I.

PENDAHULUAN
Seiring dengan perkembangan sebuah lembaga / instansi pendidikan yang
ada pada saat ini, maka semakin bertambah pula jumlah aset yang dibutuhkan dan
harus dimiliki oleh instansi / lembaga tersebut. Aset merupakan barang atau benda
yang terdiri dari benda yang bersifat tidak bergerak dan benda yang bersifat bergerak,
baik yang berwujud (tangible) dan tidak berwujud (intangible) yang tercakup dalam
aktiva/ kekayaan perusahaan ataupun instansi. Kebutuhan informasi mengenai data
dan informasi suatu aset sangatlah penting guna untuk memperbaiki kinerja atau
efisiensi di dalam suatu instansi / lembaga. Dimana tiap aset memiliki umur dan cara
perawatan yang berbeda-beda. Seiring dengan berjalannya waktu, masih banyak
masalah yang terjadi pada pengelolaan aset yang dimiliki. Mulai dari inventarisasi
yang belum jelas, serta belum adanya sistem informasi yang dapat mengelola seluruh aset
yang ada. Untuk itu, aset membutuhkan manajemen yang baik agar lebih mudah untuk
dipantau, dikelola dan ditelusuri.
Dari identifikasi masalah diatas, maka perlu dibuat suatu sistem untuk
mendata barang-barang inventaris atau aset yang

dapat

digunakan

pada

bagian

administrasi dan store room unit (unit gudang) pada Politeknik NSC Surabaya, agar
dapat memonitoring barang-barang inventaris yang ada. Dimana sistem monitoring
inventaris barang ini juga memberikan kemudahan bagi karyawan Politeknik NSC
Surabaya untuk mendapatkan informasi mengenai data-data barang yang tersimpan
secara rapi, integritasnya terjamin, serta pengolahan data atau informasi dapat
dilakukan secara lengkap, cepat, tepat dan akurat.
Untuk itu Sistem Informasi manajemen (SIM) Inventori ini sangat dibutuhkan di
Politeknik NSC, maka diektur Politeknik NSC Surabaya memberikan tugas kepada ICT

Dept

Politeknik

NSC

Surabaya

043/SK.DIR/POL.NSC/VII/2014

melalui

untuk

surat

membuat

keputusan

sistem

dengan

informasi

yang

nomor
dapat

menjalankan sistem manajemen inventori yang diberi nama dengan SIMASET (Sistem
Informasi Manjemen Aset).
Dari sistem informasi yang ada dapat digunakan untuk mengetahui seberapa
besar nilai aset yang dimiliki pada Politeknik NSC Surabaya.
II. PENGUMPULAN DATA / INFORMASI
Berdasarkan hasil wawancara dan analisa terhadap kebutuhan program SIMASET
NSC yang didapat data-data berupa data sample barang-barang aset, proses inventarisasi
hasil pembelian barang, dan penghitungan harga penyusutan barang berdasarkan umur
ekonomis.
Dari data-data yang didapat maka melakukan perancangan sistem meliputi
perancangan flowchart, tabel-tabel database, analisa terhadap relasi data antar tabel
database (ERD / Entity Relation Diagram), dan melakukan pengerjaan pengcodean
program dengan bahasa pemrograman PHP dan MySQL.
4.3. Pembahasan
Pada sub bab pembahasan ini penulis akan menjelaskan konsep dari awal hingga
akhir proses pengerjaan program, meliputi :
4.3.1 Proses pembuatan Flowchart / Diagram alur logika
Proses awal yang dilakukan penulis dalam perancangan pembuatan program
simaset politeknik nsc yaitu membuat flowchart yang dirancang oleh penulis untuk

nantinya akan diterapkan pada proses logika pada alur program, berikut design
flowchart-nya:

Gambar 4.1 Flowchart program simaset politeknik nsc.

4.3.2 Diagram Alur menu
Pada tahap ini penulis menjelaskan proses alur menu pada program simaset
politeknik nsc dengan bagan diagram, dimana tiap-tiap level seperti admin,

inventarisasi, keuangan dan direktur memiliki menu dan sub menu tersendiri, berikut
gambar diagram alur menu pada program simaset nsc:

Gambar 4.2 Diagram alur menu program simaset politeknik nsc.

4.3.3 Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan diagram yang menggambarkan entitas luar yang
mempengaruhi perubahan-perubahan data dalam program, pada proses ini entitas luar
yang dimaksud adalah tiap-tiap level user pengguna program seperti admin,
inventarisasi, keuangan, dan direktur. Terjadi beberapa kegiatan yang dilakukan oleh

tiap-tiap level user yang ditandai oleh nomer-nomer dibawah, penulis akan
menjelaskan kegiatan-kegiatan pada tiap-tiap nomer tersebut.

Gambar 4.3 Diagram konteks program simaset politeknik nsc.

Penjelasan terhadap tiap-tiap nomer sebagai berikut:
1. Level Admin.
-

Manajemen user (tambah, edit, dan aktif / non aktifkan user).

2. Program Simaset Politeknik NSC.

-

Menampilkan data user pada level admin.

3. Level Inventarisasi.
-

Menginput / menambahkan data aset.

Mengedit dan menghapus data aset.

Menginput / menambahkan data ruang.

Mengedit dan menghapus data ruang.

Menambhakan transaksi barang masuk berdasarkan list barang aset.

Mengedit dan menghapus transaksi barang aset masuk.

Menambah transaksi barang keluar berdasarkan list barang aset masuk.

Menambah dan menghapus transaksi barang aset keluar.

Pencarian barang aset berdasarkan ruangan.

Pencarian barang aset berdasarkan nama barang.

Pencarian barang aset berdasarkan kode barang.

4. Program Simaset Politeknik NSC.

-

Menampilkan data seluruh aset.

Menampilkan seluruh data transaksi barang aset masuk.

Menampilkan seluruh data transaksi barang aset keluar.

Menampilkan data ruangan dan kode ruang.

Menampilkan hasil pencarian barang aset berdasarkan ruangan.

Menampilkan hasil pencarian barang aset berdasarkan nama barang aset.

Menampilkan hasil pencarian transaksi barang aset masuk / keluar

berdasarkan kode barang.

5. Level Keuangan.

Pencarian transaksi barang aset masuk / keluar berdasarkan tanggal.

Mengetahui nilai total harga-harga aset beserta nilai penyusutannya.

Dapat melakukan cetak laporan hasil pencarian barang aset berdasarkan

tanggal dalam format excel.

6. ProgramSimaset Politeknik NSC.

-

Melakukan pencarian transaksi barang aset masuk / keluar berdasarkan

tanggal.

Menampilakn hasil pencarian transaksi barang aset masuk / keluar

berdasarkan tanggal.

Export laporan dalam format excel.

7. Level Direktur.
-

Melihat data seluruh aset.

Pencarian transaksi barang aset masuk / keluar berdasarkan tanggal.

Pencarian barang aset berdasarkan ruangan.

Mengetahui nilai total harga-harga aset beserta nilai penyusutannya.

Dapat melakukan cetak laporan hasil pencarian barang aset berdasarkan

tanggal dalam format excel.

8. Program Simaset Politeknik NSC.

-

Menampilkan data seluruh aset.

Pencarian transaksi barang aset masuk / keluar berdasarkan tanggal.

Menampilkan hasil pencarian.

Export laporan dengan format excel.

Menampilkan hasil pencarian barang aset berdasarkan ruangan.

4.3.4 Diagram Berjenjang

Sama halnya dengan apa yang di jelaskan pada diagram konteks diatas, namun
diagram berjenjang menampilkan kegiatan yang dilakukan tiap-tiap level user kepada
program secara berjenjang atau terstruktur, agar lebih mudah dipahami.

Gambar 4.4 diagram berjenjang program simaset politeknik NSC.

4.3.5 Diagram Aliran Data (Data Flow Diagram / DFD)

A. DFD level 0.

Gambar 4.5 DFD level 0 pada proses login program simaset politeknik NSC.
B. DFD level 1 pada level admin.

Gambar 4.6 DFD level 1 pada level admin program simaset poiteknik NSC.

C. DFD level 1 pada level inventarisasi.

Gambar 4.7 level 1 pada level inventarisasi program simaset politeknik NSC.
D. DFD level 1 pada level keuangan.

Gambar 4.8 level 1 pada level keuangan program simaset politeknik NSC.

E. DFD level 1 pada level direktur.

Gambar 4.9 DFD level 1 pada level direktur program simaset Politeknik NSC.
4.3.6 Diagram Aliran Entitas (Entity Relation Diagram / ERD)
Entity

Relation

Diagram

(ERD)

merupakan

bagan

skema

yang

menggambarkan hubungan relasi antar database. Pada program simaset politeknik

NSC ini penulis membuat basisdata dengan bahasa pemrograman MySQL dengan
nama database-nya yaitu dbsimaset dan merancang 11 (sebelas) tabel pada database
yang dibutuhkan dalam program. Berikut relasi antar tabel database yang digunakan
dalam program:

Gambar 4.10 relasi data pada tabel database program simaset NSC.