
Elearning, peserta
dapat mengajukan
pertanyaan melalui
contact person yang
tertera

QUIZ 5

 Video dapat diakses pada laman www.funstudy.id dengan melakukan registrasi.

 Pengguna dapat mengakses video dan modul yang dibuat dalam beberapa sesi materi.
 Pengguna tidak diperkenankan untuk menyebarluaskan video dan modul
 Selama akses video E-Elearning, peserta dapat mengajukan pertanyaan melalui contact person yang tertera
 9

Website Resmi FUNSTUDY adalah funstudy.id

A. Login Sistem FUNSTUDY

1. Buka Browse, pada address bar ketikkan laman melaui link

https://s.id/penyelenggarapameran
2. Akan muncul lama Daftar, masukkan data diri Peserta dan pilih jenis pelatihan apa yang
diminati. Jika sudah klik Daftar.

3. Jika mendaftar, akan muncul notifikasi pada layar bahwa Pendaftaran peserta telah Succeed!
4. Dan Peserta akan mendapatkan notifikasi dari Whatsapp dari admin funstudy, bahwa
Peserta sudah terdaftar di akun funstudy.
 10

5. Akun Peserta akan diverifikasi terlebih dahulu oleh bagian Admin funstudy, apabila sudah
terverifikasi, Peserta akan diterima dan mendapatkan Kode Token yang dikirim Admin
funstudy melalui Whatsapp.

6. Masuk ke link funstudy.id dan masukkan email dan password. Kemudian klik Masuk.

7. Selanjutnya akan mucul pada layar laman funstudy.

8. Pilih kolom Aktivasi Kode Token pada kiri layar Peserta.
 11

9. Masukkan Kode Token pada (poin nomor 5) XXX-XXXX-XXXX-XXXX-XXXX yang sudah dikirim
bagian Admin melalui Whatsapp. Kemudian klik Aktivasi.
 12

10. Aktivasi Kode Token Peserta telah Sukses!

11. Kemudian Masuk ke kolom Pelatihan Saya pada menu, untuk melihat materi dan video
pelatihan yang diminati.
 13

12. Peserta klik Buka Materi untuk melihat video maupun materi.
 14

13. Tampilan video pembelajaran disertai modul dari funstudy.id. Pilih sesi Pembelajaran dan
Video yang ingin dilihat. Dengan klik Sebelum atau Selanjutnya untuk memilih Sesi yang ada.

14. Apabila ada hal yang ingin didiskusikan, pengguna dapat menambahkan komentar pada
kolom diskusi. Ketik disini dan kirim.
 15

B. Fasilitas Bagi Peserta

1. Dalam mengikuti pelatihan ini peserta akan mendapatkan fasilitas Paket data internet
peserta (virtual dan upload penugasan) dan biaya transport dan uang harian
pembuatan tugas.
2. Terkait fasilitas tersebut akan ditransfer langsung ke rekening peserta. Maka pastikan nama
dan nomor rekening Anda untuk kelancaran proses tersebut.
3. Paket data internet peserta (virtual dan upload penugasan): Rp75.000,- * selama 5 hari
kegiatan.
4. Biaya transport dan uang harian pembuatan tugas lapangan: Rp250.000,-* selama 1 hari
kegiatan.
5. Selanjutnya proses transfer akan dilakukan selama 21 (dua puluh satu) hari kerja sejak
jadwal kegiatan hari terakhir atau peserta menyelesaikan seluruh rangkaian jadwal
pelatihan.
6. Proses transfer dilakukan apabila peserta telah menyelesaikan seluruh rangkaian sesi
pelatihan baik teleconference, akses modul dan penugasan.
7. Bagi peserta dengan kepemilikan kartu pasca bayar, dimohon untuk segera melapor ke
admin untuk pemberitahuan alternatif nomor pra bayar.

*Keterangan:

 Pengiriman paket data internet sebesar Rp75.000

Simulasi:
Peserta atas nama Ridwan dengan provider Telkomsel, dengan nominal yang akan diterima:
Rp75.000,- kemudian dipotong biaya admin Rp5.000,- sehingga yang diterima Ridwan
sebesar Rp70.000,-.

Biaya administrasi antar provider akan berbeda nominalnya.

 Biaya transport dan uang harian pembuatan tugas lapangan sebesar Rp250.000.
Simulasi:
Peserta atas nama Tina dengan rekening Bank BRI dengan nominal yang akan diterima:
Rp250.000,- kemudian dipotong biaya transfer Rp.6.500,- sehingga yang diterima peserta
sebesar Rp243.500,-.

Biaya administrasi transfer antar bank akan berbeda nominalnya.

 16

C. Penggunaan aplikasi Zoom Cloud Meeting dengan Menggunakan Handphone

1. Download aplikasi Zoom Cloud Meeting melalui playstore atau apple store lalu install pada
perangkat pengguna. Jika sudah terinstall pilih Join a Meeting.

2. Masukkan Meeting ID Zoom Cloud Meeting yang sudah diberikan oleh Admin Funstudy.
Dengan Meeting ID : 527 994 3790 dan Password : 548088. Ganti Personal link name
dengan nama Peserta. Lalu klik Join Meeting. Pastikan Nama Peserta sesuai nama yang
sudah diregistrasi di sistem funstudy.id atau KTP. Hindari nama sesuai perangkat
HP/Laptop (misalnya Samsung J7/Lenovo)

Nama Peserta

548088
 17

3. Saat ini Zoom telah meningkatkan keamanan terhadap penggunanya. Peserta dapat dengan
melakukan sign in dengan beberapa pilihan yaitu dengan menuliskan alamat email atau
melalui Facebook.

4. Setelah memasukkan Meeting Password, kemudian klik Join with Video.

 18

5. Mengganti Nama Peserta: Klik tombol Participants kemudian klik tombol > untuk mengganti
nama
 19

6. Klik Call via Device Audio untuk Join Audio dalam Video Meeting.

7. Klik Mute apabila Peserta ingin me non aktifkan suara masuk ke Teleconference. Sebaliknya
jika ingin mengaktifkan suara klik Unmute.
 20

8. Klik Stop Video apabila Peserta ingin me non aktifkan tampilan/gambar masuk ke
Teleconference. Sebaliknya jika ingin mengaktifkan suara klik Start Video.

9. Klik Stop Video dan Mute apabila Peserta ingin me nonaktifkan tampilan/gambar dan suara
masuk ke Teleconference.
 21

10. Jika Peserta ingin men-Share Screen dokumen, poto atau share menulis di whiteboard, klik
Share.

11. Pada saat sesi Quiz atau Diskusi tanya jawab, Peserta dapat mengajukan pertanyaan dengan
aturan yang sudah ditentukan oleh Moderator, dengan klik More – Raise Hand.
 22

12. Jika ingin mengirim Chat klik More – Chat. Pilih ke semua (Everyone) Participant atau
pribadi (Privately).

13. Apabila acara Pelatihan Pembelajaran telah selesai, Peserta dapat meninggalkan Meeting,
dengan klik Leave – Leave Meeting di pojok kanan atas layar Handphone.
 23

C. Penggunaan aplikasi Zoom Cloud Meeting dengan Menggunakan PC/Laptop.

1. Buka Google Chrome dan masuk ke website https://zoom.us/

2. Masuk menu Zoom, pilih menu Join A Meeting.

3. Setelah masuk Join a meeting, masukkan Meeting ID 527 994 3790 yang diberikan oleh
Admin Funstudy. Setelah itu klik Join.
 24

4. Pada saat Launching akan muncul notifikasi kolom diatas Open Zoom? Lalu klik Open Zoom.

5. Setelah Launching Open Zoom, Kemudian klik Join with Video.

 25

6. Peserta menunggu terlebih dahulu sebelum masuk ke dalam Meeting, sampai Admin
Funstudy menyetujui untuk mengikuti acara Meeting.

7. Setelah masuk ke dalam Meeting, klik Join with Computer Audio.

 26

8. Mengaktifkan Video, klik tombol Start Video.

Nama Peserta

9. Menonaktifkan Video, klik tombol Stop Video.

Nama
Nama Peserta
Peserta

10. Mematikan Microphone klik gambar Microphone Mute, untuk mengaktifkan kembali klik
Unmute.

11. Untuk mengirim pesan pribadi klik Chat lalu pilih Everyone untuk menampilkan dan dibaca
ke semua participants atau pilih nama participant untuk memulai mengirim pesan secara
pribadi (Privately).
 27

12. Untuk menampilkan dokumen atau catatan klik Share Screen kemudian pilih dokumen apa
yang akan ditampilkan ke layar Zoom, kemudian pilih klik tombol biru Share nantinya akan
dilihat oleh semua participants.

13. Apabila telah selesai melakukan Share Screen, klik Stop Share tombol merah di bagian atas
layar.
 28

14. Pada saat sesi Quiz atau Diskusi tanya jawab, Peserta dapat mengajukan pertanyaan dengan
klik Participant – klik Raise Hand.

Nama Peserta

15. Apabila acara Pelatihan Pembelajaran telah selesai, Peserta dapat meninggalkan Meeting,
dengan klik Leave – Leave Meeting.

Nama Peserta Nama Peserta

 29

D. Panduan dan Tata Tertib WhatsApp Grup

1) Peserta tidak diperkenankan menyampaikan konten yang tidak berkaitan dengan

pelaksanaan Pelatihan Penyelenggara Pameran (kecuali berita duka cita atau musibah).
2) Sebelum bertanya, silakan untuk membaca buku panduan/manual book online Pelatihan
Penyelenggara Pameran
3) Jika terdapat pertanyaan yang sama maka Admin akan memberikan jawaban mengacu pada
jawaban pertama.
4) Peserta tidak diperkenankan menyampaikan konten yang belum dapat di pertanggung
jawabkan kebenarannya (hoaks).
5) Peserta tidak diperkenankan menyampaikan hal-hal yang menyinggung SARA.
6) Setiap pertanyaan Peserta akan di respon oleh Admin pada hari yang sama, kecuali yang
membutuhkan koordinasi dengan bagian lain atau pimpinan.
7) Peserta wajib membaca dan mencermati setiap pengumuman dari Admin yang disampaikan
di group termasuk jawaban yang sudah ditanyakan sebelumnya
8) Waktu pelayanan hanya dilakukan pada 08.00 WIB – 21.00 WIB
9) Pertanyaan diluar jam tersebut akan dijawab pada hari berikutnya
 30

E. Panduan Mengisi Daftar Hadir Peserta

1) Peserta log in di funstudy.id, dengan mengisi email dan password yang telah ter-register.

10) Selanjutnya klik “Pelatihan Saya” untuk memilih Pelatihan Penyelenggara Pameran
 31

11) Selanjutnya klik “Buka” untuk Pelatihan Penyelenggara Pameran

12) Berikut tampilan materi Pelatihan Penyelenggara Pameran, untuk melihat sesi Peserta
dapat klik “Buka” pada tombol biru bagian kiri. Materi dapat diakses sesuai dengan waktu
yang telah ditentukan.
 32

2) Daftar isi dapat terisi secara otomatis ketika Peserta membuka sesi pelatihan.
 33

F. Panduan Mengisi Ulasan dan Evaluasi Pelatihan

1) Peserta log in di funstudy.id, dengan mengisi email dan password yang telah ter-register.

13) Selanjutnya klik “Pelatihan Saya” untuk memilih Pelatihan Penyelenggara Pameran
 34

14) Selanjutnya klik “Buka” untuk Pelatihan Pelatihan Penyelenggara Pameran

15) Berikut tampilan materi untuk melihat sesi Pembelajar dapat klik “Buka” pada tombol biru
bagian kiri. Materi Pelatihan Penyelenggara Pameran dapat diakses sesuai dengan waktu
yang telah ditentukan. Pastikan semua sesi sudah dibuka agar muncul tombol Ulasan dan
Evaluasi Pelatihan.
 35

2) Berikan ulasan Anda terkait pelatihan ini dengan memberi centang pada bintang dan
komentar.

3) Berikan evaluasi Anda terkait pelatihan ini dengan memberi centang pada bintang dan
pada kolom komentar.
 36

J. Panduan Penugasan

Peserta log in Funstudy.id kemudian menuju Pelatihan Saya dan Buka Pelatihan Online
Penyelenggara Pameran Selanjutnya pada opsi menu berikut klik

Penugasan

Ketentuan Penugasan:

Anda sebagai seorang Penyelenggara Pameran atau Professional Convention Organizer yang
ditugaskan untuk menyusun proposal event pameran. Buatlah perencanaan event yang akan
diselenggarakan di suatu kegiatan, dengan ketentuan sebagai berikut:
1. Buatlah proposal perencanaan event dalam bentuk MS Word atau PDF (memuat: judul
event, tujuan event, target peserta, rencana anggaran, hasil yang diharapkan).
2. Pilih salah satu kegiatan diatas (Exhibition) untuk dibuat proposal kegiatan perencanaan
event mulai dari konsep acara, judul, tujuan acara, protokol kesehatan, venue, rundown
acara, sponsor acara,narasumber, sumber dana, jumlah peserta, evaluasi.
3. Sertakan dokumentasi saat pengambilan foto di tempat event akan diselenggarakan dan
salah satu foto terdapat peserta di dalamnya .
 37

a. Panduan Cetak Sertifikat

1) Peserta log in di funstudy.id, dengan mengisi email dan password yang telah ter-register.

2) Selanjutnya klik “Pelatihan Saya” untuk memilih Pelatihan Penyelenggara Pameran

3) Selanjutnya klik “Buka” untuk Pelatihan Penyelenggara Pameran.
 38

4) Selanjutnya klik “Cetak Sertifikat”, untuk Pelatihan Penyelenggara Pameran pada tab menu.
Tombol ini akan muncul jika semua sesi pelatihan telah diakses. Jika ada sesi yang terbuka
lebih dari satu maka tombol belum muncul. Silakan cek kembali daftar hadirnya apakah ada
sesi yang terbuka lebih dari satu kali. Jika ada sesi yang terbuka lebih dari satu silakan kontak
admin.
 39

5) Kemudian akan muncul tampilan seperti ini. Selanjutnya pastikan Judul Pelatihan, Nama
Peserta. Jika sudah sesuai selanjutnya bisa klik “Cetak Sertifikat”.
Format sertifikat adalah rtf. dan akan langsung terdownload ke PC/Laptop atau HP peserta
40