Panduan TransPOS
Panduan TransPOS
TRANSPOS
prima
versi 2011 [Build 3.75]
update 1 Maret 2015
Copyright 2010-2011
DAFTAR ISI
1. PENDAHULUAN
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
1.6.
1.7.
1.8.
1.9.
Tentang TransPOS
Fitur-fitur
..
Garansi
.
Dongle
.
Pra Instalasi
..
Instalasi
.
Registrasi
..
Membuka Program
..
Alur Penjualan Retail
..
1
1
4
4
4
5
6
8
9
2. SETTING AWAL
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.
2.8.
2.9.
10
10
12
12
12
14
16
16
17
Data Pelanggan
..
Data Sales
..
Data Supplier
..
Data Lokasi
Data Kategori Barang & Jasa
Data Barang & Jasa
.
Pos Kas
..
18
19
20
21
22
23
26
4. TRANSAKSI-TRANSAKSI
4.1. Stok/ Persediaan
4.1.1. Stok Awal
4.1.2. Mutasi Stok
..
4.1.3. Stok Opname
4.2. Pembelian
4.2.1. Pemesanan Barang (PO)
4.2.2. Pembelian
4.2.3. Retur Beli
.
4.2.4. Hutang & Konsinyasi
.
4.3. Penjualan
4.3.1.Pesanan Barang (SO)
4.3.2.Penjualan (Kasir)
4.3.3.Retur Jual
..
4.3.4.Piutang
4.4. Transaksi Kas
4.4.1. Saldo Awal Kas
4.4.2. Transaksi Kas
4.4.3. Edit data Transaksi Kas
4.4.4. Hapus data Transaksi Kas
4.5. Transaksi Kasir
4.5.1.Modal Kasir
.
4.5.2.Pengeluaran Kasir
..
27
27
28
29
30
32
33
35
36
40
41
43
43
43
43
44
44
..
.
45
45
47
48
48
48
48
5. TUTUP TAHUN
6. LAPORAN-LAPORAN
49
50
51
52
54
56
57
TENTANG TRANSPOS
Software TRANSPOS dirancang untuk mengelola transaksi pada Penjualan Retail.
Pengelolaan itu meliputi:
1. Penjualan
2. Pembelian
3. Hutang
4. Piutang
5. Stok/ persediaan
6. Data Pelanggan
7. Data Supplier
8. Data Barang
9. dll
Software TRANSPOS dirancang untuk mempermudah dalam melakukan transaksi. Tidak
hanya itu saja pengoperasian TransPOS mudah dan dapat menyajikan data yang akurat
dalam beberapa jenis laporan termasuk laporan keuangan. TransPOS juga dilengkapi fasilitasfasilitas lain yang mendukung dan mempermudah pihak manajemen dalam mengelola usaha
penjualan retailnya.
Software TRANSPOS dirancang sedemikian rupa sehingga dapat mengakomodasi semua
aktivitas Penjualan Retail dan dirancang sesuai apa yang dibutuhkan dalam Penjualan Retail
sehingga benar-benar efektif dan pas untuk Anda.
Software TRANSPOS mempunyai kelebihan yaitu:
1. Mudah digunakan & mudah dirawat
2. Stabil
3. Secure
4. Fitur Lengkap
5. Handal & Teruji
6. Dukungan Teknis
1.2.
FITUR-FITUR
Berikut ini adalah fitur-fitur software TransPOS 2011 versi Standar, Prima & Enterprise.
No.
A.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Fitur
Fitur Umum
Item penjualan: Barang & Jasa
Multi User
Multi Gudang
Mutasi Stok
Pengaturan Hak Akses (Flexible)
Harga Bertingkat (Harga Grosir)
Multi Hold (Pending) Antrian Penjualan
Gabung Meja (Join Bill) -- Rumah Makan, Caf, dll
Penjualan & Pembelian Kredit
Pembayaran Hutang & Pelunasan Piutang Flexible
Retur Penjualan & Pembelian | Cetak Retur
Edit/Koreksi & Hapus Penjualan & Pembelian
Stok Awal
TransPOS
Standard
TransPOS
Prima
TransPOS
Enterprise
--
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
--
Ya
Ya
--
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya|--
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Hal 1 dari 57
Ya
Stok Opname
Ya
Kartu Stok
-Konsinyasi Pembelian
-PO/SO (Purchase & Sales Order)
Ya
Perhitungan HPP metode Average (rata-rata)
-Perhitungan HPP metode LIFO/FIFO
-Pembukuan (Book Keeping)
-Akuntansi (Accounting)
Ya
Fasilitas Pencarian Data (Flexible)
Ya
Laporan Rugi/Laba
Ya
Ubah Warna Theme
Ya
Cetak/Print Faktur Pembelian & Penjualan
Ya
Discount Pembelian & Penjualan (per Barang & Faktur)
Ya
Tambah data barang di Form Pembelian
Ya
Edit harga bertingkat di Form Pembelian
Ya
Data Pelanggan
-Data Sales & Komisi
Ya
Data Supplier
Ya
Laporan per Kasir
Ya
Backup & Restore Data
Ya
Repair/Fix Data
Ya
Setting Nama Toko/Usaha, Alamat & Telepon
Mendukung Pengoperasian Tombol Keyboard
Ya
(shortcut)
Ya
Mendukung jaringan LAN
Ya
Mendukung Barcode Scanner (Pembelian & Penjualan)
Ya
Mendukung Mini Printer (beberapa tipe & merk)
Ya
Mendukung Cash Drawer
-Mendukung Cetak Label Harga
-Mendukung Cetak Label Barcode
Ya
Mendukung Cetak Data Barang
--|Ya|-Mendukung Cetak Data Pelanggan, Supplier & Sales
-Mendukung Cetak Item Barang di Struk 2 Baris
Ya
Direct Print -- Cetak Struk (Tanpa Driver - lebih cepat)
Ya
Driver Printer -- Cetak Struk, Faktur & Laporan
Reset Nota Struk/Nota Penjualan & PO (Purchase
Ya|-Order)
Ya
Data Barang & Transaksi tidak dibatasi
Ya
Update Fitur Gratis
6 bln
Garansi (Support System) Software 1 Tahun
Ya
Panduan (Manual Book)
Ya
Compatibility: Windows98/ME/2000/NT/XP
1 PC
Lisensi Software (Diizinkan diinstal di 2 komputer)
OEM / 1 Dongle
Tipe Lisensi
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
- di versi lain -
- di versi lain -
Ya
--
--
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya|Ya|Ya
Ya|Ya|Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya|Ya
Ya|Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
1 & 2 Dongle
1 & 2 Dongle
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya|--
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya|--
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
B. F i t u r K a s i r
Gabung Item Penjualan di Layar
1
(dg Barcode Scanner atau Keyboard)
2 Hapus item Penjualan di Layar
3 Bersihkan tampilan di Layar (Cancel)
4 Cetak Ulang Struk/nota & Faktur
5 Pencatatan Modal & Pengeluaran Kasir
6 Cetak Laporan Keuangan Kasir (kertas 75mm)
7 Display informasi stok
8 Display Teks Berjalan
9 Pilihan Cetak Struk atau Tidak
10 Setting printer Struk/nota & Faktur
Indikator pengingat harga Satuan & Diskon
11
(bila di bawah harga jual)
12 Cetak Laporan Kasir dengan Printer Mini (kertas 75mm)
13 Tombol shortcut buka Cash Drawer tanpa Print dulu
14 Laporan Kasir :
a. Laporan per Nota
b. Laporan Penjualan Bersih
c. Laporan per Jenis Barang
d. Laporan Pengeluaran
Hal 2 dari 57
D.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Laporan Pembelian :
a. Pembelian Total
b. Pembelian Detail
c. Pembelian per Supplier
d. Pembelian per Kategori
e. Retur Pembelian
f. Pemesanan Barang (PO)
Laporan Penjualan :
a. Penjualan Total
b. Penjualan Detail
c. Penjualan per Pelanggan
d. Penjualan per Supplier
e. Penjualan per Kategori
f. Penjualan per Sales & Kalkulator Komisi
g. Penjualan per Kasir Total & Detail
h. Ranking Penjualan
i. Retur Penjualan
j. Pesanan Barang (SO)
k. Penjualan Jasa
Laporan Hutang
a. Hutang & Konsinyasi per Supplier
b. Pembayaran Hutang & Konsinyasi
c. Analisa Umur Hutang
Laporan Piutang
a. Piutang per Pelanggan
b. Pelunasan Piutang
c. Analisa umur Piutang
Keuangan :
a. Transaksi Kas (Pendapatan & Biaya)
b. Rekapitulasi Saldo
c. Laba / Rugi Total
d. Laba / Rugi per Kategori
e. Laba / Rugi per Supplier
f. Laba per Pelanggan
g. Laba / Rugi per Tahun (bersih)
Pembukuan / Akuntansi
Saldo awal
Daftar Perkiraan/Akun
Jurnal Kas
Jurnal Umum
Daftar Transaksi Jurnal
Edit/Koreksi & Hapus Transaksi Jurnal
Posting Otomatis & Unposting
Laporan Jurnal Kas
Laporan Jurnal per Perkiraan
Buku Besar
Neraca
Rugi / Laba
Tutup Tahun /Periode
Ya
Ya
Ya
--
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
--
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
--
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
--
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
--
Ya
Ya
Ya|--
Ya
Ya
--
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
--
Ya
Ya
Ya|--
Ya
Ya
Ya|--
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
--
Ya
--
--
Ya
--
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
--
Ya
Ya
--
Ya
Ya
--
Ya
Ya
--
--
Ya
--
Ya
Ya
--
--
Ya
--
Ya
Ya
--
Ya
Ya
--
Ya
Ya
--
Ya
Ya
--
--
Ya
--
--
Ya
--
--
Ya
--
Ya
Ya
--
Ya
Ya
Hal 3 dari 57
GARANSI
Garansi berlaku bila kerusakan/ kesalahan (bugs) berasal dari software TransPOS.
Untuk hal ini TransCODE akan melakukan perbaikan & hasilnya akan diupdate di periode Update software
selanjutnya (Periode Update software sepenuhnya adalah Hak TransCODE).
Garansi tidak berlaku bila kerusakan/ kesalahan disebabkan diluar software TransPOS.
Terinfeksi virus
(Penyebab: terkoneksi internet dan copy/transfer file dari atau ke flash disk, CD atau media storage lain).
Garansi berlaku dalam jangka waktu 6 bulan sampai dengan 1 tahun tergantung jenis dan
versi Produk (lihat di Tabel spesifikasi atau fitur software).
Garansi tidak berlaku bila ada pergantian/perubahan system security (keamanan) software
TransCODE.
1.4.
DONGLE
TransCODE tidak menjual Dongle terpisah dari software (melekat & merupakan bagian dari
Lisensi software), namun TransCODE memberikan toleransi penggantian Dongle dengan
kondisi & ketentuan di bawah ini:
1. Kondisi A (Rusak & dikembalikan):
a. Toleransi penggantian Dongle sebanyak:
Maks. 1 dongle : untuk software versi Standard atau versi dengan 1 dongle.
Maks. 2 dongle : untuk software versi Prima & Enterprise atau versi dengan 2
dongle.
b. Harga Dongle pengganti @ Rp. 200.000,c. Dongle pengganti kami kirim setelah Dongle yang rusak dikembalikan oleh user ke
TransCODE & telah diverifikasi. ,
d. Bila Dongle pengganti dari TransCODE ingin langsung dikirim (agar cepat), sambil
menunggu kiriman Dongle rusak dari user/client maka sbb:
Pembayaran Uang jaminan penggantian Dongle = @ 60% dari Harga Software
Telah mengirimkan via email Bukti Pengiriman pengembalian Dongle rusak.
Uang Jaminan akan kami kembalikan (refund) via Transfer Bank jika Dongle
rusak sudah kami terima & telah kami verifikasi.
2. Kondisi B (Rusak/Hilang & tidak dikembalikan):
a. Toleransi penggantian Dongle sebanyak:
Maks. 1 dongle: untuk software versi Standard atau versi dengan 1 dongle.
Maks. 2 dongle: untuk software versi Prima & Enterprise atau versi dengan 2
dongle.
b. Harga Dongle pengganti total (untuk versi dengan 1 & 2 Dongle):
60% dari Harga Software per Lisensi Software (kurang dari atau sama dengan 1,5
tahun setelah tanggal Registrasi yang pertama kali
40% dari Harga Software per Lisensi Software (lebih dari 1,5 tahun setelah tanggal
Registrasi yang pertama kali)
Harga Dongle pengganti satuan (khusus untuk versi dengan 2 Dongle):
@ 35% dari Harga Software per Lisensi Software (kurang dari atau sama dengan 1,5
tahun setelah tanggal Registrasi yang pertama kali
@ 25% dari Harga Software per Lisensi Software (lebih dari 1,5 tahun setelah tanggal
Registrasi yang pertama kali)
c.
Keterangan:
-
1.5.
Harga Dongle Pengganti belum termasuk ongkos kirim, handling fee & PPn (bila ada)
Harga Dongle Penganti dapat berubah sewaktu-waktu (tergantung dari kurs dollar & harga yang
kami tetapkan)
Apabila user/client melanggar ketentuan di atas akan kami masukkan dalam daftar Black List.
PRA INSTALASI
Sebelum instalasi TransPOS langkah-langkah yang harus dilakukan adalah:
1. Pastikan menggunakan backup power (UPS)
Hal 4 dari 57
4. Sangat dianjurkan komputer yang di instal TransPOS khusus hanya untuk keperluan
Penjualan Retail atau PoS (Point of Sales) saja
pengaruh: kerusakan data karena corrupt & virus
7. Pastikan penggunaan media backup lain (Flash Disk atau CD) & secara manual (buku
harian transaksi)
pengaruh: pada saat kondisi force majeur (darurat)
8. TransPOS berjalan optimal di Windows XP namun juga bisa berjalan di Win 98 SE, Win ME,
Win 2000 & Win NT. Windows 7 kami tidak sarankan namun bisa dicoba dahulu diinstal &
diexplore dahulu selama masa percobaan/latihan. Apabila semua fitur TransPOS bisa di
gunakan normal & tidak ada masalah silahkan lanjutkan dengan Windows 7.
pengaruh: lisensi software
1.6.
,
INSTALASI
Sebelum software TransPOS bisa dijalankan, terlebih dahulu dilakukan proses Instalasi pada
komputer Anda. Langkah-langkah instalasi software TransPOS adalah sebagai berikut:
1. Masukkan CD TransPOS ke CDROM atau DVDROM pada komputer Anda
2. Muncul menu pilihan sebagai berikut:
Hal 5 dari 57
REGISTRASI
Registrasi adalah proses pendaftaran hak penggunaan program sehingga hak user lebih
terjamin. Adapun registrasi dapat dilakukan setelah proses instalasi selesai atau setelah masa
uji coba program (15 hari) selesai.
a. Kode install
Lihat kode install berwarna merah (catat dan simpan)
b. Serial number
12 digit Serial Number terdapat
dalam cover CD TransPOS di
bagian luar
c. Pengiriman
Setelah Kode install dan Serial Number di catat & disimpan, kirimkan kode install dengan
format sebagai berikut:
POSP<spasi>Nama Anda<spasi>kode install<spasi>serial number
Pengiriman bisa melalui:
1. SMS
:
085 72972 0398
Hal 6 dari 57
d. Kode Registrasi
Anda akan menerima balasan dari kami berupa 24 digit kode registrasi.
Masukkan kode registrasi tersebut di kotak kode registrasi
Klik tombol Register
Input Kode Registrasi
1. Input Kode Registrasi diketik (jangan di copy paste)!!
2. Bedakan:
O = huruf o ; 0 = angka nol ; I = huruf i ; L = huruf L ; B = huruf b ; 8 = angka 8
3. Tampilan kode registrasi di TransPOS memang selalu huruf besar (walaupun
diketik huruf kecil).
,
4. Bila input kode registrasi gagal, silahkan cek/teliti dulu & bila masih gagal silahkan
emailkan capture/screenshot form registrasi.
5. Catat dan Simpan baik-baik Kode Instal & Kode Registrasi anda!!
Hal 7 dari 57
MEMBUKA PROGRAM
Colokkan (plug) Dongle sebelum TransPOS dibuka (dijalankan)
Username : A
Password : (dikosongkan)
Peringatan
Default data setelah install adalah data untuk latihan (dblatihan) untuk pengenalan
Setelah latihan, bila ingin data valid/baru gunakan fitur Data Baru (New) silahkan klik di tombol
Start Windows All Programs TransPOS 2011 Prima Tools Program Login klik
tombol Data Baru caranya lihat bab 9- Data Baru
Hal 8 dari 57
Dalam realitanya, alur transaksi penjualan retail terutama pada toko klontong, minimarket dll
ada beberapa cara yang disesuaikan dengan kondisi masing-masing. TransPOS
mengakomodasi kondisi-kondisi tersebut, dan berikut ini adalah contoh beberapa kondisi
tersebut beserta langkah-langkahnya:
1.
2.
Hal 9 dari 57
5. Klik tombol OK
B. Setting Date Time
Setting tanggal & waktu pada Windows diperlukan karena tanggal & waktu program
TransPOS menggunakan sistem tanggal & waktu Windows, sehingga tanggal & waktu
Windows perlu disesuaikan.
Berikut ini cara menyesuaikan tanggal & waktu di Windows:
1. Klik 2x pada jam/waktu di pojok kanan Taskbar Windows
2.
3.
4.
5.
2.2.
SETTING DATA
A. Setting Database di PC Server
Setting data diperlukan untuk mengarahkan program Transpos ke file database, sehingga data
bisa digunakan untuk transaksi dan sebagainya. Setting database bisa diakses dengan 2 (dua)
cara yaitu:
1. Otomatis
Cara ini akan secara otomatis memunculkan jendela Setting Data jika file database tidak
ada atau tidak ditemukan
Hal 10 dari 57
Apabila Anda telah familiar menggunakan program TransPOS, silahkan buat Data
Baru/New -- lihat di bab 9 Data Baru
(sehingga data transaksi usaha Anda menjadi lebih valid)
Hal 11 dari 57
2.4.
2.5.
Hal 12 dari 57
3. Setting Edit & Posting, klik tab/tombol Setting centang atau kosongkan
Harga jual bisa diedit : mengizinkan Anda merubah harga jual satuan di Form Penjualan
----------------------------------- --fitur ini kami non aktifkan (di update 1-03-2015)-------------------------- Langsung Posting Jual : berarti data transaksi penjualan langsung otomatis terposting
(bila tidak di cek, maka nantinya diposting manual di Daftar Penjualan)
Langsung Posting Beli : berarti data transaksi pembelian langsung otomatis terposting
(bila tidak di cek, maka nantinya diposting manual di Daftar Pembelian)
Hal 13 dari 57
SETTING PRINTER
1. Printer Faktur, Pemesanan Barang, Pesanan Barang (SO) & Laporan
Biasanya digunakan printer untuk kertas ukuran A4/Qwarto (SO & Faktur) & A4/Qwarto
(Laporan).
Instal driver printer & setting sebelum digunakan untuk cetak Faktur Pembelian, Faktur
Penjualan, Pemesanan Barang (PO), Pesanan Barang (SO) & Laporan-laporan.
Ikuti langkah-langkah install & setting driver printer sesuai petunjuk atau panduan yang
ada.
A. Setting Printer Pemesanan Barang/Purchase Order (PO)
Langkah ini dilakukan sewaktu akan melakukan Pemesanan Barang (PO)
Selengkapnya lihat di bab Cetak Pemesanan Barang (PO) hal 26
B. Setting Printer Pesanan Barang/Sales Order (SO)
Klik menu Penjualan klik submenu Pesanan Barang (SO)
Klik tombol Fold
di bagian kanan atas form penjualan
Klik salah satu option print out Pesanan Barang (SO): Print SO Kecil atau Print SO
Besar
(Setting ini bisa dilakukan juga sewaktu akan melakukan Pesanan Barang (SO))
2. Printer Struk/Nota & Faktur Penjualan
Sebelum kasir melakukan transaksi penjualan, terlebih dahulu harus setting printer yang
digunakan untuk mencetak Nota/struk, caranya:
Klik menu Penjualan klik submenu Penjualan (Kasir) atau tekan tombol F9 di
keyboard
Klik kanan di table/grid di Form Penjualan (Kasir) klik Setting Printer / Open
Cashdrawer
Klik salah satu option Setting Driver:
a. Cetak Struk/Nota Penjualan (kami rekomendasikan pilih Generic/Text Only)
b. Cetak Faktur Penjualan (pilih Faktur Kecil atau Faktur Besar)
,
: Cetak Struk/Nota semua printer (kertas 75/76mm & 1 baris)
driver Generic/Text Only
: Cetak Struk/Nota semua printer (kertas 75/76mm & 2 baris)
driver Generic/Text Only
: Cetak Struk/Nota semua printer (kertas 58/60mm & 2 baris)
driver Generic/Text Only
: Cetak Struk/Nota semua printer (kertas 75/76mm & 1 baris)
driver sesuai jenis Driver Printer yang digunakan
: Cetak Struk/Nota semua printer (kertas 58/60mm & 2 baris)
driver sesuai jenis Driver Printer yang digunakan
: Cetak Faktur (kertas A4/Qwarto atau countinous form kecil)
driver sesuai jenis Driver Printer yang digunakan
: Cetak Faktur (kertas Full A4/Qwarto atau countinous form besar)
driver sesuai jenis Driver Printer yang digunakan
Hal 14 dari 57
4. Jarak Nota
Jarak Nota adalah jarak antar struk/nota dengan satuan baris. Tujuannya untuk
menyesuaikan panjang tarikan/roll kertas agar struk/nota pas dengan pisau pemotong
kertas sewaktu menyobek terutama di printer jenis LX.
Hal 15 dari 57
2.8.
SETTING CUTTER
Dilakukan bila Mini Printer (Printer Struk/Nota) yang digunakan mempunyai fasilitas pemotong
kertas otomatis (Auto Cutter)
Caranya:
Klik menu Penjualan klik submenu Penjualan (Kasir) atau tekan tombol F9 di keyboard
Klik kanan di table/grid di Form Penjualan (Kasir) klik Setting Printer / Open
Cashdrawer
Klik opsi Setting Cutter: yaitu Autocutter (di sebelah kanan akan muncul pilihan Code
Autocutter)
Klik atau pilih salah satu opsi di
bawah Code Autocutter yang
cocok (dicoba satu persatu yang
bisa membuka Cutter di Mini
Printer berjalan)
Hal 16 dari 57
Hal 17 dari 57
DATA PELANGGAN
Pelanggan adalah pembeli yang loyal (setia) bertransaksi di toko/ tempat usaha Anda. Pada
umumnya pelanggan bisa dibedakan menjadi 2 kelompok yaitu:
1. Pelanggan umum
2. Pelanggan khusus (per pelanggan)
Langkah-langkah mengisi data pelanggan sebagai berikut:
A. Melihat/Mengakses Data Pelanggan
Klik menu Master Pelanggan
B. Menambah data Pelanggan
Klik menu Master Pelanggan
Klik tombol Tambah
Ketikkan Kode, Nama, Alamat, Kota, Kodepos & Telp
Hal 18 dari 57
Kode pelanggan bebas, bisa diisi huruf, angka atau kombinasi keduanya (max. 6 digit).
Kode pelanggan harus unik (tidak boleh sama satu sama lain).
Mencetak Data Pelanggan: Klik kanan di grid/table klik Print Data Pelanggan
Peringatan
Data pelanggan tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.
3.2.
DATA SALES
Sales atau Salesman adalah orang yang berjasa dalam menjualkan barang/produk. Sales ini
bisa tenaga penjualan khusus, karyawan atau perantara penjualan.
Langkah-langkah mengisi data sales sebagai berikut:
A. Melihat/Mengakses Data Sales
Klik menu Master Sales
B. Menambah data Sales
Klik menu Master Sales
Klik tombol Tambah
Ketikkan Kode, Nama, Alamat, Kota, Kodepos & Telp
Hal 19 dari 57
Catatan Sales
Kode sales bebas, bisa diisi huruf, angka atau kombinasi keduanya (max. 6 digit).
Kode sales harus unik (tidak boleh sama satu sama lain).
Mencetak Data Sales: Klik kanan di grid/table klik Print Data Sales
Peringatan
Data sales tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.
3.3.
DATA SUPPLIER
Supplier adalah penyedia barang atau pemasok di toko/ tempat usaha Anda. Cara mengisi
data supplier tidak berbeda jauh dengan data pelanggan.
Langkah-langkah mengisi data supplier sebagai berikut:
A. Melihat/Mengakses Data Supplier
,
Klik menu Master Supplier
B. Menambah data Supplier
Klik menu Master Supplier
Klik tombol Tambah
Ketikkan Kode, Nama, Alamat, Kota, Kodepos & Telp
Hal 20 dari 57
Catatan Supplier
Kode supplier bebas, bisa diisi huruf, angka atau kombinasi keduanya (max. 6 digit).
Kode supplier harus unik (tidak boleh sama satu sama lain).
Mencetak Data Supplier: Klik kanan di grid/table klik Print Data Supplier
Peringatan
Data supplier tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.
3.4.
DATA LOKASI
Lokasi adalah tempat penyimpanan barang/stok, bisa Gudang, Toko atau tempat
penyimpanan lainnya.
Langkah-langkah mengisi data lokasi sebagai berikut:
A. Melihat/Mengakses Data Lokasi
Klik menu Master Lokasi
B. Menambah Lokasi
Klik menu Master Lokasi
Klik tombol Tambah
Ketikkan nama Lokasi
Hal 21 dari 57
Kode lokasi bebas, bisa diisi huruf, angka atau kombinasi keduanya (max. 6 digit).
Kode lokasi harus unik (tidak boleh sama satu sama lain)
Default Jual adalah bila barang/stok disimpan di Toko untuk dijual
Default Beli adalah bila barang/stok disimpan di Gudang (bukan untuk langsung dijual)
Peringatan
Data Lokasi barang tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.
3.5.
Hal 22 dari 57
Kode supplier bebas, bisa diisi huruf, angka atau kombinasi keduanya (max. 6 digit).
Kode supplier harus unik (tidak boleh sama satu sama lain)
Peringatan
Kategori barang tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.
3.6.
A. Standard EAN 13
- Kode harus Angka
- Kode tidak boleh depannya angka 0
(nol)
- Kode minim. 10 digit & maks. 13 digit
Nama Barang maks. 15 digit bila ingin rapi dicetak di Label Barcode
Hal 23 dari 57
B. Bila lebih 1 harga (harga bertingkat), misal 3 harga: ketik Maks Qty, Pct & Harga Jual
Satuan di Harga Jual 1 & Harga Jual 2, sedangkan Harga Jual 3 di Maks Qty diisi
dengan jumlah 1000 lalu ketik persentase markup (dari Harga Beli Satuan) di Pct
dan atau ketik Harga Jual Satuan di Harga Jual 3
Ilustrasi 3 Harga Bertingkat, contoh jml Lusinan:
Catatan Harga Bertingkat (isi: Maks Qty)
harga beli yang dimasukkan adalah harga beli 1 bungkus (misal: Rp. 700) & harga jual per bungkus dimasukkan di
Harga Jual 1 (misal: Rp. 900)
untuk harga jual per renceng (isi 10 bungkus) dimasukkan di Harga Jual 2, misal harga jual 1 renceng Rp 8.000
berarti 8000 / 10 = Rp. 800 maka yang dimasukkan di Harga Jual 2 adalah Rp. 800
apabila setelah satuan renceng ada satuan diatasnya lagi (misal: dos) caranya sama
Bila barang Konsinyasi, klik kotak check Tipe Barang sehingga tulisan berubah menjadi
Konsinyasi (khusus Barang)
Klik tombol Simpan
Hal 24 dari 57
Nama barang & jasa agar tidak terpotong di Nota/struk (format 1 baris), gunakan panjangnya maks. 18
karakter. Namun bisa diisi maks 35 karakter (lebih detail) untuk keperluan pencarian barang
Nama barang & jasa agar tidak terpotong di Nota/struk (format 2 baris), gunakan panjangnya maks. 35
karakter
Kotak Min Qty otomatis diisi sistem (mengandung pengertian: dari jumlah Minimal)
Kotak Maks Qty mengandung pengertian sampai dengan jumlah Maksimal
Kotak Pct sbg bantuan dalam menghitung persentase markup Harga Jual Satuan dari Harga Beli Satuan
Catatan Membuat Data Barang & Jasa Aktif & Tidak Aktif
Nama barang & jasa bila Tidak Aktif akan diblok warna Biru (di Form Master Barang & Jasa)
Nama barang & jasa bila Tidak Aktif akan berwarna Merah (di Form Penjualan/Kasir)
Kode barang biasanya berupa kode Barcode (bisa dimasukkan dengan Barcode Scanner).
Penulisan Kode Barang bila ingin dicetak Label Barcode harus memperhatikan ketentuan standard
EAN 13 & 128 di atas
Jenis penjualan Jasa dimasukkan juga kodenya, namun umunya tidak dicetak di Label Barcode
Jenis penjualan Jasa umumnya tidak dicetak label barcode.
Jenis penjualan Jasa umumnya tidak ada supplier (supplier utama boleh dikosongkan)
Hal 25 dari 57
Peringatan
Data Barang & Jasa tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.
Konsinyasi berlaku hanya untuk 1 Barang dengan 1 Supplier
Bila 1 Barang untuk beberapa Supplier, biasa disiasati dengan:
- Buat Kode Sendiri (Kode Lokal) untuk masing-masing barang
- Buat Kode Barcode Sendiri untuk masing-masing barang
3.7.
POS KAS
Yang dimaksud Pos Kas adalah nama Akun/Perkiraan Pendapatan & Biaya selain/diluar
pendapatan dari transaksi penjualan retail. Maksud dari Transaksi Kas adalah untuk
mendapatkan nilai bersih/net dari Laba (seperti Rugi/Laba dalam Pembukuan Akuntansi).
Istilah Pos bila di akuntansi adalah Akun atau Perkiraan. Untuk membedakan dengan
pembukuan Akuntansi maka TransPOS versi Prima menggunakan istilah Pos. Contoh:
- Pendapatan Sewa Counter, Pendapatan Sewa Baliho Iklan, dll
- Biaya Listrik Bulanan, Biaya Gaji Karyawan, Biaya Sewa Ruko, dll
A. Menambah Pos Kas
Klik menu Master Pos Kas
Klik tombol Tambah
Isikan Nama Pos pilih jenis Pendapatan atau Biaya
Peringatan
Data Pos Kas tidak dapat dihapus bila sudah pernah melakukan transaksi.
Hal 26 dari 57
STOK/ PERSEDIAAN
4.1.1. Stok Awal
Stok awal adalah proses mengisi/mencatat jumlah stok/persediaan yang ada ke dalam
program TransPOS. Stok awal digunakan untuk usaha/toko yang sudah berjalan atau sudah
mempunyai stok barang baik itu di toko atau di gudang. Caranya sebagai berikut:
Klik menu Persediaan klik Stok Awal
Pilih Lokasi pilih Kategori barang untuk memilih 1 kategori (bila memilih semua
kategori: klik kotak cek semua) klik tombol Tampilkan
Ketikkan jumlah stok pada kolom Jumlah untuk masing-masing barang
Bila akan membuat stok untuk semua barang dengan jumlah sama, caranya: ketik pada
kotak Jumlah klik tombol Samakan Jumlah
Klik tombol Simpan klik Ok
Hal 27 dari 57
b. Stok Opname
Klik menu Persediaan klik submenu Daftar Stok Opname klik tombol Tambah
Pilih Lokasi Tanggal stok opname bila diperlukan (default = tgl sekarang)
Masukkan barang : tekan Enter atau Scan (dengan Barcode scanner)
Sesuaikan jumlah fisik barang sebenarnya di kolom Jml Fisik Enter lalu tekan
Simpan (bila barang telah disesuaikan jumlahnya semua)
Klik tombol Close untuk menutup
Peringatan
Syarat Stok Opname adalah bila telah melakukan transaksi sebagai berikut:
1. Stok Awal, atau
2. Pembelian & Pembelian yang dibatalkan, atau
3. Penjualan & Penjualan yang dibatalkan, atau
4. Pemesanan Barang (PO) & Pemesanan Barang (PO) yang dibatalkan, atau
5. Pesanan Barang (SO) & Pesanan Barang (SO) yang dibatalkan
Hal 28 dari 57
PEMBELIAN
4.2.1. Pemesanan Barang (PO)
Digunakan unuk mencatat Pemesanan Pembelian Barang (Purchase Order) ke Supplier,
Distributor atau Pabrik, sebelum nantinya dijadikan/diakui sebagai Pembelian.
A. Mencatat Pemesanan Barang
Klik menu Pembelian klik submenu Pemesanan Barang (PO)
Pilih Supplier No. PO (otomatis diisi oleh TransPOS)
Cari/masukkan barang: tekan Enter atau scan barcode dengan Barcode Scanner
(Bila tekan Enter maka Anda harus mencari nama barang di form pencarian barang
pilih barang lalu tekan Enter)
Sesuaikan jumlah barang (Qty), Harga beli satuan (Hrg Satuan), Diskon Persen (Disc
%), markup (MarkUp) & harga jual (Harga Jual)
(Cari/masukkan barang kembali seperti di atas bila pembelian barang lebih dari 1
macam)
Klik tombol plus (+) di papan keyboard sebelah kanan atau klik tombol Simpan
Klik OK
B. Edit & Hapus Data Pemesanan Barang
Fitur Edit & Hapus ini bertujuan untuk melakukan koreksi/pembetulan, caranya:
Klik menu Pembelian klik submenu Daftar Pemesanan Barang
Cari data Pemesanan Barang berdasarkan periode Tahun, Tanggal (range tanggal),
No. Faktur atau Supplier
Klik kanan data Pemesanan Barang yang akan diedit/hapus klik Edit/Hapus
Klik tombol Simpan klik OK
C. Menjadikan Pemesanan Barang sebagai Pembelian
Klik menu Pembelian klik submenu Daftar Pemesanan Barang
Klik kanan data Pemesanan Barang yang akan dijadikan Pembelian klik Jadikan
Nota Pembelian
Sesuaikan jumlah barang (Qty), Harga beli satuan (Hrg Satuan), Diskon Persen (Disc
%), markup (MarkUp) & harga jual (Harga Jual) --- bila ada yang perlu disesuaikan
Penyesuaian Jenis Barang:
A. Untuk menambah barang lagi:
Geser kursos mouse dengan tombol panah ke bawah di keyboard
cari/masukkan barang: tekan Enter atau scan barcode dengan Barcode Scanner
(Bila tekan Enter maka Anda harus mencari nama barang di form pencarian
barang pilih barang lalu tekan Enter atau Double Click)
B. Untuk mengurangi barang yang ada:
Klik/pilih barang yang akan dikurangi/hapus tekan tombol Ctrl + Del Ok
Klik di kotak Bayar atau tekan tombol plus (+) di papan keyboard sebelah kanan
ketikkan jumlah uang pembayaran
Pastikan tanda cek apabila ingin mencetak/print Purchase Order
Klik tombol Simpan klik OK
D. Cetak Pemesanan Barang (PO)
Fitur cetak di Daftar Pemesanan barang ini digunakan untuk keperluan cetak ulang atau
untuk keperluan arsip. Ukuran kertas cetak Pemesanan Barang Full A4(Qwarto), caranya:
Klik menu Pembelian klik submenu Daftar Pemesanan Barang
Klik kanan data Pemesanan Barang yang akan dijadikan Pembelian klik Print
Klik tombol Print sesuaikan Jenis Printer, Halaman & Jumlah Cetak klik OK
Bila telah selesai mencetak, klik tombol Close
4.2.2. Pembelian
Transaksi-transaksi pembelian dilakukan di form pembelian secara garis besar meliputi:
a. Tunai
b. Kredit
c. Lain-lain
Hal 29 dari 57
A.
Pembelian Tunai
Klik menu Pembelian atau tekan tombol F10 di keyboard
Pilih Supplier ketikkan No. Faktur (maks. 10 digit) dari supplier pilih Lokasi
penyimpanan (default: Gudang)
Masukkan barang: tekan Enter & cari atau scan barcode dengan Barcode Scanner
(Bila tekan Enter maka Anda harus mencari nama barang di form pencarian barang
lalu tekan Enter)
Sesuaikan jumlah barang (Qty), Harga beli satuan (Hrg Satuan), Diskon Persen (Disc
%), markup (MarkUp) & harga jual (Harga Jual)
(Masukkan barang kembali seperti di atas bila pembelian barang lebih dari 1 macam)
Jumlah uang pembayaran otomatis terisi
Klik tombol Simpan klik OK (layar otomatis akan kosong)
B. Pembelian Kredit
Klik menu Pembelian atau tekan tombol F10 di keyboard
Pilih Supplier ketikkan No. Faktur dari supplier pilih
Lokasi penyimpanan (default: Gudang)
Klik menu Jenis Transaksi pilih Kredit pilih Tanggal
Tempo pilih Tanggal
Masukkan barang: tekan Enter atau scan barcode dengan
Barcode Scanner
(Bila tekan Enter maka Anda harus mencari nama barang di
form pencarian barang lalu tekan Enter)
Sesuaikan jumlah barang (Qty), Harga beli satuan (Hrg
Satuan), Diskon Persen (Disc %), markup (MarkUp) &
harga jual (Harga Jual)
(Masukkan barang kembali seperti di atas bila pembelian
barang lebih dari 1 macam)
Klik di kotak Uang Muka (apabila ada) atau tekan tombol plus (+) di papan keyboard
sebelah kanan ketikkan jumlah uang muka Anda
Klik tombol Simpan klik OK (layar otomatis akan kosong)
C. Lain-lain
a. Hapus Item Barang
Klik pada item barang yang dimaksud tekan Ctrl + Del klik OK
b. Memilih Supplier
c.
Memasukkan PPn
Klik kotak PPn [%] atau tekan tombol F3 di keyboard lalu masukkan jumlah
persentase PPn di kotak sebelah kiri, atau masukkan jumlah uang PPn di kotak
sebelah kanan
g. Memasukkan PPn BM
Klik kotak PPn BM[%] lalu masukkan jumlah persentase PPn BM di kotak
sebelah kiri, atau masukkan jumlah
uang PPn BM di kotak sebelah kanan
h. Mengedit Harga Bertingkat
TransPOS memberikan fasilitas mengedit Harga bertingkat (MarkUp & Harga Jual)
dari Form Pembelian, caranya:
Letakkan pointer mouse di kolom MarkUp 1, lalu pointer mouse geser ke kanan
Edit markup & harga jual bertingkat sesuai kolomnya
i.
Hal 31 dari 57
Catatan Pembelian
B. Retur Beli
Klik menu Pembelian klik submenu Daftar Retur Pembelian klik tombol Retur
Pilih Supplier pilih No. Faktur pilih Tgl Retur
Pilih barang mana yang akan diretur ketik jumlah barang retur di kolom Jml Retur
Hal 32 dari 57
Peringatan
Retur Beli tidak dapat diedit & di hapus !!
Apabila jumlah Retur Beli terjadi kesalahan (lebih banyak), maka lakukan Pembelian lagi
sejumlah kelebihannya.
Apabila jumlah Retur Beli terjadi kesalahan (lebih kecil/kurang), maka lakukan Retur Beli lagi
sejumlah kekurangannya.
Hal 33 dari 57
Pilih No Faktur mana yang akan dibayar pada tabel sebelah kiri lalu klik tombol
atau langsung klik 2x No. Faktur mana yang dimaksud (untuk dibayar)
Apabila No Faktur tidak jadi dibayarkan pilih No Faktur pada tabel sebelah kanan
Peringatan
1. Pembayaran Hutang tidak bisa diedit & dihapus
2. Bila terjadi kesalahan Kurang Bayar, silahkan lakukan Pelunasan Hutang kembali
3. Bila terjadi kesalahan Lebih Bayar, perlakukan sebagai Uang Titipan terlebih dahulu
Hal 34 dari 57
PENJUALAN
4.3.1. Pesanan Barang (SO)
Digunakan unuk mencatat Pesanan Penjualan Barang (Sales Order) dari Pelanggan atau
Konsumen, sebelum nantinya dijadikan/diakui sebagai penjualan.
A. Mencatat Pesanan Barang
Klik menu Penjualan klik submenu Pesanan Barang (SO)
Klik tombol Fold Panel
di bagian kanan atas form penjualan ketik No. SO
dari pelanggan pilih Pelanggan (default: umum) pilih Jenis Print out (jika belum
pernah disetting diawal)
Cari/masukkan barang: tekan Enter atau scan barcode dengan Barcode Scanner
(Bila tekan Enter maka Anda harus mencari nama barang di form pencarian barang
pilih barang lalu tekan Enter)
Sesuaikan jumlah barang (Qty), Harga Jual Satuan (Harga), Diskon Persen (Disc %),
Diskon Uang (Disc Rp)
(Cari/masukkan barang kembali seperti di atas bila penjualan barang lebih dari 1
macam)
Klik tombol plus (+) di papan keyboard sebelah kanan atau klik tombol Simpan
Klik OK
B. Edit & Hapus Data Pesanan barang
Fitur Edit & Hapus ini bertujuan untuk melakukan koreksi/pembetulan, caranya:
Klik menu Penjualan klik submenu Daftar Pesanan Barang (SO)
Cari data Pesanan Barang berdasarkan: periode Tahun, Tanggal (range tanggal), No.
Faktur atau Pelanggan
Klik kanan data Pesanan Barang yang akan diedit/hapus klik Edit/Hapus
Klik tombol Simpan klik OK
C. Menjadikan Pesanan Barang sebagai Penjualan
Klik menu Penjualan klik submenu Daftar Pesanan Barang
Klik kanan data Pesanan Barang yang
akan dijadikan Penjualan klik Jadikan Nota
Penjualan
Sesuaikan jumlah barang (Qty), Harga satuan (Harga), Diskon Persen (Disc %),
Diskon Uang (Disc Rp) --- bila ada yang perlu disesuaikan
Penyesuaian Jenis Barang:
B. Untuk menambah barang lagi:
Geser kursos mouse dengan tombol panah ke bawah di keyboard
cari/masukkan barang: tekan Enter atau scan barcode dengan Barcode Scanner
(Bila tekan Enter maka Anda harus mencari nama barang di form pencarian
barang pilih barang lalu tekan Enter atau Double Click)
C. Untuk mengurangi barang yang ada:
Klik/pilih barang yang akan dikurangi/hapus tekan tombol Ctrl + Del Ok
Klik di kotak Bayar atau tekan tombol plus (+) di papan keyboard sebelah kanan
ketikkan jumlah uang pembayaran dari pembeli
Pastikan tanda cek apabila ingin mencetak/print Sales Order
Klik tombol Simpan klik OK
D. Cetak Pesanan Barang (SO)
Fitur cetak di Daftar Pesanan barang ini digunakan untuk keperluan cetak ulang atau untuk
keperluan arsip. Ada pilihan cetak Pesanan Barang yaitu Kecil ( A4/Qwarto & A4/Qwarto
Full), caranya:
Klik menu Penjualan klik submenu Daftar Pesanan Barang
Klik kanan data Pesanan Barang yang akan dijadikan Penjualan klik Print klik
Kecil/Besar
Klik tombol Print sesuaikan Jenis Printer, Halaman & Jumlah Cetak klik OK
Bila telah selesai mencetak, klik tombol Close
Catatan Cetak Pesanan Barang Langsung dari Form Pesanan Barang (SO))
Untuk mencetak Pesanan Barang (SO) langsung sewaktu memasukkan Pesanan Barang (SO): pilih
Jenis Printer di Print SO Kecil atau Print SO Besar di form Pesanan Barang (SO)
Caranya lihat Setting Printer di hal 12
Hal 35 dari 57
Hal 36 dari 57
Hal 37 dari 57
D. Lain-lain
a. Hapus Item Barang/Jasa
Klik kanan pada barang yang dimaksud klik Hapus Item Penjualan
atau klik pada item barang yang dimaksud tekan Ctrl + Del klik OK
b. Memilih Pelanggan
Klik tombol Fold Panel
dicari
c.
Apabila harga pengganti lebih kecil daripada harga jual barang maka akan muncul Peringatan
berwarna merah di atas, sebagai indikator supaya apabila perubahan harga satuan itu dilakukan
tidak sengaja/keliru maka ada peringatan.
Daftar Penjualan
Klik menu Penjualan klik submenu Daftar Penjualan
Hal 38 dari 57
Cari data pejualan berdasarkan: periode Tahun, Tanggal (range tanggal), No.
Faktur atau Pelanggan
Untuk mencetak Faktur Penjualan langsung dari Penjualan/Kasir: pilih Jenis Printer di Faktur Kecil
atau Faktur Besar di form Penjualan/Kasir
Caranya lihat Setting Printer di hal 12
Catatan Penjualan
No Faktur diisi otomatis oleh sistem
Secara default TransPOS memilih tanggal sekarang (sesuai tanggal windows)
Apabila Pelanggan tidak dipilih, secara default TransPOS akan memasukkannya
sebagai pelanggan Umum
Apabila Jenis Transaksi tidak dipilih, secara default TransPOS akan
memasukkannya sebagai jenis transaksi Tunai
Apabila Jenis Printer tidak dipilih, secara default TransPOS akan memilih jenis
printer Parallel Epson
Secara default TransPOS memberikan tanda cek/centang pada kotak Print
Untuk menyembunyikan panel atas klik tombol Fold Panel Vertical
Hal 39 dari 57
B. Retur Jual
Klik menu Penjualan klik submenu Daftar Retur Penjualan klik tombol Retur
Pilih Pelanggan pilih No. Faktur pilih Tgl Retur
Pilih barang mana yang akan diretur ketik jumlah barang retur di kolom Jml Retur
Setelah yakin jumlah barang yang diretur klik tombol Lanjut klik tombol Simpan
(layar akan otomatis kosong)
Klik tombol Close untuk menutup
Hal 40 dari 57
Peringatan
Retur Jual tidak dapat diedit & di hapus !!
Apabila jumlah Retur Jual terjadi kesalahan (lebih banyak), maka lakukan Penjualan lagi
sejumlah kelebihannya.
Apabila jumlah Retur Jual terjadi kesalahan (lebih kecil/kurang), maka lakukan Retur Jual lagi
sejumlah kekurangannya.
4.3.4. Piutang
A. Daftar Piutang
menampilkan piutang berdasarkan
Faktur
menampilkan piutang berdasarkan
Pelanggan
mengurutkan daftar piutang
menavigasi data piutang
B. Pelunasan Piutang
Klik menu Penjualan klik submenu Daftar Piutang klik tombol Pelunasan
Hal 41 dari 57
Peringatan
1. Pelunasan Piutang tidak bisa diedit & dihapus
2. Bila terjadi kesalahan Kurang Bayar, silahkan lakukan Pelunasan Piutang kembali
3. Bila terjadi kesalahan Lebih Bayar, perlakukan sebagai Uang Titipan terlebih dahulu
Hal 42 dari 57
TRANSAKSI KAS
Fitur ini digunakan untuk memasukkan transaksi kas yaitu Pendapatan & Biaya lainnya.
Adapaun Saldo Awal Kas juga dimasukkan melalui fitur ini.
4.4.1. Saldo Awal Kas
Saldo Awal Kas adalah proses mengisi/mencatat jumlah saldo pos pendapatan lain & pos
biaya lain dari catatan toko/usaha yang sudah berjalan ke dalam program TransPOS
Nama/Jenis Pos Pendapatan & Pos Biaya Lain dimasukkan/disetting dari menu Master
submenu Pos Kas.
Caranya yaitu:
Pastikan sebelumnya telah mengisi/setting data Master Kas
Klik menu Kas klik Saldo Awal Kas
Isikan jumlah saldo untuk masing-masing Pendapatan & Biaya di kolom Jumlah
Klik tombol Simpan klik OK klik tombol Close
Peringatan
1. Saldo Awal Kas hanya bisa dilakukan 1 kali di awal pemakaian TransPOS
2. Salda Awal Kas tidak bisa diubah/edit setelah Tutup Tahun
Hal 43 dari 57
TRANSAKSI KASIR
Transaksi lain adalah transaksi-transaksi yang berhubungan dengan Kasir namun selain
transaksi penjualan. Berikut transaksi-transaksi tersebut:
4.5.1. Modal Kasir
Modal kasir adalah proses memasukkan sejumlah uang yang menjadi modal kasir berjualan
yang ada di Cash Drawer. Modal kasir ini sebaiknya harus dicatat sebelum kasir bertugas,
caranya:
Klik menu Penjualan atau tekan tombol F9 di keyboard
Klik kanan pada tabel/grid klik Laporan Kasir
Klik tab Modal & Pengeluaran di bagian kiri atas
Ketikkan jumlah uang di kotak jumlah & ketikkan keterangan di kotak keterangan (misal:
"Modal Kasir A") lalu klik tombol Modal klik OK
Untuk mengurangi modal kasir (bila kelebihan), silahkan masukkan di jumlah dengan tanda minus
(-) di depan. Misal: -100000
Pengeluaran Kasir akan tercatat di Laporan Uang dlm Cash Drawer (pada Laporan Kasir) & di
Laporan Rekapitulasi Saldo (pada Laporan Keuangan)
Hal 44 dari 57
Peringatan
Dalam mengedit Pengeluaran Kasir, kata/teks (Kasir) di bagian Keterangan jangan diedit/dihapus
Data transaksi Pengeluaran Kasir yang bisa diedit/dihapus adalah data transaksi Kasir Aktif & pada
hari itu juga
Hal 45 dari 57
Pilih Setting Printer (bila memilih Driver Disesuaikan Printer, maka akan muncul
preview dahulu)
Pilih jenis Laporan Kasir yang ingin dicetak, klik di tombolnya
Hal 46 dari 57
Klik tombol
pilih folder & ketik nama folder tempat file backup (default: di drive D)
klik Ok klik tombol Simpan Backup
klik tombol Tutup Tahun klik Ok
Bila setelah Tutup Tahun ternyata masih ada yang perlu diedit/koreksi:
gunakan File Backup (restore) ubah Tanggal, Bulan & Tahun Windows ke periode
sebelumnya atau tanggal, bulan & tahun dimana transaksi yang salah akan diedit
edit/koreksi transaksi yang ingin dibetulkan (langkah edit lihat di masing-masing jenis
transaksi) ubah Tanggal, Bulan & Tahun Windows ke akhir tahun (31 Desember)
lakukan Tutup Tahun
lalu ubah Tanggal, Bulan & Tahun Windows ke Tanggal, Bulan & Tahun sebenarnya
lanjutkan transaksi
Peringatan
Tutup Tutup Tahun harus dilakukan oleh 1 (satu) orang petugas khusus.
Proses Tutup Tahun tidak boleh ada komputer lain yang menjalankan TransPOS
Backup lah data sebelum Tutup Tahun untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.
Hal 47 dari 57
Persediaan
a. Nilai Persediaan Barang
b. Persediaan per Lokasi
c. Stok di bawah Limit
d. Daftar Stok & Harga Jual
e. Barang tidak laku
f. Mutasi
g. Stok Opname
h. Kartu Stok
2.
Pembelian
a. Pembelian Total
b. Pembelian Detail
c. Pembelian per Supplier
d. Pembelian per Kategori
e. Retur Beli
f. Pemesanan Barang (PO)
3.
Hutang
a. Hutang & Konsinyasi per Supplier
b. Pembayaran Hutang & Konsinyasi
c. Analisa Umur Hutang
4.
Penjualan
a. Penjualan Total
b. Penjualan Detail
c. Penjualan per Pelanggan
d. Penjualan per Supplier
e. Penjualan per Kategori
f. Penjualan per Kasir (Total & Detail)
g. Penjualan per Sales & Komisi Sales
h. Rangking Penjualan
i. Retur Jual
j. Pesanan Barang (SO)
k. Penjualan Jasa
5.
Piutang
a. Piutang per Pelanggan
b. Pelunasan Piutang
c. Analisa Umur Piutang
6.
Keuangan
a. Transaksi Kas (Pendapatan & Biaya)
b. Rekapitulasi Saldo
c. Laba Rugi Total
d. Laba Rugi per Kategori
e. Laba Rugi per Supplier
f. Laba per Pelanggan
g. Laba Rugi per Tahun (bersih)
B. Komisi Sales
Catatan Laporan
untuk melihat
Hal 48 dari 57
(Masukkan barang kembali seperti di atas bila penjualan barang lebih dari 1 macam)
Klik tombol Cetak untuk melihat print preview (jika pakai Printer Barcode lihat catatan di
bawah)
Klik tombol/icon printer di kiri atas (sebelumnya jadikan Default, printer untuk cetak label)
setelah tercetak, klik tombol Close
(Bila ingin mencetak kode barcode barang lain, klik tombol Hapus Layar ulangi mulai
langkah ke-2 dari atas)
B. Cetak Label Harga
Klik menu Tools klik sub menu Cetak Label Barcode & Label Harga
Pilih option Label Harga
Masukkan barang: tekan Enter atau scan barcode dengan Barcode Scanner
(Bila tekan Enter maka Anda harus mencari nama barang di form pencarian barang
masukkan kata kunci pilih barang lalu tekan Enter)
Masukkan jumlah/banyak label yang akan dicetak di kolom Jml Cetak
(Masukkan barang kembali seperti di atas bila penjualan barang lebih dari 1 macam)
Klik tombol Cetak untuk melihat print preview
Klik tombol/icon printer di kiri atas (sebelumnya jadikan Default, printer untuk cetak label)
Setelah tercetak, klik tombol Close
(Bila ingin mencetak kode barcode barang lain, klik tombol Hapus Layar ulangi mulai
langkah ke-2 dari atas)
tekan tombol Cetak namun tekan tombol Kirim Data ke File CetakBarcode.txt sehingga TransPOS
akan membuatkan file data barcode format .txt (CetakBarcode.txt).
File data barcode format .txt (CetakBarcode.txt) ini silahkan diimport di Software Cetak Barcode (misal:
Software Bartender atau software lainnya) untuk dicetak dengan Printer khusus cetak Label Barcode.
Hal 49 dari 57
(disebelah kanan kotak Nama File) untuk memilih file backup yang akan
Klik tombol
(di sebelah kanan kotak Direktori) untuk memilih di folder mana file
backup tersebut akan di tempatkan dan di ekstrak (unzip) sehingga terkoneksi dengan
TransPOS Klik OK
Kemudian Close buka program TransPOS Silahkan Login
Hal 50 dari 57
c. Isikan Login (username & password sama seperti Login di TransPOS) klik tombol Data Baru
g.
h.
i.
j.
Isikan Identitas Usaha/Toko (Nama Toko, Jenis Usaha, Alamat, Kota, & Telp)
Periode Pembukuan: Tahun & Bulan (Otomatis Default: Tahun & Bulan berjalan/saat ini)
Klik tombol Buat Data Baru
Klik Ok klik Ok lagi
Ok
Hal 51 dari 57
k
Klik tombol Perbaiki (tunggu sampai proses selesai 100%)
Klik tombol Close atau lanjutkan Optimalkan Data
Hal 52 dari 57
Klik tombol Close semua jendela/tampilan (tampilan Perbaiki Data & tampilan Pesan)
Pastikan tidak ada komputer yang menjalankan TransPOS ketika proses Perbaiki Data
Pastikan tidak ada komputer yang menjalankan TransPOS ketika proses Optimalkan Data
Untuk menghindari data rusak gunakan UPS atau sejenisnya, karena bila rusaknya berat
fitur ini tidak memberi menjamin 100%
Hal 53 dari 57
Klik tombol Change... ketikkan nama komputer pada Computer name (misal:
'Server' utk komputer server, atau 'Client1' untuk komputer client 1)
Ketikkan nama workgroup pada kotak Workgroup, misal: TransPOS. (baik komputer
server maupun client nama workgroup harus sama)
Klik tombol OK OK OK OK Yes
(Setelah tombol Yes ditekan maka komputer akan direstart secara otomatis)
2. SETTING IP
Selain punya nama, masing-masing komputer harus punya alamat yaitu berupa nomer IP.
Baik komputer server maupun client harus disetting nomer IPnya. Umumnya setting IP
komputer jaringan sebagai berikut:
IP Komputer Server
: 192.168.0.1
IP Komputer Client 1
: 192.168.0.2
Apabila mempunyai komputer client 2 atau lebih maka IP Komputer Client 2 adalah
192.168.0.3 dan seterusnya
Berikut langkah-langkah pemberian nomer IP pada masing-masing komputer
pada taskbar (pojok kanan bawah desktop anda) Properties atau klik
Klik icon
Start Control Panel Network Connections
Klik kanan icon Local Area Connection
pilih Properties
Hal 54 dari 57
Pilih option Use the following IP address ketikkan IP address dan Subnet mask
OK (IP address sesuai ketentuan di atas, sedang isi Subnet mask adalah
255.255.255.0)
Klik/beri tanda cek 2 (dua) option seperti gambar di bawah ini, lalu klik OK
3. SHARING FOLDER
Sharing folder digunakan untuk mengijinkan komputer client untuk mengakses file
database yg ada di folder komputer Server. Berikut ini adalah cara Sharing Folder di
komputer Server:
Klik kanan pada folder db atau folder database TransPOS berada/aktif (default: di
direktori C:\Program Files\Software TransCODE\TransPOS 2011 Prima\)
Klik Sharing atau Sharing and Security... klik tab Sharing di bagian atas
the network tidak muncul, klik link If you
(Jika opsi/pilihan Share this folder to
understand the security risks but want to share files without running the
wizard,click here Just enable file sharing Ok Yes)
Klik Share this folder to the network klik juga Allow network users to change
my files
Klik tombol OK
4. SETTING SECURITY
Setting Security ini dilakukan di :
a. Firewall Windows
: cara lihat di bawah
b. Anti Virus
: cara bisa dilihat di help / manual booknya
c. Program Security lain
: cara bisa dilihat di help / manual booknya
Setting Security di Windows Firewall:
Klik tombol Start Windows klik Control Panel
Klik Windows Firewall klik On (recommended) di tab General
Klik tab Exceptions (di bagian atas) klik kotak cek File and Printer Sharing Ok
Catatan Jaringan
Untuk mendukung jaringan (LAN) komputer harus ada port RJ45/UTP (biasanya ada/onboard),
apabila tidak ada bisa digunakan LAN Card.
Selain itu dibutuhkan juga Kabel Jaringan bertipe RJ45/UTP dan konektor kabel di kedua sisi kabel.
Apabila jaringan memakai lebih dari 2 komputer gunakan Switch/Hub.
Bila ingin kualitas transfer data jaringan bagus, gunakan hardware jaringan yang berkualitas juga &
panjang kabel perlu diperhatikan.
Perangkat keras di atas (yang tidak onboard) dapat anda dapatkan di toko komputer.
Hal 55 dari 57
PC Komputer
Printer Mini
& Printer A4
Barcode Scanner
Cash Drawer
Specs. PCKomputer:
Windows
Ada port UTP/LAN
(RJ45)
Ada port Printer Parallel
(LPT) atau Serial
(RS232)
Ada port PS/2
Ada port USB
Hal 56 dari 57
3. Email
: support@tokosoftwarekita.com
Apabila mengalami masalah dalam penggunaan software, silahkan beri penjelasan detail dan urut
kepada kami & akan lebih baik disertai dengan screenshot/capture image bagian yg bermasalah,
agar kami bisa menganalisa dengan benar & bisa memberikan solusinya.
Untuk menggunakan fasilitas Dukungan Teknis kami, silahkan sebutkan Serial Number terlebih
dahulu (sebagai identitas ID Anda atas pembelian software kami)
www.softwarekita.com
Hal 57 dari 57