AKUNTANSI DANA KAS KECIL

A. KOMPETENSI DASAR :
Pengetahuan :
Menganalisis pembentukan kas kecil
Keterampilan :
Melakukan pencatatan kas kecil

B. KEGIATAN PEMBELAJARAN

I. PENGERTIAN, KARAKTERISTIK, TUJUAN, DAN FUNGSI KAS KECIL

Pengertian kas kecil

Kas kecil/Petty cash adalah sejumlah uang tunai/uang kas yang disediakan perusahaan untuk
membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila
dibayar dengan cek. Dalam prakteknya tidak semua pengeluaran kas praktis dilakukan dengan
menggunakan cek
Misalkan
Pembelian materai dan perangko, pembayaran rekening listrik, telepon dan air, pembelian
perlengkapan kantor, pembayaran biaya keamanan dan kebersihan dan sebagainya.

Karakteristik/ciri kas kecil

a. Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah
ditentukan oleh manajemen perusahaan.
b. Dipergunakan untuk mendanai transaksi yang bernominal kecil kecil yang sifatnya rutin
setiap hari
c. Disimpan ditempat khusus, biasanya menggunakan kotakkecil yang disebut dengan Petty
Cash Box
d. Ditangani atau dipegang oleh petugaskeuangan tingkatan pemula

Tujuan kas kecil

a. Menangani masalah perlengkapan kantor yang dialami oleh suatu bagian dikantor
b. Menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak praktis atas pengeluaran yang
jumlahnya relatif kecil dan mendadak
c. Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal kepada
pelanggan juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan
d. Mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara mendadak dan juga tidak
terencana sebelumnya

Fungsi kas kecil

a. Membayar pengeluaran perusahaan yang jumlah nominalnya kecil
b. Sebagai dana talangan untuk membayar pengeluaran yang sifatnya mendadak
c. Sebagai dana langsung untuk jenis pembayaran yang tidak praktis jika menggunakan cek
d. Mempercepat proses pembayaran yang tidakpraktis jika menggunakan lampiran keuangan
yang perlu ditandatangani direktur terlebih dahulu

II. SISTEM PENCATATAN DANA KAS KECIL

a. Sistem pencatatan dana Tetap/Imprest Fund system
b. Sistem pencatatan secara Tidak Tetap/Fluctuation Fund

22
 Sistem pencatatan dana Tetap/Imprest Fund system
Pengertian Sistem pencatatan dana Tetap/Imprest Fund system
Sistem pencatatan dana Tetap/Imprest Fund system adalah Sistem pembukuan kas kecil dimana
rekening kas kecil memiliki jumlah yang selalu tetap .
Seiap terjadi pengeluaran kas, pemegang kas kecil tidak langsung mencatatnya namun hanya
sekedar mengumpulkan bukti transaksi pengeluaran tersebut
Ciri sistem pencatatan dana Tetap/Imprest Fund system
a. Bukti penggunaan dana kas kecil dikumpulkan oleh pengelola atau pemegang kas kecil
b. Pengisian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama dengan jumlah
danakaskecil yang telah digunakan sehingga jumlah dana kas kecil kembali pada jumlah
yang semula ditetapkan
Sistem pencatatan dana tidak Tetap/Fluctuating Fund system
Pengertian Sistem pencatatan dana tidak Tetap/Fluctuating Fund system
Sistem pencatatan dana tidak Tetap/Fluctuating Fund system adalah Sistem pengisian dan
pengendalian kas kecil dimana jumlah kas kecil tersebut akan selalu berubah-ubah sesuai dengan
kebutuhan
Ciri sistem pencatatan dana tidak Tetap/Fluctuating Fund system
a. Pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil dicatat di debet dalam akun kas kecil
b. Buku pengeluaran kas kecil dicatat dalam buku jurnal kas kecil dengan mendebit akun yang
terkait dengan penggunaan di kredit dengan akun kas kecil
c. Besarnya jumlah dana kas kecil yang disediakan berfluktuasi disesuaikan dengan
perkembangan kegiatan bagian pemakai dana

III. PERBEDAAN SISTEM PENCATATAN DANA KAS KECIL

Perbedaan sistem pencatatan dana kas kecil dengan sistem dana tetap dengan sistem dana
berfluktuasi adalah sebagai berikut :
Point Sistem dana tetap Sistem dana tidak
tetap
1. Pembelanjaan kas Tidak ada jurnal, hanya membuat Harus dijurnal sesuai
kecil bukti pembayaran sebagai bukti dengan expense-nya
pengeluaran kas
2. Pengisian kembali kas Sesuai dengan rekening ledger Pengisian sesuai
kecil sehingga pengisiannya harus sesuai dengan yang
dengan kebijakan perusahaan dan dibutuhkan
sesuai dengan jumlah kas kecil saat
pertama kali dibentuk

PENCATATAN :
Pencatatan dalam jurnal
No Transaksi
Sistem dana tetap Sistem berfluktuasi
Pembentukan Kas Kecil Rp xx Kas Kecil Rp xx
1
dana Kas Kecil Kas Rp xx Kas Rp xx
Pembayaran Biaya-biaya Rp xx
2 Tidak dibuat jurnal
biaya-biaya Kas Kecil Rp xx
Pengisian kembali Biaya-biaya Rp xx Kas Kecil Rp xx
3
dana kas kecil Kas Rp xx Kas Rp xx
Kas kecil terlalu Kas Rp xx Kas Rp xx
4
besar Kas kecil Rp xx Kas kecil Rp xx
Kas kecil terlalu Kas kecil Rp xx Kas kecil Rp xx
5
kecil Kas Rp xx Kas Rp xx

23
IV. CONTOH SISTEM PENCATATAN DANA TETAP/IMPREST FUND
SYSTEM

PD Dua Ralya yang bergerak dibidang jual beli barang-barang Elektronik menyelenggarakan
Kas Kecil untuk pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya kecil. Kas kecil tersebut mulai dibuka
pada tanggal 2 Januari 2020 dengan menerima uang Rp 500.000,00 dari kas pusat. Adapun data
transaksi yang terjadi sehubungan dengan pembentukan dan penggunaan dana kas kecil adalah :
Jan, 10 Diterima bukti-bukti pengeluaran kas kecil untuk mendapatkan
penggantian, dengan rincian sebagai berikut :
 Pembelian materai Rp 200.000,00
 Pembayaran listrik Rp 250.000,00
Jumlah pengeluaran kas kecil Rp 450.000,00
Maka
Jurnal yang harus dibuat untuk mencatat data transaksi tersebut diatas adalah

Jan, 2 Kas Kecil Rp 500.000,00

Kas Rp 500.000,00
(Mencatat pembentukan dana kas kecil)
Jan,10 Beban materai Rp 200.000,00
Beban Listrik Rp 250.000,00
Kas Rp 450.000,00
(Mencatat pengisian kembali dana kas kecil)

Jika pada akhir periode akuntansi dalam kas kecil terdapat bukti pengeluaran yang belum
ditukar/diganti, misalkan : Apabila belum sampai pada waktu penggantian yang telah ditetapkan
maka saldo akun kas kecil dalam buku besar tidak akan sesuai dengan saldo kas kecil yang
sebenarnya dengan demikian perlu dibuat jurnal penyesuaian
Misalkan :
Pada tanggal 31 Desember 2020 terdapat data sebagai berikut :
 Akun Kas kecil dalam buku besar menunjukkan Debet Rp 450.000,00
 Sementara dalam kas kecil terdapat :
 Uang tunai sebesar Rp 250.000,00
 Kuitansi pembayaran listrik sebesar Rp 200.000,00
Jumlah Rp 450.000,00
Atas dasar data di atas saldo akun Kas Kecil sebesar Rp 450.000,00 tidak menggambarkan
keadaan yang sebenarnya sebab saldo dana kas kecil yang sebenarnya Rp 250.000,00 sedangkan
selisih Rp 200.000,00 merupakan beban listrik tahun 2020 yang belum dilakukan pencatatan
karena belum diajukan untuk mendapatkan penggantian. Maka jurnal penyesuaian yang harus
dibuat adalah :
Des, 31 Beban Listrik Rp 200.000,00
Kas Kecil Rp 200.000,00

Pada awal periode berikutnya saldo akun Kas Kecil menjadi Rp 250.000,00 Debet sementara
dana tetap Kas Kecil ditetapkan sebesar Rp 450.000,00 Oleh karena itu agar saldo akun Kas
Kecil kembali pada jumlah Rp 450.000,00 dan beban listrik adalah Rp 200.000,00 tidak
dibebankan dua kali maka pada awal periode dibuat jurnal pembalik/reversing journal adalah :
Jan, 2 Kas Kecil Rp 200.000,00
Beban listrik Rp 200.000,00

24
 Setelah dilakukan pencatatan jurnal maka dilakukan posting ke buku besar dengan akun Kas
Kecil.
Nama Akun : Kas Kecil
Mutasi/Rp
Tgl Keterangan Saldo/Rp
Debet Kredit
Jan, 2 Kas 450.000,00 - 450.000,00
Des,31 Penyesuaian - 200.000,00 250.000,00
Jan, 1 Pembalik 200.000,00 - 450.000,00

V. CONTOH SISTEM PENCATATAN DANA TIDAK

TETAP/FLUCTUATING FUND SYSTEM
Berikut data transaksi yang terjadi pada PD Rasya selama bulan Januari 2020:
Jan, 2 Dibentuk dana Kas Kecil sebesar Rp 450.000,00
Jan, 5 Dibeli materai sebesar Rp 200.000,00 (perlengkapan kantor)
Jan,14 Dibayar rekening telepon sebesar Rp 200.000,00
Jan,25 Pengisian kembali dana Kas Kecil
Atas dasar data transaksi tersebut diatas anda diminta Buat jurnal
Jawab :
Jan, 2 Kas Kecil Rp 450.000,00
Kas Rp 450.000,00
(Mencatat pembentukan dana kas kecil)
Jan, 5 Perlengkapan kantor Rp 200.000,00
Kas Kecil Rp 200.000,00
(Mencatat pembelian materai)
Jan,14 Beban Telepon Rp 200.000,00
Kas Kecil Rp 200.000,00
(Mencatat pembayaran telepon)
Jan,25 Kas Kecil Rp 400.000,00
Kas Rp 400.000,00
(Mencatat pengisian kembali)

Dari data jurnal tersebut di atas maka akun Kas Kecil dalam buku besar sbb
Akun : Kas Kecil
Mutasi/Rp
Tgl Keterangan Saldo/Rp
Debet Kredit
Jan, 2 Pembentukan 450.000,00 - 450.000,00
Jan, 5 Pembl. materai - 200.000,00 250.000,00
Jan,14 Pemby. listrik - 200.000,00 50.000,00
Jan,25 Pengisian kembali 400.000,00 - 450.000,00

VI. FORMAT BUKU JURNAL KAS KECIL

Nama Perusahaan
Buku Jurnal Kas Kecil
Periode ..................
Debet Kredit
Tgl Keterangan Kas Serba-serbi Biaya Serba-serbi
kecil Akun Jml …. Akun Jml

25
VII. FORMAT BUKU KAS KECIL

Nama Perusahaan
Buku Kas Kecil
Periode ..................
Akun yang di Debet
No
Tgl Ket Penerimaan Pengeluaran Biaya-biaya Serba-serbi
bukti
…… …… Akun Jml

Jumlah
Saldo
Total

VIII. PEMERIKSAAN FISIK SALDO KAS KECIL

Pemeriksaan fisik ini merupakan bentuk pertanggungjawaban pengelola dana kas kecil atas
semua pengeluaran dana kas kecil yang terjadi selama satu periode. Pemeriksaan ini dilakukan
setiap final periode berikut melaksanakan investigasi pada buku kas kecil yang dilampiri bukti-
bukti pengeluaran kas kecil
Penghitungan saldo kas kecil ini dilakukan dengan cara sbb :
a. Memeriksa saldo kas kecil melalui catatan pembukuan yang ada yaitu saldo awal ditambah
penerimaan dan dikurangi pengeluaran kas kecil
b. Memeriksa saldo kas kecil secara fisik yaitu menghitung uang yang ada dalam kas kecil

Tujuan pemeriksaan fisik saldo kas kecil

Pemeriksaan intern terhadap kas kecil yang dilakukan secara tiba-tiba tanpa pemberitahuan dulu
merupakan bagian dari sistem pengawasan terhadap kas kecil.
Segala sesuatu yang diterapkan mempunyai tujuan tertentu. Adapun tujuan dari investasi saldo
kas kecil tidak jauh berbeda dengan tujuan investigasi kas ataupun setara kas lainnya yaitu :
a. Untuk menyidik apakah saldo kas kecil yang ada di Neraca betul-betul ada dan dimiliki
Perusahaan .
b. Untuk menerangkan apakah jumlahuang saldo kas kecil sesuai dengan catatan
pembukuannya
c. Sebagai bentuk pertanggungjawaban semua pengeluaran dana oleh kasir kas kecil
d. Untuk menelusuri penyelewengan yang mungkin terjadi mengingat kas kecil bersifat
gampang dipindahtangankandan tidak sanggupdibuktikan kepemilikannya
e. Untukmenyidik internal control Perusahaan atas transaksi yang berafiliasi dengan kas
kecil, apakah sudah baik atau perlu perbaikan
f. Untuk menyidik adanya batasan yang mungkin ada dalam penggunaan dana kas kecil
g. Untuk menyidik apakah penyajian kas kecil pada laporan keuangan telah sesuai
denganprinsip akuntansi

IX. PROSEDUR INVESTIGASI SALDO KAS KECIL

Tahap-tahap yang dilakukan antara lain :
a. Pemeriksaan saldo kas kecil melalui catatan pembukuan

26
 b. Pemeriksaan saldo kas kecil secara fisik dilakukan dengan menghitung fisik uangtunai
yang ada pada kasir kas kecil
c. Pemeriksaan tersebut dilakukan oleh petugas pemeriksa disaksikan oleh dua orang atau
lebih dan diawasi oleh akuntan internal atau akuntan public jika Perusahaan memakai jasa
akuntan public
d. Perhitungan uang kas secara fisik sanggup dibentuk dengan struktur yang ada dalam isu
program investigasi kas kecil

X. PENYUSUNAN BERITA ACARA PEMERIKSAAN KAS KECIL

Berita Acara
Pemeriksaan Kas Kecil
Tanggal 30 Juni 2020
Pengisian Dana Kas Kecil, Juni 2020 ............... Rp. 1.000.000,00
Jumlah penerimaan bulan Juni 2020 ................. Rp. 767.000,00
Jumlah ........................................... Rp. 1.767.000,00
Jumlah pengeluaran bulan Juni 2020 ................ Rp. 1.037.000,00
Saldo kas kecil per 30 Juni 2020 …………… Rp 730.000,00

Perhitungan uang kas per 30 Juni 2020 menghasilkan jumlah :

I. Uang kertas:
3 lembar @ Rp. 100.000,00 ........................ = Rp. 300.000,00
3 lembar @ Rp. 50.000,00 ........................ = Rp. 150.000,00
5 lembar @ Rp. 20.000,00 ........................ = Rp. 100.000,00
9 lembar @ Rp. 10.000,00 ........................ = Rp. 90.000,00
6 lembar @ Rp. 5.000,00 ........................ = Rp. 30.000,00
30 lembar @ Rp. 1.000,00 ........................ = Rp. 30.000,00
Jumlah ........................................... Rp. 700.000,00
II Uang Logam:
20 Keping @ Rp 1000,00 .............................. = Rp. 20.000,00
16 Keping @ Rp 500,00 .............................. = Rp. 8.000,00
5 Keping @ Rp 200,00 .............................. = Rp. 1.000,00
10 Keping @ Rp 100,00 .............................. = Rp. 1,000,00
Jumlah ..................................................... Rp. 30.000,00
Saldo kas kecil per 30 Juni 2020 sama dengan uang kas / tunai yang dihitung pada tanggal tersebut

Surakarta, 30 Juni 2020

Akuntan Saksi PetugasPemeriksa
ttd ttd ttd

………… ……….. ……………

XI. LAPORAN MUTASI DANA KAS KECIL

Laporan penggunaan dana kas kecil adalah laporan yang disusun berdasarkan Buku kas kecil.
Laporan mutasi dana kas kecil memuat saldo awal, pengeluaran, pengisian kembali dan saldo
akhir kas kecil.

Contoh :

Nama Perusahaan
27
 LAPORAN MUTASI DANA KAS KECIL
Periode ......................
Saldo 1 Januari (Pembentukan) Rp 1.000.000,00
Pengisian Kembali Rp 767.000,00
Jumlah Rp 1.767.000,00
Jumlah Pengeluaran Rp 1.037.000,00
Saldo akhir 30 Juni 2020 Rp 730.000,00

XII. PERLAKUAN SELISIH SALDO KAS KECIL

Dana kas kecil menurut perhitungan fisik lebih besar dari pada kas menurut catatan disebut
dengan selisih kas lebih (Cash overage), sebaliknya dana kas kecil menurut perhitungan fisik
lebih kecil dari pada kas menurut catatan disebut dengan selisih kas kurang (Cash shortage)
Adapun Selisih kas kecil dapat terjadi karena hal-hal sbb :
1 Jumlah yang diterima atau yang dikeluarkan lebih besar atau lebih kecil daripada jumlah
yang seharusnya dicatat karena tidak terjadinya uang pecahan kecil
2 Kehilangan akibat kekeliruan saat transaksi pertukaran misalnya saat memberikan uang
kembali
3 Adanya uang palsu
4 Kesalahan pencatatan dalam jurnal
5 Sebab-sebab lain yang sama sekali tidak diketahui

Pada akhir periode pencatatan selisih kas lebih dianggap sebagai pendapatandan selisih kas
kurang dianggap sebagai kerugian atau beban
Dalam laporan Laba Rugi selisih kas diinformasikan sebagai pendapatan atau beban diluar usaha

Jurnal apabila terjadi selisih lebih pada kas kecil adalah

Kas kecil Rp xx
Selisih kas kecil Rp xx

Jurnal apabila terjadi selisih lebih pada kas kecil adalah

Selisih kas kecil Rp xx
Kas Kecil Rp xx

Contoh :
1. Pada tanggal 30 Juni 2018 saldo kas kecil sebesar Rp 1.750.000,00 tetapi jumlah kas kecil
secara fisik sebesar Rp 1.950.000,00 maka ada selisih kas lebih Rp 200.000,00 maka
jurnal yang harus dibuat adalah
Kas kecil Rp 200.000,00
Selisih kas kecil Rp 200.000,00
2. Pada tanggal 30 Juni 2018 saldo rekening kas kecil Rp 1.750.000,00 tetapi berdasarkan
perhitungan fisik sebesar Rp 1.570.000,00 maka ada selisih kas kurang Rp 180.000,00
maka jurnal yang harus dibuat adalah
Selisih kas kecil Rp 180.000,00
Kas kecil Rp 180.000,00
3. Pada tanggal 25 Juni 2018 dilakukan pemeriksaan ternyata ada penerimaan dana kas kecil
dari kas sebesar Rp 950.000,00 hanya dicatat sebesar Rp 770.000,00 maka kesalahan
tersebut dapat diperbaiki dengan jurnal koreksi sbb :
Kas kecil Rp 180.000,00
Kas Rp 180.000,00

28