LAPORAN PRAKTEK KERJA

PROFESI APOTEKER
DI PBF PT. TRI SAPTA JAYA SEMARANG
Tanggal 20 April - 9 Mei 2020

DISUSUN OLEH:
Dyah Purnaning Tyas, S.Farm
20101900013

PROGRAM STUDI PROFESI APOTEKER

FAKULTAS KEDOKTERAN
UNIVERSITAS ISLAM SULTAN AGUNG
SEMARANG
2020

i
 LEMBAR PENGESAHAN
PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER
DI PBF PT. TRI SAPTA JAYA SEMARANG
Tanggal 20 April – 9 Mei 2020

Disetujui Oleh :

Pembimbing Akademik Preceptor

(Arifin Santoso, M.Sc., Apt) (Dini Dewanti, S.Farm., Apt)

Mengetahui,
Ketua program Studi Profesi Apoteker
Fakultas Kedokteran
Universitas Islam Sultan Agung Semarang

(Prof. Dr. Suwaldi Martodihardjo, MSc.,Apt)

ii
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Alhamdulillah puji syukur sedalam-dalamnya senantiasa kita panjatkan
kepada Allah SWT, dengan dengan segala rahmat, taufiq dan hidayahNya
sehingga mampu menyelesaikan Praktek Kerja Profesi Apoteker di PBF Tri Sapta
Jaya dengan baik. Sholawat dan salam semoga selalu dilimpahkan kepada Nabi
Besar kita Nabi Muhammad SAW beserta keluarga dan sahabatnya. Penyusunan
laporan ini sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Apoteker pada
Program Studi Profesi Apoteker Universitas Islam Sultan Agung. Banyak pihak
yang telah membantu penulis dalam melaksanakan praktek kerja maupun
menyusun laporan praktek kerja ini. Maka dari itu, penulis mengucapkan banyak
terima kasih kepada :
1. Dr. dr. H. Setyo Trisnadi Sp. KF. SH., selaku Dekan Fakultas Kedokteran
Universitas Islam Sultan Agung Semarang.
2. Prof. Dr. Suwaldi Martodihardjo, M.Sc., Apt., selaku Ketua Program Studi
Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Universitas Islam Sultan Agung Semarang.
3. Bapak Idris Zainuddin , selaku Branch Manager PT. Tri Sapta Jaya Semarang.
4. Dini Dewanti, S.Farm., Apt., selaku pembimbing praktek kerja lapangan
profesi apoteker yang telah meluangkan waktunya, memberikan saran,
pengarahan, dorongan, dan petunjuk dalam penyusunan laporan ini.
5. Arifin Santoso, M.Sc., Apt., selaku dosen pembimbing PKPA PBF yang telah
memberikan bimbingan selama penyusunan laporan ini.
6. Seluruh staff dan karyawan PBF PT. Tri Sapta Jaya Semarang.
7. Seluruh dosen dan karyawan pengelola Program Studi Profesi Apoteker
Universitas Islam Sultan Agung Semarang.
8. Keluarga yang selalu memberikan dukungan, semangat, cinta, dan doa serta
teman-teman semua atas kebersamaan, kekompakan, dan kerjasama selama
pelaksanaan praktek kerja.

iii
9. Teman-teman seperjuangan Angkatan I Program Studi Profesi Apoteker
Universitas Islam Sultan Agung atas semangat dan dorongan kepada saya
dalam melaksanakan PKPA dan menyelesaikan laporan ini.
Penulis sangat menyadari bahwa penulisan laporan ini jauh dari sempurna.
Maka dari itu kritik dan saran pembaca sangatlah diharapkan. Semoga laporan
praktek kerja ini dapat bermanfaat bagi semua pihak. Besar harapan penulis,
semoga silaturrahmi dan kerja sama antara PBF Tri Sapta Jaya dan Universitas
Islam Sultan Agung dapat tetap terjalin dan terus berlanjut di masa mendatang.
Amin

Wassalamualaikum wr. wrb

Semarang, 9 Mei 2020

Penulis

iv
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ..................................................................................... i

HALAMAN PENGESAHAN ....................................................................... ii
KATA PENGANTAR .................................................................................. iii
DAFTAR ISI ................................................................................................. v
DAFTAR GAMBAR .................................................................................... vii
DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................. viii
DAFTAR TABEL ......................................................................................... ix
DAFTAR SINGKATAN .............................................................................. x
BAB I PENDAHULUAN .............................................................................. 1
A. Latar Belakang ............................................................................. 1
B. Tujuan PKPA ............................................................................... 2
C. Manfaat PKPA ............................................................................. 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA.................................................................... 5
A. Pengertian PBF ............................................................................ 5
B. Tugas dan Fungsi Apoteker dalam PBF ...................................... 5
C. Ketentuan Umum Dan Peraturan Perundang-Undangan
Tentang PBF ................................................................................ 7
BAB III TINJUAN UMUM PBF PT.TRI SAPTA JAYA SEMARANG ..... 8
A. Sejarah ......................................................................................... 8
B. Visi dan Misi ............................................................................... 8
C. Lokasi, Sarana dan Prasarana ....................................................... 9
D. Struktur Organisasi ...................................................................... 11
BAB IV KEGIATAN PKPA DAN PEMBAHASAN ................................... 12
A. Manajemen distribusi Farmasi (Visi dan Misi)............................ 12
B. Struktur Organisasi dan Tugas Tanggung Jawab di PBF ............ 12
C. Regulasi Peraturan Undang- Undang ........................................... 19
D. Prinsip aspek CDOB .................................................................... 20
E. Alur obat masuk hingga keluar PBF ............................................ 32
F. Pengelolaan PBF .......................................................................... 33

v
 1. Seleksi Obat ........................................................................... 33
2. Estimasi Kebutuhan Obat ...................................................... 33
3. Pengelolaan obat rusak, kadaluarsa, dan pemusnahan obat ... 34
4. Tata kelola administrasi dan laporan di PBF ......................... 35
G. Monitoring pengawasan penyimpanan ........................................ 35
H. Penanganan obat kembalian dan obat ditarik ............................... 35
I. Pengenalan K3, Inspeksi Diri dalam PBF Sesuai CDOB ............ 37
J. Diskusi kasus diberikan oleh pembimbing sesuai kasus di PBF . 38
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ......................................................... 40
A. Kesimpulan .................................................................................. 40
B. Saran ............................................................................................. 40
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 41
LAMPIRAN .................................................................................................. 42

vi
 DAFTAR GAMBAR

Halaman
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Tri Sapta Jaya Semarang .......................... 11

vii
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran Halaman
Lampiran 1. Kebijakan Mutu PT. Tri Sapta Jaya Semarang............................ 42
Lampiran 2. Denah PT. Tri Sapta Jaya Semarang ........................................... 42
Lampiran 3. Peta Lokasi PT. Tri Sapta Jaya Semarang ................................... 43
Lampiran 4. Alat Pelindung Diri ...................................................................... 43
Lampiran 5. Contoh Faktur PT. Tri Sapta Jaya ............................................... 44
Lampiran 6. Contoh Surat Pesanan Prekursor Farmasi ................................... 45
Lampiran 7. Rekapan Laporan Keluhan Pelanggan ......................................... 46
Lampiran 8. Formulir Rekapitulasi Saran-Keluhan-Komplain ....................... 46
Lampiran 9. Form Monitoring Suhu .............................................................. 47
Lampiran 10. Berita Acara Penarikan Barang ( Recall ) ................................ 48
Lampiran 11. Tanda Terima Pelaporan Ke BPOM ......................................... 48
Lampiran 12. Sertifikat Pelatihan CDOB ....................................................... 49
Lampiran 13. Pembatasan Penyimpanan ........................................................ 49
Lampiran 14. Jadwal Aktivitas Tahunan ......................................................... 50
Lampiran 15. Chiller Penyimpanan Obat Rantai Dingin ................................. 50
Lampiran 16. Surat Penarikan Produk ............................................................. 51
Lampiran 17. Contoh surat pesanan OOT........................................................ 51
Lampiran 18. Ruang Produk Retur Dan Ruang Karantina Produk Rusak
Dan Mendekati ED ........................................................................................... 52
Lampiran 19. Ruang Produk Prekursor dan Ruang Produk Alkes .................. 52
Lampiran 20. Halaman Depan PBF. Tri Sapta Jaya Semarang ....................... 53
Lampiran 21. Screenshoot Pembelajaran Via Whatsapp Dengan Preceptor ... 53

viii
 DAFTAR TABEL

Halaman
Tabel 3.1 Peralatan beserta Fungsinya di PT. Tri Sapta Jaya
Semarang .......................................................................................................... 10

ix
 DAFTAR SINGKATAN

BM : Branch Manager
BPOM : Balai Besar/Balai Pengawas Obat dan Makanan
CAPA : Correction Action and Preventive Action
CDOB : Cara Distribusi Obat Yang Baik
CDAKB : Cara Distribusi Alat Kesehatan Yang Baik
CCP : Cold Chain Product
ED : Expired Date
FEFO : First Expired First Out
FIFO : First In First Out
GDP : Good Distribution Pratice
K3 : Kesehatan dan keselamatan kerja
PBF : Pedagang Besar Farmasi
PKPA : Praktek Kerja Profesi Apoteker
SDM : Sumber daya manusia
SIKA : Surat Izin Kerja Apoteker
SIPA : Surat izin Praktik Apoteker
SPO : Standar Prosedur Operasional
STRA : Surat Tanda Registrasi Apoteker

x
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Menurut Undang-undang Republik Indonesia Nomor 36 tahun 2009,
kesehatan adalah keadaan sehat, baik secara fisik, mental, spiritual maupun
social yang memungkinkan setiap orang untuk hidup produktif secara sosial
dan ekonomis. Dalam rangka memelihara dan meningkatkan derajat
kesehatan, maka perlu dilakukan suatu upaya kesehatan. Hal tersebut dapat
dilakukan dengan melaksanakan pekerjaan kefarmasian.
Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 Tahun
2009, pekerjaan kefarmasian adalah pemuatan termasuk pengendalian mutu
sediaan farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian
atau penyaluran obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter,
pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat dan obat
tradisional. Dengan demikian, seorang apoteker dapat mengabdikan dirinya
pada pedagang besar farmasi (PBF).
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI
NO.1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi (PBF),
PBF adalah perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk
pengadaan, penyimpanan, penyaluran sediaan farmasi dalam jumlah besar
sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. PBF cabang adalah cabang
PBF yang telah memiliki pengakuan untuk melakukan pengadaan,
penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah besar
sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. PBF merupakan salah satu
unit terpenting dalam kegiatan penyaluran sediaan farmasi ke fasilitas
pelayanan kesehatan seperti apotek, instalasi farmasi rumah sakit, klinik dan
toko obat agar sampai ke masyarakat. Apoteker sebagai penanggung jawab di
PBF harus mampu melakukan kegiatan pengelolaan sediaan farmasi di PBF
dimulai dari pengadaan, peyimpanan hingga pendistribusian sediaan farmasi
ke sarana pelayanan kesehatan.

2
 Sebagai unit penyaluran sediaan farmasi, baik PBF maupun PBF cabang
wajib menerapkan pedoman teknis cara distribusi obat yang baik (CDOB).
Menurut Peraturan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik
Indonesia Nomor HK.03.1.34.11.12.7542 Tahun 2012 tentang Pedoman
Teknis Cara Distribusi Obat yang Baik, CDOB adalah cara distribusi atau
penyaluran obat dan atau bahan obat yang bertujuan memastikan mutu
sepanjang jalur distribusi/penyaluran sesuai persyaratan dan tujuan
penggunaannya. Dengan menerapkan pedoman CDOB dapat menjamin mutu
obat sepanjang jalur distribusi tetap terjaga agar obat yang sampai ke
konsumen adalah obat yang aman dan efektif serta menjamin distribusi tidak
keluar jalur atau obat didistribusikan ke unit pelayanan kesehatan yang sesuai
dengan persyaratan.

Mengingat akan pentingnya hal tersebut dan upaya untuk pemberian

dukungan terhadap kompetensi apoteker di Pedagang Besar Farmasi (PBF),
maka Program Profesi Apoteker Fakultas Kedokteran Universitas Sultan
Agung Semarang bekerja sama dengan PBF Tri Sapta Jaya Semarang dalam
menyelenggarakan Praktek Kerja Profesi Apoteker dari tanggal 20 April – 9
Mei 2020. Praktek Kerja Profesi Apoteker ini diharapkan dapat meningkatkan
pemahaman calon Apoteker mengenai peranan Apoteker di PBF, Organisasi,
Management Pengelolaan perbekalan farmasi di PBF.

B. Tujuan PKPA
Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di PBF Tri Sapta Jaya Semarang
bertujuan agar calon Apoteker:
1. Memahami peran dan tugas apoteker penanggung jawab di PBF Tri Sapta
Jaya.
2. Memahami penerapan aspek-aspek CDOB di PBF Tri Sapta Jaya cabang
Semarang.
3. Pengenalan peran apoteker dalam bidang pengadaan, peyimpanan hingga
pendistribusian sediaan farmasi ke sarana pelayanan kesehatan.

3
C. Manfaat PKPA

Manfaat dari Praktik Kerja Profesi Apoteker di PBF Tri Sapta Jaya Semarang
sebagai berikut:

1. Mendapatkan pengalaman praktis mengenai pekerjaan kefarmasian di

PBF.
2. Meningkatkan kemampuan dan pemahaman calon apoteker tentang
peran, fungsi, posisi dan tanggung jawab apoteker dalam pelayanan
kefarmasian di PBF.
3. Meningkatkan rasa percaya diri untuk menjadi apoteker yang
profesional.
4. Membekali calon apoteker agar memiliki pengetahuan, keterampilan,
sikap perilaku (profesionalisme) serta wawasan dan pengalaman nyata
(reality) untuk melakukan praktik profesi dan pekerjaan kefarmasian di
PBF.
5. Memberi gambaran nyata tentang permasalahan (problem solving)
praktik dan pekerjaan kefarmasian di PBF.

4
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian PBF
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 34
Tahun 2014 tentang perubahan atas peraturan Menteri Kesehatan Nomor
1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi (PBF),
menyebutkan bahwa Pedagang Besar Farmasi, yang selanjutnya disingkat
PBF adalah perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk
pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan atau bahan obat dalam jumlah
besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. PBF cabang adalah
cabang PBF yang telah memiliki pengakuan untuk melakukan pengadaan,
penyimpanan, penyaluran obat dan atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan.

Dalam pelaksanaan kegiatannya PBF harus mengacu kepada Cara

Distribusi Obat yang Baik (CDOB). CDOB adalah cara distribusi atau
penyaluran obat dan atau bahan obat yang bertujuan untuk memastikan mutu
sepanjang jalur distribusi atau penyaluran sesuai persyaratan dan tujuan
penggunaannya.

B. Tugas dan Fungsi Apoteker dalam PBF

Secara umum peran Apoteker dalam fasilitas distribusi atau penyaluran
sediaan farmasi adalah menjamin produk sampai ke tangan konsumen dengan
keamanan, khasiat, dan mutu yang sesuai dengan persyaratan, mengontrol
legalitas penyaluran obat (recheck kebenaran surat pesanan apotek dan
Apoteker penanggung jawab, mengontrol penyimpanan obat sesuai peraturan
dan mengontrol jika terdapat produk retur dan penarikan obat.
Menurut Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan
Kefarmasian, seorang Apoteker harus memiliki keahlian dan kewenangan
dalam menyelenggarakan pekerjaan kefarmasian. Pekerjaan kefarmasian

5
dalam fasilitas distribusi atau penyaluran sediaan farmasi merupakan salah
bagian dari penyelenggaran pekerjaan farmasi dimana Apoteker sebagai
penanggung jawab harus memenuhi Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB),
menetapkan Standar Prosedur Operasional (SPO) yang diperbaharui terus-
menerus sesuai dengan mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan
teknologi di bidang farmasi dan sesuai ketentuan peraturan perundang-
undangan dan mencatat segala hal yang berkaitan dengan proses distribusi
pada fasilitas distribusi atau penyaluran sediaan farmasi.

Menurut Pedoman Teknis CDOB tahun 2012, tugas dan kewajiban

Apoteker di PBF adalah sebagai berikut:
1. Menyusun, memastikan dan mempertahankan penerapan sistem
manajemen mutu.
2. Fokus pada pengelolaan kegiatan yang menjadi kewenangannya serta
menjaga akurasi dan mutu dokumentasi.
3. Menyusun dan/atau menyetujui program pelatihan dasar dan pelatihan
lanjutan mengenai CDOB untuk semua personil yang terkait dalam
kegiatan distribusi.
4. Mengkoordinasikan dan melakukan dengan segera setiap kegiatan
penarikan obat.
5. Memastikan bahwa keluhan pelanggan ditangani dengan efektif.
6. Melakukan kualifikasi dan persetujuan terhadap pemasok dan pelanggan.
7. Meluluskan obat kembalian untuk dikembalikan ke dalam stok obat yang
memenuhi syarat jual.
8. Turut serta dalam pembuatan perjanjian antara pemberi kontrak dan
penerima kontrak yang menjelaskan mengenai tanggung jawab masing-
masing pihak yang berkaitan dengan distribusi dan/atau transportasi obat.
9. Memastikan inspeksi diri dilakukan secara berkala sesuai program dan
tersedia tindakan perbaikan yang diperlukan.
10. Mendelegasikan tugasnya kepada Apoteker/tenaga teknis kefarmasian
yang telah mendapatkan persetujuan dari instansi berwenang ketika
sedang tidak berada di tempat dalam jangka waktu tertentu dan

6
 menyimpan dokumen yang terkait dengan setiap pendelegasian yang
dilakukan.
11. Turut serta dalam setiap pengambilan keputusan untuk mengkarantina
atau memusnahkan obat.

C. Ketentuan Umum dan Peraturan Perundang-undangan tentang PBF

PBF memiliki landasan hukum yang diatur dalam :

1. Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan
2. Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2014 tentang Tenaga Kesehatan
3. Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 1148/MENKES/PER/VI/2011
tentang Pedagang Besar Farmasi.
4. Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 889/MENKES/PER/V/2011 tentang
Registrasi, Izin Praktik, dan Izin Kerja Tenaga Kefarmasian.
5. Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian
6. Undang-Undang No. 35 Tahun 2009 tentang Narkotika
7. Undang-Undang No. 5 Tahun 1997 tentang Psikotropika.

7
 BAB III
TINJAUAN UMUM

A. Sejarah
PT. Tri Sapta Jaya didirikan pada tahun 1990, bergerak di bidang usaha
distribusi produk farmasi dan kesehatan, membantu Enseval dalam hal
memperluas jaringan distribusi farmasi ke daerah yang belum terjangkau oleh
Enseval, saat ini PT. Tri Sapta Jaya memiliki 27 cabang yang tersebar di
wilayah indonesia.
PT. Tri Sapta Jaya berpusat di Jakarta. PT. Tri Sapta Jaya cabang
Semarang didirikan pada bulan Maret 2006, bergerak dibidang jasa usaha
distribusi produk farmasi dan kesehaatan yang memfokuskan diri untuk
memperluas jaringan distribusi farmasi ke pasar bawah dan wilayah-wilayah
sekitar Semarang. PT. Tri Sapta Jaya cabang Semarang berlokasi di Jalan
Kedungmundu Raya No. 645 Semarang, Kec. Tembalang, Kota Semarang,
Jawa Tengah.

B. Visi dan Misi

Visi dan Misi PT. Tri Sapta Jaya adalah sebagai berikut :
VISI :
sebagai perusahaan distribusi yang berskala nasional, yang berfokus pada
obat-obatan dan produk makanan yang sehat.
MISI :
- Menyediakan kemudahan untuk mendistribusikan produk obat-obatan dan
produk makanan yang sehat di pasaran.
- Menjadi rekan kerja bagi produsen obat sebagai perusahaan distributor
yang memiliki pelayanan yang baik dan sumber daya manusia yang
berkompeten.
- Memiliki 27 cabang, dengan produk yang didistribusikan meliputi : Obat,
suplemen kesehatan, makanan, alat kesehatan.

8
C. Lokasi, Sarana dan Prasarana
PT. Tri Sapta Jaya cabang semarang terletak di Jalan Kedungmundu
Raya No. 645 Semarang, Kec. Tembalang, Kota Semarang, Jawa Tengah.
Kriteria bangunan dan peralatan yang digunakan untuk gudang
penyimpanan obat-obatan adalah sebagai berikut:
- Bangunan harus dirancang dan disesuaikan untuk memastikan bahwa
semua kegiatan dilaksanakan secara akurat dan aman
- Jika bangunan (termasuk sarana penunjang) bukan milik sendiri, maka
harus tersedia kontrak tertulis dan pengelolaan bangunan tersebut harus
menjadi tanggungjawab dari fasilitas distribusi.
- Harus ada area terpisah dan terkunci antara obat dan atau bahan obat
yang menunggu keputusan lebih lanjut mengenai statusnya
Bangunan dan peralatan penyimpanan pada ruang penyimpanan harus
memenuhi syarat, yaitu:
 Lokasi dan layout sesuai dengan perijinan.
 Kapasitas memadai, gudang sesuai jenis komoditi dan lebel jelas
 Pencahayaan memadai
 Bersih
 Bebas serangga

Sarana dan prasarana yang terdapat di PT.Tri Sapa Jaya cabang

Semarang adalah sebagai berikut :
1. Gedung dan Peralatan
a) Luas tanah : 1300 m2
b) Luas bangunan : 900 m2
c) Kapasitas Listrik : 16.000 VA
2. Peralatan
a) Genset : 1 buah
b) Pallet : 120 buah
c) AC 2 PK :6
d) Hand Pallet :2

9
 e) Safety Helm :8
f) APAR :3
g) Trolley :4
h) Tannga Lipat :1
i) Thermohygrometer :5
j) Rak : 15
3. Kendaraan
a) Mobil L300 :1
b) Motor Supra :2

Tabel 3.1 Peralatan beserta Fungsinya di PT. Tri Sapta Jaya

Semarang

No FUNGSI JENIS ALAT

1. Penyimpanan Produk Rack, Flow Rack, Shelving, Frezzer.

2. Perpindahan Produk Reach Truck, Hand Pallet, Trolley, Pallet,

Styrofoam, Conveyor, Keranjang, Timbangan
Digital

3. Kontrol Suhu AC, Termometer, Genset, Freezer

4. Administrasi Meja, Kursi, Lemari Faktur, ATK, CPU,

Monitor Komputer, Printer, Scanner, Server,
UPS, End Computing,

5. Pengiriman Cold Bag, Termometer Kabel, Motor Box dan

Mobil Box.

10
 D. Struktur Organisasi
Struktur organisasi di PT. Tri Sapta Jaya cabang Semarang dikepalai oleh
branch manager yang membawahi seluruh karyawan di PBF. Berikut struktur
organisasi PBF PT. Tri Sapta Jaya cabang Semarang :

BRANCH MANAGER
(BM)
IDRIS ZAINUDIN

APJ PBF PJT ALKES

DINI DEWANTI IGNASIUS SUHINDRA

FIN ACC SUPP/COORD COORDINATOR COORDINATOR

(FAC/FAS) SALESMAN (SC) GUDANG
SILVIA BUDI ERLINA HERRY HARISMAN RONNY SAMANTHA

DATA EKSPEDISI
POOL SALESMAN ADM.
PROSES CASHIER
FAKTUR LOG
HARYONO
1. ANGGA BAYU DANANG SAEFUDIN
HINDRA BUDI P. SIGIT
2. PRIYANTI LEO
ADIK Z.
DIDI
RAYMOND
YOSI
BAMBANG
PICKER CHECKER

RUDI M. BUDHI

Gambar 3.1. Struktur Organisasi PT. Tri Sapta Jaya Semarang

11
 BAB IV
KEGIATAN PKPA DAN PEMBAHASAN

A. Manajemen Distribusi Farmasi (Visi, Misi)

PT. Tri Sapta Jaya Semarang merupakan PBF Nasional yang berpusat di
Jakarta dan memiliki 27 cabang yang tersebar di seluruh Indonesia. PT. Tri
Sapta Jaya Semarang merupakan PBF cabang, sehingga dalam melaksanakan
kegiatan distribusinya semua produk berasal dari gudang PT. Tri Sapta Jaya
pusat. Visi PT. Tri Sapta Jaya yaitu sebagai perusahaan distribusi yang
berskala nasional, yang berfokus pada obat-obatan dan produk makanan yang
sehat. Sedangkan misi dari PT. Tri Sapta Jaya yaitu :
- Menyediakan kemudahan untuk mendistribusikan produk obat-obatan dan
produk makanan yang sehat di pasaran.
- Menjadi rekan kerja bagi produsen obat sebagai perusahaan distributor
yang memiliki pelayanan yang baik dan sumber daya manusia yang
berkompeten.
- Memiliki 27 cabang, dengan produk yang didistribusikan meliputi : Obat,
suplemen kesehatan, makanan, alat kesehatan.

B. Struktur Organisasi dan Tugas Tanggungjawab di PBF

PT. Tri Sapta Jaya cabang Semarang memiliki sebuah struktur organisasi
yang dipimpin oleh seorang Kepala Cabang (Branch Manager).
Tugas dan Tanggungjawab di PBF adalah sebagai berikut:
1. Branch Manager (BM)
- Membuat perencanaan jangka menengah (3 tahun) dan jangka pendek
(1 tahun) cabang berikut anggarannya.
- Mengarahkan bawahan dalam pembuatan rencana kerja tahunan dan
bulanan
- Mengkoordinir kegiatan dan implementasi program kerja tahunan dan
bulanan
- Menjalankan SOP atau alur kerja

12
 - Mengelola sumber daya manusia di Dept Branch Operation termasuk
perencanaan tenaga kerja, rekrutment, pengelolaan kinerja , pelatihan,
dan pengembangan SDM
- Memelihara hubungan terutama dengan principal, pelanggan, dan
instansi pemerintah terkait.
- Mengamankan asset dan mengendalikan biaya operasional cabang
- Memonitor, mereview, membuat laporan dan mempertanggung
jawabkan kinerja bagiannya

- Melakukan pekerjaan lain yang diberikan atasan terkait dengan bidang

tugasnya

2. Apoteker Penanggung Jawab

- Menyusun, memperhatikan dan mempertahankan penerapan sistem
manajemen mutu
- Memastikan faktur dibuka sesuai surat pesanan dan mengarsipkannya
- Melakukan kualifikasi pemasok dan pelanggan
- Menandatangani dokumen yang terkait dengan keluar masuknya obat-
obat
- Mengarsip surat konfirmasi order yang tidak terlayani
- Membuat laporan ke BPOM dan Dinkes
- Mengoordinir kegiatan penarikan obat
- Melakukan pekerjaan lain yang diberikan atasan terkait dengan bidang
tugasnya

3. Penanggungjawab Teknis Alat Kesehatan

- Menyusun, memperhatikan dan mempertahankan penerapan sistem
mutu alat kesehatan
- Memeriksa keenaran surat pesanan
- Memastikan faktur dibuat sesuai surat pesanan dan mengarsipkannya
- Melakukan kualifikasi pemasok dan pelanggan

13
 - Menandatangani dokumen yang terkait dengan keluar masuknya alat
kesehatan
- Mengarsipkan surat konfirmasi order yang tidak terlayani
- Membuat laporan ke Dinkes
- Melakukan pekerjaan yang diberikan atasan terkait dengan bidang
tugasnya
4. FAS/FAC (Finance and Accounting Supervisor/Finance and Accounting
Coordinator).
- Membuat perencanaan bulanan, tahunan sesuai dengan sasaran kerja
departemennya
- Memeriksa laporan harian baik dengan mutasi harian bank, laporan
rekonsiliasi bank setiap hari.
- Memeriksa kelengkapan dokumen pendukung serta memberikan
persetujuan untuk pegeluaran dan penerimaan uang maupun barang.
- Mengontrol pelaksanaan penggolongan transaksi kedalam akun yang
tepat dan konsisten serta membuat control pos neraca.
- Memonitor piutang outlet terutama piutang overdue.
- Memberikan informassi kepada outlet mengenai tagihan yang akan
atau sudah jatuh tempo.
- Membuat laporan rekonsiliasi kas atau ban, membuat laporan opname
stok dan piutang, melaporkan pajak penghasilan sesuai dengan
peraturan perpajakan yang berlaku.
- Memastikan pemeliharaan peralatan computer, inventaris kantor serta
penyimpanan dokumen secara aman dan rapi.
- Melakukan pencatatan inventaris dan assets cabang.
- Mengelola hubungan baik dengan internal dan external perusahaan.
- Memonitor, mereview dan mempertanggungjawabkan kinerja seksi
Accounting dan Financing cabang.
- Melakukan pekerjaan yang diberikan atasan terkait dengan bidang
tugasnya

14
5. Coordinator Salesman
- Membuat Call Plan salesman dan melakukan evaluasi efektifitasnya
secara berkala
- Mengkoordinir salesman untuk mencapai target sales, tagihan, efektif
call dan efektif account
- Melakukan pengawasan / supervise atas pekerjaan salesman
- Membina hubungan baik dengan pelanggan, principal, dan serta
mengembangkan bisnis cabang
- Melakukan pembinaan, kaderisasi, dan menjadi role model bagi
salesman
- Membangun teamwork yang solid dengan supporting
- Membuat laporan yang ditugaskan

- Melakukan pekerjaan lainnya yang diberikan atasan terkait dengan

bidang tugasnya
6. Coordniator Gudang
- Membuat perencanaan tahunan sesuai dengan sasaran bagiannya
- Mengelola seluruh kegiatan operasional logistic mulai dari
penerimaan, penyimpanan, dan pengiriman barang dengan
memperhatikan :
1) Akurasi pencatatan kartu stock antara stok fisik dengan data
komputer
2) Effisiensi biaya
3) CDOB & CDAKB
4) Kecepatan proses penerimaan atau pengiriman barang
5) Ketepatan lokasi penyimpanan
- Memeriksa dokumen penerimaan & pengeluaran barang
- Memeriksa proses BPB dan BKB sesuai dengan dokumen dari
Supplier
- Menerima dan memproses retur barang dari outlet sesuai dengan
prosedur yang berlaku

15
 - Mengatur, mengawasi, dan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan
& hasil stok opname berkala
- Memelihara perlengkapan dan fasilitas gudang dan mengusulkan
peralatan yang diperlukan
- Membuat laporan bulanan
- Engelola hubungan baik dengan pihak-pihak terkait (internal dan
external, pricipal atau supplier)
- Menjaga kebersihan dan keamanan di ruang kerja masing – masing
- Mengelola kinerja bawahan, memberi bimbingan, pembinaan team

- Melakukan pekerjaan lain yang diberikan atasan terkait dengan bidang

tujuannya.
7. Data Proses
- Membuat perencanaan tahunan sesuai dengan sasaran bagiannya
- Melakukan input data SO, BKB & BPB, dan Akuntansi, CN Diskon,
pencairan Giro
- Melakukan tutup buku harian, mingguan, dan bulanan sesuai dengan
jadwal
- Menyediakan data laporan sales, stok, dan piutang serta mengeprint
register harian faktur. Laporan harian kas atau bank, hasil tagihan
- Merevisi input akuntansi, CN diskon
- Melakukan pekerjaan lain yang diberikan atasan terkait dengan bidang
tugasnya.
8. Kasir
- Membuat perencanaan jangka pendek, harian, mingguan, bulanan.
Sesuai dengan rencana bagiannya
- Mengeluarkan PV dan menerima RV hasil tagihan dari salesman yang
sudah disetujui dan ditandatangani BM dan FAS/FAC
- Menyimpan dan menyetor uang tunai, cek dan giro hasil tagihan untuk
dikliringkan ke Bank
- Membuat laporan kas atau bank harian secara manual untuk
dibandingkan dengan print out computer dan fisik uang

16
 - Melakukan arsip RV, PV, DT dan print out laporan harian kas dan
bank
- Melakukan kas opname bersama personil cabang yang ditunjuk oleh
BM
- Membuat laporan bulanan untuk dikirim ke pusat
- Melaksanakan pekerjaan lain yang diberikan atasan terkait dengan
bidang tugasnya
9. Salesman
- Membuat perencanaan jangka pendek, harian, mingguan, bulanan
sesuai dengan rencana bagiannya
- Mengunjungi pelanggan sesuai call plan yang dibuat Coordinator
Salesman
- Mencapai target sales yang ditetapkan
- Mencapai target tagihan yang ditetapkan
- Menjual seluruh produk sesuai kebijakan perushaan dan regulasi
CDOB
- Membuat laporan yang ditugaskan atasan
- Melakukan survey pasar dan melaporkan hasilnya kepada atasan
- Membina hubungan baik dengan pelanggan dan principal serta
menjaga nama baik perusahaan
- Melakukan pekerjaan lain yang diberikan atasan terkait dengan bidang
tugasnya
10. Ekspedisi
- Membuat perencanaan jangka pendek, harian, mingguan, bulanan,
sesuai dengan rencana bagiannya
- Memastikan produk yang akan diantar sesuai dengan dokumen, baik
tujuan, item, jumlah, batch number, dan mutunya
- Mengantar produk kepada pelanggan sesuai dokumen dan regulasi
CDOB
- Mencapai target on time delivery (OTD)
- Merawat kendaraan yang digunakan dan menjaga kebersihannya

17
 - Membuat buku catatan perawatan kendaraan
- Memberikan pelayanan yang baik kepada pelanggan dengan menjaga
kesopanan, dan kerapihan pakaian
- Melakukan pekerjaan lain yang diberikan atasan terkait dengan bidang
tugasnya
11. Admin Logistic
- Membuat perencanaan jangka pendek, harian, mingguan, bulanan,
sesuai dengan rencana bagiannya
- Mencetak faktur, order list, dan register faktur, membuat BPB retur
faktur
- Membuat BPB retur dari pelanggan
- Memproses dokumen retur cabang / pusat ke principal dan klaim
barang ke pihak ekspedisi
- Membuat shiplist dan DT OD untuk ekspedisi, serta menerima faktur
kembali dari ekspedisi
- Filling BPB dan BKB
- Memjaga kebersihan dan keamanan di ruang kerja maisng – masing
- Melakukan pekerjaan lainnya yang diberikan atasan sesuai bidang
tugasnya.
12. Picker
- Membuat renacana jangka pendek, harian, mingguan, bulanan sesuai
dengan sasaran bagiannya
- Melakukan penyiapan barang :
a. Mengambil barang sesuai dengan order list
b. Mengambil barang sesuai dengan BKB
- Melakukan Cycle Count
- Pencatatan monitoring suhu
- Melakukan penempatan produk sesuai dengan kategori (sediaan, suhu,
psikotropika, precursor dan obat-obat tertentu)
- Membuat label card di barang
- Melakukan stock opname bersama dengan Log SPV

18
 - Menjaga kebersihan, kerapihan, dan keamanan di ruang kerja masing-
masing
- Melakukan pekerjaan lainnya yang diberikan atas sesuai dengan
bidang kerjanya
13. Cheker
- Membuat perencanaan kerja jangka pendek (harian, mingguan,
bulanan) sesuai dengan sasaran bagiannya
- Melakukan penerimaan barang dan mengecek jumlah, expired date,
batch number, NIE, barang masuk dari supplier / principal & pusat
dengan dokumennya (faktur, DO, DN, SJ, TT, dll)
- Melakukan pengeluaran barang sesuai faktur dan BKB
- Menyimpan dokumen pengiriman dan penerimaan
- Melakukan stok opname bersama dengan coordinator gudang
- Menjaga kebersihan, kerapihan, dan keamanan diruanng kerja masing-
masing

- Melakukan pekerjaan lainnya yang diberikan oleh atasan sesuai

dengan bidang kerjanya.

C. Regulasi Peraturan Undang-Undang

Regulasi peraturan undang-undang yang mengatur tentang PBF yaitu :
1. UU Nomer 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan
2. Undang-Undang No. 35 Tahun 2009 tentang Narkotika
3. Undang-Undang No. 5 Tahun 1997 tentang Psikotropika.
4. PerBPOM Nomor 6 Tahun 2020 Perubahan Atas Peraturan Badan
Pengawas Obat Dan Makanan Nomor 9 Tahun 2019 Tentang
Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat Yang Baik
5. Perka BPOM Nomor 25 Tahun 2017 Tentang Tata Cara Sertifikasi
Cara Distribusi Obat Yang Baik
6. PMK nomor 30 tahun 2017 perubahan kedua dari ketentuan dalam
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 1148/MENKES/PER/VI/2011
tentang Pedagang Besar Farmasi

19
 7. Juklak CDOB Tahun 2015 tentang Petunjuk Pelaksanaan Cara
Distribusi Obat Yang Baik
8. Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 1148/MENKES/PER/VI/2011
tentangPedagang Besar Farmasi.
9. PMK nomor 34 Tahun 2014 perubahan dari Peraturan Menteri
Kesehatan Nomor 1148/Menkes/Per/VI/2011 tentang Pedagang
Besar Farmasi
10. Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan
Kefarmasian

D. Prinsip Aspek CDOB

Cara Distribus Obat yang Baik (CDOB) adalah cara distribusi atau
penyaluran obat dan atau bahan obat yang bertujuan untuk memastikan mutu
sepanjang jalur distribusi atau penyaluran sesuai persyaratan dan tujuan
penggunaannya. Tujuan utama CDOB adalah terlaksananya pengamanan
distribusi dan penggunaan obat untuk melindungi masyarakat dari kesalahan
penggunaan dan penyalahgunaan serta menjamin keabsahan dan mutu obat
yang sampai ke konsumen adalah obat yang aman dan dapat digunakan sesuai
dengan tujuan penggunaan.
Adapun aspek-Aspek CDOB (Cara Distribusi Obat yang baik) adalah
sebagai berikut:
1) Manajemen Mutu
Suatu fasilitas distribusi harus mempertahankan sistem mutu yang
mencakup tanggungjawab, proses dan langkah manajemen resiko
terkait dengan kegiatan yang dilaksanakan. Fasilitas distribusi harus
memastikan bahwa mutu obat dan bahan obat dan integritas rantai
distribusi dipertahankan selama proses distribusi.
Sistem manajemen mutu merupakan kegiatan yang terkoordinasi
untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam hal mutu.
Manajemen Mutu mencakup semua aktivitas dari keseluruhan fungsi
manajemen yang menentukan kebijakan mutu, sasaran, dan tanggung

20
 jawab serta penerapannya untuk mencapai sasaran mutu yang telah
ditetapkan antara lain perencanaan mutu, pengendalian mutu,
pemastian mutu, dan peningkatan mutu di dalam sistem mutu.
Manajemen mutu terdiri dari pemastian mutu yaitu kegiatan
terencana dan sistematis yg dilakukan sesuai kebutuhan untuk
meyakinkan bahwa produk akan memenuhi persyaratan mutu yang
ditetapkan. Pemastian mutu berfungsi sebagai alat manajemen
diamanatkan suatu sistem pengelolaan mutu harus mencakup struktur
organisasi, prosedur, proses, dan sumber daya, serta kegiatan yang
diperlukan untuk memastikan bahwa obat dan atau bahan obat yang
dikirim tidak tercemar selama penyimpanan dan atau transportasi.
Untuk memastikan mutu maka PBF harus mempunyai kebijakan
mutu untuk mengarahkan karyawan dala melaksanakan pekerjaannya
sesuai dengan yang ditetapkan.
PT. Tri Sapta Jaya memberikan pelatihan bagi staff dan karyawan
dalam melaksanakan tugasnya agar dapat mempertahankan kontrol
kualitas terhadap seluruh proses pelayanan kepada pelanggan sesuai
peraturan perundang-undangan yang berlaku untuk menjamin
mutunya. PT. Tri Sapta Jaya juga selalu melakukan perbaikan secara
terus-menerus untuk menjadi perusahaan distribusi yang baik melalui
penerapan CDOB.

2) Organisasi, Manajemen dan Personalia

PBF harus memiliki struktur organisasi, dan setiap personil harus
memiliki uraian tugas, tanggung jawab dan wewenang yang jelas serta
mampu berkoordinasi dengan setiap bagian di struktur organisasi.
Dalam uraian tugas masing-masing personil di PBF bertanggungjawab
dalam kegiatan manajerial dan teknis harus memiliki kewenangan dan
sumber daya yang diperlukan untuk menyusun, mempertahankan,
mengidentifikasi dan memperbaiki penyimpangan sistem mutu. Serta

21
 telah ditanda tangani oleh pihak yang bersangkutan dan perusahaan
untuk menjaga mutu produk.
Pada setiap bagian divisi struktur organisasi terdapat seorang
penanggungjawab. Seorang penanggungjawab harus memiliki
kompetensi yang sesuai agar dapat menjalankan tugas dan
tanggungjawabnya dengan baik. Pendelegasian jika penanggungjawab
berhalangan hadir harus sesuai dengan peraturan perundang-undangan
dengan dilengkapi surat delegasi.
Semua personil harus memenuhi kualifikasi yang dipersyaratkan
dalam CDOB dengan mengikuti pelatihan dan memiliki kompetensi
sebelum memulai tugas, berdasarkan suatu prosedur tertulis dan sesuai
dengan program pelatihan termasuk keselamatan kerja. Penanggung
jawab juga harus menjaga kompetensinya dalam CDOB melalui
pelatihan rutin berkala. Harus diberikan pelatihan khusus kepada
personil yang menangani obat dan/atau bahan obat yang memerlukan
persyaratan penanganan yang lebih ketat seperti obat dan/atau bahan
obat berbahaya, bahan radioaktif, narkotika, psikotropika, rentan
untuk disalahgunakan, dan sensitif terhadap suhu.
Pada PBF Tri Sapta Jaya Semarang, setiap personil mendapatkan
program pelatihan karyawan. Pelatihan wajib untuk seorang APJ
(apoteker penanggungjawab) adalah pelatihan CDOB. Terdapat
pelatihan internal dan eksternal di PBF TSJ Semarang, pelatihan
internal meliputi sosialisasi SOP (Standart Operatinal Procedur)
sedangkan pelatihan eksternal meliputi cara penggunaan APAR jika
terdapat kebakaran serta pelathian tanggap bencana seperti simulasi
jika terjadi gempa.
3) Bangunan dan peralatan
Suatu PBF harus memiliki bangunan dan peralatan yang memadai
untuk memenuhi kriteria CDOB. Bangunan dirancang dan disesuaikan
untuk memastikan bahwa kondisi penyimpanan yang baik sesuai dan
area penyimpanan dilengkapi dengan pencahayaan yang memadai

22
untuk memungkinkan semua kegiatan dilaksanakan dengan akurat.
Bangunan dan peralatan harus dapat menjamin keamanan dan mutu
obat dan juga bahan obat, bangunan dan fasilitas penyimpanan harus
bersih terbebas dari sampah dan debu. Harus tersedia prosedur tertulis,
program pembersihan dan dokumentasi pelaksanaan pembersihan.
Bangunan di PBF Tri Sapta Jaya semarang memiliki luas 900 m2
didirikan di atas lahan seluas 1300 m2. Bangunan dilengkapi dengan
fasilitas dan peralatan yang memadai sesuai standar CDOB untuk
menunjang dan menjaga kualitas mutu obat dalam ruang
penyimpanan.
Untuk Peralatan di PBF Tri Sapta Jaya Semarang menggunakan
pallet untuk penyimpanan obat. Penggunaan pallet bertujuan sebagai
alas yang melindungi wadah obat agar kardus tidak bersentuhan
langsung dengan lantai sebagai antisipasi agar tidak dirusak oleh
rayap. Selain itu penggunaan pallet juga untuk mengantisipasi dari
keadaan basah yang menyebabkan pertumbuhan jamur. Gudang
penyimpanan juga dilengkapi dengan AC, yang digunakan untuk
mengatur suhu di ruangan. Selain itu juga terdapat APAR di beberapa
titik di gudang. Pada gudang penyimpanan juga dilengkapi peralatan
seperti topi dan sepatu khusus, yang digunakan oleh petugas saat
menjalankan tugasnya. Penggunaan peralatan tersebut berfungsi untuk
melindungi kepala dan kaki, apabila terjadi tumpukan box yang jatuh.
Terdapat ruang loading yang berfungsi sebagai ruang loading
penerimaan dan loading untuk pengiriman yang dipisahkan oleh batas
garis dan penandaan yang jelas. Ruang ambient berfungsi untuk
penyimpanan produk suhu ruang (25-30 derajat Celcius).
Penyimpanan CCP (Cold Chain Product) berada di ruang tersendiri.
Terdapat chiller untuk menyimpan produk CCP yang dilengkapi
dengan thermometer yang telah dikalibrasi serta alarm yang memberi
peringatan pada suhu kritis. Selain itu ruangan ini juga dilengkapi
dengan generator atau genset yang berfungsi jika tiba-tiba terjadi

23
 pemadaman, produk yang tersimpan di chiller tetap terjaga suhunya
sehingga obat tidak rusak dan mutunya tetap terjaga.

4) Operasional
Semua tindakan yang dilakukan oleh fasilitas distribusi harus dapat
memastikan bahwa identitas obat dan bahan obat tidak hilang dan
distribusinya ditangani sesuai dengan spesifikasinya yang tercantum
pada kemasan. Selain itu harus memastikan sumber obat dan atau
bahan obat dari industry farmasi dan atau fasilitas distribusi lain yang
mempunyai izin, untuk menghindari produk palsu memasuki rantai
distribusi resmi.
Kualifikasi pemasok di PBF Tri Sapta Jaya Semarang yaitu
pemasok harus mempunyai izin resmi serta menerapkan prinsip
CPOB. Fasilitas distribusi juga harus melakukan pengkajian guna
memastikan calon pemasok tersebut sesuai, kompeten dan dapat
dipercaya. Kualifikasi pelanggan PBF Tri Sapta Jaya Semarang harus
memiliki izin resmi, maka harus mencantumkan data customer
meliputi data atau dokumen yaitu :
a. Izin Apotek, Rumah sakit, atau Klinik yang masih berlaku
b. Nama APJ, Aping, dan AA.
c. Nomor SIPA/SIKA
d. NPWP
e. Form Pelanggan
f. Spesimen tanda tangan APJ dan stempel outlet.
Fasilitas distribusi harus memastikan bahwa obat dan atau bahan
obat hanya disalurkan kepada pihak yang berhak atau berwenang
untuk menyerahkan obat ke masyarakat. Memantau tiap transaksi
yang dilakukan dan melakukan penyelidikan jika ditemukan
penyimpangan pola transaksi yang beresiko. Kegiatan operasional
distribusi meliputi pengadaan, penerimaan, penyimpanan, penyaluran
dan retur.

24
5) Inspeksi Diri
Inspeksi diri merupakan suatu kegiatan yg dilakukan secara rutin
untuk menilai apakah seluruh aspek di PBF Tri Sapta Jaya Semarang
telah memenuhi ketentuan GDP, CDOB, CDAKB, Sistem Manajemen
Mutu, dan persyaratan lainnya serta merekomendasikan tindakan
perbaikan dan tindakan pencegahan yang perlu dilakukan. Inspeksi
diri dilakukan oleh auditor. Seorang auditor yang melakukan audit,
telah memenuhi pelatihan tentang inspeksi diri dan SOP inspeksi diri
sebelum menjalankan tugasnya. Inspeksi diri harus dilakukan dengan
cara yang independen dan rinci oleh personil yang kompeten dan
ditunjuk oleh perusahaan dan semua pelaksanaan inspeksi diri harus
dicatat.
Inspeksi diri PBF Tri Sapta Jaya Semarang dilakukan setahun
sekali dari tanggal inspeksi sebelumnya. Untuk melakukan inspeksi
diri akan dibentuk tim yang didalamnya terdiri dari kepala bagian
masing-masing divisi. Pelaksanaan inspeksi diri harus selalu
terdokumentasi. Apabila ada temuan masalah dalam inspeksi diri
harus diidentifikasi dan dilakukan CAPA dan segera direalisasikan.

6) Keluhan, Obat Dan Atau Bahan Obat Kembalian, Diduga Palsu Dan
Penarikan Kembali
a) Keluhan Produk
Keluhan produk di PBF bisa berasal dari customer. Jenis
keluhan bisa keluhan karena kualitas produk ataupun karena
pengiriman produk. Biasanya keluhan produk dapat berupa box
rusak, label rusak, tube bocor, botol kosong dan pecah, larutan
keruh terdapat partikel atau benda asing, keterlambatan
pengiriman dan lain-lain.
Penanganan keluhan yang dilakukan yaitu menyediakan SOP
penanganan keluhan yang mencakup pengembalian karenan
keluhan atas kualitas obat atau karena proses distribusi dan lama

25
 waktu proses penanganan pengembalian. Harus dilakukan
pencatatan pada setiap keluhan dengan menggunakan form
standar yang sudah ditentukan. Terdapat penanggungjawab atau
personal yang ditunjuk menangani keluhan dan emonitor tahapan
yang dilaksanakan. Setiap keluhan dikelompokkan dan dilakukan
analisis atas keluhan yang diterima dan digunakan sebagai acuan
perbaikan.

b) Produk Kembalian / Retur

Proses retur kembali ke supplier dikarenakan suatu produk
akan ED dalam waktu tiga bulan atau barang tidak sesuai dengan
surat pesanan, misalnya salah produk atau barang yang
dikirimkan tidak sesuai nomor batch nya pada fisik dan faktur.
Selain itu proses retur dapat dilakukan jika salah entry produk,
salah memberikan diskon, outlet double order ke PBF lain, dan
pengiriman lama. Kriteria barang ED yang akan di retur yaitu
tiga bulan sebelum masa ED.
Prosedur retur obat di PBF TSJ Semarang yaitu sebagai
berikut :
- Document retur : pengiriman produk disertai surat pengiriman.
- Validasi : penerimaan harus memeriksa jumlah dan identifikasi
obat
- Identifikasi : lakukan identifikasi obat berdasarkan persyaratan
seperti penyimpanan, lama pengiriman dipastikan produk tidak
palsu.
- Penyimpanan : penyimpanan pada ruangan, terpisah, terkunci,
dan diber label sampai ada keputusan status produk.
- Investigasi/release : lakukan identifikasi sesuai persyaratan
principal apakah produk layak jual (release).
- Penempatan : produk yang layak jual ditempatkan lagi ke
barang layak jual.

26
 - Transportasi : pastikan transportasi produk pengembalian
sesuai persyaratan.

c) Produk Di Duga Palsu

PBF TSJ Semarang belum pernah terjadi kasus produk diduga

palsu. Hal yang harus di waspadai yaitu jangan sampai ada obat
palsu masuk dalam jalur distribusi di sarana legal. Untuk
mengantisipasi hal tersebut maka hal yang dapat dilakukan yaitu
memastikan bahwa kualifikasi pemasoknya yang dipilih legal dan
memiliki izin, kedua dari produk kembalian outlet lebih spesifik
untuk retur good stock yang dapat dijual kembali.
Tersedianya prosedur tertulis untuk penanganan dan
penerimaan obat dan atau bahan obat diduga palsu. Fasilitas
distribusi harus segera melaporkan obat dan atau bahan obat
diduga palsu kepada isntansi yang berwenang, industry farmasi
dan/atau pemegang izin edar. Setiap obat dan atau bahan obat
diduga palsu harus dikarantina diruang terpisah, terkunci, dan
diberi label yang jelas. Penyalurannya harus dihentikan, dan
menunggu tindak lanjut dari instansi yang berwenang. Semua
kegiatan tersebut harus terdokumentasi.
Penanganan jika terdapat produk diduga palsu yaitu sebagai
berikut :
1. Tersedia SOP atas semua proses yang dilaksanakan,
2. ada personal yang ditunjuk dan jika ada kejadian segera
laporkan kepada yang berwenang,
3. produk disimpan di tempat terpisah dan terkunci,
4. produk diduga palsu segera dihentikan penjualannya sampai
ada keputusan,

27
 5. setelah ada kepastian harus ditindak lanjuti sesuai dengan
arahan,
6. dilakukan pencatatan atas semua tahapan yang dilakukan dan
didokumentasikan sesuai dengan ketentuan

d) Penarikan Produk / Recall

Alur atau rosedur recall di PBF TSJ yaitu PT. Tri Sapta Jaya
Pusat mendapatakan surat perintah penarikan obat yang kemudian
membuat surat perintah recall ke PT. Tri Sapta Jaya cabang
kemudian akan diteruskan pada pelanggan untuk ditindak lanjuti
dengan batas waktu tertentu. Surat perintah dapat berassal dari
BPOM (mandatory recall) ataupun dari pabrik atau supplier
(Voluntary recall). Barang recall yang telah didapat dari
pelanggan akan segera dikirimkan ke kantor pusat yang
selanjutnya akan dikembalikan ke pabrik asalnya. Pengiriman
barang recall tersebut disertai dengan laporan dan berita acara
secara sistem, barang dari pelanggan akan di proses sesuai kondisi
faktur obat.
Tersedianya prosedur tertulis untuk penganan obat dan atau
bahan obat yang ditarik kembali (recall) yaitu obat dan atau
bahan obat harus ditempatkan secara terpisah, aman, dan terkunci
serta diberi label yang jelas. Proses penyimpanan obat dan atau
bahan obat yang ditarik harus sesuai dengan persyaratan
penyimpanan sampai ditindak lanjuti. Perkembangan proses
penarikan obat. dan atau bahan obat harus didokumentasikan dan
dilaporkan, serta dibuat laporan akhir setelah selesai penarikan,
termasuk rekonsiliasi antara jumlah yang dikirim dan
dikembalikan. Fasilitas distribusi harus mengikuti instruksi
penarikan yang diharuskan oleh instansi berwenang atau industri
farmasi dan/atau pemegang izin edar.
Terdapat 2 jenis recall :

28
 a. Mandatory Recall
Mandatory recall adalah penarikan produk apabila ada surat
permintaan recall resmi dari BPOM. Mandatory recall
berhubungan dengan mutu dan keamanan suatu produk dan
dilakukan karena jika produk tersebut tetap diedarkan dan
digunakan oleh pasien dapat mempengaruhi keselamatan.
Contoh kasus mandatory recall adalah produk albotyl dan
viostin, karena ada surat resmi permintaan penarikan dr
BPOM.
b. Voluntary Recall
Voluntary recall dilakukan atas inisiatif dari principal atau
pabrik. Apabila ada voluntary recall, produk dari outlet akan
diambil oleh salesman kemudian dibawa ke PBF TSJ cabang.
Setelah semua terkumpul sesuai batas waktunya, maka dibuat
laporan dan barang dikembalikan ke TSJ pusat. Nantinya TSJ
pusat yang akan mengembalikan produk ke supplier.

7) Transportasi
Pada proses distribusi, perlu dilakukan pemilihan transportasi
yang memadai dikarenakan obat dan atau bahan obat harus diangkut
dengan kondisi penyimpanan sesuai dengan informasi pada kemasan.
Metode transportasi yang dipilih, harus dapat menjamin bahwa obat
dan atau bahan obat tidak mengalami perubahan kondisi selama
transportasi yang dapat mengurangi mutu. Pengiriman obat dan/atau
bahan obat harus aman dan dilengkapi dengan dokumentasi yang
sesuai untuk mempermudah identifikasi dan verifikasi kepatuhan
terhadap persyaratan yang ditetapkan. Kebijakan dan prosedur tertulis
harus dilaksanakan oleh semua personil yang terlibat dalam
transportasi.
PBF Tri Sapta Jaya Semarang bekerjasama dengan ekspedisi
Pandu Logistic dan Hans Logistic sebagai penyedia jasa transportasi

29
 pihak ketiga. Antara PBF TSJ dan penyedia jasa transportasi dibuat
kontrak kerjasama yang jelas untuk menghindari hal-hal yang tidak
diinginkan. Poin yang tertuang dalam kontrak diantaranya, kendaraan
dalam kondisi baik, bersih, dan sesuai dengan persyaratan
penyimpanan produk, pengemudi dilatih CDOB, pihak ketiga
memahami kondisi penyimpanan, pihak ketiga memiliki tempat,
personil yang kompeten, peralatan, pengetahuan dan pengalaman
dalam melaksanakan tugas yang dikontrakkan, harus memenuhi
persyaratan CDOB, penerima kontrak harus menghindari aktivitas
yang dapat mempengaruhi mutu obat dan atau bahan obat, serta
melaporkan kejadian apapun yang dapat mempengaruhi mutu obat
kepada pemberi kontrak.

8) Sarana Distribusi berdasarkan Kontrak

Cakupan kegiatan kontrak terutama yang terkait dengan
keamanan, khasiat, dan mutu obat dan/atau bahan obat yaitu kontrak
antar fasilitas distribusi dan kontrak antara fasilitas distribusi dengan
pihak penyedia jasa antara lain transportasi, pengendalian hama,
pergudangan, kebersihan dan sebagainya. Pemberi kontrak
bertanggung jawab untuk menilai kompetensi yang diperlukan oleh
penerima kontrak. Pemberi kontrak harus melakukan pengawasan
terhadap penerima kontrak dalam melaksanakan tugas yang
dikontrakkan sesuai dengan prinsip dan pedoman CDOB. Penerima
kontrak memiliki tempat, personel yang kompeten, peralatan,
pengetahuan, dan pengalaman dalam melaksanakan tugas yang
dikontrakkan oleh pemberi kontrak serta memenuhi aspek CDOB.
Penerima kontrak harus menghindari aktivitas lain yang dapat
mempengaruhi mutu obat serta melaporkan kegiatan apapun yang
mempengaruhi mutu produk. Tidak diperbolehkan mengalihka
pekerjaan kepada pihak ketiga sebelum dilakukkan evaluasi dan

30
 mendapat persetujuan dari pemberi kontrak serta dilakukkan audit ke
pihak ketiga.
Hal yang harus dipertimbangkan sebelum melakukan kerjasama
kontrak antara lain:
a. Semua kegiatan kontrak harus tertulis antara pemberi kontrak dan
penerima kontrak serta setiap kegiatan harus sesuai dengan
persyaratan CDOB.
b. Cakupan kegiatan :
- Kontrak antar fasilitas distribusi
- Kontrak dengan penyedia jasa (transportasi, pengendalian
hama, pergudangan, kebersihan, dll).

Salah satu kontrak fasilitas distribusi dengan pihak penyedia jasa

antara lain transportasi dan pengendalian hama (pest control). PT. Tri
Sapta Jaya melakukan perjanjian kontrak dengan jasa transportasi
yaitu Hans Logistic dan Pandu Logistic. Sedangkan untuk pest control
yaitu dengan PT. Rentokil dengan kontrak 1 tahun dan akan
diperbarui lagi tiap tahunnya. Pihak pest control melkukan
pemeriksaan dan perawatan tiap satu bulan.

9) Dokumentasi
Dokumentasi pengelolaan pengadaan dan penyaluran obat dan
bahan obat merupakan bagian sistem informasi yang meliputi
prosedur, metode dan instruksi kerja, catatan, laporan serta jenis
dokumentasi lain yang diperlukan dalam perencanaan, pelaksanaan,
pengendalian, serta evaluasi sluruh rangkaian kegiatan pengadaan dan
penyaluran obat. Sistem dokumentasi harus menggambarkan secara
lengkap asal-usul setiap jenis produk, serta penyalurannya sehingga
memungkinkan diperlukan penelusuran kembali. Sistem dokumentasi
digunakan pula dalam pemantauan dan pengendalian. Dokumen
mencakup data penting dan dijaga agar selalu aktual. Dokumentasi
yang dimaksud seperti Prosedur tetap atau SOP setiap tahapan

31
 distribusi, dokumentasi pemesanan, dokumentasi penerimaan untuk
produk diterima dan ditolak, dokumentasi penyimpanan, dan
dokumentasi pendistribusi.

E. Alur Obat Masuk Hingga Keluar PBF

Pengadaan obat dilakukan dengan sepengetahuan penanggungjawab.

Penanggungjawab dapat melakukan akses dan control terhadap pemesanan.
Proses pengadaan di PBF TSJ Semarang sebagian besar barang merupakan
alokasi dari PBF pusat di Jakarta. Ada pula yang melalui pembelian di cabang,
misalnya di EPM, APL, Dos Ni Roha, MBS, dan PPG. Untuk pembelian di
cabang harus melakukan pengajuan terlebih dahulu ke pusat untuk meminta
persetujuan, karena PBF cabang tidak bisa langsung membuat PO (Pre Order)
pembelian sendiri. Pengajuan ke pusat disebut dengan UPC (Usulan Pembelian
Cabang) yang nantinya secara sistem akan diproses approval di kantor pusat.
Jika sudah di approve, barulah cabang dapat mencetak PO tersebut.

Alur obat masuk hingga pendistribusian keluar dari PBF yaitu ketika
barang masuk dari supplier atau pembelian cabang, dilakukan pengecekan
dokumen. Faktur dan surat pesanan dicocokan kemudian dilakukan
pengecekan fisik barang, kesesuaian nomor batch dan waktu kadaluarsa di
barang dengan faktur. Pengecekan dilakukan di ruang loading penerimaan. Jika
semua sudah sesuai, maka faktur pembelian ditandatangani oleh
penanggungjawab fasilitas distribusi dan dilakukan proses input masuk kartu
stock secara sistem. Semua dokumen yang berkaitan dengan pengiriman
barang (faktur atau surat penyerahan barang) didokumentasikan berdasarkan
tanggal penerimaan.

Setelah selesai barang dimasukkan ke tempat penyimpanan di dalam

gudang. Penyimpanan dilakukan dengan sistem FIFO FEFO dan terdapat label
yang jelas untuk menghindari kesalahan pengambilan. Penyimpanan produk
tidak boleh langsung terkena lantai atau tembok untuk menghindari
kelembaban atau basah yang dapat menyebabkan kerusakan produk, dapat

32
 diidentifikasi dengan cepat pada saat dibutuhkan serta mudah untuk
dibersihkan baik barang maupun lokasi penyimpanannya.

Ketika pendistribusian dilakukan ketika terdapat orderan masuk dari

salesman, akan diproses oleh data proses. Setelah di approve, kemudian akan
masuk ke sistem di gudang, untuk proses penyiapan (picker dan checker). Jika
barang sudah selesai disiapkan maka faktur penjualan akan tercetak. Barang-
barang dikeluarkan dari pengemasan kemudian masuk area loading
pengiriman. Driver atau loper akan mengecek kembali fisik barang dengan
faktur sebelum pengiriman. Kemudian membuat surat jalan terlebih dahulu
sebelum berangkat mengirimkan atau mendistribusikan produk.

F. Pengelolaan PBF
1. Seleksi Obat
Seleksi obat dilakukan dengan memilih sumber yang legal, sehingga
dapat dipastikan obat yang akan dipesan tidak palsu dan terjamin mutu dan
keamanannya. Supplier harus dipastikan berasal dari pihak yang
terpercaya dan telah memenuhi kualifikasi. Apabila produk diperoleh dari
industri farmasi atau alat kesehatan hal-hal yang perlu diperhatikan
meliputi izin industri serta menerapkan prinsip dan pedoman
CPOB/CPAKB, yang dibuktikan dengan sertifikat CPOB/CPAKB, dan
apabila obat didapat dari PBF lain maka hal yang harus dipastikan yaitu
izin PBF, SIKA APJ, dan NPWP.
2. Estimasi Kebutuhan Obat (Perencanaan)
Perencanaan dilakukan dengan perhitungan penjualan rata-rata 3 bulan
dan permintaan tambahan jika terdapat fix order, sedangkan stok di
gudang sedang kurang atau kosong.
Perhitungan rencana permintaan dibuat satu bulan sebelumnya atau
disebut juga dengan forecast yang kemudian akan diupload pada sistem
setelah mendapatkan persetujuan dari apoteker penanggungjawab.
Perhitungan perencanaan dibuat oleh direktorat sales cabang disesuaikan
dengan rata-rata penjualan. Setelah masuk ke sistem, pusat akan mereview

33
 permintaan dari cabang. Jika PBF pusat mengalami kekosongan stok maka
PBF cabang dapat melakukan pembelian obat di PBF lain dengan
mengajukan UPC (Usulan Pembelian Cabang) terlebih dahulu ke pusat.
Setelah mendapat approve dari pusat, apoteker penanggjungjawab cabang
akan membuat pre order untuk obat tersebut. Pengadaan rutin yang
dilakukkan PT. Trisapta Jaya yaitu setiap minggu ke-2 dan minggu ke-4
setiap bulannya.
3. Pengelolaan Obat Rusak, Kadaluarsa, dan Pemusnahan Obat
PBF Tri Sapta Jaya Semarang tidak melakukan pemusnahan obat.
Pengelolaan obat rusak dan kadaluarsa di lakukan dengan cara retur ke
supplier. Sebelum diserahkan ke supplier obat rusak dan akan kadaluarsa
dalam waktu 3 bulan dikumpulkan dan disimpan diruang khusus untuk di
karantina dan diberikan penandaan yang jelas.
4. Tata Kelola Administrasi dan Laporan di PBF
Tata kelola administrasi di PBF TSJ Semarang meliputi dokumen
faktur dan surat pesanan, dokumen receiver atau penerimaan, dokumen
retur dan dokumen pengeluaran. Penyimpanan dokumen dilakukan selama
tiga tahun.
Pelaporan yang dilakukan oleh PBF TSJ Semarang yaitu laporan e-
report dan e-napza. Laporan tersebut dilakukan tiap bulan. Laporan e-
report yaitu pelaporan produk-produk narkotik, psikotropik dan precursor
yang ditujukan kepada kemenkes melalui website
http://pbf.binfar.kemkes.go.id/. Sedangkan laporan e-napza yaitu
pelaporan produk-produk narkotik, psikotropik, precursor dan OOT (obat-
obat tertentu) yang ditujukan kepada BPOM melalui website http://e-
napza.pom.go.id/
PBF juga terdapat laporan untuk obat diduga palsu. Apabila ada
temuan obat diduga palsu maka PBF akan melaporkan hal tersebut
kepada BBPOM. Sebelum lapor ke BBPOM, PBF akan melakukan
pengecekan terlebih dahulu terkait obat apa saja yang diduga palsu. PT.

34
 Tri Sapta Jaya Semarang belum pernah mendapat keluhan produk diduga
palsu.
G. Monitoring Pengawasan dan Penyimpanan
PBF Tri Sapta Jaya Semarang melakukan pengawasan dan
penyimpanan, yaitu meliputi monitoring suhu ruang untuk memastikan semua
produk disimpan sesuai spesifikasi penyimpanan. Cycle count dilakukan
setiap hari dengan menghitung random beberapa produk. Perhitungan jumlah
produk dilakukan dengan mencocokan jumlah fisik dengan sistem apakah
sudah sesuai ataukah ada selisih. Melalui cycle count ini juga dapat untuk
mengecek apakah produk penempatan sudah sesuai lokasinya, misalnya tidak
bercampur antara obat dan suplemen. Monitoring pengawasan dan
penyimpanan juga dilakukan dengan melakukan stock opname dan pencatatan
pada kartu stock baik kartu stock fisik maupun elektronik.

H. Penanganan Obat Kembalian dan Obat Ditarik

1. Produk Kembalian / Retur
Proses retur kembali ke supplier dikarenakan suatu produk akan
ED atau barang tidak sesuai dengan surat pesanan, misalnya salah produk
atau barang yang dikirimkan tidak sesuai nomor batch nya pada fisik dan
faktur. Selain hal tersebut retur bias dikarenakan salah entri produk, salah
diskon, outlet double order ke PBF lain, dan pengiriman lama. Kriteria
barang ED yang akan di retur yaitu tiga bulan sebelum masa ED.
Alur penanganan obat kembalian/retur sesuai dengan SOP PT. Tri
Sapta Jaya Semarang alur sebagai berikut :
a) Dokumen retur yakni pengiriman produk disertai surat pengiriman
b) Validate yakni penerimaan harus memeriksa jumlah dan identifikasi
obat
c) Identifikasi yakni di lakukan identifikasi obat berdasarkan
persyaratan seperti penyimpanan, lama pegiriman dipastikan produk
tidak palsu

35
 a) Meliputi,penanganan produk kembalian karena Recall, mulai dari
pemberitahuan ke pelanggan, penerimaan, penempatan dan
pengembalian serta laporan nya. Penanggung Jawab

b) Harus ada personal yang ditunjuk memangani Recall bertanggung

jawab atas semua proses sd laporan2 yang harus dikirimkan sesuai
ketentuan

c) Produk yang ditarik karena recall ditempatkan terpisah dengan

penandaan yang jelas dan terkunci sd jadwal pengembalian ke
Principal

d) Pelaksanaan dilakukan setelah menerima Surat perintah Penarikan

produk dari Principal atau Badan yang berwenang dengan batasan
waktu yang diberikan

2. Penarikan Produk / Recall

Proses penarikan kembali dilakukan jika barang yang telah beredar
di masyarakat. Dapat disebabkan karena adanya permintaan dari
prinsipal, hasil temuan dari Badan POM di lapangan, ditemukannya
produk palsu atau adanya keluhan dari pelanggan.
Terdapat 2 jenis recall, yaitu :
 Mandatory Recall
Mandatory recall adalah penarikan produk apabila ada surat
permintaan recall resmi dari BPOM. Mandatory recall berhubungan
dengan mutu dan keamanan suatu produk dan dilakukan karena jika
produk tersebut tetap diedarkan dan digunakan oleh pasien dapat
mempengaruhi keselamatan. Contoh kasus mandatory recall adalah
produk albotyl dan viostin, karena ada surat resmi permintaan
penarikan dr BPOM.
Dalam kasus mandatory recall PBF TSJ cabang mengirimkan
laporan recall ke pusat dan BBPOM. Formulir recall mencakup
nama outlet, nama produk yg direcall, riwayat penjualan dari PT.

36
 TSJ ke outlet tersebut, kolom jumlah dan keterangan untuk
menuliskan hasil apakah stok sudah habis atau masih ada, juga
disertai tanggal, nama penerima recall (outlet) dan stempel outlet.
 Voluntary Recall
Voluntary recall dilakukan atas inisiatif dari supplier atau pabrik.
Pada voluntary recall pabrik akan mengirimkan surat perintah berupa
penarikan produk. Setelah menerima surat perintah tersebut produk
diambil oleh salesman, kemudian akan dibawa ke TSJ cabang.
Setelah semua terkumpul sesuai batas waktu yang ditentukan, maka
dibuat laporan, dan setelah itu barang dikembalikan ke TSJ pusat.
Nanti TSJ pusat yang akan mengembalikan ke supplier.

I. Pengenalan K3, Inspeksi Diri dalam PBF Sesuai CDOB

Kesehatan, keselamatan dan keamanan kerja atau disingkat K3 adalah
bidang yang terkait dengan kesehatan, keselamatan, dan kesejahteraan
manusia yang bekerja di sebuah institusi. Tujuan K3 adalah untuk
memelihara kesehatan, keselamatan, dan keamanan lingkungan kerja.
Di PBF Tri Sapta Jaya Semarang sudah menerapkan K3 untuk menjamin
keselamatan para pegawai yang bertugas. Peralatan keamanan yang digunakan
di PBF Tri Sapta Jaya khususnya di gudang penyimpanan adalah APD (alat
pelindung diri) berupa helm keselamatan dan safety shoes. Penggunaan APD
bertujuan untuk menghindari jika terjadi tumpukan box atau kardus yang jatuh.
Di PBF TSJ Tri Sapta Jaya Semarang terdapat berbagai macam warna helm
untuk membedakan antar petugas. Helm warna putih untuk APJ, warna merah
untuk kepala gudang, warna kuning untuk petugas gudang dan warna biru
untuk tamu. Contoh pelatihan K3 di PBF Tri Sapta Jaya cabang Semarang
yaitu berupa pemadaman api ringan, pelatihan jika terjadi gempa atau bencana.
Inspeksi diri merupakan suatu kegiatan yg dilakukan secara rutin untuk
menilai apakah seluruh aspek di PBF Tri Sapta Jaya Semarang telah memenuhi
ketentuan GDP, CDOB, CDAKB, Sistem Manajemen Mutu, dan persyaratan
lainnya serta merekomendasikan tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan

37
 yang perlu dilakukan. Inspeksi diri dilakukan oleh auditor. Seorang auditor
yang melakukan audit, telah memenuhi pelatihan tentang inspeksi diri dan SOP
inspeksi diri sebelum menjalankan tugasnya. Inspeksi diri harus dilakukan
dengan cara yang independen dan rinci oleh personil yang kompeten dan
ditunjuk oleh perusahaan dan semua pelaksanaan inspeksi diri harus dicatat.
Inspeksi diri PBF Tri Sapta Jaya Semarang dilakukan setahun sekali dari
tanggal inspeksi sebelumnya. Untuk melakukan inspeksi diri akan dibentuk tim
yang didalamnya terdiri dari kepala bagian masing-masing divisi. Pelaksanaan
inspeksi diri harus selalu terdokumentasi. Inspeksi diri dilakukan secara
independen, audit dapat dilakukan oleh Apoteker Penanggung Jawab ataupun
tim external. Auditor harus mendapat pelatihan dan mengetahui
parameter/standard yang berlaku atas aspek yang diaudit. Apabila ada temuan
masalah dalam inspeksi diri harus diidentifikasi dan dilakukan CAPA dan
segera direalisasikan.

J. Diskusi Kasus Diberikan oleh Pembimbing Sesuai Kasus di PBF

Dalam suatu distribusi di PBF, dapat ditemukan beberapa hal yang tidak
sesuai dengan yang diharapkan. Salah satunya yaitu keluhan dari klien. Kasus
keluhan dari klien yang dijumpai biasanya dikarenakan karena pengirimannya
lama atau melebihi dari batas waktu yang semestinya. Tindak lanjut untuk
menangani keluhan tersebut harus disampaikan kepada bagian terkait sesuai
kewenangannya. Di PBF Tri Sapta Jaya semarang, apabila terjadi keluhan
seperti pengiriman lama maka petugas yang berwenang adalah kepala gudang
karena ekspedisi berada di bawah pengawasan bagian kepala gudang.
Selain kasus tersebut, PBF Tri Sapta Jaya juga pernah mendapati kasus
order yang tidak wajar dari klien. Order tidak wajar yang dimaksudkan adalah
yang biasanya klien memesan produk 4-5 box terjadi pemesanan hingga 2
sampai 3 kali lipat dalam satu kali pesan. Untuk menangani hal tersebut perlu
dilakukan konfirmasi kepada APA yang membuat pesanan atas kebenaran
pemesanan tersebut. Apabila pesanan tidak sesuai maka PBF tidak menyetujui
orderan tersebut.

38
 Contoh kasus lain yang terjadi di PBF adalah kurangnya jumlah produk
yang dikirim dari PBF ke outlet, tidak sesuai antara yang tertera di faktur dan
jumlah fisik. hal tersebut dapat ditangani dengan melakukan pengecekan stok
di gudang apabila terdapat sisa stok di gudang maka barang akan dikirim
kembali ke outlet tersebut, namun jika tidak stok di gudang tidak ada selisih
maka dilakukan pengecekan di ekspedisi karena dikhawatirkan tertinggal.
Apabila tidak terjadi ketinggalan barang di ekspedisi maka kehilangan menjadi
tanggungjawab ekspedisi.
PBF Tri Sapta Jaya Semarang pernah melakukan recall terhadap produk
vitazym. Penarikan vitazym awalnya adalah dikarenakan produk serupa yaitu
enzyplex yang diduga terdapat bahan yang mengandung DNA tidak halal.
Kemudian dari Kalbe melakukan penarikan pada produk serupa (vitazym).
Sebelum melakukan penarikan, biasanya terdapat surat perintah penarikan dari
pabrik. Setelah menerima surat perintah tersebut produk diambil oleh
salesman, kemudian akan dibawa ke TSJ cabang. Setelah semua terkumpul
sesuai batas waktu yang ditentukan, maka dibuat laporan, dan setelah itu
barang dikembalikan ke TSJ pusat. Nantinya TSJ pusat yang akan
mengembalikan ke supplier. Laporan recall atau penarikan juga dikirimkan ke
BBPOM.

39
 BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN
Berdasarkan kegiatan Praktek Kerja Profesi Apoteker yang dilaksanakan
di PT. Tri Sapta Jaya Semarang, dapat disimpulkan bahwa:
1. Peran dan tugas Apoteker sebagai penanggung jawab di PBF adalah
melaksanakan dan mengawasi kegiatan pengelolaan obat yang terdiri dari
pengadaan, penerimaan dan penyaluran obat sesuai dengan Cara Distribusi
Obat yang Baik dan peraturan perundang-undangan.
2. Penerapan manajemen pengelolaan obat di PT. Tri Sapta Jaya Semarang
telah didukung oleh sistem software aplikasi yang terintegrasi ke seluruh
perangkat komputer yang terdapat di kantor PBF Cabang dan Pusat,
sehingga dapat meningkatkan efektivitaas dan efisiensi kegiatan
operasional di PBF.
3. PT. Tri Sapta Jaya Semarang sudah menjalankan standar CDOB sesuai
dengan Petunjuk Pelakasanaan CDOB.
4. PT. Tri Sapta Jaya Semarang sudah menerapkan Standar Operasional
Prosedur yang jelas dalam semua bagian.

B. SARAN
Pengelolaan obat di PT. Tri Sapta Jaya diharapkan dapat dipertahankan
untuk meningkatkan kualitas dalam memproduksi sediaan farmasi sesuai
dengan ketentuan CDOB.

40
 DAFTAR PUSTAKA

Badan Pengawas Obat dan Makanan. 2012. Peraturan Kepala Badan Pengawas
Obat dan Makanan Republik Indonesia Nomor HK.03.1.34.11.12.7542 Tahun
2012 tentang Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat yang Baik. Jakarta:
Badan Pengawas Obat dan Makanan RI.
Badan POM RI. 2015. Petunjuk Pelaksanaan Cara Distribusi Obat yang Baik
(CDOB). Badan Pengawan Obat dan Makanan Republik Indonesia. Jakarta.
Presiden Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009
tentang Kesehatan. Jakarta
Presiden Republik Indonesia. 2009. Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009
tentang Pekerjaan Kefarmasian. Jakarta
Kementrian Kesehatan RI. 2011. Peraturan Menteri Kesehatan RI No.
1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi. Jakarta:
Kementrian Kesehatan RI
Kementrian Kesehatan RI. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 34 tahun
2014 tentang Pedagang Besar Farmasi. Jakarta: Kementrian Kesehatan RI

41
 LAMPIRAN

Lampiran 1. Kebijakan Mutu PT. Tri Sapta Jaya Semarang

Lampiran 2. Denah PT. Tri Sapta Jaya Semarang

42
Lampiran 3. Peta Lokasi PT. Tri Sapta Jaya Semarang

Lampiran 4. Alat Pelindung Diri

Safety Helmet Standar APD menggunakan safety

shoes dan safety helmet

43
Lampiran 5. Contoh Faktur PT. Tri Sapta Jaya

44
Lampiran 6. Contoh Surat Pesanan Prekursor Farmasi

45
Lampiran 7. Rekapan Laporan Keluhan Pelanggan

Lampiran 8. Formulir Rekapitulasi Saran-Keluhan-Komplain

46
Lampiran 9. Form Monitoring Suhu

47
Lampiran 10. Berita Acara Penarikan Barang ( Recall )

Lampiran 11. Tanda Terima Pelaporan Ke BPOM

48
Lampiran 12. Sertifikat Pelatihan CDOB

Lampiran 13. Pembatasan Penyimpanan

49
Lampiran 14. Jadwal Aktivitas Tahunan

Lampiran 15. Chiller Penyimpanan Obat Rantai Dingin

50
Lampiran 16. Surat Penarikan Produk

Lampiran 17. Contoh surat pesanan OOT

51
Lampiran 18. Ruang Produk Retur Dan Ruang Karantina Produk Rusak
Dan Mendekati ED

Lampiran 19. Ruang Produk Prekursor dan Ruang Produk Alkes

52
Lampiran 20. Halaman Depan PBF. Tri Sapta Jaya Semarang

53
Lampiran 21. Jurnal Harian Kegiatan PKPA di PBF Tri Sapta Jaya
Semarang
NAMA MAHASISWA : Dyah Purnaning Tyas
TEMPAT PKPA : PBF Tri Sapta Jaya Semarang
PEMBIMBING : Dini Dewanti, S.Farm., Apt
TAHUN : 2020
Paraf Pembimbing
Tanggal Kegiatan
PKPA
Perkenalan dengan Kacab, Apoteker Penanggungjawab
20 April 2020 √
PBF dan Staff lainnya di PBF Tri Sapta Jaya Semarang

Struktur Organisasi dan Tupoksinya di PBF Tri Sapta Jaya

21 April 2020 √
Semarang

22 April 2020 Regulasi dan peraturan hokum mengenai CDOB √

23 April 2020 Prinsip aspek CDOB √

24 April 2020 Prinsip aspek CDAKB √

25 April 2020 POST TEST

26 April 2020 LIBUR √

Managing drug supply, supply chain management
27 April 2020 Alur obat masuk dari industry, principle hingga keluar dari √
PBF
Prinsip dasar seleksi obat dan estimasi kebutuhan obat
28 April 2020 √
(perencanaan, pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran)
Analisa verifikasi pemesanan oleh pelanggan dan
29 April 2020 √
penanganan CCP
30 April 2020 Pengelolaan produk NPP dan OOT √
1 Mei 2020 LIBUR √
Kualifikasi pihak ketiga dengan transporter
2 Mei 2020 √
POST TEST
3 Mei 2020 LIBUR √
4 Mei 2020 Sarana prasarana di PBF Tri Sapta Jaya Semarang √
Penerapan sistem mutu dan inspeksi diri di PBF Tri Sapta
5 Mei 2020 √
Jaya semarang
6 Mei 2020 Pengelolaan obat rusak, recall dan kadaluarsa √

54
 7 Mei 2020 LIBUR √
Sistem pengamanan sediaan di PBF
8 Mei 2020 √
Analisa verifikasi pelanggan dan pemesanan obat
9 Mei 2020 POST TEST √

Lampiran 22. Screenshoot Pembelajaran Via Whatsapp Dengan Preceptor

55
56
57