Bahasa Surat

Yang dimaksud dengan bahasa surat di sini ialah bahasa yang kita
gunakan dalam surat kita, terutama bahasa dalam bagian inti surat
itu. Bahasa yang digunakan harus tunduk kepada semua aturan
bahasa yang berlaku baik struktur kata dan kalimat, maupun
penggunaan tanda-tanda baca, pemakaian alinea/paragraf, dan
sebagainya.
Pada alinea pembuka yang merupakan pengantar isi surat, penulis
surat biasanya menggunakan kalimat-kalimat khusus yang disesuaikan
dengan maksud surat itu. Misalnya, memberitahukan sesuatu,
menyatakan sesuatu, meminta sesuatu, membalas surat atau
menjawab pertanyaan, dan sebagainya.
Beberapa contoh kalimat pembuka:
-

Dengan surat ini kami beritahukan kepada Saudara

Dengan ini kami mohon bantuan Saudara untuk

Bersama ini kami kirimkan kepada Bapak

Seiring dengan surat ini kami kirimkan uang dengan wesel pos
sebesar
-

Membalas surat Ibu tanggal

Menjawab pertanyaan Anda dalam surat Anda

Memenuhi pesanan Tuan dengan surat tanggal nomor

Menyusul surat kami tanggal, dengan ini kami beri tahukan

bahwa
Dengan sangat menyesal kami sampaikan kepada Bapak
bahwa
Kesalahan yang boleh dikatakan sudah menjadi suatu salah kaprah
dalam surat-menyurat ialah penggunaan kalimat pembuka: Bersama

ini kami kabarkan bahwa, atau Bersama surat ini saya beri tahukan
kepada Saudara bahwa
Ungkapan bersama ini mengandung arti seiring dengan ini,
sedangkan kabar atau berita yang disampaikan itu tidak seiring
dengan surat itu, tetapi ada di dalam surat itu. Oleh karena itu, bukan
kata bersama ini yang hendaknya dipakai di situ, melainkan
katadengan ini atau dengan surat ini.
Mungkin karena pengaruh bahasa Belanda atau Inggris kita juga
menulis kalimat pembuka: Menjawab surat Saudara padahal yang
dijawab bukan surat, melainkan pertanyaan yang ada di dalam surat
yang diterima. Dalam bahasa Indonesia, lebih tepat bila kita
mengatakan/menulis: Membalas surat Saudara
tanggal atauMenjawab pertanyaan Saudara dalam surat tanggal
Kalimat pembuka yang dimulai dengan kata berhubung saja juga tidak
tepat karena ungkapan yang seharusnya digunakan ialahberhubung
dengan. Misalnya, berhubung dengan kesehatan saya hari ini agak
terganggu Boleh juga kita mulai kalimat itu bukan dengan ungkapan
berhubung dengan, melainkan dengan kata karena: Karena
kesehatan saya hari ini dan seterusnya.
Ungkapan berhubung dengan menyatakan hubungan pertalian,
sedangkan kata karena dipakai untuk menyatakan sebab-akibat. Jadi
ada perbedaannya: kata karena tidak dapat diganti dengan kata
berhubung. Ungkapan lain menyatakan hubungan pertalian
ialah:bertalian dengan, berhubungan dengan, sehubungan dengan,
berkenaan dengan, sejalan dengan.
Kalimat penutup surat juga disesuaikan dengan isi surat kita. Pada
umumnya, pada akhir surat kita, kita menyampaikan terima kasih
kepada orang yang kita kirimi surat itu oleh karena bantuannya,
perhatiannya, kerja sama yang ditunjukkannya, dan sebagainya.
Kalimat penutup ini haruslah kita tempatkan pada alinea khusus yaitu
alinea penutup, jangan disambungkan saja pada bagian isi surat
sesungguhnya.
Beberapa contoh kalimat penutup:

Atas bantuan Saudara, kami mengucapkan banyak

terimakasih.
Kami akhiri surat kami dengan ucapan terima kasih atas
perhatian serta kerja sama Saudara yang baik.
Sekianlah laporan kami, mudah-mudahan beroleh tanggapan
dan perhatian Bapak.
Semoga laporan kami ini dapat membantu Bapak. Terima kasih
kami ucapkan atas perhatian Bapak.
Diambil dari Buku Inilah Bahasa Indonesia yang Benar karya J.S.
Badudu.

Penggunaan Tata Bahasa dalam Surat-Menyurat

1.

Peranan Surat-Menyurat sebagai Alat Komunikasi Tulis

Sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau informasi secara tertulis dari

pihak satu ke pihak yang lain dinamakan surat. Informasi di sini dapat berupa
pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, saran-saran, dan sebagainya atas nama
pribadi, jabatan dalam sebuah organisasi, instansi dan perusahaan informal.
Banyak orang beranggapan surat adalah utusan atau duta organisasi pengirim surat.
Kelebihan surat sebagai alat komunikasi dibandingkan dengan yang lain adalah
sebagai berikut:
1. Surat dapat dijadikan bukti otentik karena jelas ada tanda tangan dan cap
perusahaan/instansi.
2. Surat merupakan sarana yang dapat merekam informasi secara panjang lebar,
terperinci, dan terurai.
3. Surat lebih dapat menyimpan rahasia dibandingkan dengan telepon yang
mungkin dapat disadap oleh orang lain.
4. Setiap kata-kata dan kalimat dalam penyampaian berita dengan surat bisa
diperkirakan dengan seksama untuk menghilangkan perasaan yang tidak enak.
5. Surat lebih efektif karena informasi itu asli sesuai dengan sumbernya.
2.

Tujuan Penulisan Surat

Surat merupakan tolak ukur keberhasilan dan kemajuan suatu instansi atau organisasi.
Setiap kegiatan yang dilakukan olek setiap orang atau organisasi pasti mempunyai

tujuan, demikian juga dengan penulisan surat mempunyai tujuan-tujuan tertentu

sebagai berikut:
Ingin menyampaikan informasi kepada pihak lain
Ingin mendapat balasan/tanggapan dari penerima/pihak yang dikirim tentang
informasi yang disampaikan tersebut.
Memperlancar arus informasi sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak
salah tangkap
3.

Fungsi Surat

Surat di nilai efektif bila apa yang disampaikan penulis kepada penerima sejalan atau
sesuai dengan kehendak pengirim. Maka isi surat harus jelas, mudah dimengerti dan
dipahami pihak penerima sehingga tidak menimbulkan salah paham dan keraguan dari
pihak penerima.
Surat mempunyai beberapa fungsi antara lain sebagai berikut:
a)

Alat tata usaha

b)

Media komunikasi

c)

Duta atau wakil penulis

d)

Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian

e)

Alat pengingat atau berpikir misalnya surat yang telah diarsipkan.

a. Surat sebagai Dokumen Tertulis

Surat sebagai dokumen tertulis dipergunakan bila terjadi perselisihan antar kantorkantor atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi. Bila dipergunakan
untuk hal-hal yang telah terlupakan atau telah lama, surat dipakai untuk alat
pengingat. Sedangkan surat bisa dijadikan bukti historis, yaitu dipergunakan sebagai
bahan riset.
b.

Surat sebagai Duta/Wakil

Surat sebagai duta artinya surat menjadi wakil secara tertulis dari organisasi, instansi,
ataupun perusahaan, misalnya bila perusahaan akan memesan barang, cukup dengan

menulis surat pesanan untuk dikirim kepada perusahaan penjual atau dalam hal
lamaran pekerjaan seorang pelamar kerja cukup dengan melayangkan srbuah surat
lamaran pekerjaan kepada sebuah perusahaan atau instansi.
c.

Surat sebagai Otak Tata Usaha

Penyusunan surat sebagai salah satu pekerjaan kantor mempunyai cirri-ciri yang tidak
berbeda dengan pekerjaan kantor lainnya, yaitu tidak berdiri sendiri melainkan erat
kaitannya dengan banyak jenis kegiatan yang lain. Pada kantor yang besar umumnya
telah digariskan prosedur yang tetap dalam melakukan aktivitas korespondensi, seperti
konseptor, bagian pengecekan, pengetikan dan lain-lain.
d.

Surat sebagai Media Komunikasi

Komunikasi dipandang efektif apabila apa yang dikomunikasikan itu sampai ke tujuan
sesuai dengan sumbernya. Surat sebagai alat komunikasi tertulis harus pula efektif,
artinya dapat mencapai tujuannya maka surat harus ditulis dengan jelas dan terang apa
yang dimakasud
Suatu surat yang tidak jelas dan tidak terang maksudnya akan mengakiatkan:
1)

Si penerima surat tidak mengerti maksudnya

2)

Keragu-raguannya bagi penerima, dan

3) Apa yang dinyatakan atau dikehendaki mungkin tidak akan mendapat jawaban
sebagaimana mestinya.
e.

Surat sebagai Barometer Kemajuan Kantor

Kegiatan yang dilakukan oleh kantor pemerintah atau swasta tidak akan dapat berjalan
dan berkembang dengan baik tanpa mengadakan hubungan atau komunikasi antara
sesamanya ataupun dengan pihak luar. Adapun pentingnya komunikasi itu tidak lain
sebagai alat untuk memungkinkan terjadinya hubungan kerjasama yang baik dalam
menyelesaikan pekerjaan kantor secara efektif.
Akibat gangguan-gangguan tersebut terhadap proses komunikasi dapat berupa :
a)
Informasi yang disampaikan tidak diterima atau terlambat datang di tempat
tujuan
b)

Informasi tersebut tidak dipahami oleh pihak penerima

c)

Penerima salah menafsirkan akibatnya jadi salah mengambil keputusan, dan

d)

Informasi tidak ditanggapi sebagaimana mestinya.

4.

Ciri-Ciri Bahasa Surat

Bahasa surat biasanya memiliki cirri-ciri yaitu jelas isinya, lugas, menarik, dan sopan.
Untuk lebih lengkapnya, lihat pembahasan berikut ini:
Jelas
Bahasa surat yang jelas maksudnya tidak hanya mudah dimengerti tetapi harus
terbebas dari salah tafsir atau rancu, sehingga data-data yang dituangkan dalam surat
sesuai dengan sasaran yang diinginkan. Bahasa dalam surat juga harus dapat
menjelaskan siapa yang membuat surat itu kepada siapakah surat itu ditujukan. Oleh
karena itu, surat harus menggunakan pilihan kata-kata yang cermat, kalimat yang utuh
tidak menggantung, dan tanda baca yang benar serta tidak terlalu banyak
menggunakan kata-kata atau istilah asing.
Lugas
Lugas artinya sederhana, praktis, bersahaja (simple). Jika diterapakn dalam pada
penulisan kalimat dalam surat, berate kalimat yang digunakan harus langsung
menunjukkan persoalan atau permasalahan yang pokok-pokok saja, tidak bertele-tele
serta dapat mengungkapkan gagasan secara tepat sesuai dengan maksud yang
dikehendaki.
Cara yang dapat dilakukan oleh penulis surat agar diperoleh bahasa surat yang lugas
adalah sebagai berikut:
1)

Menghilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan

2)

Menghilangkan basa-basi

3)

Menambahkan unsur penjelas yang hilang

4)

Menggunakan istilah yang biasa digunakan dalam surat niaga

5)

Menempatkan tanda baca yang tepat

Menarik dan Sopan

Bahasa yang menarik adalah bahasa yang hidup, lugas, jelas, wajar, enak dibaca, tidak
kaku, tidak menggunakan kata-kata yang telah using, dan tidak menggunakan kata
makian yang dapat menyinggung perasaan orang lain. Bahasa yang menarik juga
menghindari pengulangan kata yang mengakibatkan nada surat menjadi monoton atau
membosankan lawan bicara.
Bahasa surat yang sopan maksudnya bahasa yang digunakan sederhana sesuai kaidah
bahasa umumnya dan tidak menggunakan bahasa yang berlebihan sserta kata-kata
yang merendahkan martabat orang lain.
5.

Penggunaan Tata Bahasa dalam Surat-Menyurat

Pemakaian tata bahasa yang tepat dalam surat-menyurat memudahkan anda dalam
memahami kalimat surat. Tata bahasa meliputi ejaan dan tanda baca (fungtuasi).
1)

Ejaan

Ejaan meliputi penulisan huruf, penulisan kata, dan penulisan unsure serapan.
a)

Penulisan huruf

Huruf capital sebagai huruf pertama digunakan dalam penulisan unsur serapan.
Nama gelar (keturunan, agama, dan kehormatan), pangkat, jabatan, dan gelar
akademis yang diikuti dengan nama orang. Contoh : Cut Nyak Dien, Haji
Amirudin, Prof. Soetjipto.
Nama bahasa, suku bangsa, dan bangsa. Contoh: bahasa Jepang, suku Indian,
bangsa Mesir
Nama tahun, bulan, hari, dan peristiwa bersejarah. Contoh. Tahun
Kabisat,bulan April, har senin, dan hari Pahlawan.
b)

Penulisan Kata

Perhatikan penulisan kata-kata berikut.

 Kata dasar merupakan kata yang berdiri sendiri. Contoh: majalah, kantor, dan
kemarin
Kata berimbuhan merupakan kata yang mendapatkan awalan atau akhiran.
Contoh: perkantoran, bacaan, dan memasak
Kata ulang ditulis menggunakan tanda hubung antara kata yang diulang.
Contoh: surat-mnyurat, bahu-membahu, dan masak-masak.
Kata gabungan yang diapit oleh imbuhan, maka pemulisannya digabung.
Contoh: mempertanggungjawabkan, memperjualbelikan, dan melipatgandakan.
Kata gabungan yang menggunakan awalan atau akhirannya saja ditulis terpisah,
karena awalan dan akhirannya hanya terdapat pada salah satu kata gabungan.
Contoh: beri tatahukan dan bertanggung jawab.
Kata majemuk penulisan dipisah jika salah satu katanya tidak berdiri sendiri,
dan digabung bila sudah dianggap satu kata. Contoh: kerja sama, tanda tangan,
daripada dan apabila.
Kata depan di,ke, dan dari yang berfungsi menunjukkan nama tempat/arah,
maka penulisannnya dipisah. Contoh dari desa, ke Jakarta, dan di lemari.
Kata pun penulisannya dipisah dari kata yang mendahuluinya, kecuali pada
kata ungkapan tetap seperti meskipun, walaupun. Contoh: saya pun dan anda
pun

c)

Penulisan unsur serapan

Penulisan unsur serapan dari bahasa asing perlu diperhatikan ketentuannya.

Contoh:
Management = Manajemen

Apotheek= Apotek

Kwitantie

Psychology= Psikologi

2)

= Kuitansi

Tanda baca

Tanda titik

Pada akhir kata singkatan, maka menggunakan satu tanda titik.

Satu kata yang disingkat, maka menggunakan satu tanda titik. Contoh: nomor
disingkat No., jalan disingkat Jln
Dua kata yang disingkat, maka mengguanakn dua tanda titik. Contoh: Sarjana
Teknik, disingkat S.T, sampai dengan disingkat s.d.
Tiga kata yang disingkat, maka pada akhir singkatan dipakai satu tanda titik.
Contoh: dan kawan-kawab disingkat dkk.
Tanda koma
Tanda koma dapat digunakan untuk:
Memisahkan dua kalimat setara yang kalimat keduanya didahului dengan kata
namun, tetapi, bahkan, melainkan, dan sedangkan.
Merinci hal yang lebih dari dua.
Tanda titik dua
Tanda titik dua digunakan pada akhir pernyataan yang diikuti dengan rinciannya.
Tanda titik dua tidak dipakai pada akhir pernyataan yang sebelum perinciannya
didahului dengan kata adalah, sebagai berikut, yaitu.
Tanda garis miring
Penulisan tanda garis miring setelah kata atau sebelum kata tidak menggunakan spasi.
Contoh: organisasi/perhimpunan.

Surat
Dari Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada
pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan
gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja. [1] Pada umumnya,
dibutuhkanperangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan
pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga.

Jenis Surat
Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan
surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan
apabila digolongkan berdasarkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi
menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.

Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat
dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat
pribadi yaitu:
1. Tidak menggunakan kop surat
2. Tidak ada nomor surat
3. Salam pembuka dan penutup bervariasi
4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
5. Format surat bebas

Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik
perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran,
dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi:
1. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4. Penggunaan ragam bahasa resmi
5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
6. Ada aturan format baku
Bagian-bagian surat resmi:

Kepala/kop surat

Kop surat terdiri dari:

1. Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
2. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
3. Logo instansi/lembaga

Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan

Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat

Hal, berupa garis besar isi surat

Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)

Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)

Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)

Isi surat

Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis
dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan
(EYD) haruslah menyesuaikan.

Penutup surat

Penutup surat, berisi

1. salam penutup
2. jabatan
3. tanda tangan
4. nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan

tentang adanya suatu kegiatan

Surat Niaga
Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha
niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam
membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik.
Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat
dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari
surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.

Surat Dinas
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas
dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu
instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat
pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan
instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat
instruksi. Ciri-ciri surat dinas:
1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
6. Format surat tertentu

Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh
seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi

tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena
itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya.
Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini.:

Tempat dan tanggal pembuatan surat

Nomor surat

Lampiran

Hal atau perihal

Alamat tujuan

Salam pembuka

Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :
1. paragraf pembuka
2. isi surat
3. paragraf penutup

Salam penutup

Tanda tangan dan nama terang

Surat Elektronik
Dengan berkembangnya teknologi, surat pun semakin mengalami
pembaharuan, misalnya dengan adanya surat elektronik. Surat elektronik
atau surel merupakan surat yang pengirimannya berbasis pada penggunaan
internet. Pada awalnya, perusahaan bernama Olt Break and Newman
dikontrak oleh Departemen Pertahanan Amerika Serikat untuk
membuat ARPANET pada 1969. ARPANET ini singkatan dari Advanced

Research Projects Agency Network yang bertujuan untuk meciptakan metode

komunikasi antara intitusi pendidikan dengan militer.[
Pada tahun 1971, Ray Tolimson bertugas dalam proyek SNDMSG yang
berfungsi untuk mengirim dan menerima pesan dalam mesin yang sama. Ray
awalnya bereksperimen dengan SNDMSG untuk meninggalkan pesan di
komputer sehingga muncul lah protokol CYPNET yang mampu mengirimkan
pesan ke komputer lain yang masih berada dalam jaringan ARPANET. Ini lah
yang menjadi cikal bakal surat elektronik.
Dalam Bahasa Indonesia Surat Elektronik sering disingkat dengan kata surel,
yang dalam bahasa inggrisnya adalah email atau electric mail.
Untuk mengakses surel, kita bisa memilih salah satu cara. Pertama dengan
menggunakan browser seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Surel
dengan basis browserbiasanya menyediakan layanan tersebut secara gratis.
Kedua dengan program pengakses surel seperti Microsoft Outlook.
Keuntungannya kita tidak harus selalu membuka internet untuk membuka
surel yang ada.