1.

PENGERTIAN DOKUMEN
Dokumen menurut bahasa inggris berasal dari kata document yang memiliki arti suatu yang
tertulis atau tercetak dan segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk
di kumpulkan,disusun,di sediakan atau untuk disebarkan.
dokumen menurut Louis Gottschalk (1986;38)

Dokumen merupakan sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan daripada
kesaksian lisan,artefak,peninggalan-peninggalan terlukis dan petilasan0petilasan arkeologis.

Dokumen diperuntukan untuk surat-surat resmi dan surat-surat Negara seperti surat
perjanjian,undang-undang,hibah dan konsesi.

Dokumen Dibawah ini ada pendapat dari beberapa ahli mengenai pengertian
dokumen,diantaranya :
1.
Pengertian dalam ari luas merupakan proses pembuktian yang didasarkan atas sumber jenis
apapun,baik yang bersifat tulisan,lisan,gambaran atau arkeologis.
2.
Pengertian dokumen menurut G.J Renier (University Collage London 1997;104)

Dokumen dalam arti luas yaitu meliputi semua sumber tertulis saja,baik tertulis maupun
lisan.

Dokumen dalam arti sempit yaitu yang meliputi semua suber tertulis saja.

Dokumen dalam arti spesifik yaitu hanya meliputi surat-surat resmi dan surat-surat
Negara,seperti surat perjanjian,undang-undang,konsesi,hibah dan sebagainya
Jenis jenis Dokumen :
1. Menurut Jenisnya :
1. Dokumen Fisik adalah dokumen menyangkyt materi ukuran, berat, tata letak, sarana,
prasarana, dan sebaginya.
2. Dokumen Intelektual adalah dokumen yang mengacu tujuan, isi subjek, sumber,
metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen, dan sebagainya
2. Menurut Sifatnya :
1. Dokumen Tekstual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tertulis.
Misal: majalah, buku, katalog, dll
2. Dokumen Nontekstual : adalah dokumen yang berisi beberapa teks. Misal : peta,
grafik, gambar, rekaman, dll.
3. Menurut Literatur :
1. Dokumen Korporil adalah dokumen mencakup materi cetak, tidak tercetak, prasasti,
dan benda seni yang disimpan di museum dan perpustakaan.
2. Dokumen Literer adalah bahan cetak dan non cetak yang mengandung informasi atau
keterangan tertentu yang berguna.
3. Dokumen privat dokumen yang bersifat surat menyurat

4. Menurut Kepentingan dan khususnya :

1. Dokumen Pribadi adalah dokumen yang dikumpulkan oleh perorangan dan
merupakan koleksi dokumen pribadi. Misal : barang antik
2. Dokumen Ekonomi adalah dokumen berisi informasi tentang perkembangan
perekonomian sutau bangsa dan negara. Misal : produk baru
3. Dokumen Sejarah adalah dokumen berisi informasi sejarah peradaban dan
kebudayaan suatu bangsa. Misal : Piagam Proklamasi
4. Dokumen Kedokteran adalah dokumen berisi informasi tentang perkembangan ilmu
kedokteran. Misal : dokumen obat-obatan
5. Dokumen Pemerintahan adalah dokumen berisi informasi tentang ketatanegaraan
suatu pemerintahan. Misal : Peraturan-peraturan, Perundang-undangan
6. Segi Fungsi :
Dinamis adalah dokumen yang dapat ipergunakan secara langsung dalam proses penyelesaian
pekerjaan kantor.
1. Dinamis aktif
2. Dinamis semi aktif
3. Dinamis in aktif
Setatis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.
1. Dokumen koprol
2. Dokumen Literal
3. Dokumen Privat
kesimpulannya,dokumen adalah segala benda,seperti surat-surat atau benda-benda berharga
termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan
supaya lebih meyakinkan.
2. PENGERTIAN DOKUMENTASI
Dokumentasi adalah Kumpulan dari dokumen-dokumen dapat memberikan keterangan atau
bukti yang berkaitan dengan proses pengumpulan dan pengelolaan dokumen secara sistematis
serta menyebar luaskan kepada pemakai informasi tersebut.
1.

Dokumentasi menurut beberapa ahli :

Pengertian dokumentasi menurut Paul Otlet (International Economic Conference 1905)

Dokumentasi adalah kegiatan khusus berupa pengumpulan,pengolahan,

penyimpanan,penemuan kembali dan penyebaran dokumen.
2.
Pengertian Dokumentasi menurut Encyclopedia Britanica

Dokumentasi adalah semacam pengawasan dan penyusunana bibiliografi, yang

mengunakan alat-alat seperti seperti indeks, sari karnagn dan isei bibiliografi disamping
memakai cara tradisional (klasikal dan katalogisasi), untuk membuat informasi itu dapat
dicapai.
3.
Pengertian dokumentasi Federataion Internationale de Decomentation (FID)

Dokumentasi adalah mengumpulkan menyebarkan dokumen-dokumen dari semua jenisjenis mengenai semua lapangan pekerjaan manusia (documentation C est reunir, classer et
distribuer des document de tout genre dans tours les domaines de Lativite humaine).

Dokumen Primer adalah dokumen berisi informasi tentang hasil penelitian asli atau
langsung dari sumbernya. Misal : laporan

Dokumen Sekunder adalah dokumen berisi informasi tentang literatur primer.

Dokumen Tersier adalah dokumen berisi informasi tentang literatur sekunder. Misal :
buku
KEGIATAN ATAU TUGAS DOKUMENTASI
a.
Mencari dan mengumpulkan bahan-bahan
b.
Mencatat dokumen
c.

Mengolah dokumen

d.

Memproduksi dokumen

e.

Menyajikan dan menyebarluaskan dokumen

f.

Menyimpan dan memelihara dokumen

1. Dokumentasi ditinjau dari segi nilai kegunaannya:

Dari segi kegunaannya, dokumentasi dibedakan atas 4 macam :
a) Nilai penerangan, adalah surat yang digunakan sebagai pembuktian dalam memberikan
informasi pada masyarakat
b) Nilai perdagangan, adalah surat yang digunakan sebagai alat bukti dalam transaksi jual
beli dalam dunia perdagangan
c) Nilai yuridis, adalah surat yang dapat digunakan sebagai alat bukti secara hokum dimuka
pengadilan
d) Nilai historis, adalah surat-surat yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian suatu
peristiwa yang terjadi pada masa lalu.
2. Dilihat dari segi sumbernya dokumentasi dapat dibedakan atas:
a) Dokumen yang bersumber dari pemerintah, seperti: UU pemerintah, keputusan presiden,
UU perpajakan, peraturan pemerintah, dll.

b) Dokumen yang bersumber dari swasta tetapi mempunyai kekuatan hukum. Seperti : Akte
notaris, visum dokter, dll.
c) Dokumen yang bersumber dari kontrak-kontrak dagang, seperti surat perjanjian, surat
kontrak, dll.
d) Aktifitas lembaga persurat kabaran dan penerbitan, seperti : Kliping, kaledeoskop, dll.
e) Perseorangan, seperti koleksi keramik Adam Malik, koleksi lukisan Afandi, dll.
3. Dokumentasi ditinjau dari fungsinya
Dokumen yang ditinjau dari fungsinya dibagi menjadi 2, yaitu:
1) Dokumen dinamis adalah dokumentasi yang masih dapat dipakai secara langsung dalam
proses penyelesaian pekerjaan kantor. Dokumen dinamis dapat pula dibedakan atas :
a) Dokumen aktif adalah dokumen yang masih dipakai secara terus menerus dalam proses
penyelesaian pekerjaan.
b) Dokumen semi aktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah menurun
c) Dokumen in aktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan
2) Dokumentasi statis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam
pekerjaan kantor.

4. Dokumentasi ditinjau dari segi penelitian

Dokumen ditinjau dari segi penelitian dibedakan atas 3 jenis :
a) Dokumen primer adalah dokumen yang berisi informasi penelitian langsung dari
sumbernya. Contoh: paten penelitian, laporan, disertasi, dll.
b) Dokumen sekunder adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur primer.
Contoh : bibliografi, dll.
c) Dokumen tertier adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur sekunder.
Contoh: buku teks, buku panduan literatur dan bibliografi dari bibliografi.

Segi Fungsi :

Dinamis adalah dokumen yang dapat ipergunakan secara langsung dalam proses
penyelesaian pekerjaan kantor.

Dinamis aktif

Dinamis semi aktif

Dinamis in aktif

Setatis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan
kantor.

Dinamis aktif

Dinamis semi aktif

Dinamis in aktif

Setatis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan
kantor.

Dokumen koprol

Dokumen Literal

Dokumen Privat

Pengertian Arsip Menurut Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971

Sebagai bentuk penyesuaian terhadap perkembangan kebutuhan administrasi yang semakin
maju maka Undang-undang Nomor Prp. 19 Tahun 1961 dicabut dan diganti dengan Undangundang Nomor 7 Tahun 1971 mengenai Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.
UU No. 7 Tahun 1971 ini memberikan rumusan arsip sebagai berikut:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badanbadan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah;
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau
perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam bentuk corak apa pun dari arsip, adalah
meliputi baik yang tertulis maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti hasil-hasil
rekaman, film dan lain sebagainya. Sedangkan yang dimaksud berkelompok ialah bahwa
naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain yang
dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama.
Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN)
Arsip diartikan
Segala kertas naskah, bukum foto, fim, microfilm, rekaman suara, gambar peta,
bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan,
serta drngan segala penciptaannya, yang dihasilkan atau diterima oleh sesuatu badan, sebagai
bukti daripada tujuan organisasi. Fungsi-fungsi, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau
kegiatan-kegiatan lainnya daripada Pemerintahan atau karena pentingnya informasi yang
terkandung didalamnya
3. Menurut Para Ahli

a. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, file dapat diartikan sebagai:

> semacam lemari berlaci yang dipakai untuk menyimpan berkas-berkas
> sekelompok warkat sama jenisnya yang disimpan terpisah dari kelompok-kelompok lainnya
dalam lemari arsip. Misalnya foreign file, untuk menyimpan/mengelompokkan jenis warkat
surat menyurat dengan perseorangan/organisasi di luar negeri
> arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan. Misalnya central file (arsip pusat)
b. The Liang Gie (1979, 17)
warkat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang
dibuat orang untuk keperluan perekam ingatan. Dalam bahasa Inggris warkat dikenal dengan
istilah record.
c. (doserno dan kynaston (2005))
Yaitu dokumen dalam media yang mempunyai nilai historis atau hokum sehingga disimpan
secara permanen.
d. Internasional standars organization (ISO)
Arsip yaitu informasi yang disimpan dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam computer,
dibuat atau diterima serta dikelola oleh organisasi maupun orang dalam transaksi bisnis dan
menyimpannya sebagai bukti aktivitas. (iso/dis 15489)
A. Pengertian Arsip
Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa yunani (Greek), yaitu archium yang artinya
peti untukmenyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukan tempat atau
gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung
menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri.
Berikut ini dapat kita pelajari pengertian arsip dari beberapa sumber.
1. Pengertian dokumen menurut Louis Gottschalk (1986;38)
Dokumen merupakan sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan daripada
kesaksian lisan,artefak,peninggalan-peninggalan terlukis dan petilasan0petilasan arkeologis.
Dokumen diperuntukan untuk surat-surat resmi dan surat-surat Negara seperti surat
perjanjian,undang-undang,hibah dan konsesi.
Dokumen dalam ari luas merupakan proses pembuktian yang didasarkan atas sumber jenis
apapun,baik yang bersifat tulisan,lisan,gambaran atau arkeologis.
2. Pengertian dokumen menurut G.J Renier (University Collage London 1997;104)
Dokumen dalam arti luas yaitu meliputi semua sumber tertulis saja,baik tertulis maupun
lisan.
Dokumen dalam arti sempit yaitu yang meliputi semua suber tertulis saja.
Dokumen dalam arti spesifik yaitu hanya meliputi surat-surat resmi dan surat-surat
Negara,seperti surat perjanjian,undang-undang,konsesi,hibah dan sebagainya

1. Prof. Dr. Mr. Prajudi Atmosoedirdjo

Mengatakan arsip adalah
a. Tempat menyimpan secara teratur dari pada bahan-bahan tertulis (geschreven
strukken).piagam-piagam, surat-surat, akte-ekte, kepustakaan-kepustakaan, daftar-daftar,
dokumen-dokumen,peta-peta.
b. Kumpulan teratur dari bahan-bahan kearsipan.
c. Bahan-bahan yang harus diarsipkan itu sendiri.
2. Peraturan Pemerintah RI No. 34 tahun 1979
Menurut peraturan pemerintah di atas arsip adalah:
a. Kumpulan naskah atau dokumen yang disiapkan
b. Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen
c. Organisasi atau lembaga yang mengolah dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.
3. Ensiklopedi Administrasi
a. Arsip adalah segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang
diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan-kegiatan organisasi tersebut dan dipandang
berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan
b. Sesuatu instansi atau tempat dimana warkat-warkat dari suatu organisasi disimpan secara
tertib. Untuk pengertian yang kedua ini lebih tepat dinyatakan dengan istilah archives
institutionn (kantor arsip).
Setelah mempelajari pengertian arsip secara etimologi dan dari beberapa sumber diatas
terdapat dua pengertian arsip, yaitu:
a. Arsip adalah kumpulan warkat,naskah-naskah,dokumen, dan surat-surat
b. Arsip adalah gedung atau organisasi tempat pengumpulan, penyimpanan dan pengolah
naskah
B. SYARAT-SYARAT ARSIP
Dari pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa tidak semua surat atau warkat dapat
disebut arsip. Surat atau warkat baru dapat disebut sebagai arsip apabila memenuhi syaratsyarat sebagai berikut:
1. Merupakan kumpulan warkat
2. Disimpan menurut sistem tertentu
3. Mempunyai nilai kegunaan
4. Saat diperlukan cepat dan tepat ditemukan
C. ISTILAH SURAT,RECORD, FILE, DAN DISAIN
Surat adalah suatu alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan/informasi dari satu
pihak kepada pihak lain.
Record adalah warkat/record adalah semua catatan tertulis atau bergambar tentang sesuatu hal
atau peristiwa yang terekam yang dapat digunakan untuk alat pengingat.
Istilah file dapat diartikan sebagai suatu lipatan karton dengan kawat penjepit ataupun tidak
memakai kawat penjepit yang dipergunakan untuk menyimpan warkat. Dengan istilah lain
adalah folder.
Istilah file dalam bahasa latin disebut felun yang artinya tali atau benang.memang pada jaman

dahulu tali atau benang inilah yang digunakan mengikat kumpulan warkat/record sehingga
mudah dugunakan. Dengan demikian file merupakan wadah/tempat/alat menyimpan arsip.
Seperti map, folder, bundel, dan lain-lain.

D. JENIS-JENIS ARSIP
Arsip meliputi warkat, surat, akte notaris, rekaman, dan lain-lain. dengan banyaknya jenis
arsip, maka arsip dapat dilihat dari berbagaisegi, yaitu:
1. Dar isegi bentuk fisiknya
Bila dilihat dari segi fisiknya maka arsip dibedakan atas:
a. Arsip yang fisiknya berbentuk lembaran
Misalnya: surat-surat, warkat, akte notaris, surat kontrak dan lain-lain
b. Arsip yang fisik nya tidak berbentuk lembaran
Misalnya: Disket komputer, Hard Disk, rekaman pada pita kaset, vidio kaset, micro film, dan
lain-lain.
2. Dari segi masalahnya
Dilihat dari segi masalah yang dikandung oleh arsip itu sendiri, maka arsip dibedakan atas:
a. Financial record, adalah arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai masalah
keuangan. Misalnya bukti-bukti pembayaran dan penerimaan uang, arsip utang dan piutang,
kuintansi, cek dan lain-lain
b. Inventory record, adalah catatan yang berhubungan dengan masalah barang inventasi
(barang milik kantor)
c. Personal record, adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian.
Misalnya arsip-arsip mengenai daftar riwayat hidup, riwayat pekerjaan, daftar jumlah
pegawai dan lain-lain
d. Production record, adalah catatan-catatan yang berhubungan mengenai masalah produksi.
Misalnya arsip-arsip mengenai jenis bahan baku produksi, alat produksi, proses pengolahan,
jumlah, jenis, dan kualitas barang yang diperkenalkan searta laporan produksi
3. Dari segi pemiliknya
a. Lembaga pemerintahan
1) Arsip Nasional di Republik Indonesia sebagai inti organisasi dari Lembaga Kearsipan
Nasional yang selanjutnya disebut arsip nasional pusat
2) Arsip Nasional di tiap-tiap ibu kota daerah tingkat I, termasuk daerah-daerah yang
setingkat, yang selanjutnya disebut arsip arsip nasional daerah.
b. Instansi Pemerintah/Swasta
1) Arsip Primer dan Secunder
Arsip primer adalah arsip aslinya. Jadi, bukan tindasan, bukan kopiannya, atau bukan
salinannya.
Arsip secunder adalah arsip yang berupa tindasan, kopian aslinya, dan salinannya.
E. PENGELOLAAN ARSIP
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, arsip
statis instansi / lembaga di tingkat pusat diserahkan ke ANRI Pusat, sedangkan arsip instansi
tingkat daerah diserahkan ke Arsip Nasional Wilayah. Bagi daerah yang belum terdapat Arsip

Nasional Wilayah, ditempuh dua cara sebagai berikut :

a. Arsip-arsip Pemerintah Daerah, termasuk BUMD, untuk sementara disimpan di Kantor
Arsip Daerah (KAD) Daerah Tingkat I yang bersangkutan.
b. Arsip-arsip instansi vertikal, termasuk BUMN yang ada di daerah, untuk sementara
disimpan di masing-masing instansi penciptanya.
F. Penyerahan Arsip ke ANRI dari Arsip daerah
Proses akhir dari kegiatan Akuisisi Nasional Arsip Orde Baru adalah penyerahan arsip dari
masing-masing instansi ke ANRI. Hal lni dimaksudkan agar setiap instansi dapat
melestarikan dan menyampaikan informasi keberadaan dan peran yang bermakna bagi negara
dan bangsa selama masa Orde Baru, kepada generasi yang akan datang. ANRI berkewajiban
mengelola, merawat, dan menyampaikan secara obyektif kepada generasi mendatang
informasi tentang instansi-instansi bersangkutan sebagai cermin dan jati diri bangsa.
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam proses penyerahan tersebut adalah :
a. Penyerahan dilaksanakan dengan membuat Berita Acara Serah Terima Arsip yang disertai
Daftar pertelaan Arsip (DPA).
b. Materi Berita Acara dikoordinasikan dengan Arsip Nasional Republik Indonesia.
c Berita Acara ditandatangani oleh pimpinan instansi masing-masing, dibuat di atas kertas
bermaterai cukup.
d. Berita Acara dibuat rangkap dua, satu lembar untuk instansi yang menyerahkan dan satu
lembar yang fain untuk ANRI.
Arsip-arsip bernilaiguna pertanggungjawaban nasional yang diserahkan selanjutnya
dilestarikan di ANRI dan dimanfaatkan seluas-luasnya untuk kepentingan pemerintahan,
pembangunan, penelitian, ilmu pengetahuan dan kemasyarakatan sesuai dengan peraturan
perundang-undangan dan kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku. Dengan demikian
keberadaan dan peran serta instansi pencipta arsip dalam pembangunan bangsa, dapat
disampaikan dan dikenali oleh generasi bangsa Indonesia di masa mendatang
G. Koordinasi Pelaksanaan Akuisisi Arsip
Untuk menjamin keterpaduan teknis dan efisiensi, pelaksanaan kegiatan Diklat dan akuisisi,
agar dikoordinasikan dengan ANRI, dengan pembagian wilayah kerja sebagai berikut :
a. Tingkat Pusat
Semua instansi / lembaga tingkat pusat dan Daerah Khusus lbukota Jakarta berkoordinasi
dengan ANRI Pusat.
b. Tingkat Daerah
Untuk Pemerintah Daerah dan instansi vertikal yang ada di daerah dapat dilakukan
koord'tnasi dengan Arsip Nasioni Wilayah sesuai dengan wilayah kerja Arsip Nasional
Wilayah sebagaimana tercantum dalam daftar berikut :
No Arsip Propinsi Wilayah Kedudukan Wilayah Kerja (Propinsi)
1 Propinsi DI Aceh Banda Aceh DI Aceh dan Sumatera Utara
2 Propinsi Sumatera Barat Padang Sumatera Barat, Riau, Bengkulu, Jambi dan Sumatera
Selatan
3 Propinsi Jawa Barat Bandung Jawa Barat dan Lampung

4 Propinsi Jawa Tengah Semarang Jawa Tengah dan DI Yogyakarta

5 Propinsi Jawa Timur Surabaya Jawa Timur dan Bali
6 Propinsi Nusa Tenggara Timur Kupang Nusa Tenggara Timur, Nusa Tenggara Barat dan
Timor-Timur
7 Propinsi Kalimantan Barat Pontianak Kalimantan Barat , Kalimantan Tengah, Kalimantan
Timur dan Kalimantan Selatan
8 Propinsi Sulawesi Selatan Ujung Pandang Sulawesi Selatan, Sulawesi Tenggara, Sulawesi
Utara dan Sulawesi tengah
9 Propinsi Irian Jaya Jayapura Irian Jaya dan Maluku

c. Tahapan Sosialisasi
Untuk meningkatkan kualitas pemahaman terhadap Pedoman Akuisisi ini, dilakukan
sosialisasi melalui apresiasi dan rapat koordinasi antar instansi.
a. Apresiasi
Apresiasi ditujukan kepada pejabat pengambil keputusan di bidang kearsipan dan para
penanggungjawab unit kearsipan masing-masing instansi, baik di tingkat pusat maupun
daerah. Tujuan apresiasi terhadap pejabat-pejabat tersebut adalah untuk memberikan
gambaran dan pemahaman terhadap program Akuisisi Nasional Arsip Orde Baru. Dengan
apresiasi ini diharapkan masing-masing pejabat dapat melakukan persiapan yang diperlukan
untuk mendukung semua kegiatan yang berkaitan dengan persiapan pelaksanaan Akuisisi
Nasional Arsip Orde Baru, di lingkungan Departemen, Badan, atau Lembaga masing-masing
sampai satuan kerja terendah di lingkungannya.
b. Rapat Koordinasi
Rapat koordinasi antar instansi dilakukan sesuai dengan kebutuhan obyektif setiap tahapan
akuisisi, untuk memecahkan masalah-masalah yarg dihadapi di lapangan. Diharapkan juga
dapat dilakukan koordinasi reguler setiap semester antara instansi dengan ANRI dalam
rangka evaluasi pelaksanaan teknis secara nasional.
KESIMPULAN
Mitra kerja Arsip dengan lembaga pemerintahan sangatlah erat kaitannya, terutama pada
bidang akuisisi. Dan peyebaran Arsip pada beberpa daerah. Hai ltu menunjukkan bahwa
setiap gedung Arsip tidak dapat erdiri sendiri tanpa ada hubungan atau kerja sama dengan
lembaga pemerintahan lain, cenderung akan dinilai kurang membangun mitra kerja Arsip.
Didalam Arsip, ada terdapat Tahapan Sosialisasi yaitu:
a. Apresiasi
b. Rapat koordinasi
Koordinasi Pelaksanaan Akuisisi Arsip terbagi menjadi dua bagian:
a. Tingkat pusat
b. Tingkat daerah
Jenis - Jenis Arsip

~
~

~
~

~
~

~
~
~
~
~
~
~

~
~
~
~
~

Jenis jenis arsip

Pengelolaan arsip memegag peranan yang sangat penting bagi jalanya organisasi, yaitu
sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan organisasi , yang dapat bermanfaat untuk
bahan penelitian, pengambilan keputusan, atau penyusunan untuk pengembngan organisasi
yag bersngkutan. Bentuk arsip bisa bermacam macam , tidak berupa kertas ataupun
lembaran lembaran seperti yang sering dianggap kebanyakan orang. Namun didalam suatu
kantor arsip memang terutama berupa surat atau dokumen yang berbentuk lembaran. Maka
dapat dibedakan dalam bebrapa jenis arsip, yaitu :
Arsip menurut subyek atau isinya yaitu :
Arsip kepegawaian
Contohnya : data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan, rekaman
presensi, dll.
Arsip keuangan
Contohnya : laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, dll.
Arsip pemasaran
Contohnya : surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjulan, daftar pelanggan,
daftar harga, dll.
Arsip pendidikan
Contohnya : kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, daftar nilai, rapor, dll.
Arsip menurut bentuk dan wujud fisik
Penggolongan ini lebih pada tampilan fiik media apa yang digunakan dalam merekam
informasi. Wujudnya berupa :
Surat
Contohnya : naskah perjanjian/ kontrak, akte pendirian, surat keputusan, notulen rapat, berita
acara, laporan, tabel, dll.
Pita rekaman
Mikrofilm
Disket
Compact disk ( CD )
Arsip menurut nilai kegunaanya
Yaitu lebih didasarkan pada nilai dan kegunaanya arsip, ialah :
Arsip bernilai informasi
Contohnya : pengmuman, pemberitahuan, undangan, dll.
Arsip bernilai administrasi
Contohnya : ketentuan ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, uraian tugas
pegawai, dll.
Arsip bernilai hukum
Contonya : akte kelahiran, akte perkawinan, surat kuasa, keputusan peradilan, dll.
Arsip bernilai sejarah
Contohnya : laporan tahunan, gambar/ foto peristiwa, dll.
Arsip bernilai ilmiah
Contohnya : hasil penelitian.
Arsip bernilai keuangan
Contohnya : kwitansi, laporan keuangan, dll.
Arsip bernilai pendidikan
Contohnya : karya ilmiah para ahli, satuan pelajaran, progam pengajaran, dll.

~
~
~
~
~
~
~

~
6.
~

7.
~

~
8.
~

Arsip menurut sifat kepentinganya

Penggolongan ini lebih didasarkan penggolonganya, atau urgensinya.
Arsip tidak berdaya guna
Contohnya : memo, undangan, dll.
Arsip berguna
Contohnya : pesensi pegawai, surat permohonan cuti, dll.
Arsip penting
Contohnya : surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, buku kas, dll.
Arsip vital
Contohnya : buku induk pegawai, sertifikat tanah, ijzah, dll.
Arsip menurut fungsinya
Penggolongan ini pada fungsi arsip dalam kegiatan pendukung organisasi.
Arsip dinamis
Ialah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi yang
bersangkutan.
Arsip statis
Ialah arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan.
Arsip menurut tempat atau pengelolaanya
Penggolongan ini didasarkan pada tempat atau tingkat, serta siapa yang bertanggung jawab.
Arsip pusat
Arsip yang disimpn secara sentralisasi atau berada dipusat organisasi, serta yang berkaitan
dengan lembaga pemerintahan. Contohnya : ANRI di Jakarta
Arsip unit
Arsip yang berada di unit unit pada setiap organisaasi yang berkaitan dengan lembaga
pemerintahan. Contohnya : arsip daerah
Arsip menurut keaslianya
Arsip asli
Yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin ketik, cetakan printer, serta tanda
tangan dan legalisasi yang asli, yang merupakan dokumen utama.
Arsip tembusan
Yaiu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam proses pembuatanya bersamaan
dengan dokumen asli, tetapi ditujukan pihak lain selain penerima dokumen asli.
Arsip salinan
Yaitu dokumen yang proses pembuatanya tidak bersama dengan okumen asli, tetapi memiliki
kesesuaian dengan dokumen dokumen asli.
Arsip petikan
Yaitu dokumen yang berisi dari bagian dokumen asli.
Arsip menurut kekuatan hukum
Didasarkan legalitas yang dilihat dari sisi hukum
Arsip otentik
Arsip yang di atsnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta ( bukan foto copy atau film )
sebagai tanda keabsahan dari isi arsip yang bersangkutan sehingga arsip otentik dapat
digunakan sebagai bukt hukum yang sah.
Arsip tidak otentik
Arsip yang diatasnya tiak terdapat tanda tangan asli dengan tinta, arsip ini berupa foto copy
film, mikrofilm.

Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan) Kearsipan adalah
suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian,
pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak
bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai
sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya
pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini
terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang
kearsipan Nasional.
Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap
organisasi, yaitu:

Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.

Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.

Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis

Dapat dijadikan bahan dokumentasi

Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya

Sebagai alat pengingat

Sebagai alat penyimpanan warkat

Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan

Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan

organisasi

Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting

mengenai kemajuan organisasi.

Tujuan Kearsipan
1. Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
2. Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepa dan tepat.

3. Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.

4. Penghematan tempat penyimpanan.
5. Menjaga rahasia arsip.
6. Menjaga kelestarian arsip.
7. Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.
Asas Kearsipan
Asas kearsipan ada 3 macam, yaitu:
1. 1. Asas Sentralisasi
Asas Sentralisasi adalah penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan dengan cara di
pusatkan ke satu unit yang khusus menangani tentang arsip.
Keuntungan asas Sentralisasi:
1. Pengawasan akan lebih efektif dan efisien.
2. Penghematan dalam biaya, alat maupun sarana lainnya.
Kelemahan asas Sentralisasi:
1. Jika dalam waktu bersamaan tiap unit membutuhkan arsip akan kesulitan terpenuhi
dalam waktu cepat.
2. Prosedur di pusat belum tentu sama dengan yang ada di masing-masing unit.
1. 2. Asas Desentralisasi
Asas Desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan
disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke masing-masing unit yang ada dalam organisasi.
Keuntungan asas Desentralisasi:
1. Tiap unit yang ada dalam organisasi bebas menerapkan sistem kearsipan yang
diinginkan.
2. Pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih mudah.
Kelamahan asas Desentralisasi:

1. Pimpinan unit sedikit kehilangan waktu karena untuk menangani arsip.

2. Tidak dapat menghemat tenaga, alat maupun sarana lain untuk menyimpan arsip.
1. 3. Asan Gabungan
Asas Gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan kebaikan asas
sentralisasi dengan kebaikan asas desentralisasi.
Fungsi Arsip
Menurut Drs. Anhar, fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan adalah:
1. Sebagai alat penyimpanan warkat.
2. Sebagai alat bantuan perpustakaan.
3. Penyimpanan warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-kadang
merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan
perusahaan.
4. Kearsipan berarti menhimpan secara teratur tetap warkat-warkat penting mengenai
kemajuan perusahaa.
Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 2, fungsi arsip dibedakan menjadi:
1. Fungsi dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsng dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelanggaraan keidupan kebangsaan pada umumnya, atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelanggaraan administrasi negara.
2. Fungsi statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan
dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, majpun
penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

TUJUAN PENYELENGGARA KEARSIPAN

menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan
nasional.
menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;

menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah adalah
bahwa penyelenggaraan kearsipan harus dapat menjamin arsip sebagai rekaman kegiatan atau
peristiwa yang dapat disediakan atau disajikan dalam kondisi autentik dan terpercaya,
sehingga dapat berfungsi sebagai alat bukti yang sah maupun dapat menjadi sumber
informasi dalam pelaksanaan kegiatan pada masa yang akan datang.
arsip yang autentik adalah arsip yang memiliki struktur, isi, dan konteks, yang sesuai
dengan kondisi pada saat pertama kali arsip tersebut diciptakan dan diciptakan oleh orang
atau lembaga yang memiliki otoritas atau kewenangan sesuai dengan isi informasi arsip.
arsip terpercaya adalah arsip yang isinya dapat dipercaya penuh dan akurat karena
merepresentasikan secara lengkap dari suatu tindakan, kegiatan atau fakta, sehingga dapat
diandalkan untuk kegiatan selanjutnya.
menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
pengelolaan arsip yang andal adalah pengelolaan arsip yang dilaksanakan berdasarkan
sistem yang mampu menampung dan merespons kebutuhan perkembangan zaman. Sistem
pengelolaan arsip yang andal memiliki kemampuan: menjaring atau menangkap (capture)
semua arsip dari seluruh kegiatan yang dihasilkan organisasi; menata arsip dengan cara yang
mencerminkan proses kegiatan organisasi; melindungi arsip dari pengubahan, pengurangan,
penambahan, atau penyusutan oleh pihak yang tidak berwenang; menjadi sumber utama
informasi secara rutin mengenai kegiatan yang terekam dalam arsip; dan menyediakan akses
terhadap semua arsip berikut beserta metadatanya.
menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui
pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
hak-hak keperdataan rakyat meliputi: hak sosial, hak ekonomi, dan hak politik dan lainlain
yang dibuktikan dalam arsip misalnya sertifikat tanah, ijazah, surat nikah, akte kelahiran,
kartu penduduk, data kependudukan, surat wasiat, dan surat izin usaha.
mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang
komprehensif dan terpadu;
mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional adalah bahwa dengan adanya system
yang komprehensif dan terpadu penyelenggaraan kearsipan menjadi lebih dinamis dan
terarah.
menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
menjamin keselamatan dan keamanan arsip adalah bahwa arsip baik secara fisik maupun
informasinya harus dijaga keselamatan dan keamanannya, sehingga tidak mengalami
kerusakan atau hilang. Arsip perlu dijaga kerahasiaanya dari pengaksesan oleh pihak yang
tidak berhak, karena arsip merupakan bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya,
pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa;
aset nasional adalah kekayaan negara dan masyarakat baik secara ekonomi, sosial, politik,
budaya, maupun aspek kehidupan lain yang terekam dalam arsip seperti daftar kekayaan
negara maupun bukti-bukti kepemilikan yang harus dilindungi dan dijaga keselamatannya.
meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip
yang autentik dan terpercaya.
meningkatkan kualitas pelayanan publik adalah penyelenggaraan kearsipan yang
komprehensif dan terpadu dengan dukungan sumber daya manusia yang profesional serta
prasarana dan sarana yang memadai akan meningkatkan kualitas pelayanan public dalam
memanfaatkan arsip yang dibutuhkan melalui ketersediaan arsip yang faktual, utuh,
sistematis, autentik, terpercaya, dan dapat digunakan.
Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai
Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir
dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia
perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses
kegiatan organisasi.
Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan

dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.

Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak

dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan
arsipnya.

Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap
organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan.
Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat
penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.