MEMPRODUKSI DOKUMEN

N.82100.004.02
 DAFTAR ISI

Daftar Isi.................................................................................................i
Kata Pengantar........................................................................................1
A. Pendahuluan ……………………………………………………………………. .2
B. Panduan Penggunaan Modul.............................................................2
C. Daftar Ikon........................................................................................3
D. Bacaan Referensi...............................................................................4
E. Pengantar Teori.................................................................................5
F. Langkah Kerja...................................................................................18
G. Implementasi Unit Kompetensi..........................................................26
1. Elemen Kompetensi 1...................................................................26
1.1 Referensi……………………………………………………………..26
1.2 Aktivitas………………………….…………………………………..26
2. Elemen Kompetensi 2...................................................................27
2.1 Referensi……………………………………………………………..27
2.2 Diskusi……………………………………………………......….....27
2.3 Pemeriksaan……………………………………………………….. 27
3. Elemen Kompetensi 3…………………………………….…….………….. 28
3.1 Pikirkan ……..………………………………….…….…………….. 28
3.2 Aktivitas………………………………………….…….……………. 28
3.3 Video Youtube……………………………………….……………… 28
H. Lampiran........................................................................................... 30
1. Kamus Istilah............................................................................... 30
2. Daftar pustaka............................................................................. 31
3. Unit Kompetensi.......................................................................... 32
4. Daftar Nama Penyusun................................................................ 34
 KATA PENGANTAR

Materi Pelatihan Berbasis Kompetensi (PBK) merupakan salah satu media

pembelajaran yang dapat digunakan sebagai media transformasi
pengetahuan, keterampilan dan sikap kerja kepada peserta pelatihan untuk
mencapai kompetensi tertentu berdasarkan program pelatihan yang
mengacu kepada Standar Kompetensi.

Materi pelatihan ini diformulasikan menjadi 2 (dua) buku, yaitu Buku

Materi dan Buku Asesmen, sebagai satu kesatuan yang tidak terpisahkan
dalam penggunaannya sebagai referensi dalam media pembelajaran bagi
peserta pelatihan dan instruktur, agar pelaksanaan pelatihan dapat
dilakukan secara efektif dan efisien.

Untuk memenuhi kebutuhan PBK tersebut, maka disusunlah materi

PBK dengan judul “Memproduksi Dokumen ”.

Kami menyadari bahwa materi yang kami susun ini masih jauh dari
sempurna. Oleh karena itu, kami sangat mengharapkan saran dan
masukan untuk perbaikan agar tujuan dari penyusunan materi ini menjadi
lebih efektif.

Demikian kami sampaikan, semoga Tuhan YME memberikan

tuntunan kepada kita dalam melakukan berbagai upaya perbaikan dalam
menunjang proses pelaksanaan pelatihan di lembaga pelatihan kerja.

Tangerang, 04 September 2020

Direktur
Bina Standardisasi Kompetensi dan
Pelatihan Kerja

..............................................
NIP ............................................

1
A. PENDAHULUAN

Tuntutan pembelajaran berbasis kompetensi menjadi sangat penting

dalam meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) yang
kompeten, sesuai dengan tuntutan kebutuhan pasar kerja. Selaras
dengan tuntutan tersebut, maka dibutuhkan mekanisme pelatihan
yang lebih praktis, aplikatif, serta dapat menarik dilaksanakan
sehingga memotivasi para peserta dalam melaksanakan pelatihan yang
diberikan. Seiring dengan mudahnya teknologi digunakan, maka
materi pelatihan dapat disajikan dengan berbagai media pembelajaran
sehingga dapat diakses secara offline dan online.
Materi pelatihan ini terdiri dari buku Panduan Materi Pelatihan dan
buku Panduan Asesmen. Serta dilengkapi dengan materi yang bersifat
soft copy seperti materi presentasi dan video.

B. PANDUAN PENGGUNAAN MATERI

Beberapa ketentuan panduan penggunaan materi yang harus

diperhatikan adalah sebagai berikut:

1. Materi ini dapat dijadikan rujukan untuk pelaksanaan PBK dengan

penggunaannya dapat dikembangkan dan dikontekstualisasikan
sesuai dengan kebutuhan, materi ini terdiri dari:

a. Bacaan Referensi

b. Pengantar Teori

c. Langkah Kerja

d. Implementasi Unit kompetensi

e. Lampiran :

1) Kamus istilah

2) Daftar referensi

3) Unit kompetensi

4) Daftar penyusun

2. Slide powerpoint dan video merupakan kelengkapan yang dapat

2
 dijadikan referensi bagi para instruktur.

3. Peran instruktur terkait dengan penggunaan modul, antara lain:

a. Instruktur dapat menggunakan modul dengan referensi video

dan powerpoint yang terlampir dalam modul sebagai referensi,
diharapkan dapat mengembangkan bahan yang disesuaikan
dengan BLK masing-masing

b. Proses pembelajaran dapat disampaikan dengan menggunakan

berbagai sumber yang menguatkan peserta pelatihan, baik
melalui tahapan persiapan, pelaksanaan di kelas, praktek,
melakukan investigasi, menganalisa, mendiskusikan, tugas
kelompok, presentasi, serta menonton video.

c. Keseluruhan materi yang tersedia sebagai referensi dalam buku

ini dapat menjadi bahan dan gagasan untuk dikembangkan oleh
instruktur dalam memperkaya materi pelatihan yang akan
dilaksanakan.

4. Buku penilaian menjadi kesatuan, namun disajikan dalam paket

buku penilaian secara terpisah. Buku penilaian dapat berupa soal
tertulis, panduan wawancara, serta instruksi demonstrasi yang akan
dilaksanakan sesuai dengan proses penilaian yang dilaksanakan.

5. Referensi merupakan referensi yang menjadi acuan dalam

penyusunan buku panduan pelatihan ini.

6. Lampiran merupakan bagian yang berisikan lembar kerja serta

bahan yang dapat digunakan sebagai berkas kelengkapan pelatihan.

3
C. DAFTAR IKON

Daftar ikon yang dapat digunakan dalam buku ini, antara lain:

Ikon Keterangan

Ikon ini memiliki arti anda diminta untuk mencari

atau menemui seseorang untuk mendapatkan
informasi

Pemeriksaan

Icon ini memiliki arti anda diminta untuk

menuliskan/mencatat,melengkapi,latihan/aktivitas
(bermain peran, presentasi) dan mencatatkan
dalam lembar kerja pada buku/media lain sesuai
instruksi
Aktivitas

Icon ini memiliki arti anda harus melihat pada

aturan atau kebijakan yang berlaku dan prosedur-
prosedur atau materi pelatihan/ sumber informasi
Referensi lain untuk dapat melengkapi latihan/ aktivitas ini.
material/manua
l

Icon ini memiliki arti ambil waktu untuk Anda

dapat berpikir/ menganalisa informasi dan catat
gagasan-gagasan yang anda miliki.
Berpikir

Icon ini memiliki arti berbicara/ berdiskusi lah

dengan rekan anda untuk gagasan yang anda
miliki.
Komunikasi/
Diskusi

Icon ini memiliki arti pilihlah bacaan yang

dibutuhkan sesuai dengan kebutuhan materi
pelatihan.
Membaca

4
 Icon ini memiliki arti pilihlah video/youtube yang
dibutuhkan dalam materi pelatihan.
Video/Youtube

D. BACAAN REFERENSI

Membaca secara lengkap :

 Undang-Undang No. 1 Tahun 1970 tentang

Keselamatan dan Kesehatan Kerja
 Triyatna, Slamet, 2014. Korespedensi Bahasa
Indonesia untuk Perguruan tinggi. Kebumen
Media Tera

5
 E. PENGANTAR TEORI

Memproduksi Dokumen

Dokumen menurut para ahli ialah Surat penting atau berharga

yang sifatnya tertulis atau tercetak yang berfungsi atau dapat dipakai
sebagai bukti ataupun keterangan. Di perkantoran baik swasta maupun
milik pemerintah, Menghasilkan dokumen seperti Surat, memo, dan
laporan. merupakan bagian yang tak terpisahkan dari pekerjaan sehari-
hari di kantor. Pada masa lalu peralatan untuk menghasilkan dokumen
berupa mesin ketik yang tidak memiliki kemampuan menyimpan
dokumen yang diproduksinya. Kini perkantoran memiliki komputer yang
mampu menghasilkan dokumen sekaligus menyimpan, mencetak, dan
mengirim dokumen secara elektronik. Maka karyawan masa kini
diharapkan untuk memiliki keterampilan membuat dokumen melalui
komputer.

Ketika sudah masuk ke dalam sistem komputer, karyawan perlu

memilih program yang cocok untuk pekerjaan yang diberikan. Tugas
membuat dokumen menggunakan banyak kata/kalimat, sehingga lebih
cocok untuk menggunakan program Microsoft Word, program aplikasi
pengolah kata yang mudah dipakai, fleksibel dan dapat diintegrasikan
dengan program aplikasi lainnya, seperti Excel, Power Point dan
Publisher. Manfaat microsoftword diantaranya adalah:
• Membuat dokumen surat-menyurat
• Membuat dokumen dengan berbagai variasi
• Menambahkan gambar pada dokumen
• Membuat table
Gambar 1 Microsoft Word

6
Hal-hal yang perlu diperhatikan penggunaan peralatan dalam suatu
instansi dalam memproduksi dokumen yaitu:
1). Prosedur Perusahaan
Untuk masuk kedalam sistem komputer Kantor, kebanyakan
perusahaan atau organisasi besar memiliki prosedur atau Standard
Operating Manual (SOP) yang mengatur berbagai ketentuan tentang
pemakaian peralatan komputer. SOP perusahaan antara lain
mengatur penggunaan password (sandi) untuk masuk kedalam
sistem komputer; mengatur lokasi penyimpanan dokumen yang
dapat diakses secara umum atau khusus oleh karyawan dari file
server (alat penyimpanan file), mengatur penyimpanan data dalam
memori eksternal seperti CD, DVD, dan Flashdisk. Sudah
seharusnyalah Karyawan pengguna komputer bekerja mengikuti
aturan yang dibuat oleh perusahaan.

2). Peralatan Memproduksi Dokumen

Hal lain yang harus dipersiapkan dalam membuat dokumen adalah
memeriksa apakah alat cetak (printer) berfungsi dengan baik
dengan kelengkapan tinta printernya. Sedangkan bahan yang
harus tersedia antara lain kertas, amplop, label dan perlengkapan
alat kantor lainnya.

1. Dasar Surat Menyurat

Surat adalah setiap tulisan yang berisi pernyataan dari
penulisnya dan dibuat dengan tujuan penyampaian informasi kepada
pihak lain. Surat termasuk sebagai alat komunikasi tertulis. Begitu juga
dalam organisasi, surat merupakan salah satu alat komunikasi
administrasi antara sesama pegawai/pejabat baik secara interim
maupun dengan pihak luar secara timbal balik. Lalu lintas persuratan

7
kemudian menimbulkan kebiasaan-kebiasaan, tata cara, bentuk dan
ukuran tertentu, warna kertas, gaya bahasa, tata kesopanan, etika dan
koda etik tertentu yang dalam bahasa administrasi di sebut tata
persatuan

2. Fungsi Surat.
1) Sarana komunikasi
2) Surat sebagai duta /wakil (Alat menyampaikan sesuatu)
3) Alat bukti tertulis
4) Alat untuk mengingat
5) Sebagai bukti sejarah/history
6) Pedoman kerja
7) Media promosi bagi pengirim surat

3. Perlengkapan Surat
1). Kertas Surat
• Jenis kertas (HVS, Stensil, Doorslag)
• Ukuran kertas (Folio, Kuarto, A4 dll)

2). Sampul Surat

• Sampul persegi empat (kuarto)
• Sampul persegi panjang (folio)
• Sampul berjendela

3). Lipatan Surat

• Singlefold (lipatan tunggal)
• Parallel Double Fold (lipatan ganda sejajar)
• Standard Fold (lipatan baku)
• “Low” Standard Fold (lipatan baku rendah)
• Accordion Fold (lipatan akordian)
• “Low” Accordion Fold (lipatan akordian rendah)
• French Fold (lipatan model Perancis)

8
 • Bolonial Fold (lipatan model baron

Gambar 2
Model Lipatan Surat

4. Jenis-jenis Surat
Jenis-jenis Surat yang ada dalam masyarakat banyak ragamnya
baik dilihat dari sisi dan tujuan maupun wujud dan sifatnya, maka
untuk memudahkan mengetahui macam/jenis surat kita dapat meninjau
dari berbagai segi misalnya:

9
1) Menurut Wujudnya
1.1 Kartu Pos adalah surat yang ditulis pada secarik kartu yang
dapat diposkan dan biasanya berukuran 10 x 15cm.

1.2 Warkat Pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas
cetakan yang dapat dilipat manjadi amplop. Surat ini berguna
untuk menyampaikan berita yang sedikit panjang dalam sehelai
kertas, namun pesannya tidak layak untuk diketahui oleh orang
lain.

1.3 Surat Bersampul adalah surat yang isinya dibuat pada kertas-
kertas terpisah dan untuk mengirimkannya kita menggunakan
amplop dengan memasukkan kertas surat tersebut kedalamnya.

1.4 Memorandum & Nota adalah surat yang dipakai untuk keperluan
intern suatu organisasi. Surat ini berguna untuk meminta atau
memberi informasi serta petunjuk antara pejabat kantor.

1.5 Telegram adalah tanda berita yang tercetak dari jarak jauh
dengan bantuan pesawat telegram dalam waktu tertentu dan
pesan yang relatif singkat.

2) Menurut Sifat Isi dan Asalnya

1.1 Surat pribadi adalah surat yang berisi hubungan pribadi antara
seseorang dengan orang lain.

1.2 Surat resmi atau Surat dinas disebut dengan naskah dinas
adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang
bibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di
instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas
pemerintahan. Biasanya jenis surat ini isinya menyangkut segi-
segi kedinasan, baik yang dibuat oleh instansi atau organisasi
umum.

1.3 Surat niaga adalah korespondensi atau surat-menyurat yang

dilakukan dalam usaha dan tindakan yang ada sangkut pautnya
dengan bidang perdagangan atau niaga atau bisnis. Menurut
Lammudin Finoza, surat niaga adalah sebagai produk komunikasi
tulis yang mengiringi proses dan prosedur bisnis. Dan menurut

10
 Ramelan, surat niaga adalah surat yang dilakukan oleh
perusahaan atau organisasi dalam bertransaksi (bisnis) yang
meliputi surat kepada pelanggan (pembeli) dan surat kepada
pemasok (penjual) Contoh : perkenalan barang, surat penawaran
barang, dan surat pesenan barang.

Menurut Jumlah Penerima

1) Surat Biasa adalah surat yang ditujukan kepada  satu orang atau
satu petugas lembaga. 

2) Surat Edaran adalah surat yang ditujukan kepada banyak orang atau
banyak lembaga, bahkan dapat ditujukan kepada khalayak
masyarakat.

3) Surat Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada sekelompok

orang atau sejumlah lembaga yang namanya sulit ditulis satu
persatu.

Menurut Keamanan Isinya

1) Surat Sangat Rahasia adalah surat yang karena isi dan alamat yang
dituju, kerahasiannya harus dijaga ekstra ketat, jangan sampai ada
orang lain mengetahuinya.

2) Surat Rahasia adalah surat yang isinya tidak dimaksudkan untuk

diketahui oleh orang-orang diluar pihak-pihak yang saling berkontak
surat / pihak-pihak yang berkepentingan. 

3) Surat Biasa adalah surat yang dari segi isinya tidak menyangkut hal
yang perlu dirahasiakan, hanya berisi hal-hal yang biasa.

Menurut Jangkauannya
1) Surat Intern adalah surat yang berasal dari dalam kantor/instansi itu
sendiri yang ditujukan kepada bidang yang bersangkutan.

2) Surat Ekstern adalah surat yang berasal dari luar

kantor/perusahaan, misalnya surat yang masuk melalui pos.

11
Poin-poin penting, bentuk dan format dalam surat
Surat yang ditulis dan dibuat haruslah bisa menyampaikan pesan
atau isi dari surat yang hendak disampaikan. Untuk itu kita harus
mengetahui bagaiman ciri-ciri dari surat yang baik, yaitu:
1. Pesan yang tertulis
2. Surat merupakan sarana tertulis dalam menyampaikan pesan dari
pengirim kepada penerima surat.
3. Isi dari surat berisi informasi dan berita
Isi dari surat adalah informasi yang berupa fakta yang hendak
disampaikan kepada si penerima surat.
4. Surat memiliki bagian-bagian khas surat
Bagian-bagian surat adalah kelompok-kelompok pada sebuah surat
sehingga susunan surat menjadi jelas, baik, menarik dan sesuai dengan
peraturan sesuai dengan peraturan surat menyurat yang resmi.
Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung pada masing-
masing bentuk surat yang dipakai dan masing-masing bagian surat
mempunyai kegunaan-kegunaan tertentu seperti gambar di bawah ini.
Gambar 3
Bagian-bagian Surat

12
Adapun dari gambar diatas dapat dijelaskan poin – poinnya sebagai berikut
Tabel 1
Penjelasan Bagian-bagian Surat
1 Kepala / Kop surat Nama perusahaan termasuk logo, alamat
perusahaan, nama kota, nomor telepon,
alamat e-mail ini semua selain sebagai
identitas perusahaan juga sebagai alat
promosi.
2 Tanggal, bulan Sebagai keterangan waktu surat dibuat
dan tahun
3 Nomor surat Sebagai keterangan surat itu diterbitkan atau
dibuat
4 Lampiran Menerangkan berkas-berkas yang disertakan
dalam surat
5 Perihal Isi singkat surat atau sebagai subjek /
masalah surat
6 Alamat Alamat tujuan dari surat tersebut akan
dalam/tujuan dikirimkan

7 Salutasi Salam pembuka

8 Isi surat 1) - Aliania I sebagai pembuka surat
2) - Alinia II Inti dari isi surat
3) - Alinia III sebagai penutup redaksi surat
9 Penanggung jawab Jabatan pimpinan penanggung jawab surat

10 Tanda tangan Tanda tanggan penanggung Jawab surat

11 Identitas Meliputi Tanda tangan, Nama, NIP atau

adakalanya yang dilengkapi dengan pangkat
12 Tembusan Dalam pembuatan surat itu didistribusikan
kepada pihak-pihak yang dianggap perlu
tahu akan isi surat dan sebagai pertinggal

13
 adalah arsip yang dijadikan dokumen sebagai
pertinggal bagi perusahaan atau instansi
pembuat surat
13 Initial Singkatan dari konseptor surat atau pembuat
surat

Bentuk bentuk surat

Bentuk-bentuk surat adalah susunan letak bagian-bagian surat

(lay out). Bagian-bagian surat ini sangat penting peranannya sebagai bahan
identifikasi atau petunjuk dalam memproses surat itu sendiri. Tiap lembaga
atau kantor tidak selalu sama dalam memakai bentuk surat , tergantung
lembaga atau kantor itu sendiri. Berikut adalah bentuk – bentuk surat :
Tabel 2
Bentuk-bentuk Surat
No. Bentuk Keterangan
Pada bentuk surat lurus penuh (Full Block Style)
Lurus Penuh/
1. seluruh bagian surat kecuali kop surat,
Full Block Style
pengetikannya dimulai dari margin sebelah kiri

Surat bentuk lurus atau block style adalah bentuk

Block Style/ surat dengan pengetikan secara lurus rata dari
2.
Lurus margin kertas sebelah kiri, namun untuk tanggal dan
salam penutup tidak diketik dari margin sebelah kiri.

Perbedaan bentuk Semi Block Style dengan Block

Semi Block/ Style maupun Full Block Style adalah pada awal
3.
Setengah Lurus paragraph yang menjorok ke dalam, kemudian tanda
tangan berada di sebelah kanan surat.

Bentuk resmi ini sering digunakan dalam institusi

Old Official pemerintahan, pada pengetikannya alamat dalam
4. Style/ berada pada sisi sebelah kanan, kemudian paragraf
Resmi Lama isi surat menjorok sedikit kedalam, setiap awal
paragraf menjorok kedalam.

Surat bentuk lurus untuk untuk tanggal surat,

Modified Block
5. penutup surat, penanggung jawab dan identitas
Style
berada di baris tengah

14
 Bentuk surat resmi lama untuk tanggal surat, alamat
Modified official
6. dalam, penutup surat, penanggung jawab dan
Style
identitas berada di baris tengah
Bentuk surat ini dikenali pada alamat dalamnya yang
berlekuk, dan setiap awal paragraph selalu menjorok
7. Indented Style
kedalam sedangkan baris berikutnya tetap pada
margin kiri

Hanging Perbedaan surat bentuk ini terletak pada isi

8. Paragraph/ paragpraphnya, dimana baris kedua dan seterusnya
Menggantung pada paragraph surat tersebut menggantung

Gambar 4
Bentuk-bentuk Surat

15
16
17
Berikut contoh surat yang di buat sesuai dengan salah satu format yang sudah di
jelaskan diatas :

Gambar 7
Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

18
 F. LANGKAH KERJA

MEMPRODUKSI DOKUMEN

No PANDUAN GAMBAR CAPAIAN KETERANGAN

1. Menyiapkan perangkat lunak dan Kesesuaian pembuatan 1.1 Menyiapkan perangkat lunak dan
aplikasinya dokumen sesuai format memilih aplikasi untuk menghasilkan
dokumen sesuai kebutuhan

a. Komputer
b. Printer
c. Aplikasi Microsoft Word

Microsoft Word

Peralatan memprodusi dokumen 1.2 Siapkan perlengkapan dokumen

a. Kertas HVZ sesuai ukuran

b. Pulpen
c. Amplop
d. Stempel
e. Tinta Printer

20
 MEMPRODUKSI DOKUMEN

No PANDUAN GAMBAR CAPAIAN KETERANGAN

2. Membuat surat sesuai standart 2.1 Dokumen(surat) dibuat sesuai standar

organisasi. Hidupkan computer buka
aplikasi Microsoft Word.

2.2 Format bagian bagian surat dibuat

mulai dari Kop surat sampai inisial

21
 MEMPRODUKSI DOKUMEN

No PANDUAN GAMBAR CAPAIAN KETERANGAN

2.3 Pilih Bentuk bentuk surat sesuai
Bentuk bentuk surat
dengan ketentuan organisasi atau
Standar yang digunakan.

3. Management waktu dan Memeriksanya 3.1 Menentukan waktu untuk memproduksi

dokumen sesuai dengan persyaratan
organisasi.

22
 MEMPRODUKSI DOKUMEN

No PANDUAN GAMBAR CAPAIAN KETERANGAN

Memeriksa hasil memproduksi 3.2 Memeriksa Dokumen di print preview

apakah sesuai persyaratan organisasi.
Setelah sesuai lanjut ke tahap pencetakan.

3.3 Mencetaknya pastikan sudah terkoneksi

dengan printer dan dokumen sudah di
periksa, kalau sudah ok langsung di print

23
 MEMPRODUKSI DOKUMEN

No PANDUAN GAMBAR CAPAIAN KETERANGAN

Perilaku Kerja : Indikator perilaku : Alat yang digunakan :

Pelaksanaan kegiatan memproduksi 1. Mengikuti tahapan 1. Daftar teknologi dan perangkat lunak
Dokumen membutuhkan kompetensi sesuai SOP 2. Daftar alat yang digunakan
perilaku : 2. Membuat dokumen 3. SOP Perusahaan dalam
1. Melakukan dengan sistematis sesuai sesuai Format memproduksi dokumen
SOP 3. Melakukan 4. Format Dokumen
2. Dilakukan dengan teliti untuk detail pemeriksaan secara
proses detail dan teliti
3. Pencatatan hasil pemeriksaan dengan
detail dan teliti

24
G. IMPLEMENTASI UNIT KOMPETENSI

1. Elemen Kompetensi 1

Menyiapkan pekerjaan mengganti baterai kendaraan ringan

Baca Referensi 1.1:

Silahkan untuk mencari informasi di pengantar teori dan handout

beberapa hal cara menyiapkan Dokumen sesuai prosedur.

Aktivitas 1.2:

Silahkan untuk melihat gambar memproduksi dokumen serta catat

apa yang Anda lihat

Dari gambar Catat apa yang harus disiapkan dalam

memproduksi dokumen tersebut!

Catatan

Cek menggunakan perangkat lunak apa dan aplikasi apa!

Catatan

26
 2. Elemen Kompetensi 2

Mendesain Dokumen

Baca Referensi 2.1:

Silahkan untuk mencari informasi di pengantar teori ataupun handout

dan beberapa hal sebagai berikut:

1. Jenis jenis Surat

2. Bagian bagian Surat
3. Bentuk bentuk surat

Diskusi 2.2:

Silahkan untuk mendiskusikan hasil pencarian informasi mengenai

hal berikut yang telah Anda pelajari:

1. Jenis Surat
2. Bagian bagian Surat
3. Bentuk bentuk surat

Dari hasil diskusi yang dilakukan dalam kelompok, buatlah catatan

dan presentasikan di kelas hasil diskusi setiap kelompok.

Pemeriksaan 2.3:

Silahkan untuk memeriksa Dokumen Surat pada gambar ini:

1. Periksa apakah bagian bagian suratnya sudah komplit

2. Memakai bentuk surat apakah

Catat hasil pemeriksaan.

27
 Elemen Kompetensi 3

Memproduksi Dokumen

Aspek K3 yang penting diperhatikan dalam memproduksi Dokumen

adalah 3.1:

Video Youtube 3.1:

Silahkan melihat youtube berikut ini:

Link:
https://www.youtube.com/watch?v=o085XZhCT1g

Catat rangkum hasil Anda menyaksikan tayangan video

tersebut.

Aktivitas 3.2:

Silahkan untuk mencoba membuat Surat Pesanan

seperti video tersebut

Hasil Pemeriksaan Dokumen:

Catatan:

28
 Diskusi 3.3:

Silahkan diskusikan hasil yang Anda telah peroleh dan membahas

Bersama rekan untuk hasil lain yang rekanmu peroleh. Presentasikanlah
per kelompok hasilnya

Pikirkan 3.4:

Contoh Kasus 1
Anda jadi sekretaris dan juru ketik PT. Maju Jaya yang dipimpin Bpk Budi
Jaya MM bergerak di bidang penjualan Alat tulis kantor yang beralamat di
Jl. Merdeka No.10 Semarang. Pada suatu hari ada surat masuk dari
Pelanggan PT. Budi Berkah Jl. Perjuangan No.11 Semarang Mengenai
complain barang yang rusak anda disuruh pimpinan untuk membalasnya.
Langkah apa yang akan dilakukan dalam mengatasi situasi ini? Jabarkan
hasil Analisa Anda.

Contoh Kasus 2
Menyesuaikan dengan kreativitas instruktur

Penilaian:

Penilaian Catatan :
Kompeten / Belum Kompeten
Peserta Instruktur

Nama/Tandatangan/tgl Nama/Tandatangan/tgl

29
 H. LAMPIRAN

1. KAMUS ISTILAH

Dokumen adalah surat penting atau berharga yang

sifatnya tertulis atau tercetak yang berfungsi
atau dapat dipakai sebagai bukti ataupun
keterangan.

DVD adalah Media penyimpanan disk optic generasi

kedua Pengembangan dari CD yang memiliki
kapsitas penyimpanan lebih besar sekitar 7x
dari CD.

Excel adalah program lembar bentang terkemuka serta

alat analisis dan visualisasi data yang canggih.

Flashdisk adalah salah satu media penyimpanan data

portabel yang dapat dihubungkan melalui port
USB suatu komputer atau laptop

floppy disk adalah sebuah perangkat penyimpanan file atau

data portable
Memo adalah surat pernyataan dalam hubungan resmi
dari seorang pimpinan kepada bawahannya
Power Point adalah sebuah program aplikasi microsoft office
yang berguna sebagai media presentasi
Publisher adalah salah satu program aplikasi microsoft
office yang digunakan untuk kegiatan
desktop publishing

Zip disk adalah jenis penyimpanan removable disk yang

mampu menampung jumlah sedang informasi
komputer

30
 2. DAFTAR PUSTAKA

 Undang-Undang Nomor 1 tahun 1970 tentang Keselamatan dan Kesehatan Kerja

(K3).
 Triyatna, Slamet, 2014. Korespedensi Bahasa Indonesia untuk Perguruan tinggi.
Kebumen: Media Tera.
 Teresina, nidya, Yuli. 1993. Surat Menyurat. Surabaya: Apollo.
 Mulyaningsih Indrya. 2015. Cara Mudah Menulis Surat Resmi. Cirebon

(http://contohsuratyangbenar.blogspot.com/2016/04/teori-surat-menyurat-fungsi-
surat-dan.html

31
 3. UNIT KOMPETENSI

KODE UNIT : N.821100.004.02

JUDUL UNIT : Memproduksi Dokumen
DESKRIPSI UNIT : Unit ini berhubungan dengan pengetahuan,
keterampilan dan sikap kerja yang dibutuhkan dalam
memproduksi dokumen.

ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA

1. Menyiapkan dokumen
2. Mendesain dokumen
3. Memproduksi dokumen
1.1 Teknologi dan perangkat lunak dipilih
untuk menghasilkan dokumen yang
dibutuhkan.
1.2 Persyaratan Organisasi diidentifikasi
untuk menciptakan informasi sesuai
rencana.
2.1 Pointers untuk isi dokumen dibuat
sesuai kebutuhan.
2.2 Format ditentukan sesuai dengan
ketentuan organisasi.
2.3 Peralatan untuk menciptakan dokumen
ditentukan sesuai kebutuhan.
3.1 Waktu untuk memproduksi dokumen
ditentukan sesuai dengan persyaratan
organisasi.
3.2 Dokumen dibuat sesuai format.
3.3 Dokumen yang dihasilkan diperiksa
redaksionalnya sesuai persyaratan
organisasi

BATASAN VARIABEL
1. Konteks variabel
1.1 Unit kompetensi ini berlaku sebagai acuan untuk memproduksi
dokumen bisnis.
1.1 Dokumen yang dimaksud dapat berupa surat, pengumuman,
brosur, laporan.
1.2 Persyaratan organisasi adalah dokumen-dokumen yang diperlukan
sesuai dengan kebutuhannya, dapat berupa company profile,
32
 laporan
keuangan, dll.
2. Peralatan dan perlengkapan
2.1 Peralatan
2.1.1 Printer
2.1.2 Komputer
2.1.3 Alat pemindai/scanner
2.1.4 ATK
2.2 Perlengkapan
(Tidak ada)
3. Peraturan yang diperlukan
(Tidak ada)
4. Norma dan standar
4.1 Norma
(Tidak ada.)
4.2 Standar
4.2.1 SOP Organisasi

PANDUAN PENILAIAN
1. Konteks penilaian

1.1 Unit kompetensi ini dinilai berdasarkan tingkat kemampuan

dalam memproduksi dokumen.
1.2 Metode penilaian yang digunakan sebagai berikut.
1.2.1 Demonstrasi praktis baik di tempat kerja ataupun simulasi.
1.2.2 Tes lisan/tertulis mengacu kepada kriteria unjuk kerja.
1.3 Bagi pelatihan kejuruan sebaiknya memberikan pelatihan yang
mempertimbangkan konteks industri secara menyeluruh tanpa
bias pada sektor tertentu. Variasi situasi akan dapat membantu
dalam hal ini. Pelatihan untuk sektor tertentu materinya dapat
disesuaikan dengan kebutuhan sektor tersebut.
2. Persyaratan kompetensi
(Tidak ada)
3. Pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan

3.1 Pengetahuan
3.1.1 Dasar surat menyurat

33
 3.1.2 Penggunaan aplikasi di komputer
3.2 Keterampilan
3.2.1 Mengoperasikan komputer

4. Sikap kerja yang diperlukan

4.1 Teliti
4.2 Bertanggungjawab

5. Aspek kritis

5.1 Pointers untuk isi dokumen dibuat sesuai kebutuhan

5.2 Dokumen yang dihasilkan diperiksa redaksionanya sesuai

persyaratan organisasi

4. DAFTAR NAMA PENYUSUN

NO. NAMA PROFESI Jabatan Dalam

Tim
Syarifudin
1.  Instruktur Bisnis  Penyusun
dan Managemen
BBPLK Semarang
 Asesor LSP P2
BBPLK Semarang

2. -  Verifikator

3. -  Validator

34