BAB III

KEGIATAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

A. Data Umum Apotek Kimia Farma 116 Blimbing

1. Profil company of kimia farma
Kimia farma adalah perusahaan industri farmasi pertama di
Indonesia yang didirikan oleh Pemerintah Hindia Belanda tahun 1817.
Nama perusahaan ini pada awalnya adalah NV Chemicalien Handle
Rathkamp & Co. Berdasarkan kebijaksanaan nasionalisasi atas eks
perusahaan Belanda di masa awal kemerdekaan pada tahun 1958,
Pemerintah Republik Indonesia melakukan peleburan sejumlah perusahaan
farmasi menjadi PNF (Perusahaan Negara Farmasi) Bhineka Kimia Farma.
Kemudian pada tanggal 16 Agustus 1971, bentuk badan hukum PNF di
ubah menjadi Perseroan Terbatas, sehingga nama perusahaan berubah
menjadi PT Kimia Farma (Persero).
Pada tanggal 4 juli 2001, PT Kimia Farma (Persero) kembali
mengubah statusnya menjadi perusahaan publik, PT Kimia Farma
(Persero) tbk, dalam penulisan berikutnya disebut Perseroan. Bersamaan
dengan perubahan tersebut, Perseroan telah dicatatkan pada Bursa Efek
Jakarta dan Bursa Efek Surabaya (sekarang kedua bursa telah merger dan
kini bernama Bursa Efek Indonesia). Berbekal pengalaman selama sepuluh
tahun, Perseroan telah berkembang menjadi perusahaan dengan pelayanan
kesehatan terintegrasi di Indonesia. Perseroan kian diperhitungkan
kiprahnya dalam pengembangan dan pembangunan bangsa, khususnya
pembangunan kesehatan masyarakat Indonesia.
2. Visi dan Misi
a. Visi
Menjadi perusahaan Healthcare pilihan utama yang terintegrasi dan
menghasilkan nilai yang berkesinambungan

b. Misi
1) Melakukan aktivitas usaha dibidang-bidang industri kimia
dan farmasi, perdagangan dan jaringan distribusi, retail
farmasi dan layanan kesehatan serta optimalisasi aset

1
 2) Mengelola perusahaan secara Good Corporate Governance
dan operational excellence didukung oleh SDM profesional
3) Memberikan nilai tambah dan manfaat bagi seluruh
stakeholder
3. Budaya Perusahaan
Perseroan telah menetapkan budaya perusahaan yang merupakan
nilai-nilai inti Perseroan (corporate values) yaitu I C A R E yang menjadi
acuan/pedoman bagi Perseroan dalam menjalankan usahanya, untuk
berkarya meningkatkan kualitas hidup dan kesehatan masyarakat. Berikut
adalah budaya perusahaan (corporate culture) perseroan:
Innovative
Budaya berpikir out of the box, smart dan kreatif untuk
membangun produk unggulan
Customer first
Mengutamakan pelanggan sebagai mitra kerja
Accountable
Dengan senantiasa bertanggung jawab atas amanah yang
dipercayakan oleh perusahaan dengan memegang teguh
profesionalisme, integritas dan kerja sama
Responsible
Memiliki tanggung jawab pribadi untuk bekerja tepat waktu, tepat
sasaran dan dapat diandalkan, serta senantiasa berusaha untuk tegar
dan bijaksana dalam menghadapi setiap masalah
Eco-Friendly
Menciptakan dan menyediakan baik produk maupun jasa layanan
yang ramah lingkungan

4. Profil Apotek Kimia Farma 116 Blimbing

Apotek Kimia Farma 116 Blimbing terletak di Jl. Laksda Adi
Sucipto No. 148 Blimbing, Malang. Apotek Kimia Farma 116 Blimbing
dikelola oleh Bapak Ratno Setiawan S.Farm, Apt. Apotek Kimia Farma
116 Blimbing memiliki tempat yang strategis. Terletak tepat dipinggir
jalan dan berada di pusat kota sehingga mudah dijangkau oleh masyarakat.
Untuk memaksimalkan pelayanan terhadap masyarakat, apotek Kimia
Farma 116 Blimbing buka 24 jam. Apotek Kimia Farma 116 Blimbing
juga terdapat praktek dokter umum dan beberapa dokter spesialis yang siap
melayani masyarakat umum.

2
 Apotek Kimia Farma 116 Blimbing memiliki lahan yang cukup
luas dan lahan parkir yang cukup aman. Bangunan apotek Kimia Farma
116 Blimbing terbuat dari dinding permanen yang kuat dan tahan air. Atap
dipilih dari bahan yang berkualitas sehingga tidak mudah bocor dengan
langit-langit dalam yang terbuat dari bahan yang tidak mudah rusak.
Sedangkan lantainya terbuat dari keramik.
Apotek Kimia Farma 116 Blimbing memiliki ventilasi dan sistem
sanitasi yang baik dan juga memiliki penerangan yang cukup sesuai
dengan ketentuan yang berlaku. Apotek Kimia Farma 116 Blimbing juga
memiliki kamar mandi dan tempat ibadah yang memadai.
Halaman depan terdapat papan bertuliskan Apotek Kimia Farma
dengan tulisan yang jelas serta papan yang bertuliskan nama dokter
dilengkapi dengan neon box sehingga mudah dibaca oleh masyarakat.
Fasilitas di Apotek Kimia Farma 116 Blimbing, antara lain :
a) Ruang praktek dokter dan kursi tunggu pasien
b) Swalayan
c) Kasir
d) Tempat racikan
e) Kamar mandi
f) Musholla

B. Struktur Organisasi Apotek Kimia Farma 116 Blimbing

Pengelolaan sebuah apotek yang baik, akan membawa apotek tersebut
pada tujuan yang telah ditetapkan. Pengelolaan apotek ini bisa berjalan dengan
baik jika didukung dengan adanya wewenang dan tanggung jawab yang jelas,
saling mengisi dan pembagian kerja yang jelas.
Demikian juga apotek yang membutuhkan beberapa tenaga dari berbagai
cabang keilmuwan yang harus dipadukan agar tujuannya tercapai dan
memberikan hasil yang memuaskan. Apotek Kimia Farma 116 memiliki
karyawan yang terdiri dari Asisten Apoteker (AA) dan Karyawan non AA,
kewajiban serta tanggung jawab masing-masing bagian adalah sebagai berikut :

3
 APOTEKER
Bp. Ratno Setiawan, S.Farm,Apt

KOORDINATOR TEKNIS

Ibu Maria

ASISTEN APOTEKER ASISTEN APOTEKER ASISTEN APOTEKER ASISTEN APOTEKER ASISTEN APOTEKER ASISTEN APOTEKER

Mbak Wiwid Mbak Maya Mas Dwi Mas Nizar Mas Dimas Mas Andika

CLEANING SEVICE DAN

JAGA MALAM

4
Adapun karyawan non AA adalah sebagai berikut :
1. Ibu Sugiati
2. Ibu Tutik
3. Ibu Fina
4. Ibu Wahyu

C. Kegiatan Pengelolaan Obat di Apotek Kimia Farma 116 Blimbing Malang

1. Perencanaan
Perencanaan adalah suatu proses kagiatan seleksi obat dan
perbekalan kesehatan untuk menentukan jumlah obat dan perbekalan
kesehatan yang dibutuhkan di apotek. Proses perencanaan di apotek kimia
farma 116 Blimbing dilakukan dengan melihat dan menyeleksi obat-obat
yang telah habis atau hampir habis. Kemudian obat-obat yang telah habis
dan hampir habis tersebut dicatat dibuku defecta. Dengan adanya buku
defecta, mempermudah tahap selanjutnya yaitu tahap pengadaan.
Perencanaan di apotek Kimia Farma mempertimbangkan beberapa faktor,
yaitu:
Ketersediaan barang atau perbekalan farmasi:
- Melihat sisa stock obat
- Rata-rata pemakaian obat
- Jumlah penggunaan obat

5
 - Waktu runggu pemesanan
Pemilihan distributor
- Legalitas PBF
- Kualitas obat
- Ketersediaan obat yang dibutuhkan
- Harga obat
- Diskon
- Kecepatan pengiriman
- Jatuh tempo pembayaran
2. Pengadaan
Pengadaan adalah kegiatan menyediakan sediaan farmasi yang
bertujuan agar tersedia sediaan farmasi dengan jumlah obat dan jenis yang
cukup sesuai dengan kebutuhan pelayanan. Proses pengadaan merupakan
proses lanjutan dari perencanaan, dimana obat yang telah dicatat dibuku
defecta dilakukan pemesanan kepada PBF.

a) Pengadaan Obat Non Narkotik dan Psikotropika

Pemesanan obat non narkotik dan non psikotropik dilakukan
dengan memasukkan obat yang dipesan dalam bentuk BPBA (Bon
Penerimaan Barang Apotek). Selanjutnya BPBA dikirim ke gudang
atau bagian pengadaan untuk dibuatkan SP (Surat Pesanan) dan
selanjutnya akan dikirimkan ke distributor. Sedangkan untuk obat
Narkotik dan Psikotropik dipesan secara khusus menggunakan SP
rangkap 4. Untuk SP obat Narkotik, satu SP hanya dapat terisi oleh
satu macam obat, sedangkan dalam satu SP obat Psikotropik bisa terisi
oleh lebih dari satu macam obat.

Kriteria dalam pengadaan perbekalan farmasi:

Sediaan farmasi dan alat kesehatan yang di adakan memiliki izin
edar atau nomor registrasi.
Mutu, keamanan, dan kemanfaatan sediaan farmasi dan alat
kesehatan dapat dipertanggungjawabkan.
Pengadaan sediaan farmasi dan alat kesehatan berasal dari jalur
resmi.
Dilengkapi dengan persyaratan administrasi seperti SP, SIK,
Faktur.
Pengadaan di apotek Kimia Farma 116 dapat dilakukan dalam
beberapa cara antara lain:

6
 Bisnis Manager (BM)
Bisnis Manager di kota Malang terletak di apotek Kimia Farma
Bengawan Solo. Di apotek ini terdapat pusat administrasi / bisnis
manager kota Malang yang terdiri dari tata usaha gudang.
Pemesanan obat dilakukan atas dasar Pareto dan catatan tentang
obat yang sudah habis tertulis dalam buku defecta maupun data
yang ada dalam komputer. Adapun prosedur pengadaan di apotek
Kimia Farma 116 adalah sebagai berikut:
BPBA (Bon Permintaan Barang Apotek)
BPBA dibuat dan ditanda tangani oleh Asisten Apoteker.
BPBA berfungsi sebagai Surat Pesanan (SP) ke apotek
pemegang administrasi. BPBA dibuat satu minggu sekali
dan kemudian dikirim ke gudang administrator di apotek
Kimia Farma 210 Bengawan solo atau juga dengan
mengirim data melalui komputer.beberapa BPBA dari
Kimia Farma cabang lain yang terkumpul akan diproses
dan dibuatkan SP yang akan dikirimkan ke PBF. Setelah
barang yang telah dipesan tersebut datang di gudang apotek
Kimia Farma 210, maka barang akan dikirim ke masing-
masing cabang kimia farma lain yang telah memesan obat
disertai tanda bukti dropping yang dimasukkan kedalam
komputer dan kemudian akan dicek kembali.
PBF (Pedagang Besar Farmasi)
Dalam hal yang mendesak apotek Kimia Farma 116 bisa
melakukan pemesanan obat secara langsung melalui PBF,
akan tetapi nama dan alamat pembayaran tagihan pada
faktur tetap tertuliskan atas nama administrasi (Kimia
Farma 210).
Pembelian Antar Apotek Kimia Farma
Di apotek Kimia Farma apabila ada hutang obat kepada pasien
maka boleh mengambil obat ke Kimia farma lain. Hal ini bisa
disebut dropping antar Apotek Pelayanan (nempil).

b) Pengadaan Narkotika dan Psikotropika

Narkotika

7
 Pemesanan obat narkotika menggunakan Surat Pesanan (SP)
khusus narkotika yang terdiri 4 rangkap, ditanda tangani oleh
apoteker dan dikirimkan ke PBF Kimia Farma sebagai distributor
resmi untuk penyaluran obat narkotika.
SP warna putih (asli) untuk PBF Kimia Farma
SP warna biru untuk BPOM
SP warna merah muda untuk Dinkes Kota
Sp warna kuning untuk arsip apotek
Dalam satu Surat Pesanan (SP) hanya boleh ditulis satu jenis
obat narkotik saja.

Psikotropika
Surat Pesanan (SP) untuk psikotropika dibuat rangkap dua dan
ditanda tangani oleh apoteker yang kemudian dikirim ke PBF yang
ditunjuk. Aturan pemesanan obat psikotropika sama seperti obat
lainnya (kecuali narkotika) yaitu setiap sasatu SP boleh berisi lebih
dari satu macam obat.
SP warna putih (asli) untuk PBF
SP warna merah muda untuk arsip apotek

8
 Alur Pengadaan Di Kimia Farma

BPBA
(Bon Permintaan Barang Apotek)

Peracikan BUKU DEFECTA

GUDANG BM
(Cek item) Terima barang (Bisnis Manager)

Distributor SP
PBF (Surat Pesanan)
Barang

BPBA Faktur TTB Cek fisik dan Kadaluarsa

Pengadaan Surat

Cek Barang Tidak Ada

Ada

Droping

9
 Arus Pengadaan Barang

Teknik pengadaan yang dilakukan oleh Apotek Kimia Farma adalah

sebagai berikut:
Memilih obat yang akan dibeli
Penetapan jumlah obat yang akan dibeli
Menyesuaikan kondisi keuangan dengan kebutuhan pembelian
Memilih metode pembelian
Menentukan supplier / distributor
Membuat kontrak dengan supplier
Selain itu Apotek Kimia Farma juga menggunakan metode pengadaan
dengan sistem model ABC (PARETO) seperti dibawah ini :
A = Barang Bernilai Tinggi
A mewakili 20% item persediaan yang dapat menghasilkan 80%
total penjualan. A terdiri dari item yanf perputarannya cepat
(Fast Moving) atau mahal harganya. Meskipun jumlahnya tidak
banyak, tetapiu karena kontribusinya yang besar, perlu
diperlakukan dengan cermat.
Contoh: Sanmol, Alergine, Incidal OD, Cataflam, Ponstan, FG
Troches, dll.

10
 B = Barang Bernilai Sedang
B mewakili 30% item persediaan yang menghasilkan 10% dari
total penjualan. B merupakan item yang perputaran dan
kontribusinya terhadap total penjualan sedang-sedang saja.
Contoh: Cardase, Urispas, Letonal, dll.
C = Barang Bernilai Rendah
C mewakili 50% item persediaan yang menghasilkan 10% total
penjualan. C yang merupakan item yang perputaran dan
kontribusinya terhadap total penjualan paling kecil dan secara
periodic harus dipantau untuk ditetapkan apakah perlu dihapuskan
dari persediaan di apotek atau tidak.
Contoh: Alat kesehatan, Perlengkapan rumah tangga, diapers, dll.

3. Penerimaan
Proses penerimaan adalah suatu kegiatan dalam menerima
obat-obatan yang diserahkan dari unit pengelola yang lebih tinggi kepada
unit pengelola dibawahnya. Tujuannya yaitu agar obat yang diterima
sesuai dengan kebutuhan berdasarkan permintaan. Proses penerimaan
barang di Apotek Kimia Farma 116 Blimbing dilakukan dengan mengecek
nama obat, jumlah, nomor batch, dan expire date. Jika obat tidak sesuai
maka obat disendirikan dan dikembalikan ke PBF untuk ditukarkan sesuai
dengan pesanan.

4. Penyimpanan
Penyimpanan obat di Apotek Kimia Farma 116 Blimbing yaitu
berdasarkan farmakologis, alfabetis dan bentuk sediaan. Obat-obat yang
disusun dilemari obat digolongkan berdasarkan khasiatnya dan berurutan
secara alfabetis. Hal ini untuk mempermudah pengambilan obat yang
diinginkan dan menghindari kesalahan saat pengambilan obat. Untuk obat
yang membutuhkan penyimpanan pada suhu rendah disimpan didalam
lemari es untuk menghindari kerusakan. Obat obat yang biasanya disimpan
di lemari es seperti obat-obat suppositoria, ovula, dan obat-obat lain
contohnya : Borraginol S dan N, Lacto B, Co Amoxiclav dan lain
sebagainya.

11
 Untuk obat Narkotika dan Psikotropika disimpan dalam lemari
khusus tersendiri. Untuk obat narkotika disimpan di lemari kayu yang
memiliki pintu dan kunci ganda terletak diatas dan tidak mudah dijangkau
oleh orang awam. Untuk obat psikotropika disimpan di lemari kayu yang
bersebelahan dengan lemari narkotika tetapi hanya memiliki satu pintun
saja.

5. Pelayanan dan Pendistribusian

a) Pelayanan Resep
Dalam melayani sebuah resep hal yang harus selalu dilakukan
adalah memeriksa kelengkapan resep dan membacanya secara
teliti, hal ini dilakukan untuk mencegah terjadinya kesalahan-
kesalahan yang tidak diinginkan. Dan apabila ada keganjalan dosis
atau cara pemakaian ataupun bentuk sediaan yang kurang wajar
maka wajib menanyakannya kepada dokter yang bersangkutan.

b) Peracikan Obat
Setelah pemeriksaan resep telah selesai maka hal yang
dilakukan selanjutnya adalah menyediakan obat yang dibutuhkan
sesuai dengan yang ada diresep, apabila obat tersebut harus diracik
maka perlu adanya tindakan yang cukup memakan waktu dan
memberikan informasi kepada pasien bahwa resep tersebut perlu
diracik dahulu. Setelah penyiapan obat maka hal yang paling
penting dilakukan adalah pemberian etiket atau tanda kapan obat
tersebut harus diminum dan bagaimana cara penggunaannya.

c) Penyerahan Obat
Setelah penyiapan atau peracikan obat selesai maka dilakukan
pengecekan kembali mengenai penulisan tanda, dosis, dan obat
tersebut, apakah sudah sama dengan apa yang yang diminta dalam
resep tersebut. Setelah dilakukan pengecekan kembali maka
hendaklah segera memanggil nama pasien yang bersangkutan
dengan tetap sopan dan santun serta memberikan informasi
sejelasnya.

d) Pelayanan Informasi Obat

12
 Pelyanan informasi obat harus benar, jelas, dan mudah
dimengerti oleh pasien.

e) Swamedikasi
Yaitu pelayanan kepada pasien dimana pasien membeli obat
tanpa dengan disertai resep dokter.ada beberapa langkah yang
ditanyakan kepada pasien untuk melayani pasien dengan
swamedikasi diantaranya :
1) W Who is it for ?
Menanyakan kepada pasien tersebut, bahwasanya siapa
yang sakit.
2) W What are the symptoms ?
Menanyakan kepada pasien tersebut, bahwasanya apakah
gejala dari penyakit pasien.
3) H How long have the symptoms ?
Menanyakan kepada pasien, bahwasanya sudah berapa
lama gejala penyakit yang dialami.
4) A Actions taken so far ?
Menanyakan kepada pasien, bahwasanya tindakan apa yang
sudah dilakukan selama pasien menderita penyakit tersebut.
5) M Medications the are taking ?
Menanyakan kepada pasien, bahwasanya obat apa yang
sudah digunakan selama pasien sakit.

6. Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan dan pelaporan obat dilakukan untuk meminimalkan
kesalahan-kesalahan yang bisa terjadi dalam pengerjaan resep. Pencatatan
yang dilakukan meliputi :
a) Pencatatan penjualan harian yang dicatat secara otomatis oleh
komputer berdasarkan data yang telah terjual melalui kasir.
b) Pencatatan pada kartu stok yang dilakukan setiap kali pengambilan
obat dari kotak penyimpanannya. Dicatat dengan cara menulis
tanggal, no resep, jumlah yang diambil atau ditambahkan, dan sisa
obat.
c) Pencatatan pada buku defecta untuk obat yang habis atau hampir
habis. Pencatatan ini berkaitan dengan perencanaan dan pengadaan
obat selanjutnya.

13
 d) Pencatatan stok opname obat-obat di apotek dilakukan setiap 1
bulan sekali. Pencatan dilakukan dengan cara memeriksa jumlah
obat yang tersedia kemudian dicatat dikartu stok serta mengecek
kondisi barang dan tanggal ED.
Untuk pencatatan golongan narkotika dan psikotropika dibuat
lebih rinci yaitu disertakan sisa obat yang tersedia. Pelaporan
narkotika dilakukan oleh apoteker sebagai pimpinan apotek
selambat-lambatnya pada tanggal 10 setisp bulannya. Laporan
narkotika ditujukan kepada Dinas Kesehatan Kota/Kabupaten
Malang dengan tembusan kepada :
a) Kepala Balai Badan Pengawasan Obat dan Makan setempat
(Surabaya).
b) Kepala Dinas Kesehatan Tingkat Provinsi setempat (Surabaya).
c) Kepala Dinas Kesehatan Kota/Kabupaten Malang setempat.
d) Sebagai arsip apotek itu sendiri.

7. Pemusnahan
Pemusnahan resep dilakukan setiap 5 tahun sekali dan harus
dengan membuat berita acara. Untuk pemusnahan obat sama dengan
pemusnahan resep yaitu dilakukan setiap 5 tahun. Tetapi untuk obat yang
rusak atau ED segera dimusnahkan dengan membuat berita acara dan
disaksikan oleh Dinas Kesehatan setempat. Obat-obat yang telah ED
dimusnahkan berdasarkan bentuk sediaan. Tetapi yang harus diperhatikan
memusnahkan obat tidak boleh dibakar karena akan menimbulkan bahaya
bagi kesehatan dan memperburuk keadaan lingkungan.

14