Memproses Dokumen Dana Kas Kecil

1. Perhitungan Fisik Dana Kas Kecil

Perhitungan fisik dana kas kecil dilakukan oleh petugas yang tidak terkait dengan
pengelolaan kas kecil. Uang tunai dari benda-benda yang tergolong dalam kas kecil dihitung
dan dilaporkan secara rinci mengenai jenis, nilai per satuan dan jumlahnya. Saldo kas kecil
secara fisik harus sama dengan saldo kas berdasarkan catatan.
2.      Menghitung Selisih Dana Kas Kecil
Selisih kas kecil adalah selisih antara kas menurut catatan dengan kas ada menurut
perhitungan secara fisik. Jika kas menurut perhitungan fisik lebih besar daripada kas menurut
catatan disebut Cash Overage atau selisih kas lebih. Jika keadaan sebaliknya disebut Cash
Shortage atau selisih kas kurang. Selisih kas dapat terjadi karena hal-hal sebagai berikut :
a.         Kehilangan akibat kekeliruan atas transaksi pertukaran.
b.         Jumlah yang diterima atau dikeluarkan lebih besar atau lebih kecil daripada jumlah yang
seharusnya dicatat. Kejadian ini biasanya terjadi karena tidak tersedia uang pecahan kecil.
c.         Kesalahan pencatatan dalam jurnal.
d.        Adanya uang palsu.
e.         Sebab-sebab lain yang sama sekali tidak diketahui.
Perlakuan terhadap selisih kas kecil pada akhir periode adalah jika selisih kas lebih
dianggap sebagai pendapatan dan jika selisih kas kurang dianggap sebagai kerugian atau
beban, maka dalam laporan rugi laba selisih kas lebih diinformasikan sebagai pendapatan
diluar usaha dan selisih kas kurang diinformasikan sebagai beban diluar perusahaan.
Selisih kas kecil yang tidak diketahui sebabnya maka jika terjadi cash overage
jurnalnya adalah :
Kas Kecil                                   Rp xxx
               Selisih Kas Kecil                     Rp xxx
            Jika terjadi cash shortage maka jurnalnya sebaliknya.
            Contoh selisih dana kas kecil jika diketahui sebabnya :
1.         Contoh Cash Overage (selisih kas kecil lebih)
Saldo rekening kas kecil pada tanggal 31 Desember 2009 Rp 2.570.000, tetapi berdasarkan
perhitungan fisik Rp 2.750.000. Setelah dilakukan penelitian ternyata pembelian suplies
kantor secara tunai pada tanggal 20 Desember 2009 Rp 570.000 dicatat Rp 750.000. Jurnal
koreksinya sebagai berikut :
Kas Kecil                         Rp 180.000
     Perlengkapan Kantor              Rp 180.000
2.         Contoh cash shortage (selisih kas kurang)
Saldo rekening kas kecil 31 Desember 2009 Rp 927.000 tetapi berdasarkan perhitungan fisik
Rp 977.000. Setelah dilakukan penelitian, ternyata penerimaan dana kas kecil dari kas besar
pada tanggal 12 Desember 2009 sebesar Rp 150.000 hanya dicatat Rp 100.000. Jurnal
koreksinya adalah sebagai berikut :
Kas Kecil                         Rp 50.000
     Kas                                          Rp 50.000
3.  Pembukuan Dana Kas Kecil
Dalam mengelola kas kecil ada dua metode yaitu, imprest fund methode dan fluctuation
methode.
a.    Imprest fund methode / Dana Tetap
Metode dana tetap adalah suatu metode pencatatan kas kecil yang jumlahnya sudah
ditentukan dalam satu periode tertentu, maka besarnya dan kas kecil tidka dapat dinaikkan
atau diturunkan.
Berikut prosedur dana kas kecil model imprest :
 Tgl. Transaksi kas kecil Pencatatan
Keterangan Debet Kredit
1 Pembentukan dana kas Kas Kecil Xxx
kecil     Kas xxx
2 Pengeluaran kas kecil Tidak - -
dijurnal
3 Pengisian kembali Macam- Xxx
dana kas kecil macam Biaya
     Kas xxx

b.    Fluctuation methode / Dana berubah-ubah

Metode tidak tetap adalah suatu metode pencatatan dana kas kecil yang jumlahnya
mengalami perubahan.
Tgl. Transaksi kas kecil Pencatatan
Keterangan Debet Kredit
1 Pembentukan dana kas Kas Kecil Xxx
kecil     Kas xxx
2 Pengeluaran kas kecil Beban Iklan Xxx
   Kas Kecil Xxx
3 Pengisian kembali Kas Kecil Xxx
dana kas kecil      Kas
Xxx

4. Pencatatan Mutasi Kas Kecil ke Buku Kas Kecil

Buku kas kecil adalah sebuah buku yang dibuat dengan kolom tertentu untuk dipakai
sebagai alat pengawasan penerimaan dan pengeluaran kas kecil agar tidak terjadi kecurangan-
kecurangan.
                Contoh bentuk buku kas kecil
Tgl N Ket Penerim Pengeluaran Rekening yg didebit
o. aan Biaya Biaya Serba Serbi
B rek air Telepo Nama Jumlah
u n Perkiraa
k n
ti
1 Pembentukan kas 100.000 - - - - -
kecil
2 Baiya rek.air - 40.000 40.000 - -- -
3 Biaya Telepon - 22.000 - 22.000 - -
4 Pengisian 62.000 - - - - -
kembali kas kecil
5 Biaya perangko - 10.000 - - Beban 10.000
Perangko
6 Beban Iklan - 40.000 - - Beban 40.000
Iklan
SOAL DAN JAWABAN

Berdasarkan data di bawah ini buatlah jurnal kas kecil metode imprest dan fluktuatif yang meliputi
jurnal pembentuka, pemakaian, pengisian kembali dan penambahan dana kas kecil???

Semenjak 4 bulan yang lalu PT. Maju Jaya membentuk dana kas kecil yang digunakan untuk
keperluan pengeluaran kas yang bersifat rutin dan jumlahnya relative kecil. Dana kas kecil tersebut
diisi kembali pada setiap akhir bulannya. Berikut adalah keterangan yang berhubungan dengan
penggunaan kas kecil :

November 2016 :

Pada awal bulan dibentuk dana kas kecil sebesar Rp.250.000. Selama bulan tersebut telah
dikeluarkan dana kas kecil untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran: biaya air minum sebesar
Rp.30.000, pembelian perangko dan materai Rp. 25.000, biaya administrasi Rp.25.000.

Jurnal transaksi kas kecil metode imprest:

Tgl. Transaksi kas kecil Pencatatan

Keterangan Debet Kredit
1 Pembentukan dana Kas Kecil Rp. 250.000
kas kecil Kas Rp. 250.000
3 Pengisian kembali Biaya air minum Rp. 30.000
dana kas kecil Perangko dan materai Rp. 25.000
Biaya administrasi Rp. 25.000
Kas Rp. 80.000

Jurnal transaksi kas kecil metode fluktuatif:

Tgl. Transaksi kas kecil Pencatatan

Keterangan Debet Kredit
1 Pembentukan dana Kas Kecil Rp.250.000
kas kecil     Kas Rp.250.000
2 Pemakaian dana Biaya air minum Rp. 30.000
kas kecil Perangko dan materai Rp. 25.000
Biaya administrasi Rp. 25.000
Kas Rp. 80.000
3 Pengisian kembali Kas Kecil Rp. 80.000
dana kas kecil      Kas Rp. 80.000

Desember 2016 :

Penggunaan dana kas kecil pada bulan ini adalah sebagai berikut: biaya air minum sebesar
Rp.30.000, biaya supplies kantor Rp.42.500, biaya administrasi Rp.20.000. Pada akhir bulan ini dana
kas kecil ditambah jumlahnya menjadi Rp.400.000
Jurnal transaksi kas kecil metode imprest:

Tgl. Transaksi kas kecil Pencatatan

Keterangan Debet Kredit
1 Pengisian kembali Biaya air minum Rp. 30.000
dana kas kecil Biaya supplies kantor Rp. 42.500
Biaya administrasi Rp. 20.000
Kas Rp. 92.500
2 Penambahan dana Dana kas kecil Rp. 150.000
kas kecil kas Rp. 150.000

Jurnal transaksi kas kecil metode fluktuatif:

Tgl. Transaksi kas kecil Pencatatan

Keterangan Debet Kredit
1 Pemakaian dana Biaya air minum Rp. 30.000
kas kecil Biaya supplies kantor Rp. 42.500
Biaya administrasi Rp. 20.000
Kas Rp. 92.500
2 Pengisian kembali Dana kas kecil Rp. 242.500
dan penambahan Kas Rp. 242.500
dana kas kecil

Januari 2017 :

Penggunaan dana kas kecil pada bulan ini adalah sebagai berikut: biaya air minum sebesar
Rp.45.000, biaya pengobatan karyawan Rp.32.500, biaya supplies kantor Rp.27.500.

Jurnal transaksi kas kecil metode imprest:

Tgl. Transaksi kas kecil Pencatatan

Keterangan Debet Kredit
1 Pengisian kembali Biaya air minum Rp. 45.000
dana kas kecil Biaya pengobatan Rp. 32.500
karyawan
Biaya supplies kantor Rp. 27.500
Kas Rp. 105.000
Jurnal transaksi kas kecil metode fluktuatif:

Tgl. Transaksi kas kecil Pencatatan

Keterangan Debet Kredit
1 Pemakaian dana Biaya air minum Rp. 45.000
kas kecil Biaya pengobatan Rp. 32.500
karyawan
Biaya supplies kantor Rp. 27.500
Kas Rp. 105.000
2 Pengisian kembali Kas Kecil Rp. 105.000
dana kas kecil      Kas Rp. 105.000

Februari 2017 :

Penggunaan dana kas kecil pada bulan ini adalah sebagai berikut: biaya air minum sebesar
Rp.15.000, biaya perjalanan dinas Rp.80.000.

Jurnal transaksi kas kecil metode imprest:

Tgl. Transaksi kas kecil Pencatatan

Keterangan Debet Kredit
1 Pengisian kembali Biaya air minum Rp. 15.000
dana kas kecil Biaya perjalanan dinas Rp. 80.000
Kas Rp. 95.000

Jurnal transaksi kas kecil metode fluktuatif:

Tgl. Transaksi kas kecil Pencatatan

Keterangan Debet Kredit
1 Pemakaian dana Biaya air minum Rp. 15.000
kas kecil Biaya perjalanan dinas Rp. 80.000
Kas Rp. 95.000
2 Pengisian kembali Kas Kecil Rp. 95.000
dana kas kecil      Kas Rp. 95.000
Pembahasan Soal Pencatatan Dana Kas Kecil:
a. Sistem dana tetap (imprest fund system)
Dengan menggunakan metode ini, maka dana kas kecil akan mempunyai jumlah
dana yang selalu tetap, yaitu sebesar cek yang diserahkan kepada petugas kas kecil.
Berikut ini Jurnal yang dibuat dengan menggunakan metode Imprest:

Pencatatan Dana Kas Kecil

Metode Imprest fund system

==============================================
TANGGAL KETERANGAN D K

==============================================
01/12/2011 Kas Kecil 3.000.000
Kas 3.000.000
(Pembentukan dana Kas Kecil)
=============================================

02/12/2011 -------- -------- --------

07/12/2011 -------- ----------------
12/12/2011 -------- ----------------
(Saat terjadi pengeluaran kas kecil tidak ada pencatatan sebelum pengisian ulang) 

==============================================
14/12/2011 Kas 500.000
Kas Kecil 500.000
            (Penurunan saldo kas kecil dan dikembalikan ke Kas)

==============================================
15/12/2011 Beban Iklan 200.000
Berlengkapan Kantor 320.000
Biaya Listrik 340.000
Biaya Air220.000
Kas 1.080.000
                  (Pengisian kembali Dana Kas Kecil)

==============================================
18/12/2011 --------- --------- ---------
22/12/2011 --------- ------------------
26/12/2011 --------- ------------------
30/12/2011 --------- --------- ---------
(Saat terjadi pengeluaran kas kecil Tidak ada pencatatan sebelum pengisian ulang)

==============================================
30/12/2011 Biaya Telepon 400.000
 B. Angkut Pembelian 225.000
Perlegkapan Kantor 725.000
Beban Rupa-rupa 175.000
B. Angkut Pembelian 130.000
Kas 1.655.000
              (Pengisian kembali Dana Kas Kecil)
==============================================

b. Sistem dana tidak tetap (fluctuation fund system)

Metode dana tidak tetap merupakan metode dalam pengaturan kas kecil, dimana
saldo rekening kas kecil berfluktuatif (naik-turun) sesuai dengan jumlah pengisian
kembali dan pengeluaran-pengeluaran dari kas kecil. Berikut ini Jurnal yang dibuat
dengan menggunakan metode dana tidak tetap (fluctuation fund system):

Pencatatan Dana Kas Kecil

MetodeFluctuation fund system

==============================================
TANGGAL KETERANGAN D K

==============================================
01/12/2011 Kas Kecil 3.000.000
Kas 3.000.000
(Pembentukan dana Kas Kecil)
==============================================
02/12/2011 Perlegkapan Kantor 320.000
Kas Kecil 320.000
07/12/2011 Biaya Listrik 340.000
Biaya Air 220.000

Kas Kecil 560.000

12/12/2011 Biaya Iklan 200.000

Kas Kecil 200.000

          (pengeluaran dana kas kecil langsung dicatat)

===============================================

14/12/2011 Kas 500.000

Kas Kecil 500.000

           (Penurunan saldo kas kecil dan dikembalikan ke Kas)

==============================================
15/12/2011 Kas Kecil 1.080.000
Kas 1.080.000
          (Pengisian kembali Dana Kas Kecil)

==============================================
18/12/2011 B. Angkut Pembelian 225.000
Kas Kecil 225.000
22/12/2011 Biaya Telpon 400.000
Kas Kecil 400.000
26/12/2011 Perlegkapan Kantor 725.000
Kas Kecil 725.000
28/12/2011 Biaya Rupa-rupa 175.000
Kas Kecil 175.000
30/12/2011 B. Angkut Pembelian 130.000
Kas Kecil 130.000
(pencatatan pengeluaran dana kas kecil)
30/12/2011 Kas Kecil 1.655.000
Kas 1.655.000
                         (Pengisian kembali Dana Kas Kecil)
 

Referensi:

http://www.belajarakuntansionline.com/contoh-soal-kas-kecil-metode-imprest-dan-fluktuasi/

http://www.materiakuntansi.com/soal-akuntansi-kas-kecil-dan-jawabannya/

http://aldyalamsyah87.blogspot.co.id/2015/02/makalah-pemeriksaan-fisik-kas-kecil.html

http://famutamalinggawastusmk.blogspot.co.id/2010/10/kas-kecil.html