MODUL 5

KEGIATAN BELAJAR 1
DANA KAS KECIL

Sumber : https://savedelete.com/internet-tips/petty-cash-fund-all-you-need

Uraian Materi
A. Dana Kas Kecil
Perusahaan biasanya harus membayar sejumlah pengeluaran kecil yang
transaksinya rutin, seperti peralatan kantor, pembelian materai dan lainnya. Sangatlah tidak
praktis apabila untuk pengeluaran-pengeluaran tersebut perusahaan membayar dengan
menggunakan cek. Oleh karena itu diperlukan dana kas kecil (petty cash fund).

B. Pengendalian Melalui Dana Kas Kecil

Kas Kecil (petty cash) adalah sejumlah dana yang dibentuk khusus untuk
pengeluaran yang bersifat rutin dan relatif kecil jumlahnya. Kas kecil dibentuk secara
berkala dengan jumlah tertentu seduai dengan kebijakan perusahaan. Prosedur penentuan
Dana kas kecil :
1. Memperkirakan jumlah kas yang diperlukan untuk pembayaran selama periode tertentu
(mingguan, bulanan atau lainnya).

1
 2. Menentukan jumlah maksimum pembayaran yang dapat dibayarkan melalui dana kas
kecil dan jenis pembayaran yang dapat dibayarkan melalui kas kecil.
3. Setelah disetujui, cek disiapkan dan kemudian di cairkan atau diuangkan oleh pejabat
yang ditunjuk, kemudian uang yang telah dicairkan dikelola oleh staf keuangan yang
diberi wewenang.
4. Pencatatan dilakukan setiap pengeluaran kas kecil dilakukan.

C. Pembayaran Melalui Kas Kecil

Staf atau karyawan yang ditunjuk untuk mengelola kas kecil memiliki kewenangan
untuk melakukan pembayaran dari kas kecil sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan
oleh perusahaan. besarnya dana yang dikeluarkan dan tranksaki- transaksi apa saja yng
dapat menggunakan kas kecil telah ditetapkan oleh perusahaan. setiap pengeluaran dari
dana kas kecil harus dilakukan dengan mengisi dokumen yang disebut bukti pengeluaran
kas kecil. Bukti ini ditandatangani oleh orang yang menerima kasi kecil dan staf atau
karyawan yang berwenang untuk melakukan pembayaran kas kecil. Apabila ada bukti
pendukung, maka bukti tersebut harus dilekatkan pada dokumen pengeluaran kas kecil.

D. Dana Kas Kecil Sistem Dana Tetap (Imperest System)

Dana kas kecil sistem imperest atau sistem dana tetap adalah suatu mekanisme
pembentukan kas kecil dimana dana yang dibentuk tetap setiap periodiknya. Setiap
pengeluaran tidak dibuat jurnal tetapi dibuat bukti pengeluarannya. Jurnal akan dibuat
setiap pemegang kas kecil mengajukan penggantian pada perusahaan. penggantian sebesar
jumlah dana pengeluaran yang telah dikeluarkan. Setelah penggantian saldo dana kas kecil
akan kembali sesuai dengan jumlah yang ditetapkan. Pada kas kecil jurnal diselenggarakan
dua kali, yaitu :
1. Pada waktu pembentukan
2. Pada waktu pengisian kembali

Ilustrasi :
PT. A menentukan jumlah dana kas kecil yang dipegang oleh kasir perusahaan adalah
sebesar Rp5.000.000,00. Pejabat berwenang kemudian menyiapkan cek sesuai dengan
jumlah yang ditentukan, yang kemudian cek dicairkan oleh kasir perusahaan. Dana kas
kecil dibentuk pada tanggal 15 November 2017 dan diisi kembali setiap 2 minggu. Setiap

2
pengeluaran harus disertai dengan bukti-bukti dan diotorisasi oleh pejabat berwenang dan
dijadikan satu dengan kuitansi pengeluaran kas kecil. Transaksi yang terjadi adalah sebagai
berikut :
November 15 : Membentuk dana kas kecil Rp5.000.000,00
November 17 : Membayar biaya komunikasi,
listrik dan PDAM Rp2.000.000,00
November 20 : Membeli alat tulis kantor Rp1.500.000,00
November 25 : Membeli materai kantor Rp120.000,00
November 28 : Membayar snack untuk rapat Rp400.000,00
November 29 : Membayar langganan koran kantor Rp250,000,00
November 30 : Pengisian dana kas kecil dari bank Rp4.270.000,00

1. Jurnal pembentukan dana kas kecil

Tanggal Keterangan Debit Kredit
15/11/2017 Dana kas kecil Rp5.000.000,00
Kas (dari bank) Rp5.000.000,00

2. Jurnal pengisian kembali kas kecil

Tanggal Keterangan Debit Kredit
17/11/2017 Beban komunikasi, Rp2.000.000,00
listrik dan PDAM

20/11/2017 Alat tulis kantor Rp1.500.000,00

25/11/2017 Materai Rp120.000,00
28/11/2017 Snack rapat Rp400.000,00
29/11/2017 Langganan koran Rp250,000,00
Kas (dari bank) Rp4.270.000,00

Dari ilustasi diatas dapat kita lihat bahwa nilai dana kas kecil akan selalu tetap
sebesar Rp5.000.000,-. Setiap periode pengisian staff pemegang kas kecil harus membuat
jurnal pengisian kembali tujuannya adalah beban yang dikeluarkan diakui sesuai dengan
periode dana kas kecil. Pengakuan beban juga untuk menentukan jumlah dana kas kecil
yang akan dilaporkan di laporan posisi keuangan perusahaan.
Apabila pada saat pengisian tidak diisi kembali maka perusahaan harus membust jurnal
penyesuaian untuk mengakui beban sejak pengusian sebelumnya sampai dengan akhir
perioda tersebut.

3
Ilustrasi :
Transaksi pengeluaran kas kecil PT. A pada bulan Desember 2017 adalah sebagai berikut:
Desember 1: Pembayaran biaya komunikasi, listrik dan PDAM bulan desember
Rp2.000.000,00
Desember 5: Pembayaran langganan koran bulan desember Rp 250.000,00
Jurnal pengisian kembali pada tgl 15 Desember 2018 adalah sebag berikut :
Tanggal Keterangan Debit Kredit
1/12/2017 Beban komunikasi, Rp2.000.000,00
listrik dan PDAM

15/12/2017 Langganan koran Rp250,000,00

Kas (dari bank) Rp2.250.000,00

Apabila tgl 15 Desember 2017 PT A tidak melakukan pengisian dana kas kecil, maka pada
tanggal 31 Desember 2017, PT. A. harus membuat jurnal penyesuaian.
Jurnal penyesuaiannya adalah sebagai berikut :
Tanggal Keterangan Debit Kredit
31/12/2017 Beban komunikasi, Rp 2.000.000,00
listrik dan PDAM

Langganan koran Rp250,000,00

Dana kas kecil Rp2.250.000,00
(mengakui beban dan
menyesuaikan kas
kecil)
Apabila transaksi diatas diposting ke buku besar, maka dana kas kecil akan menjadi
Rp5.000.000,00 - Rp2.250.000,00 = Rp2.750.000,00.. Beban tersebut ditutup ke ikhtisar
laba rugi, yang kemudian pada awal tahun dibuat kembali jurnal pembaliknya.
Jurnal pembaliknya adalah sebagai berikut :
Tanggal Keterangan Debit Kredit
01/01/2018 Dana kas kecil Rp2.250.000,00

Beban Rp2.000.000,00
komunikasi,
listrik dan
PDAM
Langganan Rp250.000,00
koran

4
Setelah jurnal pembalik diposting ke buku besar maka saldo dana kas kecil akan kembali
menjadi Rp5.000.000,00
Ilustrasi :
Pada tanggal 10 Januari 2018 dana kas kecil membayar pembelian alat tulis kantor sebesar
Rp1.000.000,00. Dengan adanya transaksi tersebut, maka PT. A harus menambahkan
beban alat tulis kantor kedalam beban pengeluaran dana kas kecil pada bulan Desember
2017.
Jurnal yang dibuat adalah sebagai berikt :
Tanggal Keterangan Debit Kredit
15/01/2018 Beban komunikasi, Rp2.000.000,00
listrik dan PDAM

Langganan koran Rp250,000,00

Alat tulis kantor Rp1.000.000,00
Kas (dari bank) Rp3.250.000,00

Prosedur Pengisian Kas Kecil dalam Sistem Dana Tetap :

 Perusahaan memberikan dana kepada pemegang kas kecil untuk melakukan
pembayaran selama periode yang telah ditentukan.
 Pada akhir periode pengisian, jumlah dana kas kecil yang telah dikeluarkan untuk
pembayaran pengeluaran dilaporkan ke perusahaan yang kemudian dilakukan
pengisian kembali sejumlah pengeluaran yang telah dilakukan. Sehingga, dana kas
kecil tiap periode berjumlah sama.
 Tidak ada penambahan saldo pada pertengahan periode.

Kelebihan pada Sistem Dana Tetap :

 Dalam rangka pengendalian, sistem dana tetap lebih baik, karena jumlah dana kas
kecil dapat dikendalikan dan tidak akan terjadi penumpukan pada pemegang dana
kas kecil.
 Pengendalian pengeluaran tiap pos atau akun akan lebih mudah karena pengeluaran
tiap pos atau akun dapat diketahui.
 Dengan saldo kas kecil tetap, maka pemegang kas kecil akan lebih mudah utuk
memperkirakan jumlah dana per unit usaha.

5
Kelemahan pada Sistem Dana Tetap adalah :
 Saldo kas kecil hanya dapat diketahui pada saat pengisian kembali.
 Tidak ada penambahan di tengah periode, sehingga memungkinkan terjadi
kekurangan dana sebelum periode pengisian. Oleh karena itu, pemegang kas harus
dapat memperkirakan pengeluaran yang terkait dengan kas kecil.

Prosedur Kas Kecil pada Sistem Dana Tetap :

Pembentukan kas kecil, langkah-langkahnya :

1. Penunjukan karyawan pemegang kas kecil
2. Perusahaan menetapkan jumlah dana kas kecil
3. Jumlah dana ditaksir dengan perhitungan kebutuhan untuk 1 periode (minggu/bulan)
4. Jika jumlah dana telah ditetapkan, selanjutnya kasir perusahaan menarik uang tunai
dari cek untuk diserahkan pada pemegang kas kecil.

Pembayaran melalui kas kecil, meliputi :

1. Pemegang kas kecil berwenang untuk melakukan pengeluaran dengan menggunakan
uang dalam kas kecil, selama tidak bertentangan dengan kebijakan manajemen.
2. Biasanya manajemen membuat kebijakan tentang izin dan larangan batas maksimal
pengeluaran untuk tiap transaksi keuangan.
3. Setiap pengeluaran kas kecil harus didokumentasi dengan menggunakan bukti
pengeluaran kas kecil yang disebut petty cash voucher lengkap dengan nomor dan
tanggal bukti pengeluaran.
4. Bukti petty cash voucher harus ditandatangani oleh pemegang kas kecil dan penerima
uang kas kecil.
5. Bila ada bukti pendukung lain, seperti kwitansi penerimaan/pembayaran, faktur, dan
sebagainya, maka bukti pendukung tersebut harus dilampirkan pada bukti pengeluaran
kas kecil.
6. Jumlah rupiah dari semua bukti pengeluaran ditambah jumlah saldo uang kas kecil
harus selalu sama dengan jumlah dana kas kecil yang ditetapkan perusahaan.

6
 Pengisian kembali kas kecil jika dana menipis, meliputi :

1. Pemegang kas kecil mengajukan permintaan dan menyiapkan daftar pengeluaran

yang dilampiri bukti-bukti pengeluaran kas kecil.
2. Permintaan tersebut diajukan kepada bendahara atau kasir perusahaan yang akan
mengecek kevalidan kas kecil yang telah dilakukan.
3. Apabila telah sesuai dengan ketentuan, bendahara atau kasir akan memberi
persetujuan pada formulir permintaan pengisian kembali dan menarik uang tunai
menggunakan cek sebesar jumlah kas kecil yang telah digunakan, sehingga jumlah
dana kas kecil akan kembali seperti saldo awalnya.

E. Dana Kas Kecil Sistem Fluktuasi (Fluctuating System)

Dalam sistem ini dana kas kecil tidak ditetapkan sejumlah tertentu sehingga saldonya
bervariasi dari waktu ke waktu. Penggantian tidak didasari jumlah terpakai tetapi
seringkali ditetapkan jumlah tertentu. Misalnya untuk pertama kali dibentuk dana kas kecil
sebesar Rp5.000.000,00. Setiap bulan ditambahkan dana sejumlah nilai yang sama tanpa
memperhatikan jumlah dana yang terpakai. Akibatnya saldo kas akan berubah-ubah.
Ilustrasi :
PT. ABC menyelenggarakan kas kecil untuk pengeluaran-pengeluaran dalam jumlah
kecil dalam perusahaan. Kas tersebut mulai dibentuk pada tanggal 2 Desember 2017
dengan mengisi dana kas kecil sebesar Rp 2.000.000 dari Kas. Untuk selanjutnya kas
kecil diisi kembali pada tanggal 15.
Pengeluaran dana kas kecil adalah sebagai berikut :
03 desember Dibeli materai Rp 300.000
08 desember Dibayar rekening listrik Rp 320.000 dan air Rp 230.000
11 desember Dibayar biaya iklan pada harian kompas Rp 250.000
15 desember Dana kas kecil diisi kembali
Jurnal yang terkait dengan dana kas kecil adalah sebagai berikut :

7
Jurnal Pembentukan Kas Kecil
Tanggal Keterangan Debet Kredit
02/12/2017 Kas Kecil Rp2.000.000,00
Kas Rp2.000.000,00

Jurnal Pencatatan Pengeluaran Kas Kecil

Tanggal Keterangan Debet Kredit
03/12/2017 Perlengkapan Rp300.000,00
Kantor
Kas Kecil Rp300.000,00

Tanggal Keterangan Debet Kredit

08/12/2017 Biaya Listrik Rp320.000,00
Biaya Air Rp230.000,00
Kas Kecil Rp550.000,00

Tanggal Keterangan Debet Kredit

08/12/2017 Biaya Listrik Rp320.000,00
Biaya Air Rp230.000,00
Kas Kecil Rp550.000,00

Tanggal Keterangan Debet Kredit

11/12/2017 Biaya Iklan Rp250.000,00
Kas Kecil Rp250.000,00

Jurnal Pencatatan Pengisian Kembali

Tanggal Keterangan Debet Kredit
11/12/2017 Kas Kecil Rp1.100.000,00
Kas Rp1.100.000,00

8
F. Perbandingan Dana Kas Kecil Sistem Imperest (Dana Tetap) dengan Sistem
Fluktuasi
No Sistem Imperest Sistem Fluktuasi
1 Pengendalian kas kecil lebih terkontrol dan tidak Tidak ada periode tetap
terjadi penumpukan pengeluaran pada pemegang pengisian kembali kas kecil
kas kecil resiko penumpukan
pengeluaran yang
mengakibatkan sulitnya
pengendalian kas kecil.
2 Setiap pengisian kembali kas kecil akan dilakukan Jumlah dana yang ada pada
penghitungan dana kas kecil yang telah terpakaidan pemegang kas kecil tidak
tersisa sehingga dapat memonitor pemakaian dan terkontrol dan jumlahnya
memastikan tidak ada uang yang hilang. dapat terus bertambah karena
tidak digunakan.

G. Perbedaan Karakteristik Dana Kas Kecil Sistem Imperest (Dana Tetap) dengan
Sistem Fluktuasi

No Sistem Imperest Sistem Fluktuasi

1 Dana yang dibentuk berjumlah tetap setiap periodik Dana yang dibentuk
dan setiap periode pengisian jumlah yang diisi sama. disesuaikan dengan
kebutuhan perusahaan
sehingga jumlahnya akan
berbeda-beda pada saat
periode pengisian.
2 Jurnal hanya dibuat saat pembentukan dana kas kecil Jurnal dibuat pada saat :
dan pengisian kas kecil. Pada saat terjadi Pembentukan kas kecil;
pengeluaran tidak perlu dibuat jurnalnya. Setiap pengeluaran yang
terjadi yang menggunakan
dana kas kecil;
Saat pengisian kembali.

9
Daftar Pustaka
Hery, 2017. Akuntansi Pengantar “Bank Soal dan Solusi”. Jakarta, Grasindo.
Martani, Dwi, dkk. 2014. Akuntansi Keuangan Menengah Buku 1 Berbasis PSAK. Edisi
Jakarta.Salemba Empat.
Slamet Sugiri S. Dan Bogat Agus R. 2016. Akuntansi Pengantar 1 Edisi
Kesembilan.Yogyakarta: Unit Penerbit dan Percetakan Sekolah Tinggi Ilmu
Manajemen YKPN.
Warren, Carls.S.,dkk. 2015. Pengantar Akuntansi Adaptasi Indonesia Edisi 25 Cetakan ketiga.
Jakarta. Salemba Empat.
Yusuf, Haryono Al. 2011. Dasar-dasar Akuntansi Jilid II Edisi 7. Cetakan Pertama.
Yogyakarta. Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN.
Kieso, Donald E. Dkk. 2008. Akuntansi Intermediate Jilid 2 Edisi ke 12. Jakarta.

10