ERP MATERIAL MANAGEMENT

(PERBEKALAN)

B.1.4.4.XX.X

TAHUN 2015

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 1

 DAFTAR ISI

1. PERBEKALAN..............................................................................................................3
1.1. Konsep Inventory Management.............................................................................3
1.1.1. Manfaat Inventory Management SAP..............................................................3
1.1.2. Proses Pergerakan Barang di SAP :...............................................................3
1.1.3. Material Type / Tipe Material...........................................................................4
1.1.4. Valuation..........................................................................................................4
1.1.5. Laporan Persediaan / Stock Overview............................................................5
1.1.6. Quality Management dalam Proses Pengadaan.............................................6
1.1.7. Manfaat QM pada SAP:...................................................................................6
1.1.8. Inspeksi kualitas produksi................................................................................6
1.1.9. Pengelolaan Source Inspection.......................................................................7
1.2. Pengelolaan Penerimaan Barang (Mengacu pada Surat Perintah Kerja/Purchase
Order)...............................................................................................................................8
1.2.1. Beberapa tipe pengelolaan penerimaan barang (GR) yang dapat terjadi di
PLN : 8
1.2.2. Input dari Goods Receipt :...............................................................................8
1.2.3. Hasil GR Material Stok :...................................................................................9
1.2.4. Hasil GR Material Non Stok/Langsung Pakai................................................10
1.2.5. Pembatalan Goods Receipt...........................................................................10
1.2.6. Receiving Inspection......................................................................................10
1.2.7. Proses receiving Inspection meliputi 3 kegiatan:..........................................11
1.3. Pengelolaan Pengembalian Barang ke Vendor...................................................12
1.4. Pengelolaan Pengembalian Barang ke Gudang..................................................12
1.5. Pengelolaan Pengeluaran Barang.......................................................................12
1.5.1. Beberapa tipe pengeluaran barang (Goods Issue) :.....................................12
1.5.2. Hasil dari Goods Issue...................................................................................13
1.5.3. Pembatalan Goods Issue..............................................................................13
1.6. Pengelolaan Pemindahan Barang........................................................................14
Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 2
 1.6.1. Terdapat dua jenis pemindahan barang (Goods Transfer):..........................14
1.6.2. Pembatalan Goods Transfer..........................................................................14
1.7. Pengelolaan Perhitungan Fisik.............................................................................15
1.7.1. Konsep Perhitungan Fisik..............................................................................15
1.7.2. Proses Perhitungan Fisik :.............................................................................15
1.8. Transaksi Inventori di Level 3...............................................................................16
1.8.1. Kondisi Sekarang (As-is)...............................................................................16
1.8.2. Solusi yang Disetujui :....................................................................................16
1.9. Pengalaman Implementasi ERP..........................................................................18

1. MATERIAL MANAGEMENT OVERVIEW

1.1. SAP Navigasi

1.1.1 Pengenalan ERP dan SAP
A. Definisi ERP
Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sistem manajemen
bisnis yang mengintegrasikan proses dan data bisnis dari berbagai aspek.

Implikasi dari adanya integrasi:

 Mengurangi duplikasi pekerjaan dengan hanya memiliki master data
tunggal (Vendor master, Material master, Employee master, dll)
 Real time processing, data yang telah ter-update dapat dilihat oleh
seluruh fungsi bisnis
 Menjaga konsistensi dan transparasi data di seluruh perusahaan

B. Definisi SAP
Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 3
 SAP adalah sebuah package software ERP yang dikembangkan untuk
mendukung sebuah organisasi dalam menjalankan kegiatan
operasionalnya secara lebih efisien dan effektif

 SAP terdiri dari sejumlah modul yang terintegrasi satu sama lain
 Update data di sebuah modul akan mempengaruhi data terkait di modul
yang lain.
 Dalam proses implementasi, parameter-parameter di dalam sistem SAP
perlu dikonfigurasi untuk mengakomodasi proses bisnis perusahaan

C. Konsep Integrasi di SAP

 Suatu karakteristik utama yang menandakan suksesnya integrasi
informasi dalam suatu perusahaan adalah bahwa segala informasi
hanya perlu di input satu kali saja pada sistem.
 Sistem SAP memungkinkan hal ini terjadi dengan
mentransfer/mengcopy informasi yang sudah di-input pada satu
dokumen ke dokumen lainnya sehingga mengurangi pekerjaan input
data dan sekaligus mengupdate semua dokumen yang berkaitan
dengan rangkaian proses tertentu.

Contoh integrasi dengan SAP :

Semua informasi tersimpan didalam SAP sehingga dapat diakses oleh

bagian organisasi yang membutuhkan pada saat yang dibutuhkan

D. Modul – Modul Aplikasi di SAP

SAP terdiri dari modul-modul aplikasi sebagai berikut :
 HR-Human Resources Management: mengintegrasikan proses-proses
HR mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi pegawai, management
waktu, pembiayaan untuk perjalanan dinas, sampai ke proses
pembayaran gaji pegawai

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 4

  FI-Financial Accounting: Mencakup standard accounting cash
management (treasury), general ledger , Account Payable, Account
Receivable dan konsolidasi financial reporting.
 CO-Controlling: Mencakup cost accounting, mulai dari cost center
accounting, cost element accounting, dan analisa profitabilitas
 AM-Asset Management: Membantu pengelolaan atas keseluruhan
fixed assets, meliputi proses asset accounting tradisional, technical
assets management, dan investment controlling
 PS-Project System: Mengintegrasikan seluruh proses perencanaan
proyek, pengerjaan dan kontrol
 MM-Materials Management: membantu menjalankan proses
pembelian (procurement) dan pengelolaan inventory
 QM-Quality Management: membantu memeriksa kualitas proses di
seluruh rantai logistik
 SD-Sales & Distribution: membantu meningkatkan efisiensi kegiatan
operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order
(proses sales, shipping dan billing)
 PP-Production Planning: membantu proses perencanaan dan kontrol
daripada kegiatan produksi (manufacturing) suatu perusahaan.
PM-Plant Maintenance: suatu solusi untuk proses administrasi dan
perbaikan teknis

E. Enterprise Structure di SAP

1.1.2 Navigasi Sistem SAP R/3

A. Logon ke dan Log Off dari sistem SAP
1) Logon SAP melalui Portal
 Untuk logon ke SAP, dapat dilakukan dengan mengakses ERP
Portal melalui Internet Explorer

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 5

  Masukkan data user domain dan password:

 Layar berikutnya menunjukkan aplikasi yang hendak diakses

 Semua aplikasi ERP dapat diakses dengan memilih tab ’Aplikasi

ERP’ di ERP Portal

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 6

 2) Logon SAP melalui Desktop Komputer
Untuk logon ke SAP, double click Icon SAP Logon di desktop
komputer Anda :

3) Logon SAP melalui Start Menu

Cara lain untuk logon SAP dengan menjalankan aplikasi SAPLogon
dari Start Menu

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 7

 4) Logon ke SAP
Setelah SAP Logon pop-up window muncul, Pilih server SAP yang
dituju:
 ERP Keuangan/Akuntansi (FM) untuk fungsi Keuangan
 ERP Logistik/Material (MM) untuk fungsi Logistik/Material
 ERP SDM (HRM) untuk fungsi Sumber Daya Manusia
 ERP SEM-BW untuk fungsi SEM Business Warehouse
 ERP Training untuk keperluan Training dan Playground

Catatan : Untuk keperluan pelatihan saat ini, pilih server SAP ERP
Training

5) Client number, User ID & Password

Masukkan informasi yang diperlukan, kemudian click atau tekan
tombol enter di papan tombol (keyboard).

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 8

 6) Log off dari SAP
 Untuk Log off dari SAP:

 Sistem akan mengingatkan bahwa bila Anda Log off tanpa

menyimpan data Anda terlebih dahulu, data akan hilang.

 Anda dapat mengganti password ketika Anda log on ke SAP

(maksimum sekali sehari). Sebelum mengganti password,
pastikan Anda sudah memasukkan informasi-informasi ini di
kotak yang sesuai sewaktu Logon.
 Klik tombol “New password” di application toolbar. Kotak
dialog password baru akan muncul.
 Masukkan password baru Anda di kotak “New password”.
Tekan tombol TAB di keyboard untuk memindahkan kursor ke
kotak “Repeat password”.
 Di kotak “Repeat password” masukkan password baru
sekali lagi, sama seperti yang sudah Anda masukkan di kotak
Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 9
 “New password”.

7) Mengubah Password
Password Anda akan menjaga dari kemungkinan penyalahgunaan
User ID Anda untuk mengubah data-data yang Anda masukkan ke
SAP. Anda harus mengingat dan menjaga password Anda dengan
baik.

Pada saat membuat password, Anda harus mengingat bahwa:

 Anda harus menggunakan paling sedikit 3 tetapi tidak lebih dari 8
karakter.
 Anda dapat menggunakan sembarang kombinasi karakter angka
dan huruf.
 Anda tidak boleh memulai password Anda dengan
o tanda tanya (?)
o tanda seru (!)
o spasi kosong
o tiga karakter yang identik (misalnya, cccep)
o sembarang urutan dari tiga karakter yang ada dalam User ID
Anda (misalnya pro, jika User ID Anda adalah Production)
 Yang tidak boleh digunakan:
o pengulangan dari lima password terakhir Anda.
 Di SAP, password tidak merupakan case sensitive, yang
membedakan antara huruf besar dan huruf kecil. Misalnya,
password production sama dengan Production atau
PRODUCTION.

B. Navigasi Di SAP
1) Komponen Dasar Layar SAP
 Screen Header
o Menu bar.
o Standard toolbar.
o Title bar.

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 10

 o Application toolbar.
 Screen Body
Screen body adalah daerah antara screen header dan status bar.

 Screen Banner
o Menu bar
o Standard toolbar

 Application Toolbar
Application toolbar berisikan tombol-tombol untuk melakukan
kegiatan-kegiatan spesifik dalam satu transaksi.
 Title Bar
Title bar berisikan judul layar tempat Anda sedang bekerja.
 Menu Bar
o Menu membantu Anda untuk menemukan transaksi spesifik
ketika Anda tidak tahu kode transaksinya.
o Menu menggunakan metode dropdown, yaitu ketika Anda
memilih satu item menu, pilihan-pilihan lain yang
berhubungan akan muncul.
o Kadang-kadang tidak semua menu ada dalam satu garis di
menu bar. Untuk kasus ini, menu akan dipindahkan ke
samping. Prinsip dropdown tetap berlaku.

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 11

 2) Menu Bar dan Menu Drop-Down
Menu drop-down akan muncul jika Anda memilih salah satu menu
dari Menu Bar

3) Standard Toolbar
Standard toolbar berisikan tombol-tombol untuk melakukan kegiatan-
kegiatan umum, misalnya Save dan Enter.

Gambar Standard Toolbar (1)

Gambar Standard Toolbar (2)

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 12

 4) Status Bar – Informasi Sistem

 Click icon System Information icon untuk melihat client, transaksi

dan program yang sedang berjalan

5) Status Bar - Pesan Sistem

 Pesan sistem memberikan informasi mengenai status sistem,
peringatan (warning) or atau kesalahan (error)
 Jenis2 pesan sistem:

Error
Warning

Information

Contoh gambar :

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 13

 6) SAP Easy Access
Layar SAP Easy Access akan muncul sebagai tampilan default
ketika Anda logon ke system

7) Menu Standar SAP

Click pada salah satu item untuk melihat daftar modul dan transaksi
SAP yang tersedia

8) Tab
 Jika strip tabnya panjang, tidak semua tab muncul di layar.
Panah kiri dan kanan di atas strip tab memungkinkan Anda untuk
pindah ke tab yang lain (yang tidak kelihatan).

 Jika Anda click , sistem menampilkan semua tab yang

ada di strip tab dalam satu daftar. Jika Anda memilih satu tab dari
daftar ini, tab yang dipilih akan pindah ke depan
Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 14
 Perhatikan gambar berikut :

9) Input Field
Tanda centang pada input field melambangkan field tersebut
merupakan mandatory field. Contoh pada gambar dibawah ini :

10)Radio Button dan Checkbox

 Untuk memasukkan informasi ke sistem SAP, Anda kadang-

kadang harus memilih beberapa pilihan. Dalam beberapa kasus
Anda dapat memilih satu pilihan. Dalam kasus yang lain, Anda
dapat memilih lebih dari satu pilihan.
 Ketika Anda memilih satu pilihan, pilihan tersebut diidentifikasikan
oleh radio button.
 Ketika Anda memilih lebih dari satu pilihan, pilihan tersebut
diidentifikasi oleh checkboxes.
 Untuk memilih pilihan, click tombol radio atau checkbox di
samping pilihan tersebut. Tombol radio atau checkbox yang
dipilih akan terisi.

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 15

  Untuk menghilangkan pilihan checkbox yang berisikan tanda
centang (checkmark), click tanda tersebut sekali lagi sampai
kotaknya menjadi kosong.

Perhatikan gambar berikut :

11)Matchcodes
Matchcodes adalah daftar isian yang dapat dipilih untuk mengisi
mandatory fields. Tekan F4 atau click icon untuk mengakses
matchcodes.
Perhatikan gambar berikut :

12)Navigasi Sistem
Ada 3 cara navigasi pada sistem SAP R/3 :
a) Navigasi Sistem - Kode Transaksi, yaitu Perintah dan kode
transaksi diketikkan pada command field.
Anda dapat menggunakan Kode Transaksi secara langsung dari
Layar SAP Easy Access. Tetapi jika Anda sudah berada dalam
satu transaksi dan ingin melakukan transaksi yang lain, Anda

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 16

 harus menggunakan /n sebelum kode transaksi.

Sebagai contoh, anggap Anda berada di layar yang menampilkan

HR master data (kode transaksi pa20). Sekarang, Anda ingin
menampilkan Personnel File (kode transaksi pa10) secara
langsung dari layar yang ada. Anda dapat menggunakan /n
sebelum kode transaksi: /npa10, untuk menutup transaksi yang
ada, dan membuka transaksi baru.

Perhatikan gambar dibawah ini :

b) Navigasi Sistem - Menu Standar,

Mengggunakan menu standar SAP untuk menjalankan sebuah
transaksi. Contoh sebagai berikut :

c) Navigasi Sistem – Favorites

Untuk akses cepat, click dan drag transaksi yang sering
digunakan ke folder Favourites

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 17

 13)Multiple Sessions
SAP memungkinkan user untuk menjalankan lebih dari satu
transaksi dengan menggunakan multiple sessions.
Lihat gambar berikut :

a) Ada 3 cara untuk membuka session baru :

o Memilih dari Menu
o Menggunakan /O diikuti dengan kode transaksi di kotak
perintah (misal: /omm03).
o Click icon “new session”
b) Navigasi antar Session
Untuk navigasi / berpindah antar session, gunakan <ALT> <Tab>
atau dari Windows Menu Bar
c) Menutup Session, ada 3 cara menutup session :
o Memilih dari Menu
o Menggunakan perintah /i

o Click

14)SAP Status Overview

SAP Status Overview akan memberikan informasi mengenai data,
sistem dan database yang sedang digunakan.
Perhatikan gambar berikut :

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 18

 C. Personalisasi Setting Sistem
Personalisasi setting sistem dan pemeliharaan user profiles dengan
mengakses fungsi User Profile

Pemeliharaan User Profile :

- Tab Address  Pemeliharaan personal information pada tab
Address.

- Tab Default  Setting default Language pada layar logon, format

angka desimal dan tanggal pada tab Default

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 19

 Favourites
1) Mengumpulkan Transaksi di Favorites
a) Transaksi-transaksi yang sering digunakan dapat
dikumpulkan di folder Favorites.
Pilih transaksi, kemudian Drag and Drop ke folder Favorites
b) Cara lain, pilih Insert Transaction pada menu Favorites dan
masukkan kode transaksi:
2) Membuat Folder baru di Favorites
Anda dapat mengelompokkan transaksi yang serupa dengan
membuat folder baru pada Favorites, dengan cara :
- Pilih Favorites pada Menu Bar and dan click Insert Folder
- Masukkan Nama Folder
3) Pengelompokan Transaksi
Pilih transaksi dari standard menu SAP dan lakukan metode
‘Drag and Drop’ untuk menambahkan transaksi ke dalam folder
yang diinginkan.
4) Menghapus Isi Favorites
- Untuk menghapus transaksi/folder dari Favorites, click kanan
pada transaksi/folder yang akan dihapus dan pilih Delete
- Cara lain, pilih transaksi yang akan dihapus dan gunakan
tombol Delete pada keyboard
5) Pengaturan Folder Favorites
Pengaturan Folder Favorites dapat dilakukan melalui icon-icon
berikut:
- Add to Favorites  untuk menambahkan transaksi ke
Favorites
- Change Favorites – Text  untuk mengubah nama
transaksi/folder di Favorites
- Delete Favorites  untuk menghapus transaksi/folder dari
Favorite
- Move Favorites up/down  untuk mengatur urutan transaksi
di Favorites
Perhatikan gambar berikut :

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 20

 Kode Transaksi pada Menu
 Menu SAP dapat diatur untuk menampilkan kode transaksi
disebelah nama transaksi. Pilih menu Extras dan click Setting
pada drop down list.
 Check Display Technical Names checkbox dan click

D. Mengakses On-Line Help

Beberapa on-line help yang dapat diakses oleh user:
1) enterprise On-line Quick Reference (OLQR)
 Definisi OLQR
enterprise On-line Quick Reference (OLQR) adalah sebuah
buku panduan elektronik yang menyediakan informasi
bagaimana mengunakan sistem SAP untuk menjalankan proses
bisnis di PLN.

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 21

  Waktu Penggunaan OLQR
- User harus mengacu kepada OLQR apabila tidak yakin akan
langkah yang diperlukan untuk melakukan suatu proses bisnis
di SAP
- OLQR adalah referensi utama yang harus digunakan
 Cara Akses OLQR
enterprise OLQR dapat diakses dari seluruh PC yang terhubung
dengan PLN intranet. Alat bantu kerja on-line ini dirancang
khusus untuk memenuhi kebutuhan PLN. Gunakan internet
browser untuk mengakses link berikut: http://10.1.8.27:8888/nav.
Langkah – langkah :
- Click ERP di PLN Corporate Portal (http://intranet)
- Click Online Quick Reference atau akses langsung ke
http://10.1.8.27:8888

Berikut tampilan Menu utama pada ent erprise On-line Quick

Reference

 Informasi yang tersedia di OLQR

- Definisi Proses Bisnis  Definisi Proses Bisnis, Alur Proses
dan Petunjuk Transaksi SAP untuk sebuah proses dapat
ditampilkan di OLQR dengan memilih dokumen yang sesuai.

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 22

 - Petunjuk Transaksi SAP
- Diagram Alur Proses
- Kode-Kode Penting di SAP
- Informasi penting lainnya

2) Tombol Fungsi F1 di SAP

Gunakan tombol fungsi F1 untuk mengakses help pada field, menu
atau pesan system

3) Tombol Fungsi F4 di SAP

Gunakan tombol fungsi F4 untuk melihat daftar isian yang valid
untuk sebuah field

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 23

1.2. Material Management Overview
1.2.1. Konsep Material Management
Pemetaan Terminologi Proses Bisnis & Dokumen–PLN dengan SAP. Untuk
dapat memahami secara umum proses bisnis yang berjalan di SAP serta
proses yang sudah berjalan selama ini di PLN, perlu dibuatkan suatu
padanan dari terminologi yang ada di kedua sisi.

1.2.2. Stuktur Organisasi di Material Management

 Sistem SAP kita diatur untuk merefleksikan struktur organisasi dan
proses bisnis di suatu perusahaan.
 Elemen organisasi di suatu perusahaan diwakili oleh suatu obyek di
dalam struktur organisasi di SAP. Mis. Company Code (PT PLN Persero
Papua dan Papua Barat) & Plant (Area Merauke) & Storage Location
(Gudang Tanah Merah)
 Berikut istilah di SAP yang digunakan untuk merepresentasikan Struktur
Organisaasi di Material Management :
a) Client
• Client adalah tingkatan tertinggi pada hirarki organisasi SAP
dan mewakili contoh perangkat lunak SAP. Client di SAP mewakili
lingkungan dengan kumpulan aturan umum.
• Client dapat berupa lingkungan latihan, pengembangan, atau
produksi. Nomor Client adalah spesifik berhubungan dengan
lingkungan kerja tujuan saat pengguna (user) me-login ke dalam
sistem SAP. Spesifikasi pada tingkat client berlaku untuk semua
Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 24
 elemen organisasi dalam sistem SAP.
b) Company Code
• Company code adalah entitas perusahaan resmi yang
mengolah rekening Rugi dan Laba (Profit and Loss) sendiri.
• Contoh di PLN : Company Code 7500 – Wilayah Maluku dan
Maluku Utara; Company Code 7600 – Wilayah Papua dan Papua
Barat; Company Code 7700 – Wilayah Nusa Tenggara Barat;
Company Code 7800 – Wilayah Nusa Tenggara Timur
c) Plant
• Plant adalah unit dalam suatu perusahaan yang biasanya
memproduksi dan mendistribusikan produk-produk.
• Contoh di PLN : plant 7601 – PLN KW Papua & Papua Barat
dan plant 7611 – PLN Area Merauke
d) Storage Location
• Storage location adalah suatu area dalam suatu plant yang
menyimpan stok.
• Dalam realisasinya storage location bisa berupa gudang,
ruangan atau storage yard / lapangan tempat menyimpan barang.
• Nilai inventori terjadi / dikelola pada tingkat plant sementara
jumlah (quantity) dikelola pada tingkat storage location – setiap
plant merencanakan dan mengolah inventori masing-masing.
e) Purchasing Organization
• Purchasing Organization adalah unit organisasi yang
bertanggung jawab terhadap negosiasi kondisi pembelian untuk
sejumlah plant dan/atau lokasi.
• Purchasing Organization menentukan kondisi harga dan
otorisasi pembelian yang berhubungan dengan plant.
• Purchasing Organization dapat bersifat desentralisasi, satu
untuk setiap plant atau location.
• Purchasing Organization juga dapat bersifat sentralisasi, di
mana satu Purchasing Organization melayani semua plant
f) Purchasing Group
• Purchasing Group dapat berupa individu, suatu kelompok,
atau suatu tim.
• Purchasing Group dan Purchasing Organization adalah obyek
berbeda.
• Purchasing Group bertanggung jawab terhadap pengadaan
(procurement) satu atau sekelompok material / jasa.
Purchasing Group juga merupakan kontak utama perusahaan
bertransaksi dengan vendor
 Contoh Struktur Organisasi PLN SAP MM Client & Company Code

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 25

  Company code PLN Wilayah Maluku dan Maluku Utara memiliki 11
plant, satu purchasing organization, dan 77 storage location.

1.2.3. Master Data di Material Management

 Master data menyimpan dan mengorganisasi data di dalam sistem
untuk meningkatkan efisiensi dan menghindari pemasukan data untuk
pemakaian berulang. Master data merupakan sumber informasi yang
dapat digunakan oleh semua modul terintegrasi di SAP di dalam
melakukan aktivitas masing-masing bagian.
 Mengorganisasi data sedemikian rupa sehingga sistem selalu dapat
mengakses data perusahaan yang terbaru dan paling akurat.
 Menyimpan informasi secara terpusat, menghindari data yang
berlebihan dan dapat digunakan oleh berbagai fungsi bisnis.
 MM Master Data umumnya terdiri atas:
a) Material Master

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 26

 - Material Master mengandung informasi tentang material yang
dapat digunakan dalam aktivitas pembelian, produksi, atau
penjualan.
- Catatan:
- 1. Basic Data akan dikelola oleh kataloger material yang
terpusat untuk seluruh PLN, dengan tujuan menghindari
duplikasi
- 2. Plant dan Storage Location data akan dikelola oleh
kataloger material di masing-masing unit
- Material Master terorganisasi dalam beberapa views dan
bertindak sebagai pusat data utama untuk semua informasi
Materials Management.

b) Service Master
- Service Master adalah sumber katalog jasa yang digunakan oleh
seluruh bagian perusahaan.
- Service Master Record berisi informasi mengenai deskripsi
(kerja) jasa.
- Hanya jasa yang digunakan secara reguler dan berulang kali
yang perlu disimpan di dalam Service Master.
- Service Master Record ini akan dipelihara secara terpusat dan
berbagai pertimbangan akan dilakukan untuk memperbaharui
Service Master.
- Catatan: Seluruh katalog jasa akan dikelola oleh kataloger
jasa yang terpusat untuk seluruh PLN, dengan tujuan
menghindari duplikasi

c) Vendor Master
- Vendor Master berisi informasi mengenai vendor yang
menyediakan material dan jasa, yaitu :
 Basic Data (Data Umum)  Data vendor yang berlaku untuk
seluruh company code dan purchasing organization, seperti :
• Alamat
• No. Telepon
• No. Fax
• Klasifikasi vendor
 Purchasing Data (Data Pembelian)  Data vendor yang
digunakan pada level purchasing organization, seperti orang
yang dihubungi (contact person) dan syarat-syarat
pengiriman. Contoh lainnya :
• Syarat-syarat pembayaran
• Syarat-syarat pengiriman
• Orang yang dihubungi
• Indikator default, dsb

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 27

  Accounting Data (Data Akuntansi)  Data vendor yang
digunakan pada level company code seperti transaksi
pembayaran dan jumlah total dari control account. Contoh
lainnya :
• Kode Tax
• Data bank
• Autorisasi
• Metode dan syarat pembayaran, dsb
- Catatan: Katalog vendor akan dikelola oleh kataloger vendor
yang berada di masing-masing unit (mis.: bag.keuangan)

d) Quality Master
Master Data untuk Perencanaan Kualitas (Quality Planning):
- Karakteristik Inspeksi
Definisi : Sebuah properti fisik dari material yang dapat
dievaluasi selama pemeriksaan kualitas.
Contoh karakteristik inspeksi untuk material box: dimensi,
kelengkapan, visual
- Prosedur Sampling
Definisi : Prosedur untuk menentukan ukuran sample material
yang akan diperiksa
Contoh:
o Sampling 100%: seluruh material diinspeksi
o Fixed 1: hanya 1 unit material yang diinspeksi
- Rencana Inspeksi
Definisi: Sebuah rencana inspeksi menjelaskan proses
inspeksi dari sebuah material di sebuah plant. Rencana
inspeksi mengandung semua karakteristik yang perlu diuji
serta prosedur sampling yang akan digunakan.

1.2.4. Fungsi Dasar Modul-Modul Material Management

Modul-modul transaksi Material Management yang diimplementasikan di
PLN terdiri atas :
 Material Planning
Material Planning berisi proses-proses yang terkait dengan
perencanaan material:
- Mengelola Material Master  katalog
- Mengelola Pemesanan Material (Reservation)
pemesanan/pengambilan dari gudang
- Mengelola Material Requirement Planning dan Forecasting
kebutuhan untuk pengadaan (replenishment)

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 28

  Procurement Management

Procurement Management berisi proses-proses yang terkait dengan

pengadaan material/jasa :

o Mengelola Service Master

o Mengelola Vendor Master
o Mengelola Master Data Kualitas (Quality Master Data)  khusus
untuk material
o Mengelola Permintaan Pembelian (Purchase Requisition)
o Mengelola Permintaan Penawaran (Request for Quotation)
o Mengelola Penawaran (Quotation)
o Mengelola Outline Agreement / Contract
o Mengelola Surat Pemesanan (Purchase Order)
o Mengelola Evaluasi Vendor

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 29

 Gambaran Proses Bisnis Terintegrasi Manajemen Material SAP dan E-
Procurement  Selain data yang terintegrasi di dalam SAP, SAP juga
memiliki integrasi dengan sistem eProc dalam hal MM.

 Inventory Management
 Inventory Management berhubungan dengan pengelolaan stok
material dari segi kuantitas dan nilai, berikut perencanaan,
pemasukan dan pergerakan barang. Inventory Management
merupakan bagian dari proses Supply Chain yang terintegrasi.
 Inventory Management (IM) meliputi penerimaan barang (Goods
Receipt), penyimpanan, pemakaian berikut kontrol atas persediaan
material.
 Inventory Management terdiri atas proses-proses :
- Mengelola Penerimaan Barang (Goods Receipt)
- Mengelola Penerimaan Jasa (Service Entry & Acceptance)
- Mengelola Pengembalian Barang ke Vendor (Goods Return
to Vendor)
- Mengelola Pengembalian Barang ke Gudang (Goods Return
to Warehouse)
- Mengelola Pengeluaran Barang (Goods Issue)
- Mengelola Pemindahan Barang (Goods Transfer)
- Mengelola Perhitungan Fisik (Stok Opname)
- Mengelola Penutupan Periode MM
 Gambaran Proses Bisnis Terintegrasi Manajemen Inventori di
SAP
Jika digambarkan secara khusus, proses bisnis yang terjadi di
area manajemen inventory/persediaan di dalam SAP umumnya
terbagi ke dalam empat area besar: Penerimaan Barang (Goods
Receipt), Pengeluaran Barang (Goods Issue), Pemindahan
Barang (Goods Transfer) dan Physical Count (Stock Opname),
serta relasinya dengan modul Quality Management untuk
Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 30
 pemeriksaan.

 Quality Management (berkaitan dengan sub modul Procurement dan

Inventory Management)

 Quality Management (QM) merupakan komponen utama yang

terintegrasi di dalam proses pengadaan barang (Procurement). QM
mendukung proses pengadaan barang dengan berbagai fungsi
seperti :
- Pembobotan/skor dari vendor
- Inspeksi/pemeriksaan di tempat vendor sebelum pengiriman
(source inspection)
- Inspeksi/pemeriksaan atas barang yang diterima di gudang
(receiving inspection)
 Quality Management untuk pengadaan barang (Procurement)
diaktifkan/diset untuk setiap material di level plant.

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 31

  Data-data pengadaan barang (Procurement) lainnya disimpan di
dalam material master record bagian Quality Management view pada
level plant.

2. PERBEKALAN

2.1. Konsep Inventory Management

Inventory Management (IM) meliputi penerimaan barang (Goods Receipt),

penyimpanan, pemakaian berikut kontrol atas material dan persediaan.

2.1.1. Manfaat Inventory Management SAP :

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 32

 1. Proses pengendalian yang lebih baik
• Status / tingkat stok dapat dimonitor secara real time
• Biaya pengendalian yang lebih kecil dan pengaruh finansial
terhadap kemampuan pemblokiran pembayaran.
• Informasi akurat dan terintegrasi.
2. Menyederhanakan proses integrasi dengan bagian keuangan
• Setiap pergerakan material akan secara otomatis mempengaruhi
sisi akuntansi. Dengan demikian, integrasi antara bagian
keuangan dengan inventori menjadi lebih baik
3. Meningkatkan efisiensi pengelolaan inventori
• Lembar kertas yang digunakan lebih sedikit, meningkatkan waktu
turnaround.
• SAP memungkinkan dilakukannya pemblokiran penerimaan
material yang tidak lolos tes kualitas. Hal ini membuat proses
Manajemen Inventori menjadi lebih efisien.

2.1.2. Proses Pergerakan Barang di SAP :

1. Pergerakan barang di SAP MM dibedakan melalui kode Movement

Type (tipe pergerakan barang)
2. Movement Type terdiri dari 3 angka dan berpengaruh pada perubahan
tingkat dan status stok
3. Movement Type membuat sistem mampu menentukan aturan posting
(misal : Account untuk Stok dan Konsumsi) ke dalam kode perkiraan
yang telah ditentukan
4. Pergerakan barang juga akan meng-update data stok di material master
sesuai dengan tipe pergerakannya (movement type).
5. Untuk sebuah movement type ‘X’, movement type ‘X+1’ adalah
movement type kebalikan (reversal) dari movement type ‘X’. Contohnya,
movement type 104 adalah mengeluarkan pergerakan barang
berdasarkan PO dari stok yang diblok, yang merupakan pergerakan
kebalikan dari movement type 103.

2.1.3. Material Type / Tipe Material

Material type yang diimplementasikan di PLN, dibagi menjadi tiga kategori
utama:
1. Stok bernilai (Valuated Stock): jumlah dan nilai dicatat dalam inventori,
contoh : ZST1 (Material Stok) dan ZST2 (Material Stok untuk
Pembangkit)
2. Stok tidak bernilai (Non Valuated Stock): hanya jumlah stok saja yang
dicatat dalam inventory, contoh : ZCAD (Material Cadang), dan ZCA2
(Material Cadang untuk Pembangkit).
3. Non Stok: baik jumlah dan nilai tidak disimpan ke dalam inventori,
contoh : ZNS1

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 33

 Inventory Management memungkinkan kita untuk mengetahui:
1. Keberadaan material (lokasi)
2. Tingkat stok saat ini (jumlah)
3. Implikasi tingkat stok dari akuntansi (nilai)

2.1.4. Valuation
Untuk stok bernilai (tipe material ZST1 dan ZST2), fungsi material valuation
akan menentukan dan menyimpan nilai suatu material di dalam Material
Master.
Informasi yang terkait dengan valuation suatu material mencakup:
• Price control (e.g. standard atau moving average)
• Jumlah stok,
• Nilai total,
• Harga satuan,
• Tipe valuasi (valuation type) dsb.

Beberapa penjelasan mengenai Valuation:

• Valuation menghubungkan Material Management (MM) ke modul
Financial Management (FM) dengan memperbaharui General
Ledger setiap terjadi pergerakan barang.
• Valuation suatu material dikelompokkan berdasarkan valuation area.
• Valuation area adalah unit organisasi di dalam Material Management
(MM) yang digunakan untuk pengelompokan penilaian material
menurut aturan tertentu.
• Valuation area di SAP menentukan level dimana material dinilai,
apakah pada level Company Code atau level Plant.
• Jika stok dinilai pada level Company Code, semua stok dari material
yang sama akan memiliki harga yang sama di seluruh bagian
perusahaan. Demikian juga, jika stok dinilai pada level Plant, maka
semua stok dari material yang sama akan memiliki harga yang sama
di suatu unit PLN (misalnya harga material A akan sama di dalam
unit UPT Padang).

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 34

 • Selain valuation area, dikenal juga istilah valuation category dimana
satu material bisa mempunyai nilai yang berbeda berdasarkan
kategori kondisi material tersebut. Dengan demikian, satu material
bisa mempunyai harga yang berbeda untuk setiap kondisi material.
• Valuation category terdiri dari valuation type / tipe valuasi yang
menunjukkan kondisi material. Beberapa kondisi material yang
tersedia di dalam sistem SAP adalah sebagai berikut :
 Normal  material siap/bebas pakai
 Bursa  material yang akan ditawarkan ke unit yang lain
 Hapus  material yang akan dihapuskan
 Rusak  material yang berada dalam keadaan rusak
 Retrofit  material yang sudah diperbaiki dari pihak ketiga
(bukan dari ex-asset)
 Pre Memory  material yang berasal dari kegiatan
pemeliharaan maupun investasi dan tidak mempunyai nilai
lagi
 Ex-project  material yang berasal dari kegiatan
pemeliharaan maupun investasi

2.1.5. Laporan Persediaan / Stock Overview

Stock overview memberikan informasi keadaan stok sebuah material pada

setiap spesifik PLN Unit dan gudang yang bersangkutan.
Stock overview menampilkan inventory yang terdapat dalam berbagai
status stok, antara lain :
• Unrestricted-use  stok siap pakai
• Quality inspection  stok yang berada di bawah
pemeriksaan kualitas
• Blocked stock  stok PLN yang berada dalam keadaan
rusak dan tidak boleh dipakai
• GR Blocked stok  stok yang baru diterima dari
vendor/rekanan dan masih menunggu
proses pemeriksaan
• Reserved  stok yang sudah dipesan untuk dipakai
• Open order quantity  stok pesanan ke vendor yang belum
diterima

Status material diatas akan diperbaharui bergantung dari movement type

yang terjadi pada setiap transaksi inventori.

Informasi stok yang detil dapat ditampilkan pada berbagai level:

• Client
• Company Code
• Plant

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 35

 • Storage Location

2.1.6. Quality Management dalam Proses Pengadaan

Komponen Quality Management (QM) merupakan fase penting dalam

proses pengadaan. QM mendukung kegiatan pengadaan dengan fungsi-
fungsi antara lain sbb:
• Evaluasi vendor
• Inspeksi yang berlangsung di tempat vendor (Source Inspection)
• Inspeksi Goods Receipt

Semua data pengadaan lainnya disimpan dalam material master record

dalam Quality Management View di level plant.

2.1.7. Manfaat QM pada SAP:

1. Proses pengendalian yang lebih baik

• Biaya pengendalian yang lebih kecil dan pengaruh finansial
terhadap kemampuan pemblokiran pembayaran.
• SAP memungkinkan dilakukannya pemblokiran penerimaan
material yang tidak lolos tes kualitas. Hal ini membuat proses
Manajemen Inventori menjadi lebih efisien.
• Lembar kertas yang digunakan lebih sedikit, meningkatkan waktu
turnaround.
• Informasi akurat dan terintegrasi.
2. Membantu pembeli dalam seleksi dan evaluasi vendor
• Quality Info Record dapat membantu pembeli memilih vendor
yang sesuai.
• Evaluasi vendor secara otomatis dapat membantu pembeli
mengambil aksi yang dibutuhkan terhadap vendor.
3. Transparansi dan Akses Informasi secara Online.
• Penyimpanan hasil on-line yang terintegrasi dan dapat diakses
oleh pengguna sesuai autorisasinya.
• Laporan dan informasi dapat diambil untuk mengawasi
penundaan dalam proses inspeksi kualitas.

2.1.8. Inspeksi kualitas produksi

Inspeksi dapat dilaksanakan terhadap Goods Receipt sehingga secara
langsung mempengaruhi batch inspeksi (status) dan stoknya (release,
block, dll)

Di PLN terdapat 2 macam inspeksi :

1. Inspeksi di tempat vendor (Source Inspection) / Factory Acceptance

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 36

 Test
2. Inspeksi saat penerimaan barang (Receiving Inspection)

2.1.9. Pengelolaan Source Inspection

Source Inspection adalah pemeriksaan barang di tempat vendor.

Proses ini meliputi 4 kegiatan:

1. Proses Pengadaan
Proses ini merupakan pemicu prosedur Inspeksi Kualitas
2. Pembuatan Lot Inspeksi
Meliputi tindak lanjut dan koordinasi untuk pembuatan Lot Inspeksi
Kualitas. Lot Inspeksi akan dibuat berdasarkan tanda terima undangan
Source Inspection dari vendor.
3. Penyimpanan Hasil Inspeksi
Meliputi pelaksanaan inspeksi yang sebenarnya dan penyimpanan hasil
ke dalam sistem
4. Keputusan Penggunaan (Usage Decision)
Merupakan proses akhir untuk setiap lot inspeksi. Pada Keputusan
Penggunaan, pengguna harus mengambil keputusan untuk
menerima/menolak lot inspeksi dan memberi tanda pada Evaluasi
Vendor

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 37

2.2. Pengelolaan Penerimaan Barang (Mengacu pada Surat Perintah
Kerja/Purchase Order)

Goods Receipt (penerimaan barang) di SAP adalah proses untuk mencatat

kedatangan barang yang akan menjadi milik perusahaan.
Dalam siklus Procurement (pengadaan barang), barang-barang dari vendor
diterima dengan referensi terhadap Purchase Order (pemesanan barang).

2.2.1. Beberapa tipe pengelolaan penerimaan barang (GR) yang dapat

terjadi di PLN :

1. Penerimaan barang material stok

 Dapat terjadi penerimaan barang sebagian (partial Goods
Receipt) ataupun penerimaan barang secara penuh (full Goods
Receipt)
 Ketika memasukkan transaksi Goods Receipt ke SAP,
administrator gudang perlu memeriksa kecocokan barang yang
diterima dengan data barang pada PO (jumlah, jenis material,
deskripsi, dll)
2. Penerimaan barang material non stok
 Penerimaan barang jenis ini digunakan untuk menerima material-
material yang tidak mempunyai nomor material. Material-material
tersebut termasuk dalam material non stok
 Untuk penerima barang dengan referensi kepada PO, PO yang
digunakan sama dengan PO untuk stok biasa, tetapi materialnya
pada umumnya tidak mempunyai nomor material. PO tersebut
dibuat untuk pemesanan barang-barang non stok

2.2.2. Input dari Goods Receipt :

1. Purchase Order (PO) atau Surat Pesanan yang dikeluarkan perusahaan

tersebut
 Seringkali pengiriman barang diikuti oleh kopi dari form PO yang
sebelumnya dikirimkan ke vendor
 Jika anda melakukan GR dengan pertama kali menyebutkan no
PO yang diterima, sistem akan dapat memberikan data barang,
jumlah barang yang tercantum di PO tersebut sebagai entri
default, yang mana hal ini akan memudahkan proses GR
 Anda tidak dapat menerima PO yang belum disetujui (“blocked”)
atau PO yang tidak memiliki jumlah untuk dikirim
 Nomor Delivery order (pengiriman) dari vendor dimasukkan ke

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 38

 dalam GR sebagai informasi

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 39

 2. Stock Transport Order (STO) dari Unit PLN lain
 Dalam tipe good receipt ini, penerimaan akan didasarkan pada
STO (permintaan barang resmi ke PLN unit lain) yang telah
dibuat di unit pengirim. Proses good receipt baru dapat dilakukan
jika unit pengirim telah melakukan pengeluaran barang di dalam
sistem SAP.

2.2.3. Hasil GR Material Stok :

1. Material Master & Update Stok

Ada beberapa hal yang di-update di dalam material master setelah
terjadi GR:
 Jumlah stok
 Nilai terakhir barang (Moving Average Price)  khusus valuated
material
Anda dapat menampilkan keadaan stok saat ini menggunakan transaksi:
 MM03 (Display material)  menampilkan MAP dan stok pada
level material
 MMBE (Stock overview)  menampilkan stok pada lokasi dan
tipe stoknya
2. Material Document
 Sebagai hasil dari posting ke GR, sistem akan menghasilkan
“material document” dengan nomor tertentu
 Dokumen ini merupakan bukti dan dokumentasi dari pergerakan
barang
 Tanggal dan waktu terjadinya posting dicatat ke dalam material
document
 Anda dapat menampilkan material document menggunakan
transaksi MIGO (Display Material Document)
3. Slip Penerimaan Barang
 Slip penerimaan barang (Goods Receipt) merupakan versi
“cetak” dari material document
 Meskipun SAP telah menyediakan format standard untuk slip GR,
umumnya perusahaan memilih untuk memodifikasi format
tersebut agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan
 Umumnya, slip GR diset agar dicetak ketika material document
diposting
 Transaksi yang digunakan untuk mencetak kembali slip GR :
MB90
4. PO History
 Ketika anda membuat GR dengan referensi terhadap PO, sistem
akan memperbaharui data historik PO
 Di dalam PO, anda dapat melihat jumlah yang telah dikirim,
tanggal pengiriman dan material document yang bersangkutan

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 40

  Data historik dari item PO tercantum di dalam item detail section

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 41

 5. Accounting Doc & Posting
 Penerimaan barang terhadap PO (surat pesanan) akan
menghasilkan accounting document
 Accounting document merupakan bukti telah dilakukannya
posting terhadap GL account / kode perkiraan di sisi akuntansi
 Dari segi keuangan (Accounting), pada saat penerimaan barang
dilakukan, account yang akan diposting ditentukan secara
otomatis
 Anda dapat menampilkan accounting document menggunakan
link di dalam material document.

2.2.4. Hasil GR Material Non Stok/Langsung Pakai

Dalam hal pengadaan untuk material non stok (langsung pakai), posting ke
GR akan berbeda, dimana :
 Tidak ada update material, baik kuantitas maupun nilai
 Posting ke GL account / Accounting document akan mengikuti
aturan yang berbeda dimana entri keuangan akan dimasukkan ke
dalam consumption account (bukan stock account).

2.2.5. Pembatalan Goods Receipt

 Jika karena suatu hal anda harus mengubah posting yang telah
dilakukan, satu-satunya pilihan adalah : anda harus membatalkan
material document tersebut
 Transaksi SAP yang digunakan adalah : MIGO – Cancel
material document
 Transaksi ini akan menghasilkan material document yang baru
(berikut accounting document, PO history, dsb.) yang
“membatalkan” efek dari dokumen sebelumnya
 Perlu dicatat bahwa sistem akan secara otomatis memilih
movement type yang berlawanan (reversal) di dalam dokumen
pembatalan (misal untuk penerimaan dengan movement type
103, maka dokumen pembatalan akan menggunakan movement
type 104)

2.2.6. Receiving Inspection

 Setelah melakukan good receipt, material yang diterima belum
bisa langsung dipakai oleh pengguna/user. Status material pada
saat itu adalah : BLOCKED STOCK.
 Setelah dilakukan pemeriksaan kualitas oleh tim pemeriksa maka
status material akan diubah menjadi persediaan siap pakai
(unrestricted use).
 Pemeriksaan barang setelah menerima barang ini disebut
receiving inspection

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 42

 2.2.7. Proses receiving Inspection meliputi 3 kegiatan:

1. Pembuatan Lot Inspeksi

Meliputi tindak lanjut dan koordinasi untuk pembuatan Lot Inspeksi
Kualitas. Lot Inspeksi akan dibuat secara otomatis pada saat
penerimaan barang (Goods Receipt)
2. Penyimpanan Hasil Inspeksi
Meliputi pelaksanaan inspeksi yang sebenarnya dan penyimpanan hasil
ke dalam sistem
3. Pengambilan Keputusan Penggunaan
Setelah hasil inspeksi disimpan, maka diambil keputusan penggunaan.
Pada saat keputusan penggunaan, semua barang yang ditolak akan
dikembalikan ke vendor supplier dan semua material yang diterima
ditransfer dari stok inspeksi kualitas menjadi barang siap pakai
(unrestricted use). Nilai vendor juga diberikan pada saat Keputusan
Penggunaan.

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 43

2.3. Pengelolaan Pengembalian Barang ke Vendor

Apabila barang diketahui rusak / cacat pada saat barang telah lolos inspeksi,
maka proses pengembalian barang kepada vendor dapat dilakukan (dengan
catatan masih terdapat garansi)

2.4. Pengelolaan Pengembalian Barang ke Gudang

Beberapa tipe pengembalian barang ke gudang (Goods Return to Warehouse) :

1. Pengembalian Barang karena kelebihan proyek
Pengembalian barang dilakukan karena barang yang telah digunakan untuk
konsumsi / produksi ternyata berlebih. Pengembalian ini akan meningkatkan
jumlah stok dan nilai barang di gudang.
2. Pengembalian Barang untuk perbaikan/retrofit
Pengembalian barang dilakukan karena barang yang telah dikirim ke pemohon
ternyata mengalami kerusakan. Barang akan dikembalikan ke gudang untuk
selanjutnya diperbaiki di vendor/tempat lainnya sesuai dengan hasil tender.
3. Pengembalian Barang karena mendapat hibah
Pengembalian barang dilakukan karena mendapat hibah dari unit non PLN
(misalnya dari pemerintah daerah setempat)

2.5. Pengelolaan Pengeluaran Barang

Goods Issue di SAP adalah proses untuk menyatakan bahwa ada beberapa
barang di stok gudang yang telah digunakan untuk tujuan tertentu (untuk
digunakan dalam proses produksi atau untuk dibuang karena sudah rusak, dsb)

Berdasarkan tipe cost object dimana biaya dibebankan, kita harus menggunakan
“movement type” seperti:
– 201 untuk GI to cost center
– 221 untuk GI to project
– 261 untuk GI to order

Jika permintaan berasal dari pemesanan (reservation), data detil dari pemesanan
disalin ke GI tersebut

2.5.1. Beberapa tipe pengeluaran barang (Goods Issue) :

1. Pengeluaran Barang (Goods Issues) yang terencana

Pengeluaran barang dilakukan dengan referensi terhadap pemesanan
material.
2. Pengeluaran Barang (Goods Issues) yang tidak terencana
Pengeluaran barang dilakukan langsung terhadap cost object (objek
Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 44
 yang dibebani biaya). Pengeluaran jenis ini dapat dilakukan tanpa
melakukan reservasi / pemesanan terlebih dahulu, dan hanya
diperbolehkan untuk keadaan darurat saja.
3. Pengeluaran Barang (Goods Issues) untuk penghapusan
Pengeluaran barang dilakukan dengan tujuan untuk menghapus nilai
barang dari inventori. Pengeluaran jenis ini biasanya dilakukan
terhadap barang yang sudah tidak terpakai lagi. Untuk melakukan hal
dibutuhkan persetujuan yang cukup panjang sampai ke level GM atau
bahkan di atas itu.

2.5.2. Hasil dari Goods Issue

Suatu pergerakan barang, termasuk Goods Issue, akan memicu

serangkaian aktivitas berikut:
1. Dihasilkan suatu Material Document yang digunakan sebagai bukti
transaksi
2. Jika transaksi relevan terhadap Financial Accounting, Accounting
Document akan dihasilkan
3. Jumlah stok material ter-update
4. Nilai stok di material master ter-update, begitu juga account stock dan
consumption di G/L
5. Slip pengeluaran barang (Slip GI) dapat dicetak sebagai bukti
pengeluaran barang

2.5.3. Pembatalan Goods Issue

 Jika karena suatu hal anda harus mengubah posting yang telah
dilakukan, satu-satunya pilihan adalah : anda harus membatalkan
material document tersebut
 Transaksi SAP yang digunakan adalah : MIGO – Cancel material
document
 Transaksi ini akan menghasilkan material document yang baru
(berikut accounting document, PO history, dsb.) yang “membatalkan”
efek dari dokumen sebelumnya
 Perlu dicatat bahwa sistem akan secara otomatis memilih movement
type yang berlawanan dengan dokumen yang dibatalkan (misal
movement type 261 akan dibatalkan dengan movement type 262)

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 45

2.6. Pengelolaan Pemindahan Barang

2.6.1. Terdapat dua jenis pemindahan barang (Goods Transfer):

1. Stock Transfer
 Stock transfer berkaitan dengan pemindahan material antara
Storage Location atau Plant.
 Stock transfer antar storage location di dalam satu plant tidak
mempengaruhi pembukuan / akuntansi di company code.

SAP menyediakan dua metode dalam melakukan stock transfer :

a) Satu Langkah (One step)
i. Stok dipindahkan dalam sekali langkah, yaitu mengambil
stok tersebut dari tempat asal dan menaruh stok tersebut
ke tempat tujuan dalam 1 kali posting transaksi di sistem
ii. Tidak ada fase perantara yang menjelaskan bahwa
material masih berada dalam jalur transportasi
iii. Umumnya berlaku untuk lokasi gudang yang berdekatan
dimana proses administrasi dapat disederhanakan
b) Dua Langkah (Two step)
i. Ketika tempat asal “mengeluarkan” stok, jumlah stok
dicatat di dalam status “stock-in-transit”. Selanjutnya,
tempat tujuan harus “menerima” material tersebut dengan
memindahkan stok dari status ‘transit’ ke status
‘unrestricted’ / ‘normal’ di sisi penerima
ii. Beberapa informasi tambahan yang dapat diikutsertakan
antara lain biaya pengiriman

2. Transfer Posting
Perubahan kategori/status suatu material, tidak melibatkan pemindahan
fisik barang tersebut

2.6.2. Pembatalan Goods Transfer

 Jika karena suatu hal anda harus mengubah posting yang telah
dilakukan, satu-satunya pilihan adalah : anda harus membatalkan
material document tersebut
 Transaksi SAP yang digunakan adalah : MIGO– Cancel material
document
 Transaksi ini akan menghasilkan material document yang baru (berikut
accounting document, dsb) yang “membatalkan” efek dari dokumen
sebelumnya
 Perlu diperhatikan bahwa sebelum anda melakukan pembatalan, anda
perlu memastikan bahwa jumlah stok yang cukup tersedia di lokasi

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 46

 ‘tujuan’ semula

2.7. Pengelolaan Perhitungan Fisik

2.7.1. Konsep Perhitungan Fisik

 Perhitungan fisik atau biasa disebut Stok Opname terjadi pada level
Storage Location. Physical Inventory Document (dokumen inventori
fisik) yang terpisah dibuat untuk setiap Storage Location / gudang
 Jika suatu material tidak pernah ada pada sebuah gudang, ini artinya
tidak akan pernah ada pergerakan/pemindahan untuk material tersebut
pada gudang yang bersangkutan. Akibatnya material tersebut tidak
akan pernah memiliki stok pada gudang tersebut. Artinya ‘material tidak
ada pada level manajemen stok (Stok Management Level) di Storage
Location’. Pada keadaan yang demikian, perhitungan fisik untuk
material ini tidak dapat dilakukan pada storage location yang
bersangkutan
 Lain halnya dengan material yang pernah mengalami pergerakan atau
material yang jumlah stok-nya sedang kosong. Perhitungan fisik harus
dilakukan untuk kasus yang demikian, dimana data storage location
tidak dihapus ketika jumlah stok sedang kosong.

2.7.2. Proses Perhitungan Fisik :

1. Buat dokumen Physical Inventory

2. Blok/Freeze stok material
3. Cetak dan sebarkan dokumen
4. Lakukan penghitungan fisik
5. Catat hasil penghitungan di dokumen PID
6. Masukkan hasil hitungan ke system
7. Tampilkan list difference
8. Siapkan penghitungan ulang (recount) bila perlu
9. Post difference

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 47

2.8. Transaksi Inventori di Level 3

2.8.1. Kondisi Sekarang (As-is)

Pergerakan dan pengadaan material pada level 3 (Kantor Ranting dan

Kantor Rayon) adalah sebagai berikut:
 Setiap level 3 memiliki gudang di mana nilai material yang ada di level 3
mencapai 45% dari keseluruhan material yang ada di satu wilayah
(kecuali P3BS)1)
 Permintaan material oleh Kantor Ranting level 3 dimulai dari permintaan
(TUG 5) yang berakhir pada pengiriman material (TUG 8). Namun untuk
Kantor Rayon, pengiriman material untuk level 3 akan menggunakan
TUG 9.
 Level 3 mencatat setiap transaksi gudang secara manual yang akan
dikirim ke level 2 secara periodik kecuali Sektor Pekanbaru dan Sektor
Luengbata (KIT SBU) karena telah menggunakan aplikasi Ellipse.
 Selain BBM, material yang akan diadakan untuk level 3 akan diterima di
level 2 terlebih dahulu untuk diinspeksi

2.8.2. Solusi yang Disetujui :

1. Energy Primer (BBM, Batubara)

Perkiraan persentase Material Energy Primer terhadap total inventory
pada seluruh Rollout Unit Sumatera dan Sulawesi adalah sebesar
27%2).
Oleh sebab itu material Energy Primer pada seluruh wilayah dan
Pembangkit di Sumatera dan Sulawesi tidak akan dibiayakan.
2. Non Energy Primer - Pembangkit
Perkiraan persentase Material Non Energy Primer pada level 3 terhadap
total inventory pada Pembangkit adalah sebesar 35% 2).
Oleh sebab itu material Non Energy Primer – Pembangkit pada seluruh
wilayah dan Pembangkit di Sumatera dan Sulawesi tidak akan
dibiayakan.
3. Non Energy Primer - Wilayah - Sektor
Perkiraan persentase Material Non Energy Primer pada level 3 terhadap
total inventory pada PLN Wilayah Sulawesi Sektor adalah sebesar
19%2).
Oleh sebab itu material Non Energy Primer – Wilayah - Sektor pada
seluruh wilayah dan Pembangkit di Sumatera dan Sulawesi tidak akan
dibiayakan.

Catatan:
1) Berdasarkan data dari wilayah NAD, Sumut, Sumbar, Riau, S2JB, Babel, P3BS, Lampung, Sulselrabar,
Suluttenggo, KIT SBU, dan KIT SBS.

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 48

2) Sesuai data persediaan material Unit Sumsul bulan Nov 11 – Des 11

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 49

 4. Non Energy Primer – Wilayah – Non Sektor
Perkiraan persentase Material Non Energy Primer pada level 3 terhadap
total inventory pada PLN Wilayah SumSul Non Sektor adalah sebesar
12%2).
Mulai pada saat Go-Live, semua stok di gudang level 3 akan menjadi
expense + cost object, kecuali bahan bakar.

Catatan:
1) Berdasarkan data dari wilayah NAD, Sumut, Sumbar, Riau, S2JB, Babel, P3BS, Lampung, Sulselrabar,
Suluttenggo, KIT SBU, dan KIT SBS.

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 50

2) Sesuai data persediaan material Unit Sumsul bulan Nov 11 – Des 11

2.9. Pengalaman Implementasi ERP

• Untuk goods transfer dengan Stock Transport Order (STO), Goods Receipt
pada lokasi penerima hanya dapat dilakukan setelah Goods Issue pada lokasi
pengirim dilakukan.
• Pada saat melakukan approval hasil inspeksi atau proses Usage Decision
(QA11) jangan lupa untuk mengecek tanggal posting dengan meng-klik icon
yang bergambar “topi”.
• Pada saat pembuatan reservasi atau pelaksanaan goods issue material untuk
investasi, harus menuliskan nomor SPK di 'unloading point' dan tujuan
pemakaian/lokasi di 'Text' untuk setiap item dalam reservasi/material
document. Hal ini penting untuk membantu kelancaran proses settlement ke
Aset.
• Penyetujuan PO: Proses penerimaan material (GR) dan penyelesaian
pekerjaan (Service Entry dan Acceptance) tidak akan dapat dilakukan jika PO
belum di-release.
• Quality Info Record menentukan jenis pemeriksaan (source
inspection/receiving inspection) yang akan dikenakan pada material tertentu
dalam pengadaan tertentu. Sebagai contoh: Pada pengadaan A, Material 1
dikenai source inspection. Pada pengadaan B, Material 1 tidak dikenai source
inspection. Quality Info Record harus dibuat sebelum pembuatan dokumen
pengadaan.
• Pembatalan transaksi Penerimaan Barang (Goods Receipt) yang sudah
melalui Pemeriksaan Barang akan melalui prosedur yang panjang. Karena itu,
kesalahan pada transaksi penerimaan barang dan pemeriksaan barang
sebaiknya diminimalisasi.
• Pada saat melakukan penerimaan energi primer, jangan lupa untuk
memasukkan nomor Delivery (DO) Number/ Landing Order (LO) Number/ Bill
of Landing (BL) Number ke dalam delivery note
• Berita Acara Pemeriksaan Barang (TUG 4) untuk pembelian material stok dari
vendor hanya dapat dibuat apabila pada PO tersebut field storage location
diisi.
• Dalam proses pencetakan ulang Berita Acara Pemeriksaan Barang (TUG 4),
pengguna wajib mengisi field Nomor Dokumen, Kode Plant, dan PO Number.
• Apabila Berita Acara Pemeriksaan Barang (TUG 4) yang ingin dicetak ulang
tidak mempunyai nomor PO , maka pada layar pemilihan pembuatan TUG 4
ini, field nomor PO tetap wajib diisi. Field dapat diisikan dengan simbol asterik
(*)
• PO untuk pembelian material stock dari vendor hanya boleh dilakukan
transaksi goods receipt dengan menggunakan movement type 103

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 51