BAB II

TINJAUAN UMUM INSTANSI TEMPAT PKPA

Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) dilaksanakan di Apotek

Kimia Farma No. 603 Gedangan yang terletak di Jalan Ahmad Yani No.
119 Gedangan – Sidoarjo pada tanggal 19 Agustus – 20 September 2019.
Pada bab ini akan dibahas mengenai ulasan PT. Kimia Farma dan
pembahasan mengenai Apotek Kimia Farma No. 603 Gedangan.

2.1 Sejarah Berdirinya Apotek Kimia Farma

Kimia Farma merupakan perusahaan industri farmasi pertama di
Indonesia yang didirikan tahun 1817 oleh Pemerintah Hindia Belanda. Pada
awalnya perusahaan ini bernama NV Chemicalien Handle Rathkamp & Co.
Namun pada tahun 1958, berdasarkan kebijaksanaan nasionalisasi atas eks
perusahaan Belanda di awal masa kemerdekaan, maka Pemerintah Republik
Indonesia melakukan peleburan sejumlah perusahaan farmasi menjadi
Perusahaan Negara Farmasi (PNF) Bhinneka Kimia Farma. Selanjutnya
pada tanggal 16 Agustus 1971, bentuk badan hukum PNF diubah menjadi
perseroan terbatas, sehingga nama perusahaan berubah menjadi PT. Kimia
Farma. Pada tanggal 4 Juli 2001, PT. Kimia Farma kembali mengubah
statusnya menjadi perusahaan publik, PT. Kimia Farma dan dicatatkan pada
Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya (pada saat ini kedua bursa
telah merger dan kini bernama Bursa Efek Indonesia). Berbekal pengalaman
selama puluhan tahun, PT. Kimia Farma telah berkembang menjadi
perusahaan dengan pelayanan kesehatan terintegrasi di Indonesia. PT.
Kimia Farma kian diperhitungkan kiprahnya dalam pengembangan dan
pembangunan bangsa, khususnya pembangunan kesehatan masyarakat

6
 7

Indonesia. Pada tanggal 4 Januari 2003, PT. Kimia Farma terbagi menjadi
dua divisi, yaitu holding company (induk perusahaan) dan anak perusahaan.
Holding company membawahi pabrik obat di lima kota (Tanjung Morawa-
Medan, Jakarta, Bandung, Semarang, dan Mojokerto); Laboratorium klinik;
dan Jaminan Pelayanan Kesehatan Masyarakat. PT. Kimia Farma
membangun dua anak perusahaan, yaitu PT. Kimia Farma Trading and
Distribution (KFTD) dan PT. Kimia Farma Apotek (KFA).
PT. Kima Farma Trading and Distribution (KFTD) bergerak di
bidang layanan distribusi dan perdagangan produk kesehatan yang memiliki
wilayah layanan cukup luas meliputi 34 Propinsi dan 511 Kabupaten atau
Kota. Sebagai penyedia jasa layanan distribusi, KFTD menyalurkan aneka
produk dari perusahaan induk (PT. Kimia Farma) dan dari industri farmasi
atau dari PBF lain yang telah bekerjasama dengan KFTD pusat. KFTD
mendistribusikan produk-produk tersebut melalui penjualan reguler ke
Apotek (Apotek Kimia Farma dan Apotek non Kimia Farma), Rumah Sakit,
toko obat, dan supermarket.
PT. Kimia Farma Apotek (KFA) didirikan khusus menangani
bisnis retail Apotek yang pada bulan Agustus 2018 berjumlah ± 1080 outlet
di seluruh Indonesia dari Banda Aceh sampai dengan Papua. KFA
menyediakan layanan kesehatan yang terintegrasi meliputi layanan farmasi
(Apotek), klinik kesehatan, laboratorium klinik dan optik, dengan konsep
One Stop Health Care Solution (OSHCS) sehingga semakin memudahkan
masyarakat mendapatkan layanan kesehatan berkualitas. Pelayanan farmasi
menggunakan standar Good Pharmacy Practice (GPP) yaitu standar
internasional yang diterbitkan oleh The International Pharmaceutical
Federation serta standar yang ditetapkan oleh Kementerian Kesehatan
Republik Indonesia tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek
(Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia nomor 73, 2016). Apotek
 8

Kimia Farma melayani penjualan langsung, melayani resep dokter dan

menyediakan pelayanan lain, misalnya praktek dokter, optik, dan pelayanan
OTC (swalayan) serta pusat pelayanan informasi obat. Apotek Kimia Farma
dipimpin oleh Apoteker yang bekerja full time sehingga dapat melayani
pasien terhadap kebutuhan informasi obat dengan baik. Penambahan jumlah
Apotek merupakan bagian dari strategi perusahaan dalam memanfaatkan
momentum pasar bebas, dimana pihak yang memiliki jaringan luas seperti
Kimia Farma akan diuntungkan.
PT. Kima Farma Apotek dipimpin oleh seorang direktur utama
yang membawahi direktur utama operasional dan pengembangan, direktur
utama keuangan dan direktur sumber daya manusia. Saat ini, terdapat dua
jenis apotek di Kimia Farma yaitu Apotek Administrator yang sekarang
disebut sebagai Business Manager (BM) dan Apotek Pelayanan. Business
Manager membawahi beberapa apotek pelayanan yang berada dalam suatu
wilayah. Wilayah Jawa Timur sendiri mempunyai 5 BM meliputi Surabaya,
Gresik, Sidoarjo, Jember dan Malang. Business Manager Sidoarjo
membawahi 23 apotek sampai akhir tahun 2018. Business Manager sendiri
akan membawahi manajer apotek pelayanan yang dipimpin oleh Apoteker
Pengelola Apotek (APA). APA bertanggung jawab di apotek dalam hal
pengelolaan sediaan farmasi, pengelolaan keuangan, pengelolaan sumber
daya manusia.
2.1.1 Visi PT. Kimia Farma
Visi PT. Kimia Farma Adalah Menjadi perusahaan Health care
pilihan utama yang terintegrasi dan menghasilkan nilai berkesimbungan.
2.1.2 Misi PT. Kimia Farma
1. Melakukan aktivitas usaha di bidang-bidang industri kimia dan
farmasi, perdagangan dan jaringan distribusi, retail farmasi
dan layanan kesehatan serta optimalisasi asset.
 9

2. Mengelola perusahaan secara Good Corporate Governance

dan Operational Excellence didukung oleh SDM profesional.
3. Memberikan nilai tambah dan manfaat bagi seluruh
stakeholder.
2.1.3 Budaya dan Motto Kimia Farma

Gambar 2.1. Logo Budaya dan Motto Kimia Farma

Kimia Farma dalam melayani konsumennya dalam konsep Apotek
jaringan, serta dalam mewujudkan visi dan misi PT. Kimia Farma
sebagai perusahaan jasa dan layanan kesehatan yang berkarya dalam
meningkatkan kualitas hidup masyarakat luas, maka diperlukan adanya
budaya kerja (kerja ikhlas, kerja cerdas, kerja keras, kerja antusias serta
kerja tuntas) yang mengacu pada tata nilai motto “ I CARE” yang
memiliki makna “ SAYA PEDULI” yaitu :
a. Innovative : Budaya berpikir out of the box, smart, dan kreatif
untuk membangun produk unggulan.
b. Collaborative : Bekerja sama adalah kunci menuju sukses.
c. Agile: Mampu beradaptasi dan bergerak cepat.
d. Responsible : Memiliki tanggung jawab pribadi untuk bekerja tepat
waktu, tepat sasaran dan dapat diandalkan, serta senantiasa
 10

berusaha untuk tegar dan bijaksana dalam menghadapi setiap

masalah.
e. Enthusiastic : Antusis dan selalu bersemangat.

2.1.4 Simbol PT. Kimia Farma

PT. Kimia Farma memiliki logo yang menggambarkan matahari
terbit berwarna orange dan tulisan Kimia Farma yang berwarna biru di
bawahnya. Simbol tersebut memiliki makna sebagai berikut :

Gambar 2.2. Logo Perusahaan PT. Kimia Farma

2.1.5 Simbol Matahari
1. Paradigma Baru. Matahari terbit adalah tanda memasuki babak
baru kehidupan yang lebih baik.
2. Optimis. Matahari memiliki cahaya sebagai sumber energi, cahaya
tersebut adalah penggambaran optimisme Kimia Farma dalam
menjalankan bisnisnya.
3. Komitmen. Matahari selalu terbit dari timur dan tenggelam dari
arah barat secara teratur dan terus menerus memiliki makna adanya
komitmen dan konsistensi dalam menjalankan segala tugas yang
diemban oleh Kimia Farma dalam bidang farmasi dan kesehatan.
4. Sumber Energi. Matahari sumber energi bagi kehidupan dan
Kimia Farma sebagai salah satu sumber enrgi bagi kesehatan
masyarakat.
 11

5. Semangat Abadi. Warna orange berarti semangat, warna biru

berarti keabadian. Harmonisasi antara kedua warna tersebut
menjadi satu makna yaitu semangat yang abadi.
2.1.6 Jenis Huruf
Jenis huruf dirancang khusus untuk kebutuhan Kimia Farma
disesuaikan dengan nilai dan image yang telah menjadi energi bagi Kimia
Farma, karena prinsip sebuah identitas harus berbeda dengan identitas yang
telah ada.
2.1.7 Sifat Huruf
1. Kokoh. Memperlihatkan Kimia Farma sebagai
perusahaan terbesar dalam bidang farmasi yang
memiliki bisnis hulu hilir dan merupakan perusahaan
farmasi pertama yang dimiliki Indonesia.
2. Dinamis. Huruf italic memperlihatkan
kedinamisan dan optimisme Kimia Farma.
3. Bersahabat. Huruf kecil dan lengkung
memperlihatkan keramahan Kimia Farma.

2.2 Lokasi dan Bagunan Apotek Kimia Farma 603

Apotek Kimia Farma 603 terletak di Jalan Ahmad Yani No. 119
Gedangan Sidoarjo. Letak Apotek Kimia Farma 603 cukup strategis karena
dipengaruhi oleh beberapa faktor, yaitu:
- Lokasi yang cukup strategis, karena berada tepat di pinggir jalan
raya yang ramai dilalui kendaraan, sehingga sangat mudah
dijangkau oleh masyarakat, dan diharapkan dapat memenuhi
kebutuhan obat masyarakat, karena berada pada jalan utama Kota
Sidoarjo menuju Surabaya;
 12

- Lokasinya terletak di kawasan padat penduduk dengan keadaan

sosial ekonomi yang relatif berkecukupan;
- Memiliki lahan parkir yang memadai.
Apotek Kimia Farma 603 diresmikan pada awal bulan Januari
2015 dengan jam operasional pelayanan 24 jam. Arus lalu lintas cukup
padat sehingga lokasi apotek dapat dikatakan cukup strategis untuk
pelayanan 24 jam. Selain arus lalu lintas yang padat, lokasi ini mempunyai
keunggulan lainnya karena terletak dekat dengan beberapa tempat praktek
dokter, Klinik Rawat Inap 24 jam dan Rumah Sakit Ibu dan Anak “Mitra
Husada”.
Fasilitas yang diberikan oleh Apotek KF 603 yaitu delivery order,
pelayanan BPJS, fasilitas pelayanan melalui media sosial seperti what’s
app, menyediakan lahan parkir yang cukup bagi para pengunjungnya,
memiliki ruang tunggu pasien yang cukup nyaman dilengkapi dengan
pendingin ruangan. Selain itu tersedia pula swalayan farmasi yang melayani
penjualan obat bebas dan bebas terbatas, alat kesehatan, dan Perbekalan
Kesehatan Rumah Tangga (PKRT).
Bangunan Apotek Kimia Farma 603 terdiri dari 1 lantai yang
terbagi menjadi beberapa bagian, yaitu swalayan, apotek, toilet. Praktek
dokter yang tersedia di Apotek Kimia Farma 603 yakni praktek dokter
umum. Model bangunan di apotek Kimia Farma 603 dapat dilihat pada
gambar 2.3.
 13

Gambar 2.3 Denah Apotek Kimia Farma 603.

Keterangan:
1 = Lokasi parkir apotek
2 = Ruang tunggu pasien
3 = Swalayan apotek
4 = Ruang praktek dokter umum
5 = Kulkas pendingin produk minuman
6 = Meja penulisan salinan resep dan etiket
7 = Lemari obat BPJS
8 = Meja peracikan
9 = Lemari narkotika dan psikotropika
10 = Wastafel
11 = Rak obat saluran pencernaan, hormon, OOT, infus
12 = Rak sediaan topikal (salep) dan tetes mata
13 = Rak obat antibiotik dan vitamin
14 = Rak obat SSP dan analgesik
15 = Kulkas untuk obat insulin, probiotik, suppositoria
16 = Rak obat hipertensi, diabetes melitus, dan asam urat
 14

17 = Rak obat generik dan alergi

18 = Lemari penyimpanan barang – barang HV
19 = Rak kosmetika (lipstick,bedak, face wash)
20 = Tempat penerimaan resep
21 = Tempat pembayaran
22 = Tempat penyerahan obat
23 = Informasi Obat
24 = Toilet
25 = Loker penyimpanan barang karyawan

2.3 Struktur Organisasi Apotek dan Personalia

Kualitas maupun kuantitas dari sumber daya manusia (SDM)
merupakan hal yang paling mendukung dalam terselenggaranya pelayanan
pada apotek. Apotek KF 603 memberikan pelayanan selama 24 jam. Jam
kerja karyawan dibagi menjadi tiga shift, dan dilakukan pergantian setiap 7
jam kerja. Pembagian shift adalah sebagai berikut :
- Shift pagi : 08.00 – 15.00
- Shift siang : 15.00 – 22.00
- Shift malam : 22.00 – 08.00
Apotek Kimia Farma memiliki struktur organisasi yang berfungsi
untuk menentukan tugas dan tanggung jawab tiap personil, serta
memperlancar tiap kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan
kefarmasian. Apotek Kimia Farma 603 memiliki karyawan sebanyak
delapan orang yang terdiri dari satu orang Apoteker penanggung jawab
Apotek yang dipimpin oleh Ibu Fatmawati Wardhani, S. Farm, Apt dan
dibantu oleh tujuh orang asisten apoteker (AA). Apoteker Pengelola
Apotek (APA) memiliki tugas yaitu :
- Memimpin seluruh kegiatan apotek.
 15

- Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan operasional di

apotek, baik yang bersifat kefarmasian maupun yang bukan bersifat
kefarmasian.
- APA bertanggung jawab langsung kepada Business Manager.
- Membuat visi dan misi apotek .
- Membuat strategi tujuan, sasaran dan program kerja.
- Mengusahakan apotek yang dikelola dapat memberikan hasil yang
sesuai rencana kerja.
- Mengkoordinir dan mengawasi seluruh kegiatan yang bersifat
teknis kefarmasian.
- Mengontrol biaya operasional agar efektif serta efisien.
Asisten Apoteker (AA) bertugas melayani pembelian obat dengan resep
maupun non resep, mengerjakan peracikan obat-obatan, menulis copy resep,
menulis etiket, membuat kuitansi, memeriksa kembali resep-resep yang
dilayani, mengatur dan mengawasi persediaan obat-obatan mulai dari
pemesanan, penerimaan, pengelolaan stok yaitu dengan melakukan stok
sampling dan stok opname yang dilakukan setiap bulan, memelihara
kebersihan apotek, alat-alat racik, dan lemari tempat penyimpanan obat.
Skema struktur organisasi apotek Kimia Farma 603, dapat dilihat pada
gambar 2.4.
 16

Gambar 2.4. Skema Struktur Organisasi Apotek Kimia Farma 603.

2.4 Sarana Penunjang

Sarana dan prasarana yang lengkap di apotek bertujuan untuk
memenuhi kebutuhan karyawan dan pasien sehingga dapat memberikan
pelayanan yang maksimal dari apotek. Sarana dan prasarana disesuaikan
dengan kebutuhan masing-masing Apotek dengan memperhatikan luas
bangunan, optimalisasi penggunaan ruangan, efisiensi kerja, jumlah
karyawan, pelayanan yang dilakukan serta kepuasan pasien. Berikut ini
adalah sarana dan prasarana yang terdapat pada Apotek Kimia Farma 603 :
a. Ruangan apotek, meliputi:
Ruang pelayanan resep, ruang penyimpanan obat, ruang tunggu
konsumen, tempat peracikan obat, tempat penyerahan obat, tempat
penyimpanan resep-resep, toilet, dan sebuah ruangan praktek
dokter.
 17

b. Perlengkapan bangunan apotek, meliputi:

Rak obat, lemari narkotik dan psikotropik, meja, kursi, telepon,
fax, tiga buah komputer yang memiliki akses langsung dengan
internet, printer, AC, lemari es, tempat sampah, dan mesin debit.
c. Perlengkapan sediaan di apotek, terdiri atas:
Obat bebas, bebas terbatas, keras, generik, narkotik dan
psikotropik, tradisional, kosmetik, dan suplemen.
d. Alat peracikan, terdiri atas:
Mortir, stamper, sudip, blender obat, pulverizer (mesin las untuk
bungkus puyer), gelas ukur, ayakan, dan timbangan.
e. Wadah pengemas, etiket, dan label sediaan, terdiri atas:
Wadah kertas pembungkus puyer, wadah pot plastik untuk sediaan
semisolid (cream, salep, pasta, dll), dan wadah botol plastik untuk
sediaan kapsul di mana semua wadah tersebut diberi logo Kimia
Farma, cangkang kapsul, plastik klip, etiket putih / biru, dan
berbagai macam label sediaan seperti label sediaan khusus untuk
obat antibiotika.
f. Perlengkapan administrasi, terdiri atas:
Blanko copy resep, kuitansi, Surat pesanan obat berupa BPBA
(bon permintaan barang apotek), kartu stok obat, formulir
pelaporan narkotika dan psikotropika, kertas nota penjualan, dan
perlengkapan alat tulis.
g. Untuk memudahkan mencari informasi tentang obat di apotek juga
dilengkapi dengan buku-buku standar penunjang seperti ISO dan
MIMS, dan buku perundang-undangan.
 18

2.5 Sistem Manajemen

Suatu manajemen tidak terlepas dari perencanaan, perorganisasian,
pelaksanaan, dan pengawasan. Manajemen didefinisikan sebagai usaha atau
kegiatan yang akan dilaksanakan secara efisien dan efektif untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan dengan menggunakan bantuan orang lain. Di
apotek manajemen dikendalikan oleh APA. Bagian dari manajemen yang
penting meliputi menajemen logistik, dengan siklus mulai perencanaan
hingga penghapusan.
2.5.1 Perencanaan Barang
Ada beberapa cara yang digunakan oleh Apotek Kimia Farma 603
dalam perencanaan pembelian obat, yaitu :
a. Sistem pareto ABC yang dilakukan secara otomatis melalui
komputer. Sistem pareto ABC merupakan suatu teknik pengelolaan
persediaan obat yang ukurannya ditentukan berdasarkan persen
penjualan obat pada setiap periode waktu tertentu. Sistem pareto
yang dimaksud adalah sistem pareto nilai harga. Sistem ini
memiliki klasifikasi dimana pareto A memiliki nilai omzet sebesar
70% - 80% dari total omzet yang ada namun ketersediaan barang
memiliki persentase sebesar 10% -20%. Sedangkan pareto B
memiliki nilai omzet sebesar 10% -15% dengan persentase
ketersediaan barang sebesar 20% -40% dan pareto C memberikan
nilai omzet sebesar 5% dengan ketersediaan barang mencapai 60%.
b. Perkiraan secara manual
Perkiraan secara manual dilakukan dengan cara melihat riwayat
penjualan obat melalui kartu stok, apakah obat termasuk fast
moving atau slow moving sehingga dapat memperkirakan jumlah
barang yang akan diadakan dari distributor.
 19

c. Trend
Perencanaan barang dapat dilakukan berdasarkan trend khususnya
bagi obat-obatan yang tingkat penjualan dipengaruhi oleh musim,
misalnya obat-obat pilek dan batuk.
d. Histori data transaksi penjualan obat selama 3 bulan yang secara
otomastis terdata oleh sistem komputer di Apotek Kimia Farma
603. Berdasarkan data historis tersebut, obat selanjutnya
dikelompokkan berdasarkan kategorinya untuk dibuatkan
perencanaan. Perencanaan yang telah dibuat kemudian disesuaikan
(adjustment) dengan kondisi pada saat ini.
e. Pola penyakit. Berdasarkan epidemiologi penyakit dari lingkungan
sekitar yang akan berpengaruh pada permintaan obat oleh pasien.
2.5.2 Pengadaan Barang
Pengadaan barang di Apotek KF 603 adalah berdasarkan pola
penyakit masyarakat sekitar, permintaan barang (resep/ non resep) dari
konsumen, dan daya beli konsumen. Selain itu, perencanaan pengadaan obat
juga disesuaikan dengan keadaan keuangan (cash flow) apotek, laku cepat
(fast moving) atau laku lambat (slow moving). Seluruh item yang ada selalu
dikontrol persediaannya dengan cara menetapkan penanggung jawab per
lemari. Setiap penanggung jawab lemari memiliki buku barang habis (buku
defecta) yang diletakkan di samping atau dekat dengan masing-masing
lemari. Setiap barang yang stoknya menipis harus dituliskan di buku
tersebut kecuali jika pengadaannya harus segera (CITO).
Setiap penanggung jawab juga melakukan pengawasan terhadap
kesesuaian antara stok yang tertulis pada kartu stok, komputer, dan stok
fisik. Apabila ada selisih maka setiap penanggung jawab harus mencari
dimana letak kesalahannya. Dalam rangka pengawasan terhadap kinerja
masing-masing penanggung jawab lemari, maka dua hari sekali dilakukan
 20

uji sampling. Uji sampling yaitu pemeriksaan kesesuaian antara stok yang
ada di kartu stok, di komputer, dan stok fisik setiap hari atau minimal 1
minggu sekali. Pengujian ini dilakukan bergantian untuk masing-masing
lemari dan dilakukan bukan oleh penanggung jawab lemari yang
bersangkutan melainkan oleh penanggung jawab lemari yang lain sehingga
tercipta suatu sistem pengontrolan yang baik. Untuk stok opname, Apotek
Kimia Farma 603 melakukannya tiap bulan sekali dikarenakan kondisi
apotek yang masih baru. Pada awal bulan Juli tahun 2015 Apotek Kimia
Farma 603 mulai melayani peserta BPJS sehingga stok untuk obat peserta
BPJS dan regular berbeda.
Sistem pengadaan di apotek KF 603 dengan cara mengajukan Bon
Permintaan Barang Apotek (BPBA) yang dibuat oleh APA berdasarkan
buku defecta apotek kepada BM via email untuk selanjutnya akan dibuatkan
surat pesanan oleh BM. Apabila barang tersedia di Apotek Kimia Farma
lain, maka barang akan dikirimkan. Jika tidak, BM akan membuatkan surat
pesanan (SP) ke PBF kemudian barang akan langsung dikirim ke Apotek
KF 603. Bon permintaan barang apotek (BPBA) ke Apotek Kimia Farma
Unit Bisnis Sidoarjo dilakukan dua kali seminggu yaitu setiap hari Selasa
dan Kamis.
Cara pengadaan lain yang ada di Apotek Kimia Farma 603 adalah
konsinyasi. Obat/ barang konsinyasi yaitu titipan Distributor/ PBF selama
jangka waktu tertentu dimana jika produk tidak laku maka dapat
dikembalikan ke Distributor/ PBF. Dengan demikian, apotek tidak
menanggung resiko apapun kecuali bila terjadi kehilangan barang.
Pemesanan barang yang sifatnya segera dilakukan dengan cara
menuliskan item obat di buku CITO, dimana permintaan akan dilakukan
dengan telepon kepada penanggung jawab pengadaan di BM. Apabila
permintaan mendesak dan dalam jumlah yang tidak terlalu besar maka akan
 21

dilakukan permintaan barang ke outlet KF terdekat yang memiliki item

tersebut, mengingat KF memiliki sistem teknologi informasi yang
memungkinkan masing - masing outlet mengetahui berapa stok barang yang
ada di outlet yang lain.
Pemintaan ke outlet yang lain dilakukan dengan menggunakan
form permintaan barang (beban) rangkap tiga. Jika item yang dibeli
pelanggan habis stok dan pelanggan tidak menghendaki untuk menunggu
maka item yang dibeli dapat diantarkan ke rumah pelanggan atau bisa
dijanjikan diambil di lain waktu. Bila hal ini terjadi, nama, alamat, nomor
telepon, dan item yang belum tersedia beserta aturan pemakaian dituliskan
di buku pending. Pelanggan akan dihubungi apabila item obat sudah
tersedia. Diperhatikan pula perjanjian dengan pihak PBF terkait dengan
jangka waktu pengembalian (seberapa dekat dengan tanggal kadaluarsa) dan
kemasan obat (utuh dalam boks besar atau dalam kemasan kecil). Apabila
item boleh dikembalikan ke PBF, item akan diserahkan ke BM dengan
menyertakan kopi faktur. Bila item tidak boleh dikembalikan, item akan
dimusnahkan.
Pengadaan narkotika dan psikotropika, SP dibuat oleh masing-
masing apotek, bukan atas nama BM. Pemesanan obat golongan narkotika
dilakukan dengan membuat surat pemesanan narkotik menggunakan model
N-9 rangkap empat yang ditandatangani oleh APA dengan mencantumkan
nama dan stempel apotek. Setiap lembar SP hanya digunakan untuk satu
macam narkotik. SP tersebut ditujukan untuk PT Kimia Farma Trading and
Distribution (PBF). Sedangkan untuk pemesanan obat golongan
psikotropika, digunakan SP khusus untuk obat psikotropika. Tiap lembar
boleh digunakan untuk memesan lebih dari satu macam obat jika
pemesanan dalam PBF yang sama dan dibuat rangkap tiga serta
ditandatangani oleh APA dan ditujukan pada PBF yang memiliki item
 22

tersebut. SP1 dan SP2 (warna putih dan kuning) diserahkan kepada
distributor/ PBF dan SP3 (warna merah muda) untuk arsip pembelian.
Selain melalui BM, pengadaan juga dapat dilakukan antara sesama
apotek Kimia Farma dalam satu zona BM. Beberapa istilah pengadaan antar
apotek yaitu :
1. Mohon Beban : Merupakan pengeluaran barang/stok obat dari apotek
yang memiliki stok barang yang diperlukan ke apotek lain yang
membutuhkan/meminta. Biasanya apotek yang meminta akan
memberikan surat mohon beban kepada apotek yang memiliki stok
barang.
2. Spreading: Merupakan salah satu cara pengadaan dengan cara
melakukan perputaran atau penyebaran barang dari satu apotek yang
satu ke apotek yang lain. Proses perputaran atau penyebaran data ini
dilakukan dengan melihat history suatu produk pada apotek aktif atau
pasif, jika pasif maka pihak BM akan mencari apotek lain dimana
barang tersebut berpeluang untuk terjual.
2.5.3 Penerimaan Barang
Penerimaan barang di Apotek Kimia Farma 603 Gedangan Sidoarjo,
dilakukan dengan pengecekan kesesuaian barang yang datang dengan faktur
yang ada. Faktur merupakan dokumen pemesanan barang yang berisi nama
penerima, nama PBF, nomor faktur, tanggal faktur, jatuh tempo, nama
barang, ED, nomor Batch, Jumlah, harga dan tanggal penerimaan. Faktur
berguna sebagai bukti pembelian atau jika suatu saat nanti terjadi komplain.
Selanjutnya, diperlukan proses cross check antara isi faktur dan fisik barang
yang diterima.
Proses selanjutnya ialah pengiriman data penerimaan barang ke BM.
Prosedurnya ialah dengan mengisi form penerimaan pada menu laporan di
komputer lalu proses pengimputan data dimana hal-hal yang wajib diisi
 23

ialah nama PBF, tanggal faktur, nomor faktur, ED, nomor batch, jumlah dan
waktu kredit serta diskon ( jika ada). Apabila proses pengimputan telah
selesai, data dapat di validasi sehingga form-nya dapat diterima oleh BM.
2.5.4 Penataan Barang
Penataan barang dilakukan dengan tujuan mempermudah
pengawasan dan pengambilan barang-barang di apotek. Adapun penataan
barang di Apotek KF 603 menggabungkan beberapa sistem dimana barang-
barang yang ada dibedakan menurut berbagai kriteria:
a. Bentuk Sediaan
Bentuk sediaan larutan, sirup, sirup kering, suspensi, sediaan tetes
(drop), obat luar (obat tetes mata, hidung, dan telinga, salep, krim,
gel, inhaler, larutan injeksi, dan alat kesehatan), kapsul, kaplet, dan
tablet disusun secara alfabetis dan diletakkan dalam rak tersendiri.
b. Kelas farmakoterapi dan obat generik
Obat generik dari semua kelas terapi termasuk antibiotik generik
disusun secara alfabetis dalam satu rak. Obat-obat paten
digolongkan lagi berdasarkan kelas terapinya yaitu golongan
kardiovaskuler, hipertensi, diabetes, obat anti-alergi, antibiotik,
multivitamin, sistem saraf, nyeri, hormon, saluran kemih, saluran
pencernaan, yang ditata secara alfabetis.
c. Penyimpanan Khusus
Bentuk sediaan yang tidak tahan terhadap suhu kamar seperti
suppositoria, ovula, insulin injeksi dan beberapa sediaan lainnya
diletakkan dalam lemari pendingin dengan suhu antara 2-8℃.
Masing-masing obat disusun secara alfabetis.
 24

d. Psikotropika dan Narkotika

Sediaan psikotropika dan narkotika disimpan dalam lemari khusus
yang terbuat dari kayu yang memiliki pintu rangkap dua serta
masing-masing obat ditata menurut alfabetis.
e. Swalayan
Penataan obat bebas dan obat bebas terbatas di swalayan disusun
berdasarkan bentuk sediaan dan khasiat farmakologinya (kesamaan
katagori/ fungsi obat). Alat kesehatan dan perbekalan farmasi
diletakkan berbeda dengan obat-obatan.
2.5.5 Pemusnahan Barang
Jika ada obat yang rusak selama penyimpanan (misalnya terjadi
perubahan organoleptis) atau sudah kadaluarsa maka obat-obat tersebut
harus dipisahkan dari tempat penyimpanan kemudian dikumpulkan ke
dalam sebuah kardus berwarna coklat, diikat dan diberi keterangan serta
diletakkan terpisah dari tempat penyimpanan barang.
Kemudian obat-obat tersebut dicatat dalam sebuah file sebagai
dokumentasi dan selanjutnya obat-obat itu akan dikirim ke BM, lalu
dimusnahkan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
(Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 73 Tahun 2016)
Pemusnahan obat dilakukan satu tahun sekali, dilakukan oleh BM. Obat-
obat yang dimusnahkan berasal dari seluruh jaringan Apotek Kimia Farma
BM Sidoarjo.
2.5.6 Pencatatan dan Pelaporan
Prosedur pencatatan administrasi dan pelaporan yang dilakukan
dibagi menjadi dua prosedur.
a. Prosedur yang dikaitkan dengan undang – undang; Apotek wajib
melakukan pencatatan jumlah pemakaian narkotika dan
psikotropika dan selanjutnya membuat pelaporan setiap bulan
 25

sebelum tanggal 10 secara online melalui

www.sipnap.binfar.depkes.go.id dimana hasil pelaporan tersebut
harus telah ditandatangani oleh APA terlebih dahulu.
b. Pencatatan dan pelaporan yang dikaitkan dengan manajemen
apotek setiap hari.
- Pengarsipan Resep
Resep-resep yang masuk setiap hari dikumpulkan, di urutkan
sesuai dengan nomor resep dan dikelompokkan berdasarkan
jenis resep yaitu resep tunai, resep narkotika-psikotropika,
resep kredit, dan swamedikasi kemudian di simpan selama 5
tahun sebagai arsip. Resep non narkotika-psikotropika dan
resep narkotika-psikotropika dibendel setiap sebulan sekali.
- Pengarsipan Faktur dan Dropping
Faktur dan dropping barang datang semuanya akan
dikumpulkan jadi satu (per bulan) untuk dijadikan arsip.
- Buku defecta
Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang habis/ hampir
habis dari catatan stok masing-masing obat.
- Kartu Stok Obat
Digunakan untuk mencatat sisa barang yang ada dan
diletakkan di tiap kotak obat dimana setiap kali pengambilan
(pengeluaran) dan penambahan (pemasukan) barang dicatat di
kartu stok obat. Jumlah barang pada kartu stok harus selalu di
cross check dengan jumlah yang tertera pada komputer,
sehingga jika terjadi kesalahan, maka dapat dilakukan
penelusuran lebih lanjut melalui komputer berdasarkan jumlah
barang yang keluar dan masuk. Jika setelah dilakukan
penelusuran ternyata jumlahnya tidak sesuai atau terdapat
 26

kekurangan, maka obat yang hilang tersebut harus diganti oleh

petugas yang bertanggung jawab terhadap pengawasan rak
obat tersebut.
- Buku Sampling
Dilakukan setiap hari atau paling tidak setiap 1 minggu sekali
dan digunakan untuk mencatat kesesuaian stok yang ada
dengan computer.
- Buku Delivery order
Digunakan untuk mencatat dan mengetahui jumlah barang
yang perlu atau telah dikirim.
- Buku Resep Kredit
Digunakan untuk mencatat dan mengetahui jumlah resep
kredit yang ditebus setiap bulannya.
2.5.7 Pengelolaan Keuangan
Kegiatan pengelolaan uang di apotek merupakan hal yang penting
dan sangat berperan dalam kelancaran perputaran uang dalam apotek.
Kegiatan pengelolaan keuangan meliputi arus uang masuk dan arus uang
keluar.
a. Arus Uang Masuk
Penghitungan arus uang masuk dilakukan di setiap akhir jam kerja
dari masing-masing shift yang dibuat perincian penerimaan kas
dalam bentuk Bukti Setoran Kas (BSK) untuk dicocokkan dengan
Laporan Ikhtisar Penjualan Harian (LIPH). Hasil penjualan
dikumpulkan dalam satu hari untuk diserahkan ke BM esok
harinya, melalui transfer Bank atau setor tunai ke BM.
b. Arus Uang Keluar
Seluruh pendapatan apotek disetorkan kepada BM, namun apotek
juga mengelola sejumlah uang dari BM yang selalu tetap
 27

jumlahnya disebut dengan kas kecil. Kas kecil digunakan sebagai

uang kembalian, pembelian bensin untuk kendaraan kantor, dan
keperluan lain yang terkait penyelenggaraan di apotek. Setiap
pengeluaran uang harus selalu dibuatkan bukti berupa kuitansi atau
nota dan selanjutnya semua pengeluaran tersebut dicatat pada buku
kas.
2.5.8 Administrasi
Administrasi yang dilakukan di Apotek Kimia Farma 603 adalah:
1. Buku defecta, untuk mencatat jenis barang yang habis atau hampir
habis;
2. Lembar penolakan resep, digunakan untuk mencatat obat-obat
yang diminta oleh pasien namun obat tersebut tidak tersedia di
apotek;
3. Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA), digunakan untuk
mencatat permintaan barang, yang selanjutnya akan dikirimkan
kepada BM;
4. Kartu stok, digunakan untuk mencatat jumlah masuk dan
keluarnya barang;
5. Bon beban, digunakan untuk mencatat permintaan obat ke apotek
Kimia Farma lainnya;
6. Arsip resep, yaitu kumpulan resep yang telah dilayani oleh apotek,
dikumpulkan sesuai dengan nomor urut setiap bulannya kemudian
disimpan sebagai arsip;
7. Semua resep yang masuk ke Apotek Kimia Farma 603, dipisahkan
antara resep tunai dan kredit. Semua resep yang masuk dalam satu
hari dikumpulkan, diurutkan sesuai nomor resep, dibendel dengan
rapi dan disimpan. Resep narkotik dan psikotropik dipisahkan dan
ditandai dengan garis merah. Pada tiap bendel diberi penandaan
 28

yang bertuliskan tanggal, bulan, dan tahun transaksi resep dengan

jelas. Bendel resep selama satu bulan akan disimpan dalam lemari
resep dan diberi tanda bulan dan tahun resep.