8 Langkah Problem Solving Newman

Berikut adalah 8 Langkah Problem Solving menurut Newman dalam bukunya Problem
Solving for Result.
Langkah Problem Solving 1: Identify the problem
Tahap ini adalah tahap yang paling penting dalam Langkah problem solving karena
hasil akhir dari proses ditentukan pada tahap ini. tahap inilah yang menentukan apakah
penyelesaian masalah akan di bawa ke utara atau ke selatan. Akan dibuat rumit atau
sederhana. Dalam tahap mengidentifikasi masalah ini Newman menyampaikan bahwa
penting untuk membuat rumusan masalah yang sederhana Simple Problem
Statements. Karena begitu masalah sudah dirumuskan, maka diperlukan keseriusan
dan komitmen seluruh anggota tim untuk melaksanakannya sampai akhir proses.
Langkah Problem Solving 2: Gather data
Langkah problem solving berikutnya adalah mengumpulkan data. Newman memberikan
beberapa alternatif metode dalam pengumpulan data yaitu:
2.1. Problem-Mapping (PM)
PM adalah metode pengumpulan data dengan cara membuat model dari permasalahan
yang ada. Model yang dibuat sama dengan kalau kita membuat Mind Mapping. Topik
utamanya digambar di tengah. Bedanya adalah cabang-cabang yang keluar dari
cabang utama adalah trigger / pemicu / penyebabnya. Trigger ini bisa dipecah-pecah ke
dalam branches yang lebih kecil dan sederhana.
2.2. Tally Sheets / tick-sheet
Ini adalah metode sederhana yang sudah sering kita gunakan dalam penghitungan
suara. Bentuknya berupa matriks dengan kolom paling kiri berisi kejadian yang diamati
sedangkan baris paling atas berisi kapan kejadiannya. Kesalahan dalam pengisiannya
aan menyebabkan semua kesimpulan yang ditarik akan salah.

2.3. Modelling
Modelling adalah metode pengumpulan data dengan cara memodel kejadian atau
mereka-ulang kejadian yang ingin diamati. Kalau Anda sering melihat siaran mengenai
bagaimana cara polisi mengumpulkan / menguatkan bukti dengan cara mendatangkan
saksi ke tempat kejadian (TKP),.. itulah contoh sederhana modelling.
2.4. Active Database Technique
Adalah mengumpulkan real data secara aktif sepanjang waktu yang diperlukan. Data ini
sebaiknya mudah di akses dan kapan pun kita membutuhkan informasi yang lebih
dalam kita dapat melakukan braistorming. Untuk data-data yang bukan merupakan data
utama, kita dapat meneruskannya ke bagian yang lebih kompeten.
2.5. Competitive Benchmarking
Metode ini memanfaatkan orang / pihak lain yang telah / pernah menyelesaikan
masalah yang sama sebelumnya. Yang diamati adalah teknik yang digunakan untuk
kemudian disesuaikan dengan kebutuhan kita.
2.6. Pilot
Pilot adalah menjalankan project dalam skala kecil untuk mengumpulkan data yang
tidak didapat dari metode pengumpulan data yang sudah ada. Kunci kesuksesan
metode ini adalah dengan mengumlkan data hasil pilot sebanyak mungkin dengan
waktu, dana dan usaha yang seefisien mungkin.
2.7. Interviewing
Metode ini efektif bila kita benar benar tahu apa yang kita ingin dapatkan dari jawaban
para responden dan bukan merupakan jawaban yang bisa dijawab dengan Ya atau
Tidak. Interview dapat dilakukan oleh dua orang interviewer yang mempunyai skill
yang sama sehingga bisa saling melengkapi pertanyaan. Dapat pula satu orang
bertanya sedangkan satu orang yang lain mengamati tanpa sepengetahuan responden.
2.8. Subject PM
Metode ini lebih kompleks dari 2.1. Untuk menjalankannya minimal diperlukan 3 team A,
B dan C. Setelah PM di gambar oleh tim A, maka tim B dan C mengajukan pertanyaan.
Kemudian A melengkapi PM yang dibuat berdasarkan masukan dari B dan C. demikian
sampai ditemukan PM yang mewakili semua tim.

Langkah Problem Solving 3: Analyze data

Data yang ada kemudian di pilah-pilah sesuai dengan kebutuhan dan kecocokan. Pada
tahap ini janganlah buru buru untuk membuat dugaan mengenai jawaban dari
permasalahan yang ada. Tahan dahulu. Karena apa yang kita lihat itu adalah cermin
dari apa yang ingin kita lihat. Ada beberapa metode yang ditawarkan untuk
menganalisis data oleh Newman, yaitu:
3.1. Force Field Analysis (FFA)
Force Field Analysis adalah metoda yang sangat ampuh untuk memperoleh gambaran
lengkap yang menyeluruh berbagai kekuatan yang ada dalam isu utama suatu
kebijakan juga untuk memperkirakan sumber dan tingkat kekuatan kekuatan tersebut.
Detail FFA bisa dilihat disini
3.2. Fishbone Diagram
Fishbone diagram atau Ishikawa diagram adalah diagram untuk menemukan penyebab
dari kondisi yang terjadi. Bentuknya seperti tulang ikan.
3.3. Why/Why Diagram
Prinsipnya lebih kurang sama dengan Ishikawa Diagram. Di bagian kepala ikan (pada
Ishikawa Diagram) kita ganti dengan Problem Symptom yang ingin kita pecahkan.
Kemudian kita mengajukan pertanyaan Why?. dari jawaban tadi akan muncul beberapa
jawaban dan kita bertanya lagi Why kepada masing-masing. Hingga akhirnya akan
ditemukan akan permasalahannya.
3.4. Influence diagram
Sesuai dengan namanya, Influence Diagram mencoba melihat permasalahan dengan
melihat flow proccessnya. Dengan mengtahui flow proccess tersebut akan didapat
tahapan mana yang mempengaruhi masalah yang ada secara signifikan.
Langkah Problem Solving 4: Generate solutions
4.1 Traditional Brainstorming
Saat ini, inilah langkah problem solving yang paling banyak digunakan karena
kemudahan dan keefektifannya. Biasanya dilakukan dengan maksimal peserta 12
orang. Kemudian sebelum sesi dibuka dilakukan penyamaan persepsi mengenai
permasalahan yang di hadapi. Hasil, ide, masukan, pendapat, ditulis di flipchart yang

bisa dilihat semua orang. Metode ini cocok untuk open problemyang bisa memberikan
jawaban lebih dari satu. Kekurangan: Ada kecenderungan Groupthink
4.2 Creative Silence
Metode ini disebut juga Brainstorming II. Bedanya dengan metode brainstorming biasa
adalah ada waktu creative silence (+/-2 menit) untuk menuliskan ide kepada semua
peserta. Warna kertas dan bolpen disamakan demi kesetaraan derajat pendapat yang
disampaikan. Kemudian dicari kombinasi dan improvement untuk ide yang dihasilkan.
Bisa jadi ada tahap 2, 3 creative silence dst untuk menemukan jawaban yang sesuai.
4.3. 6 Thinking Hat
Langkah problem solving ini diperkenalkan oleh De Bono dimana masing-masing orang
berperan sesuai dengan warna topi yang dikenakan.
Putih: berbicara mengenai fakta dan data saja.
Merah: berbicara mengenai perasaan yang dirasakan
Hitam: berbicara mengenai kegagalan yang akan terjadi dengan apa pun metode yang
diambil
Kuning: berbicara mengenai sisi positif ide yang dihasilkan
Hijau: berbicara mengenai think out the box
Biru: berbicara mengenai pandangan dari helicopter view.
4.4. Nominal Group Technique (NGT)
Metode ini mirip dengan Creative Silence, tetapi setelah masing masing melakukan
presentasi tidak dilakukan diskusi kelompok. Kemudian, tiap orang -secara individumelakukan pemeringkatan dari ide-ide yang ada. Ide dengan peringkat yang paling
tinggi yang akan digunakan.
4.5. Delphi
Metode ini dikembangkan oleh Rand Corporation dimana masing-masing individu yang
terpisah yang belum pernah bertemu dalam 1 meja diskusi memberikan
masukannya masing-masing. Hasilnya, secara terpusat dirangkum dan kemudian di
broadcast kembali kepada masing-masing individu untuk diminta pendapatnya.
Hasilnya kemudian di pool kembali hingga ditemukan jawaban yang memuaskan.
Metode ini cocok untuk mereka yang terpisah jauh secara geografis.

4.6. Yes And..

Metode Yes And adalah salah satu metode yang baik untuk tidak memupuskan
semangat / pendapat yang sebelumnya disampaikan. Ketika terjadi perbedaan
pendapat biasanya orang cenderung untuk berkata Yes, but.. sehingga kesannya
pendapat yang di kemukakannya akan lebih baik dibanding yang pertama. Dengan Yes
And, maka kesan yang ditangkap adalah kedua pendapat tersebut saling melengkapi.
4.7. Strange / Familiar: Methaphor & Analogy
Langkah problem solving dengan metode ini merupakan metode berfikir kreatif dengan
pendekatan yang unik. Jika suatu masalah terdengar aneh (strange) maka dibuat
analogy atau metafora sehingga menjadi sesuatu yang mudah. Tetapi jika itu adalah
masalah yang mudah (familiar) maka dilakukan analogy / metaphor yang aneh / sulit
(strange)
4.8 How To
Ini adalah cara lain untuk mengemukakan masalah dengan cara seperti kita bercerita
kepada anak-anak. Biasanya dimulai dengan kalimat I want to.. kemudian
dimetaforakan kepada anak -anak dengan kalimat Its like trying to Jawaban yang di
hasilkan dari pertanyaan tadi kemudian di kembalikan ke kasus awal.
Contoh:
Saya ingin mencari HP saya yang hilang di pasar ( I want to..)
Itu sama saja dengan mencari sebuah jarum dalam tumpukan jerami (Its like trying to..)
Cara mencari jarum di tumpukan jerami:
1. di pilah-pilah menjadi tumpukan-tumpukan kecil
2. di ayak
3. di beri magnet, dll
Ketiga cara ini kemudian di kembalikan lagi ke kondisi semula: HP hilang di pasar.
Disinilah serunya, karena akan banyak ide kreatif yang timbul.
4.9 Visualization
Visualisasi kini banyak digunakan tidak hanya sebagai langkah problem solving tetapi
juga untuk mempelajari keahlian baru. Memberikan arah serta antisipasi permasalahan
yang timbul. Langkah problem solving ini kini banyak digunakan pula dalam bidang
personal development, leadership, ekonomi, dll.

Bersambung ke 8 Langkah Problem Solving (2)

Berikut adalah bagian kedua 8 Langkah Problem Solving menurut Newman dalam
bukunya Problem Solving for Result.
Langkah Problem Solving ke-5: Select the Solution
Tahap ini adalah tahap untuk menentukan solusi mana yang akan kita pilih. Ada
beberapa metode yang dapat digunakan, yaitu:
5.1. Toss a Coin
Ini adalah metode paling kuno dengan kemungkinan probabilitas 1:1. Kalau tidak sisi A
maka sisi B yang akan keluar. Tidak ada dasar ilmiahnya.
5.2. Solution-Criteria-Generation
Caranya, pertama-tama kita mengambil beberapa alternatif solusi. Kemudian kita
lakukan perbandingan diantara sesamanya satu demi satu untuk mendapatkan
kekuatan dan keunikan dari masing-masing alternatif solusi. Setalah itu baru dilakukan
proses pembobotan.
5.3. Weighting System
bahasa lain untuk metode ini adalah pembobotan. Yaitu dengan memberikan nilai
tertentu (bobot) kepada solusi yang ada untuk memberikan gambaran bahwa tiap solusi
mempunyai tingkat kepentingan yang berbeda-beda.
5.4. Ease & Effect Matrix (EEM)
Langkah Problem Solving berikutnya yang bisa dijadikan alternatif adalah EEM.
Caranya adalah mengelompokkan solusi berdasarkan Ease (kemudahan) dan Effect
(efek)nya berdasarkan High, Moderate dan Easy. Maka akan ada 9 kotak yang masingmasing mencerminkan alternatif solusi yang ada.
5.5. Awakashi / Solution & Effect Diagram
Ini adalah kebalikan dari diagram Ishikawa. Kalau pada diagram Ishikawa kepala ikan
adalah problemnya, kalau disini menjadi solusinya. Sedangkan di badan ikannya berisi
efek yang dihasilkan masing-masing bagian.
5.6 IshiCooper Diagram
Diagram ini menggabungkan diagram Ishikawa dan Awakashi. Sehingga secara

lengkap kita bisa melihat problem (di sisi paling kanan) dan solusi (di sisi paling kiri)
serta diantaranya adalah efek dan penyebabnya.
5.7 Pairs Comparison
Metode ini menguji satu demi satu alternatif solusi antara yang satu dengan yang lain.
Sehingga dengan demikian akan di dapatkan nilai relatif paling tinggi setelah proses
perbandingan dilakukan.
Langkah Problem Solving ke-6: Plan the Implementation
dalam langkah problem solving pada tahap ini diperlukan kombinasi dari pemikiran
yang cerdas dan kreativitas. Gagal pada langkah ini maka akan menyebabkan hasil
proses yang telah dilakukan sebelumnya menjadi sia-sia. Beberapa metode yang dapat
digunakan dalam tahap ini adalah:
6.1. KISS
Istilah KISS Keep It Simple, Stupid pertama kali diperkenalkan oleh tentara kerajaan
Inggris. Bukan berarti ada prajurit yang bodoh, tetapi akan lebih mudah bila semuanya
bisa dijalankan dengan baik dalam kondisi apa pun dengan membuatnya lebih
sederhana.
6.2. Tactical Thinking (TT)
TT adalah cara berpikir praktis dengan memperkirakan kemungkinan masalah yang
timbul dan mempersiapkan solusinya. Ada 4 tahap dalam TT:
1. Mengidentifikasi permasalahan
2. Mengurutkannya kedalam urutan yang sesuai
3. Mendesain cara mengatasi masalahnya
4. Mengintegrasikannya ke dalam rencana yang lengkap dan terstruktur
6.3 Objectifying the Objective (Objective= Task X + Task Y + Task Z)
Cara ini dilakukan dengan mengajukan pertanyaan seperti: kapan saya tahu kalau
target sudah tercapai?
maka jawabannya: kalau A+B+C sudah dilakukan.
6.4. Plan Grid
Plan Grid dilakukan dengan membagi pelaksanaan menjadi beberapa fase yang
dilaksanakan oleh beberapa tim. Dengan metode seperti ini bila terjadi gap antara team

yang pertama dengan yang akan melanjutkan maka kemungkinan ada hidden waste
yang terjadi. dalam Plan Grid harus bisa menjawab pertanyaan 5W 1H. What, Why,
When, Where, Who & How
6.5. MOT (Mission, Objective and Task)
MOT adalah metode yang secara struktural menjelaskan tahapan project dari top
piramid (Mission) dan membaginya menjadi beberapa Objective untuk kemudian di
breakdown lagi menjadi task-task kecil untuk mencapai objective yang telah ditetapkan.
M: berupa pernyataan misi plus tenggat waktu
O: Area dimana tim harus membuat perbedaan. Menjawab pertanyaan: What do we
want to be good at?
T: spesifik, terukur, short term (to do list)
6.6. Visualizing the Whole Process
Visualisasi yang dilakukan adalah memvisualisasikan proses secara keseluruhan
sehingga dengan demikian bisa diperkirakan hasil dan hambatan-hambatan yang akan
ditemui di perjalanan.
6.7. Backward Planning
Metode ini dilakukan dengan menetapkan terlebih dahlu tujuan di masa depan
kemudian menarik mundur hal tersebut hingga ke masa kini. Dengan cara demikian
maka akan dapat ditentukanaktivitas apa saja yang diperlukan sehingga target di masa
depan dapat dicapai.
6.8. Process Improvement
Pada langkah problem solving ini dilakukan dengan mengidentifikasi aktivitas yang
berjalan secara bersamaan sehingga kita bisa melihat dimana proses bottle neck akan
terjadi.
6.9 Who Cares, Can & Will
Dengan menjawab 3 pertanyaan diatas maka kita dapat mengidentifikasi siapa yang
berpengaruh di dalam topik yang kita maksud.
6.10. How/How Diagram
Diagram ini berkebalikan dengan diagram Why/Why
6.11 QUEST Quick Environmental Scanning Technique
Digunakan untuk membuat strategy perusahaan, menemukan permasalahan dan solusi

organisasi. Ada 6 tahap QUEST:

1. Seberapa jauh ke depan kita perlu merencanakan?
2. Apa yang terjadi pada sisi operasional perusahaan selama masa tersebut?
3. Analisa PEST & SWOT
4. Apa yang harus kita lakukan agar tetap sukses?
5. Apa yang kita harapkan agar dilakukan perusahaan?
6. Apa yang kita bisa lakukan? (menjawab gap no 4 dan 5)
Langkah Problem Solving ke-7: Test/Rehearse
Tahap ini sangat diperlukan karena terkadang dalam briefing umum ketika ditanya
apakah ada hal yang kurang jelas? Sebagian orang mungkin akan menahan diri untuk
bertanya karena jika mereka bertanya akan menunjukkan kekurangkompetenan yang
mereka miliki. Karena itu diperlukan tahapan ke 7 ini yang bisa dibagi menjadi:
7.1. Rehearsal
Dalam rehearsal manfaatkanlah dengan sebaik mungkin sehingga setiap detail operasi
yang dpercayakan kepada Anda menjadi jelas dan terang. Jika bertanya / membuat
kesalahan dalam sesi ini adalah hal yang wajar. Namanya juga latihan..
7.2. Role Play
Tidak ada salahnya Anda mencoba peran yang nantinya akan diperankan oleh
customer. Karena dengan berada di sisi yang berbeda Anda akan mendapatkan insight
yang berbeda bila anda berdiri di sisi produsen
7.3. Worst Scenario
Dengan membayangkan skenario terburuk yang bisa terjadi, kita bisa membuat
rencana cadangan untuk mengantisipasinya.
Langkah Problem Solving ke-8: Action
8.1. Live The Message / Fill the Gap
Proses perencanaan yang panjang pasti melelahkan. Terkadang kita sudah bisa
menebak hasilnya bila dijalankan. Namun, perencanaan tidak komplit tanpa
pelaksanaan. Pasti akan ada sesuatu yang baru yang bisa mengubah hal yang buruk
menjadi lebih baik.

8.2 Give Feedback

Jangan lupa untuk memberi feedback kepada mereka yang kurang tepat dalam proses
implementasi. Namun perlu diingat untuk memberi feedback membangun sehingga
mereka tidak terdemotivasi.
8.3 Celebrate
Bila project telah selesai, celebrate. enjoy the moment!