Berikut ini merupakan macam-macam arsip dan contoh beserta penjelasannya berdasarkan
sifat, fungsi, bentuk, masalah dan pemiliknya.
Arsip tidak penting yaitu arsip hanya memiliki kegunaan informasi saja. Contoh arsip
tidak penting adalah surat undangan atau brosur
Arsip biasa yaitu arsip yang semula penting, namun akhirnya tidak berguna lagi pada
saat informasinya sudah berlalu. Contoh arsip biasa adalah surat lamaran kerja atau
surat keterangan
Arsip penting yaitu arsip yang memiliki hubungan dengan masa lalu dan masa yang
akan datang. Contoh arsip penting adalah surat perjanjian atau surat kuasa
Arsip sangat penting yaitu arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya
yang bernilai sejarah atau ilmiah. Contoh arsip sangat penting adalah naskah
proklamasi atau teks deklarasi internasional
Arsip rahasia yaitu arsip yang hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja dalam
organisasi tertentu. Contoh arsip rahasia adalah data pegawai sebuah perusahaan atau
instansi
Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Fungsinya
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta
arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis terdiri dari 3 jenis
yaitu arsip aktif, arsip inaktif dan arsip vital.
Arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan
penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya, maupun untuk
penyelenggaraan administrasi negara.
Financial record yaitu arsip yang berkaitan dengan masalah keuangan. Contoh arsip
financial adalah kuitansi, giro dan cek
Inventory record yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris.
Contoh arsip inventory adalah catatan tentang jumlah barang, merek, ukuran dan
harga
Personal record yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Contoh
arsip personal adalah surat lamaran kerja, curriculum vitae (CV) dan absensi
Sales record yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan. Contoh arsip
sales adalah daftar agen distributor dan daftar penjualan barang
Production record yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah produksi. Contoh
arsip production adalah data produksi barang atau jasa
Arsip Lembaga Pemerintahan yang antara lain meliputi Arsip Nasional di Indonesia
(Arsip Nasional Republik Indonesia). Arsip Nasional di tiap ibu kota Daerah Tingkat
I atau provinsi (Arsip Nasional Daerah)
Arsip Instansi Pemerintah/swasta yang antara lain meliputi arsip primer dan
sekunder serta arsip sentral dan arsip unit.
CIRI - CIRI DOKUMEN KANTOR
Kriteria / ciri - ciri dokumen kantor sebagai berikut :
1. Dokumen yang diterima / dibuat oleh satuan kerja / lembaga trkait dengan suatu
peristiwa atau kejadian dalam proses penyelesaian pekerjaan.
2. Mempunyai nilai administrasi yang digunakan untuk membantu penyelesaian
pekerjaan.
3. Mempunyai nilai hukum untuk memberikan keterangan dalam pembuktian suatu
proses pekerjaan terkait dengan norma -norma dalam peraturan terkait denga
penyelesaian pekerajaan.
4. Mempunyai nilai - nilai untuk menentukan arah untuk pengambilan keputusan dalam
rangka mengatur kegiatan - kegaitan manajemen.
5. Memberikan informasi yang terkait dengan kegiatan pemberian informasi.
6. Memberikan pedoman untuk melakukan pemecahan persoalan yang akan diselesaikan
dalam proses penyelsaian pekerajaan.
Dokumen Pribadi,
Dokumen niaga
Dokumen niaga dapat diartikan dokumen yang berhubungan dengan perniagaan, berbentuk
surat – surat penting yang dapat digunakan sebagai media pembayaran.seperti pada contoh
dokumen niaga yaitu : latter of credit, packing list, cek, obligasi,t, faktur, kuitansi, surat
pengantar, bill of lading, saham, dan lain lain.
Dokumen sejarah
Sedangkan dokumen sejarah merupakan, dokumen yang erat kaitannya dengan sejarah,
dokumen tersebut dapat berupa catatan penting yang disimpan dengan tujuan sebagai alat
bukti untuk peristiwa-peristiwa bersejarah. Misalnya rekaman film kemerdekaan,
autobiografi, tugu, naskah proklamasi, dan file-file yang mengandung sejarah.
Dokumen pemerintah
Dokumen pemerintah adalah dokumen yang berisi tentang informasi ketatanegaraan dari
suatu struktur pemerintahan, yang akan dipergunakan sebagai pembuktian kegiatan suatu
pemerintahan, misalnya : Undang-Undang, perjanjaian kerja antar negara, Keputusan
Presiden, Peraturan Daerah, dan Peraturan Pemerintah.
Jenis-Jenis Dokumentasi Secara Umum
Dokumen Literer; dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam.
Umumnya dokumen ini ada di perpustakaan). Contoh: buku, majalah, film.
Dokumen Korporil; dokumen berupa benda bersejarah. Umumnya dokumen ini ada di
museum. Contoh: patung, fosil, dan lain-lain.
Dokumen Private; dokumen berupa surat/ arsip yang biasanya disimpan dengan
sistem kearsipan. Contoh: surat niaga, surat dinas, laporan.
Dilihat dari segi fungsinya, jenis dokumentasi dapat dibagi menjadi dua, yaitu:
1. Dokumentasi dinamis, yaitu dokumen yang bisa digunakan secara langsung dalam
penyelesaian pekerjaan (dinamis aktif, dinamis semi aktif, dan dinamis in aktif).
2. Dokumentasi statis, yaitu dokumen yang tidak bisa digunakan secara langsung dalam
penyelesaian pekerjaan (dokumen koprol, dokumen literal, dokumen private).
Dokumen tekstual; dokumen yang berisi informasi dalam bentuk tertulis. Contoh:
majalah, buku, catalog, surat kabar dan lain-lain.
Dokumen nontekstual; dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk teks dan
gambar. Contohnya: peta, grafik, gambar, rekaman, dan lain-lain.
Dokumen fisik; dokumen yang berhubungan dengan materi, ukuran, berat, tata letak,
sarana prasarana, dan lain-lain.
Dokumen intelektual; dokumen yang dibuat berdasarkan tujuan, isi subjek, sumber,
metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen, dan lain-lain.
Dokumen Primer; dokumen yang menyajikan informasi tentang hasil penelitian asli
atau langsung dari sumbernya. Contoh: paten penelitian, laporan, disertasi.
Dokumen Sekunder; dokumen yang menyajikan informasi mengenai literatur primer.
Biasanya disebut juga dengan dokumen bibliografi.
Dokumen Tersier; dokumen yang menyajikan informasi mengenai literatur sekunder.
Contoh: buku, teks panduan literatur.
Dalam dunia bisnis, dokumentasi ini menjadi hal yang penting karena perusahaan bisa
melakukan strategi dan analisis berdasarkan data yang valid. Dokumentasi juga berperan
sebagai pengukur kondisi perusahaan.
Karyawan biasanya menggunakan email untuk berinteraksi, namun sebelum media ini
populer, mereka sering memakai memorandum.Akan tetapi ternyata memo juga masih
dipakai bila ada hal yang wajib dijaga privasinya, terlebih lagi soal filing.
2. Business Letters
Business letters digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak di luar perusahaan. Hal ini
bisa meliputi kolega, konsumen, servis, profesional, pemerintah, calon karyawan dan masih
banyak lagi. Jaman sekarang, surat bisnis lebih banyak dikirim via email karena lebih efektif.
3. Business Report
Business report formatnya lebih formal dan lebih panjang dengan cakupan topik seperti data
finansial, sales figures, safety compliance, marketing plans dan sejenisnya. Business report
ini juga lebih detail dengan penambahan chart,images, graphs, case studies hingga statistik.
Umumnya laporan ini juga diberikan pada investor seperti laporan penjualan dan
perbandingannya.
4. Dokumen Transaksi
Dokumen transaksi digunakan untuk memangkas waktu agar transaksi bisnis jadi lebih cepat.
Biasanya dalam bentuk invoice, surat order dan sebagainya. Tergantung jenis bisnisnya.
5. Dokumen Finansial
Dokumen finansial mencatat laporan keuangan, proposal, laporan pajak, laporan payrolls,
history bank dsb. Laporan ini digunakan untuk melihat kondisi keuangan perusahaan. Apakah
pendapatannya dalam beberapa bulan belakangan surplus atau tidak.
Dari sekian beberapa jenis dokumentasi, salah satu yang paling penting yaitu dokumen
perdagangan. Dokumen-dokumen niaga ini bisa mulai Anda pelajari pada daftar berikut:
Surat/dokumen perkenalan
Surat/dokumen daftar harga
Surat/dokumen penawaran
Surat/dokumen pesanan
Surat/dokumen invoice (tagihan)
Surat/dokumen pengiriman barang
Rekening dan Faktur
Surat/dokumen pengaduan
Surat/dokumen berisi tuntutan beserta penyelesaiannya
Surat/dokumen gugatan
Surat/dokumen memo kredit
Surat/dokumen pengajuan kredit
Surat/dokumen perjanjian
Surat/dokumen rekomendasi
Surat/dokumen keputusan
Proses dokumentasi merupakan hal yang paling remeh dan memakan waktu. Karena itu,
ketika bisnis baru dimulai, membangun sistem administrasi dan dokumentasi yang tepat harus
segera dilakukan.