MENCIPTAKAN DAN

MENGEMBANGKAN NASKAH
UNTUK DOKUMEN
HUBUNGAN ANTARA BENTUK ORGANISASI
DENGAN PENGEMBANGAN BENTUK NASKAH
DOKUMEN
MACAM - MACAM BENTUK DOKUMEN
ADMINISTRASI
DISTRIBUSI DOKUMEN
HUBUNGAN ANTARA BENTUK ORGANISASI DENGAN
PENGEMBANGAN BENTUK NASKAH DOKUMEN
Adapun hubungan antara bentuk organisasi dengan
pengembangan naskah dokumen adalah sebagai berikut :
a. Bentuk dokumen sinergi dengan kebutuhan struktur
organisasi maka semakin luas struktur organisasi yang
dibuat, maka semakin banyak personil yang terlibat
maka semakin banyak personil yang terlibat dalam
memberikan keputusan .
MACAM MACAM BENTUK DOKUMEN
ADMINISTRASI
karLu kendall
8uku Lkspedlsl
8uku verbal
lakLur
kas keluar
Kartu Kendali
Adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaian, dan
penyimpanan surat, sehingga bila diperlukan dapat
ditemukan kembali dengan mudah.
Contoh Format Kartu Kendali dan cara pengisiannya
% : 5 Januari 2009
No. Urut : 1 M/K : M Kode : Se
Isi Rin,s : Pesanan barang
10 Unit Komputer Merek Toshiba
10 Unit Laptop Merek Toshiba
,25ir,n : 1 lembar % Sur,t : 2 Januari 2009 No. Sur,t : 02/A/I09
Dari : PT Sejahtera, Jl. Raya Bogor, KM 29 Jakarta
Kepada : PT Genta Nusa, Jl. Arteri Pondok Indah No.5 Jakarta
Pengolah : Bagian Pemsaran Paraf : -
Catatan : -
Indes : Sejahtera, PT
8uku Lkspedlsl
Adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaian,
dan penyimpanan surat, sehingga bila diperlukan dapat
ditemukan kembali dengan mudah.
Contoh Format dan cara pengisian Buku
Ekspedisi
o Tanggal Kirin
Tanggal dan
omor Surat
Perihal
Ditujukan
kepada
ama
Penerima
Tanda Tangan
2 Januari 2009
002/B//09 Ardian, Se Mety Pesanan
(Tanda tagan
penerima)
1 6 Januari 2009
W 8uku lnl dlgunakan unLuk mencaLaL suraL yang
dlbuaL dan dlklrlmkan kepada plhak laln
W ConLoh
o omor Surat Tanggal Surat Dikirimkan Kepada Perihal Lampiran Keterangan
6 Januari 2009 Kantor Pajak
Jl. TMP Kalibata
Jakarta
6 Januari 2009 PT. Sejahtera,
Jl. Raya Bogor,
KM.29, Jakarta
PWP - -
2 002/A//09
Pengiriman
Barang
1 Berkas
Berhubungan dengan
surat masuk
o.002/A//09
1 001/B//09
8uku verbal
lakLur
Adalah suatu surat yang memuat tentang
kuantitas, harga dan nilai suatu barang yang
telah diperjual belikan dan bukan merupakan
tanda pembayaran.
Contoh dan pengisian Faktur
FAKTUR NO. 5 Tgl. 15 September 2011
D/O No. 155 Yth. Bapak Udin Samsudin
di Cimahi
Banyaknya Nama Barang Harga Rp
1 Kasur 750.000 Rp.
4 Bantal 50.000 Rp.
2 Guling 35.000 Rp.
Hormat kami,
Budiman
Jumlah
Rp. 750.000
Rp. 200.000
Rp. 70.000
Jumlah 1.020.000 Rp.
kas keluar
W 9roses pencaLaLan kas masuk dan keluar dalam
slmak akunLlng secara prlnslp sama sa[a !enls
[enls Lransaksl yang berlaku dalam pencaLaLan
Lransaksl kas lnl blasanya mellpuLl
W Cash CuL / ln yalLu Lransaksl yang Ler[adl secara
cash
W 1rans CuL / ln yalLu Lransaksl yang Ler[adl dan
dllakukan melalul Lransfer 8ank
W Cheque CuL / ln yalLu Lransaksl masuk yang
dllakukan melalul glro aLau buku cek
Contoh dan pengisian Kas Keluar
No 1angga| DL8L1 kkLDI1 SALDC
//2
2 //2 2
//2
DISTRIBUSI DOKUMEN
Apabila seorang sekretarisn membagikan surat
atau naskah dokumen ke beberapa orang di unit
yang sama atau yang berbeda, maka hal ini tidak
terlepas dari penanganan prosedur surat masuk
dan surat keluar yang ada di kantor tersebut.
1LkIMA kASIn