Sistem Pengendalian Internal dan Eksternal Pembelian

Pada Toko Araya (Cahaya Mas)

Oleh :
Inge Tiara Grafiti (121310023)
Henny Sugianto (121310021)
Vandy Christviyanto (121310047)
Wiwin (121310049)

Program Studi Akuntansi

Fakultas Ekonomi Dan Bisnis
Universitas Ma Chung
Malang
2015

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat
dan rahmatNya sehingga makalah yang berjudul Sistem Pengendalian Internal dan
Eksternal Pembelian pada Toko Araya ini dapat kami selesaikan pada waktunya.
Penulis menyadari bahwa makalah ini tidak dapat terselesaikan tanpa bantuan dan
dukungan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis menyampaikan rasa terima
kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Yuswanto, S.Pd., MSA., MCP. selaku dosen pengampu mata perkuliahan
Sistem Informasi Akuntansi yang telah membimbing dan memberikan bantuan
kepada penulis dalam penyelesaian makalah ini.
2. Ibu Maliang selaku pemilik Toko Araya yang telah memberikan kesempatan
kepada kami untuk menggunakan perusahaannya sebagai bahan pembuatan
makalah ini.
Sebagai manusia dengan segala keterbatasannya, penulis menyadari bahwa
makalah ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, penulis sangat
menghargai segala bentuk kritik, masukan, dan saran dari berbagai pihak untuk
penyempurnaan makalah ini. Akhir kata, penulis berharap Tuhan Yang Maha Esa
berkenan membalas segala kebaikan semua pihak yang telah membantu. Semoga
makalah ini dapat bermanfaat bagi kita semua.

Malang, 14 Juni 2015

Penulis

DAFTAR ISI

Kata Pengantar ............................................................................................................ i

Daftar Isi .................................................................................................................... ii
Bab I Pendahuluan ..................................................................................................... 1
1.1.

Latar Belakang Masalah ............................................................................

1.2.

1
Rumusan Masalah ......................................................................................

1.3.

3
Tujuan

...................................................

3
Bab II Gambaran Umum Perusahaan ................................................ 4
2.1.

Sejarah Perusahaan .
4

2.2.

Informasi Perusahaan ..
5

2.3.

Lokasi Perusahaan ..
5

2.4.

Produk Perusahaan ..
6

2.5.

Struktur Organisasi .
6

2.6.

Job Description ...

6

Bab III Isi dan Pembahasan ... 7

ii

3.1. Pengendalian Internal .... 7

3.2.

Standart Operating Procedure/SOP Proses Pembelian .. 7

3.3.

Job Description .. 9

3.4.

Manual Prosedur Pengendalian Internal .. 13

3.5.

Proses Bisnis Pengendalian Internal .... 14

3.6.

Manual Prosedur Pengendalian Eksternal ... 14

3.7.

Proses Bisnis Pengendalian Eksternal ..... 15

3.8.

Flowchart Pengendalian Internal ..... 16

3.9.

Flowchart Pengendalian Eksternal ..... 18

3.10. HIPO Sistem Pengendalian 19

3.11. Context Diagram Sistem Pengendalian ... 19
3.12. DFD Level 1 Sistem Pengendalian .. 20
3.13. DFD Level 2 Proses 1 .. 20
3.14. DFD Level 2 Proses 4 .. 21
Bab IV Penutup ............................................................................. 22
4.1.

Kesimpulan .. 22

4.2.

Saran 22

Lampiran ... 23
Daftar Pustaka ... 26

ii

ii

BAB I
PENDAHULUAN

1.1.

Latar Belakang
Adanya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di
zaman modern menghasilkan penemuan-penemuan baru yang dapat
memudahkan kehidupan manusia. Penemuan-penemuan baru tersebut
tercipta akibat kecenderungan rasa ingin tahu manusia yang tinggi. Selain
itu, saat ini manusia dituntut untuk melaksanakan segala aktivitas dengan
cepat, sehingga alat-alat dan sistem yang dapat membantu aktivitas
manusia menjadi lebih praktis sangatlah dibutuhkan. Dengan adanya
kebutuhan-kebutuhan tersebut, terciptalah inovasi yang terus berkembang
hingga saat ini, salah satunya adalah komputer. Komputer dapat
meringankan pekerjaan manusia dalam hal pencatatan, pengolahan data,
pengumpulan data, penyediaan informasi, dan hal-hal lainnya. Dengan
adanya hal-hal tersebut, komputer dapat membantu para pemilik atau para
pemangku kepentingan dalam menjalankan usaha mereka, termasuk
berperan dalam pembuatan dasar keputusan dan pengendalian perusahaan.
Saat ini, banyak perusahaan menggunakan komputer untuk
membantu para pemangku kepentingan atau pemilik dalam hal
pengendalian, baik dalam pengendalian internal maupun eksternal agar
tercipta struktur operasi yang jelas, efektif dan efisien, serta meminimalisir
terjadinya kecurangan. Apabila dalam aktivitas perusahaan terjadi
ketidakefisien maupun terjadi kecurangan, maka para pemangku
kepentingan ataupun pemilik dapat melihat dan menganalisis kembali
melalui sistem informasi perusahaan dan mengubah struktur tersebut,
seperti mengubah job description suatu entitas, memecah atau membagi
job description suatu entitas, dan lainnya. Dengan adanya sistem informasi

tersebut, tentunya hal tersebut dapat memudahkan pemilik atau pemangku

kepentingan dalam mengelola usaha mereka.
Sistem informasi terbagi dalam beberapa macam, salah satunya
adalah Sistem Informasi Akuntansi. Pengertian dari Sistem Informasi
Akuntansi (SIA) sendiri adalah suatu komponen organisasi yang
mengumpulkan,

mengklasifikasikan,

mengolah,

menganalisa

dan

mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang

relevan bagi pihak intern perusahaan dan pihak ekstern. Fungsi penting
yang dibentuk Sistem Informasi Akuntansi (SIA) pada sebuah organisasi
antara lain mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan
transaksi, memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam
proses pengambilan keputusan, dan melakukan kontrol secara tepat
terhadap aset organisasi. Dengan kata lain, pemilik atau pemangku
kepentingan dapat terbantu dengan penggunaan Sistem Informasi
Akuntansi, yang dapat memberikan informasi mengenai sistem penjualan
dan pembelian perusahaan, sistem produksi dan persediaan, sistem
pengendalian, dan lainnya.
Sebagai syarat untuk memenuhi tugas akhir mata kuliah Sistem
Informasi Akuntansi, kelompok kami melakukan penelitian di Toko Araya
atau yang dahulunya disebut Toko Cahaya Mas. Kelompok menyadari
adanya kebutuhan penggunaan sistem informasi dalam Toko Araya, yaitu
dalam hal sistem pengendalian internal dan eksternal proses pembelian
perusahaan dikarenakan Toko Araya masih kurang menerapkan sistem
pengendalian.

Dengan

adanya

kondisi

tersebut,

kelompok

kami

menggunakan informasi dari Toko Araya untuk membantu pembuatan

sistem pengendalian internal dan eksternal proses pembelian yang
dibutuhkan oleh pihak toko, sekaligus membuat laporan untuk tugas akhir
mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi.

1.2.

Rumusan Masalah

Bagaimana gambaran alur pengendalian internal proses pembelian

Toko Araya?

Bagaimana gambaran alur pengendalian eksternal proses pembelian

Toko Araya?

Bagaimana pembagian job description yang baik dan benar agar dapat
meminimalisir terjadinya kecurangan dan tercipta efisiensi?

1.3.

Tujuan

Mengetahui gambaran alur pengendalian internal proses pembelian

Toko Araya.

Mengetahui pengendalian eksternal proses pembelian Toko Araya.

Mengetahui pembagian job description yang baik dan benar agar dapat
meminimalisir terjadinya kecurangan dan tercipta efisiensi.

BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1.

Sejarah Perusahaan
Toko Araya pada awalnya bernama Toko Cahaya Mas, yang
merupakan cabang dari Toko Cahaya Mas yang berada di Gondanglegi.
Cabang Toko Cahaya Mas yang berada di Araya ini dulunya merupakan
bisnis keluarga antar saudara. Pemilik toko Cahaya Mas di Gondanglegi
yang bernama Ibu Hoo Belawan merupakan kakak dari Ibu Maliang yang
menjalankan Toko Cahaya Mas di Araya.
Toko Cahaya Mas yang berlokasi di Gondanglegi telah
didirikan sejak tahun 1977 dan dulunya merupakan usaha kecil-kecilan.
Namun, usaha tersebut mengalami kebangkrutan. Ibu Hoo Belawan tidak
menyerah dan akhirnya mendirikan toko baru dengan barang dagang yang
lebih lengkap pada tahun 1990. Setelah usahanya sukses, Ibu Hoo
Belawan membuka cabang baru yang ada di Araya pada tahun 2008, dan
usaha tersebut dikelola oleh Ibu Maliang.
Seiring dengan adanya peningkatan bisnis, akhirnya Ibu Hoo
Belawan yang bermaksud membantu saudarinya, memberikan Toko
Cahaya Mas tersebut kepada Ibu Maliang. Ibu Hoo Belawan juga
bermaksud untuk membuat cabang usaha yang ketiga di Araya. Dengan
adanya 2 Toko Cahaya Mas yang berada di kompleks yang sama, maka
sering sekali terjadi kesalahan pengiriman barang. Oleh karena itu pada
tahun 2010, Toko Cahaya Mas yang dikelola oleh Ibu Hoo Belawan
berubah nama menjadi Toko Berkat Araya, sedangkan Toko Cahaya Mas
yang dikelola oleh Ibu Maliang berganti nama menjadi Toko Araya.
Meskipun begitu, keduanya masih sering disebut Toko Cahaya Mas.
4

Kelompok kami melakukan penelitian di Toko Araya yang

dipimpin oleh Ibu Maliang beserta suaminya. Toko Araya menjual
berbagai jenis peralatan dapur, peralatan makan, dan peralatan kebersihan
rumah tangga mulai dari piring, sendok, pisau, loyang, ember, hingga
tongkat pel secara grosir maupun eceran. Sasaran penjualan dari Toko
Araya ini adalah pelanggan yang berasal dari luar Malang seperti Batu,
Singosari, Lawang, Bululawang, Kepanjen, Pakis, dan daerah sekitar
Malang lainnya.

2.2.

Informasi Perusahaan

2.3.

Nama perusahaan

: Toko Araya (Cahaya Mas)

Jenis Perusahaan

: Perdagangan Umum

Alamat

: Jl. Pondok Blimbing Indah, Ruko Puri Niaga F 4-5

Telp.

: 0341 490748, 088803339906

Lokasi Perusahaan

2.4.

Produk Perusahaan
Produk-produk yang dijual di toko Araya antara lain adalah
sebagai berikut:

Peralatan dapur

Peralatan makan

Peralatan kebersihan rumah tangga

2.5.

Struktur Organisasi

2.6.

Job Description
Toko Araya saat ini belum memiliki job description yang jelas
bagi para karyawannya dikarenakan perusahaan masih tergolong usaha
kecil dan menengah sehingga banyak karyawan yang memiliki pekerjaan
rangkap. Saat ini toko Araya memiliki 2 orang pegawai perempuan yang
bertugas sebagai kasir dan membantu di bagian akuntansi, serta 3 orang
pegawai yang bekerja sebagai karyawan entitas bagian gudang merangkap
sebagai karyawan bagian penerimaan dan bagian pengiriman barang.
Sedangkan keuangan perusahaan ditangani oleh pemilik toko sendiri.
6

BAB III
ISI DAN PEMBAHASAN

3.1.

Pengendalian Internal
Menurut James A. Hall, pengendalian internal terdiri dari tiga tingkat, yaitu:

Pengendalian pencegahan
Pengendalian pencegahan terwujud dalam pembuatan SOP dan Job Desc
untuk masing-masing bagian di perusahaan untuk mencegah terjadinya
kecurangan. Sebagai contoh adalah bagian akuntansi yang dipisahkan
dengan bagian keuangan.

Pengendalian pemeriksaan
Pengendalian pemeriksaan terwujud dalam evaluasi pelaksanaan SOP dan
Job Desc masing-masing bagian yang dilaksanakan oleh bagian
pengendalian internal.

Pengendalian perbaikan
Tindakan yang perlu dilakukan untuk pengendalian perbaikan tidaklah
selalu jelas. Setiap perusahaan memiliki kebijakannya sendiri dalam
menentukan tindakan untuk pengendalian perbaikan ini, sehingga tidak
ada standar yang jelas untuk melakukan pengendalian ini.

3.2.

Standart Operating Procedure/SOP Proses Pembelian

Bagian gudang membuat daftar barang yang telah mendekati ROP (ReOrder Point) dan menyerahkan salinan kartu stok gudang ke bagian
pembelian

Bagian pembelian menerima daftar barang yang telah mendekati ROP dan
salinan kartu stok gudang, kemudian meminta daftar penawaran harga
barang terbaru dari supplier

Berdasarkan daftar penawaran harga barang terbaru dari supplier, bagian

pembelian membuat daftar barang yang akan dibeli dan diberikan ke
manajer

Manajer

memvalidasi

daftar

barang

yang

akan

dibeli

dan

mengembalikannya ke bagian pembelian

Bagian pembelian membuat surat order pembelian rangkap 4 untuk

diberikan ke supplier, bagian penerimaan, bagian keuangan, dan
diarsipkan

Supplier membuat faktur penjualan dan mengirimkan barang

Barang dan faktur penjualan diterima oleh bagian penerimaan. Bagian

penerimaan mencocokkan barang dengan faktur penjualan dan surat order
pembelian

Bila terjadi ketidaksesuaian dan diperlukan adanya retur, maka bagian

penerimaan membuat surat keterangan penolakan barang rangkap 2. Satu
diberikan ke bagian pembelian dan satu untuk diarsip

Bagian pembelian membuat surat pengajuan retur rangkap 2 untuk

diberikan ke bagian penerimaan. Kemudian bagian penerimaan
mengembalikan barang ke supplier dan memberikan 1 surat pengajuan
retur dari bagian pembelian

Supplier membuat surat retur barang rangkap 3 untuk diberikan ke bagian

pembelian,

bagian

penerimaan,

dan

untuk

diarsip.

Kemudian
8

mengirimkan barang pengganti bersamaan dengan surat retur barang

tersebut

Bagian penerimaan mencocokkan barang pengganti dengan surat retur

barang dan surat order pembelian

Bila telah sesuai, bagian penerimaan membuat surat penerimaan barang

rangkap 3 dan diberikan ke bagian pembelian, bagian gudang, dan
diarsipkan. Kemudian bagian penerimaan menyerahkan faktur penjualan
ke bagian keuangan

Bagian gudang menerima barang dan surat penerimaan barang dari bagian
penerimaan

Bagian penerimaan menyerahkan faktur penjualan ke bagian akuntansi

Berdasarkan surat order pembelian, faktur penjualan, dan surat

penerimaan barang, bagian keuangan membuat faktur pembelian rangkap
3 dan diserahkan ke supplier, bagian akuntansi, dan untuk diarsip.
Penyerahan faktur pembelian ke supplier adalah saat melakukan
pembayaran

Bagian keuangan melakukan pembayaran dan menyerahkan faktur

pembelian ke supplier

Bagian akuntansi mencocokkan faktur penjualan dan faktur pembelian,

kemudian membuat laporan pembelian rangkap 2. Kedua laporan tersebut
diberikan ke pimpinan

Pimpinan mengecek dan memvalidasi kedua laporan, kemudian salah satu

laporan diarsip, dan satu laporan lainnya dikembalikan ke bagian
akuntansi

Bagian akuntansi mengarsip laporan pembelian yang telah divalidasi.

3.3.

Job Description
a. Bagian Gudang

Memeriksa jumlah persediaan, kemudian membuat daftar barang yang

telah mendekati ROP (Re-Order Point) dan menyerahkan salinan kartu
stok gudang ke bagian pembelian

Menerima surat tanda terima barang dan barang dari bagian

penerimaan

Membuat laporan stok barang rangkap 2 untuk diarsip dan diberikan

ke pimpinan

b. Bagian Pembelian

Menerima daftar barang yang telah mendekati ROP dan salinan kartu
stok gudang

Meminta daftar penawaran harga barang terbaru dari supplier

Membuat daftar barang yang akan dibeli, kemudian diberikan ke

manajer

Membuat surat order pembelian rangkap 4 untuk diberikan ke supplier,

bagian penerimaan, bagian keuangan, dan diarsipkan.

Menerima surat penolakan barang dan membuat surat pengajuan retur

rangkap 2 untuk diberikan ke bagian penerimaan

Menerima surat retur barang dari supplier

Menerima surat tanda terima barang dari bagian penerimaan.

c. Bagian Keuangan

Menerima surat order pembelian dari bagian Pembelian

10

Menerima faktur penjualan dan surat tanda terima barang dari bagian
penerimaan

Membuat faktur pembelian rangkap 3 yang akan diberikan ke bagian

supplier, bagian akuntansi, dan untuk diarsip. Pemberian faktur
pembelian ke bagian supplier dilakukan bersamaan saat pembayaran

Melakukan pembayaran ke supplier

d. Supplier

Memberikan daftar penawaran harga barang terbaru ke bagian

pembelian

Menerima SOP dari bagian pembelian

Mengirimkan barang dan membuat faktur penjualan rangkap 3 yang

diberikan ke bagian penerimaan, bagian keuangan, dan diarsip

Menerima barang yang diretur dan membuat surat retur barang

rangkap 3 untuk diberikan ke bagian pembelian, bagian penerimaan,
dan untuk diarsip

Mengirimkan barang pengganti ke bagian penerimaan bersamaan

dengan surat retur barang tersebut

Menerima pembayaran dan faktur pembelian dari bagian keuangan

e. Bagian Penerimaan

Menerima surat order pembelian dari bagian pembelian

Menerima barang dan faktur penjualan dari bagian supplier

Mencocokan barang dengan surat order pembelian dan faktur

penjualan

11

Bila diperlukan adanya retur, bag. Penerimaan membuat surat

keterangan penolakan barang rangkap 2. Satu diberikan ke bagian
pembelian dan satu untuk diarsip

Menerima 2 surat pengajuan retur dari bagian pembelian dan

mengarsip 1 surat pengajuan retur

Mengembalikan barang ke supplier dan memberikan 1 surat pengajuan

retur ke supplier

Menerima barang penggantian retur dan surat retur

Mengeluarkan surat tanda terima barang rangkap 3, yang akan

diberikan ke bagian gudang, ke bagian pembelian, dan untuk diarsip

Menyerahkan barang ke bagian gudang dan menyerahkan faktur

penjualan ke bagian akuntansi

f. Bagian Akuntansi

Menerima faktur pembelian dari bagian keuangan dan faktur penjualan

dari bagian penerimaan

Membuat laporan pembelian rangkap 2 dan keduanya diberikan ke

pimpinan untuk divalidasi

Menerima laporan pembelian tunai yang telah divalidasi pimpinan dan

diarsip

g. Manajer

Menerima dan memvalidasi daftar barang yang akan dibeli, kemudian

mengembalikannya ke bagian pembelian

h. Pimpinan

Menerima laporan stok barang dari bagian gudang dan diarsip

12

Menerima laporan pembelian rangkap 2 dari bagian akuntansi

Memvalidasi kedua laporan pembelian

Mengembalikan salah satu laporan pembelian yang telah divalidasi ke

bagian keuangan dan mengarsip salah satu laporan lainnya.

3.4.

Manual Prosedur Pengendalian Internal

1. Bagian Pengendalian Internal membuat SOP dan Job Desc rangkap 6.
Masing-masing satu rangkap diberikan ke bagian gudang, bagian
penerimaan, bagian pembelian, bagian keungan, bagian akuntansi, dan
diarsipkan.
2. Masing-masing bagian melaksanakan SOP dan Job Desc kemudian
membuat laporan perkembangan pelaksanaan SOP dan Job Desc.
3. Laporan perkembangan pelaksanaan SOP dan Job Desc diserahkan
kepada bagian pengendalian Internal.
4. Bagian pengendalian internal mengevaluasi hasil laporan dari masingmasing bagian (kesesuaian dengan SOP dan Job Desc yang telah
diberikan).
5. Bagian pengendalian

internal

membuat

laporan

pelaksanaan

pengendalian internal rangkap 2. Rangkap ke-1 diberikan ke pimpinan,

sedangkan rangkap ke-2 diarsip.

3.5.

Proses Bisnis Pengendalian Internal

13

3.6.

Manual Prosedur Pengendalian Eksternal

1. Bagian akuntansi membuat laporan keuangan rangkap 3. Dua rangkap
diberikan ke pimpinan, sedangkan rangkap ke-3 diarsip.
2. Pimpinan mengarsip laporan keuangan yang diberikan bagian akuntansi
3. Auditor eksternal mengevaluasi kewajaran laporan keuangan dan
membuat laporan keuangan teraudit
4. Laporan keuangan teraudit diberikan ke pimpinan

3.7.

Proses Bisnis Pengendalian Eksternal

14

3.8.

Flowchart Pengendalian Internal

15

16

17

3.9.

Flowchart Pengendalian Eksternal

18

3.10.

HIPO Sistem Pengendalian

3.11.

Context Diagram Sistem Pengendalian

19

3.12.

DFD Level 1 Sistem Pengendalian

3.13.

DFD Level 2 Proses 1

20

3.14.

DFD Level 2 Proses 4

21

BAB IV
PENUTUP

4.1.

Kesimpulan
Sistem informasi akuntansi memiliki peran yang sangat penting
untuk setiap perusahaan, terutama untuk membantu menyediakan
informasi yang berguna dan menciptakan alur kerja yang jelas dalam
perusahaan. Dengan adanya sistem pengendalian internal, manajemen
Toko Araya dapat memastikan kinerja perusahaan dapat berjalan dengan
efektif dan efisien serta mampu meminimalisasi terjadinya kecurangan.
Bagi Toko Araya yang belum memiliki sistem pengendalian internal,
rancangan sistem pengendalian ini dapat membantu pemilik untuk
memastikan kegiatan perusahaan sesuai dengan prosedur yang telah
ditetapkan sehingga dapat berjalan dengan lancar.

4.2.

Saran
Kelompok menyarankan Toko Araya untuk menerapkan
pengendalian internal sebagai langkah untuk membuat kinerja perusahaan
semakin efektif dan efisien. Dengan adanya sistem pengendalian, maka
alur kegiatan dan pembagian job description dapat menjadi jelas sehingga
tanggung jawab setiap entitas menjadi jelas pula. Setelah tanggung jawab
jelas, maka pemilik harus dapat membuat evaluasi pengendalian kepada
setiap entitas sehingga dapat meminimalisir terjadinya kecurangan
ataupun kesalahan, sehingga alur kegiatan operasional menjadi lebih
efektif dan efisien.

22

LAMPIRAN

Blog Pengendalian Internal dan Eksternal Proses Pembelian Toko Araya

23

DOKUMENTASI

24

25

26

DAFTAR PUSTAKA

Hall, James A. (2007). Sistem Informasi Akuntansi (4th ed). Jakarta: Salemba Empat.

27