ADMINISTRASI LABORATORIUM

I.

PENDAHULUAN
Laboratorium adalah suatu ruangan atau kamar tempat melakukan kegiatan praktek atau

penelitian yang ditunjang oleh adanya seperangkatan alat-alat laboratorium serta ditunjang oleh
adanya Lab infrastructure yang lengkap (ada fasilitas air, listrik,gas dsb).
Ada beberapa jenis laboratorium di tingkat perguruan tinggi antara lain :
01. Laboratorium pengajaran (Teaching Laboratory).
02. Laboratorium Penelitian (Research Laboratory).
03. Laboratorium penelitian Terpadu :
a.

Multidisipline Laboratory.

b.

Lab Sentral ( Lab Central ).

c.Integrated Research Laboratory.

d.

Laboratorium pusat Terpadu, dsb.

Laboratorium pengajaran ditujukan khusus untuk kegiatan pendidikan dan pengajaran bagi
Mahasiswa berupa praktikum yang objeknya sesuai dengan SAP (Satuan Acara pengajaran) yang
tersedia. Laboratorium penelitian & Lab Terpadu biasanya ditujukan untuk kegiatan penelitian baik
untuk program S2, ataupun S3, penelitian mandiri, thesis doktor maupun untuk pengembangan
pendidikan(Curiculum Development). Semua kegiatan yang dilakukan di Laboratorium memerlukan
adanya suatu administrasi yang teratur, rapi dan terorganiser dengan baik, sehingga laboratorium
dapat ditata/diatur dan berfungsi secara optimal.
II.

ADMINISTRASI LABORATORIUM
Melihat banyaknya peralatan laboratorium yang ada,serta infrastruktur yang tersedia

ditambah dengan banyaknya kegiatan praktek/penelitian maka dirasa perlu untuk mengaturnya
secara tatanan yang mudah dan dapat dimengerti oleh setiap praktikan,staf pengajar, laboran
maupun pemakai/user lainnya.
Keadaan peralatan laboratorium &. bahan-bahan yang tersedia selalu cepat berubah atau
berpindah (dipinjam, hilang, pecah dsb), maka semuanya itu memerlukan penanganan yang
serius. Apalagi bila ditinjau dari harga peralatan yang mahal, serta dibarengi dengan
penggunaannya yang tidak tepat maka semua peralatan lab yang modern itu akan sia-sia saja,

Makalah Pelatihan Manajemen Laboratorium

sehingga

optimalisasi

penggunaannya

tidak

efisien.

Secara

rinci

mengapa

administrasi

laboratorium perlu dilaksanakan adalah sebagai berikut :

a.

Untuk memperoleh informasi tentang keadaan laboratorium dengan cepat dan mudah.

b.

Untuk pendataan semua peralatan yang; ada, termasuk bahan kimia, meubiler, hardware
dan software lainnya yang ada di laboratorium tersebut secara rinci & teratur.

c.

Sebagai pusat informasi tentang keberadaan suatu alat laboratorium di suatu laboratorium
tertentu, sehingga siapa saja yang ingin menggunakannya/ memakainya akan tahu dimana
alat itu berada.

d.

Untuk perencanaan & pengembangan laboratorium secara berlanjut dimasa mendatang.

Alat-alat baru apa saja yang perlu ditambah atau diperbaiki atau dilengkapi sesuai dengan
pengembangan disiplin ilmu yang ada, atau untuk program penelitian yang lebih terarah
(hibah

bersaing,

research

unggulan

terpadu

,analysis

bahan,

program

penelitian

lanjutan/advanced technology, PPDS, pasca sarjana dsb).

e.

Membina kegiatan laboratorium yang lebih baik & teratur,sehingga penggunaan laboratorium
dapat dioptimalisasikan.

f.

Mengatur Tata Cara pemesanan alat, sesuai dengan pengembangan ilmu yang yang
ada/disiplin

ilmu

yang

akan

dikembangkan

maupun

terhadap

aplikasi

penelitian

lanjutan/advanced research tertentu,dsb.

III.

PENDATAAN PERALATAN LABORATORIUM.

Kegiatan Administrasi Laboratorium adalah merupakan kegiatan rutin, terutama mengenai

penanganan/penggunaan peralatan yang ada.

Untuk memudahkan cara penggunaannya perlu diatur tata cara pendataan (data collecting)
tentang semua peralatan lab yang dimiliki. Pencatatan daftar peralatan dapat barupa buku, sistem
kartu atau penyusunan daftar peralatan lab dengan sistem komputer dsb. Semua data peralatan
yang disusun harus jelas informasinya (Lihat Lampiran 1 a/d 9).
Lampiran :
01. Daftar Pemesanan Alat Laboratorium.
02. Daftar inventarisasi/instruments Lab .& Daftar Spesifikasi.
03. Daftar Alat-alat Gelas (Glass-ware).
04. Daftar Bahan Kimia.

Makalah Pelatihan Manajemen Laboratorium

05. Daftar Meubiler.

06. Daftar Peminjaman/pengembalian Alat.
07. Daftar Pemakaian Alat.
08. Daftar Suka Cadang.
09. Daftar servis alat-alat.
10.

Daftar/Kartu Persediaan Bahan.

11.

Daftar Ineventarisasi Bahan/Zat.

12.

Daftar Penanggung Jawab Pemakaian Alat Khusus

13.

Daftar Peralatan lainnya.

(Buku Log, Buku Petunjuk Penggunaan Alat/Guide Book, Bahan Non-Kimia).
Dari Daftar yang tersedia tersebut maka kita dapat mengatur Administrasi Laboratorium

secara jelas, teratur dan informatip. Dengan demikian pengelolaan administrasi Lab yang, lengkap
harus pula dibarengi dengan tenaga/Kepala Laboratorium yang memiliki skill/Keterampilan yang
tinggi dan disiplin yang baik. Ini dimungkinkan karena semua administrasi lab berada dibawah
tanggung

jawabnya

penuh.

Kegiatan

operasional

lab

amat

tergantung

pada

penghayatannya/altitudenya terhadap beban dan tanggung jawab yang diembannya. Justru

karena itu sebagai imbalannya, setiap Kepala Laboratorium harus diberi honorarium yang wajar,
agar mereka dapat berperan aktip dalam mengelola laboratoriumnya.
IV.

TATA CARA PEMESANAN PERALATAN LABORATORIUM.

Setiap cara pemensanan peralatan laboratorium amat berbeda dari satu perguruan Tinggi

dengan Perguruan Tinggi lainnya. Hal ini amat tergantung pada managemen yang dianut oleh
setiap Perguruan Tinggi yang bersangkutan.
01. Tata cara pemesanan peralatan laboratorium di USU.
Tata cara ini amat bergantung pada sumber dana yang tersedia (budgetting). Kalau sumber
dana berasal dari anggaran rutin atau SPP, biasanya siklusnya sebagai berikut :
a.

Pemesanan oleh Staf pengajar di Jurusan/program studinya masing-masing, sesuai

dengan bidang ilmu & SAP yang ada, atau sesuai dengan kurikulum yang akan
dikembangkan (curriculum development). Pemesan adalah sebagai USER (pemakai)
yang

akan

mengoperasikan

alat

tersebut

sesuai

dengan

bidang

ilmu

yang

dikembangkan atau sebagai alat untuk pengembangan penelitian atau juga untuk
mendukung sistem pengajaran yang diberikan. Daftar pemesanan ini ditujukan kepada

Makalah Pelatihan Manajemen Laboratorium

PD II setelah sebelumnya disetujui oleh Ketua Jurusan/Program Studi yang

bersangkutan. Lalu melalui Dekan dikirimkan kepada pihak Rektorat (dalam hal ini pada
PR II/pada Rektor). PR II akan menseleksinya dan memperioritaskannya sesuai dengan
anggaran yang tersedia. Jika disetujui, selanjutnya akan dikirim ke pihak P2T USU. P2T
USU akan memesannya sesuai dengan daftar permintaan yang ada setelah
berkonsultasi dengan pihak pemesan. Kemudian pihak P2T USU akan menyerahkannya
kembali pada pihak Fakultas/pemesan. Melalui bahagian perlengkapan. Fakultas, akan
meneruskannya kepada Jurusan/Program studi dan selanjutnya pada USER/Pemakai.
(Lihat Bagan berikut ini).
Dosen ybs/

Ketua Jurusan/

USER

Program Studi

Dekan

PD II

PR II/

P2T

Rektorat

USU

Bahagian Perlengkapan
Fakultas
02. Tata cara perbaikian/service/maintenance peralatan Laboratorium juga menuruti aturan yang
sama seperti cara pemesanan alat.
03. Dibeberapa Perguruan Tinggi (seperti di ITB) pembelian peralatan Laboratorium dapat
dilakukan melalui Konservator (Lihat Bagan berikut ini :

Makalah Pelatihan Manajemen Laboratorium

BIRO PEMBELIAN

LABORATORIUMLABORATORIUM

JURUSAN

KONSERVATOR
Bagan : Hubungan kerja antara Laboratorium,
Konservator dan Jurusan
TUGAS KONSERVATOR
a.

Mendata kebutuhan bahan habis dan peralatan dari tiap laboratorium.

b.

Membuat prioritas pembelian berdasarkan input dari laboratorium dan kesepakatan

jurusan.

c.Tim Konsevator melakukan pendataan ulang dalam selang waktu bertentu terhadap
kebutuhan laboratorium.
d.

Konsevator berkewajiban memberitahukan ketiap laboratorium mengenai ketersediaan

bahan habis.

e.

Konservator mengatur penggunaan peralatan apabila penggunanya cokup banyak.

Pengadaan Peralatan
01.

Di Tingkat pemakai (Laboratorium, Jurusan).

a.

Jenis Peralatan.

b.

Tingkat Kepentingan Peralatan

c.

Pemilihan Peralatan
Siapa penggunanya : Mahasiswa/Peneliti/Dosen

d.

Katalog atau referensi

e.

Kemampuan pemakai untuk mengetahui harga peralatan.

f.

Utilitas.

g.

Spesifikasi Pelaratan .

h.

Jenis dan tingkat perawatan

Makalah Pelatihan Manajemen Laboratorium

02.

03.

Hubungan pemakai dengan Panitia Pengadaan Peralatan.

a.

Besarnya dana yang tersedia

b.

Pembuatan spesifikasi peralatan disertai dengan utilitas yang diperlukan

c.

Panitia pengadaan akan menjajaki harga peralatan yang dimaksud.

d.

Penetapan peralatan yang akan dibeli.

Pembuatan Dokumentender yang isinya disetujui oleh pemakai.

Pemenang tender berkewajiban memasang peralatan dan melakukan uji coba dihadapan
pemakai dan pemakai dapat menerima apabila pemakai telah puas, terhadap performance
peralatan tersebut. Apabila dalam dokumen tender terdapat permintaan training terhadap
peralatan tertentu maka pemenang tender wajib menjalankannya. Setiap peralatan
mempunyai masa garansi, dan ini harus tertulis didalam dokumen tender, berikut sangsinya
apabila ketentuan tersebut tidak dipatuhi oleh pemenang tender.
Didalam pembelian peralatan kunci

utamanya adalah pengetahuan

user terhadap

kemampuan peralatan dan kesesuaiannya terhadap kebutuhan dan kelengkapan peralatan

tersebut.
04.

Tata cara pemesanan yang lain misal dari Sponsor, Badan-Badan lnternasional seperti WUEP
(Western University Equipment Project), ADB Loan Project dsb, tergantung dari bentuk
project yang diterima. pada umumnya pihak pengguna (USER) hanya menerima saja. Jika
ada kelengkapan/assessories yang kurang kita laporkan kembali pada pengirim. Syukur diberi
dan jika tidak diberi kita harus usahakan sendiri kekurangannya agar peralatan teraebut
dapat beroperasi dengan baik. Kemungkinan dana dapat diupayakan dari pihak Universitas
atau dari pihak Fakultas yang bersangkutan.

V.

KESIMPULAN.
Dalam melakukan tindakan Administrasi Laboratorium diperlukan adanya :
01.

Keterampilan dan altitutde yang tinggi karena administrasi yang baik akan menentukan
hasil kerja yang optimal.

02.

Tata cara, semua prosedure dan administrasi yang sama pada semua Laboratorium
pada Fakultas yang sama harus diterapkan secara menyeluruh agar kondisi
laboratorium dapat diketahui dengan cepat dan cermat.

03.

Administrasi yang lengkap akan memberikan informasi yang penting dalam penyusunan
program/perencanaan pengembangan laboratorium dimasa mendatang.

Makalah Pelatihan Manajemen Laboratorium

VI. S A R A N.
Disarankan agar pada setiap laboratorium digunakan keseragaman model administrasi untuk
memudahkan informasi laboratorium dan untuk perencanaan dan pengembangan pendidikan di
tingkat Fakultas maupun Universitas. Disamping itu juga dapat dipakai model administrasi
laboratorium yang lain, namun harus diingat bahwa pada model-model administrasi tersebut harus
memenuhi standard administrasi laboratorium yang lengkap karena model-model tersebut disusun
untuk memudahkan orang untuk mengetahui dengan cepat situasi laboratorium yangsebenarnya.
DAFTAR PUSTAKA.
1.

Paul Griffin, 1993. Laboratory Safety Manual. WUTC, University Andalas Padang.

2.

Irsal, Hasnudi, Karsono, 1995. Administrasi Laboratorium. Lokakarya Pelatihan Pemakaian

Alat-Alat Laboratorium di USU.

3.

Lahuddin, 1997. Administrasi Laboratorium. Penataran Tenaga Laboran Dalam Lingkungan

Fakultas Pertanian USU.

4.

Western Universities Training Centre, 1993. Lecture Notes. Universitas Andalas Padang.

5.

Hubungan

kerja

antara

laboratoriu;n,

Konservator

dan

Jurusan,

1998.

Lokakarya

pendayagunaan peralatan laboratorium pendidikan Tinggi. Lembaga Pengabdian pada

Masyarakat Institut Teknologi Bandung.

Makalah Pelatihan Manajemen Laboratorium

Lampiran : 1

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
DEVELOPMENT PROJECT

FACULTY
USU

EQUIPMENT

PAGE :

NAME OF LABORATORY :

FROM PAGES

CATALOGUE

CODE OF LABORATORY

NO

CODE

NAME

SPECIFICATION

SPECIAL
COMPONENT

QUANTITY

UNIT
PRICE

TOTAL
PRICE
(US $)

REMARKS

MEDAN, 1998,
HEAD OF LABORATORY,
()

Makalah Pelatihan Manajemen Laboratorium

PEMESANAN UNTUK BHN KIMIA

ORDER CARD
CENTRAL LABORATORY FACULTY OF AGRICULTURE
UNIVERSITY OF NORTH SUMATERA
Departement/Unit :
A. 1. Name :

Mol.weight (anhydr) : ..
Chem.Form :
Other name :
2. Cat. NO : ..
(Page/Year : 19.)

1997 1998

Card NO :

3. Specification :
6. Factory :
*Category : PA/Technis
*Merck/Sigma/Difco
*Form
: Solid/Liquid/Gas
BHD
(..)
*Others
*Package Size : gr/mg/L/ml/unit
(..)
4. Storage temprature :
-700/-200/-00/00/00-50C/RT
5. Hazardous :
*Expl./Flamm/Toxic/Irrit/Corr.
*Oxidizer/Oxidizible
*Bio-Hazard/Non-Hazard

B. Title of Proposal :
NO
(1)

Date
(2)

Order
(3)

Return
(4)

Activity
Researc
h
(5)

Service
(6)

Education
(7)

Requested
by
(8)

Approved
by
(9)

Note
(10)

Medan, .1998
Head of Central Lab,

( )
NIP

Makalah Pelatihan Manajemen Laboratorium

DAFTAR INVENTARISASI/INSTRUMENT LABORATORIUM

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS KEDOKTERAN
BAHAGIAN :
LABORATORIUM : .
NO

Kode

Tgl Terima

Dari/asal
atau sumber

Nama

Fungsi

Spesifikasi

Komponen

Jumlah

Keterangan

Medan, 1998
Kepala Laboratorium,
( )
NIP .

Makalah Pelatihan Manajemen Laboratorium

10

Lampiran : 2.1

SPESIFIKASI PERALATAN LEMBARAN 1

Peralatan :

Lokasi

Nama

Deskripsi

Gedung

Laboratorium

Nama

Pemasok :
(Supplier)

Alamat

Kontak

Pelayanan :
Listrik

Ya/Tidak 1ph KW ..V..A.Hz

3ph KW ..V..AHz
D.C KW ..V..A

Air

Ya/Tidak

Jenis/Kemurnian

Tekanan Min Maks

Aliran . Min Maks

Drain

Ya/Tidak .Bersih/Terkontaminasi
Ukuran . Mm Aliran 1/mm

Gas

Ya/Tidak
Tipe . Tekanan .. Min Maks.
Tipe . Tekanan .. Min Maks.
Tipe . Tekanan .. Min Maks.

Pembuangan
(exhaust)

Ya/Tidak Bahan

Aliran

.
.
.

Makalah Pelatihan Manajemen Laboratorium

11

Lampiran : 2.2

.
SPESIFIKASI PERALATAN LEMBARAN 2
Peralatan

Ukuran

:
Nama

Deskripsi

:
Tinggi .. m, Panjang . M, Lebar m
Luas daerah kerja .. m2, Meja . m2 Lantai

Berat

:
kg

Pemeliharaan :
Luar/Lemari/Kotak/Gudang
Manual

:
Disimpan oleh/di ..
Lokasi ....

Komentar

:
.
.
.
.
.

Kebutuhan Instalasi :
Listrik :
Kabel Ya/Tidak .. Tipe Rating A
1ph . M .. A .. 3ph M .. A
Plug/Penghubung .
.
.
Selain dari diatas :
.
.

Makalah Pelatihan Manajemen Laboratorium

12

Lampiran : 2.3

.
SPESIFIKASI PERALATAN LEMBARAN 3
Peralatan

:
Nama

: .

Lokasi

: .

Fungsi

: .
.
.
.
.
.

Praktikum/Penelitian yang bisa didukung oleh peralatan di atas yaitu :

.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.

Makalah Pelatihan Manajemen Laboratorium

13

Lampiran : 3

DAFTAR ALAT-ALAT GELAS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS KEDOKTERAN
BAHAGIAN

LABORATORIUM : .

NO

Kode

Tgl Terima

Berasal/
Dari

Nama

Fungsi

Spesifikasi

Kapasitas

Jumlah

Keterangan

Medan, 1998
Kepala Laboratorium,
( )

Makalah Pelatihan Manajemen Laboratorium

14

Lampiran : 4

NIP .
DAFTAR BAHAN KIMIA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS KEDOKTERAN
BAHAGIAN

LABORATORIUM : .

NO

Kode

Alphabetic name of
chemicals

*) S = Solid
L = Liquid
G = Gas

Category
PA/Tech

Form *)
S : L: G

Totalqty
G/l/unit

Factory
Merck/
Sigma/
etc

Remark
(Keterangan)

Medan, 1998
Kepala Laboratorium,
( )
NIP .

Makalah Pelatihan Manajemen Laboratorium

15

Lampiran : 4.1

LEMBARAN CATATAN BAHAN KIMIA

BAHAN

..
Kemurnian

..
..
Pemasok
(Supplier)
..
..
BAHAYA

..
Disimpan di :
..
Hari

Tiba

Issued

Identitas

Diketahui oleh :

Makalah Pelatihan Manajemen Laboratorium

16

INVENTARISASI ALAT MEUBILER

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS KEDOKTERAN
BAHAGIAN

LABORATORIUM : .

NO
1

Nama
Lemari Penyimpanan

Spesifikasi *)
(ukuran)
(pxlxt)
3x2x2m

Keadaan
Jumlah
3

Baik

Rusak

( 3 rak )
2

Keterangan
Baru diterima
Pada tgl 2/2/
1998

..

dst

Medan, 1998
Mengetahui,
Kepala Laboratorium,

*) p = panjang
l = lebar
t = tinggi

( )
NIP .

Lampiran : 6

DAFTAR PEMINJAMAN ALAT-ALAT

Makalah Pelatihan Manajemen Laboratorium

17

A. JENIS ALAT
NO

DISKRIPSI

NO. KATALOG

JUMLAH

KETERANGAN

B. PEMINJAMAN

NO.

POSISI

NAMA
PEMINJAM

STAF/MAHASISW
A

TANGGAL
PEMINJA
M

KEMBALI

KEADAAN
BAIK

RUSAK

TANDA TANGAN
PEMINJA
M

PEMBERI

C. CATATAN :

.., 19..
Mengetahui :
Kepala Lab. .
(
NIP

Lampiran :) 7

JURUSAN/BHG : ..
LABORATORIUM : ..

Makalah Pelatihan Manajemen Laboratorium

18

FAKULTAS

: KEDOKTERAN
DAFTAR PEMAKAIAN ALAT

NAMA ALAT
MEREK DAGANG
NOMOR INVENTARIS
NOMOR URUT/SERI

:
:
:
:

PEMAKAIAN

TGL NAMA NIM/NIP

TANDA

TANGAN

UNTUK LAMANYA
TOTAL PEMAKAI PEN.
(JAM/HARI)
JAWAB

KETERANGAN

Medan, 1998
Kepala Laboratorium,
( )
NIP .

Makalah Pelatihan Manajemen Laboratorium

19

Lampiran : 8

JURUSAN

: .

LABORATORIUM

: .
DAFTAR SUKU CADANG
(SPARE PARTS)

NAMA ALAT

JENIS SUKU CADANG

JUMLAH

ALAMAT SUPPLIER

Medan, 1998
Mengetahui,
Kepala Laboratorium,
( )
NIP .

Makalah Pelatihan Manajemen Laboratorium

20

Lampiran : 9

DAFTAR SERVIS ALAT - ALAT

Laboratorium

: .

Jurusan/Bhg

: .

Fakultas

: .

NO

Nama Alat

Jenis Servis

Tgl Servis

Diservis oleh
Alamat

Biaya (Rp)

Medan, 1998
Mengetahui,
Kepala Laboratorium,
( )

Makalah Pelatihan Manajemen Laboratorium

21

NIP .
No.Inventaris

Lampiran : 10

KARTU PERSEDIAAN BAHAN

Nama Bahan

: .

Gudang :

Merk

: .

NO.Lemari : ..

Grade

: .

NO

Tanggal
Masuk

Keluar

Jumlah
Masuk

Keluar

Sisa

Pengawas Keterangan

Medan, 1998
Mengetahui,
Kepala Laboratorium,
( )

Makalah Pelatihan Manajemen Laboratorium

22

Lampiran : 11
NIP .

DAFTAR INVENTARISASI
BAHAN/ZAT

NO

NAMA BAHAN/ZAT

TGL
TERIMA

JUMLAH
SAAT
DITERIMA

LABORATORIUM : ...
JURUSAN/BHG

: ...

FAKULTAS

: ...

RUANG

KETERANGAN

Medan, 1998
Mengetahui,
Kepala Laboratorium,
( )
NIP .

Makalah Pelatihan Manajemen Laboratorium

23

Lampiran : 12

DAFTAR PENANGGUNG JAWAB

PEMAKAIAN ALAT **)
NAMA ALAT

**) PERALATAN KHUSUS YG SPECIFIK.

( AAS, HPLC, GLC etc )

PENANGGUNG JAWAB

Medan, 1998
Mengetahui,
Kepala Laboratorium,
( )
NIP .

Makalah Pelatihan Manajemen Laboratorium

24