Restaurant Pelangi

Restaurant Pelangi
PENGENDALIAN
DOKUMEN
PROSEDUR

No.
Dokumen
No. Terbitan
No. Revisi
Tanggal
Halaman

: 1
:
:
:
:

1
1
1 Maret 2016
3 Halaman

1. TUJUAN
1.1 Untuk memastikan dan menjamin bahwa dokumen sistem manajemen mutu
telah dikendalikan
1.2 Sebagai panduan pengembangan, penerbitan, penomoran, pengesahan,
penggandaan, pendistribusian, dan penetapan status dokumen
2. RUANG LINGKUP
Penetapan prosedur ini mencakup pengendalian dokumen pada semua bidang di
Restaurant Pelangi
3. TANGGUNG JAWAB
3.1 Kepala Restaurant Pelangi bertanggung jawab mengesahkan panduan sistem
manajemen mutu
3.2 Wakil manajemen menyiapkan dokumen Panduan System, mengesahkan
semua prosedur kerja, dan menetapkan dokumen eksternal yang digunakan di
Restaurant Pelangi.
4. REFERENSI
SNI ISO 9001-2008
5. DEFINISI
5.1 Dokumen adalah perangkat sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai
panduan aktivitas restoran pelangi. Yang terdiri dari panduan sistem, prosedur
kerja, instruksi kerja, dan formulir.
5.2 Dokumen eksternal adalah dokumen standar spersifikasi operasi dan jasa dari
pelanggan, termasuk peraturan atau persyaratan yang berhubungan
5.3 Dokumen dikendalikan adalah salinan dari dokumen asli yang selalu
diperbaharui dan distribusikan kepada pihak-pihak tertentu dan diperlukan
untuk efektivitas penerapan sistem manajemen mutu
5.4 Dokumen tidak dikendalikan adalah salinan dokumen yang dapat diberika
kepada pihak yang memerlukannya
5.5 Dokumen kadaluarsa adalah dokumen yang udah dinyatakan tidak berlaku
atas dasar sudah habis masa berlakunya atau mengalami revisi.
6. PROSEDUR
6.1 Penerbitan Dokumen
6.1.1 Sebelum sebuah dokumen sistem mutu diterbitkan di Perusahaan,
terlebih dahulu ditetapkan sistem pendokumentasian baku yang harus
dimiliki pada setiap dokumen.

6.1.2

Sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan, maka akan menerbitkan

sebuah dokumen sistem mutu yang berlaku di Perusahaan guna
menyetujui kecukupannya maka harus memenuhi persyaratan untuk
penerbitannya, meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta untuk
menyetujui ulang dokumen.
6.2 Sistem Identifikasi Dokumen
6.2.1 Lihat lampiran sistem identifikasi dokumen
6.2.2 Dokumen yang direvisi dicatat, judul dokumen, alasan perubahanya,
bab dan halaman pada daftar catatan perubahan dokumen
6.2.3 Pemakaian dokumen harus memastikan bahwa dokumen yang
digunakannya merupakan revisi yang berlaku terkahir dan isinya sesuai
dengan kebutuhan
6.2.4 Dokumen terkendali yang sudah direvisi di musnahkan atau di stempel
KADARLUARSA, jika makin ingin disimpan
6.2.5 Untuk mempermudah dan mampu ditelusuri, maka dokumen asli yang
sudah tidak digunakan dengan stempel kadarluarsa dikendalikan
dengan cara:
a. Disimpan dan dikelompokkan dalam dokumen yang sudah tidak
digunakan
b. Membuat daftar dokumen yang sudah tidak digunakan didalam
catatan perubahan dokumen
c. Dijaga agar dokumen yang kadarluwarsa terhindar dari
kehilangan dan kerusakan
d. Setiap manager harus selalu memastikan bahwa dokumen yang
kadarluwarsa tidak digunakkan sebagai acuan kerja
6.3 Dokumen Terkendali dan Dokumen Tidak Terkendali :
6.3.1 Salinan dokumen yang ikut berubah bila ada revisi/perubahan disebut
sebagai dokumen terkontrol atau terkendali dan ditandai dengan
Dokumen Terkendali yang lebih ditujukan penggunaan di dalam
perusahaan
6.3.2 Salinan dokumen yang tidak ikut berubah apabila ada revisi perubahan
disebut dokumen tidak terkendali,ditandai dengan Dokumen tidak
Terkendali yang lebih ditujukan untuk pihak pihak di luar perusahaan
dan tidak harus ditarik bila terjadi perubahan dokumen
6.3.3 Dokumen asli,walaupun merupakan dokumen terkontrol,tidak perlu
diberi tanda Dokumen Terkendali dan disimpan oleh penanggung
jawab pengendalian dokumen
6.4 Pengendalian Distribusi
6.4.1 Sekretariat sebagai Pusat Pengendalian Dokumen menyusun Daftar
Induk dan Distribusi Dokumen yang berisi ; nomor , judul , tanggal
penerbitan, revisi dan kode pemegang dari setiap dokumen yang
bersangkutan.
6.4.2 Daftar induk dan Distribusi Dokumen simpan dan dipantau revisi nya
oleh Pusat Pengendalian Dokumen. Dokumen selalu dapat dibaca dan
mudah dikenali.
6.4.3 Dokumen terkendali didistribusikan oleh Pusat Pengendalian Dokumen
sesuai dengan Daftar Induk dan Distribusi Dokumen yang sudah
ditetapkan.
6.4.4 Sebagai bukti penerimaan, penerima dokumen dapat memberikan paraf
atau tanda tangan pada Daftar Induk dan Distribusi Dokumen

6.5 Revisi dan Penarikan Dokumen

6.5.1 Revisi dokumen harus disetujui oleh personil yang sebelumnya
pembuatan atau penerbit dokumen . dokumen akan dirubah diusulkan
dengan menggunakan formulir Usulan Perubahan Dokumen.
6.5.2 Bagian dokumen yang di revisi diberi tanda tangan dengan segitiga di
tepi sebelah kiri. Nomor atau tanggal revisi dicatat dalam Daftar Induk
Dokumen .
6.5.3 Dokumen yang direvisi dicatat,judul dokumen , dan alasan
perubahannya. Bab dan halaman pada Daftar Catatan perubahan
Dokumen
6.5.4 Pemakai dokumen harus memastikan bahwa dokumen yang
digunakannya merupakan revisi yang berlaku / terakhir dan isinya
sesuai dengan kebutuhan serta tersedia di tempat pemakaian
6.5.5 Dokumen terkendali yang sudah direvisi dimusnahkan atau distempel
KADALUARSA jika masih ingin disimpan
6.5.6 Untuk mempermudah dan mampu telusur isi dokumen, maka dokumen
asli yang sudah tidak digunakan dengan stempel KADALUARSA
dikendalikan dengan cara :
a. Disimpan dan dikelompokkan ke dalam dokumen yang sudah
tidak digunakan.
b. Membuat daftar dokumen yang sudah tidak digunakan di dalam
Perubahan Dokumen.
c. Dijaga agar dokumen yang kadaluarsa terhindar dari kehilangan
dan kerusakkan
d. Setiap manajer harus selalu memastikan bahwa dokumen yang
kadaluarsa tidak digunakan sebagai acuan kerja.
e. Nomor revisi dokumen dimulai dari 0 pada saat pertama
diterbitkan hingga 9, jika setelah itu terjadi revisi maka nomor
revisinya kembali ke 0 dan tanggal revisinya menjadi acuan
identifikasi revisi
Dipersiapkan oleh

Manajemen Mutu

Diperiksa oleh

Disahkan oleh

Wakil manajer
Manajer Puncak
Dokumen ini milik Restaurant Pelangi
Isi dokumen tidak diperkenankan untuk digandakan atau disalin tanpa izin tertulis oleh
Restaurant Pelangi

Restaurant Pelangi

Restaurant Pelangi
PENGENDALIAN
DOKUMEN
PROSEDUR

No.
Dokumen
No. Terbitan
No. Revisi
Tanggal
Halaman

: 1
:
:
:
:

1
1
1 Maret 2016
3 Halaman

DAFTAR REVISI
NO
.
1.

Bagian/Halaman

Uraian Revisi

Bagian Prosedur

Sebelum sebuah 1
dokumen sistem
mutu diterbitkan
di
Perusahaan,
terlebih
dahulu
ditetapkan sistem
pendokumentasia
n baku.
Menjadi :
Sebelum sebuah
dokumen sistem
mutu diterbitkan
di
Perusahaan,
terlebih
dahulu
ditetapkan sistem
pendokumentasia
n baku yang harus
dimiliki
pada
setiap dokumen.

2.

Revisi Ke

Tanggal
Paraf
Revisi
1
Maret
2016