Kelebihan Metode Imprest

Metode imprest dalam pengelolaan kas kecil memiliki beberapa kelebihan, diantaranya:
 lebih efisien dalam pencatatan laporan keuangan,
 lebih jelas karena pencatatan menggunakan bukti transaksi,
 lebih mudah untuk mengetahui jumlah pengeluaran untuk setiap kegiatan operasional
perusahaan,
 lebih hati-hati di dalam menggunakan dana kas kecil karena hanya akan ditambah
ketika periode berakhir,
 lebih mudah dalam memperkirakan jumlah dana yang akan digunakan dikarenakan
jumlah dana awal akan selalu sama.
Kekurangan Metode Imprest

Dibalik kelebihannya, metode imprest juga memiliki kekurangan, yaitu:

 jumlah saldo yang kecil dan susah diketahui karena jumlah saldo pasti hanya bisa
dilihat ketika pengisian kas kecil dilakukan,
 tidak bisa melakukan penambahan saldo di tengah periode,
 apabila ada kekurangan, cendrung tidak diketahui berapa kekurangan tersebut.
Contoh Penggunaan Metode Imprest
Berikut contoh penggunaan sistem imprest dalam pengelolaan kas kecil
perusahaan ABC Software adalah salah satu perusahaan yang bergerak dalam
bidang software akuntansi. Pada tanggal 1 Mei 2021, manajemen menetapkan dana kas
kecil yang berjumlah Rp8.000.000. Dalam melakukan aktivitasnya, staf keuangan
perusahaan mencatat pengeluaran kas kecil hingga tanggal 15 Mei 2021 adalah sebesar
Rp5.000.000, dengan rincian sebagai berikut :
 Biaya Operasional Kantor Rp2.000.000
 Biaya Keperluan Rapat Rp1.500.000
 Biaya Transport Rp1.000.000
 Biaya ATK Tambahan Rp500.0000
Pada tanggal 18 Mei 2021 dilakukan penambahan dana kas kecil sebesar Rp5.000.000
untuk mengganti biaya yang telah dikeluarkan. Lalu, staf keuangan mencatat pengeluaran
kas kecil yang dilakukan pada 18 Mei hingga 31 Mei pengeluaran kas kecil sebesar
Rp6.500.000, untuk berbagai keperluan berikut ini
 Biaya Periklanan Rp2.500.000
 Biaya Pelatihan Rp3.500.000
 Biaya Lainnya Rp500.000
Dalam melakukan pencatatan pada periode tersebut, staf keuangan menggunakan metode
imprest. Proses pembukuan yang dilakukan oleh staf tersebut dapat dijabarkan sebagai
berikut
a. Jurnal pada Tanggal 1 Mei 2021:
(D) Kas Kecil Rp8.000.000
(K) Kas Rp8.000.000
b. Jurnal pada Tanggal 15 Mei 2021:
(D) Biaya Operasional Kantor Rp2.000.000
(D) Biaya Keperluan Rapat Rp1.500.000
(D) Biaya Transport Rp1.000.000
(D) Biaya ATK Tambahan Rp500.0000
 (K) Kas Rp5.000.000

c. Jurnal pada Tanggal 31 Mei 2021:

(D) Biaya Periklanan Rp 2.500.000
(D) Biaya Pelatihan Rp 3.500.000
(D) Biaya Lainnya Rp 500.000
(K) Kas Rp6.500.000

Pencatatan tersebut menjelaskan bahwa jurnal sampai tanggal 18 Mei 2021 telah dilakukan
penggunaan kas kecil untuk berbagai kegiatan operasional perusahaan.

Pada 31 Mei 2021, staf keuangan membuat jurnal penyesuaian agar saldo tetap berada
pada angka semula. Untuk itu dilakukan pencatatan jurnal penyesuaiannya agar biaya yang
dikeluarkan sudah terbukti dan tercatat. Penyesuaian biaya pada tanggal 31 Mei 2021
tercatat sebagai berikut:
(D) Kas Rp6.500.000
(K) Biaya Periklanan Rp 2.500.000
(K) Biaya Pelatihan Rp 3.500.000
(K) Biaya Lainnya Rp 500.000
Penambahan dana sejumlah Rp6.500.000 dicatat pada akhir periode penggunaan kas kecil.

Kas kecil memiliki sifat opsional di dalam perusahaan. Jadi, hal tersebut bisa dilakukan
atau pun tidak. Namun, jurnal kas tergantung dari kebutuhan perusahaan. Hal yang harus
Anda perhatikan adalah menyusun laporan keuangan yang tepat.

Petty cash sendiri merupakan dana pengeluaran rutin yang nominalnya kecil. Jika ingin
membuat petty cash, maka Anda membutuhkan beberapa dokumen berikut ini:

Bukti Kas yang Keluar

Bukti ini dimaksudkan untuk menunjukkan dana perusahaan yang keluar. Dalam kasus ini,
uang tunai dikeluarkan untuk saldo kas kecil di awal. Lalu, saldo jurnal pembelian tersebut
diisi kembali saat jangka waktunya selesai.

 Cek
Cek digunakan sebagai surat perintah untuk bank agar melakukan pembayaran kepada
orang atau badan usaha yang tercantum di dokumen.
 Permintaan Kas Kecil
Permintaan kas kecil akan dipakai untuk meminta sejumlah uang kepada pemegang
dana. Jadi, dokumen ini berfungsi sebagai bukti pengeluaran. Lalu, dokumen akan
disimpan oleh pemegang kas kecil sesuai nama pengeluarannya.

 Bukti Kas Kecil

Umumnya, bukti kas kecil dibuat sebagai tanggung jawab penggunaan dana terkait.
Dokumen tersebut harus dilampirkan dengan bukti pengeluaran kas kecil. Kemudian,
pengguna dana kas kecil akan menyerahkannya kepada pemegang dana.
  Permintaan Pengisian Kas Kecil
Terakhir, dokumen ini akan disusun oleh pemegang dana kas kecil. Tujuannya untuk
mengajukan kepada bagian utang. Selanjutnya, bukti kas keluar akan dibuat untuk
mengisi kembali dananya.

Langkah Membuat Jurnal Petty Cash

Penyusunan kas kecil harus dilakukan dengan teliti. Metode pengelolaannya pun
ditentukan sesuai jurnal penjualan. Berikut adalah contoh jurnal kas kecil metode dana
tetap:

Contoh kasus:
PT Aman Sejahtera memiliki saldo kas kecil untuk Januari 2023, yaitu sebesar
Rp4.000.000 pada 10 Januari 2023. Selama bulan tersebut, penarikan dana kas kecil
dilakukan sebanyak tiga kali. Rinciannya adalah sebagai berikut:

 10 Januari 2023: pembelian makanan rapat kepala bagian sebesar Rp250.000

 11 Januari 2023: pembelian lampu sebesar Rp200.000
 12 Januari 2023: makan siang tamu sebesar Rp400.000

1. Penyediaan Dana Kas Kecil

Tanggal Keterangan Debit Kredit
10 Januari Dana Kas Kecil Rp 4.000.000
Rp 4.000.000

2. Catatan Penggunaan Kas Kecil

Tanggal Keterangan Debit Kredit
10 Januari Makan Rapat Kepala
Rp 250.000
Bagian
11 Januari Pembelian lampu Rp 200.000
12 Januari Makan siang tamu Rp 400.000
Rp 850.000

3. Pengisian Kembali Kas Kecil

Tanggal Keterangan Debit Kredit Saldo
16 Januari Dana Kas Kecil Rp 850.000 Rp 850,000

Tujuan Pembuatan Kas Kecil

Berdasarkan pengertian tentang kas kecil di atas, maka bisa disimpulkan bahwa ada
beberapa tujuan dibuatnya kas kecil.

 Memenuhi berbagai kepentingan perusahaan yang nominalnya kecil, tetapi harus

dipenuhi.
  Menghindari cara yang kurang praktis dan tidak ekonomis, seperti menggunakan cek
hanya untuk membiayai kebutuhan perusahaan yang jumlahnya relatif kecil.
 Menghindari dan meringankan beban karyawan yang membuat mereka mengeluarkan
uang pribadi untuk keperluan kantor.
 Mempercepat kegiatan pimpinan perusahaan yang digunakan secara mendadak.

Lalu apakah setiap perusahaan wajib memiliki kas kecil? Tidak selalu. Karena pembentukan
kas kecil ini sifatnya opsional dan disesuaikan dengan masing-masing kebutuhan
perusahaan. Jika memang memang memutuskan untuk membentuk kas kecil, pastikan
pencatatan dilakukan secara detail dan bisa dipertanggung jawabkan.

1. Metode Tetap (Imprest Fund Method)

Untuk memenuhi pengeluaran rutin perusahaan, PT Sana Sini membuat dana kas kecil
pada tanggal 3 Januari 2019 dengan menetapkan jumlah Rp 225.000. Maka jurnal kas
kecilnya dapat dibuat seperti berikut:

Jurnal
Tanggal Deskrisi debit kredit
Janari 3 Kas Kecil Rp 225.000
Kas Rp 225.000

Saat kasir kas kecil mengeluarkan dana, pengeluarannya tidak dicatat dalam jurnal sehingga
tidak akan merubah jumlah nominalnya. Namun, setiap pengeluaran harus dicantumkan dalam
bukti pengeluaran dan juga buku kas kecil.
Kemudian selama satu minggu pertama di bulan Januari 2019, kasir kas kecil mengeluarkan
rincian transaksi sebagai berikut:
4 Januari 2019 pembelian perlengkapan Rp.20.000
5 Januari 2019 pembayaran rekening listrik Rp.50.000
6 Januari 2019 pembayaran rekening telepon Rp.40.000
7 Januari 2019 pembelian bahan baku Rp.40.000
8 Januari 2019 pembayaran tenaga kerja Rp.60.000
Maka dari rincian di atas ditotalkan menjadi Rp.210.000.
Dari transaksi di atas jika dimasukkan ke dalam buku kas kecil, hasilnya seperti ini:

Lalu tanggal 10 Januari 2019, kas kecil dilakukan pengisian kembali, maka jurnalnya sebagai
berikut:

Dari Jurnal di atas, kas kecil tidak terjadi perubahan. Maka, setelah pengisian nominalnya
kembali, saldo kas kecil tetap Rp 225.000 seperti yang ditetapkan di awal. Lalu jika dibuat ke
dalam buku kas, hasilnya seperti di bawah ini:

2. Metode Tidak Tetap (Fluctuating Fund Method)

Data yang digunakan masih sama seperti metode imprest, maka pembentukan kas kecil adalah:
 KAS KECL
KAS dana yang disediakan untuk pengeluaran operasional perusahaan yang sifatnya relatif
besar dimana pembayarannya dapat dilakukan dengan cek.
Contohnya pembelian tanah, pembelian kendaraan, pembayaran gaji karyawan
Kas Kecil (patty cash) adalah dana yang disediakan untuk pengeluaran operasional
perusahaan yang sifatnya relatif kecil dan tidak ekonomis apabila dibayar dengan cek.
Contohnya pembelian materai, pembelian prangko, pembayaran listrik, pembayaran
konsumsi, pembuatan spanduk, dan lain-lain.
Pencatatan dana kas kecil
1. Metode imprest yaitu metode pengendalian kas kecil dimana rekening kas kecil
jumlahnya selalu tetap.
2. Metode fluktuatif yaitu metode pengendalian kas kecil dimana jumlah kas kecil selalu
berubah-ubah
Perbedaan :
Metode imprest :
Metode imprest Metode fluktuatif
1. Setiap pengeluaran kas kecil tidak 1. Setiap pengeluaran kas kecil selalu
dibuat jurnal dibuat jurnal
2. Pengisian kembali sebesar pengeluaran 2. Pengisian kembali tidak harus sebesar
yang telah dilakukan pengeluaran yang telah dilakukan
3. Saldo kas kecil tetap (seperti semula) 3. Saldo kas kecil berubah-ubah (tidak
tetap)

Soal
PD Jaya ABADI menyelenggarakan kas kecil untuk pengeluaran-pengeluaran kecil.
Transaksi yang berhubungan dengan Kas Kecil selama bulan April 2023 adalah sebagai
berikut :
April 1 Pemegang Kas Kecil menerima uang sebesar Rp 2.000.000 sebagai
pembentukan dana Kas Kecil
April 2 Dibeli materai Rp 25.000 dan prangko Rp 20.000,- (suplai kantor)
April 5 Dibayar rekening listrik Rp 400.000,-
April 8 Dibayar biaya iklan pada harian Kompas sebesar Rp 300.000,-
April 10 Dana Kas Kecil diisi kembali
April 13 Dana Kas Kecil dianggap terlalu besar, sebesar Rp 200.000,- dikembalikan ke
kas pusat.
April 15 Dibayar biaya reparasi mesin tulis kantor sebesar Rp 100.000,-
April 20 Dibayar biaya konsumsi rapat Rp 150.000,-
April 25 Dana Kas Kecil di isi kembali

1. Metode Imprest
Tanggal Keterangan Debit Kredit
April 1 Kas Kecil Rp 2.000.000,-
2023 Kas Rp 2.000.000,-
 2 Tidak dijurnal
5 Tidak dijurnal
8 Tidak dijurnal
10 Biaya materai Rp 25.000,-
Biaya Prangko Rp 20.000,-
Beban Listrik Rp 400.000,-
Beban Iklan Rp 300.000,-
Kas Rp 745.000,-
13 Kas Rp 200.000,-
Kas Kecil Rp 200.000,-
15 Tidak dijurnal
20 Tidak dijurnal
25 Beban Reparasi Rp 100.000,-
Beban Konsumsi Rp 150.000,-
Kas Rp 250.000,-
Jumlah Rp 3.195.000,- Rp 3.195.000,-

2. Metode Fluktuatif
Tanggal Keterangan Debit Kredit
April 1 Kas Kecil Rp 2.000.000,-
2023 Kas Rp 2.000.000,-
2 Biaya Materai Rp 25.000,-
Biaya Prangko Rp 20.000,-
Kas Kecil Rp 45.000,-
5 Beban listrik Rp 400.000,-
Kas Kecil Rp 400.000,-
8 Beban Iklan Rp 300.000,-
Kas Kecil Rp 300.000,-
10 Kas Kecil Rp 745.000,-
Kas Rp 745.000,-
13 Kas Rp 200.000,-
Kas Kecil Rp 200.000,-
15 Beban Reparasi Rp 100.000,-
Kas Kecil Rp 100.000,-
20 Beban Konsumsi Rp 150.000,-
Kas Kecil Rp 150.000,-
25 Kas Kecil Rp 250.000,-
Kas Rp 250.000,-
Jumlah Rp 4.190.000,- Rp 4.190.000,-