MEMBUAT LAPORAN KAS KECIL

N.821100.066.02
 DAFTAR ISI

Daftar Isi ................................................................................................1

Kata Pengantar .......................................................................................2
A. Pendahuluan …………………………………………………………………… ..3
B. Panduan Penggunaan Modul ............................................................3
C. Daftar Ikon .......................................................................................4
D. Bacaan Referensi ..............................................................................5
E. Pengantar Teori.................................................................................6
F. Langkah Kerja ..................................................................................24
G. Implementasi Unit Kompetensi .........................................................30
1. Elemen Kompetensi 1 ..................................................................30
1.1 Referensi ...........................................................................30
1.2 Aktivitas 1……………………….……………………………………30
1.3 Aktivitas 2 .........................................................................30
1.4 Pikirkan .............................................................................31
2. Elemen Kompetensi 2 ..................................................................32
2.1 Referensi……………………………………………………………. ...32
2.2 Diskusi ..............................................................................32
2.3 Video Youtube ...................................................................33
2.4 Pikirkan …………………………………….…….…………...…….. 33
3. Elemen Kompetensi 3 ..................................................................34
3.1 Referensi……………………………………………………………. ...34
3.2 Aktivitas 1 .........................................................................34
3.3 Aktivitas 2 .........................................................................34
3.4 Aktivitas 3…………………………………….…….…………...……35
3.5 Pikirkan ……………………………………………………………… .35
H. Lampiran ..........................................................................................37
1) Kamus Istilah ..............................................................................37
2) Referensi .....................................................................................38
3) Unit Kompetensi ..........................................................................39
4) Daftar Nama Penyusun ...............................................................42
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT buku Materi Pelatihan
Berbasis Kompetensi dengan judul ” Membuat Laporan Kas Kecil”
(N.821100.066.02)” dapat tersusun dengan baik dan menjadi media pembelajaran
untuk mentransformasikan pengetahuan, keterampilan dan sikap kerja kepada
peserta pelatihan.

Penyusunan Materi Pelatihan Berbasis Kompetensi merupakan hasil

identifikasi silabus, capaian unit kompetensi, kriteria capaian yang lalu dituangkan
ke dalam pokok pembahasan sebagaimana ditentukan dalam pedoman penyusunan
materi pelatihan berbasis kompetensi.

Materi pelatihan berbasis kompetensi diformulasikan menjadi 2 (dua) buku,

yakni buku Materi dan buku Asesmen (penilaian) yang tidak terpisahkan dalam
penggunaannya. Materi pelatihan ini menjadi salah satu bahan pengajaran kepada
peserta pelatihan agar pelaksanaan pelatihan dapat dilakukan secara efektif dan
efesien.

Kami berharap materi ini dapat meningkatkan kemampuan aplikatif bagi

peserta pelatihan dan instruktur serta dapat dikembangkan lebih lanjut.

Semoga Tuhan Yang Maha Esa memberikan tuntunan kepada kita semua
dalam melakukan berbagai upaya untuk menunjang proses pelaksanaan pelatihan
berbasis kompetensi guna menghasilkan tenaga kerja yang kompeten dan berdaya
saing tinggi.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb

Jakarta, September 2020

ii
A. PENDAHULUAN

Tuntutan pembelajaran berbasis kompetensi menjadi sangat penting

dalam meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) yang
kompeten, sesuai dengan tuntutan kebutuhan pasar kerja. Selaras
dengan tuntutan tersebut, maka dibutuhkan mekanisme pelatihan
yang lebih praktis, aplikatif, serta dapat menarik dilaksanakan
sehingga memotivasi para peserta dalam melaksanakan pelatihan yang
diberikan. Seiring dengan mudahnya teknologi digunakan, maka
materi pelatihan dapat disajikan dengan berbagai media pembelajaran
sehingga dapat diakses secara offline dan online.
Materi pelatihan ini terdiri dari buku Panduan Materi Pelatihan dan
buku Panduan Asesmen. Serta dilengkapi dengan materi yang bersifat
soft copy seperti materi presentasi dan video.

B. PANDUAN PENGGUNAAN MODUL

Beberapa ketentuan panduan penggunaan materi yang harus diperhatikan

adalah sebagai berikut:

1. Materi ini dapat dijadikan rujukan untuk pelaksanaan PBK dengan

penggunaannya dapat dikembangkan dan dikontekstualisasikan
sesuai dengan kebutuhan, materi ini terdiri dari:

a. Bacaan Referensi

b. Pengantar Teori

c. Langkah Kerja

d. Implementasi Unit kompetensi

e. Lampiran :

1) Kamus istilah

2) Daftar referensi

3) Unit kompetensi

4) Daftar penyusun

2. Slide powerpoint dan video merupakan kelengkapan yang dapat

dijadikan referensi bagi para instruktur.
2
 3. Peran instruktur terkait dengan penggunaan modul, antara lain:

a. Instruktur dapat menggunakan modul dengan referensi video

dan powerpoint yang terlampir dalam modul sebagai referensi,
diharapkan dapat mengembangkan bahan yang disesuaikan
dengan BLK masing-masing

b. Proses pembelajaran dapat disampaikan dengan menggunakan

berbagai sumber yang menguatkan peserta pelatihan, baik
melalui tahapan persiapan, pelaksanaan di kelas, praktek,
melakukan investigasi, menganalisa, mendiskusikan, tugas
kelompok, presentasi, serta menonton video.

c. Keseluruhan materi yang tersedia sebagai referensi dalam buku

ini dapat menjadi bahan dan gagasan untuk dikembangkan oleh
instruktur dalam memperkaya materi pelatihan yang akan
dilaksanakan.

4. Buku penilaian menjadi kesatuan, namun disajikan dalam paket

buku penilaian secara terpisah. Buku penilaian dapat berupa soal
tertulis, panduan wawancara, serta instruksi demonstrasi yang akan
dilaksanakan sesuai dengan proses penilaian yang dilaksanakan.

5. Referensi merupakan referensi yang menjadi acuan dalam

penyusunan buku panduan pelatihan ini.

6. Lampiran merupakan bagian yang berisikan lembar kerja serta

bahan yang dapat digunakan sebagai berkas kelengkapan pelatihan.

C. DAFTAR IKON

Daftar ikon yang dapat digunakan dalam buku ini, antara lain:

Ikon Keterangan

Ikon ini memiliki arti anda diminta untuk mencari

atau menemui seseorang untuk mendapatkan
informasi
Pemeriksaan

3
 Icon ini memiliki arti anda diminta untuk
menuliskan/mencatat,melengkapi,latihan/aktivitas
(bermain peran, presentasi) dan mencatatkan
dalam lembar kerja pada buku/media lain sesuai
Aktivitas instruksi

Icon ini memiliki arti anda harus melihat pada

aturan atau kebijakan yang berlaku dan prosedur-
prosedur atau materi pelatihan/ sumber informasi
lain untuk dapat melengkapi latihan/ aktivitas ini.
Referensi
material/manual

Icon ini memiliki arti ambil waktu untuk Anda

dapat berpikir/ menganalisa informasi dan catat
gagasan-gagasan yang anda miliki.
Berpikir

Icon ini memiliki arti berbicara/ berdiskusi lah

dengan rekan anda untuk gagasan yang anda
Komunikasi/ miliki.
Diskusi

Icon ini memiliki arti pilihlah bacaan yang

dibutuhkan sesuai dengan kebutuhan materi
pelatihan.
Membaca

Icon ini memiliki arti pilihlah video/youtube yang

dibutuhkan dalam materi pelatihan.
Video/Youtube

D. BACAAN REFERENSI

Membaca secara lengkap :

 Undang-Undang No. 1 Tahun 1970 tentang

Keselamatan dan Kesehatan Kerja
 Endang, Sri., Mulyani, Sri., Suyetty., 2008. Modul
Mengelola Kas Kecil. Erlangga, Jakarta.

4
E. PENGANTAR TEORI

MEMBUAT LAPORAN KAS KECIL

Setiap perusahaan umumnya memiliki bagian kas, dan bagian kas

akan dibantu bagian kas kecil (petty cash) yang dijalankan oleh petugas
pelaksana kas kecil dengan tujuan untuk mendukung kinerja operasional
perusahaan secara langsung. Pengelolaan kas kecil dilaksanakan secara
teliti, jujur dan disiplin berdasarkan sistem operasional keuangan yang ada
di perusahaan masing -masing. Kas kecil memiliki peranan yang penting
dalam operasional perusahaan. Untuk itu, perusahaan hendaklah
melakukan pengelolaan Kas kecil secara baik. Pengelolaan Kas kecil mutlak
diperlukan, Tidak ada alasan bagi perusahaan untuk tidak melakukan
pengelolaan terhadap kas kecil yang dimiliki.

Menyiapkan Keperluan Laporan Kas Kecil

Kas kecil merupakan dana khusus yang dibentuk organisasi untuk

membiayai pengeluaran organisasi yang sifatnya kecil atau juga untuk
membayar keperluan sehari-hari. Dana kas kecil (petty cash) dibentuk
berdasarkan perkiraan pengeluaran biaya operasional perusahaan,
Contohnya biaya yang dikeluarkan untuk membayar tekening listrik,
telepon, trasportasi, biaya keamanan dan biaya-biaya lainnya. Selain untuk
membayar pengeluaran-pengeluaran perusahaan yang jumlah nominalnya
kecil, pembentukan petty cash juga bertujuan untuk membayar
pengeluaran yang sifatnya mendadak dan sebagai dana langsung untuk
jenis-jenis pembayaran yang tidak praktis apabila menggunakan cek. Ada
beberapa tujuan dari pembentukan kas kecil, berikut di antaranya:

 Menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dialami

oleh suatu bagian di kantor.
 Menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak praktis
atas pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak.
 Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan
secara maksimal kepada pelanggan juga termasuk kepada relasi
bisnis pimpinan.

5
  Mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara
mendadak dan juga tidak terencana sebelumnya.

Sebelum kita membuat laporan Kas kecil, ada beberapa hal yang
harus kita persiapkan, salah satunya adalah mengidentifikasi serta
mencatat penerimaan dan pengeluaran sesuai dengan keperluan
perusahaan. Dalam mengelola dana kas kecil terdapat dua metode
pencatatan yang biasa dilakukan, yaitu Sistem pencatatan dana tetap
(Imprest Fund System) dan Sistem pencatatan dana tidak tetap (Fluctuating
Fund System). Metode pencatatan tersebut berhubugnan dengan
pembentukan dana awal serta proses menjurnal mutasi kas kecil yang
digunakan. Metode pencatatan disetiap perusahaan disesuaikan dengan
kebijakan akuntansi perusahaan yang telah disepakati.

1. Sistem pencatatan dana tetap (Imprest Fund System)

Dalam metode ini kas kecil, besarnya saldo selalu tetap sesuai
dengan jumlah semula. Artinya jumlah pengeluaran sama dengan
jumlah pengeluaran. Dalam metode ini pemegang kas kecil tidak
melakukan pembukuan, tetapi untuk mengetahui saldo yang ada
dalam kas kecil, pengeolala hanya membuat catatan yang sifatnya
intern dan mengumpulkan bukti yang ada. Jurnal yang diperlukan
pada metode ini adalah sebagai berikut:

a. Pada saat Pembentukan Dana Kas Kecil:

Kas Kecil............................ xx
Kas ........................................ xx

b. Pada saat pemakaian dana:

Tidak dijurnal

6
 c. Pada saat pengisian kembali:
Beban – beban ............................ xx
Kas .................................... xx

d. Bila kas kecil dianggap terlalu kecil, maka diadakan penambahan.

Jurnalnya adalah:
Kas Kecil ................................. xx
Kas .................................... xx

e. Bila kas kecil dianggap terlalu besar, maka diadakan pengurangan.

Jurnalnya adalah:
Kas ........................................ xx
Kas Kecil ......................... xx

2. Sistem pencatatan dana tidak tetap (Fluctuating Fund System)

Dalam dana kas kecil metode fluktuasi, pemakaian kas kecil

oleh pemegang kas kecil dicatat dalam bentuk jurnal formal sehingga
buku kas kecil dapat digunakan sebagai dasar pencatatan dalam
buku besar. Dana kas kecil ditentukan dalam jumlah yang tetap,
sehingga jumlah pengganti dana kas kecil (pengisian kembali) tidak
harus sama dengan jumlah yang dikeluarkan. Oleh karena itu dalam
metode dana tidak tetap tidak perlu jurnal penyesuaian terhadap
saldo dana kas kecil pada akhir periode. Jurnal yang diperlukan pada
metode ini adalah sebagai berikut:

a. Pada saat Pembentukan Dana Kas Kecil:

Kas Kecil.................................. xx
Kas .................................... xx

b. Pada saat pemakaian dana:

Beban-beban ............................. xx
Kas Kecil .............................. xx

7
c. Pada saat pengisian kembali:
Kas Kecil .................................. xx
Kas .................................... xx

d. Bila kas kecil dianggap terlalu kecil, maka diadakan penambahan.

Jurnalnya adalah:
Kas Kecil ................................. xx
Kas .................................... xx

e. Bila kas kecil dianggap terlalu besar, maka diadakan pengurangan.

Jurnalnya adalah:
Kas ........................................ xx
Kas Kecil ............................ xx

Contoh:

PT Aladin membuat dana kas kecil yang dimulai pada tanggal

1 Januari 2020 dengan memasukkan uang sebesar
Rp 1.000.000,00 dari Kas Umum. Untuk selanjutnya kas kecil diisi
setiap tanggal 25. Berikut transaksi yang berhubungan dengan kas
kecil selama bulan Januari 2020:

03 Dibayar biaya angkut barang yang dibeli Rp 50.000,00

09 Dibayar Rekening Listrik Rp 108.000,00 dan air Rp 54.000,00.
12 Dibayar Biaya Telepon Rp 125.000,00
20 Dibeli suplai kantor Rp 150.000,00
25 Dana kas kecil diisi kembali.

Diminta:
Catat transaksi tersebut ke dalam:
Jurnal umum, dengan metode:
1) Dana Tetap
2) Dana tidak tetap

8
1) Sistem Pencatatan Dana Tetap (Imprest Fund System)

Tanggal Uraian Ref Debet (Rp) Kredit (Rp)

01 Kas Kecil 1.000.000 -

Kas - 1.000.000
03 Tidak dijurnal
09 Tidak dijurnal
12 Tidak dijurnal
20 Tidak dijurnal
25 Biaya angkut 50.000 -
Biaya listrik dan air 162.000 -
Biaya telepon 125.000 -
Suplai Kantor 150.000 -
Kas - 487.000

2) Sistem Pencatatan Dana Tidak Tetap (Fluctuating Fund

System)

Tanggal Uraian Ref Debet (Rp) Kredit (Rp)

01 Kas Kecil 1.000.000 -

Kas - 1.000.000
03 Biaya angkut 50.000 -
- 50.000
09 Biaya listrik dan air 162.000 -
- 162.000
12 Biaya telepon 125.000 -
- 125.000
20 Suplai Kantor 150.000 -
- 150.000
25 Kas Kecil 487.000 -
Kas - 487.000

9
 Berikut ini adalah perbendaan antara metode dana tetap dengan
metode dana tidak tetap.

Metode Dana Tetap Metode Dana Tidak Tetap

Jumlah pengisian kembali dana kas Jumlah pengisian kembali dana kas
kecil sama dengan jumlah kecil tidak sama dengan jumlah
pengeluaran (jumlah untuk pengeluaran yang dilakukan untuk
pembayaran biaya-biaya) pembayaran biaya-biaya

Pada saatpengeluaran dana kas kecil

Pada saat pengeluaran dana kas
harus dicatat (dijurnal) seesuai
kecil tidak di jurnal, hanya membuat
dengan jumlah yang dikeluarkan
bukti pengeluaran kas kecil
untuk pembayaran biaya.

Saldo rekening dana kas kecil adalah Saldo rekening dana kas kecil
tetap berfluktuatif

Pada akhir periode tidak perlu

Pada akhir periode perlu disesuaikan
disesuaikan

Dokumen Bukti Transaksi

Bagi sebuah perusahaan, baik perusahaan dagang, jasa, atau

manufaktur, kualitas laporan kas kecil sangatlah penting. Kualitas dari
laporan ini menjadi cerminan dari kualitas keuangan perusahaan itu
sendiri. Kualitas itu sendiri tidak terlepas dari kelengkapan dan keakuratan
dokumen bukti transaksi yang ada. Bukti transaksi merupakan dokumen
yang menjadi alat untuk merekam semua transaksi yang terjadi. Dengan
adanya bukti transaksi bisa menjadi sebuah bukti yang autentik terjadinya
sebuah transaksi. Secara khusus bukti transaksi dalam proses dan
kegiatan akuntansi memiliki manfaat dan fungsi sebagai berikut:
 Mengetahui pihak yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi,
 Menjadi media yang berisikan data informasi keuangan,
 Dasar untuk pencatatan akuntansi,
 Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan
transaksi dalam bentuk tulisan,
 Menghindari duplikasi pada pengumpulan data keuangan.

10
Adapun pembagian bukti transakasi dalam kas kecil terdiri dari 2 jenis,
yaitu sebagai berikut :

1. Bukti transaksi internal

a. Formulir Pembentukan Dana Kas Kecil
Formulir yang digunakan untuk mengajukan pengisian dana kas
kecil. Formulir pengajuan dana kas kecil ini hanya digunakan pada
sistem imprest, yaitu pada pembukuan kas kecil sistem dana tetap,
sedangkan pada sistem fluktuatif tidak menggunakan formulir
pengajuan dana kas kecil.

b. Bukti Kas Masuk

Bukti kas masuk adalah bukti transaksi yang dibuat oleh pemegang
dana kas kecil bahwa telah menerima sejumlah uang untuk
keperluan kas kecil.

11
c. Formulir Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
Formulir yang dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta
sejumlah dana kepada kasir / pemegang kas kecil untuk keperluan
perusahaan.

d. Bukti Kas Keluar

Merupakan bukti transaksi yang dibuat oleh kasir kas kecil, bahwa
telah mengeluarkan dana sejumlah yang disebutkan didalamnya
untuk keperluan pembayaran.

e. Formulir Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen bukti pengeluaran kas kecil ini dibuat oleh pemakai dana
kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas
kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas
kecil dan diserahkan kepada kasir kas kecil.

12
 Kop Perusahaan

f. Formulir Permintaan Kembali Kas Kecil

Dokumen ini dibuat oleh kasir kas kecil umtuk meminta kepada
kasir kas umum agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian
kembali dana kas kecil.
Kop Perusahaan

g. Cek
Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan
bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau
badan yang namanya tercantum pada cek atau pembawa cek.
Dokumen ini biasanya digunakan pada saat pembentukan awal dana
kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil.
13
 Kasir kas umum biasanya mengggunakan cek untuk memberikan
dana kas kecil kepada kasir kas kecil.

Sumber: Ariawati (2020)

h. Voucher
Lembaran formulir yang digunakan dalam pengelolaan dana kas kecil,
yang fungsinya untuk mencatat transaksi yang tidak mempunyai
bukti transaksi seperti kuitansi, faktur, atau nota. Penggunaan
voucher juga disesusaikan dengan kebijakan perusahaan.

i. Memo
Bukti transaksi yang dibuat oleh pimpinan perusahaan atau orang
yang diberikan wewenang untuk suatu kejadian-kejadian yang
berlangsung didalam internal perusahaan bersangkutan.

14
2. Bukti transaksi eksternal
a. Kwitansi
Bukti transaksi penerimaan uang atas pembayaran suatu hal yang
dilakukan secara tunai atau kontan. Kwitansi dibuat dan ditanda
tangani oleh kedua belah pihak baik pihak yang menerima uang
maupun pihak yang sudah melakukan pembayaran.

b. Nota
Nota yaitu bukti transaksi terjadinya pembeli secara tunai. Nota
kontan dibentuk oleh penjual untuk pembeli. Biasanya dibentuk
rangkap dua, lembar yang orisinil diberikan kepada pembeli
sedangkan salinannya disimpan sebagai arsip oleh penjual. Didalam
nota umumnya terdapat nama barang, banyak barang, Harga satuan,
Jumlah, harga satuan dikali jumlah barang yang dibeli dan Jumlah
harga seluruhnya (total).

15
c. Resi
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Resi yaitu tanda
penerimaan secara tertulis (seperti surat, paket, uang kiriman, dan
lain sebagainya), dalam dunia ekspedisi, nomor resi merupakan
nomor bukti pengiriman yang berasal dari jasa ekspedisi/logistik.

d. Struk
Merupakan alat bukti pembelian atau penerimaan dalam sebuah
transaksi. Struk menjadi bukti bahwa barang-barang yang dibeli telah
sah menjadi milik pembeli. Umumnya struk diberikan oleh penjual
yang sudah memiliki sistem komputerisasi.

16
 Selain dibagi menurut jenisnya, transaksi juga dapat dibedakan
menurut alat pembayaran yang digunakan. Ada dua alat pembayaran yang
umum dipakai, yaitu tunai dan non tunai. Pengelola kas kecil harus dapat
membedakan bukti transaksi tunai dan non tunai karena hal tersebut
dapat berpengaruh terhadap pengumpulan bukti transaksi.

1. Alat pembayaran tunai

Merupakan alat pembayaran yang paling konvensional, yaitu
menggunakan uang kartal yang terdiri dari uang kertas dan uang
logam. Di Indonesia sendiri, yang berhak untuk mencetak uang kartal
adalah Bank Indonesia melalui UU Bank Sentral No. 13 Tahun 1968
pasal 26 ayat 1. Pembayaran menggunakan uang kartal memang yang
paling sering digunakan pada operasional dana kas kecil karena
umumnya transaksi memiliki nominal yang kecil. Tetapi uang kartal
juga memiliki resiko lain seperti pencurian dan pemalsuan uang.
Tingginya resiko penggunaan uang kartal ini membuat pengelolaan
dana kas kecil harus ekstra hati – hati terhadap keamanan serta
validitas uang yang ada.

2. Alat pembayaran non-Tunai

Alat pembayaran non tunai adalah seluruh alat pembayaran selain
tunai (uang kartal). Alat pembayaran non tunai atau uang giral biasa
digunakan untuk melakukan pembayaran transaksi yang berjumlah
besar sehingga lebih efisien dibandingkan pembayaran dengan uang
kartal. Tetapi dikarenakan perkembangan zaman, sekarang
masyarakat umum sudah lazim menggunakan alat pembayaran non-
tunai karena dirasa lebih efisien serta keamanan yang lebih terjamin.
Contoh alat pembayaran non tunai adalah:

a. Cek
Cek adalah perintah tertulis nasabah kepada bank untuk
menarik dananya sejumlah tertentu atas namanya atau atas
unjuk. Cek dapat terbilang sah dan resmi apabila sudah
ditandatangani oleh yang bersangkutan.

17
b. Giro
Giro ini hampir sama dengan cek tadi, tapi bedanya jika
menggunakan Giro bukan untuk mencairkan uang kepada
nama yang tertera pada kertas tersebut. Tapi dengan
menggunakan Giro maka bank akan memindahkan uang dari
nasabah lain kepada nama nasabah yang ada di dalam kertas
tersebut.

c. Nota Debit
Nota debit adalah surat bukti terjadinya pengurangan utang
usaha karena adanya pengembalian barang dagangan atau
penurunan harga yang dibuat oleh pihak pembeli.

d. Kartu Kredit
Kartu kredit merupakan alat pembayaran berbentuk kartu yang
diterbitkan oleh bank dimana bank meminjamkan uang terlebih
dahulu kepada nasabah untuk melakukan pembayaran.

e. Uang Elektronik
Uang elektronik merupakan pengganti uang tunai, nasabah
menyetorkan uang tunai mereka kedalam uang elektronik. Selain
efisiensi dalam pembayaran transaksi yang berjumlah besar ataupun
kecil, alat pembayaran non tunai memiliki resiko pencurian yang kecil
karena transaksinya dapat dilacak. Selain itu, orang-orang yang
terlibat dalam transaksi tidak perlu menghitung uang tersebut karena
nominalnya telah tertera dengan jelas sehingga proses pengecekan
tidak memakan waktu yang lama. Masyarakat umum pengguna uang
elektronik terus bertambah setiap harinya karena tekhnologi semakin
modern dan semakin banyak perusahaan membuat aplikasi uang
elektronik.

18
Prosedur membuat laporan kas kecil

Pengelolaan kas kecil merupakan tanggung jawab pemegang kas kecil.

Pemegang kas kecil wajib melaporakan kegiatan – kegiatan transaksi
keuangan sesuai dengan bukti transaksi secara berkala kepada atasanya
dalam suatu unit organisasi perusahaan/Instansi, penerimaan dan
pengeluaran kas kecil harus dipertanggung-jawabkan oleh pemengang kas
kecil. Dalam pengelolan kas kecil harus teliti dan apabila ada kesalahan
harus segera diperbaiki. Telitilah kebenaran dokumen / bukti transaksi
baik tunai maupun non-tunai.
Beberapa hal yang harus diteliti antara lain seperti :
a. Tanggal Bukti Penerimaan dan Pengeluaran
b. Nama dan tanda tangan penerima dan pemberi
c. Bukti Transaksi telah ditandatangani dan di cap. Perusahaan
d. Jumlah Nominal pada bukti transaksi harus sesuai dengan kenyataan
f. Apabila ada keslahan segera diperbaiki

Pada akhir periode pengelola kas kecil wajib membuat laporan kas
kecil atau biasa disebut buku kas kecil sebagai pertanggungjawaban dari
seluruh transaksi di periode tersebut. Sama seperti pencatatan, laporan kas
kecil juga menggunakan sistem dana tetap (Imprest Fund System) dan
sistem dana tidak tetap (Fluctuation Fund System). Hal paling membedakan
kedua laporan tersebut adalah dalam Imprest Fund System, dana kas kecil
besarnya selalu sama atau tetap, sesuai dengan yang sudah ditetapkan oleh
manajemen. Sedangkan dalam Fluctuation Fund System setiap transaksi
akan merubah dana kas kecil, karena besaran kas kecil dapat berubah
sesuai dengan kebutuhan manajemen.

Berikut merupakan format laporan kas kecil sistem dana tetap (Imprest
Fund System) dan sistem dana tidak tetap (Fluctuation Fund System) :

19
 1. Sistem dana tetap (Imprest Fund System)

Ongkos Materai
No Penerima Pemba Serba - Serbi
Tgl Ket. Bensin dan
Bukti an yaran
Parkir Perangko Jumlah Ket.

2. Sistem dana tidak tetap (Fluctuation Fund System)

Ongkos Materai
No Peneri Pemba Serba - Serbi
Tgl Ket. Bensin dan KAS
Bukti maan yaran
Parkir Perangko Jumlah Ket.

Sumber : Tobur 2015

Transaksi yang dilakukan berkali kali dicatat dalam kolom tersendiri, dan
transaksi jarang terjadi (sewaktu-waktu) dictatat dalam kolom seba-
serbi/lain-lain.
Transaksi yang umumnya dibuat kolom tersendiri seperti :
a. Pembelian Metrai dan Perangko
b. Biaya Iklan
c. Ongkos Bensin dan Parkir
d. Biaya Telepon

Untuk pengisian No Bukti dapat disesuaikan dengan no bukti kas keluar /

memo / voucher / nomer urut tergantung dengan instruksi yang
diberlakukan.

20
 Berikut merupakan contoh studi kasus laporan kas kecil di suatu
perusahaan:
PT Atria Buana pada bulan Januari 2020 menetapkan kebijakan
pembuatan kas kecil dengan nominal sebesar Rp 2.000.000 dari akun kas.
Berikut merupakan transaksi – transaksi yang terjadi selama bulan Januari
2020:

1 Januari: Pembuatan kas kecil sebesar Rp 2.000.000

3 Januari: Membayar pengisian bensin mobil kantor Rp. 200.000
11 Januari: Membayar biaya iklan di koran jawa pos Rp 250.000
25 Januari: Membeli perangko @Rp 3000,00 sebanyak 10 buah dan
materai @Rp 6.000,00 sebanyak 20 buah.
30 Januari: Membayar upah pesuruh kantor Rp 180.000,00
Catatlah dalam laporan kas kecil menggunakan sistem dana tetap.

PT. Atria Buana

Laporan Dana Kas Kecil Periode Januari 2020
Ongkos Materai
No Penerima Serba - Serbi
Tgl Ket. Pembayaran Bensin dan
Bukti an
Parkir Perangko Jumlah Ket.
Pembentukan
1 Mem1 2.000.000 - - - - -
Kas Kecil

3 Pembayaran Bkk1 - 200.000 200.000 - - -

11 Pembayaran Bkk2 - 250.000 - - 250.000 B. Iklan

25 Pembelian Bkk3 - 150.000 - 150.000 - -

30 Pembayaran Bkk4 - 180.000 - - 180.000 B. Upah

Jumlah 2.000.000 780.000 200.000 150.000 430.000

Jumlah
780.000
Pengeluaran

Saldo 1.220.000

Pengisian
780.000
Kembali

Saldo 2.000.000

21
Pengisian kembali menggunakan cek setelah akhir periode disesuiakan
dengan sistem dana kas kecil. Pengisian kembali sistem kas kecil dana tetap
(Imprest Fund) , harus diisi kembali sesuai dengan jumlah pengeluaran.
Bukti dari setiap transaksi juga harus dikumpulkan oleh pengelola kas
kecil. Dokumen yang dapat diarsipkan sebagai bukti dari transaksi diatas
adalah sebagai berikut:

Tanggal Bukti Internal Bukti Eksternal

1 Januari Memo dan Cek -

3 Januari Bukti Kas Keluar Struk Bensin

11 Januari Bukti Kas Keluar Kwitansi pembayaran Iklan

Nota Pembelian prangko &

25 Januari Bukti Kas Keluar
materai

30 Januari Bukti Kas Keluar Kwitansi upah

Selain itu jumlah Pengeluaran berdasarkan laporan di buku kas harus

sama dengan bukti pengeluaran. Kalau tidak sama telitilah dokumen-
dokumen trasaksi tersebut agar data keuangan dapat dipertanggung-
jawabkan sesuai dengan data yang sebenarnya. Timbulnya selisih dapat
disebabkan oleh :
 Dokumen yang tidak tercatat
 Salah Catat jumlah nominal dalam dokumen
 Kelebihan atau kekurangan dalam dalam pengeluaran dan
penerimaan .

22
F. LANGKAH KERJA

MEMBUAT LAPORAN KAS KECIL

No PANDUAN GAMBAR CAPAIAN KETERANGAN

1. Mengidentifikasi data transaksi 1. Menyiapkan
1.1 Mengidentifikasi data transaksi selama
Keperluan Laporan
periode berlangsung.
Kas Kecil
1.1.1. Mengidentifikasi transaksi dari dokumen
sumber
1.1.2. Menetapkan akun – akun yang ada pada
setiap transaksi
1.1.3. Menetapkan apakah akun-akun tersebut
mengalami penambahan atu pengurangan
yang disebabkan oleh transaksi itu
Mencatat penerimaan dan
pengeluaran 1.1.4. Mentukan akun yang harus didebit dan
dikredit pada setiap transaksi

1.2 Mencatat / Menjurnal penerimaan dan

pengeluaran kas kecil selama periode
berlangsung. Terdapat dua metode
pencatatan yaitu Imprest Fund and
Fluctuating fund

23
 MEMBUAT LAPORAN KAS KECIL

No PANDUAN GAMBAR CAPAIAN KETERANGAN

Bukti transaksi
2. 2. Menyusun bukti 2.1 Mengumpulkan semua bukti transaksi
keuangan
keuangan seperti :
- Cek
- Memo
- BKK (Bukti kas keluar)
- BKM (Bukti kas masuk)
- Nota
- Kwitansi
- Formulir – formulir yang dibutuhkan
- Bukti – bukti lain yang ada pada setiap
transaksi

24
 MEMBUAT LAPORAN KAS KECIL

No PANDUAN GAMBAR CAPAIAN KETERANGAN

Kualitas dan keakuratan bukti 2.2 Menjamin kualitas dan keakuratan bukti
transaksi transaksi baik tunai maupun non-tunai yang
sudah dikumpulkan

25
 MEMBUAT LAPORAN KAS KECIL

No PANDUAN GAMBAR CAPAIAN KETERANGAN

3 Format Laporan Kas Kecil 3. Membuat Laporan
Kas Kecil 3.1 Membuat laporan kas kecil dengan cara
mendata dan menghitung seluruh transaksi
tunai maupun non-tunai berdasarkan
dokumen bukti transaksi pada periode
tersebut. Terdapat dua metode yang
digunakan yaitu
 Imprest fund system
 Fluctuating fund system

Memastikan keseimbangan nilai 3.2 Memastikan keseimbangan nilai (Balance)

dari pencatatan seluruh transaksi dapat
ditunjukkan dengan akurat

26
 MEMBUAT LAPORAN KAS KECIL

No PANDUAN GAMBAR CAPAIAN KETERANGAN

Mencatat sisa saldo akhir

3.3 Mencatat sisa saldo akhir berdasarkan bukti –
bukti pendukung untuk menentukan saldo
awal di periode berikutnya

27
 MEMBUAT LAPORAN KAS KECIL

No PANDUAN GAMBAR CAPAIAN KETERANGAN

Perilaku Kerja : Indikator perilaku : Alat yang digunakan :
Pelaksanaan pembuatan laporan kas 1. Mengikuti tahapan 1. Daftar alat yang digunakan sesuai dengan
kecil membutuhkan kompetensi sesuai SOP kebutuhan
perilaku : 2. Melakukan 2. Form isian pemeriksaan
1. Melakukan dengan sistematis pemeriksaan 3. SOP pelaksanaan Membuat Laporan Kas Kecil
sesuai SOP secara detail dan
2. Dilakukan dengan teliti untuk teliti
detail proses 3.Pengukuran dicatat
3. Pencatatan hasil pemeriksaan pada form
dengan teliti dan detail pemeriksaan secara
detail dan teliti

28
G. IMPLEMENTASI UNIT KOMPETENSI

Elemen Kompetensi 1

Menyiapkan keperluan laporan kas kecil menurut SOP

Baca Referensi 1.1:

Silahkan untuk mencari informasi dan membaca beberapa hal

tentang menyiapkan keperluan laporan kas kecil yang
berkaitan dengan identifikasi dan pencatatan data transaksi.

Aktivitas 1.2 :

Silahkan mempersiapkan sebuah kertas beserta alat tulis

untuk melakukan identifikasi dan pencatatan transaksi
penggunaan kas kecil pada suatu perusahaan di periode
tertentu.

Aktivitas 1.3 :

Silahkan mencatat / menjurnal transaksi berikut

menggunakan Sistem pencatatan dana tetap (Imprest Fund
System) :
1 Desember: Pemebentukan kas kecil sebesar Rp 2.000.000
3 Desember: Pembelian Materai dengan total harga Rp 220.000
7 Desember: Membayar Rekening listrik sebesar Rp 310.000
14 Desember: Membayar biaya iklan Rp 270.000
15 Desember: Dana kas kecil diisi kembali
19 Desember: Membayar tagihan telepon Rp 260.000
22 Desember: Membeli perlengkapan kantor Rp 290.000
28 Desember: Biaya angkut barang sebesar Rp. 115.000

29
Pikirkan 1.4 :

Terdapat dua system metode pencatatan yaitu pencatatan

dana tetap dan pencatatan dana tidak tetap.
Apa yang anda ketahui tentang perbedaan kedua metode
pencatatan tersebut

________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
_______________________________________________________

30
 Elemen Kompetensi 2

Menyusun bukti – bukti keuangan

Baca Referensi 2.1:

Silahkan untuk mencari informasi dan membaca beberapa hal
sebagai berikut:

1. Manfaat dari bukti transaksi

2. Contoh bukti internal beserta kegunaannya
3. Contoh bukti eksternal beserta kegunaannya

Diskusi 2.2:
Silahkan untuk mendiskusikan dalam kelompok mengenai hal
yang telah Anda pelajari tentang:

1. Alat pembayaran tunai

2. Alat pembayaran non-tunai

Dari hasil diskusi yang dilakukan dalam kelompok, buatlah

rangkuman hasil diskusi

________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
____________________________________________________

31
Video Youtube 2.3 :

Silahkan melihat youtube berikut ini:

Link:
https://www.youtube.com/watch?v=AmtUXJkRjLc&t=53
3s
https://www.youtube.com/watch?v=IgCC5BpjOb8&t=62
5s

Catat rangkum hasil Anda menyaksikan tayangan video

tersebut.

________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
Pikirkan 2.4 :
________________________________________________________
________________________________________________________
Aspek aspek yang harus diperhatikan tentang menilai
________________________________________________________
keakuratan suatu bukti transaksi yang saya ketahui adalah:
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________

32
 Elemen Kompetensi 3

Membuat laporan kegiatan kas kecil

Baca Referensi 3.1:

Silahkan untuk mencari informasi dan membaca beberapa

hal yang berkatian dengan pembuatan laporan kegiatan kas
kecil beserta bukti – bukti yang harus dikumpulkan beserta
cara pengisiannya.

Aktivitas 3.2 :

Silahkan mempersiapkan komputer beserta aplikasi

Microsoft excel untuk melakukan pembuatan laporan kas
kecil.

Aktivitas 3.3 :

Silahkan untuk membuat laporan kas kecil menggunakan

format yang sudah ada dengan menggunakan metode dana
tidak tetap (fluctuating fund) dan buatlah dokumen bukti
pada setiap transaksi berdasarkan soal dibawah.

PT Anugrah Jaya menetapkan kas kecil untuk pembayaran

pengeluaran dalam nominal yang kecil. Kas kecil tersebut
dimulai pada tanggal 1 januari 2020 dengan menerima uang
sebesar Rp 3.500.000 dari akun kas. Transaksi-transaksi
pengeluaran yang terjadi dan menggunakan kas kecil selama
bulan Januari 2020 adalah sebagai berikut :

03 Januari Dibeli materai Rp 500.000

08 Januari Pembayaran beban listrik Rp 420.000 dan air
Rp 680.000
14 Januari Dibayar biaya iklan di koran Semarang Pos
Rp 550.000
15 Januari Dana kas kecil diisi kembali sebesar Rp
1.000.000
20 Januari Dibayar biaya angkut pembelian Rp 940.000
21 Januari Dibayar biaya telepon Rp 575.000
29 Januari Dibayar untuk acara snack rapat kantor
Rp 920.000

33
Aktivitas 3.4 :

Catatlah sisa saldo akhir berdasarkan laporan yang sudah

dibuat dan kumpulkan bukti – bukti pendukung dari setiap
transaksi yang ada di periode tersebut.

Pikirkan 3.5 :

Apakah yang akan anda lakukan jika terjadi perbedaan

nominal antara hasil laporan kas kecil dengan bukti internal
ataupun bukti eksternal?

_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
__________________________

34
Penilaian:

Penilaian Catatan :
Memenuhi/Belum Memenuhi
Capaian Kompetensi
Peserta Instruktur

Nama/Tandatangan/tgl Nama/Tandatangan/tgl

35
H. LAMPIRAN

KAMUS ISTILAH

Kas kecil / petty cash Dana khusus yang dibentuk organisasi untuk
membiayai pengeluaran organisasi yang sifatnya
kecil atau juga untuk membayar keperluan
sehari-hari.

Bukti transaksi Dokumen yang menjadi alat untuk merekam

semua transaksi yang terjadi.

Aktiva (Assets) Kekayaan yang dimiliki perusahaan. Aktiva

merupakan sumber daya bagi perusahaan untuk
melakukan usaha.

Debit Pencatatan akuntansi dimana asset serta biaya

mengalami peningkatan. Debit biasanya akan
berada pada sisi sebelah kiri dan penambahan
aset bisa berupa penambahan uang, peralatan,
perlengkapan hingga aset tidak berwujud seperti
sewa dan piutang.

Kredit Pencatatan akuntansi untuk akun hutang dan

ekuitas yang mengalami peningkatan. Kredit
biasanya terletak pada sisi kanan

Biaya Sumber ekonomi yang harus dikeluarkan demi

kelangsungan bisnis yang sedang dijalankan

Balance Keseimbangan antara debit dan kredit

Passiva (liability) Kewajiban perusahaan terhadap perusahaan lain yang

masih perlu ditagihkan. Ini baik dalam jangka pendek
maupun jangka panjang.

Modal (equity) Selisih antara komponen-komponen aset dan

utang dengan rumus sbb: Asset – Liability =
Equity.

36
 REFERENSI

 Duha, Sukati., 2006. Modul Pengelolaan Akuntansi Kas Kecil, Pusat

Pengembangan Penataran Guru Kejuruan Bisnis dan Pariwisata,
Jakarta.
 Ariawati, Widi Dwi, 2020. Mengelola kas kecil. Direktorat bina
standardisasi kompetensi dan pelatihan kerja, Jakarta.
 Pangkey, Fird, 2015. Jurnal evaluasi penerapan akuntansi kas kecil
pada pt.sinar pure foods bitung. Universitas Sam Ratulangi, Manado
 Karlina, Eulin. 2019. Analisis Pelaksanaan Pencatatan Petty Cash
(Kas Kecil) Pada PT MNI Entertainment Jakarta Pusat. Jurnal
Sekretari dan Manajemen, Widya Cipta
 Tobur, 2015. Mengelola kas kecil. Direktorat bina standardisasi
kompetensi dan pelatihan kerja, Jakarta.
 Endang, Sri., Mulyani, Sri., Suyetty., 2008. Modul Mengelola Kas
Kecil. Erlangga, Jakarta.
 https://accounting.binus.ac.id/2020/06/30/akuntansi-kas-kecil/
 https://www.jurnal.id/id/blog.
 https://guruakuntansi.co.id/metode-pencatatan-kas/
 https://www.studiobelajar.com/alat-pembayaran/

37
 UNIT KOMPETENSI

KODE UNIT : N.821100.066.02

JUDUL UNIT : Membuat Laporan Kas Kecil
DESKRIPSI UNIT : Unit ini meliputi pengetahuan, keterampilan
dan sikap kerja yang dibutuhkan dalam
membuat laporan kas kecil.

ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA

1. Menyiapkan keperluan 1.1 Data transaksi diidentifikasi sesuai
laporan kas kecil dengan klasifikasi.
menurut SOP 1.2 Penerimaan dan pengeluaran dicatat
sesuai dengan keperluan.

2. Menyusun bukti-bukti 2.1 Bukti-bukti transaksi yang telah dilakukan

keuangan dikumpulkan.
2.2 Data keuangan dievaluasi untuk menjamin
ketetapan, kualitas dan keakuratan sesuai
dengan keperluan perusahaan.
2.3 Saldo awal dan akhir dicatat sesuai dengan
kebutuhan perusahaan.
3. Membuat laporan 3.1 Dokumen-dokumen transaksi tunai dan non
kegiatan kas kecil tunai didata mengikuti prosedur keamanan
perusahaan
3.2 Sisa uang tunai dihitung secara akurat.
3.3 Bukti pembayaran non tunai dihitung secara
akurat.
3.4 Keseimbangan nilai yang tercatat dengan
semua transaksi dapat ditunjukkan dengan
akurat.
3.5 Data seluruh transaksi untuk menentukan
saldo kas dibuat berdasarkan bukti-bukti
pendukung.

38
BATASAN VARIABEL
1. Konteks variabel
1.1 Unit ini berlaku untuk membuat laporan kas kecil.
1.2 Variabel ini memberikan saran untuk menterjemahkan bidang dan
konteks dalam unit kompetensi ini, diikuti dengan perbedaan
perusahaan dan tempat kerja.
2. Peralatan dan perlengkapan yang diperlukan
2.1 Peralatan
2.1.1 Komputer
2.1.2 Printer
2.1.3 Kalkulator
2.1.4 Mesin hitung uang
2.2 Perlengkapan
2.2.1 Slip Pembayaran
2.2.2 ATK

3. Peraturan yang diperlukan

(Tidak ada.)

4. Norma dan standar

4.1 Norma
4.1.1 Kode etik organisasi
4.2 Standar
4.2.1 Sistem Akuntansi perusahaan
4.2.2 Sistem Keuangan perusahaan

PANDUAN PENILAIAN

1. Konteks penilaian
1.1 Unit ini dapat dilakukan penilaiannya pada atau di luar pekerjaan.
1.2 Penilaian harus mengikutsertakan mendemonstrasikan pekerjaan,
baik melalui tempat kerja maupun melalui simulasi.
1.3 Penilaian menggunakan metode observasi, demonstrasi, portofolio, tes
lisan dan atau tertulis.

39
2. Persyaratan kompetensi
2.1 N.821100.069.01 Menyusun Cash Flow Petty Cash

3. Pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan

3.1 Pengetahuan
3.1.1 Kemampuan dasar mengenai angka-angka
3.1.2 Prosedur penghitungan uang tunai
3.1.3 Prosedur melakukan transaksi selain tunai
3.1.4 Prosedur pengeluaran uang sesuai dengan peraturan
perusahaan (SOP)
3.1.5 Penyimpanan uang tunai sesuai dengan prosedur keamanan
dan dokumen-dokumen keuangan lainnya
3.1.6 Prosedur membuat laporan kas kecil sesuai SOP
3.2 Keterampilan
3.2.1 Kemampuan menghitung transaksi tunai dan non tunai yang
akurat
3.2.2 Kemampuan menempatkan setiap transaksi kedalam pos-pos
pengeluaran yang sesuai
3.2.3 Kemampuan membuat laporan kas kecil
4. Sikap kerja yang diperlukan
4.1 Teliti
4.2 Jujur
4.3 Disiplin
5. Aspek kritis
5.1 Dokumen-dokumen transaksi tunai dan non tunai didata mengikuti
prosedur keamanan perusahaan
5.2 Keseimbangan nilai yang tercatat dengan semua transaksi dapat
ditunjukkan dengan akurat

40
 NAMA PENYUSUN

NO. NAMA PROFESI

1. Minaldi Tamsil  Instruktur kejuruan

Bisnis Manajemen
BBPLK Semarang

41