Analisis Beban Kerja Dan Kebutuhan Karyawan Bagian Administrasi Akademik Dan Kemahasiswaan Studi Kasus Unit Tata Usaha Departemen Pada Institut Pertanian Bogor
Analisis Beban Kerja Dan Kebutuhan Karyawan Bagian Administrasi Akademik Dan Kemahasiswaan Studi Kasus Unit Tata Usaha Departemen Pada Institut Pertanian Bogor
Oleh
WINDRY NOVERA
H24061402
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2010
ABSTRAK
WINDRY NOVERA. H24061402. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan
Karyawan Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (Studi Kasus Unit
Tata Usaha Departemen pada Institut Pertanian Bogor). Di bawah bimbingan
ANGGRAINI SUKMAWATI dan UTAMI DYAH SYAFITRI
Globalisasi yang terjadi di segala bidang termasuk pendidikan dan
teknologi semestinya dapat ditanggapi secara positif oleh lembaga-lembaga
pendidikan seperti halnya perguruan tinggi. Kondisi globalisasi yang menuntut
peningkatan pembangunan nasional dapat dimanfaatkan oleh berbagai perguruan
tinggi untuk bersaing secara sehat yaitu menghasilkan lulusan yang kompeten dan
tangguh. Persaingan yang sehat menuntut adanya perbaikan di lingkup kerja
organisasi seperti pengurangan biaya, peningkatan produktifitas karyawan dan
melakukan segala sesuatu dengan lebih baik dan murah. Hal tersebut tidak
terlepas dari peranan sumber daya manusia perusahaan sebagai penggerak utama
dalam membantu perusahaan mencapai visi, misi dan tujuan serta strateginya.
Perencanaan sumber daya manusia yang baik adalah hal yang penting untuk
dilakukan yaitu meliputi analisis pekerjaan dan beban kerja perusahaan secara
keseluruhan.
Adapun tujuan penelitian ini yaitu : 1) Mengindentifikasi tugas-tugas pokok
pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan, 2) Menghitung penggunaan
waktu kerja oleh karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan, dan 3)
Menganalisis beban kerja serta jumlah kebutuhan karyawan administrasi
akademik dan kemahasiswaan berdasarkan beban kerja yang terdapat di unit tata
usaha. Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini terdiri dari data primer dan
data sekunder. Data primer diperoleh langsung melalui pengamatan terhadap
aktifitas karyawan selama bekerja dan wawancara. Data sekunder dikumpulkan
melalui studi kepustakaan yang dilakukan dengan cara membaca dan mengutip
informasi dari buku, skripsi, situs-situs internet, maupun dokumen-dokumen yang
dimiliki oleh institusi. Populasi penelitian yaitu karyawan yang bekerja pada
bagian administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha
departemen di IPB. Sampel pada penelitian ini diambil dari semua aktifitas pokok
atau tugas pokok yang dilakukan oleh karyawan yang bekerja pada bagian
administrasi akademik dan kemahasiswaan pada masing-masing unit tata usaha
selama jam kerja. Pengambilan sampel unit tata usaha dilakukan dengan cara
sampling acak berlapis tak proporsional.
Tugas-tugas pokok administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit
tata usaha yaitu pelayanan akademik mahasiswa, pelaksanaan administrasi tugas
akhir mahasiswa, penyelenggaraan kuliah, praktikum/responsi, dan ujian, serta
pengarsipan. Hasil pengamatan terhadap penggunaan waktu kerja menunjukkan
bahwa karyawan bagian administrasi akademik dan kemahasiswaan di seluruh
sampel unit tata usaha belum optimal dalam menggunakan waktu kerja produktif.
Jumlah kebutuhan karyawan untuk pekerjaan administrasi akademik dan
kemahasiswaan berdasarkan beban kerja yaitu rata-rata sebanyak satu orang di
setiap unit tata usaha yang diteliti. Menurut hasil perbandingan jumlah kebutuhan
karyawan terhadap jumlah riil atau aktual yang terdapat di unit tata usaha, dapat
diketahui bahwa terdapat sebelas unit tata usaha memiliki kelebihan jumlah
karyawan.
SKRIPSI
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
SARJANA EKONOMI
pada Departemen Manajemen
Fakultas Ekonomi dan Manajemen
Institut Pertanian Bogor
Oleh
WINDRY NOVERA
H24061402
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2010
Judul Skripsi
Nama
: Windry Novera
NIM
: H24061402
Menyetujui :
Pembimbing I
Pembimbing II
NIP : 196710201994032001
NIP : 197709172005012001
Mengetahui :
Ketua Departemen,
Tanggal Lulus :
RIWAYAT HIDUP
Nasional Tahun 2009 dan berhasil meraih juara ke-3, kemudian The 1 ITB
International Choir Competition 2010 dan berhasil meraih juara ke-2 serta
memperoleh penghargaan The Outstanding Programme, dan perlombaan lainnya.
iii
KATA PENGANTAR
Penulis
iv
Penulis telah dibantu oleh banyak pihak dalam hal penyusunan skripsi ini.
Oleh karena itu, penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya
kepada :
1. Allah SWT Yang Maha Agung atas semua nikmat, kasih sayang, dan berkah
yang Dia berikan, yang tak kan cukup waktu untuk menguraikannya.
2. Ir. Anggraini Sukmawati, MM dan Utami Dyah Syafitri, M.Si sebagai dosen
pembimbing skripsi, atas segala bimbingan dan arahan yang luar biasa kepada
penulis hingga menjadikan penulis mampu menyelesaikan skripsi dengan
baik.
3. Erlin Trisyulianti, S.TP, M.Si sebagai dosen penguji skripsi, atas masukanmasukan yang sangat bermanfaat sehingga skripsi menjadi lebih berkualitas.
4. Seluruh kepala tata usaha beserta karyawan administrasi akademik dan
kemahasiswaan dari unit tata usaha ITSL, ARL, FKH, ITK, IPT, MNH, TEP,
TIN, MAT, BIK, MAN, GM, dan IKK yang telah banyak membantu penulis
memperoleh data serta atas kesediaan berbagi pengalaman seputar pekerjaan
dengan penulis.
5. Seluruh dosen dan staf di lingkup Fakultas Ekonomi dan Manajemen
terutama pada Departemen Manajemen yang telah banyak membantu penulis
dalam menyelesaikan kuliah dan tugas akhir dengan baik.
6. Papa dan Mama tercinta. Terima kasih Pa atas perjuangan dan kerja keras
untuk menafkahi keluarga, dan terima kasih Ma karena selalu tiada henti
mendoakan anak-anaknya. Kakak tersayang Winda, dan adik tersayang
Randy, yang selalu menjadi tempat berkeluh kesah yang asyik dan
menenangkan bagi penulis. Semoga kita tetap bisa menjadi anak-anak yang
membanggakan Papa dan Mama.
7. Keluarga besar penulis, Paduan Suara Mahasiswa IPB Agria Swara, dari
semua adik-adik angkatan 46, 45, 44, teman-teman angkatan 43, hingga
kakak-kakak angkatan 42 beserta kakak-kakak alumni, pelatih, dan pembina
yang tak mampu penulis sebutkan satu per satu namanya. Terima kasih atas
segala kesempatan berharga yang telah diberikan kepada penulis untuk
yang
sama-sama
berjuang
dengan
penulis
ketika
menyelesaikan skripsi, Ani, Windarti, Mas Wahyu, Fifin, Kak Nisa, dan Kak
Bagus serta teman-teman Manajemen angkatan 43 lainnya yang tidak bisa
penulis sebutkan satu per satu. Terima kasih atas semangat yang kalian
berikan, semuanya memang sudah dan akan indah pada waktunya.
11. Semua pihak lainnya yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan
skripsi. Semoga kalian semua selalu diberkahi oleh Allah SWT.
vi
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK
RIWAYAT HIDUP .......................................................................................
iii
iv
vii
ix
xi
I. PENDAHULUAN
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
1
2
5
5
6
7
7
8
9
10
12
13
13
14
15
17
vii
20
23
26
26
26
28
28
29
32
32
34
35
36
38
38
43
46
49
49
51
52
DAFTAR PUSTAKA .. 53
LAMPIRAN . 55
viii
DAFTAR TABEL
No
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Halaman
ix
27
31
37
39
45
47
DAFTAR GAMBAR
No
Halaman
22
25
41
DAFTAR LAMPIRAN
No
Halaman
55
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
xi
I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Setiap organisasi baik perusahaan maupun institusi, baik yang bersifat
profit maupun non-profit saat ini dihadapkan pada kondisi globalisasi yang
mengarah pada peningkatan pembangunan di segala bidang. Organisasi atau
perusahaan baik yang bertujuan laba maupun nirlaba dituntut agar berperan serta
dalam peningkatan pembangunan terutama yang bertujuan untuk kesejahteraan
umat.
Era pembangunan yang bertujuan untuk kemakmuran masyarakat juga
dihadapi tidak terkecuali oleh organisasi nirlaba seperti Institut Pertanian Bogor.
Berdasarkan PP Nomor 154 tahun 2000, IPB merupakan badan hukum milik
negara yang menyelengarakan dan bertanggung jawab atas pendidikan tinggi
dalam berbagai disiplin ilmu terutama ilmu pertanian secara luas. Institut
Pertanian Bogor juga telah diberi mandat sebagai perguruan tinggi pelopor
pembangunan pertanian dalam arti yang luas. Mandat ini dicanangkan oleh
Presiden Pertama RI ketika meletakkan batu pertama pembangunan kampus IPB
pada tahun 1954 (dikutip dari Rencana Strategi IPB, 2008-2013). Institut
Pertanian Bogor dalam hal ini merupakan lembaga pendidikan yang bertujuan
menghasilkan lulusan berkualitas yang mampu mengembangkan dan menerapkan
ilmu pengetahuan, teknologi dan seni dengan baik dalam rangka menghadapi
tuntutan pembangunan baik nasional maupun global.
Institut Pertanian Bogor sebagai badan hukum milik negara yang bersifat
nirlaba, mendayagunakan seluruh keuntungan yang diperoleh dari usaha bisnisnya
untuk kepentingan peningkatan kualitas pendidikan. Penyelenggaraan pendidikan
di IPB dalam rangka pencapaian tujuannya menghasilkan lulusan yang berkualitas
juga tidak terlepas dari peran serta tenaga pendidik dan tenaga kependidikan
sebagai sumber daya penunjang.
Upaya IPB dalam rangka mencapai tujuan menghasilkan lulusan yang
berkualitas untuk menghadapi tuntutan pembangunan dapat dilakukan melalui
suatu pengelolaan organisasi yang efektif dan efisien. Pengelolaan organisasi yang
efektif dan efisien dapat dilakukan di seluruh bidang termasuk bidang
dalam
menyewa
dan
menempatkan
staf
dalam
perusahaan
ini
memungkinkan
para
manajer
dan
departemen
SDM
untuk
10
b. Task (tugas)
Tugas dapat didefinisikan sebagai komponen dari suatu pekerjaan.
Tugas dapat pula diartikan sebagai gabungan dari dua unsur (element) atau
lebih sehingga menjadi suatu kegiatan yang lengkap. Misalnya tugas-tugas
untuk pekerjaan mengajarkan mata kuliah terdiri dari membuat ikhtisar mata
kuliah, mempersiapkan kuliah, dan menilai ujian.
2.3.2 Teknik Pengumpulan Informasi Analisis Pekerjaan
Analisis pekerjaan merupakan kegiatan pengumpulan data tentang
pekerjaan yang dilakukan oleh organisasi dan kemudian dianalisis untuk
berbagai keperluan. Penggunaan data dan informasi misalnya dapat dipakai
untuk memperkirakan kebutuhan karyawan di berbagai lini (Rivai dan Sagala,
2009).
Teknik-teknik yang dipilih untuk mengumpulkan informasi dalam
analisis jabatan sebaiknya mempertimbangkan faktor-faktor seperti waktu,
biaya dan keakuratan informasi yang diperoleh. Berbagai teknik yang dapat
digunakan adalah wawancara, pandangan pejabat senior, kuesioner, catatan
harian pegawai, observasi dan penggabungan berbagai teknik (Siagian, 2008).
a.
Wawancara
11
organisasi yaitu mereka yang dianggap senior dalam bidang pekerjaan yang
dianalisis dan para atasan langsung dari para pekerja yang bersangkutan.
Manfaat yang dapat diperoleh dengan menggunakan teknik ini yaitu informasi
yang dikumpulkan menjadi semakin lengkap dan memperkaya pandangan
mengenai pekerjaan yang dianalisis. Kelemahan teknik ini adalah adanya
anggapan remeh dari para pejabat senior terhadap beberapa tugas.
c.
Kuesioner
Observasi
12
13
14
dengan
itu
jumlah
tenaga
kerja
yang
dibutuhkan
semakin
banyak
(Mangkuprawira, 2003).
Moekijat (2008) menyatakan bahwa prosedur yang sering digunakan untuk
menentukan berapa jumlah tenaga kerja yang diperlukan adalah dengan
menganalisis pengalaman. Catatan-catatan tentang hasil pekerjaan dapat
menunjukkan volume hasil rata-rata yang dicapai oleh setiap tenaga kerja. Ratarata tersebut selanjutnya dapat digunakan untuk menaksir kebutuhan tenaga kerja.
2.4.1 Work Sampling
Beban kerja dapat dihitung melalui metode work sampling. Barnes
dalam Indriana (2009), menyatakan bahwa work sampling digunakan untuk
mengukur aktifitas pegawai dengan menghitung waktu yang digunakan untuk
bekerja dan waktu yang tidak digunakan untuk bekerja dalam jam kerja
mereka, kemudian disajikan dalm bentuk persentase. Metode work sampling
mengamati apa yang dilakukan oleh responden dan informasi yang dibutuhkan
dalam penelitian melalui metode ini adalah waktu kegiatan dan kegiatannya
bukan siapa yang melakukan kegiatan.
Barnes dalam Indriana (2009) menyatakan ada tiga kegunaan utama
dari work sampling diantaranya adalah :
1. Activity and Delay Sampling, yaitu untuk mengukur aktifitas dan
penundaan aktifitas dari seorang pekerja. Contohnya adalah dengan
mengukur persentase seseorang bekerja dan persentase seseorang tidak
bekerja.
2. Performance Sampling, yaitu untuk mengukur waktu yang digunakan
untuk bekerja, dan waktu yang tidak digunakan untuk bekerja.
3. Work Measurement, untuk menetapkan waktu standar dari suatu kegiatan
Tahapan-tahapan yang harus dilaksanakan dalam melakukan survei
pekerjaan dengan work sampling diantaranya adalah :
a. Menentukan jenis personil yang akan diteliti
b. Apabila jumlah personel banyak, maka perlu dilakukan pemilihan sampel
sebagai subjek personal yang akan diamati
c. Membuat formulir daftar kegiatan
15
dilakukan
dengan
interval
2-15
menit
tergantung
16
17
dan satuan, jumlah beban kerja yang tercemin dari banyaknya objek yang harus
dilayani, standar kemampuan rata-rata untuk melayani objek kerja.
c. Pendekatan Peralatan Kerja
Peralatan kerja adalah peralatan yang digunakan dalam bekerja. Metode ini
digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada peralatan
kerjanya. Sebagai contoh, pengemudi beban kerjanya bergantung pada kebutuhan
operasional kendaraan yang harus dikemudikan. Adapun informasi yang
diperlukan dalam metode ini adalah satuan alat kerja, jabatan yang diperlukan
untuk pengoperasian alat kerja, jumlah alat kerja yang dioperasikan, dan rasio
jumlah pegawai per jabatan per alat kerja (RPK).
d. Pendekatan Tugas per Tugas Jabatan
Metoda ini adalah metoda untuk menghitung kebutuhan pegawai pada
jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam. Hasil beragam artinya hasil
kerja dalam jabatan banyak jenisnya seperti yang terdapat pada pekerjaan
pengadministrasian umum. Informasi yang diperlukan untuk dapat menghitung
dengan metoda ini adalah uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas,
waktu penyelesaian tugas, dan jumlah waktu kerja efektif per hari rata-rata.
2.6. Tinjauan Studi Terdahulu
Lituhayu (2008) dalam skripsinya yang berjudul Analisis Beban Kerja dan
Kinerja Karyawan (Studi Kasus pada Head Office) PT Lerindo Internasional
Jakarta, menyatakan bahwa permasalahan beban kerja yang terjadi pada karyawan
PT. Lerindo Internasional antara lain : jumlah karyawan yang masih belum cukup
untuk menangani pekerjaan yang ada (khususnya pada divisi Operation, Sales,
dan HR), gaji dan insentif yang masih kurang sesuai dengan beban kerja,
kurangnya pelatihan bagi karyawan, pendistribusian pekerjaan yang kurang baik
serta beban kerja karyawan yang belum sesuai (khususnya pada divisi Operation,
Sales, dan HR).
Berdasarkan hasil analisis persepsi beban kerja pada penelitian tersebut,
terdapat perbedaan beban kerja pada masing-masing divisi di perusahaan. divisi
support memiliki total beban kerja yang paling rendah daripada divisi lainnya, dan
divisi operation memiliki total beban kerja yang paling tinggi diantara divisi
lainnya. Kemudian, berdasarkan hasil perhitungan jumlah total karyawan yang
18
efisien pada Head Office PT. Lerindo Indonesia diperoleh jumlah sebanyak 38
orang. Jumlah karyawan efisien pada divisi Finance dan Accounting sebesar tujuh
orang, divisi HRD sebesar enam orang, divisi Operation sebesar sepuluh orang,
divisi Sales sepuluh orang dan divisi Support sebesar lima orang.
Kinerja karyawan secara rata-rata dinilai sudah baik berdasarkan hasil
analisis persepsi karyawan sebagai responden. Kinerja yang baik tersebut meliputi
: cara penyelesaian kerja, kesesuaian kualitas dan kuantitas pekerjaan dengan
standar dan kompetensi, kemampuan adaptasi, bekerja sama, kesadaran
keselamatan kerja, pelayanan yang diberikan, produktivitas dan absensi.
Setyawan (2008) menjelaskan dalam skripsinya yang berjudul Analisis
Beban Kerja dan Kebutuhan Sumber Daya Manusia (Studi Kasus Seksi MDF
Bogor Centrum Kantor Daerah Telkom, Bogor), bahwa berdasarkan analisis
persepsi karyawan dapat diketahui persepsi karyawan terhadap analisis pekerjaan
dan kondisi pekerjaan sudah baik. Permasalahan yang terjadi di Seksi MDF yaitu
jam kerja yang kurang diperhatikan, peralatan yang sering dipinjam orang lain
dari unit lain sehingga menghambat pekerjaan Seksi MDF, tugas dari manajemen
terkadang disampaikan bersamaan dengan target kerja yang tinggi dan masalah
teknis seperti rak utama yang sudah terlalu penuh dengan kabel.
Berdasarkan Penilaian Beban Kerja I, II, dan III pada diperoleh beban
kerja riil Seksi MDF sebesar 2125,76 jam per orang per tahun. Angka tersebut
adalah 117 persen dari waktu efektif karyawan selama satu tahun. Hal tersebut
mengindikasikan terjadinya over capacity beban kerja pada karyawan. Beban
kerja yang berlebihan menyebabkan karyawan mengalami keletihan fisik dan
psikologis. Keadaan tersebut harus diatasi dengan menambah jumlah karyawan
untuk mengerjakan kelebihan beban kerja tersebut. Jumlah karyawan yang efektif
dan efisien berdasarkan perhitungan adalah sejumlah sembilan orang.
Berdasarkan penelitian Saragih (2004) dalam skripsinya yang berjudul
Analisis Beban Kerja, Kompensasi, dan Kepuasan Kerja Karyawan Puskesmas
(Studi Kasus Puskesmas Bogor Timur) menyatakan bahwa beban kerja karyawan
dilihat dari waktu standar hariannya secara keseluruhan untuk seluruh karyawan
melebihi waktu kerja Puskesmas, dan adanya karyawan yang bertanggung jawab
19
terhadap lebih dari satu unit pelayanan sehingga beban waktu standar hariannya
bertambah.
Penerapan kompensasi di Puskesmas berdasarkan beban kerja pada tiap
karyawan. Penerapan kompensasi berasal dari dana hasil tindakan di Puskesmas
yang sesuai dengan beban kerja yang ditetapkan pada tiap-tiap karyawan.
Rangking jabatan karyawan yang ditetapkan menjadi dasar pembagian dana yang
diperoleh dari hasil tindakan tersebut, sedangkan hubungan antara beban kerja dan
kompensasi tergolong sedang. Hubungan beban kerja dengan kepuasan kerja
tergolong rendah dan tidak berpengaruh nyata, dan untuk hubungan antara
kompensasi terhadap kepuasan kerja tergolong rendah dan tidak berhubungan
nyata.
Robot (2009) dalam tesisnya yang berjudul Analisis Beban Kerja Perawat
Pelaksana dalam Mengevaluasi Kebutuhan Tenaga Perawat di Ruang Rawat Inap
Rumah Sakit Umum Prof. dr R. D. Kandou Manado, menyatakan bahwa
berdasarkan hasil pengamatan tentang penggunaan waktu dari kegiatan perawat
sesuai shift dinas diperoleh gambaran waktu kegiatan seluruh shift yaitu 2518
menit dan sampel total 330. Penggunaan waktu kegiatan perawat shift pagi
sebesar 40,91 persen, shift sore sebesar 21,72 persen, dan shift malam sebesar 37,3
persen. Gambaran beban kerja perawat pelaksana berdasarkan jenis kegiatan
perawat yaitu untuk kegiatan keperawatan langsung sebesar 46,67 persen,
kegiatan tidak langsung keperawatan sebesar 19,39 persen dan kegiatan lainnya
sebesar 33,94 persen.
Adapun kebutuhan tenaga perawat pelaksana di ruang rawat inap B yang
dihitung berdasarkan hasil pengamatan beban kerja dan waktu yang dibutuhkan
pasien, yaitu terdapat kekurangan perawat sebanayak empat orang. Berdasarkan
hasil penelitian dapat diketahui faktor-faktor yang mempengaruhi beban kerja
perawat pelaksana di ruang rawat inap Irina B RSU Prof. dr. R. D. Kandou
Manado. Faktor-faktor tersebut yaitu persentase tingkat hunian tempat tidur,
jumlah pasien, tingkat keparahan penyakit, dan jumlah variasi kasus pasien.
21
dan pencatatan terhadap aktifitas atau kegiatan yang dilakukan oleh karyawan
adminstrasi dalam selang waktu tertentu. Berdasarkan hasil pengamatan
terhadap aktifitas yang dilakukan karyawan, dapat diketahui seberapa besar
alokasi penggunaan waktu oleh karyawan untuk bekerja maupun tidak bekerja.
Pencatatan terhadap aktifitas dan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan
aktifitas berguna untuk mengetahui beban kerja seorang karyawan yang
kemudian digunakan untuk menentukan jumlah kebutuhan tenaga kerja atau
sumber daya manusia.
Perencanaan SDM yang tepat akan menghasilkan efisiensi dan
efektivitas kerja sehingga dapat meningkatkan produktivitas organisasi. Tujuan
institusi dapat tercapai apabila produktivitas organisasi semakin meningkat.
Adapun alur kerangka pemikiran konseptual berdasarkan uraian di atas dapat
dilihat pada Gambar 1.
22
Pengukuran Kebutuhan
Jumlah Tenaga Kerja
Analisis
Perhitungan
Kebutuhan Tenaga
Kerja
Aktifitas Karyawan
Administrasi dalam
Waktu Tertentu
Perhitungan Jumlah
Tenaga Kerja
berdasarkan Beban Kerja
Karyawan Administrasi
Proses
23
24
25
Perencanaan SDM
Unit Tata Usaha Departemen IPB
Analisis Beban Kerja
Analisis Perhitungan
Kebutuhan Tenaga Kerja
Rekomendasi
26
27
Sampel
2
1
1
1
1
1
2
1
2
13
Jumlah sampel yang diambil dari setiap strata dilakukan secara tidak
proporsional dikarenakan rata-rata jumlah sampel unit tata usaha pada setiap
fakultas yang kecil (Tabel 1) sehingga penentuan jumlah sampel unit tata usaha
yang diambil didasarkan pada pertimbangan-pertimbangan sesuai kebutuhan
penelitian (Nasution, 2003). Pertimbangan memilih sampel unit tata usaha
departemen dalam suatu fakultas yaitu dari setiap fakultas agar dapat terwakilkan
hendaknya dipilih minimal satu unit tata usaha.
Hasil pemilihan sampel menghasilkan sebanyak 13 unit tata usaha yaitu
unit tata usaha pada Ilmu Tanah dan Sumberdaya Lahan (ITSL), Arsitektur
Lanskap (ARL), Fakultas Kedokteran Hewan (FKH), Ilmu dan Teknologi
Kelautan (ITK), Ilmu dan Produksi Ternak (IPT), Manajemen Hutan (MNH),
Teknik Pertanian (TEP), Teknologi Industri Pertanian (TIN), Matematika (MAT),
Biokimia (BIK), Manajemen (MAN), Gizi Masyarakat (GM), serta Ilmu Keluarga
dan Konsumen (IKK). Khusus untuk Kedokteran Hewan, seluruh kegiatan
administrasi akademik dan kemahasiswaan terpusat pada satu unit tata usaha yang
terdapat pada fakultas tersebut.
28
29
dan
pribadi
masing-masing
kemudian
dihitung
jumlahnya.
30
31
BT
SKR
1.
2.
3.
4.
5.
dst.
WPT
Keterangan :
BT
= jumlah beban tugas dalam waktu tertentu
SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas
WPT = waktu penyelesaian tugas
Berdasarkan Tabel 1, perkalian antara beban tugas dengan standar
kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas dilakukan per tugas pokok.
Hasil perkalian dari seluruh tugas pokok yang ada kemudian dijumlahkan
sehingga menghasilkan total waktu penyelesaian tugas.
c. Menghitung Jumlah Kebutuhan Pegawai
Jumlah kebutuhan pegawai dengan demikian dapat dihitung setelah
waktu penyelesaian tugas ditentukan. Rumus perhitungan jumlah kebutuhan
pegawai yaitu :
Kebutuhan Pegawai =
Waktu
Penyelesaian Tugas
x 1 orang
Kerja Efektif
Waktu
...(2)
33
34
utama
kewirausahaan.
pertanian
tropika
dan
biosains
serta
berkarakter
35
36
Tugas-tugas Pokok
Kemahasiswaan
Pekerjaan
Administrasi
Akademik
dan
37
Penyelenggaraan kuliah,
praktikum/responsi dan ujian
Pengarsipan
surat-surat
yang
berhubungan
dengan
akademik
dan
kemahasiswaan
2. Pendistribusian transkrip nilai per semester
3. Legalisasi ijazah
4. Membuat rekapitulasi IPK mahasiswa
Perbedaan unsur tugas tersebut dikarenakan pekerjaan pelayanan akademik
mahasiswa di unit tata usaha FKH tidak hanya menangani pekerjaan di lingkup
departemen, melainkan juga di lingkup fakultas.
38
39
dan kemahasiswaan seperti yang terdapat pada uraian tugas-tugas pokok di setiap
unit tata usaha. Jenis-jenis kegiatan tidak produktif yang berhasil diamati dan
hampir didapati di seluruh unit tata usaha yaitu mengobrol sesama karyawan,
membaca koran atau majalah, menggunakan sambungan internet untuk hal-hal
yang tidak perlu, terlambat datang kerja, dan pulang kerja lebih awal. Adapun
kegiatan pribadi yang dilakukan oleh karyawan untuk menghilangkan penat atau
kelelahan, yang berhasil diamati meliputi kegiatan makan, minum, shalat, tidur,
mendengarkan musik dan olahraga ringan. Hasil pengamatan penggunaan waktu
kerja dengan metode work sampling selama dua hari terhadap karyawan
administrasi akademik dan kemahasiswaan pada masing-masing unit tata usaha,
dapat dilihat pada Tabel 4.
Tabel 4. Jumlah penggunaan waktu kerja karyawan administrasi
akademik dan kemahasiswaan
Unit Tata
Usaha
ITSL
ARL
FKH
ITK
IPT
MNH
TEP
TIN
MAT
BIK
MAN
GM
IKK
Rata-rata
Rata-rata
perhari
Jam
perhari
Persentase (%)
1
2
3
64,71 24,51 10,78
52,94 27,45 19,61
55,88 31,37 12,75
47,06 31,37 21,57
38,24 50,00 11,76
59,80 28,43 11,76
36,89 49,51 13,59
36,27 50,98 12,75
19,63 69,16 11,21
44,95 44,95 10,09
47,45 38,69 13,87
50,00 40,20 9,80
50,00 44,12 5,88
46,45 40,83 12,72
Total
Persentase
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
245
216,15
67,31
528,46
4,08
3,60
1,12
8,81
Keterangan :
1 = jenis kegiatan produktif
2 = jenis kegiatan tidak produktif
3 = jenis kegiatan pribadi
Berdasarkan Tabel 4 dapat diketahui untuk jenis kegiatan yang bersifat
produktif, jumlah penggunaan waktu dari seluruh unit tata usaha berkisar antara
19,63 persen hingga 64,71 persen. Jumlah penggunaan waktu oleh karyawan
untuk kegiatan yang bersifat tidak produktif berkisar antara 24,51 persen hingga
40
69,16 persen dan untuk kegiatan yang bersifat pribadi berkisar antara 5,88 persen
hingga 21,57 persen.
Penggunaan waktu untuk kegiatan produktif seperti yang terlihat pada
Gambar 3, yang paling tinggi terletak pada unit tata usaha departemen ITSL yaitu
sebesar 64,71 persen atau 660 menit, sedangkan yang paling rendah terdapat pada
unit tata usaha departemen MAT yaitu sebesar 19,63 persen atau 210 menit.
Berdasarkan hasil pengamatan, tingginya angka penggunaan waktu untuk kegiatan
produktif pada unit tata usaha ITSL dikarenakan aktivitas sehari-hari karyawan
untuk kegiatan yang berhubungan dengan akademik dan kemahasiswaan dapat
dikatakan cukup padat. Sebaliknya, rendahnya angka penggunaan waktu produktif
pada unit tata usaha Matematika disebabkan oleh jumlah aktivitas sehari-hari
karyawan untuk jenis kegiatan produktif yang sedikit dan karyawan sering tidak
berada di tempat kerja.
Unit tata usaha departemen MNH memiliki angka penggunaan waktu
produktif sebesar 610 menit atau 59,80 persen atau tertinggi kedua setelah
departemen ITSL. Hal ini disebabkan aktifitas yang bersifat produktif yang
dilakukan oleh karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan unit tata
usaha MNH pada hari pengamatan juga cukup padat dan beragam.
Urutan tertinggi penggunaan waktu produktif berikutnya setelah
departemen MNH adalah unit tata usaha pada FKH yaitu sebesar 55,88 persen
dari keseluruhan waktu yang tersedia untuk bekerja. Berdasarkan hasil
pengamatan, angka penggunaan waktu produktif oleh karyawan administrasi
akademik dan kemahasiswaan di unit tata usaha FKH dipengaruhi oleh tugastugas akademik dan kemahasiswaan di lingkup fakultas yang cukup beragam. Hal
ini menyebabkan jumlah kegiatan produktif yang dilakukan karyawan selama
pengamatan cukup banyak.
Berdasarkan hasil pengamatan baik di departemen TIN dan TEP, dapat
diketahui bahwa selama pengamatan berlangsung karyawan administrasi
akademik dan kemahasiswaan sering melakukan urusan pribadi mereka pada saat
jam kerja. Hal ini menyebabkan unit tata usaha departemen TIN dan TEP
memiliki urutan masing-masing kedua dan ketiga terendah dalam penggunaan
41
70
60
50
40
30
20
10
0
42
persen. Jika dibandingkan dengan hasil penggunaan waktu kerja oleh karyawan
HRD, maka karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan di setiap unit
tata usaha yang diamati kurang optimal dalam menggunakan waktu kerja
produktif daripada karyawan HRD.
Berdasarkan rata-rata persentase penggunaan waktu untuk setiap jenis
kegiatan pada Tabel 4 dapat diketahui bahwa rata-rata persentase penggunaan
waktu untuk jenis kegiatan produktif yaitu sebesar 46,45 persen, hampir
mendekati nilai persentase untuk kegiatan tidak produktif yaitu 40,83 persen.
Waktu produktif optimal adalah mencapai 80 persen. Berdasarkan hal ini, dapat
disimpulkan bahwa rata-rata karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan
menggunakan sebesar 33,55 persen waktu produktif mereka untuk mengerjakan
kegiatan yang tidak produktif. Hal tersebut menyebabkan penggunaan waktu kerja
untuk kegiatan yang produktif tidak optimal.
Menurut hasil pengamatan secara umum, karyawan yang lebih banyak
melakukan kegiatan tidak produktif dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai
berikut :
1. Kurangnya supervisi dari atasan langsung dikarenakan ruangan atasan pada
beberapa unit tata usaha terletak jauh dari ruangan tempat karyawan bekerja.
Hal ini menyebabkan karyawan bebas mengobrol, membaca koran atau
majalah, menggunakan koneksi internet untuk hal-hal yang tidak perlu dan
sebagainya.
2. Sulitnya beradaptasi di lingkungan baru bagi atasan yang baru ditempatkan di
unit tata usaha tertentu, menyebabkan kekurangtegasan atasan dalam
menegakkan aturan-aturan yang ada.
3. Karyawan yang mengerjakan urusan rumah atau pribadi pada waktu jam
kerja, sehingga menyebabkan karyawan terlambat datang kerja atau pulang
kerja lebih awal.
4. Pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan yang bersifat fluktuatif,
artinya ada waktu-waktu tertentu karyawan sangat sibuk bekerja dan ada pula
waktu tertentu dimana pekerjaan sangat sedikit.
Karyawan menggunakan waktu sebesar 12,72 persen atau sebesar 134,62
menit untuk kegiatan pribadi. Jika dirata-ratakan per hari, maka karyawan rata-
43
rata menghabiskan sebanyak 67,31 menit atau 1,12 jam untuk kegiatan pribadi.
Hal ini sesuai dengan jam untuk keperluan pribadi seperti makan, istirahat, dan
sebagainya, yang ditetapkan bagi karyawan yang bekerja di lingkup IPB yaitu satu
jam.
4.6.
Karyawan
bagian
Administrasi
44
jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak
bekerja (allowance) seperti buang air, melepas lelah, istirahat makan, dan
sebagainya. Allowance diperkirakan rata-rata sekitar 30 persen dari jumlah jam
kerja. Dengan demikian, jam kerja efektif karyawan IPB setelah dikurangi
allowance menjadi 1785 menit per minggu atau 92820 menit per tahun.
b. Menyusun Waktu Penyelesaian Tugas
Setiap tugas pokok memiliki beban tugas yang menggambarkan seberapa
banyak tugas tersebut dilakukan dalam satuan hasil dan jangka waktu tertentu.
Misalnya pada unit tata usaha MNH (Lampiran 7) untuk tugas pelayanan
akademik
mahasiswa
salah
satunya
adalah
membuat
surat-surat
yang
45
kemahasiswaan pada setiap unit tata usaha secara lengkap dapat dilihat pada
Lampiran 2-14.
c. Menghitung Jumlah Kebutuhan Pegawai
Jumlah kebutuhan karyawan dengan demikian dapat dihitung berdasarkan
data yang diperoleh dari tahapan sebelumnya. Misalnya diketahui pada langkah b,
total waktu penyelesaian tugas administrasi dan akademik pada unit tata usaha
MNH adalah 57025 menit per tahun. Jam kerja efektif adalah 92820 menit per
tahun. Jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan
pada unit tata usaha MNH dapat dihitung dengan membagi jumlah total waktu
penyelesaian tugas dengan jam kerja efektif. Hasil pembagian kemudian dikalikan
dengan satu orang sehingga diperoleh angka kebutuhan karyawan yaitu sebesar
0,61 orang dan dibulatkan ke atas menjadi satu orang. Adapun perhitungan jumlah
kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada seluruh unit
tata usaha yang diteliti dapat dilihat pada Lampiran 2-14.
Tabel 5. Ringkasan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik
dan kemahasiswaan
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
ITSL
ARL
FKH
ITK
IPT
MNH
TEP
TIN
MAT
BIK
MAN
GM
IKK
Kebutuhan Karyawan
(orang)
0,71
0,69
0,60
0,41
0,10
0,61
0,57
0,54
0,15
0,31
0,42
0,58
0,35
Pembulatan
(orang)
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
46
dan
47
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
ITSL
ARL
FKH
ITK
IPT
MNH
TEP
TIN
MAT
BIK
MAN
GM
IKK
Jumlah Kebutuhan
Karyawan
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
Jumlah Aktual
Karyawan
1
2
5
3
2
2
2
2
1
2
2
2
2
48
Matematika sebelum pembulatan yang kecil diantara unit tata usaha lain yaitu
0,15.
Kelebihan jumlah karyawan terdapat di sebelas unit tata usaha yaitu
kecuali unit tata usaha ITSL dan MAT. Salah satunya yaitu unit tata usaha pada
FKH yang memiliki jumlah aktual karyawan sebanyak lima orang. Berdasarkan
hasil pengamatan diketahui bahwa kelima karyawan memiliki uraian tugas yang
telah ditetapkan masing-masing. Akan tetapi, jika seluruh uraian tugas tersebut
digabungkan dan dihitung beban kerjanya, maka pekerjaan administrasi akademik
dan kemahasiswaan sesungguhnya dapat dikerjakan oleh satu orang. Kemudian
pada unit tata usaha ITK, jumlah karyawan aktual adalah sebanyak tiga orang.
Berdasarkan pengamatan dapat diketahui bahwa terdapat pembagian tugas yang
tidak sama rata pada unit tata usaha tersebut. Perhitungan kebutuhan jumlah
karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan di unit tata usaha ITK juga
menghasilkan jumlah kebutuhan karyawan sebanyak satu orang (Tabel 6).
Hal lainnya pada Tabel 6 yaitu terdapat sembilan unit tata usaha yang
memiliki jumlah aktual karyawan sebanyak dua orang, padahal perhitungan
kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit-unit
tata usaha tersebut menghasilkan jumlah kebutuhan karyawan rata-rata sebanyak
satu orang. Berdasarkan pengamatan dapat diketahui bahwa rata-rata karyawan
merasakan beban kerja yang mereka emban berlebih sehingga mereka merasa
perlu tambahan karyawan untuk pekerjaan administrasi akademik dan
kemahasiswaan.
Mangkuprawira (2003) menyatakan jika karyawan bekerja di bawah
standar, dapat berarti estimasi standar yang ditetapkan lebih tinggi dibanding
kapasitas karyawan itu sendiri sehingga beban kerja yang diemban terasa berlebih.
Kelebihan jumlah karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada
sebelas unit tata usaha mengindikasikan bahwa dibutuhkan karyawan dengan
kapasitas yang lebih tinggi untuk mengerjakan beban kerja yang ada sehingga
dapat dikerjakan oleh satu orang. Hal ini untuk menghindari institusi menggaji
karyawan lebih banyak dari yang seharusnya atau dengan kata lain untuk
menghindari inefisiensi biaya.
49
4.8.
pada setiap unit tata usaha yang tercermin dalam total waktu penyelesaian tugas
(WPT) adalah berbeda-beda. Faktor-faktor yang mempengaruhi perbedaan
besarnya beban kerja karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada
masing-masing unit tata usaha, menurut hasil pengamatan adalah sebagai berikut:
1. Jumlah mahasiswa pada setiap jurusan atau departemen. Semakin besar
jumlah mahasiswa, semakin banyak pula jumlah kegiatan pelayanan
akademik yang dilakukan karyawan terhadap mahasiswa, sehingga beban
kerja yang diemban semakin tinggi
2. Jumlah mata kuliah yang terdapat pada setiap departemen. Semakin banyak
jumlah mata kuliah, maka semakin besar beban kerja untuk pekerjaan yang
berhubungan dengan penyelenggaraan perkuliahan.
3. Perbedaan karakter setiap jurusan atau departemen. Misalnya, ada beberapa
departemen yang menerapkan praktek lapang bagi mahasiswa dan ada pula
yang tidak. Penerapan praktek lapang akan menambah pekerjaan bagian
administrasi akademik dan kemahasiswaan, sehingga beban kerja akan
bertambah.
4. Kebijakan pada setiap departemen yang berbeda dalam hal langkah-langkah
kerja untuk suatu tugas pokok atau unsur tugas tertentu, sehingga lamanya
waktu penyelesaian untuk tugas pokok yang sama dapat berbeda-beda di
setiap unit tata usaha. Hal ini mengakibatkan beban kerja yang diemban
akan berbeda pula.
4.9. Implikasi Manajerial
Perhitungan kebutuhan karyawan berdasarkan beban kerja karyawan
administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha merupakan dasar
bagi perencanaan sumberdaya manusia pada Institut Pertanian Bogor.
Perencanaan SDM merupakan langkah awal dalam menyiapkan SDM yang
berkompeten sesuai bidangnya sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat
terwujud dan tujuan perusahaan dapat tercapai (Mangkuprawira, 2003). Kelebihan
50
52
dalam hal langkah-langkah kerja untuk suatu tugas pokok tertentu juga dapat
mempengaruhi perbedaan nilai beban kerja.
2. Saran
Adapun beberapa saran yang diajukan dari skripsi dan diharapkan dapat
bermanfaat yaitu :
a. Institut Pertanian Bogor sebaiknya mengkaji ulang mengenai analisis
pekerjaan di unit tata usaha lingkup departemen. Hal-hal yang perlu dikaji
ulang misalnya mengenai uraian tugas-tugas pokok pekerjaan administrasi
akademik dan kemahasiswaan. Unsur tugas yang lebih rinci dan sama di
setiap unit tata usaha diperlukan agar beban kerja lebih terstandar sehingga
jumlah karyawan di seluruh unit tata usaha dapat seragam dan sesuai dengan
beban kerja yang ditetapkan.
b. Mengadakan pelatihan bagi karyawan untuk meningkatkan kapasitas sesuai
dengan uraian tugas yang dikerjakan.
c. Kelebihan jumlah tenaga kerja sebaiknya dapat diatasi misalnya dengan
memperluas pekerjaan dan memperkaya pekerjaan. Perluasan dan
pemerkayaan pekerjaan juga dapat membantu mengurangi besarnya jumlah
penggunaan waktu yang tidak produktif oleh karyawan.
d. Supervisi dari atasan terhadap bawahan perlu ditingkatkan.
e. Studi banding antar departemen mengenai pekerjaan administrasi akademik
dan kemahasiswaan untuk memberi gambaran sekaligus membandingkan
langkah-langkah penyelesaian kerja dan waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan pekerjaan.
f. Untuk penelitian selanjutnya, disarankan agar menelaah mengenai
bagaimana pembuatan standar beban kerja untuk pekerjaan-pekerjaan lain di
unit tata usaha.
53
DAFTAR PUSTAKA
Dessler, G. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia. Indeks, Jakarta.
Hasan, M. I. 2002. Pokok-Pokok Materi Metodologi Penelitian dan Aplikasinya.
Ghalia Indonesia, Jakarta.
Ilyas, Y. 2004. Perencanaan SDM Rumah Sakit : Teori, Metoda dan Formula.
Fakultas Kesehatan Mayarakat, Universitas Indonesia, Depok.
Indriana, N. 2009. Analisis Kebutuhan Tenaga berdasarkan Beban Kerja di
Bagian Human Resource Departement (HRD) Rumah Sakit Karya Bhakti
Bogor. Skripsi pada Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas
Indonesia.
Keputusan
Menteri
Pendayagunaan
Aparatur
Negara
Nomor
:
KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan
Pegawai Berdasarkan Beban Kerja dalam rangka Penyusunan Formasi
Pegawai Negeri Sipil.
Lituhayu, R. 2008. Analisis Beban Kerja dan Kinerja Karyawan (Studi Kasus
pada Head Office) PT Lerindo Internasional Jakarta. Skripsi pada
Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut
Pertanian Bogor.
Mangkuprawira, S. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik. PT.
Ghalia Indonesia, Jakarta.
Moekijat. 2008. Analisis Jabatan. CV. Mandar Maju, Bandung.
Nasution, S. 2003. Metode Research (Penelitian Ilmiah). Bumi Aksara, Jakarta.
Rencana Strategis IPB 2008-2013. http://www.ipb.ac.id. [25 Februari 2010]
Rivai, H. V. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan, Dari
Teori ke Praktik. PT. Rajagrafindo Persada, Jakarta.
Rivai, H. V. dan E. J. Sagala. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia untuk
Perusahaan Dari Teori ke Praktik. Rajawali Pers, Jakarta.
Robot, F. J. M. 2009. Analisis Beban Kerja Perawat Pelaksana dalam
Mengevaluasi Kebutuhan Tenaga Perawat di Ruang Rawat Inap Rumah
Sakit Umum Prof. dr R. D. Kandou Manado. Tesis pada Fakultas Ilmu
Keperawatan, Universitas Indonesia.
Saragih, A. 2004. Analisis Beban Kerja, Kompensasi dan Kepuasan Kerja
Karyawan Puskesmas (Studi Kasus Puskesmas Bogor Timur Kota Bogor).
Skripsi pada Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen,
Institut Pertanian Bogor.
54
Setyawan, T. 2008. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Sumber Daya Manusia
(Studi Kasus MDF Bogor Centrum Kantor Daerah Telkom, Bogor).
Skripsi pada Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor.
Siagian, S. P. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bumi Aksara, Jakarta.
55
LAMPIRAN
56
55
:
:
:
Kegiatan yang dilakukan pegawai
Waktu
Produktif
07:00
07:10
07:20
07:30
07:40
07:50
08:00
08:10
08:20
08:30
08:40
08:50
09:00
09:10
09:20
09:30
09:40
09:50
10:00
10:10
10:20
10:30
10:40
10:50
11:00
11:10
11:20
11:30
11:40
11:50
12:00
12:10
12:20
12:30
12:40
12:50
13:00
Tidak Produktif
Pribadi
Keterangan
56 57
Lanjutan Lampiran 1.
Kegiatan yang dilakukan pegawai
Waktu
Produktif
13:10
13:20
13:30
13:40
13:50
14:00
14:10
14:20
14:30
14:40
14:50
15:00
15:10
15:20
15:30
15:40
15:50
16:00
Tidak Produktif
Pribadi
Keterangan
Lampiran 2. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha ITSL
Tugas-Tugas Pokok
Pelayanan akademik
mahasiswa
Pelaksanaan
administrasi tugas akhir
mahasiswa
Penyelenggaraan
kuliah,
praktikum/responsi dan
ujian
Pengarsipan
BT
SKR
2360 surat
3 menit/surat
WPT (BTxSKR)
7080
90 mahasiswa
300 menit/mahasiswa
27000
90 mahasiswa
300 menit/mahasiswa
27000
23 mata kuliah
20 menit/mata kuliah
460
23 mata kuliah
15 menit/mata kuliah
345
23 mata kuliah
90 menit/mata kuliah
2070
236 hari
10 menit/hari
WPT
Kebutuhan Pegawai
2360
66315
0,71
Keterangan :
BT
= jumlah beban tugas selama setahun
SKR
= standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas
WPT
= waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun)
Hari kerja efektif
Lampiran 3. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha ARL
Tugas-Tugas Pokok
Pelayanan akademik
mahasiswa
Pelaksanaan
administrasi tugas akhir
mahasiswa
Penyelenggaraan
kuliah,
praktikum/responsi dan
ujian
Pengarsipan
BT
SKR
2360 surat
-
10 menit/surat
-
WPT (BTxSKR)
23600
-
20 hari kerja
180 menit/hari
3600
65 mahasiswa
240 menit/mahasiswa
15600
65 mahasiswa
240 menit/mahasiswa
15600
19 mata kuliah
15 menit/mata kuliah
285
19 mata kuliah
15 menit/mata kuliah
285
65 mahasiswa
15 menit/mahasiswa
975
19 mata kuliah
236 hari
30 menit/mata kuliah
15 menit/hari
WPT
Kebutuhan Pegawai
570
3540
64055
0,69
Keterangan :
BT
= jumlah beban tugas selama setahun
SKR
= standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas
WPT
= waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun)
Hari kerja efektif
Lampiran 4. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha FKH
Tugas-Tugas Pokok
Pelayanan akademik
mahasiswa
Pelaksanaan
administrasi tugas akhir
mahasiswa
Penyelenggaraan
kuliah,
praktikum/responsi dan
ujian
Pengarsipan
BT
SKR
WPT (BTxSKR)
1500 surat
10 menit/surat
15000
2 semester
160 ijazah
2 semester
10 menit/semester
3 menit/ijazah
2160 menit/semester
20
480
4320
160 mahasiswa
160 mahasiswa
43 mata kuliah
100
menit/mahasiswa
100
menit/mahasiswa
16000
16000
15 menit/mata kuliah
645
236 hari
15 menit/hari
WPT
Kebutuhan Pegawai
3540
56005
0,60
Keterangan :
BT
= jumlah beban tugas selama setahun (thn)
SKR
= standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas (menit)
WPT
= waktu penyelesaian tugas (menit per tahun)
= 236 hari setahun, Jam Kerja Efektif
59
Lampiran 5. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha ITK
Tugas-Tugas Pokok
Pelayanan akademik
mahasiswa
Pelaksanaan
administrasi tugas akhir
mahasiswa
Penyelenggaraan
kuliah,
praktikum/responsi dan
ujian
Pengarsipan
BT
SKR
500 surat
10 menit/surat
2 semester
10 menit/semester
WPT (BTxSKR)
5000
20
-
65 mahasiswa
200 menit/mahasiswa
13000
65 mahasiswa
200 menit/mahasiswa
13000
21 mata kuliah
5 menit/mata kuliah
105
21 mata kuliah
15 menit/mata kuliah
315
21 mata kuliah
30 menit/mata kuliah
630
65 mahasiswa
15 menit/mahasiswa
975
21 mata kuliah
30 menit/mata kuliah
630
19 mata kuliah
30 menit/mata kuliah
570
3540
37785
0,41
236 hari
15 menit/hari
WPT
Kebutuhan Pegawai
Keterangan :
BT
= jumlah beban tugas selama setahun
SKR
= standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas
WPT
= waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun)
Hari kerja efektif
Lampiran 6. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha IPT
Tugas-Tugas Pokok
Pelayanan akademik
mahasiswa
Pelaksanaan
administrasi tugas akhir
mahasiswa
Penyelenggaraan
kuliah,
praktikum/responsi dan
ujian
Pengarsipan
BT
SKR
132 surat
10 menit/surat
2 semester
10 menit/semester
115
mahasiswa
115
mahasiswa
WPT (BTxSKR)
1320
20
-
10 menit/mahasiswa
1150
10 menit/mahasiswa
1150
21 mata kuliah
15 menit/mata kuliah
315
21 mata kuliah
15 menit/mata kuliah
315
21 mata kuliah
3780
21 mata kuliah
30 menit/mata kuliah
630
21 mata kuliah
30 menit/mata kuliah
630
WPT
Kebutuhan Pegawai
9310
0,10
Keterangan :
BT
SKR
WPT
Lampiran 7. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha MNH
Tugas-Tugas Pokok
Pelayanan akademik
mahasiswa
Pelaksanaan
administrasi tugas akhir
mahasiswa
Penyelenggaraan
kuliah,
praktikum/responsi dan
ujian
Pengarsipan
BT
SKR
2000 surat
5 menit/surat
WPT (BTxSKR)
10000
100
mahasiswa
100
mahasiswa
21 mata kuliah
180 menit/mahasiswa
18000
180 menit/mahasiswa
18000
60 menit/mata kuliah
1260
21 mata kuliah
100
mahasiswa
5040
10 menit/mahasiswa
1000
21 mata kuliah
5 menit/mata kuliah
105
21 mata kuliah
60 menit/mata kuliah
1260
236 hari
10 menit/hari
WPT
Kebutuhan Pegawai
2360
57025
0,61
Keterangan :
BT
= jumlah beban tugas selama setahun
SKR
= standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas
WPT
= waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun)
Hari kerja efektif
Lampiran 8. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha TEP
Tugas-Tugas Pokok
Pelayanan akademik
mahasiswa
Pelaksanaan
administrasi tugas akhir
mahasiswa
Penyelenggaraan
kuliah,
praktikum/responsi dan
ujian
Pengarsipan
BT
SKR
237 surat
10 menit/surat
2 semester
15 menit/semester
100
mahasiswa
100
mahasiswa
36 mata kuliah
WPT (BTxSKR)
2370
30
-
200 menit/mahasiswa
20000
200 menit/mahasiswa
20000
20 menit/mata kuliah
720
36 mata kuliah
7200
36 mata kuliah
10 menit/mata kuliah
360
36 mata kuliah
60 menit/mata kuliah
2160
WPT
Kebutuhan Pegawai
52840
0,57
Keterangan :
BT
= jumlah beban tugas selama setahun
SKR
= standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas
WPT
= waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun)
Hari kerja efektif
Lampiran 9. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha TIN
Tugas-Tugas Pokok
Pelayanan akademik
mahasiswa
Pelaksanaan
administrasi tugas akhir
mahasiswa
Penyelenggaraan
kuliah,
praktikum/responsi dan
ujian
Pengarsipan
BT
SKR
500 surat
5 menit/surat
2 semester
15 menit/semester
110
mahasiswa
110
mahasiswa
35 mata kuliah
110
mahasiswa
WPT (BTxSKR)
2500
30
-
180 menit/mahasiswa
19800
180 menit/mahasiswa
19800
60 menit/mata kuliah
2100
30 menit/mahasiswa
3300
35 mata kuliah
15 menit/mata kuliah
525
35 mata kuliah
60 menit/mata kuliah
2100
WPT
Kebutuhan Pegawai
50155
0,54
Keterangan :
BT
= jumlah beban tugas selama setahun
SKR
= standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas
WPT
= waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun)
Hari kerja efektif
Lampiran 10. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha MAT
Tugas-Tugas Pokok
Pelayanan akademik
mahasiswa
Pelaksanaan
administrasi tugas akhir
mahasiswa
Penyelenggaraan
kuliah,
praktikum/responsi dan
ujian
Pengarsipan
BT
SKR
232 surat
5 menit/surat
WPT (BTxSKR)
1160
100
mahasiswa
100
mahasiswa
31 mata kuliah
60 menit/mahasiswa
6000
60 menit/mahasiswa
6000
15 menit/mata kuliah
465
WPT
Kebutuhan Pegawai
13625
0,15
Keterangan :
BT
= jumlah beban tugas selama setahun
SKR
= standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas (menit)
WPT
= waktu penyelesaian tugas (menit per tahun)
Hari kerja efektif
65
Lampiran 11. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha BIK
Tugas-Tugas Pokok
Pelayanan akademik
mahasiswa
Pelaksanaan
administrasi tugas akhir
mahasiswa
Penyelenggaraan
kuliah,
praktikum/responsi dan
ujian
Pengarsipan
BT
SKR
WPT (BTxSKR)
150 surat
10 menit/surat
2 semester
10 menit/semester
70 mahasiswa
100 menit/mahasiswa
7000
70 mahasiswa
100 menit/mahasiswa
7000
70 mahasiswa
100 menit/mahasiswa
7000
18 mata kuliah
20 menit/mata kuliah
360
1500
20
70 mahasiswa
-
18 mata kuliah
236 hari
30 menit/mahasiswa
60 menit/mata kuliah
10 menit/hari
WPT
Kebutuhan Pegawai
2100
1080
2360
28420
0,31
Keterangan :
BT
= jumlah beban tugas selama setahun
SKR
= standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas
WPT
= waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun)
Hari kerja efektif
Lampiran 12. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha MAN
Tugas-Tugas Pokok
Pelayanan akademik
mahasiswa
Pelaksanaan
administrasi tugas akhir
mahasiswa
Penyelenggaraan
kuliah,
praktikum/responsi dan
ujian
Pengarsipan
BT
SKR
1000 surat
5 menit/surat
WPT (BTxSKR)
5000
120
mahasiswa
120
mahasiswa
25 mata kuliah
120 menit/mahasiswa
14400
120 menit/mahasiswa
14400
60 menit/mata kuliah
1500
25 mata kuliah
236 hari
60 menit/mata kuliah
10 menit/hari
WPT
Kebutuhan Pegawai
1500
2360
39160
0,42
Keterangan :
BT
= jumlah beban tugas selama setahun
SKR
= standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas
WPT
= waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun)
Hari kerja efektif
Lampiran 13. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha GM
Tugas-Tugas Pokok
Pelayanan akademik
mahasiswa
Pelaksanaan
administrasi tugas akhir
mahasiswa
Penyelenggaraan
kuliah,
praktikum/responsi dan
ujian
Pengarsipan
BT
SKR
600 surat
5 menit/surat
WPT (BTxSKR)
3000
90 mahasiswa
200 menit/mahasiswa
18000
90 mahasiswa
200 menit/mahasiswa
18000
28 mata kuliah
30 menit/mata kuliah
840
28 mata kuliah
10 menit/mata kuliah
280
28 mata kuliah
4200
90 mahasiswa
15 menit/mahasiswa
1350
28 mata kuliah
236 hari
30 menit/mata kuliah
30 menit/hari
WPT
Kebutuhan Pegawai
840
7080
53590
0,58
Keterangan :
BT
= jumlah beban tugas selama setahun
SKR
= standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas
WPT
= waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun)
Hari kerja efektif
Lampiran 14. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha IKK
Tugas-Tugas Pokok
Pelayanan akademik
mahasiswa
Pelaksanaan
administrasi tugas akhir
mahasiswa
Penyelenggaraan
kuliah,
praktikum/responsi dan
ujian
Pengarsipan
BT
SKR
100 surat
15 menit/surat
2 semester
10 menit/semester
WPT (BTxSKR)
1500
20
-
50 mahasiswa
200 menit/mahasiswa
10000
50 mahasiswa
200 menit/mahasiswa
10000
21 mata kuliah
60 menit/mata kuliah
1260
21 mata kuliah
5040
21 mata kuliah
5 menit/mata kuliah
105
21 mata kuliah
60 menit/mata kuliah
1260
236 hari
15 menit/hari
WPT
Kebutuhan Pegawai
3540
32725
0,35
Keterangan :
BT
= jumlah beban tugas selama setahun
SKR
= standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas
WPT
= waktu penyelesaian tugas selama setahun (menit per tahun)
Hari kerja efektif