1.

DEFINISI DANA KAS KECIL ( PETTY CASH )

Dana Kas Kecil adalah uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran
yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek.
Dana ini diserahkan kepada kasir kas kecil yang bertanggungjawab terhadap pembayaranpembayaran dengan cara menarik cek. Pengeluaran yang relatif kecil misalnya pembelian
perangko, meterai, pembayaran rekening listrik, telepon dan sebagainya.
2. METODE DANA KAS KECIL
2.1. IMPREST FUND SYSTEM
Dengan metode Imprest dana kas kecil ditetapkan dalam jumlah yang relatif tetap. Artinya
sepanjang jumlah dana yang telah ditetapkan dianggap cukup untuk pengeluaran kas kecil
dalam suatu periode tertentu, jumlah dana kas kecil tidak dinaikkan atau diturunkan.
Ciri-cirinya :
1. Bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan oleh pengelola dana kas kecil.
Berdasarkan bukti-bukti tersebut pengelola kas kecil meminta penggantian kepada kasir kas
umum.
2. Penggantian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama jumlahnya dengan
jumlah dana kas kecil yang telah dikeluarkan.
3. Bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil dicatat ke dalam jurnal pengeluaran kas pada saat
dilakukan penggantian kembali dana, dengan mendebet akun-akun beban yang terjadi .
Illustrasi :
PD TIARA yang beralamat di Jalan AR Hakim 14 Sukabumi bergerak dalam bidang
penjualan Elektronik. Pada bulan Januari 2009 terdapat transaksi-transaksi yang berhubungan
dengan Dana Kas Kecil sebagai berikut :
Januari 2. Dibentuk dana kas kecil dari kas umum dengan menarik cek No.001 sebesar Rp
2.000.000,00
5. Dibeli perlengkapan kantor sebesar Rp 250.000,00 Nomor Bukti 001/DKK/2009
6. Dibayar Listrik dan telepon untuk bulan Januari 2009 sebesar Rp 750.000,00 No Bukti
002/DKK/2009
10. Dibayar beban lain-lain sebesar Rp 200.000,00 No.Bukti 003/DKK/2009
31. Diterima penggantian dana kas kecil dari kas umum. No.Cek 002
Dari data di atas buatlah :
1. Jurnal Umum per 31 Januari 2009
2. Posting ke dalam Buku Kas Kecil
3. Buku Kas Kecil per 31 Januari 2009
JURNAL UMUM
Januari 2. Kas Kecil Rp 2.000.000,00
Kas Rp 2.000.000,00
Januari 31 Beban Perlengkapan Rp 250.000,00
Beban Listrik dan Telepon Rp 750.000,00
Beban Lain-lain Rp 200.000,00
Kas Rp 1.200.000,00

2.2. FLUCTUATING FUND SYSTEM

Menurut metode ini dana kas kecil tidak ditetapkan dalam jumlah yang tetap, sehingga
penggantian dana kas kecil tidak perlu sama dengan jumlah dana kas kecil yang telah
dikeluarkan. Dengan demikian jumlah dana kas kecil akan berfluktuasi sesuai dengan jumlah
yang diperlukan.
Perubahan dana kas kecil dengan metode Fluktuasi dicatat pada akun KAS KECIL .
Transaksi pembentukan dana pengisian kembali dana kas kecil dicatat debit akun kas kecil,
sementara transaksi penggunaan dana kas kecil dicatat di sisi kredit. Dengan demikian akun
kas kecil didebit dari data jurnal pengeluaran kas umum, dan dikredit dari data jurnal kas
kecil yang diselenggarakan oleh pengelola kas kecil.
Dengan mendebet akun kas kecil setiap terjadi pengisian dana kas kecil, dan mengkredit
dengan jumlah dana yang telah digunakan, saldo akun kas kecil akan menunjukkan saldo
yang sebenarnya. Oleh karena itu dengan metode Fluktuasi tidak diperlukan penyesuaian
terhadap saldo akun kas kecil pada akhir periode akuntansi.
ILLUSTRASI :
PD TIARA yang beralamat di Jalan AR Hakim 14 Sukabumi bergerak dalam bidang
penjualan Elektronik. Pada bulan Januari 2009 terdapat transaksi-transaksi yang berhubungan
dengan Dana Kas Kecil sebagai berikut :
Januari 2. Dibentuk dana kas kecil dari kas umum dengan menarik cek No.001 sebesar Rp
2.000.000,00
5. Dibeli perlengkapan kantor sebesar Rp 250.000,00 Nomor Bukti 001/DKK/2009
6. Dibayar Listrik dan telepon untuk bulan Januari 2009 sebesar Rp 750.000,00 No Bukti
002/DKK/2009
10. Dibayar beban lain-lain sebesar Rp 200.000,00 No.Bukti 003/DKK/2009
31. Diterima penggantian dana kas kecil dari kas umu sebesar Rp 1.500.000,00. No.Cek 002
Dari data di atas buatlah :
1. Jurnal Umum dengan menggunakan Metode Fluktuasi.
2. Posting ke dalam Buku Besar Kas Kecil
3. Buatlah Buku Kas Kecil per 31 Januari 2009
SOAL LATIHAN
PT TIARA Jalan AR Hakim Nomor 14 Telpon ( 0266) 213277 Sukabumi adalah sebuah
perusahaan yang bergerak dalam perdagangan furniture. Dalam pengelolaan kasnya
perusahaan menggunakan Kas di bank dan Kas Kecil untuk pengeluaran yang relatif kecil
dengan menggunakan Fluctuation Fund System.
Beberapa kejadian selama bulan September 2008 yang berhubungan dengan Kas Kecil adalah
sebagai berikut :
Tanggal
Kejadian ( transaksi )
1 September 2008
Ditarik Cek Nomor CX 001 untuk membentuk dana Kas Kecil sebesar Rp 3.000.000,00
2 September 2008
Dibeli Perangko 10 buah @ Rp 4.000,00 dan Meterai dari PT Pos Indonesia sebanyak 20
buah @ Rp 6.000,00 No.Bukti 001/DKK/2008

5 September 2008
Dibayar Beban Telepon untuk bulan Agustus 2008 Rp 400.000,00 No.Bukti 002/DKK/2008
6 September 2008
Dibayar Pemakaian Listrik untuk bulan Agustus 2008 Rp 450.000,00 No.Bukti
003/DKK/2008
8 September 2008
Dibayar Beban Pemeliharaan Kantor Rp 340.000,00 No.Bukti 004/DKK/2008
10 September 2008
Dibayar Iklan di Harian Kompak sebesar Rp 150.000,00 No.Bukti 005/DKK/2008
11 September 2008
Dibeli Kertas HVS ukuran A 4 sebanyak 5 rim @ Rp 30.000,00 No.Bukti 006/DKK/2008
13 September 2008
Dibayar Asuransi toko untuk bulan Oktober 2008 Rp 300.000,00 No.Bukti 007/DKK/2008
15 September 2008
Dibeli alat-alat kebersihan untuk pemeliharaan toko Rp 200.000,00 No.Bukti 008/DKK/2008
20 September 2008
Dibeli Kertas Segel sebanyak 25 lembar @ Rp 6.000,00 No.Bukti 009/DKK/2008
30 September 2008
Ditarik Cek Nomor CX 002 untuk pengisian kembali dana Kas Kecil sebesar Rp
2.500.000,00
Dari transaksi di atas diminta :
Buatlah jurnal umum dengan membuka akun- akun sebagai berikut :
1100. Cash In Bank
1200. Petty Cash
1300. Office Supplies
1400. Prepaid Insurance
6100. Telephon Expense
6200. Electricity Expense
6300. Maintenance Expense
6400. Advertising Expense
2. Posting transaksi tersebut ke dalam Buku Besar Kas Kecil
3. Buatlah Buku Kas Kecil dengan kolom akun-akun yang didebet sesuai dengan jurnal di
atas !
Kata-kata bijak :
Tidak ada sesuatu yang lebih baik dari pada akal yang diperindah dengan ilmu,
Ilmu dengan kebenaran, kebenaran dengan kebaikan,
kebaikan dengan taqwa.
SELISIH DANA KAS KECIL
1. Definisi Selisih Dana Kas Kecil
Selisih dana kas kecil adalah selisih antara kas menurut catatan dengan kas yang ada menurut
penghitungan secara fisik. Apabila kas menurut penghitungan secara fisik lebih besar dari kas
menurut catatan disebut selisih kas lebih ( Cash Overage ).Jika keadaan sebaliknya,
disebut selisih kas kurang ( Cash Shortage ).

Penyebab terjadinya selisih kas antara lain :

1. Kehilangan akibat kekeliruan saat transaksi misalnya pada saat memberikan uang kembali
2. Jumlah uang yang diterima atau dikeluarkan lebih besar atau lebih kecil dari pada jumlah
yang seharusnya dicatat. Kejadian ini biasanya terjadi karena tidak tersedia uang pecahan
kecil.
2. Pencatatan selisih dana kas kecil
Adanya selisih kas mungkin diketahui pada saat transaksi yang terkait belum dicatat dalam
jurnal, misalnya selisih kas yang terjadi karena pembayaran yang melebihi jumlah yang
seharusnya.
Untuk mencatat selisih dana kas kecil yang diketahui sebelum pencatatan transaksi, salah satu
cara adalah dengan menyediakan kolom debet dan kredit pada buku kas kecil. Kolom debet
untuk mencatat selisih kas kurang dan kolom kredit untuk mencatat selisih kas lebih. Sebagai
illustrasi, berikut ini contoh pencatatan selisih dana kas kecil yang diketahui sebelum
transaksi yang bersangkutan dicatat ke dalam jurnal.
Contoh :
Pada tanggal 5 Juli 2009, toko Sinar membayar listrik kepada PLN Cabang Sukabumi sebesar
Rp 1.648.100,00. Karena tidak tersedia uang pecahan kecil diserahkan uang tunai sebesar Rp
1.650.000,00 dengan tidak meminta uang pengembalian.
Transaksi di atas oleh Toko Sinar dicatat ke dalam jurnal sebagai berikut :
Juli 5 : Selisih kas kecil Rp 1.900,00
Kas Kecil Rp 1.900,00
3. Perlakuan Terhadap Selisih Dana Kas kecil pada akhir periode
Pada akhir periode akuntansi, akun selisih kas kecil dalam buku besar kemungkinan
menunjukkan saldo debet atau saldo kredit. Sepanjang penyebab terjadinya selisih kas kecil
tidak diketahui, saldo akun selisih kas kecil dipindahkan ( ditutup ) ke akun Ikhtisar Laba
rugi. Dengan demikian selisih kas lebih ( saldo kredit ) diperlakukan sebagai pendapatan dan
selisih kas kurang ( saldo debet ) diperlakukan sebagai kerugian atau beban.
Dalam laporan laba rugi, selisih kas kecil diinformasikan sebagai berikut :
v Selisih kas kecil lebih diinformasikan sebagai pendapatan di luar usaha.
v Selisih kas kecil kurang diinformasikan sebagai beban di luar usaha.

MENGELOLA ADMINISTRASI KAS BANK

A. Pengrtian Kas
Dalam akuntansi yang dimaksud dengan kas (cash) adalah aktiva lancar yang meliputi uang
kertas atau logam dan benda-benda lain yang mempunyai sifat seperti uang. Artinya, dapat
digunakan sebagai media tukar atau alat pembanyaran yang sah. Kriteria umum suatu aktiva
dapat diperlakukan sebagai kas ialah dapat diterima oleh bank sebagai setoran dengan jumlah
yang sama dengan jumlah nominal yang tertulis di dalamnya. Yang termasuk kedalam golongan
kas adalah aktiva yang dapat digunakan sebagai alat pembayaran atau media tukar pada saat
diperlukan, antara lain sebagai berikut:
1. Uang tunai dalam bentuk uang kertas atau logam, baik mata uang sendiri maupun mata uang
asing.
2. Uang perusahaan yang disimpan di bank yang sewaktu-waktu dapat diambil, atau dalam
bentuk simpanan Giro (deman deposit)
3. Cek yang diterima sebagai pembayaran dari pihak lain.
4. Cek Perjalanan (Travellers Check) yaitu cek yang diterbitkan oleh suatu bank untuk melayani
nasabah yang melakukan perjalanan jarak jauh.
5. Kasir Cek (Cashirs Check) yaitu cek yang dibuat dan ditandatanggani oleh suatu bank, ditarik
oleh bank itu sendiri.
6. Wesel Pos. Termasuk ke dalam golongan kas, karena sifatnya dapat segera dijadikan uang
tunai pada saat diperlukan.
Berdasarkan keterangan di atas, tidak dapat diperlakukan sebagai kas antara lain:
1. Deposit Berjangka (Time Deposit), yaitu uang simpanan di bank yang hanya dapat di ambil
setelah jangka waktu tertentu berakhir.
2. Uang yang disediakan untuk tujuan-tujuan tertentu sehingga terkait penggunaannya.
3. Cek Mundur (post dated checks). Tidak dapat digolongkan kedalam kas sebelum tanggal jatuh
temponya.
4. Perangko. Walaupun dapat digunakan sebagai alat pembayaran untuk biaya pengiriman
dalam jumlah kecil, tetapi tidak digolongkan ke dalam kas karena tidak diterima sebagai setoran
ke bank.
B. Kelengkapan Dalam Pengelolaan Kas.
Kas merupakan aktiva yang paling terlibat dalam transaksi perusahaan. Selain merupakan aktiva
yang paling lancar, kas merupakan aktiva yang tidak produktif karena tidak menimbulkan
penghasilan sepanjang tidak diubah (dikonversi) kedalam aktiva bentuk lain.
Sifat kas sebagai aktiva yang paling lancar dan mudah dipindahkan sangat memungkinkan
terjadinya penyimpangan dalam penggunaan kas. Pengaturan kas erat hubungannya dengan
system pengawasan kas sehingga dalam pelaksanaannya menyangkut paranan administrative
dan prosedur pencatatan. Untuk mengelolah kas diperlukan sarana sebagai berikut:
1. Prosedur yang ditetapkan perusahaan baik untuk transaksi penerimaan maupun untuk
transaksi pengeluaran kas.
2. Sarana (alat dan bahan) yang diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan akutansi antara lain:
a. Bukti transaksi baik penerimaan maupun pengeluaran kas.
b. Buku jurnal penerimaan kas dan buku jurnal pengeluaran kas (register cek).
c. Buku jurnal kas kecil (petty cash).
d. Alat tulis kantor seperti kertas, pensil, bolpoin, penghapus, dan penggaris.
e. Alat hitung baik manual maupun elektronik.

f. Rekening koran dari bank.

g. Formulir-formulir laporan.
1. Prosedur Penerimaan Kas.
Penerimaan kas dalam perusahaan pada umumnya berasal dari transaksi penjualan barang
dengan pembayaran tunai dan penerimaan piutang dari debitor. Hal-hal yang perlu diperhatikan
dan harus dilakukan adalah sebagai berikut:
a. Penerimaan kas harus didukung dengan bukti yang telah mendapat otoritas dari pejabat yang
berwewenang.
b. Semua kas yang diterima harus segera di setorkan ke bank. Tidak dibenarkan menggunakan
uang kas yang diterima sebelum disetorkan ke bank.
c. Fungsi penyimpanan fisik kas harus dipisahkan dari fungsi pencatatan.
d. Transaksi penerimaan kas di catat dalam buku jurnal penerimaan kas menurut cara metode
tertentu didukung oleh bukti penerimaan kas yang telah diotoritasi pejabat perusahaan yang
berwewenang dan dilampirkan dengan dokumen transaksi yang terkait.
e. Tiap akhir periode tertentu (harian, mingguan, bulanan) dibuat laporan kas.
a. Prosedur Penerimaan kas dari penjualan tunai
Prosedur peneriamaan kas yang diterapkan bergantung kepada struktur organisasi perusahaan.
Prosedur penerimaan kas pada prusahaan yang menjual barang secara eceran seperti pada
prusahaan manufaktur (pabrik). Bagian-bagian (unit organisasi) yang terkait dengan transaksi
penerimaan kas dari penjual tunai adalah bagian order penjualan, bagian gudang, bagian kasa,
bagian jurnal dan laporan. Kegiatan masing-masing bagian sebagai berikut :
1. Bagian Order Penjualan membuat faktur penjualan tunai sebanyak 3 lembar rangkap.
Lembar 1 : diserahkan kepada pembeli untuk dibawa kebagian kasa pasa saat melakukan
pembayaran.
Lembar 2 : diserahkan kepada bagian gudang untuk menyiapkan barang-barang yang akan
diserahkan kepada pembeli oleh bagian pengiriman.
Lembaran 3 : untuk arsip bagian penjualan.
2. Bagian Kasa :
a. Menerima pembayaran sebesar harga faktur yang diserahkan oleh pembeli.
b. Memasukkan data jumlah uang yang diterima ke dalam kas register.
c. Menyerahkan faktur yang sudah dicap lunas bersama pita kas register kepada pembeli untuk
diserahkan kepada bagian pengiriman.
d. Membuat bukti setoran ke bank.
3. Bagian Pengiriman,
a. Menerima barang bersama faktur lembar 2 dari gudang.
b. Menerima faktur lembar 1 pita kas register dari bagian kasa melalui pembeli.
c. Mengirimkan barang yang bersangkutan bersama faktur lembar 2 kepada pembeli setelah
data faktur lembar 1 dan lembar 2 dicocokan.
d. Menyerahkan faktur lembar 1 yang dilampiri pita kas register kepada bagian jurnal dan
laporan.
4. Bagian Jurnal dan Laporan.
a. Menerima faktur lembar 1 bersama pita kas register dari bagian pengiriman.
b. Mencatat faktur penjualan tunai dalam buku jurnal penerimaan kas.
c. Mengarsipkan faktur penjualan tunai beserta pita kas register.
b. .Prosedur penerimaan kas dari piutang.
Piutang perusahaan pada umumnya timbul dari transaksi penjualan dengan pembayaran kredit.

Dalam hal demikian, pembayaran dari debitor pada umumnya dilakukan dengan mengirim cek
atau transaksi dana sehingga akan diterima melalui secretariat. Bagian-bagian yang terkait
dengan transaksi penerimaan kas dari piutang meliputi :
1) Bagian-bagian yang terkait dengan transaksi penjualan kredit yaitu bagian order penjualan,
bagian kredit, bagian gudang, bagian kasa, bagian akuntansi (bagian piutang, jurnal dan
laporan).
2) Bagian-bagian yang terkait dengan transaksi penerimaan piutang yaitu : bagian sekertariat,
bagian piutang, bagian kasa, serta bagian jurnal dan laporan. Kegiatan masing-masing bagian
sebagai berikut ;
a) Bagian Sekertariat :
Menerima surat pemberitahuan bersama cek dari debitor, atau memo kredit dari bank dalam
hal pembayaran dari debitor melalui transfer data.
Membuat daftar surat pemberitahuan yang diterima dari debitor dan memo kredit yang diterima
dari bank. 1 lembar bersama cek yang bersangkutan diserahkan kepada kasa.
b) Bagian Piutang.
a. Menerima daftar surat pemberitahuaan penerimaan piutang dari bagian sekretariat yang
dilampiri surat pemberitahuan dari debitor.
b. Menerima bukti setoran ke bank dari bagian kasa.
c. Membuat bukti penerimaan kas berdasarkan data daftar surat pemberitahuan.
c) Bagian Kasa.
a. Menerima daftar surat pemberitahuan bersama cek dari bagian secretariat.
b. Membuat bukti setoran ke bank
d) Bagian Jurnal dan Laporan.
a. Menerima bukti penerimaan kas dilampiri daftar surat pemberitahuan peneriamaan piutang.
b. Mencatat bukti penerimaan kas dalam buku jurnal penerima kas.
c. Mengarsipkan bukti penerimaan kas, daftar surat pemberitahuan, surat pemberitahuan debitor
dan bukti setoran ke bank.
2. Prosedur pengeluaran Kas
Dalam perusahaan yang mengelolah kas dengan menerapkan sistem voucher, semua
pengeluaran kas dilakukan dengan menggunakan cek, termasuk pengeluaran untuk
pembentukan dan penggantian dana kas kecil. Semua pengeluaaran kas kecil pada umumnya
harus melalui Bagian Hutang sehingga bagian-bagian unit (unit organisasi) yang terkait dengan
transaksi pengeluaran kas meliputi bagian hutang, bagian
kasa, serta bagian juranal, dan laporan. Kegiatan masing-masing bagian sebagai berikut :
a. Bagian Hutang ( Berada di dalam departemen akuntansi).
1. Menerima dokumen-dokumen pendukung yang diserahkan oleh bagian-bagian lain seperti
surat order pembelian, laporan penerimaan barang, faktur pembelian surat permintaan pengisian
kas kecil, daftar gaji, beserta rangkap gaji yang harus di bayar.
2. Membuat bukti pengeluaran kas dalam 3 rangkap.
3. Lembar 1 dan 3 : dimaksudkan dalam map bukti pengeluaran kas yang belum jatuh tempo
atau voucher belum dibayar. Map tersebut berfungsi sebagai buku pembantu hutang.
4. Lembar 2 : di sampaikan kepada bagian buku pembantu untuk dicatat dalam buku pembantu
yang terkait, misalnya dalam buku (kartu) sediaan.
5. Mencatat bukti peneluaran kas dalam daftar (register) bukti pengeluaran kas.
6. Mengeluarkan bukti pengeluaran kas lembar 1 dan lembar 3 yang telah jatuh tempo
pembayarannya beserta dokumen pendukung dari map bukti pengeluaran kas, kemudian

diserahkan kepada bagian kasa untuk dilakukan pembayaran.

7. Menerima kembali bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas beserta dokumen
pendukungnya dari bagian kasa.
8. Mencatat nomor cek dan pembayaran yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas yang
diterima kembali dari bagian kasa dalam daftar bukti pengeluaran kas.
9. Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 yang beserta dokuman pendukungnya kepada
bagian jurnal dan laporan.
b. Bagian Kasa.
1. Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 dan lembar 3 yang telah jatuh tempo
pembayarannya, beserta dokumen pendukungnya dari bagain hutang.
2. Menyiapkan cek dengan jumlah uang tertulis dalam bukti pengeluaran kas, untuk
ditandatangan oleh pejabat perusahaan yang berwenang.
3. Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 dan lembar 3 :
4. Lembar 1 : setelah dicap lunas diserahkan kembali kepada bagian hutang beserta dokumen
pendukungnya.
5. Lembar 2 : diserahkan kepada kreditor yang bersangkutan bersama dengan cek telah
ditandangani sebagai pembayaran hutang.
c. Bagian Jurnal dan Laporan.
1. Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 bersama dengan dokumen pendukungnya dari
bagian hutang.
2. Mencatat bukti pengeluaran kas dalam register cek yang berfungsi sebagai buku jurnal
pengeluaran kas.
3. Mengarsipan bukti pengeluaran kas bersama dengan dokumen pendukung kas bersama
dengan dokumen pendukungnya menurut urutan nomor bukti pengeluaran kas dalam folder
(map) khusus. Folder yang bersangkutan merupakan arsip voucher yang sudah dibayar.