BAB III

APOTEK KIMIA FARMA 320 BANDUNG

3.1 Pendahuluan
3.1.1 Tinjauan Umum Tentang PT. Kimia Farma Tbk
Kimia Farma merupakan pioner dalam industri farmasi Indonesia. Cikal bakal
perusahaan dapat dirunut balik ke tahun 1917, ketika NV Chemicalien Handle
Rathkamp & Co., perusahaan farmasi pertama di Hindia Timur, didirikan. Sejalan
dengan kebijakan nasionalisasi eks perusahaan-perusahaan Belanda, pada tahun 1958
pemerintah melebur sejumlah perusahaan farmasi menjadi PNF Bhinneka Kimia Farma.
Selanjutnya pada tanggal 16 Agustus 1971 bentuk hukumnya diubah menjadi Perseroan
Terbatas, menjadi PT Kimia Farma (Persero). Sejak tanggal 4 Juli 2001 Kimia Farma
tercatat sebagai perusahaan publik di Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya.
Berbekal tradisi industri yang panjang selama lebih dari 187 tahun dan nama
yang identik dengan mutu, hari ini Kimia Farma telah berkembang menjadi sebuah
perusahaan pelayanan kesehatan utama di Indonesia yang kian memainkan peranan
penting dalam pengembangan dan pembangunan bangsa dan masyarakat.
PT. Kimia Farma Tbk. Merupakan salah satu badan usaha milik Negara
(BUMN) yang didirikan pada tanggal 16 Agustus 1971 dengan status perusahaan
perseroan terbatas (PT) dan berada di bawah lingkup Departemen Kesehatan Republik
Indonesia. Visi PT. Kimia Farma Tbk. Adalah Komitmen pada peningkatan kualitas
kehidupan, kesehatan dan lingkungan. Sedangkan misi PT. Kimia Farma Tbk. Adalah
sebagai berikut :
1) Mengembangkan industri kimia dan farmasi dengan melakukan penelitian dan
pengembangan produk yang inovatif.
2) Mengembangkan bisnis pelayanan kesehatan terpadu (health care provider) yang
berbasis jaringan distribusi dan jaringan apotek.
3) Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia dan mengembangkan sistem informasi
perusahaan.
PT. Kimia Farma Tbk. sejak tahun 2003 terdiri dari 2 anak perusahaan yaitu PT. Kimia
Farma Apotek dan PT. Kimia Farma Trading & Distribution. PT. Kimia Farma Apotek

25
 26

sekarang memiliki 34 unit bisnis dan 404 Apotek yang tersebar di seluruh Indonesia.
Sedangkan PT. Kimia Farma Trading & Distribution saat ini memiliki 3 wilayah pasar
(Sumatra, DKI & Jateng, dan Jatim & Indonesia wilayah timur), dan 41 cabang PBF
(Pedagang Besar Farmasi).
PT. Kimia Farma Tbk. menyediakan jasa layanan kesehatan yang terintegrasi
meliputi manufaktur, pemasaran, distribusi, ritel apotek, laboratorium klinik dan klinik
kesehatan. Ruang lingkup usaha dari PT. Kimia Farma Tbk ini meliputi Holding dan
Anak perusahaan.
Holding ini dibentuk pada tanggal 16 agustus 1971 dimana jalur usahanya yaitu
bidang pelayanan kesehatan. PT. Kimia Farma Tbk. Merupakan sebuah perusahaan
pelayanan kesehatan yang terintegrasi, bergerak dari hulu ke hilir, yaitu : industri,
marketing, distribusi, ritel, laboratorium klinik dan klinik kesehatan. Dengan dukungan
kuat Riset dan Pengembangan, segmen usaha yang dikelola oleh perusahaan induk ini
memproduksi obat jadi dan obat tradisional, yodium, kina dan produk-produk
turunannya, serta minyak nabati. Lima fasilitas produksi yang tersebar di kota-kota
besar di Indonesia merupakan tulang punggung dari segmen industri, dimana kelimanya
telah mendapat sertifikat Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB) dan sertifikat ISO
9001, ISO 9002 dan ISO 14001 dari institusi luar negeri. (Llyod's, SGS, TUV). Hasil
produksi yang di buat oleh Pabrik Farmasi perusahaan baik produk obat-obat kimia,
Formulasi dan herbal, dibagi dalam 6 (enam) lini produksi yaitu etikal, obat bebas,
generik, narkotika, lisensi dan bahan baku. Hampir semua kelas terapi diakomodasi oleh
produk perusahaan yang terdiri lebih dari 260 item produk dan dipasarkan keseluruh
Indonesia serta di ekspor ke beberapa negara melalui jaringan distribusi perseroan atau
yang memiliki perjanjian dengan perseroan. Sebagai bagian dari tanggung jawab
sosialnya Kimia Farma berkomitmen untuk memastikan pasokan obat generik yang
tetap ke pasar dalam negeri sesuai dengan misi perusahaan.
PT. Kimia Farma Trading and Distribution yang dibentuk pada 4 Januari 2003
dimana jalur usahanya dalam bidang Distribusi obat dan Alat kesehatan. PT. Kimia
Farma Trading & Distribution mendistribusikan obat-obatan dan alat-alat kesehatan
yang diproduksi sendiri maupun yang diproduksi oleh pihak ketiga dengan berpegang
pada prinsip untuk memenuhi kepuasan dan kebutuhan pelanggannya. Dalam
 27

operasionalnya didukung dengan fasilitas pergudangan yang besar dan peralatan yang
efisien serta armada transportasi yang terintegrasi dengan system informasi untuk
mendukung kelancaran pengiriman barang ke seluruh Indonesia. Sedangkan PT. Kimia
Farma Apotek dibentuk pada tanggal 4 Januari 2003 dimana jalur usahanya dalam
bidang farmasi. PT. Kimia Farma Apotek mengelola sebanyak 404 Apotek yang
tersebar diseluruh tanah air, yang memimpin pasar dibidang perapotekan dengan
penguasaan pasar sebesar 19% dari total penjualan apotek di seluruh Indonesia.
Penambahan jumlah apotek merupakan bagian dari strategi perusahaan dalam
memanfaatkan momentum pasar bebas AFTA, dimana pihak yang memiliki jaringan
luas seperti Kimia Farma akan diuntungkan.

3.1.2 PT. Kimia Farma Apotek

PT. Kimia Farma Apotek, adalah anak perusahaan yang dibentuk oleh Kimia
Farma untuk mengelola Apotek-apotek milik perusahaan yang ada, dalam upaya
meningkatkan kontribusi penjualan untuk memperbesar penjualan konsolidasi PT.
Kimia Farma Tbk.
PT. Kimia Farma Apotek dipimpin oleh seorang direktur utama yang
membawahi tiga direktur yaitu direktur operasional, direktur keuangan dan direktur
umum personalia.
Apotek Kimia Farma melayani penjualan langsung, melayani resep dokter dan
menyediakan pelayanan lain, misalnya praktek dokter, optik, dan pelayanan OTC
(swalayan) serta pusat pelayanan informasi obat. Apotek Kimia Farma dipimpin oleh
tenaga Apoteker yang bekerja full timer sehingga dapat melayani informasi obat dengan
baik.
Visi dari PT. Kimia Farma Apotek adalah menjadi perusahaan jaringan layanan
kesehatan yang terkemuka dan mampu memberikan solusi kesehatan masyarakat di
Indonesia. Sedangkan misi dari PT. Kimia farma Apotek adalah menghasilkan
pertumbuhan nilai perusahaan melalui :
1) Jaringan layanan kesehatan yang terintegrasi meliputi jaringan apotek, klinik,
laboratorium klinik dan layanan kesehatan lainnya.
2) Saluran distribusi utama bagi produk sendiri dan produk principal.
 28

3) Pengembangan bisnis waralaba dan peningkatan pendapatan lainnya (Fee-Based

Income)

Terdapat dua jenis apotek di Kimia Farma, yaitu Apotek Administrator yang
sekarang disebut sebagai Business Manager (BM) dan Apotek Pelayanan. Apotek BM
membawahi beberapa Apotek Pelayanan yang berada dalam suatu wilayah. Apotek BM
bertugas menangani pembelian, penyimpanan barang dan administrasi apotek pelayanan
yang berada di bawahnya.
Secara umum keuntungan yang didapat melalui konsep BM adalah :
a. Koordinasi modal kerja menjadi lebih mudah.
b. Apotek-apotek pelayanan akan lebih fokus pada kualitas pelayanan, sehingga mutu
pelayanan akan meningkat yang diharapkan berdampak pada peningkatan
penjualan.
c. Merasionalkan jumlah SDM terutama tenaga administrasi yang diharapkan
berimbas pada efisiensi biaya administrasi.
d. Meningkatkan bargaining dengan pemasok untuk memperoleh sumber barang
dagangan yang lebih murah.

Di Jawa Barat memiliki dua Business Manager (BM) yaitu Business Manager
(BM) Bandung dan Business Manager (BM) Cirebon. Adapun visi dari Business
Manager (BM) Bandung yaitu menjadi jaringan apotek pilihan utama di Bandung dan
sekitarnya. Dan misi dari Business Manager (BM) Bandung adalah sebagai berikut :
1) Memberikan jasa pelayanan Ritel farmasi dan jasa pelayanan kesehatan terkait
yang bernilai tambah sesuai dengan kebutuhan masyarakat.
2) Melakukan pengembangan usaha dan jaringan apotek yang terintegrasi dalam
rangka meningkatkan nilai perusahaan untuk pemegang saham dan pihak-pihak
yang berkepentingan, tanpa meninggalkan prinsip-prinsip Good Coorporate
Governance (GCG).
3) Mengembangkan kompetensi dan komitmen SDM yang lebih professional guna
mendukung terwujudnya Apotek Kimia Farma sebagai pilihan utama masyarakat.
 29

Unit apotek Kimia Farma meliputi wilayah Bandung, Cimahi, Garut, Tasikmalaya,
Sumedang dan Subang.
Budaya perusahaan perseroan telah berhasil menemukan inti sari budaya perusahaan
yang merupakan nilai-nilai inti perusahaan (corporates value) yaitu I C A R E yang
menjadi acuan/pedoman bagi Perseroan dalam menjalankan usahanya, untuk berkarya
meningkatkan kualitas hidup dan kehidupan masyarakat luas. Berikut adalah nilai-nilai
inti (corporates values) Perseroan :
 Innovative
Budaya berpikir out of the box, smart, dan kreatif untuk membangun produk
unggulan.
 Customer First
Mengutamakan pelanggan sebagai mitra kerja.
 Accountabile
Dengan senantiasa bertanggung jawab atas amanah yang dipercayakan oleh
perusahaan dengan memegang teguh profesionalisme, integritas dan kerja sama.
 Responsibile
Memiliki tanggung jawab pribadi untuk bekerja tepat waktu, tepat sasaran dan
dapat diandalkan, serta senantiasa berusaha untuk tegar dan bijaksana dalam
menghadapi setiap masalah.
 Eco - Friendly
Menciptakan dan menyediakan baik produk maupun jasa layanan yang ramah
lingkungan.
3.1.3 Apotek Kimia Farma 320 Bandung
Apotek Kimia Farma 320 Bandung merupakan salah satu apotek pelayanan yang
berada di bawah naungan Unit Business Manager Kimia Farma Bandung. Apotek
Kimia Farma 320 berlokasi di Jalan Cinunuk No. 192 Bandung. Lokasinya berada
daerah perkantoran, perumahan, pertokoan, bank, namun cukup jauh dari pemukiman
penduduk.
Bangunan Apotek Kimia Farma 320 Bandung terdiri dari satu lantai yang terdiri
dari ruang pelayanan obat dan perbekalan farmasi, ruang peracikan, ruang kerja
apoteker, ruang praktek dokter, swalayan farmasi, tempat penjualan alat kesehatan,
 30

ruang tunggu yang dilengkapi televisi, toilet, dan mushola. Ruang apotek dilengkapi
dengan tempat praktek dokter, yang meliputi dokter umum, dokter gigi, dokter
kandungan, dokter anak dan spesialis THT.
Apotek Kimia Farma 320 Bandung dipimpin oleh seorang Apoteker Pengelola
Apotek (APA) yang bertanggung jawab kepada kepala Unit Business Manager Kimia
Farma Bandung. Dengan sistem jaringan yang ditetapkan Kimia Farma, maka segala
masalah administrasi ditangani oleh Unit Business Manager Bandung. Administrasi dan
keuangan dilakukan oleh bagian tata usaha yang kedudukannya di Unit Business
Manager Bandung.

3.2 Lokasi dan Letak

Apotek Kimia Farma 320 Bandung berlokasi di Jl.Braga No. 192, Bandung. Lokasi ini
terletak di daerah perkantoran dan juga perumahan serta dekat pusat perbelanjaan.
Apotek Kimia Farma 320 Bandung dilengkapi dengan tempat praktek dokter, yang
meliputi dokter umum, dokter kandungan, dokter gigi, dokter anak dan spesialis THT,
serta dilengkapi dengan swalayan farmasi dan area parkir.
Bangunan Apotek Kimia Farma 320 Bandung terdiri dari ruang kerja apoteker, ruang
tunggu pasien, ruang penyimpanan dan pelayanan obat, ruang praktek dokter, swalayan
farmasi, mushola dan kamar mandi/WC.

3.3 Tugas dan Fungsi Tenaga Kerja Apotek

Adapun tugas dan fungsi masing-masing dari tenaga kerja apotek sebagai berikut:
1) Apoteker Pengelola Apotek
Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
No.1332/Menkes/SK/X/2002 tentang perubahan atas Peraturan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia No.922/Menkes/Per/X/1993 tentang ketentuan dan tata cara
pemberian izin apotek pada pasal 1 dijelaskan bahwa APA adalah seorang apoteker
yang telah diberi Surat Izin Apotek (SIA).
Apoteker Pengelola Apotek (APA) berkewajiban menyediakan dan memberikan
pelayanan yang baik, mengambil keputusan yang tepat, mampu berkomunikasi antar
profesi, menempatkan diri sebagai pimpinan dalam situasi multidisipliner,
 31

kemampuan mengelola Sumber Daya Manusia (SDM) secara efektif, selalu belajar
sepanjang karier dan membantu memberi pendidikan serta memberi peluang untuk
meningkatkan pengetahuan. Persyaratan yang harus dipenuhi untuk menjadi apoteker
pengelola apotek berdasarkan Permenkes RI No. 922/Menkes/Per/X/1993 adalah:
a. Ijazah telah terdaftar pada Departemen Kesehatan.
b. Telah mengucapkan sumpah atau janji Apoteker.
c. Memiliki Surat Izin Kerja dari Menteri Kesehatan.
d. Memenuhi syarat-syarat kesehatan fisik dan mental untuk melaksanakan tugasnya
sebagai Apoteker.
e. Tidak bekerja di suatu perusahaan farmasi dan tidak menjadi APA di apotek lain.

Seorang APA bertanggung jawab terhadap kelangsungan hidup apotek yang

dipimpinnya, juga bertanggung jawab kepada pemilik modal jika bekerja sama
dengan pemilik sarana apotek. Fungsi dan tugas apoteker di Apotek adalah sebagai
berikut :
a. Membuat visi dan misi.
b. Membuat strategi, tujuan, sasaran dan program kerja.
c. Membuat dan menetapkan peraturan atau SOP pada setiap fungsi kegiatan apotek.
d. Membuat dan menentukan indicator form record pada setiap fungsi kegiatan
apotek.
e. Membuat sistem pengawasan dan pengendalian SOP dan program kerja pada
setiap fungsi di apotek.

Sedangkan wewenang dan tanggung jawab apoteker di apotek adalah:

a. Menentukan arah terhadap seluruh kegiatan.
b. Menentukan sistem atau peraturan yang akan digunakan.
c. Mengawasi pelaksanaan SOP dan program kerja.
d. Bertanggungjawab terhadap kinerja yang diperoleh.

Pengelolaan apotek oleh APA ada dua bentuk, yaitu pengelolaan bisnis (non
teknis kefarmasian) dan pengelolaan di bidang pelayanan (tekniskefarmasian), maka
 32

untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan sukses seorang APA harus melakukan
kegiatan sebagai berikut :
a. Memastikan bahwa jumlah dan jenis produk yang dibutuhkan senantiasa tersedia
dan diserahkan kepada yang membutuhkan.
b. Menata apotek sedemikian rupa sehingga berkesan bahwa apotek menyediakan
berbagai obat dan perbekalan kesehatan lain secara lengkap.
c. Menetapkan harga jual produknya dengan harga bersaing.
d. Mempromosikan usaha apoteknya melalui berbagai upaya.
e. Mengelola apotek sedemikian rupa sehingga memberikan keuntungan.
f. Mengupayakan agar pelayanan di apotek dapat berkembang dengan cepat,
nyaman dan ekonomis.

2) Apoteker Pendamping
Apoteker pendamping adalah apoteker yang bertugas memberi pelayanan
farmasi ketika apoteker pengelola apotek tidak berada di tempat. Apotek KF 320
mempunyai satu apoteker pendamping. Apoteker pendamping atau Apoteker PIO
bertanggung jawab terhadap tugas pelayanan obat, memberikan konsultasi, informasi
dan edukasi kepada pasien berkaitan dengan pengobatan berdasarkan resep dokter
maupun swamedikasi.

3) Asisten Apoteker (AA)

Asisten apoteker memiliki tugas sebagai berikut :
a. Mengatur, mengawasi dan menyusun penyimpanan obat dan perbekalan farmasi
lainnya sesuai dengan bentuk dan jenis barang yang disusun secara alfabetis.
b. Menerima resep, memeriksa keabsahan dan kelengkapan resep sesuai dengan
peraturan kefarmasian.
c. Memeriksa ketersediaan obat dan perbekalan farmasi lainnya berdasarkan resep
yang diterima.
d. Memberikan harga pada setiap resep dokter yang masuk.
 33

e. Melayani dan meracik obat sesuai dengan resep dokter, antara lain menghitung
dosis obat untuk racikan, menimbang bahan, meracik, mengemas obat dan
memberi etiket.
f. Membuat kuitansi dan salinan resep, dapat dilihat pada lampiran 6, gambar III.14
dan III.15.
g. Memeriksa kebenaran obat yang akan diserahkan kepada pasien meliputi bentuk
sediaan, jumlah obat, nama, nomor resep dan cara pemakaian.
h. Mencatat masuk dan keluarnya obat pada kartu stok, dapat dilihat pada lampiran
4, gambar III.4.

4) Seksi Pembelian
Tugas dan tanggung jawab seksi pembelian adalah sebagai berikut :
a. Mengontrol perputaran barang di apotek, sehingga tidak terjadi kekosongan
ataupun penumpukan barang.
b. Menentukan jenis dan jumlah perbekalan farmasi yang dibutuhkan sesuai dengan
data yang diperoleh dari buku defekta, buku hutang barang dan kartu stok.
c. Melakukan pemesanan barang (melalui Business Manager).
d. Melaksanakan pembelian dengan persetujuan Apoteker Pengelola Apotek.
e. Memasukan data barang yang masuk ke dalam sistem informasi apotek.

5) Seksi Administrasi dan Tata Usaha

Tugas dan tanggung jawab kepala seksi administrasi dan tata usaha adalah:
a. Mengatur administrasi kas/bank dengan data berupa bukti kas masuk, bukti kas
keluar dan output-nya berupa laporan kas/bank.
b. Membuat laporan manajerial dengan input data berupa rekapitulasi penjualan,
pembelian dan biaya, sedangkan output-nya berupa laporan triwulan, semester dan
laporan akhir tahun.
c. Bertanggung jawab atas masalah umum personalia seperti absensi personalia,
pengusulan kenaikan golongan, pengaturan cuti pegawai dan lain-lain.
 34

6) Petugas kebersihan
Petugas kebersihan bertugas untuk menjaga kebersihan lingkungan apotek, baik itu
bagian dalam maupun luar apotek. Dengan lingkungan apotek yang bersih, maka
kegiatan akan berjalan dengan baik dan setiap pengunjung apotek akan merasa
nyaman.

3.4 Pengelolaan Apotek

3.4.1 Pengadaan Perbekalan Farmasi
Pengadaan perbekalan farmasi bertujuan untuk menjamin tersedianya perbekalan
farmasi di apotek. Pengadaan perbekalan farmasi meliputi obat, bahan obat dan alat
kesehatan. Pengadaan perbekalan farmasi di Apotek Kimia Farma 320 Bandung
dilakukan berdasarkan sistem pareto dan berdasarkan buku defekta.
Perencanaan pengadaan barang selanjutnya dapat dilakukan dengan melihat
penjualan pada periode waktu sebelumnya. Pareto berisi daftar barang yang terjual yang
memberikan kontribusi terhadap omset. Analisis pareto nilai jual dan kuantitas jual
digunakan untuk mengetahui jenis-jenis barang yang perlu mendapatkan prioritas
berdasarkan tingkat kepentingannya. Pareto nilai jual disusun mulai dari barang dengan
harga paling tinggi sampai harga terendah yang terjadi pada setiap bulannya, sedangkan
pareto kuantitas jual disusun mulai dari barang dengan jumlah penjualan tertinggi
hingga penjualan terendah. Analisis sistem pareto digunakan karena jumlah jenis obat
yang sangat banyak, sedangkan yang banyak digunakan serta memberikan kontibusi
besar terhadap omset jumlahnya sedikit sehingga perlu dilakukan prioritas dalam
pengendaliannya. Klasifikasi berdasarkan pareto ABC adalah sebagai berikut:
1) Kelompok A merupakan kelompok barang yang mempunyai volume keuangan
persediaan serta prioritas paling tinggi. Jenis barang tersebut hanya 15-20% dari
total jumlah barang persediaan tapi mencakup 80% dari total nilai jual.
2) Kelompok B merupakan kelompok barang dengan volume keuangan persediaan
serta prioritas sedang. Jenis barang ini 20-25% dari jumlah barang persediaan dan
mencakup 15% dari total nilai jual.
 35

3) Kelompok C merupakan kelompok barang dengan volume keuangan dan prioritas

paling rendah, yang memiliki hanya sekitar 5% saja dari total nilai jual, tapi meliputi
sekitar 50-60% dari total barang.
Keuntungan dengan menggunakan metode ini adalah perputaran barang lebih
cepat sehingga modal dan keuntungan tidak terlalu lama berwujud barang, namun dapat
segera berwujud uang, mengurangi resiko penumpukan barang serta obat kadaluarsa,
mencegah terjadinya kekosongan barang yang bersifat fast moving dan meminimalisir
penolakan resep. Pemesanan obat dan perbekalan kesehatan lainnya haruslah
merupakan suatu perencanaan yang baik, dengan tujuan agar obat yang akan dipesan
dapat memenuhi kebutuhan pelanggan sesuai jenis dan jumlah barangnya.
Berdasarkan data persediaan dari buku defekta, berisi nama-nama jenis obat
yang telah mencapai stok minimal dimana data tersebut berasal dari data kartu stok tiap
obat. Buku defekta adalah buku yang berisi keperluan barang yang telah mencapai stok
minimal selama pelayanan.
Pengadaan perbekalan dilakukan melalui pemesanan kepada Pedagang Besar
Farmasi (PBF) yang resmi untuk menjamin mutu dan keabsahan barang. Pemesanan
barang rutin dilakukan setiap dua kali seminggu melalui pc anywhere yang dikirimkan
ke Bisnis Manajer berdasarkan Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA). Bisnis
Manager akan merekap permintaan tersebut dan membuat surat pesanan ke Pedagang
Besar Farmasi yang telah dipilih oleh bagian pembelian dari daftar pemasok. Pedagang
Besar Farmasi kemudian akan mengirimkan barang-barang yang dipesan ke masing-
masing apotek layanan berdasarkan surat pesanan. Pembayaran dilakukan oleh Bisnis
Manajer sesuai waktu yang telah disepakati. Dalam melakukan pemesanan perbekalan
farmasi, PBF atau distributor yang dipilih adalah distributor yang resmi dengan tujuan
supaya terhindar dari pemalsuan obat.
Adapun pemilihan dari distributor resmi adalah:
1) Legal (terdaftar secara resmi), misalnya izin resmi, Certificate of Original, dan
Certificate of Analysis.
2) Mempunyai NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak)
3) Memberikan potongan harga yang besar
4) Kontinuitas dan kecepatan pengiriman barang yang tepat waktu
 36

5) Cara pembayaran (TOP=Term Of Payment)

6) Adanya perjanjian antara Apotek Kimia Farma dengan PBF tersebut.

Dalam melakukan penerimaan barang dari PBF, asisten apoteker yang menerima
barang bertugas dalam melakukan pemeriksaan terhadap barang yang datang, meliputi
kondisi barang, nama dan jenis barang yang dipesan, jumlah barang, Expire Date dari
barang, nomor registrasi, kualitas kemasan, pemeriksaan surat-surat faktur, potongan
harga yang diberikan PBF, lamanya pembayaran utang dagang.

Kemudian disesuaikan dengan surat pesanan dan faktur, serta tanggal

kadaluarsanya. Apabila barang yang diterima telah sesuai, faktur diberi stempel blok
penerimaan barang, dan faktur diberi nomor. Faktur yang asli dan satu lembar salinan
fakur diserahkan ke Pedagang Besar Farmasi sebagai tanda terima dan akan digunakan
sebagai alat tagih. Dua salinannya disimpan di apotek sebagai arsip, dan untuk
diserahkan ke Bisnis Manajer. Seluruh transaksi pembelian dimasukkan ke dalam data
komputer pada kolom transaksi pembelian. Jika barang yang datang tidak sesuai dengan
surat pesanan, maka dibuat surat retur untuk kemudian barangnya dikembalikan kepada
distributor yang bersangkutan.
Pengadaan barang di Apotek Kimia Farma 320 Bandung, ada lima jenis
pengadaan antara lain:
1) Pembelian Rutin
Pembelian rutin dilakukan dengan membuat Bon Permintaan Barang Apotek
(BPBA) untuk dikirimkan ke Business Manager (BM) secara online. BM akan
merekap permintaan tersebut dan membuat surat pesanan untuk dikirim ke Pedagang
Besar Farmasi (PBF) yang telah dipilih oleh bagian pembelian dari daftar pemasok.
Pedagang Besar Farmasi (PBF) kemudian akan mengirim barang-barang yang
dipesan beserta faktur ke masing-masing apotek pelayanan berdasarkan surat
pesanan. Keuntungan dari sistem ini adalah tercapainya efisiensi baik dari segi waktu
maupun biaya. Selain itu apotek yang bersangkutan tidak perlu lagi memikirkan
diskon dan pemilihan PBF.
 37

Untuk obat-obat golongan narkotika harus, digunakan surat pesanan khusus

yang harus ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek (APA). Satu surat
pesanan hanya berlaku untuk satu jenis narkotika.
Untuk obat-obat golongan psikotropika dilakukan dengan cara yang sama, tetapi
untuk satu surat pesanan boleh digunakan untuk memesan beberapa jenis
psikotropika.

2) Pesanan Cito
Pesanan cito merupakan pengadaan perbekalan farmasi yang dapat dilakukan
kapan saja karena kebutuhan yang segera. Proses pemesanan hampir sama dengan
pemesanan rutin yaitu tetap dibuat BPBA yang kemudian dikirim ke BM untuk
dibuatkan surat pesanan. Namun, dalam pesanan cito barang datang terlebih dahulu
kemudian faktur menyusul.

3) Dropping antar apotek

Dropping antar apotek merupakan permintaan perbekalan farmasi ke apotek
Kimia Farma lain dengan menggunakan sistem BPBA dropping. Pengadaan ini
dilakukan bila pasien memerlukan obat yang kurang atau tidak tersedia di apotek
Kimia Farma 320, dengan tujuan untuk menghindari penolakan resep.

4) Pembelian mendesak
Pembelian ini dilakukan kepada apotek pihak ketiga atau apotek swasta selain
apotek Kimia Farma. Pembelian mendesak dilakukan apabila ada resep dengan obat
yang kurang atau tidak tersedia di apotek Kimia Farma. Kerugian dari sistem
pembelian ini adalah harga beli yang tinggi.

5) Konsinyasi
Konsinyasi merupakan bentuk kerjasama antara apotek Kimia Farma 320
dengan distributor yang ingin menitipkan produknya di apotek, kemudian setiap
bulan dilakukan pengecekan dari pihak distributor untuk mengetahui jumlah produk
yang terjual. Apotek Kimia Farma 320 menerima barang konsinyasi untuk produk
obat baru, barang promosi, alat kesehatan dan food suplement. Apotek Kimia Farma
 38

320 kemudian membuat faktur setelah ada transaksi penjualan dan membayar kepada
distributor sesuai dengan jumlah produk yang terjual

3.4.2 Penerimaan Perbekalan Farmasi

Perbekalan farmasi yang telah dipesan akan dikirim ke apotek Kimia Farma 320
disertai faktur dan diterima oleh Asisten Apoteker. Asisten Apoteker kemudian
melakukan pengecekan kesesuaian terhadap barang yang diterima dengan faktur (faktur
terdiri dari empat rangkap). Pengecekan dilakukan terhadap kesesuaian nama barang,
jumlah barang, tanggal kadaluarsa, serta kondisi fisik barang. Jika barang telah sesuai
maka faktur diberi tanda terima barang berupa stempel apotek dan ditandatangani oleh
petugas penerima (tanggal, bulan, tahun dan nama jelas) serta diberi nomor urut
penerimaan.
Faktur yang asli dan satu lembar salinan faktur dikembalikan kepada PBF yang
akan digunakan sebagai bukti penagihan, sedangkan dua lembar salinan faktur lainnya
disimpan di apotek untuk keperluan administrasi (satu lembar untuk arsip apotek yang
akan didokumentasikan ke dalam buku penerimaan barang dan satu lembar dikirim ke
Business Manager). Jika barang tidak sesuai dengan BPBA atau ada kerusakan fisik,
maka bagian pembelian akan membuat nota pengembalian barang/retur dan
mengembalikan barang tersebut ke PBF yang bersangkutan untuk ditukar dengan
barang yang sesuai.
3.4.3 Penyimpanan Perbekalan Farmasi
Perbekalan farmasi yang diterima, langsung disimpan di tempat masing-masing serta
dicatat tanggal barang masuk, nomor penerimaan barang, jumlah barang yang masuk,
sisa barang, serta paraf petugas penerima di dalam kartu stok. Hal ini juga dilakukan
pada saat pengambilan/pengeluaran barang. Sistem penyimpanan barang dilakukan
secara alfabetis sebagai berikut :
1) Berdasarkan golongannya, penyimpanan dilakukan sebagai berikut :
a. Perputaran penjualan, terdiri dari :
- Golongan obat fast moving, yaitu obat-obat yang paling cepat terjual, frekuensi
perputarannya cepat.
 39

- Golongan obat slow moving, yaitu obat-obat yang frekuensi perputarannya

lambat.
b. Golongan obat generik berlogo dan obat produk Kimia Farma.
c. Golongan obat narkotika dan psikotropika, disimpan dalam lemari tersendiri
secara khusus yang dilengkapi dengan kunci.
d. Golongan obat loss product, yaitu obat-obat yang tidak dikemas.
e. Golongan obat-obat konsinyasi disimpan tersendiri untuk memudahkan dalam
pengambilan dan pemeriksaan.
f. Golongan obat-obat termolabil, disimpan dalam lemari pendingin.
g. Golongan obat-obat bebas dan alat kesehatan diletakkan diruang swalayan farmasi
yang ditata rapi dan menarik.

2) Berdasarkan bentuk sediaannya, penyimpanan dilakukan sebagai berikut :

a. Tablet, kaplet dan kapsul, dikelompokkan berdasarkan efek farmakologi.
Tabel III.1 Kelompok Obat Berdasarkan Efek Farmakologi
SISTEM SUB SISTEM
Kardiovaskular - Anti Angina
- Anti Hipertensi
- Anti Koagulan
- Obat Dislipidemia
- Obat Homestatik

Gangguan Metabolisme - Anti Hiperglikemia

- Anti Hiperuresemia dan Goat
- Anti Obesitas

Lokomotorius - Obat Metabolisme Tulang

- Relaksan Otot
- Sendi Tulang dan NSAID

Syaraf - Analgesik dan Antipiretik

- Anti Konvulsan
- Anti Migrain
- Anti Vertigo
- SSP dan Neurotropik
 40

- Antibiotik
- Anti jamur
Anti Infeksi & Anti Kanker - Anti Kanker
- Anti Tuberkulosis
- Anti Virus

Endokrin, Ekskresi & - Ginjal, Rahim & Prostat

Reproduksi - Hormon Kortikosteroid
- Hormon Androgen
- Hormon Tiroid
- PIL KB dan Hormon Wanita

Respirasi - Mulut dan Tenggorokan

- Obat Asma
- Obat Batuk dan Pilek

Gastrointestinal - Antasida & Anti Ulserasi

- Anti Spasmodik
- Digestan
- Anti Diare & Anti Emetik
- Preparat Anorektal

Sistem Imun & Vitamin

Tabel III.1 Kelompok Obat Berdasarkan Efek Farmakologi (lanjutan)

b. Sirup dan suspensi.

c. Tetes mata dan salep mata.
d. Tetes telinga dan salep telinga.
e. Salep, krim dan lotion.
f. Ovula dan suppositoria disimpan di lemari es.

3.4.4 Pengeluaran Perbekalan Farmasi

Pengeluaran barang dilakukan dengan mengacu pada sistem FIFO (First In First
Out) yaitu barang (terutama obat) yang lebih dahulu masuk maka dikeluarkan terlebih
dahulu daripada barang yang masuknya lebih akhir. Hal ini dilakukan untuk
menghindari adanya obat yang kadaluarsa karena terlalu lama disimpan.
 41

3.4.5 Pengelolaan Sumber Daya Manusia

Dalam menetapkan struktur organisasi sebuah apotek, dapat disesuaikan dengan
tungkat kebutuhan dan besarnya volume aktivitas apotek. Apotek Kimia Farma yang
memiliki volume aktivitas apotek yang cukup besar, dengan bertanggungjawab pada
Business Manager (BM) memerlukan struktur organisasi yang ideal agar petugas dapat
melaksanakan tugasnya sesuai dengan fungsi kegiatannya.
Secara administrasi, tugas bagian keuangan, pembelian dan pelaporan di Apotek
Kimia Farma dilakukan oleh pihak unit BM Bandung. Tugas dari masing-masing
bagian adalah :
a. Bagian Pembelian
1) Membuat kebutuhan pareto barang.
2) Membuat surat pesanan untuk permintaan barang apotek.
3) Mendata pemasok.
4) Merencanakan dan melakukan pembelian.
5) Memeriksa harga dan diskon hasil negosiasi dengan pemasok.
b. Bagian Keuangan
1) Membuat rencana aliran kas (cash flow) bulanan dan tahunan.
2) Menerima dan mengeluarkan uang dan surat berharga lainnya sesuai dengan bukti
dokumen yang telah disetujui APA.
3) Membuat realisasi penggunaan dana kas serta laporan keuangan yang telah
disetujui APA.
4) Menjaga dan memelihara aliran kas agar tidak defisit.
5) Mengatur rencana aliran kas melalui penerimaan dan pengeluaran uang dan surat
berharga lainnya.
c. Bagian Pelaporan
1) Mengumpulkan, mencatat, melaporkan dan mengarsipkan laporan dengan benar
dan tepat waktu.
2) Membuat laporan penggunaan narkotika dan psikotropika.
3) Menjaga dan memelihara keamanan dan kebersihan dokumen apotek dari resiko
kehilangan atau kerusakan.
 42

4) Bertanggung jawab terhadap kebenaran dan kecepatan penyajian laporan hasil

kegiatan apotek.

3.5 Pelayanan Kefarmasian

Pelayanan kefarmasian yang dilakukan oleh apotek Kimia Farma 320 Bandung
meliputi pelayanan obat dengan resep dokter baik tunai ataupun kredit, pelayanan obat
untuk UPDS (Upaya Pengobatan Diri Sendiri), pelayanan informasi obat, dan pelayanan
swalayan farmasi. Pelayanan apotek Kimia Farma 320 Bandung dilakukan mulai pukul
07.00 sampai dengan 21.00 WIB. Pembagian jam kerja pelayanan apotek Kimia Farma
320 terbagi menjadi 2 shift masing-masing shift mempunyai beban kerja 7 jam.
3.5.1 Pelayanan Obat Resep Tunai
Pelayanan resep tunai dilakukan untuk resep yang berasal dari praktek
dokter baik yang ada di Kimia Farma 320 ataupun dari praktek dokter luar.
Pasien memberikan resep kepada apoteker atau asisten apoteker, kemudian
bagian pelayanan menginformasikan harga kepada pasien, dan resep diberi
nomor resep, setelah terjadi transaksi resep tersebut diserahkan kepada asisten
apoteker untuk disiapkan, dikemas dan diberi etiket, selanjutnya diserahkan
kepada apoteker untuk diberikan kepada pasien dengan terlebih dahulu apoteker
dan asisten apoteker yang terlibat harus membubuhkan paraf di lembar kendali
yang ditempelkan pada resep asli, setelah itu obat beserta kuitansi dan salinan
resep jika diperlukan diserahkan kepada pasien disertai dengan informasi tentang
penggunaan obatnya.

3.5.2 Pelayanan Obat Resep Kredit

Pelayanan resep obat kredit di Apotek Kimia Farma 320 Bandung diberikan
kepada instansi yang telah mengikat perjanjian kerjasama. Pada dasarnya
pelayanan resep kredit sama dengan pelayanan resep tunai, hanya berbeda pada
administrasi dan cara pembayarannya, yaitu dalam jangka waktu tertentu yang
telah disepakati sebelumnya dengan pihak apotek. Resep kredit yang dapat
dilayani, harus disertai dengan cap instansi dan tanda tangan dokter instansi
yang bersangkutan. Apabila obat yang diminta tidak tersedia atau jumlahnya
 43

kurang, maka resep tetap diterima dan diusahakan pengadaannya dengan cara
dropping dari apotek Kimia Farma lain atau memesan ke PBF yang
menyediakan obat tersebut.

3.5.3 Pelayanan Obat Tanpa Resep Dokter

Pelayanan obat tanpa resep dokter dilakukan atas permintaan langsung dari
pasien. Obat-obat yang dapat dilayani tanpa resep dokter meliputi obat bebas,
obat bebas terbatas, obat keras yang termasuk DOWA (Daftar Obat Wajib
Apotek), obat tradisional, kosmetik dan alat kesehatan. Permintaan obat tanpa
resep dokter untuk obat keras dilakukan dengan mengisi formulir permintaan
obat Upaya Pengobatan Diri Sendiri (UPDS), yang berisi nama, alamat, keluhan,
nama obat, jumlah, harga, tanda tangan apoteker dan pemohon.

3.5.4 Pelayanan Narkotika Dan Psikotropika

Pelayanan obat narkotika hanya dapat dilakukan jika terdapat resep asli dari
dokter dan bukan resep dari dokter yang berada di luar kota, atau berupa salinan
resep. Resep yang diterima harus mencantumkan nama dokter, alamat, nomor
SIP, nama dan alamat pasien secara lengkap. Resep tersebut harus dipisahkan
penyimpanannya dan dibawah nama obatnya harus diberi garis merah dibawah
nama obatnya. Jika obat tidak dibeli seluruhnya, maka harus dibuat salinan resep
dan hanya dapat ditebus kembali di apotek yang sama.

3.5.5 Pelayanan Informasi Obat

Pelayanan informasi obat yaitu memberikan semua penjelasan mengenai
terapi yang diberikan oleh dokter kepada pasien sehingga tercapai hasil terapi
yang optimal. Pelayanan informasi obat di apotek bertujuan untuk memberikan
dasar pengertian mengenai penggunaan obat yang aman dan efektif serta
memberikan informasi yang objektif kepada berbagai pihak. Pelayanan
informasi obat dapat melalui media seperti poster, leaflet atau brosur.
Informasi mengenai obat dilakukan pada saat penyerahan obat kepada
pasien. Penyerahan obat dilakukan oleh apoteker dan minimal oleh asisten
 44

apoteker. Tahapan dalam pelayanan informasi obat untuk pasien dengan resep
dokter antara lain apoteker menganalisis resep dan menyiapkan obat, memanggil
pasien, menanyakan informasi yang diberikan dokter, apoteker memberikan
informasi yang diperlukan pasien mengenai obat dan meminta pasien untuk
mengulangi kembali.
Menanyakan informasi yang diberikan oleh dokter mengenai penyakit yang
diderita pasien merupakan hal yang penting dalam pemberian informasi obat
agar terjadi kesesuaian antara diagnosa dokter dengan informasi yang akan
disampaikan oleh apoteker mengenai obat yang diresepkan. Dalam hal ini
terutama dalam menginformasikan kegunaan atau tujuan diberikannya obat
tersebut dalam hasil diagnosa suatu penyakit, apakah untuk mengatasi penyakit
yang bersangkutan, untuk mencegah reaksi-reaksi alergi tertentu, untuk
mencegah komplikasi yang mungkin terjadi atau untuk mengatasi efek samping
yang dapat ditimbulkan oleh obat lainnya pada terapi dengan kombinasi obat.
Informasi yang diberikan oleh apoteker meliputi:
a. Nama obat
b. Kegunaan atau khasiat obat
c. Cara pemakaian dan interval pemakaian obat
d. Efek samping yang mungkin terjadi
e. Makanan, minuman atau aktivitas yang harus dihindari
f. Cara penyimpanan obat
g. Interaksi obat (bila ada)
h. Informasi mengenai obat dengan cara pemberian khusus,
misalnya penggunaan inhaler/obat semprot untuk obat asma, suppositoria
dimasukkan melalui anus, tablet salut enterik dan sebagainya

Sedangkan tahapan dalam pelayanan informasi obat untuk pasien tanpa

resep dokter (UPDS) adalah apoteker menggali informasi selengkap-lengkapnya
informasi (WWHAM), meliputi:
1) Siapa yang sakit (Who is it for). Siapa yang sakit, berapa usianya, apakah
dalam keadaan hamil/menyusui. Bila yang datang pasien sendiri, bisa
 45

dilihat penampilan fisikinya (pucat, ruam, dll) untuk membantu menilai

kondisi pasien
2) Apa gejalanya (What are the symptoms). Perlu ditanyakan gejala/keluhan
penderita. Dengan mengetahui gejala yang perlu diwaspadai dapat
ditentukan dengan tepat apakah pasien diberi rekomendasi obat atau
perlu memeriksakan kondisi ke dokter terlebih dahulu.
3) Berapa lama gejala yang dialami (How long have the symptoms).
Ditanyakan jangka waktu gejala yang dikeluhkan oleh pasien dan
bagaimana perkembangannya saat ini
4) Tindakan apa yang sudah dilakukan (Action taken so far). Perlu digali
informasi mengenai apa yang sudah dilakukan oleh pasien untuk
menangani keluhannya.
5) Obat apa yang sudah digunakan (Medication they are taking).
Ditanyakan obat apa saja yang sudah digunakan oleh pasien. Hal ini
perlu dilakukan untuk menghindari terjadinya duplikasi obat.

3.5.6 Pelayanan Swalayan Farmasi

Apotek Kimia Farma 320 Bandung juga melakukan penjualan barang-
barang lain di luar perbekalan farmasi, seperti minuman, makanan ringan, sabun,
shampo dan lain-lain. Barang-barang tersebut diatur sedemikian rupa sehingga
konsumen dapat memilih barang dengan leluasa. Pembayaran dilakukan di kasir
disertai dua bukti pembayaran (struk), yaitu satu untuk pembeli dan satu lagi
untuk arsip.
Selain pelayanan kefarmasian di atas, Apotek Kimia Farma 320 Bandung
juga menyediakan sistem penghantaran obat ke rumah atau instansi (delivery
service), yang dilakukan oleh petugas apotek tanpa dikenakan biaya tambahan.

3.6 Pencatatan dan Pelaporan

3.6.1 Pencatatan Defekta
Defekta berisi keperluan barang yang habis atau barang-barang yang
stoknya dianggap kurang karena barang tersebut diperkirakan akan cepat terjual
 46

(fast moving), sehingga harus segera dipesan agar dapat tersedia secepatnya
sebelum stok habis.

3.6.2 Pencatatan Stok Barang

Pencatatan stok dilakukan dengan mencatat jumlah barang yang masuk dari
pembelian barang dan jumlah barang yang keluar dari hasil penjualan.
Pencatatan ini untuk mempermudah pengawasan terhadap persediaan obat dan
kebutuhan masing-masing obat, serta mengawasi arus barang agar
penyalurannya mengikuti kaidah FIFO (First In First Out) dan FEFO (First
Expired First Out) sehingga mengurangi resiko obat-obatan kadaluarsa.
Pada umumnya pencatatan stok barang dilakukan dengan mengisi kartu stok
yang tersedia pada setiap item obat pada saat terjadi penambahan atau
pengurangan jumlah obat. Namun dengan adanya Kimia Farma Information
System (KIS) dimana setiap penjualan dan penerimaan barang di-entry kembali
setiap harinya di komputer, maka secara otomatis mengurangi atau menambah
stok masing-masing item barang, sehingga terdapat data base mengenai jumlah
stok obat dan perbekalan lainnya di apotek yang dapat digunakan sebagai alat
kontrol selain kartu stok.

3.6.3 Pencatatan Permintaan Barang

Permintaan barang dicatat dalam surat pesanan atau BPBA (Bon Permintaan
Barang Apotek) berupa kebutuhan barang apotek yang kemudian diajukan atau
dikirimkan ke Unit BM Bandung.

3.6.4 Pencatatan Penerimaan Barang

Mencatat barang yang diterima berdasarkan surat pesanan dan faktur
pembelian barang sebagai bukti penerimaan barang apotek. Pencatatan
dilakukan terhadap setiap barang yang didatangkan dari PBF ke apotek yang
disertai faktur pembelian. Bukti penerimaan barang apotek beserta faktur
dilaporkan ke Unit BM Bandung setiap bulannya sebagai bukti bahwa Apotek
 47

Kimia Farma 320 Bandung telah menerima barang sesuai surat pesanan atau
BPBA yang telah diajukan.

3.6.5 Pencatatan Rekap Resep

Perekapan resep dilakukan setiap hari dimana resep dikumpulkan dan
dipisahkan berdasarkan tanggal dibuat atau dikeluarkannya resep. Resep asli
beserta struk harga obar disimpan sebagai arsip.
Resep yang sudah direkap berdasarkan tanggal resep, kemudian dicatat dan
di-entry ke komputer. Pencatatan meliputi :
a. Nama dokter penulis resep.
b. Jumlah resep yang dikeluarkan.
c. Nama dan jumlah obat yang diresepkan.
d. Total harga.

Untuk resep yang mengandung golongan narkotika dan psikotropika direkap

secara terpisah dan diberi tanda yang akan digunakan untuk keperluan
pembuatan laporan penggunaan narkotika dan psikotropika.
3.6.6 Pengendalian Persediaan
Semua penerimaan dan pengeluaran barang ditulis dalam katu stok. Jika ada
barang yang kosong atau jumlahnya tinggal sedikit, maka petugas menuliskan di
dalam buku defekta. Hal ini berguna untuk mengetahui jenis dan jumlah barang
yang harus dipesan/diadakan. Pemesanan barang dilakukan setiap hari
berdasarkan permintaan dari buku defekta.Salah satu cara pengendalian
persediaan barang/obat adalah stock opname. Stock opname merupakan
pemeriksaan fisik barang/obat dilakukan secara berkala.
a. Kartu Stok
Kartu stok adalah dokumen pengendali persediaan obat di apotek. Prinsipnya
adalah pencatatan pergerakan transaksi keluar masuk dari setiap obat, dapat
berupa masuk dari supplier, masuk dari retur outlet, keluar ke outlet, keluar
disposal / rusak, keluar untuk pemakaian tertentu, dan lain-lain.
 48

b. Uji petik
Walaupun telah mempergunakan kartu stok, kesalahan penulisan, lupa, dan
human error lainnya dapat mungkin masih terjadi. Di Apotek Kimia Farma
320, dilakukan juga Uji petik, yaitu kegiatan cross check terhadap jumlah
persediaan yang ada secara fisik dibandingkan data di komputer yang
dilakukan setiap hari. Setiap karyawan di Kimia Farma 320 bertanggung
jawab terhadap satu jenis obat berdasarkan penyimpanannya dan
berkewajiban melakukan uji petik secara acak terhadap 10 item setiap
harinya. Uji ini didata dalam buku khusus uji petik. Apabila terdapat
ketidaksesuaian, selanjutnya akan ditelusuri kesalahan, sehingga diharapkan
dapat menunjang pengendalian barang apotek.

c. Stock Opname
Stock opname adalah pemeriksaan jumlah dan kondisi fisik barang yang
dilakukan setiap satu bulan sekali. Pemeriksaan dilakukan untuk mengecek
apakah jumlah fisik barang sesuai dengan form record kartu stok atau data di
komputer. Stok fisik yang dihitung adalah sisa fisik barang saat berakhirnya
periode stok opname. Pencatatan nilai stok dilakukan dengan cara:
a. Menulis jumlah stok pada blanko stock opname.
b. Menggunakan tinta merah.
c. Mengisi kartu stok barang, yang berisi kolom tanggal, nomor dokumen,
kolom sisa jumlah fisik barang, paraf petugas.

d. HPP (Harga Pokok Penjualan)

Harga Pokok Penjualan (HPP) harga pokok/nilai dari pembelian barang yang
terjual pada kurun waktu tertentu,merupakan hasil dari perhitungan harga
pokok dari persediaan barang awal ditambah pembelian pada waktu tertentu
dikurangi persediaan barang akhir.
 49

e. Umur Persediaan dan Perputaran Persediaan

Hal ini dapat dihitung berdasarkan barang atau berdasarkan total persediaan
dalam satu periode penjualan. Gunanya untuk mengetahui rata-rata umur
modal kerja yang digunakan dan jumlah perputarannya dalam satu periode
penjualan
Nilai rata−rata Stok barang
Umur persediaan = × 365
HPP

365
Perputaran persediaan = Umur persediaan

3.6.6 Laporan Keuangan

Laporan keuangan di Apotek Kimia Farma 320 Bandung, antara lain:
a. Laporan Kas
Laporan kas dibuat untuk menggambarkan perkiraan jumlah penerimaan
dan pengeluaran uang kas apotek selama periode waktu tertentu. Unsur-
unsur yang terdapat dalam laporan kas antara lain : saldo awal, penerimaan,
pengeluaran dan saldo kas akhir. Dengan melihat saldo akhir dari laporan
kas, maka dapat diketahui apakah apotek mengalami surplus atau defisit.
b. Laporan Ikhtisar Penjualan Harian (LIPH)
LIPH berisi rincian penerimaan uang di apotek yang berasal dari
penjualan obat dan perbekalan kesehatan lainnya baik melalui resep maupun
non resep (UPDS) yang selanjutnya dilaporkan ke Unit BM Bandung.
Unsur-unsur yang terdapat dalam LIPH antara lain : penjualan tunai,
penjualan kredit, pengeluaran, dan total penerimaan uang setelah dikurangi
pengeluaran.

3.6.7 Laporan Penggunaan Narkotika dan Psikotropika

Pelaporan pemakaian obat narkotika dan psikotropika dilakukan setiap
bulan. Laporan ini ditandatangani oleh APA dengan mencantumkan SIK, SIA,
nama jelas dan stempel apotek dan dibuat lima rangkap yang ditujukan untuk
Kepala Dinas Kesehatan Kota Bandung dengan tembusan:
1. Kepala Balai Besar POM Propinsi Jawa Barat
 50

2. Kepala Dinas Kesehatan Propinsi Jawa Barat

3. Penanggung Jawab Narkotika dan Obat Berbahaya PT Kimia Farma Pusat
4. Arsip apotek

3.6.8 Laporan Stock Opname

Stock opname adalah pemeriksaan jumlah dan kondisi fisik barang yang
dilakukan setiap satu bulan sekali. Pemeriksaan dilakukan untuk mengecek
apakah jumlah fisik barang sesuai dengan form record kartu stok atau data di
komputer. Stok fisik yang dihitung adalah sisa fisik barang saat berakhirnya
periode stok opname. Pencatatan nilai stok dilakukan dengan cara:
a. Menulis jumlah stok pada blanko stock opname.
b. Menggunakan tinta merah.
c. Mengisi kartu stok barang, yang berisi kolom tanggal, nomor dokumen,
kolom sisa jumlah fisik barang, paraf petugas.
Pemeriksaan jumlah barang yang ada di Apotek Kimia Farma 320
Bandung dilakukan tiap satu bulan sekali dengan tujuan untuk memeriksa
ketersediaan barang, menentukan Harga Pokok Penjualan (HPP), membuat
laporan rugi/laba dan untuk menentukan barang kategori fast moving atau slow
moving. Pengawasan stock opname ini dilimpahkan kepada petugas apotek,
dimana setiap lemari obat mempunyai seorang penanggung jawab, sehingga
pertanggungjawabannya jelas jika ada kehilangan atau kerusakan barang.

3.7 Pengelolaan Administrasi

3.7.1 Administrasi Umum dan Personalia
Kegiatan administrasi umum dan personalia terdapat di Bisnis Manajer,
meliputi kegiatan pencatatan dan penyimpanan surat-surat yang masuk dan
keluar, penyimpanan berkas resep baik tunai maupun kredit, daftar hadir, cuti
karyawan dan lain-lain.
3.7.2 Administrasi Keuangan
Administrasi keuangan meliputi penerimaan, penyimpanan dan
pengeluaran uang. Kegiatan ini dilakukan oleh Bisnis Manajer.
 51

a. Penerimaan Uang
i. Penerimaan Uang dari Penjualan Tunai
Penerimaan uang berasal dari penjualan obat dengan resep dokter
dan tanpa resep dokter, atau dari penjualan secara tunai lainnya dan dari
bagian swalayan. Hasil penjualan disetorkan ke bagian administrasi
keuangan untuk dimasukkan ke bank yang ditunjuk, disertai dengan buku
setoran kasir apotek. Penyetoran uang dilakukan pada saat pergantian
waktu kerja (dua kali sehari) dan diperiksa kesesuaiannya dengan barang
yang terjual melalui Laporan Ikhtisar Penjualan Harian (LIPH),
kemudian ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek.
ii. Penerimaan Uang dari Penjualan Kredit
Penjualan secara kredit direkap dalam buku piutang, yang berisi
nomor faktur penjualan, nama debitur, dan jumlah piutang perhari yang
selanjutnya diserahkan ke Bisnis Manajer, selanjutnya Bisnis Manajer
akan menagih ke instansi yang bersangkutan.
b. Penyimpanan Uang
Uang tunai yang diterima dari hasil penjualan tunai, hasil tagihan piutang
dagang, hasil penjualan barang inventaris dan bank, dalam jumlah tertentu
disimpan dalam kas apotek. Penyimpanan uang ini digunakan untuk
keperluan operasional sehari-hari. Jika jumlah uang sudah melebihi batas
yang ditetapkan maka kelebihan uang tersebut disetor ke account apotek di
bank-bank tertentu.
c. Pengeluaran Uang
Pengeluaran uang meliputi biaya-biaya operasional, seperti pembayaran
rekening listrik, air, telepon dan juga biaya untuk pembelian alat tulis kantor.
Pembayaran biaya-biaya operasional dilakukan dengan menggunakan uang
kas apotek, kemudian setelah dilakukan pelaporan kepada Bisnis Manajer
maka uang tersebut akan diganti kembali sehingga jumlahnya tepat.
Sedangkan pengeluaran untuk pembayaran hutang dagang dan gaji karyawan
dilakukan oleh Bisnis Manajer.
 52

3.7.3 Administrasi Perpajakan

Apotek Kimia Farma 320 Bandung dikenai ketentuan perpajakan yaitu
meliputi Pajak Penghasilan (PPh), Pajak Pertambahan Nilai (PPN) serta Pajak
Bumi dan Bangunan (PBB). Administrasi perpajakan di koordinasikan oleh
apotek administrator dan dilakukan oleh Bisnis Manajer.
a. Pajak Penghasilan (PPh)
Pajak ini diperoleh dari pemotongan gaji pegawai Apotek Kimia Farma
320 Bandung setiap bulannya.
b. Pajak Pertambahan Nilai (PPN)
Jumlah PPN yang dibayarkan apotek ke kantor pajak dihitung
berdasarkan selisih antara PPN keluaran dan PPN masukan. PPN masukan
adalah PPN yang berasal dari Perusahaan Kena Pajak (PKP) yang barangnya
dibeli apotek. Sedangkan PPN keluaran adalah PPN yang dikenakan kepada
konsumen, besarnya 10% dari jumlah harga pembelian.
c. Pajak Bumi dan Bangunan (PBB)
PBB yang dibayarkan adalah PBB atas bumi dan bangunan yang
ditempati oleh Apotek Kimia Farma 320 Bandung.

3.7.4 Administrasi Pelaporan

Laporan kegiatan apotek dibuat berdasarkan data yang terdapat di Bisnis
Manajer, meliputi laporan keuangan dari bagian piutang, hutang dagang,
perpajakan dan kasir besar. Laporan penggunaan obat-obat narkotika yang telah
ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek (APA) dibuat lima rangkap,
ditujukan kepada Dinas Kesehatan Kotamadya Bandung dengan tembusan
kepada Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Barat, Balai Besar POM Bandung, serta
penanggungjawab narkotika di kantor pusat Kimia Farma dan sebagai arsip
apotek. Sedangkan laporan psikotropika dibuat empat rangkap yang ditujukan
kepada Dinas Kesehatan Kotamadya Bandung dengan tembusan kepada Dinas
Kesehatan Provinsi Jawa Barat, Balai Besar POM Bandung dan sebagai arsip
apotek.
53