BAB II

KEGIATAN PKPA DAN PEMBAHASAN

2.1 Profil PT. Kimia Farma
2.1.1 Sejarah PT. Kimia Farma (Persero), Tbk
Kimia Farma adalah perusahaan industri farmasi pertama di Indonesia
yang didirikan oleh Pemerintah Hindia Belanda tahun 1817. Nama perusahaan ini
pada awalnya adalah NV Chemicalien Handle Rathkamp & Co. Berdasarkan
kebijaksanaan nasionalisasi atas eks perusahaan Belanda di masa awal
kemerdekaan, pada tahun 1958, Pemerintah Republik Indonesia melakukan
peleburan sejumlah perusahaan farmasi menjadi PNF (Perusahaan Negara
Farmasi) Bhinneka Kimia Farma. Kemudian pada tanggal 16 Agustus 1971,
bentuk badan hukum PNF diubah menjadi Persero Terbatas, sehingga nama
perusahaan berubah menjadi PT. Kimia Farma (Persero). PT. Kimia Farma
(Persero) pada saat itu bergerak dalam bidang usaha :
a. Industri farmasi
b. Industri kimia dan makanan kesehatan
c. Perkebunan obat
d. Pertambangan farmasi dan kimia
e. Perdagangan farmasi, kimia dan ekspor-impor.
Pada tanggal 4 Juli 2001, PT Kimia Farma (Persero) kembali mengubah
statusnya menjadi perusahaan publik yaitu PT. Kimia Farma (Persero) Tbk.
Bersamaan dengan perubahan tersebut, PT. Kimia Farma telah dicatatkan pada
Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya (sekarang kedua bursa telah merger
dan kini bernama Bursa Efek Indonesia).
Selanjutnya paada tanggal 4 Januari 2002 dibentuk dua anak perusahaan
yaitu PT. Kimia Farma Apotek dan PT. Kimia Farma Trading and Distribution.
Berbekal pengalaman selama puluhan tahun, PT. Kimia Farma telah berkembang
menjadi perusahaan dengan pelayanan kesehatan terintegrasi di Indonesia. PT.
Kimia Farma kian diperhitungkan kiprahnya dalam pengembangan dan
pembangunan bangsa, khususnya pembangunan kesehatan masyarakat Indonesia.
2.1.2 PT. Kimia Farma Apotek

PT. Kimia Farma Apotek adalah anak perusahaan PT Kimia Farma

(Persero) Tbk yang didirikan berdasarkan akta pendirian No. 6 tanggal 4 Januari
2003 yang dibuat dihadapan Notaris Ny. Imas Fatimah, S.H. di Jakarta dan telah
diubah dengan akta No. 25 tanggal 14 Agustus 2009 yang dibuat dihadapan
Notaris Ny. Imas Fatimah, S.H. Akta ini telah mendapat persetujuan dari Menteri
Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dengan Surat Keputusan
No. : AHU-45594.AH.01.02.Tahun 2009 tanggal 15 September 2009. PT. Kimia
Farma Apotek adalah bagian dari bidang usaha farmasi yang bergerak di bidang
ritel produk-produk farmasi. Saat ini PT. Kimia Farma Apotek mempunyai Apotek
Pelayanan lebih dari 700 yang terkoordinasi dalam 50 unit Business Manager
yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia.
PT. Kimia Farma Apotek memiliki visi dan misi sebagai berikut:
a. Visi
Menjadi perusahaan jaringan layanan kesehatan terkemuka dan mampu
memberikan solusi kesehatan masyarakat di Indonesia.
b. Misi
Menghasilkan pertumbuhan nilai perusahaan melalui:
1) Jaringan layanan kesehatan yang terintegrasi meliputi jaringan apotek,
klinik, laboratorium klinik dan layanan kesehatan lainnya.
2) Saluran distribusi utama bagi produk sendiri dan produk prinsipal.
3) Pengembangan bisnis waralaba dan peningkatan pendapatan lainnya (FeeBased Income).
PT. Kimia Farma Apotek dipimpin oleh seorang Direktur Utama yang
membawahi 3 direktur (Direktur Operasional, Direktur Keuangan dan Direktur
SDM & Umum.
Terdapat 2 (dua) jenis Apotek Kimia Farma, yaitu apotek administrator
yang sekarang disebut Business Manager (BM) dan apotek pelayanan. Business
Manager membawahi beberapa apotek pelayanan yang berada dalam suatu
wilayah. Business Manager bertugas menangani pembelian, penyimpanan barang
dan administrasi apotek pelayanan yang berada di bawahnya.
Konsep BM ini bertujuan agar pengelolaan aset dan keuangan dari apotek
dalam satu area menjadi lebih efektif dan efisien, serta memudahkan pengambilan
5

keputusan dan penyelesaian masalah. Secara umum keuntungan yang didapat

melalui konsep BM adalah :
a) Koordinasi modal kerja menjadi lebih mudah
b) Apotek-apotek pelayanan dapat lebih fokus pada kualitas pelayanan, sehingga
mutu pelayanan akan meningkat yang diharapkan berdampak pada
peningkatan penjualan.
c) Merasionalkan jumlah SDM, terutama tenaga administrasi yang diharapkan
berimbas pada efisiensi biaya.
d) Meningkatkan bargaining dengan pemasok untuk memperoleh sumber barang
dagangan yang lebih murah, dengan maksud agar dapat memperbesar range
margin atau HPP yang lebih rendah.
Sedangkan apotek pelayanan lebih fokus pada pelayanan perbekalan farmasi
dan informasi obat pasien, sehingga layanan apotek yang berkualitas dan berdaya
saing mendukung dalam pencapaian laba melalui penjualan setinggi-tingginya.
c. Logo

Gambar 1. Logo Kimia Farma

Makna Tulisan biru di dalam kata Kimia Farma mengandung arti produk- produk
yang

dihasilkan

haruslah

berkualiatas

dan

bermutu,

sehingga

mampu

meningkatkan kepercayaan terhadap produknya tersebut. Garis setengah

melingkar yang berwarna oranye melambangkan harapan yang dicapai oleh kimia
farma dalam meningkatkan dan mengembangkan produknya yang inovatif dan
bermutu.
Simbol matahari memiliki makna :
1) Paradigma baru, matahari terbit adalah tanda memasuki babak baru yang lebih
baik.

2) Optimis, matahari memiliki cahaya sebagai sumber energi, cahaya tersebut

adalah penggambaran optimisme PT. Kimia Farma dalam menjalankan
bisnisnya.
3) Komitmen, matahari selalu terbit dari arah timur dan tenggelam ke arah barat
secara teratur dan terus menerus, memiliki makna adanya komitmen dan
konsistensi dalam menjalankan segala tugas yang diemban oleh PT. Kimia
Farma dalam bidang farmasi dan kesehatan.
4) Sumber energi, matahari merupakan sumber energi bagi kehidupan dan PT.
Kimia Farma yang baru memposisikan dirinya sebagai sumber energi bagi
kesehatan masyarakat.
5) Semangat yang abadi, warna orange berarti semangat, warna biru berarti
keabadian. Harmonisasi antara kedua warna tersebut menjadi satu makna yaitu
semangat yang abadi.
d. Nilai-nilai Perusahaan PT. Kimia Farma Apotek
Budaya perusahaan yang merupakan nilai inti perusahaan (corporate
value) yang menjadi pedoman insan PT. Kimia Farma dalam menjalankan usaha
dan berkarya yaitu I CARE, yang berarti:
1.

I (Inovative)
Memiliki budaya berfikir out of the box dan membangun produk unggulan.
2.
C (Customer First)
Mengutamakan pelanggan sebagai rekan kerja/mitra.
3.
A (Accountable)
Bertanggung jawab atas amanah yang dipercayakan oleh perusahaan dengan
memegang teguh profesionalisme, integritas dan kerjasama.
4.
R (Responsible)
Memiliki tanggung jawab pribadi untuk bekerja tepat waktu, tepat sasaran dan
dapat diandalkan.
5.

E (Eco Friendly)
Menciptakan dan menyediakan produk maupun jasa layanan yang ramah
lingkungan.

2.1.4 Tinjauan Apotek Kimia Farma Terusan Buah Batu

1. Profil Apotek Kimia Farma Terusan Buah Batu
7

Apotek Kimia Farma Terusan Buah Batu berdiri pada bulan Desember tahun
2013. Apotek kimia farma Terusan Buah Batu merupakan salah satu apotek
pelayanan PT. Kimia Farma yang berada di wilayah unit Bisnis Manager
Bandung, Jawa Barat. Lokasi apotek Kimia Farma Terusan Buah Batu terletak di
Jl. Terusan Buah Batu nomor 219 Bandung, merupakan tempat yang cukup
strategis karena merupakan jalur yang ramai dilalui oleh kendaraan bermotor,
mobil, dan beberapa jalur angkutan kota. Pada halaman depan apotek terdapat
papan petunjuk apotek Kimia Farma yang terlihat jelas serta tempat parkir.
2. Tata Ruang Apotek
Tata ruang yang hampir sama dengan apotek Kimia Farma lain memiliki
tata ruang yang baik, tempat parkir yang cukup luas terletak di halaman depan
apotek. Pengaturan tata ruang di Apotek Kimia Farma Terusan Buah Batu sebagai
apotek pelayanan ditujukan untuk kelancaran kegiatan di apotek dan kenyamanan
pasien. Ruang operasional apotek terdiri dari ruang tunggu, area swalayan
farmasi, area penerimaan resep, kasir, area penyerahan obat, area penyimpanan
obat, gudang, dan area peracikan.
Ruang tunggu apotek merupakan ruang tempat pasien menunggu obat
yang sedang disiapkan/diracik, berupa deretan kursi yang tertata rapi dan
dilengkapi bahan bacaan (buku, koran, majalah kesehatan, leaflet, dan lain-lain)
agar menambah rasa nyaman dalam menunggu obat untuk diserahkan kepada
pasien.
Area swalayan farmasi terletak di depan pintu masuk apotek guna
memudahkan

pasien

dalam

memilih

kebutuhannya.

Swalayan

farmasi

menyediakan berbagai kebutuhan kesehatan yang terdiri atas obat bebas yang
dapat dibeli tanpa resep dokter, alat kesehatan, alat laboratorium, alat kedokteran,
obat tradisional, kosmetik perawatan tubuh sehari-hari dan makanan serta
minuman ringan.
Area apotek terbagi menjadi tiga bagian yaitu area pelayanan resep yang
digunakan untuk penerimaan resep dan kasir yang dilengkapi dengan dua buah
mesin pencatat penjualan yang dihubungkan dengan komputer, printer, kalkulator,

dan mesin kartu kredit. Area customer care dan penyerahan obat merupakan
ruangan kerja Apoteker Pelayanan Informasi Obat (PIO) dalam memberikan
layanan informasi obat, konseling, dan edukasi kepada pasien atau keluarga
pasien.
Penyimpanan obat dilakukan di dalam kotak-kotak obat yang diberi label
penanda nama obat dengan nama generiknya, bentuk sediaan, dan potensi obat.
Adapun tata letak obat di area penyimpanan obat dilakukan berdasarkan:
a. Obat-obat fast moving dan selain fast moving.
b. Farmakologi obat, meliputi obat-obat sistem jantung dan pembuluh darah,
golongan sistem saraf pusat, golongan anti infeksi/antibiotik, golongan otot,
persendian dan asam urat, golongan sistem pernafasan, golongan vitamin,
mineral dan nutrisi, golongan anti alergi, golongan sistem pencernaan,
golongan diabetes, , golongan kontrasepsi dan golongan hormon.
c. Sediaan farmasi, meliputi sediaan oral padat (tablet, kapsul, kaplet), sediaan
oral cair (sirup, suspensi, emulsi), sediaan semi padat (gel, krim, pasta),
sediaan obat mata, sediaan tetes hidung dan telinga, sediaan injeksi, sediaan
suppositoria dan ovula.
d. Sediaan termolabil yang membutuhkan penyimpanan dengan suhu tertentu
(umumnya di lemari pendingin).
e. Obat narkotika dan psikotropika tersimpan dalam lemari khusus dan terpisah.
Lemari narkotika terdiri dari dua pintu dengan anak kunci yang berbeda dan
memiliki dua fungsi yaitu, untuk menyimpan narkotika dengan bahan baku
morfin, petidin, dan garam-garamnya, dan untuk menyimpan narkotika lainnya
yang dipakai sehari-hari.
Area peracikan merupakan ruangan penyiapan obat jadi dan peracikan
obat menjadi sediaan tertentu sesuai yang diresepkan dokter, seperti puyer, kapsul,
salep, krim, cairan, dan lain-lain. Ruang peracikan dilengkapi dengan meja
peracikan yang terdapat alat-alat (neraca, mortir, stamper, tablet crusher, gelas
ukur, kertas perkamen,) dan bahan-bahan (bahan obat, aquades, alkohol, dan lainlain) untuk meracik sediaan obat. Pada area peracikan juga terdapat tempat cuci
untuk mencuci peralatan yang digunakan saat peracikan. Di dekat area peracikan
juga terdapat tempat untuk pemberian administrasi pada obat yang akan

diserahkan, seperti etiket, kantung obat, copy resep, kwitansi dan lain-lain. Selain
itu juga dilengkapi dengan pustaka formularium, buku ISO, MIMS, Daftar Obat
Wajib Apotek, BNF dan referensi lain.
3. Fasilitas Fisik
a. Alat pembuatan, pengolahan dan peracikan obat seperti mortir dan stemper,
beker gelas, gelas ukur, alat timbangan, tempat pencucian (wastafel).
b. Perlengkapan dan alat perbekalan farmasi seperti : botol, lemari atau rak
penyimpanan obat, dan lemari pendingin.
c. Wadah pengemas atau pembungkus antara lain : etiket, label khusus

(obat

antibiotik, obat kumur, obat yang diminum sebelum makan), wadah pengemas
dan pembungkus dengan jenis ukuran yang sesuai dengan kebutuhan.
d. Alat administrasi seperti : blanko pesanan obat, kartu stok obat, salinan resep,
kwitansi, blanko faktur dan nota penjualan, buku pembelian, buku penjualan,
buku pengeluaran dan pemasukan apotek, komputer, rak atau laci penyimpanan
dokumen.
e. Buku standar yang ada seperti : ISO, MIMS, FI, Buku perundang-undangan
apotek.
4. Struktur Organisasi dan Personalia
Apotek Kimia Farma Terusan Buah Batu merupakan apotek pelayanan
yang dipimpin oleh seorang Apoteker Pengelola Apotek (APA) yang bertanggung
jawab langsung kepada Manajer Bisnis Bandung PT. Kimia Farma Apotek.
Jumlah tenaga kerja di Apotek Kimia Farma Terusan Buah Batu terdiri
dari 1 orang apoteker penanggung jawab, 1 orang apoteker pendamping, 2 orang
asisten apoteker, 1 orang petugas pelaksana. Berikut Struktur organisasi Apotek
Kimia Farma Terusan Buah Batu.

10

Gambar 2. Struktur organisasi Apotek Kimia Farma Terusan Buah Batu.

Pimpinan Apotek Kimia Farma Terusan Buah Batu Bandung adalah
seorang Apoteker Pengelola Apotek (APA), bertindak sebagai Manajer Apotek
Pelayanan

(MAP)

yang

memiliki

kemampuan

untuk

merencanakan,

mengorganisasikan, memimpin, dan mengawasi jalannya apotek.

Apoteker Pendamping bertugas melakukan penerimaan resep dan
penyerahan obat disertai penjelasan mengenai terapi obat yang diberikan oleh
dokter kepada pasien sehingga tercapai hasil terapi yang optimal. Hal tersebut
meliputi nama obat, kegunaan atau khasiat obat, cara pemakaian dan interval
pemakaian obat, efek samping yang mungkin terjadi, makanan, minuman atau
aktivitas yang harus dihindari, cara penyimpanan obat, interaksi obat (bila ada),
dan informasi obat untuk keadaan khusus lainnya.
Asisten apoteker bertugas untuk : menerima resep, memberi harga resep,
menghitung

dosis

dan

memberi

etiket,

menimbang

obat/bahan

obat,

menyiapkan/meracik obat, memeriksa, dan menyerahkan obat, memberikan

informasi mengenai obat-obat yang diserahkan, melaksanakan fungsi pengawasan
barang di ruang peracikan, mengamati, dan mengawasi pelayanan resep kredit,
mencatat pengeluaran obat-obat narkotika dan psikotropika, menyusun daftar obat
di rak penyimpanan, mengisi buku defekta, mengisi kartu stok, dan membuat
kwitansi dan salinan resep bila diperlukan.
5. Pelayanan di Kimia Farma Terusan Buah Batu
Apotek Kimia Farma Terusan Buah Batu buka setiap hari Senin-Mingg
buka pada pukul 07.00-22.00 WIB. Untuk pelayanan dilakukan selama 15 jam

11

jam pembagian jam kerja yang terdiri dari dua shift yaitu shift pagi (jam 07.00
15.00), dan shift siang (15.00 22.00)
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan di Apotek Kimia Farma Terusan Buah
Batu Bandung antara lain pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan lainnya
(meliputi penyediaan dan pemesanan perbekalan farmasi, penerimaan dan
penyimpanan barang, penjualan, pencatatan dokumen dan pelaporan), pelayanan
obat berdasarkan resep dokter, baik resep tunai maupun resep kredit dari instansi
yang telah mempunyai Ikatan Kerja Sama (IKS); pelayanan Upaya Pengobatan
Diri Sendiri (UPDS), pelayanan konsultasi, informasi dan edukasi obat serta
pelayanan swalayan farmasi.
6. Manajemen Persediaan Obat
Pengelolaan perbekalan farmasi meliputi pengadaan, penerimaan dan
penyimpanan. Tujuan pengelolaan perbekalan adalah untuk menjaga dan
menjamin ketersediaan barang di apotek, sehingga tidak terjadi kekosongan
barang.
a. Perencanaan Perbekalan Farmasi
Perencanaan merupakan kegiatan untuk menentukan sediaan farmasi dan
alat kesehatan yang sesuai dengan jumlah, jenis dan waktu yang tepat.
Perencanaan secara umum dipengaruhi oleh beberapa faktor seperti pola penyakit
di masyarakat, daya beli konsumen, promosi atau iklan, Ikatan Kerja Sama (IKS)
instansi dengan principal dan pesanan khusus.
Apotek Kimia Farma Terusan Buah Batu melakukan perencanaan barang
berdasarkan buku defekta dan analisis pareto. Buku defekta adalah buku yang
berisi nama obat-obat yang stoknya telah mencapai jumlah minimal atau sama
sekali telah kosong. Buku defekta menjadi salah satu acuan bagi petugas di bagian
pemesanan saat akan melakukan pemesanan barang. Buku defekta dapat diisi
kapan saja, misalnya pada saat melakukan pelayanan resep dan ternyata obat
yang tertulis pada resep telah habis stoknya, maka dapat langsung dituliskan
pada buku defekta.

12

Analisis pareto merupakan salah satu cara perencanaan barang di apotek,

yaitu dengan melihat jumlah penjualan sebelumnya (pada periode waktu tertentu).
Hasil ini berupa daftar seluruh obat yang disusun berdasarkan omsetnya, mulai
dari obat yang menghasilkan omset terbesar sampai terkecil apotek, sehingga
perencanaan barang dapat lebih optimal.
Keuntungan dengan menggunakan analisis pareto adalah perputaran lebih
cepat sehingga modal dan keuntungan tidak terlalu lama berwujud barang, namun
dapat segera berwujud uang, mengurangi resiko penumpukan barang, mencegah
terjadinya kekosongan barang yang bersifat fast moving dan meminimalisasikan
penolakan resep.
Namun pada kebanyakan kasus, analisis pareto harus selalu dibandingkan
dengan kondisi fisik obat yang ada pada saat defekta dibuat karena terkadang
analisis pareto tidak sesuai dengan keadaan yang sesungguhnya pada saat akan
merencanakan pembelian barang. Hal ini dikarenakan permintaan pasar yang
selalu berubah baik dari jenis obat maupun jumlah obat dari pareto yang telah
dibuat sebagai pembanding atau acuan. Kelompok barang pareto dikenal juga
klasifikasi ABC, yaitu:
1. Klasifikasi A : 15-20 % dari jumlah jenis barang yang terjual berkontribusi
sebesar 80 % dari total penjualan. Barang klasifikasi A ini wajib dipesan dan
tidak boleh datang terlambat. Barang klasifikasi ini hams selalu dipantau dan
jangan sampai stoknya kosong.
2. Klasifikasi B : 20-25 % dari jumlah jenis barang yang terjual berkontribusi
sebesar 15 % dari total penjualan.
3. Klasifikasi C : 50-60 % dan jumlah jenis barang yang terjual berkontribusi
sebesar 5 % dari total penjualan.
b. Pengadaan Perbekalan Farmasi
Pengadaan perbekalan farmasi dimaksudkan untuk menjamin tersedianya
perbekalan farmasi di apotek. Pengadaan barang dilakukan berdasarkan
perencanaan yang telah dibuat dan disesuaikan dengan anggaran keuangan yang
ada. Di Apotek Kimia Farma Terusan Buah Batu, pengadaan dilakukan berdasaran

13

perencanaan berupa data defecta maupun analisis pareto. Pengadaan barang

meliputi proses pemesanan, pembelian dan penerimaan barang.
Pemesanan barang ke Pedagang Besar Farmasi (PBF) dilakukan melalui
Bisnis Manajer (BM) Unit Bandung yang terletak di Jalan Cihampelas Bandung.
TTK yang bertanggung jawab dalam pembelian atau pengadaan melakukan
pemeriksaan kembali kesesuaian antara data pada buku defecta dengan persediaan
yang ada untuk menentukan jumlah barang yang akan dipesan. Pemesanan barang
dilakukan seminggu sekali yaitu pada hari senin atau setelah ada peritah dari
Bisnis Manajer (BM). Prosedur pengadaan barang di Apotek Kimia Farma
Terusan Buah Batu Bandung adalah sebagai berikut :
1.

Bagian pembelian apotek melakukan pemesanan barang dengan membuat

Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) yang berisi daftar jenis dan jumlah
permintaan barang Apotek, kemudian BPBA tersebut dikirim kepada unit
Business Manager Bandung secara online menggunakan program Kimia

Farma Information System (KIS).

2.
Unit Business Manager Bandung akan membuat rekap BPBA dari semua
apotek pelayanan kemudian membuat Surat Pesanan (SP) gabungan yang akan
dikirimkan ke distributor atau Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang telah
dipilih oleh bagian pembelian. Pemilihan distributor atau PBF berdasarkan
beberapa faktor, antara lain :
a) Legalitas pemasok
b) Memberikan jaminan keaslian dan kualitas barang
c) Memberikan jaminan kecepatan dan ketepatan waktu pengiriman barang
d) Memberikan potongan harga yang sesuai
e) Pelayanan pengembalian obat apabila ada obat yang rusak atau obat dengan
tanggal kadaluarsa yang sudah dekat
f) Sistem pembayaran yang ditawarkan, dan
g) Kontinuitas atau kelengkapan barang.
3.
Distributor atau PBF mengirimkan barang yang dipesan ke Apotek Kimia
Farma Terusan Buah Batu Bandung beserta salinan faktur sebanyak dua copy,
untuk faktur asli dikembalikan kepada distributor.
4.
Penerimaan barang didata pada KIS.
5.
Apotek Kimia Farma Terusan Buah Batu Bandung mengirimkan salinan
faktur ke unit Business Manager Bandung.

14

6.

Unit Business Manager Bandung melakukan verifikasi data yang diterima

7.

dari apotek yang bersangkutan.

Bagian penagihan dari distributor atau PBF menukar faktur asli dengan
kontra bon ke bagian kasir unit Business Manager Bandung untuk digunakan

8.

dalam penagihan hutang dagang.

Kasir unit Business Manager Bandung membuat voucher pembayaran

hutang dagang.
9.
Setelah jatuh tempo dan mendapatkan persetujuan dari unit Business
Manager Bandung, maka dilakukan pembayaran hutang dagang kepada pihak
distributor atau PBF.
Khusus untuk pengadaan narkotika dan psikotropika, surat pesanan (SP)
harus dibuat langsung oleh apotek yang bersangkutan (tidak melalui BM).
Pemesanan obat golongan narkotika, digunakan SP khusus model N.9 4 rangkap
yang harus ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek (APA) dengan
mencantumkan nama, nomor Surat Izin Apotek (SIA) dan stempel apotek. Untuk
satu SP hanya berlaku untuk satu jenis obat narkotika saja. Selain itu,
pembeliannya hanya boleh ke distributor atau PBF tunggal yang ditunjuk
pemerintah yaitu PBF Kimia Farma. Untuk pembelian obat golongan psikotropika
dilakukan dengan cara yang sama, tetapi menggunakan SP khusus dan untuk SP
boleh berisi beberapa jenis psikotropika dan pemesanannya dapat dilakukan ke
PBF yang menyediakan obat tersebut. Untuk pemesanan prekursor menggunakan
SP Prekursor yang ditandatangani oleh apoteker yang mempunyai izin praktek.

Kegiatan pengadaan sediaan farmasi dan alat kesehatan di apotek

dikelompokkan menjadi:
1) Pengadaan rutin
Pembelian rutin di Apotek Kimia Farma No.204 dijadwalkan setiap hari senin.
Pembelian rutin dilakukan dengan memesan obat-obat yang dicatat pada buku
defecta harian, yang kemudian dikirim melalui sistem KIS ke Bisnis Manajer
(BM) dalam bentuk BPBA (Bon Permintaan Barang Apotek). Pembayaran
dilakukan oleh BM sesuai dengan perjanjian.
2) Pembelian non Rutin
15

a) Konsinyasi
Konsinyasi merupakan bentuk kerjasama antara Apotek Kimia Farma
Terusan Buah Batu Bandung dengan distributor. Distributor dapat
menitipkan produknya di apotek untuk dijual. Pihak distributor akan
melakukan pemeriksaan setiap bulan untuk mengetahui jumlah produk yang
telah terjual. Setelah itu Apotek Kimia Farma memberikan nota bon sesuai
dengan produk yang telah terjual. Pembayaran produk tersebut dilakukan
oleh Business Manager Bandung. Barang-barang yang dititipkan berupa
berupa suplemen dan alat kesehatan.
b) Dropping antar apotek
Dropping adalah salah satu cara pengadaan barang antara sesama Apotek
Kimia Farma. Sistem ini adalah salah satu peningkatan kualitas pelayanan
apotek yang dilakukan untuk menghindari penolakan resep, jika barang yang
diminta oleh pasien tidak ada dalam persediaan. Apotek Kimia Farma
Terusan Buah Batu dapat memesan barang tersebut dari Apotek Kimia
Farma lain yang terdekat.
c) Pembelian mendesak
Pengadaan mendesak adalah pengadaan yang dilakukan ketika dropping
tidak bisa dilakukan, karena obat tidak tersedia di seluruh apotek Kimia
Farma. Sehingga pengadaan barang dipesan di apotek swasta lain dengan
cara membeli. Bon pembelian kemudian di entry ke komputer dan
dilaporkan ke BM.
d) Pengadaan cito
Pengadaan cito adalah pengadaan yang dilakukan segera. Pemesanan
dilakukan melalui BM dan segera BM mengirim SP ke PBF biasanya
disertai dengan adanya perjanjian antara PBF, apotek dan pasien sehingga
ada atau tidaknya obat dapat diketahui dan dapat ditunggu.
e) Pembelian Langsung
Pembelian langsung dilakukan untuk pemesanan obat-obat narkotika dan
psikotropika. Pemesanan obat-obat narkotika dan psikotropika harus disertai
surat

pesanan

(SP)

dari

masing-masing

apotek

pelayanan

yang

ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek (APA) dan dibubuhi cap

apotek. SP Narkotik (model N.9 rangkap 4) berlaku untuk satu jenis obat.
Pemesanan obat-obat narkotika dan psikotropika dilakukan langsung ke

16

distributor yang ditunjuk pemerintah yaitu Kimia Farma Trading and

Distribution, kemudian dilaporkan ke unit Business Manager Bandung.
Pembayaran kepada PBF dapat dilakukan secara tunai maupun kredit.
Pembayaran dilakukan oleh Business Manager sesuai dengan perjanjian.
Pada umumnya, pembelian yang dilakukan oleh Apotek Kimia Farma
Terusan Buah Batu Bandung adalah pembelian kredit, sedangkan pembelian
tunai biasanya dilakukan untuk pembelian yang mendesak.
c. Penerimaan Perbekalan Farmasi
Barang dari distributor diantarkan ke apotek dilengkapi dengan faktur,
sedangkan barang dari BM dilengkapi dengan dokumen dropping. Perbekalan
farmasi yang datang ke apotek Kimia Farma Terusan Buah Batu Bandung, akan
diperiksa kondisi barang dan kelengkapannya, yaitu :
a.
b.
c.
d.

Tanggal penerimaan
Nama distributor atau PBF
Nama obat, bentuk sediaan dan jumlah obat
Kesesuaian antara jenis dan jumlah barang yang disesuaikan dengan BPBA dan
faktur. Apabila barang yang diterima telah sesuai dengan faktur maka, petugas
akan membubuhkan stempel disertai paraf dan nomor urut penerimaan pada
faktur. Tetapi jika barang yang diterima tidak sesuai dengan pesanan atau
terdapat kerusakan fisik dan lain-lain, maka bagian pembelian akan membuat
nota pengembalian barang dan mengembalikan barang tersebut ke distributor

yang bersangkutan untuk kemudian ditukar dengan barang yang sesuai.

e. Kondisi barang, tanggal kadaluarsa (expired date). Untuk syarat penerimaan
kadaluarsa, tidak kurang dari satu tahun untuk obat, sedangkan tidak kurang
kurang dari tiga tahun untuk vaksin.
Jika barang telah sesuai maka faktur diberi nomor urut penerimaan,
ditandatangani, diberikan tanggal dan jam penerimaan dan distempel, kemudian
didokumentasikan ke dalam buku penerimaan barang.
Jika terdapat kelebihan barang maka barang dikembalikan kembali, namun
jika terdapat kekurangan barang maka faktur asli disimpan di apotek sampai
barang yang kurang tersebut datang baru faktur diserahkan ke distributor. Faktur
terdiri dari 4 lembar, 2 lembar dikembalikan ke PBF (1 lembar sebagai alat tagih

17

dan 1 lembar sebagai arsip), dua lembar lainnya diambil oleh Apotek Kimia
Farma (1 lembar salinan dikirimkan ke Business Manager untuk di-entry jumlah
dan nilai rupiahnya sebagai bukti pembelian dan satu lembar lainnya disimpan
sebagai arsip apotek). Barang tersebut didata di dalam kartu stok dan disimpan
pada wadah yang sesuai dengan namanya. Faktur asli diberikan, apabila
pembayaran barang telah lunas.
Jika barang tidak sesuai dengan SP atau terdapat kerusakan fisik maka
bagian pembelian akan membuat nota pembelian barang/retur dan mengembalikan
barang tersebut ke PBF yang bersangkutan untuk ditukar dengan barang yang
sesuai. Barang yang sudah dicek dimasukkan ke dalam kartu stok baik di buku
maupun komputer dan disimpan sesuai dengan tempat penyimpanannya.
d. Penyimpanan Perbekalan Farmasi
Perbekalan farmasi yang diterima disimpan pada tempatnya masingmasing, dicatat tanggal, nomor penerimaan, jumlah, dan paraf petugas pada kartu
stok. Setiap obat memiliki kartu stok yang berguna untuk mencatat setiap
pemasukan dan pengeluaran obat sehingga mempermudah pengawasan terhadap
persediaan obat. Jika jumlah barang yang diterima tidak seluruhnya dapat
disimpan dalam rak penyimpanan, maka sisa obat tersebut disimpan dalam lemari
penyimpanan. Apotek Kimia Farma Terusan Buah Batu Bandung memiliki
gudang tempat menyimpan perbekalan farmasi namun tidak dapat menyimpan
barang dalam jumlah besar, selain itu memiliki lemari penyimpanan obat
sementara dalam jumlah secukupnya. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi
penumpukkan barang dalam jumlah besar karena dapat mengakibatkan kerusakan
barang atau terlewatinya waktu kadaluarsa obat, dan terhambatnya perputaran
obat. Penyimpanan obat dilakukan berdasarkan penggolongan berikut :
1) Penyimpanan obat di apotek kimia farma berdasarkan efek farmakologi,
bentuk sediaan dan alfabetis.
2) Penyimpanan berdasarkan bentuk sediaan, yaitu sediaan padat (tablet dan
kapsul), sediaan cair (sirup, suspensi, emulsi), sediaan semipadat (krim, salep,
gel), sediaan tetes/drop (tetes oral, tetes telinga, tetes hidung), preparat mata

18

(tetes mata dan salep mata), sediaan inhalasi, sediaan parenteral dan sediaan
rektal (suppositoria dan ovula).
3) Penyimpanan berdasarkan farmakologi obat, yaitu antihistamin, ISPA,
kardiovaskular, antikolesterol, antidiabetes, analgetik, antibiotik, pencernaan,
neurotropik, hormone, vitamin, saluran kemih
4) Penyimpanan berdasarkan perputaran obat, yaitu obat fast moving disimpan
di rak terpisah.
5) Penyimpanan berdasarkan golongan obat, yaitu obat generik, obat paten, obat
psikotropika dan obat narkotika disimpan dalam lemari terpisah dengan obatobat lain. Obat narkotika disimpan dalam lemari khusus. Obat generik
berlogo maupun obat produk PT. Kimia Farma disimpan pada lemari
tersendiri
6) Penyimpanan obat berdasarkan sifat fisika kimia obat, yaitu penyimpanan
pada suhu kamar (150-300C) dan dalam lemari pendingin (80-150C).
7) Sediaan steril seperti obat tetes mata, obat tetes telinga dan infuse disimpan
pada lemari terpisah dengan sediaan obat lainnya
8) Obat kategori fast moving disimpan dibagian depan dekat dengan kasir agar
mudah saat pengambilan
9) Obat bebas, obat bebas terbatas, suplemen makanan, kosmetik, alat
kesehatan, dan lain-lain disimpan diswalayan farmasi dan disesuaikan dengan
kegunaannya
e. Pengendalian Perbekalan Farmasi
1) Pencatatan Defekta
Defekta berisi keperluan barang yang habis atau hampir habis selama
pelayanan atau barang-barang yang stoknya dianggap kurang karena barang
tersebut diperkirakan akan cepat terjual (fast moving), sehingga harus segera
dipesan agar dapat tersedia secepatnya sebelum stok habis.
2) Pencatatan Kartu Stok Barang
Mencatat jumlah barang yang masuk dari pembelian barang dan jumlah
barang yang keluar dari hasil penjualan, serta jumlah barang yang masih tersedia
di apotek. Pencatatan ini untuk mempermudah pengawasan terhadap persediaan
obat dan kebutuhan masing-masing obat, serta mengawasi arus barang agar
penyalurannya mengikuti kaidah FIFO (first in first out) dan FEFO (first expire
first out) sehingga mengurangi resiko obat-obat kadaluarsa. Pada umumnya

19

pencatatan stok barang dilakukan dengan mengisi kartu stok yang tersedia pada
setiap rak obat, pada saat terjadi penambahan atau pengurangan jumlah obat serta
jumlah sisa obat yang tersedia. Namun dengan adanya sistem KIS dimana setiap
data penjualan dan penerimaan barang dimasukkan kembali setiap harinya ke
dalam komputer, maka secara otomatis mengurangi atau menambah stok masingmasing jenis barang, sehingga terdapat data base mengenai jumlah stok obat atau
perbekalan lainnya di apotek, yang dapat digunakan sebagai alat kontrol selain
kartu stok.
3) Uji Petik
Pengendalian yang dilakukan di Apotek Kimia Farma Terusan Buah Batu
yaitu dalam pengendalian terhadap Expire Date pada sediaan yang ada di apotek
yaitu dengan cara melakukan uji petik barang. Uji petik adalah cara melakukan
pengawasan sediaan oleh apoteker dan asisten apoteker dengan melakukan
pengecekan stok fisik dengan stok komputer obat/sediaan agar dimudahkan untuk
mendapatkan data di akhir untuk stok opname. Uji Petik Barang dilakukan dengan
maksud agar mempermudah pada saat di lakukannya Stok Opname.
4) Pencatatan Penerimaan Barang
Permintaan barang dicatat dalam surat pesanan atau BPBA (Bon
Pemintaan Barang Apotek) berupa kebutuhan barang apotek, yang kemudian
diajukan atau dikirimkan ke Unit Business Manager Bandung. Mencatat barang
yang diterima berdasarkan surat pesanan dan faktur pembelian barang sebagai
bukti penerimaan barang apotek. Pencatatan dilakukan setiap barang didatangkan
dari PBF ke apotek yang disertai faktur pembelian. Bukti penerimaan barang
apotek beserta faktur dilaporkan ke Unit BM Bandung setiap bulannya sebagai
bukti bahwa Apotek Kimia Farma Terusan Buah Batu telah menerima barang
sesuai surat pesanan atau BPBA yang telah diajukan.
5) Pencatatan Rekap Resep
Perekapan resep dilakukan setiap hari dimana resep dikumpulkan dan
dipisahkan berdasarkan tanggal dibuat atau dikeluarkannya resep. Resep asli
beserta struk harga obat disimpan sebagai arsip. Untuk resep yang mengandung
obat-obat golongan narkotika dan psikotropika direkap secara terpisah dan diberi
tanda yang akan digunakan untuk keperluan pembuatan laporan penggunaan

20

narkotika dan psikotropika. Resep disimpan selama sekurang-kurangnya 5 tahun,

dan harus dirahasiakan. Resep hanya boleh ditunjukkan kepada pasien, dokter
yang menulis resep, dokter yang merawat pasien, atau petugas medis lain, dan
pihak-pihak lain yang berwenang sesuai dengan undang-undang.
6) Stock Opname
Stock Opname adalah cara yang di lakukan Apotek untuk mengawasi
sediaan, meliputi :
a)
b)
c)
d)
e)

Jumlah Sediaan (baik secara fisik maupun secara komputerisasi).

Expire Date.
Kondisi Kemasan sediaan.
Kondisi Warna sediaan.
Kondisi Bentuk sediaan.
Stock Opname di Apotek Kimia Farma TERUSAN BUAH BATU

dilakukan secara rutin setiap 3 bulan sekali. Tujuan dilakukan stock opname
adalah :
a)
b)
c)
d)

Mengetahui modal yang berbentuk barang

Menghitung HPP (Harga Pokok Penjualan)
Mengetahui adanya kehilangan barang
Mengetahui tanggal kadaluarsa obat

f. Penanganan Obat Kadaluwarsa

Penanganan obat yang dilakukan di apotek kimia farma adalah jika obat
tersebut sudah mendekati waktu expire date maksimal 3 bulan atau ketentuan dari
setiap distributor, maka faktur asli barang tersebut diserahkan bersamaan dengan
obat langsung ke distributor dengan tujuan untuk mendapatkan potongan harga
pada saat pembayaran. Penanganan barang kadaluwarsa dapat dilakukan dengan
cara kerjasama dengan dokter agar mengeluarkan obat tersebut, kerjasama dengan
outlet Apotek Kimia Farma lain promosi ke pasien UPDS
g. Pemusnahan
Sediaan farmasi dan komoditi non farmasi yang rusak dan telah lewat
masa kadaluarsanya harus dimusnahkan. Alur pemusnahan obat, yaitu obat yang
memenuhi kriteria pemusnahan kemudian meminta izin APA untuk melakukan
pemusnahan. Selanjutnya dibuat surat pemberitahuan ke dinkes kab/kota dan BM
bahwa akan dilakukan pemusnahan. Pemusnahan sediaan farmasi dapat dilakukan
dengan cara ditanam, dibakar, dihancurkan, dilarutkan atau cara lain yang
21

ditetapkan dan dilapor dalam berita acara pemusnahan. Pemusnahan dilakukan

dengan cara dibuat berita acara terlebih dahulu kemudian jika jumlah obat sedikit
maka semua obat yang akan dimusnahkan dihaluskan kemudian dibuang ke
saluran air, selanjutnya berita acara pemusnahan di serahkan ke BM.
h. Manajemen Pelayanan
Pelayanan kefarmasian yang dilakukan oleh Apotek Kimia Farma Terusan
Buah Batu meliputi pelayanan obat tanpa resep dokter (UPDS, yaitu Upaya
Pengobatan Diri Sendiri), pelayanan obat resep tunai dan kredit, pelayanan
informasi obat dan pelayanan swalayan farmasi.
1) Pelayanan Obat Tanpa Resep Dokter
Pelayanan resep tanpa resep dokter paling banyak dilakukan di Apotek
Kimia Farma Terusan Buah Batu. Karena praktek in house Apotek Kimia Farma
Terusan Buah Batu belum tersedia. Pelayanan obat tanpa resep dokter dilakukan
atas permintaan langsung dari pasien. Obat-obat yang dapat dilayani tanpa resep
dokter meliputi obat bebas, obat bebas terbatas, obat keras yang termasuk Daftar
Obat Wajib Apotek (DOWA), obat tradisional, kosmetik dan alat kesehatan.
Permintaan obat tanpa resep dokter untuk obat keras yang termasuk DOWA
dilakukan dengan mengisi formulir permintaan obat Upaya Pengobatan Diri
Sendiri (UPDS), yang berisi nama, alamat, keluhan, nama obat, jumlah, harga,
tanda tangan Apoteker Pengelola Apotek/petugas dan pemohon.
2). Pelayanan Obat Resep Tunai
Pelayanan resep tunai dilakukan untuk resep yang sebagian besar berasal
dari praktek dokter dan poliklinik dari dokter luar. Pasien memberikan resep pada
bagian pelayanan kemudian resep diterima oleh Asisten Apoteker bagian
pelayanan untuk diperiksa ketersediaannya, jika tidak tersedia atau jumlahnya
kurang, maka resep tetap diterima dan diusahakan pengadaannya dengan cara
membeli ke Apotek Kimia Farma lain, atau memesan ke PBF yang menyediakan
obat tersebut.
3). Pelayanan Obat-obat Narkotik dan Psikotropik
Pelayanan obat-obat narkotika hanya dapat dilakukan jika terdapat resep asli
dari dokter, atau berupa salinan resep dari apotek Kimia Farma Terusan Buah Batu

22

yang resep aslinya ada di apotek. Resep yang diterima harus mencantumkan nama
dokter, alamat, nomor SIP (Surat Izin Praktek), serta nama dan alamat pasien
secara lengkap.
Apotek tidak melayani pembelian obat narkotika tanpa resep atau
pengulangan resep. Pada resep yang mengandung narkotika harus dicantumkan
tanggal, nama obat yang digaris bawah merah, jumlah obat, nama dan alamat
praktek dokter serta pasien. Resep-resep untuk obat narkotika dan psikotropika
dikumpulkan terpisah. Pelayanan resep narkotika harus dicatat di kartu stok yang
meliputi tanggal, no resep dan jumlah obat yang diambil. Jika kelengkapan resep
tidak sesuai maka resep narkotika tersebut langsung ditolak. Sedangkan jika
penulisan aturan pakai ataupun dosis tidak sesuai dengan kebiasaan maka tenaga
farmasis langsung melakukan ricek kepada dokter pembuat resep.
Obat-obat narkotika dan psikotropika yang telah dikeluarkan setiap harinya
dicatat dalam laporan harian narkotika dan psikotropika, untuk kemudian
dilaporkan dalam laporan penggunaan narkotika dan psikotropika setiap bulan.
Laporan narkotika dan psikotropika dilaporkan kepada Kepala Dinas Kesehatan
Kota Bandung dengan tembusan Kepada Kepala Balai Besar POM Bandung dan
Kepala Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Barat.
4). Pelayanan Purna Jual Apotek
a). Pelayanan informasi obat
Pelayanan informasi obat di Apotek Kimia Farma Terusan Buah Batu
umumnya mengenai aturan pakai dan cara penggunaan obat yang tertera dalam
resep pada saat penyerahan obat kepada pasien. Hal ini biasanya dilakukan oleh
asisten apoteker, sedangkan informasi yang diberikan oleh Apoteker Pengelola
Apotek meliputi informasi yang lebih mendalam dan terperinci, misalnya
mengenai dosis, efek samping, kontra indikasi, mekanisme kerja obat,
farmakologi, konsumsi obat yang rasional, upaya pencegahan penyakit dan
sebagainya. Pelayanan informasi obat yang diberikan merupakan jawaban atas
pertanyaan pasien tentang segala hal yang berkaitan dengan obat atau perbekalan
farmasi lainnya, terutama pasien yang melakukan pengobatan sendiri, misalnya

23

dengan memberikan alternatif pilihan obat yang sesuai dengan penyakit yang
dikeluhkan oleh pasien.
b). Pengantaran obat (delivery service)
Apotek kimia farma Terusan Buah Batu melakukan pelayanan obat dari
pagi sampai sore, dimana pasien dapat membeli obat melalui telepon dan memberi
tahu jumlah uang yang akan dibayar, kemudian di cetak struk dan obat dapat
diantarkan. Untuk pembayaran dilakukan pada saat kurir mengirim obat sekaligus
mengambil uang dan menyerahkan struk harga.

c). Aspek Pengembangan

Aspek pengembangan yang telah dilakukan oleh Apotek Kimia Farma
berupa sistem komputerisasi sehingga pelayanan dapat lebih cepat. Upaya
peningkatan mutu pelayanan juga ditingkatkan dengan standardisasi prosedur
pelayanan.
Selain itu dilakukan juga upaya home care pada pasien yang mendapatkan
banyak terapi obat. Alurnya pasien dihubungi terlebih dahulu oleh pihak apotek,
jika pasien setuju maka pihak apotek akan datang ke rumah pasien untuk
melakukan home care namun jika tidak setuju maka pihak apotek akan melakukan
telepharma.
Untuk pasien yang di home care biasanya diisi beberapa formulir, yaitu
catatan pengobatan pasien, formulir monitoring penggunaan obat dan formulir
monitoring efek samping obat.
5). Pelayanan Swalayan Farmasi
Apotek Kimia Farma Terusan Buah Batu juga melakukan penjualan barangbarang lain di luar perbekalan farmasi, seperti minuman, makanan ringan, sabun,
shampo, pasta gigi, dan lain-lain. Barang-barang tersebut diatur sedemikian rupa
sehingga konsumen dapat memilih barang yang dibutuhkan dengan leluasa.
Pembayaran dilakukan di kasir disertai dua faktur, yaitu satu untuk pembeli dan
satu lagi untuk arsip. Pemasukkan dan pengeluaran barang swalayan dicatat pada
kartu stok masing-masing. Dengan adanya bagian swalayan, disamping membeli

24

obat atau menebus resep, konsumen juga dapat memperoleh kebutuhan lain sesuai
dengan yang diperlukan.
i. Manajemen Administrasi
Kegiatan administrasi Apotek Kimia Farma Terusan Buah Batu meliputi
laporan setoran tunai dan kredit yang dibuat ke dalam form Laporan Ikhtisar
Penjualan Harian (LIPH) tunai dan kredit serta BSK (Bukti Setoran Kas), dimana
laporan ini dibuat setiap hari dan di setor ke Bussines Manager Bandung setiap
hari yang berlokasi di Jalan Cihampelas Bandung. Untuk setoran kredit, pihak
BM yang akan melakukan penagihan kepada perusahaan yang bersangkutan.
Laporan keuangan dilakukan oleh salah seorang tenaga teknis kefarmasian yang
memegang tugas ganda yaitu sebagai staff pelayanan dan staff keuangan.
Pengelolaan administrasi meliputi :
a). Administrasi umum dan personalia
Kegiatan administrasi umum dan personalia terdapat di Bisnis Manajer,
meliputi kegiatan pencatatan dan penyimpanan surat-surat yang masuk dan keluar,
penyimpanan berkas resep baik tunai maupun kredit, daftar hadir, cuti karyawan
dan lain-lain.
b). Administrasi keuangan
Administrasi keuangan meliputi :
1). Penerimaan uang

Penerimaan uang dari penjualan tunai

Penerimaan uang berasal dari penjualan obat dengan resep dokter dan

tanpa resep dokter atau dari penjualan secara tunai lainnya dan dari bagian
swalayan. Hasil penjualan disetorkan ke bagian administrasi keuangan untuk
dimasukkan ke bank yang ditunjuk, disertai dengan buku setoran kasir apotek.
Penyetoran uang dilakukan pada saat pergantian waktu kerja (dua kali sehari) dan
diperiksa kesesuaiannya dengan barang yang terjual melalui Laporan Ikhtisar
Penjualan Harian (LIPH), kemudian ditandatangani oleh Apoteker Pengelola
Apotek.

Penerimaan uang dari penjualan kredit

25

Penjualan secara kredit direkap dalam buku piutang, yang berisi nomor
faktur penjualan, nama debitur, dan jumlah piutang perhari yang selanjutnya
diserahkan ke Bisnis Manajer. Selanjutnya Bisnis Manajer akan menagih ke
instansi yang bersangkutan.
2). Penyimpanan uang
Uang tunai yang diterima yang berasal dari dana tunai dari bank, hasil
penjualan tunai, hasil tagihan piutang dagang, hasil penjualan barang inventaris
yang dalam jumlah tertentu disimpan dalam kas apotek. Penyimpanan uang ini
digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari. Jika jumlah uang sudah
melebihi batas yang ditetapkan maka kelebihan uang tersebut disetor ke rekening
apotek di bank-bank tertentu.
2.2 Kegiatan PKPA
Kegiatan yang dilakukan Apotek Kimia Farma Terusan Buah Batu adalah
sebagai berikut :
2.2.1 Pengelolaan Perbekalan Farmasi
1. Pengadaan Perbekalan Farmasi
Pengadaan perbekalan farmasi di Apotek Kimia Farma Terusan Buah Batu
dilakukan rutin setiap minggu. Tenaga Teknis Kefarmasian (TTK) melakukan
defekta, yaitu menuliskan barang apa saja yang persediaannya kosong, barang
yang telah mencapai stok minimal, dan barang yang dibutuhkan di buku defekta
untuk kemudian dibuat Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA). BPBA dibuat
maksimal pada hari Selasa setiap minggunya dan berisikan barang apa saja yang
dibutuhkan apotek beserta jumlahnya. Data panduan yang dijadikan acuan adalah
data Pareto, yaitu data yang berisikan barang apa saja yang mempunyai nilai jual
tertinggi atau yang paling banyak terjual dari periode penjualan sebelumnya. Dari
data Pareto dapat dilihat barang apa saja yang dijadikan prioritas pada waktu
pemesanan.
Pengelompokkan barang menggunakan analisis Pareto dikenal juga
sebagai "Klasifikasi ABC", dimana :

26

1. Klasifikasi A : 15-20 % dari jumlah jenis barang yang terjual berkontribusi

sebesar 80 % dari total penjualan. Barang klasifikasi A ini wajib dipesan dan
tidak boleh datang terlambat. Barang klasifikasi ini hams selalu dipantau dan
jangan sampai stoknya kosong.
2. Klasifikasi B : 20-25 % dari jumlah jenis barang yang terjual berkontribusi
sebesar 15 % dari total penjualan.
3. Klasifikasi C : 50-60 % dan jumlah jenis barang yang terjual berkontribusi
sebesar 5 % dari total penjualan.
Proses pengadaan barang di Apotek Kimia Farma Terusan Buah Batu
dilakukan secara komputerisasi yang terintegrasi ke Bisnis Manager Bandung Jl.
Cihampelas. BPBA yang telah dibuat kemudian dikirimkan ke BM sehingga BM
dapat melakukan pengadaan ke apotek. BPBA diverifikasi kembali oleh bagian
pengadaan dan pembelian di BM untuk kemudian disediakan barangnya. Untuk
persediaan yang tersedia di gudang BM Bandung, persediaan tersebut langsung
disiapkan dan dikirimkan (dropping) ke apotek, tetapi apabila persediaan tidak
tersedia di gudang, BM mengolah BPBA yang ada untuk kemudian dijadikan
Surat Pesanan (SP) dan dikirimkan ke distributor atau Pedagang Besar Farmasi
(PBF). Dari PBF ini persediaan dikirimkan, dapat langsung ke Apotek ataupun
melalui gudang kembali.
Pengecualian dilakukan untuk obat narkotika, pemesanan dilakukan
langsung oleh Apotek Kimia Farma Terusan Buah Batu dengan menerbitkan SP
narkotika yang harus disertai dengan persetujuan Apoteker dengan diberikan tanda
tangan, no. SIPA, dan cap apotek.
Pemilihan PBF atau distributor dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor,
diantaranya berdasarkan pada legalitas pemasok, ketersediaan barang, kualitas
barang yang dikirim, harga yang bersaing dan besarnya potongan harga (diskon),
kecepatan pengiriman barang (cepat dan tepat waktu), serta cara pembayaran.
Jika ada perbekalan farmasi yang dibutuhkan segera tetapi tidak ada
persediaan (cito), apotek dapat meminta dropping ke BM. Selain itu apotek juga
dapat melakukan dropping antar apotek, yaitu permintaan barang antar apotek.
Permintaan barang antar Apotek Kimia Farma diajukan dengan menggunakan

27

BPBA, sehingga apotek yang meminta menambah pembelian dan apotek yang
memberikan barang menambah penjualan. Dropping antar apotek dilakukan untuk
meningkatkan kualitas pelayanan apotek dan juga untuk menghindari penolakan
resep apabila obat yang diminta mengalami kekurangan atau tidak tersedia di
apotek. Sebelumnya petugas melakukan pengecekan terlebih dahulu melalui
telepon mengenai ketersediaan obat yang dibutuhkan
2. Penerimaan Barang
Perbekalan farmasi yang telah dipesan dikirim ke Apotek Kimia Farma
Terusan Buah Batu pada hari Kamis-Jumat, baik oleh gudang Kimia Farma
ataupun oleh distributor (PBF). Perbekalan farmasi yang dikirimkan selalu disertai
dengan faktur. Ketika barang datang, sebelum dilakukan serah terima dilakukan
pengecekan terlebih dahulu, dicek kesesuaian antara barang yang datang serta
faktur dan surat pesanan. Adapun hal-hal yang dicek adalah nama barang,
kemasan, jumlah, tanggal kadaluarsa, nomor batch, kondisi barang, harga barang,
diskon, serta nama distributor dan tujuan pengiriman. Apabila sudah sesuai,
dilakukan serah terima ditandai dengan ditanda tanganinya faktur dan dicap
apotek oleh petugas penerima barang. Faktur asli diserahkan kepada petugas
pengantar barang untuk dijadikan bukti pada saat penagihan pembayaran, 2
salinan faktur diambil oleh apotek sebagai arsip dan diserahkan ke BM. Apabila
barang yang datang tidak sesuai jumlah atau jenisnya, maka barang akan diretur.
Setelah itu, faktur di entry oleh petugas apotek untuk dikirim ke BM.
3. Penyimpanan Barang
Apotek Kimia Farma Terusan Buah Batu melakukan penyimpanan sediaan
farmasi di ruang penyimpanan dan di swalayan farmasi.
a. Penyimpanan di ruang penyimpanan
Obat disimpan berdasarkan bentuk sediaan (padat : tablet, kapsul, setengah
padat : salep, krim, gel, cair : sirup, eliksir, suspensi), suhu stabilitas
penyimpanan, efek farmakologi, serta bentuk sediaan (tetes mata/telinga/hidung,
salep mata, inhaler/spray/aerosol) dan kelompok obat tertentu (obat produksi
Kimia Farma, narkotika, dan psikotropika). Obat-obat tersebut disusun secara

28

alfabetis dalam kelompoknya. Obat-obat yang disimpan dalam suhu ruang seperti
tablet, kapsul, sirup, tetes mata, salep mata, tetes telinga, aerosol, salep, gel, krim,
dan infus disimpan di lemari dibelakang meja penyiapan (dibelakang meja kasir),
sedangkan sediaan yang membutuhkan suhu penyimpanan khusus seperti
beberapa sirup, krim, kapsul, serbuk, dan insulin disimpan dalam lemari
pendingin pada suhu 2-8C. Proses pemasukan barang dan penggunaan
perbekalan farmasi harus diinput ke dalam computer

b. Penyimpanan di swalayan farmasi

Obat bebas, bebas terbatas, dan perbekalan farmasi lainnya yang dapat
dibeli secara bebas tanpa resep dokter disimpan di rak-rak penjualan swalayan
farmasi, yang letaknya berada di bagian depan tempat pelayanan resep dan dekat
dengan ruang tunggu pasien, sehingga dapat menarik perhatian pasien untuk
membeli obat. Selain obat, swalayan farmasi juga menjual makanan dan minuman
ringan. Pengecualian untuk obat bebas atau bebas terbatas yang mengandung
prekursor disimpan di dalam ruang penyimpanan, bukan di swalayan farmasi
untuk mencegah penyalahgunaan.
Penyimpanan persediaan di swalayan farmasi didasarkan pada kegunaan
dan bentuk sediaan, serta disusun secara alfabetis untuk memudahkan pembeli dan
petugas dalam pengambilan persediaan.
4. Penjualan Obat dan perbekalan farmasi
Penjualan yang di amati di Apotek Kimia Farma Terusan Buah Batu
meliputi penjualan tunai dan kredit yang terbagi ke dalam 3 sistem, yaitu HV atau
obat bebas, UPDS (Upaya Pengobatan Diri Sendiri), dan obat dengan resep
dokter.
a) Penjualan tunai obat dengan resep dokter
Penjualan tunai obat dengan resep dokter dilakukan terhadap pasien yang datang
ke apotek untuk menebus resep dari dokter, dengan sistem pembayaran tunai.
Prosedur penjualan tunai obat dengan resep dokter adalah sebagai berikut :

29

1). TTK melakukan pengkajian resep secara administratif (kelengkapan resep) dan
farmasetik.
2). Bila resep telah memenuhi persyaratan, TTK akan memeriksa ada atau
tidaknya persediaan obat.
3). Apabila obat yang dibutuhkan tersedia, TTK akan melakukan pemberian harga
terhadap resep tersebut dan memberitahukan kepada pasien.
4). Apabila pasien setuju, dilakukan proses pembayaran dan dibuatkan struk
pembayaran. Struk pembayaran untuk pasien diberikan kepada pasien,
sedangkan struk untuk apotek disatukan dengan resep asli.
5). Selanjutnya obat disiapkan, diracik, diberi etiket, serta dikemas. Bila obat tidak
ditebus semuanya, maka petugas membuat salinan resep untuk penebusan sisa
resep. Bagi pasien yang membutuhkan kuitansi, dapat pula dibuatkan kuitansi
dan dituliskan salinan resep dibelakang kuitansi tersebut.
6). Dilakukan pemeriksaan kembali, meliputi nama pasien, nama obat, jenis
sediaan, dosis, dan jumlah. Selain tu dilakukan pemeriksaan pula terhadap
salinan resep dan kuitansi.
7). Obat diserahkan kepada pasien oleh Apoteker, disertai dengan informasi
tentang nama obat, jumlah obat, indikasi obat, cara pemakaian obat, dan
informasi lain yang diperlukan pasien.
8). Lembaran resep asli didokumentasikan berdasarkan nomor urut dan tanggal
resep, serta disimpan sekurang-kurangnya tiga tahun.
b). Pelayanan Upaya Pengobatan Diri Sendiri (UPDS)
Pelayanan UPDS adalah penjualan obat bebas dan bebas terbatas atau
perbekalan farmasi yang dapat dibeli tanpa resep dokter. Adapun obat keras yang
boleh diberikan kepada pasien tanpa resep dokter adalah obat-obatan yang
termasuk kedalam Daftar Obat Wajib Apotek (DOWA) dengan catatan bahwa obat
tersebut harus diberikan oleh apoteker disertai dengan informasi yang benar dan
lengkap.
Prosedur pelayanan UPDS adalah sebagai berikut:
1). Apoteker menerima permintaan obat yang akan dibeli oleh pasien ataupun
mendengarkan keluhan penyakit pasien yang ingin melakukan pengobatan
diri sendiri.
2). Menggali informasi dari pasien, meliputi :

30

3). Who : siapa yang akan menggunakan obat.

4). What : apa gejala yang dialami.
5). How Long : sudah berapa lama gejala berlangsung.
6). Action : apa yang sudah dilakukan terhadap gejala tersebut.
7). Medicine : obat lain yang sedang digunakan.
8). Apoteker

memilihkan obat yang sesuai dengan gejala dan kemampuan

ekonomi pasien.
9). Apabila pasien setuju, apoteker kemudian menginformasikan harga kepada
pasien.
10).

Jika pasien setuju dengan harga, pasien kemudian melakukan pembayaran

11).

Obat disiapkan atau diberi etiket.

12).

Obat diberikan kepada pasien oleh apoteker disertai dengan informasi

penggunaan obat yang jelas, seperti nama obat, indikasi, cara pemakaian obat,
dan efek samping yang mungkin terjadi.
c). Pelayanan pembelian obat bebas/HV
Pelayanan ini merupakan pelayanan pembelian obat dan perbekalan
farmasi yang dapat dijual bebas tanpa resep dokter. Biasanya, obat-obat yang
dijual bebas disimpan di swalayan farmasi, yang merupakan obat bebas dan obat
bebas terbatas. Prosedur pelayanan obat HV sama dengan UPDS, selalu disertai
dengan pemberian informasi penggunaan obat kepada pasien.
5. Pengendalian Obat dan Perbekalan Farmasi
Dalam hal pengendalian barang, apotek menyediakan kartu stok untuk
masing-masing obat. Setiap penerimaan dan pengeluaran barang harus
dimasukkan kedalam sistem data komputer. Untuk memastikan jumlah barang di
komputer benar, dilakukan uji petik setiap hari. Uji petik dilakukan dengan
membandingkan jumlah fisik obat yang ada dengan jumlah yang tertera di
komputer. Barang yang dilakukan uji petik adalah sebanyak 20 macam obat yang
diambil secara acak. Selain itu, dilakukan pula stock opname setiap tiga bulan
sekali dengan cara menghitung jumlah fisik obat kemudian dicek kesesuaiannya
dengan jumlah obat yang tertera di komputer.

31

Hal tersebut dilakukan untuk mengontrol stok atau jumlah obat,

pengawasan terhadap kualitas (barang rusak, kadaluarsa), kehilangan barang, dan
untuk mengetahui barang yang fast moving atau slow moving. Selain itu, stock
opname juga dilakukan untuk mengetahui nilai persediaan yang ada di apotek.
6. Pengelolaan Psikotropika
Kegiatan pengelolaan psikotropika di Apotek Kimia Farma Terusan Buah
Batu yang di amati, antara lain :
a. Pemesanan Psikotropika
Pemesanan obat golongan psikotropika dilakukan dengan menggunakan
surat pesanan psikotropika. Setiap lembar SP psikotropika dapat berisikan lebih
dari satu jenis obat dengan PBF yang sama. Surat pemesanan obat psikotropika
dibuat rangkap 3, bagian yang asli dan 1 salinan diserahkan kepada PBF,
sedangkan 1 lembar sebagai arsip di apotek.
b. Penerimaan Psikotropika
Obat psikotropika yang dipesan, kemudian datang, dicek kesesuaiannya
dengan surat pesanan dan faktur. Hal yang dicek kesesuaiannya adalah nama obat,
jenis sediaan, kekuatan, jumlah, serta tanggal kadaluarsa, kemudian faktur
tersebut ditandatangani oleh Apoteker dan di cap apotek.
c. Penyimpanan Psikotropika
Obat-obat yang termasuk ke dalam golongan psikotropika disimpan dalam
lemari khusus terpisah yang terkunci, berada di samping lemari narkotika.
d. Pelayanan Resep Psikotropika
Apotek Kimia Farma Terusan Buah Batu melayani resep psikotropika dari
resep asli atau salinan resep yang dibuat oleh Apotek Kimia Farma Terusan Buah
Batu sendiri yang belum diambil serta salinan resep dari apotek lain. Apotek tidak
melayani pembelian obat psikotropika tanpa resep ataupun pengulangan. Setiap
resep psikotropika yang dilayani harus jelas nama pasien, nomor telepon, dan
alamat pasien
e. Pelaporan Psikotropika

32

Laporan penggunaan psikotropika dibuat setiap satu bulan sekali selambatlambatnya tanggal 10. Laporan dibuat secara online melalui aplikasi SIPNAP
(Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika) kepada Dinas Kesehatan Kota
Bandung dengan tembusan kepada Balai Besar POM dan Dinas Kesehatan
Provinsi Jawa Barat. Adapun hal-hal yang dilaporkan adalah nama sediaan, stok
awal, jumlah yang dipakai, dan stok akhir
2.2.2. Kegiatan Administrasi
Kegiatan administrasi di Apotek Kimia Farma Terusan Buah Batu yang
diamati adalah sebagai berikut :
1. Administrasi Resep
Administrasi resep merupakan cara penyimpanan resep, dimana resep
disusun sesuai dengan nomor urut dan tanggal resep, dibundel setiap bulannya dan
disimpan selama 5 tahun. Apabila sudah 5 tahun, arsip resep tersebut
dimusnahkan oleh APA dengan sekurang-kurangnya 1 TTK sebagai saksi,
kemudian dibuat berita acara pemusnahan yang dikirimkan ke Dinas Kesehatan
Kota Bandung dengan tembusan kepada Balai Besar POM.
2. Administrasi Keuangan
Kegiatan administrasi yang diamati setiap hari di Apotek Kimia Farma
Terusan Buah Batu, yaitu :
a. Bukti Setoran Kas (BSK)
BSK merupakan laporan keuangan hasil penjualan tunai setiap shift serta
pengeluaran yang digunakan untuk kepentingan operasional. Hasil penjualan
disetorkan ke bank yang ditunjuk, kemudian bukti penyetoran beserta buku BSK
apotek dilaporkan ke BM Bandung.
b. Laporan Ikhtisar Penjualan Harian
Laporan Penjualan Harian merupakan laporan penjualan yang dibuat pada
akhir transaksi harian (shift malam). Laporan ini berisi tentang informasi jumlah
penjualan HV, UPDS, resep, debet, tunai, dan kredit. Laporan ini dilaporkan ke
BM Bandung.
c. Laporan Realisasi Penggunaan Dana Kas Kecil (LPRDKK)

33

LPRDKK merupakan laporan penggunaan kas kecil untuk keperluan

operasional apotek, seperti pembayaran listrik, bensin, pembelian bahan
penunjang seperti sabun, tisu, dan lain-lain.
d. Administrasi Barang
Kegiatan

administrasi

barang

meliputi

kegiatan

pembuatan

dan

pengarsipan dokumen pembelian, seperti BPBA dan faktur barang yang datang.
Semua dokumen mengenai barang diarsipkan dan disimpan dengan rapi.
e. Adminitrasi SDM
Kegiatan administrasi SDM meliputi pengaturan jadwal kerja, perhitungan
hari kerja, cuti, lembur, dan lain-lain.
2.2.3 Pelayanan Farmasi Klinik
Kegiatan pelayanan farmasi klinik yang dilakukan antara lain :
1. Swamedikasi
Swamedikasi adalah upaya seseorang dalam mengobati gejala sakit atau
penyakit

tanpa

berkonsultasi

dengan

dokter

terlebih

dahulu.

Kegiatan

swamedikasi dapat dibantu oleh apoteker atau TTK yang berpengalaman. Hal
yang harus diketahui apoteker untuk melakukan swamedikasi meliputi untuk siapa
obat tersebut digunakan, apa gejala yang dirasakan, sudah berapa lama, upaya apa
yang telah dilakukan, dan sekarang sedang mengkonsumsi obat apa. Hal-hal
tersebut penting untuk diketahui sehingga apoteker dapat memberikan saran
pemilihan dan penggunaan obat dengan benar.
2. Pengkajian Resep
Hal ini dilakukan untuk pelayanan obat dengan resep dokter agar pasien
mendapatkan obat yang benar sesuai dengan resep dokter dan penyakit pasien.
Sebelum dilayani, petugas wajib mengkaji resep tersebut. Pengkajian yang
dilakukan

berupa

pengkajian

secara

administratif

meliputi

pengecekan

kelengkapan resep. Hal-hal yang dicek ialah nama, SIP, alamat atau no.telp dokter,
tanggal penulisan resep, nama obat, bentuk sediaan, kekuatan sediaan, jumlah,
signa, paraf dokter, serta informasi mengenai pasien seperti nama, umur, berat
badan, dan alamat.

34

Setelah mengkaji secara administratif, dilakukan pengkajian farmasetik

seperti bentuk sediaan, dosis yang digunakan, dan komposisi. Selain itu juga dapat
dilakukan pengkajian secara klinis meliputi indikasi, kontraindikasi, efek samping
yang mungkin timbul, dan interaksi obat.
3. Dispensing
Dispensing merupakan kegiatan yang terdiri dari penyiapan obat sampai
obat tersebut diserahkan. Setelah dilakukan pengkajian resep, obat disiapkan
sesuai dengan kebutuhan, diracik apabila perlu, serta diberikan etiket. Sebelum
diserahkan, obat harus diperiksa kembali kesesuaian nama obat, jumlah, dan
aturan pakainya. Obat diserahkan disertai dengan pemberian informasi obat yang
jelas.
4. Pelayanan Informasi Obat (PIO)
PIO merupakan kegiatan pemberian informasi mengenai obat yang jelas,
terdiri dari indikasi atau kegunaan obat, dosis dan aturan pakai obat, lama dan cara
pemakaian obat, serta efek samping yang mungkin dapat ditimbulkan oleh obat
yang digunakan. Hal ini dilakukan untuk mengurangi kesalahan dalam
penggunaan

obat,

meningkatkan

kepatuhan

pasien,

dan

meningkatkan

keberhasilan terapi

35