PT SEMEN INDONESIA (PERSERO) Tbk

Instruksi Kerja
PENERIMAAN TAMU DI KANTOR
JAKARTA

Kode Dokumen

: IK / 5183 / 001

Revisi ke

: 0

Tanggal Revisi

: 7 Januari 2013

Halaman

: 1 dari 3

I. TUJUAN
Tamu yang berkunjung di kantor Jakarta terdata / tercatat dengan baik.
II. DEFINISI
Data tamu memudahkan penelusuran dan mencegah kehadiran tamu yang tidak
dikehendaki.
III. RISIKO DAN PENGENDALIAN
a. Risiko:
- Keamanan kurang terjamin.
- Tamu datang langsung
resepsionis terlebih dahulu.

ke

ruang

rapat atau ruang lain tanpa ke

b. Pengendalian:
- Mewajibkan tamu untuk lapor ke resepsionis.
- Pemasangan petunjuk tamu wajib lapor ke resepsionis.
IV. LANGKAH KERJA
1. Setiap tamu yang berkunjung harus mengisi buku tamu yang disediakan di
resepsionis.
2. Petugas resepsionis akan memberikan keplek/badge dengan tulisan Tamu kepada
tamu tersebut untuk di pasang di dada.
3. Petugas resepsionis akan memberikan informasi kepada Komisaris//Direksi/Pejabat/
Staf yang akan ditemui atau pengundang rapat.
4. Selanjutnya apabila tamu akan menghadiri rapat akan diarahkan ke ruang rapat
yang dituju.
5. Sedangkan tamu yang berkunjung diterima di ruang tamu di resepsionis
(pengecualian; khusus untuk Komisaris/Direksi menghendaki diterima di ruang
Komisaris/Direksi yang bersangkutan).
6. Selesai pertemuan atau rapat, tamu diminta mengisi buku tamu sesuai jam
kepulangan dan menyerahkan keplek/badge ke petugas resepsionis.

Catatan dari Prosedur nomor : P/DOK/01

PT SEMEN INDONESIA (PERSERO) Tbk

Instruksi Kerja
PENERIMAAN TAMU DI KANTOR
JAKARTA

Kode Dokumen

: IK / 5183 / 001

Revisi ke

: 0

Tanggal Revisi

: 7 Januari 2013

Halaman

: 2 dari 3

V. DIAGRAM ALIR

Resepsionis

Isi buku tamu

Konfirmasi

Lokasi Pertemuan

Komisaris/
Direksi/Pejabat/
Staf

Komisaris/
Direksi

Tamu
Memakai
Keplek/Badge

Resepsionis
Konfirmasi ke
Unit yang Dituju

Ruang Rapat

Tamu Diarahkan

Diterima di
Ruang Tamu
Resepsionis

Mengembalikan
keplek/badge, isi
buku tamu

Diagram Alir Penerimaan Tamu di Kantor Jakarta

Catatan dari Prosedur nomor : P/DOK/01

PT SEMEN INDONESIA (PERSERO) Tbk

Instruksi Kerja
PENERIMAAN TAMU DI KANTOR
JAKARTA

Kode Dokumen

: IK / 5183 / 001

Revisi ke

: 0

Tanggal Revisi

: 7 Januari 2013

Halaman

: 3 dari 3

VI. ALAT YANG DIGUNAKAN

1.
2.
3.
4.
5.

Buku tamu
Balpoin
Keplek/Badge
Telepon/handphone
Laptop

VII. FORM/RECORD TERKAIT

1. R/5183/001
2. R/5183/001

: Form Buku Tamu

: Form Data Tamu Bulanan

Disiapkan oleh :

Disetujui oleh :

Kasi Adm. Kantor & Protokol Jakarta

Ka. Biro Adm. dan Sarana Umum Jakarta

Catatan dari Prosedur nomor : P/DOK/01

R/5183/001-1

BUKU TAMU
BULAN : ...............................................
HARI
NO

TANGGAL :
DATA TAMU
NAMA

PERUSAHAAN/INSTANSI

Catatan dari Instruksi Kerja : IK/5183/001

TUJUAN
NAMA

UNIT KERJA

KEPERLUAN

TANDA
TANGAN

JAM
MASUK

KELUAR

R/5183/001-2

DATA TAMU BULANAN

BULAN : ...............................................
NO

HARI / TANGGAL

Catatan dari Instruksi Kerja : IK/5183/001

DATA TAMU
NAMA

PERUSAHAAN/INSTANSI

TUJUAN
NAMA

UNIT KERJA

KEPERLUAN