Modul Mengelola Administrasi Gudang
Modul Mengelola Administrasi Gudang
KATA PENGANTAR
Tantangan kebutuhan dunia kerja pada era glibalisasi saat ini menuntut dunia
pendidikan agar relevansi antara dunia pendidikan dengan dunia kerja kerja yang
menuntut pada kompetensi peserta diklat sehingga mampu untuk mempraktekannya
didunia kerja/ lapangan kerja.
Kurikulum 2004 menuntut agar peserta diklat kompeten untuk melaksanakan
diklat sesuai dengan tuntutan dunia kerja yang terdapat dalam kurikulum berbasis
kompetensi.
Pada modul ini peserta diklat diharapkan mampu memahami dan trampil dalam
masalah pengelolaan administrai gudang yang sering dijumpai dilapangan kerja pada
perusahaan dagang maupun industri.
Dalam penulisan modul ini, masih banyak kekuarangannya maka sangat
diharapakan kritikan untuk menuju kesempurnaan modul ini dari rekan-rekan guru.
Muda-mudahan modul ini dapat bermanfaat bagi peserta diklat maupaun rekanrekan guru.
Tim penyusun
DAFTAR ISI
Halaman Sampul
Halaman Francis
Kata Pengantar
Daftar Isi
Glosarium
Peta Kedudukan Modul
Bab I. Pendahuluan
A. Deskripsi
B. Prasyarat
C. Petunjuk Penggunaan Modul
1.
Penjelasan Bagi Peserta Diklat
2.
Peran Guru
D. Tujuan
E. Kompetensi
F. Cek Kemapuan
Bab II. Pemelajaran
A. Rencana Belajar Siswa
B. Kegiatan Belajar :
1.
Kegiatan Belajar 1
2.
Kegiatan Belajar 2
3.
Kegiatan Belajar 3
4.
Kegiatan Belajar 4
5.
Kegiatan Belajar 5
Bab III. Contoh Soal, Evaluasi, Kunci Jawaban
Bab IV . Penutup dan Daftar Pustaka
BA B I
PE N D AH U LU AN
A. Diskripsi.
Modul Pengelolaan Administrasi Gudang berhubungan dengan Pemelajaran
tentang Pengadministrasian Proses Penerimaan Barang, Mengadministrasi Penyimpanan
Barang, Menyiapka dan Mengirimkan
B. Prasyarat.
Agar dapat dicapai tujuan akhir di atas, maka peserta diklat hendaknya sudah
menguasai :
1. Modul Pengelolaan Administrasi Gudang.
2. Standard Operating Prosedur (SOP) untuk Pengelolaan Administrasi Gudang.
3. Pengoperasian peralatan manual.
4. Etika komunikasi secara lisan dan tertulis dalam bahasa Indonesia dan Inggris.
C. Petunjuk Penggunaan Modul.
1. Langkah-langkah belajar yang ditempuh :
a. Bacalah dengan cermat rumusan tujuan akhir dari kegiatan belajar ini
yang memuat kinerja yang diharapkan, criteria keberhasilan dan kondisi yang
diberikan dalam rangka membentuk kompetensi yang akan dicapai melalui
modul ini.
b. Bacalah dengan cermat dan pahami dengan baik daftar pertanyaan pada cek
kemampuan sebagai pengukur kompetensi yang harus dikuasai dalam modul
ini. Lakukan ini pada awal dan akhir mempelajari modul meyakinkan
penguasaan kompetensi sebagai pencapaian hasil belajar siswa.
c. Diskusikan dengan sesame peserta diklat apa yang telah anda cermati untuk
mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang
ingin dicapai dalam modul. Bila masih ragu, maka tanyakan pada guru sampai
paham.
d. Bacalah dengan cermat peta kedudukan modul, prasyarat dan pengertian dari
istilah-istilah sulit dan penting dalam modul.
e. Bacalah dengan cermat materi setiap setiap kegiatan belajar, rencanakan kegiatan
belajar, kerjakan tugasnya dan jawablah pertanyaan tes. Kemudian cocokkanlah
dengan kunci jawaban. Lakukan kegiatan ini sampai siswa tuntas menguasai
hasil belajar yang diharapkan.
f. Bila dalam proses memahami materi anda mendapatkan kesulitan, maka
diskusikan dengan teman-teman atau konsultasikan dengan guru.
g. Setelah siswa menuntaskan semua kegiatan belajar dalam modul selanjutnya
pelajari modul berikutnya sesuai yang tertuang pada peta kedudukan modul
untuk program keahlian Akuntansi.
h. Anda tidak dibenarkan melanjutkan kegiatan belajar berikutnya bila belum
menguasai secara tuntas materi kegiatan belajar sebelumnya.
i. Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas dipelajari
maka ajukan uji kompetensi dan sertifikasi.
2. Perlengkapan yang harus dipersiapkan :
a. Alat tulis terdiri dari : kertas, pinsil, ballpoint, penghapus dan penggaris.
b. Alat hitung : Kalkulator manual.
c. Format laporan.
3. Hasil Pelatihan :
a
D. Tujuan Akhir.
Peserta diklat mampu melaksanakan Pengelolaan Administrasi Gudang sesuai
dengan Standard Operating Prosedur (SOP) . Pengolahan Administrasi Gudang yang
telah ditetapkan oleh perusahaan. Kemampuan tersebut dapat dilihat dari :
a. Dapat memproses laporan peneriaan barang.
b. Mendadministrasi penyimpanan barang.
c. Memproses laporan pengiriman barang.
d. Menentukan jumlah barang sesuai spesifikasi.
e. Membuat laporan gudang.
A.1
A.2
A.3
B.1
B.2
I
C.1
C.2
C.3
D.2
D.1
D.7
D.9
D.11
D.3
D.4
D.8
D.10
D.12
D.13
D.14
II
D.5
D.6
D.18
D.15
D.16
III
D.17
E.1
BAB II
PEMELAJARAN
Jenis Kegiatan
1. Mengadministrasi Proses
Penereiman Barang
2. Mengadministrasi
Penyimpanan Barang
3. Menyiapkan dan
Mengirimkan Dokumen
Pengiriman Barang
4. Melakuakn Pemerikasaan
atas Barang yg datang
5. Membuat laporan Barang
Tanggal
Waktu
Tempat
Pencapian
Alasan
Perubahan
Ttd Guru
KEGIATAN BELAJAR 1
MENGADMINISTRASI PROSES PENERIMAAN BARANG
No Mobil
Jml
Bungkus/
Biji
No Segel dan
No Surat
No Surat
Kondisi Segel
Order Pembelian
Order Pengiriman
Macam
Pembungkus
Diperiksa Oleh :
Ukuran
Penjelasan lengkap
ttg barang merk,mutu
dsb
Tanda pada
pembungkus
Diterima Oleh :
Kuantitas
Kondisi pada
saat diterima
PT BUNTARA
JL Melati No.12
Yogyakarta
Nomor :
Tgl
:
Jenis Barang
Kuantitas
Keterangan
Yang menerima
(
Gambar. Laporan Penerimaan Barang
Keluaran dari proses ini adalah penerimaan barang sebanyak dua lembar dan
diserahkan ke departemen penerimaan barang.
Setelah menerima laporan penerimaan barang, departemen penerimaan barang
mendistribusikan laporan tersebut sebagai berikut :
-
C. Rangkuman.
Laporan penerimaan barang adalah sebuah dokumen yang berisi informasi
tentang rincian barang yang diterima, yang mencakup tanggal diterima, nama
pengirim, nama pemasok dan nomor order pembelian.
Prosedur Penerimaan Barang.
Departemen penerimaan barang menerima barang bersama-sama dengan slip
pengepakan, selanjutnya mencocokkan barang yang diterima dengan arsip order
pembelia, memeriksa kondisi fisik barang, menghitung kuantitas dan mengentry data
penerimaan kekomputer
D. Tugas 1
1. Lakukan observasi kesalah satu perusahaan untuk mengindentifikasi apakah
perusahaan tersebut mempunyai laporan penerimaan barang
2. Dapatkan bukti yang terkait.
3. Apabila terdapat perbedaan dalam proses pencatatan, diskusikan dengan teman
4. Konfirmasikan hasil diskusi tersebut dengan guru.
E. Tes formatif 1.
1. Jelaskan pengertian laporan penerimaan barang.
2. Jelaskan prosedur penerimaan barang.
KEGIATAN BELAJAR 2
MENGADMINISTRASI PENYIMPANAN BARANG
KARTU GUDANG
No KODE
:..GUDANG :
: .MINIMUM..MAKSIMUM..SATUAN
DITERIMA
TGL
: .
No
BUKTI
DIPAKAI
KUANTITAS
TGL
No
BUKTI
KUANTITAS
SISA
KUANTITAS
KETERANGAN
C. Rangkuman.
Setiap barang yang diterima dari departemen penerimaan barang, barang
tersebut harus dihitung dan diperiksa kembali, apakah barang yang diterima sudah
sesuai dengan laporan penerimaan barang dan mencatat ke dalam kartu gudang,
kemudian barang disimpan digudang berdasarkan nama, jenis dan spesifikasi barang.
Demikian juga untuk barang yang dikembalikan kepada pemasok dan barang yang
akan dijual mutasinya harus dicatat dalam kartu gudang.
D.Tugas 2
1. Lakukan observasi kesalah satu perusahaan untuk mengindentifikasi apakah
perusahaan tersebut mempunyai kartu gudang.
2. Dapatkanmbukti yang terkait.
3. Apabila terdapat perbedaan dalam proses pencatatn, diskusikandengan temanteman.
4. Konfirmasikan hasil diskusi dengan guru.
E. Tes Formatif 2.
Jelaskan prosedur penyimpanan barang
KEGIATAN BELAJAR 3
MENYIAPKAN DAN MENGIRIM
BPPBG
Mengkaji kuantitas
barang pada
BPPBG
Kartu
gudang
BPPBG
Bersamaan dengan
penyerahan barang
Keterangan:
1. Bagian gudang menerima 3 lembar bukti permintaan dan pengeluaran barang
(BPPBG)
pengolahan
data.
Setelah
komputer
menerima
input
data
bagian
penjualan
dapat
melakukan
koreksi-koreksi
dengan
jalan
No Mobil
Jml Bungkus/
Biji
No Segel dan
No Surat
No Surat
Kondisi Segel
Order Pembelian
Order Pengiriman
Macam
Pembungkus
Diperiksa Oleh :
Ukuran
Tanda pada
pembungkus
Kuantitas
Diterima Oleh :
C. Rangkuman
Prosedur dalam menyiapkan dan mengirimkan dokumen pengiriman barang sbb:
Kondisi pada
saat diterima
Bgian gudang menerima tembusan order penjualan dan tiket pengambilan barang,
bagian gudang akan menghitung barang dan membandingkan hasil perhitungan
fisik dengan kuantitas yang tertulis dalam tiket pengambilan barang
KEGIATAN BELAJAR 4
MENGELOLA ADMINISTRASI GUDANG
MELAKUKAN PEMERIKSAAN ATAS BARANG YANG DATANG
dan
jumlah
persediaan
tengah
menurun.
Jika
perusahaan
persediaan.
Contoh : Formulir Penghitungan Fisik Persediaan.
Gambar 16.10
Nomor : 1765
SELESAI DIHITUNG
Nomor : 1765
HASIL PERHITUNGAN KE DUA
No. Kode barang
: ..
Uraian barang
: ..
Lokasi
: ..
Jml Barang kuantitas : ..
Satuan
: ..
Dihitung Oleh
: ..
Nomor : 1765
HASIL PERHITUNGAN PERTAMA
Jumlah Barang : Kuantitas : .
Satuan
: .
Dihitung Oleh : ..
3). Tugas penghitung. Perhitungan tidak boleh dilakukan oleh petugas pengelola
persediaan seluruhnya, melainkan harus dilakukan oleh dua pihak, dimana salah
satu pihak adalah petugas bukan pengelolaan persediaan. Perbedaan itu
diperlukan agar tercipta mekanisme saling uji antara kedua belah pihak.
4).
5).
6).
7).
Bagian
c. Bagian ketiga yaitu bagian atas formulir, apabila perhitungan telah selesai
akan ditinggalkan pada barang dan akan berfungsi sebagi tanda bahwa
barang yang bersangkutan telah selesai dihitung, dan tertulis diatasnya katakata SELESAI DIHITUNG.
C. rangkuman
Setelah melakukan PO ( Purchase Order ) dari gudang untuk memenuhi stock
digudang maka bagian gudang tinggal menunggu barang yang datang. Untuk
memperkuat sistem pengendalian persediaan, perusahaan pada umunya melakukan
perhitungan fisik persediaan secara periodik. Pengendalian intern yang baik
mensyaratkan agar perhitungan persediaan digudang dilakukan minimal sekali dalam
satu tahun. Selain itu perhitungan persediaan juga diperlukan karena dipersyaratkan
dalam audit yang dilakukan auditor independen. Formulir perhitungan fungsinya : 1.
mencatat hasil perhitnungan fisik. 2. mencatat akumulasi informasi.3. Mencatat harga
dan ikhtisar persediaan.
D. Tugas
1. Uraikan prosedur pemeriksaan barang yang datang ?
2. Masukan pada formulir atau blanko yang terkait di dalamnya !
E. Tes Formatif
1. Kapan persediaan yang ada digudang perlu diisi kembali ?
2. Apa fungsi formulir perhitungan fisik persediaan ?
3. Sebutkan frekwensi dalam perhitungan persediaan ?
KEGIATAN BELAJAR 5
PENGELOLAAN ADMINISTRASI GUDANG
Surat
Perintah pengiriman
Barang
Ditempel pada
Pembungkus
Barang
Dimintakan tanda
tangan dari pembeli
Mengirim
Barang
Keterangan :
Kartu
Gudang
Spesifikasi
Titik
Pemesanan
Satuan
Pembelian
Gudang
No
Lantai
No
Lokasi
Penerimaan
Jml
Sisa
diter
Pesan
ima
an
Ku
Tgl
No. LPB
An
Ti
Minimum
Pemakaian
Hrg
Stn
No
Rekening
Jml
Hrg
Tgl
tass
No
Ku
BPP
anti
BG
tas
Hrg
Jml
Stn
Hrg
Ket.:
Kartu / Formulir persediaan ini dipergunkan untuk mencaat kuantitas barang yan
masih
ada di gudang
C. Tugas
1. Uraikan prosedur pembuatan Laporan Gudang
D. Tes Formatif
1. Gambarkan alur / bagan mengenai Laporan Gudang
Maksimum
Saldo
Kuantitas
No
SOP
Tgl
Jml
dipean
EOQ
Hrg
Stn
Jm
l
Hr
g
BPPBG
Mengkaji kuantitas
barang pada
BPPBG
Kartu gudang
BPPBG
Bersamaan dengan
penyerahan barang
PT BUNTARA
JL Melati No.12
Yogyakarta
Nomor :
Tgl
:
Jenis Barang
Kuantitas
Keterangan
Yang menerima
KARTU GUDANG
No KODE
:..GUDANG :
: .MINIMUM..MAKSIMUM..SATUAN
DITERIMA
TGL
No
BUKTI
: .
KUANTITAS
DIPAKAI
TGL
No
BUKTI
KUANTITAS
SISA
KUANTITAS
KETERANGAN
PT Ekonomi
Jln Angkasa 25
Yogyakarta
Nomor
LPB
12654
No Surat Order
Pembelian
Tanggal SOP
Satuan
Kuantitas
Kepada
Yth :
Dikirim
Ke :.
No
Urut
Nama Barang
Spesifikasi
Barang
Bagian Pengiriman
BAB III
E V A L U A SI
Contoh Soal 3:
Pesanan penjualan: Berikut ini adalah pesanan barang dari PT. NUGRAHA antara lain:
No
Nama Barang
Kuantitas Harga Per Unit
Jumlah
1
Kertas FC
50
45.000
2.250.000
2
Disket Phonix HD
30
15.000
375.000
3
Kertas Kontinues
25
90.000
2.250.000
Diminta:
1. Dari data tersebut diatas masukan dalam order penjualan dan laporan pengiriman
barang.
2. Distribusikan sesuai dengan alurnya!
Jawaban:
1).
12345
Order Penjualan
PT. BINA CITRA
Jln. Papandayan No. 310
Semarang Jateng
Dijual Kepada:
PT.NUGRAHA
Jl. Ampera Barat no. 7
Tasikmalaya Jabar
Dikirim Ke:
PT.NUGRAHA
Jl. Ampera Barat No. 7
Tasikmalaya Jabar
Tanggal
2/6-04
Kuantitas
dipesan
5678
Kuantitas Kuantitas
dikirim
Back order
50 box
30 box
25 box
50 box
30 box
25 box
5 box
-
Petugas Penjualan
Ani
Kode
barang
Nama
barang
7115
8221
7181
Kertas FC
Disket Phonix
Kertas
Kontinues
Terima kasih
PT.BINA CITRA
Jln. Papandayan No. 310
Semarang Jateng
LAPORAN PENGIRIMAN BARANG
Instruksi
Pengiriman
Angkutan Darat
Harga
Total
Per unit
harga
45.000
15.000
90.000
2.250.000
375.000
2.250.000
Nomor
LPB
12654
Tanggal
Tanggal SOP
Kepada
Yth. PT.NUGRAHA
Jl. Ampera Barat No. 7
Tasikmalaya Jabar
Dikirim:
Ke : PT.NUGRAHA
Jl. Ampera Barat No. 7
Tasikmalaya - Jabar
No.
Urut
1
2
3
Nama Barang
Kertas FC
Disket Phonix HD
Kertas Kontinues
Spesipikasi
Putih, A4, 80 gram
A4, 70 gram
Satuan
Kuantitas
45.000 50 box
15.000 30 box
90.000 25 box
Bagian Pengiriman
Tanggal :
Soal :
PT. MELATI yang beralamat Jl. Sultan Agung No. 3 Semarang yang bergerak dalam
bidang usaha mebel, menjual barang-barang kepada TOKO MAKMUR Jl. Sudirman No.
70 Jakarta. Barang-barang dikirim ke gudang yang beralamatkan di Jln. Sudirman No. 75
Jakarta. Pada tanggal 1 Juni2005 dengan order pelanggan No. 123421. Adapun barangbarang yang dipesan sebagai berikut:
No.
1
2
3
4
5
Kode
Barang
SD 2
LT 2
KT 4
TT 2
MM 6
Nama Barang
Sofa Doble
Lemari 2 pintu
Kursi Tamu
Tempat Tidur
Meja Makan
Kuantitas
5 set
7 unit
2 set
5 unit
5 set
Jumlah
Harga Per
unit
3.000.000
2.500.000
2.000.000
1.600.000
1.800.000
Jumlah
15.000.000
17.500.000
4.000.000
8.000.000
9.000.000
53.500.000
Pada tanggal 10 Juni, dikembalikan kepada PT. MELATI di Semarang 2 lemari 2 Pintu
dengan harga @ Rp. 2.500.000,00
Dari data diatas diminta:
1. Masukan data tersebut kedalam formulir penjualan
2. Buat data laporan pengiriman barang
3. Dari formulir tersebut, gambarkan bagan alur dan penjelasan tentang alur dengan
gudang.
Kunci Jawaban:
ORDER PENJUALAN
PT. MELATI
Jl. Sultan Agung No. 3
SEMARANG
Dijual Kepada
ke;
Toko Makmur
Jl. Sudirman No. 70
No. 75
Jakarta
Tanggal
Kuantitas
Dipesan
Dikirimkan
Toko Makmur
Jl. Sudirman
Jakarta
No. Order
Pelanggan 123421
Kuantitas
Dikirim
Kuantitas
Back Order
Petugas Penjualan
Kode
Barang
Nama
Barang
Sofa Doble
Lemari
2
pintu
Kursi Tamu
Tempat
Tidur
Meja Makan
5 set
7 unit
5 set
7 unit
2 unit
SD 2
LT 2
2 set
5 unit
2 set
5 unit
KT 4
TT 2
5 set
5 set
MM 6
Terima Kasih
PT.MELATI
Jln. Sultan Agung No. 3
Semarang Jateng
LAPORAN PENGIRIMAN BARANG
Instruksi Pengiriman
Total Harga
3.000.000
2.500.000
15.000.000
17.500.000
2.000.000
1.600.000
4.000.000
8.000.000
1.800.000
9.000.000
Nomor
LPB
12654
Tanggal
Tanggal SOP
Kepada
Yth. TOKO MAKMUR
Jl. Sudirman No. 70
Jakarta
Dikirim:
Ke : TOKO MAKMUR
Jl. Sudirman No. 75
Jakarta
No.
Urut
1
2
3
4
5
Nama Barang
Sofa Doble
Lemari 2 pintu
Kursi Tamu
Tempat Tidur
Meja Makan
Spesipikasi
Satuan
SD 2
LT 2
KT 4
TT 2
MM 6
Set
Unit
Set
Unit
Set
Kuantitas
5
7
2
5
5
Bagian Pengiriman
Tanggal :
BPPBG
Mengkaji kuantitas
barang pada
BPPBG
Kartu gudang
BPPBG
Bersamaan dengan
penyerahan barang
BAB
IV
PE N UTU P
Setelah peserta diklat mempelajari modul ini diharapkan dapat mencapai tujuan
akhir dari materi Pengelolaan Administrasi Gudang yang telah diuraikan pada modul ini.
Peserta diklat diharapkan kompeten dalam Pengelolaan Administrasi Gudang
sehingga bagi siswa yang dinyatakan kompeten akan memperoleh sertifikasi kompetensi
dari pihak penguji dan dapat melanjutkan modul berikutnya atau sub kompetensi
selanjutnya.
Tiem Penyusun
DAFTAR PU S TAK A