Memproses dokumen dana kas kecil

1.      Perhitungan Fisik Dana Kas Kecil

Perhitungan fisik dana kas kecil dilakukan oleh petugas yang tidak terkait dengan pengelolaan kas kecil.
Uang tunai dari benda-benda yang tergolong dalam kas kecil dihitung dan dilaporkan secara rinci
mengenai jenis, nilai per satuan dan jumlahnya. Saldo kas kecil secara fisik harus sama dengan saldo kas
berdasarkan catatan.

2.      Menghitung Selisih Dana Kas Kecil

Selisih kas kecil adalah selisih antara kas menurut catatan dengan kas ada menurut perhitungan secara
fisik. Jika kas menurut perhitungan fisik lebih besar daripada kas menurut catatan disebut Cash
Overage  atau selisih kas lebih. Jika keadaan sebaliknya disebut Cash Shortage  atau selisih kas kurang.
Selisih kas dapat terjadi karena hal-hal sebagai berikut :

a.         Kehilangan akibat kekeliruan atas transaksi pertukaran.

b.         Jumlah yang diterima atau dikeluarkan lebih besar atau lebih kecil daripada jumlah yang
seharusnya dicatat. Kejadian ini biasanya terjadi karena tidak tersedia uang pecahan kecil.

c.         Kesalahan pencatatan dalam jurnal.

d.        Adanya uang palsu.

e.         Sebab-sebab lain yang sama sekali tidak diketahui.

Perlakuan terhadap selisih kas kecil pada akhir periode adalah jika selisih kas lebih dianggap sebagai
pendapatan dan jika selisih kas kurang dianggap sebagai kerugian atau beban, maka dalam laporan rugi
laba selisih kas lebih diinformasikan sebagai pendapatan diluar usaha dan selisih kas kurang
diinformasikan sebagai beban diluar perusahaan.

Selisih kas kecil yang tidak diketahui sebabnya maka jika terjadi cash overage jurnalnya adalah :

Kas Kecil                                   Rp xxx

               Selisih Kas Kecil                     Rp xxx

            Jika terjadi cash shortage maka jurnalnya sebaliknya.

            Contoh selisih dana kas kecil jika diketahui sebabnya :

1.         Contoh Cash Overage (selisih kas kecil lebih)

Saldo rekening kas kecil pada tanggal 31 Desember 2009 Rp 2.570.000, tetapi berdasarkan perhitungan
fisik Rp 2.750.000. Setelah dilakukan penelitian ternyata pembelian suplies kantor secara tunai pada
tanggal 20 Desember 2009 Rp 570.000 dicatat Rp 750.000. Jurnal koreksinya sebagai berikut :

Kas Kecil                         Rp 180.000

     Perlengkapan Kantor              Rp 180.000

2.         Contoh cash shortage (selisih kas kurang)

Saldo rekening kas kecil 31 Desember 2009 Rp 927.000 tetapi berdasarkan perhitungan fisik Rp 977.000.
Setelah dilakukan penelitian, ternyata penerimaan dana kas kecil dari kas besar pada tanggal 12
Desember 2009 sebesar Rp 150.000 hanya dicatat Rp 100.000. Jurnal koreksinya adalah sebagai berikut :

Kas Kecil                         Rp 50.000

     Kas                                          Rp 50.000

3.  Pembukuan Dana Kas Kecil

Dalam mengelola kas kecil ada dua metode yaitu, imprest fund methode dan fluctuation methode.

a.    Imprest fund methode / Dana Tetap

Metode dana tetap adalah suatu metode pencatatan kas kecil yang jumlahnya sudah ditentukan dalam
satu periode tertentu, maka besarnya dan kas kecil tidka dapat dinaikkan atau diturunkan.

Berikut prosedur dana kas kecil model imprest :

Tgl. Transaksi kas kecil Pencatatan

Keterangan Debet Kredit

1 Pembentukan dana kas Kas Kecil Xxx

kecil
    Kas xxx

2 Pengeluaran kas kecil Tidak dijurnal - -

3 Pengisian kembali dana kas Macam-macam Xxx

kecil Biaya

     Kas
xxx

b.    Fluctuation methode / Dana berubah-ubah

Metode tidak tetap adalah suatu metode pencatatan dana kas kecil yang jumlahnya mengalami
perubahan.

Tgl. Transaksi kas kecil Pencatatan

Keterangan Debet Kredit

1 Pembentukan dana kas Kas Kecil Xxx

kecil
    Kas xxx

2 Pengeluaran kas kecil Beban Iklan Xxx

   Kas Kecil Xxx

3 Pengisian kembali dana kas Kas Kecil Xxx

kecil
     Kas

Xxx

4. Pencatatan Mutasi Kas Kecil ke Buku Kas Kecil

Buku kas kecil adalah sebuah buku yang dibuat dengan kolom tertentu untuk diapaki sebagai alat
pengawasan penerimaan dan pengeluaran kas kecil agar tidak terjadi kecurangan-kecurangan.

                Contoh bentuk buku kas kecil

Tgl No.Bukti Ket Penerimaan Pengeluaran Rekening yg didebit

Biaya Biaya Serba Serbi

rek air Telepon
Nama Jumlah
Perkiraan

1 Pembentukan 100.000 - - - - -
kas kecil

2 Baiya rek.air - 40.000 40.000 - -- -

3 Biaya Telepon - 22.000 - 22.000 - -

4 Pengisian 62.000 - - - - -
kembali kas
kecil

5 Biaya perangko - 10.000 - - Beban 10.000

 Perangko

6 Beban Iklan - 40.000 - - Beban Iklan 40.000