MEMBUKUKAN MUTASI DAN SELISIH DANA KAS KECIL

A. Mutasi Dana Kas Kecil

Mutasi dana pada dasarnya adalah akibat dari adanya penerimaan dan pengeluaran dana. Dana kas
kecil diperoleh dari dana kas umum perusahaan dan diserahkan kepada bagian-bagian atau unit-unit
kerja yang biasanya dikelola oleh seorang administrasi kantor atau sekretaris. Mutasi dana kas kecil
terjadi karena adanya transaksi-transaksi, antara lain pembentukan dana kas kecil,
penggunaan/pemakaian/pengeluaran dana kas kecil, serta pengisian kembali dank as kecil.

1. Pembentukan Dana Kas Kecil

Pembentukan dana adalah transaksi yang dilakukan pertma kali dalam proses pengadaan dana
kas kecil. Dokumen transaksinya antara lain:
 Surat Keputusan Kepala Bagian Keungan
 Bukti Kas Keluar dari bagian keuangan.

Prosedur pembentukan Dana Kas Kecil, yaitu sebagai berikut:

a. Pihak berwenang yaitu pimpinan perusahaan atau manajer perusahaan atau manajer keungan
mengeluarkan surat keputusan (SK) untuk memberi otorisasi bahwa ada sejumlah dana yang
akan disisihkan kedalam kas kecil dan tujuan pembentukan dana tersebut. Dengan adanya surat
keputusan (SK) tersebut, bagian keuangan membuat bukti kas keluar sebanyak tiga lembar.
Lembar ke-1 dan ke-3 diserahkan ke bendahara atau kasir, lembar k-2 diarsipkan.
b. Bendahara atau kasir mengisi cek dan harus ditandatangani oleh pihak yang mengisi cek dan
harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang sebagai otoritas, yaitu pimpinan atau manajer.
c. Pemegang kas kecil mencairkan cek ke bank dan menyimpan uang tersebut dalam peti uang
(cash box) dan mengarsipkan dokumen berurutan menurut nomor.
2. Penggunaan/pemakaian/pengeluaran Dana Kas Kecil
Penggunaan/pemakaian/pengeluaran Dana Kas Kecil adalah pembayaran yang dilakukan
menggunakan dana kas kecil untuk pengeluaran yang relative kecil dan mendadak sesuai dengan
kebutuhan jabatan pimpinan, dokumen transaksinya antara lain
a. Bukti pengeluaran kas kecil (bukti kas keluar).
b. Bukti penggunaan dana yang dibuat pihak luar perusahaan seperti nota kontan, kuitansi, faktur,
dan sebagainya.
3. Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Pengisian kembali dana kas kecil adalah diisinya kembali dana kas kecil dalam periode tertentu,
misalnya setiap bulan, atau apabila dana kas kecil yang tersedia sudah menipis. Pengajuan
pengisian kembali dilakukan oleh pemegang kas kecil kepada bagian keuangan melalui bendahara
atau kasir dengan melampirkan laporan penggunaan kas kecil serta bukti-bukti pengeluarannya
(dapat menggunakan cek atau uang tunai). Dokumen transaksinya antara lain:
a. Surat (formulir) pengajuan pengisian dana kas kecil.
b. Bukti pengeluaran kas
 c. Bukti kas keluar dari bagian keuangan.

B. Metode Pembukuan Kas Kecil

Hal yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan dana kas kecil:
 Bukti pengeluaran kas kecil harus ditandatangani oleh pemegang kas kecil, yaitu
administrasi kantor atau secretaries dan pimpinan.
 Kas kecil tidak boleh diberikan sebagai pinjaman kepada karyawan.
 Apabila ada bukti-bukti pembayaran, seperti kuitansi, faktur, atau bukti-bukti pendukung lain
harus dilampirkan pad akas keluar.
 Ada dua metode atau cara yang digunakan dalam pembukuan kas kecil:

1. Imprest Fund System (Sistem Dana Tetap)

Adalah metode pembukuan dana kas kecil dimana jumlah dana kas kecil selalu sama pada setiap
pembukuan kas baru. Pengisian dilakukan hanya sjumlah kas kecil yang telah
digunakan/dikeluarkan, sehingga setelah pengisian kembali kas kecil akan kembali pada jumlah
semula. Imprest Fund System ini sering digunakan oleh instansi pemerintah. Pada sistem Imprest
Fund System tanggal berapapun dana habis, pembukuan dana kas kecil ditutup.

Keuntungan Sistem dana tetap:

1. Pengeluaran uang dapat diketahui secara rinci berdasarkan pos-pos pengeluaran pada setiap
pembukuan.
2. Menghemat waktu dalam pembukuan

Kelemahan Sistem dana tetap:

1. Uang yang ada di kas tidak dapat diketahui setiap waktu.

2. Administrasi kantor tidak dapat mengambil/mengisi uang setiap waktu.

Contoh:

Pada tanggal 1 februari 2017 kas kecil diisi dari kas besar sebesar Rp 1.000.000,00, berdasarkan
bukti pengeluaran selama bulan Januari 2017. Antara tanggal 2 – 26 Februari 2017 telah
dikeluarkan dana kas kecil untuk transaksi-transaksi berikut ini:

Tanggal 2 : Biaya langganan Koran Rp 50.000,00

3 : Membeli snack tamu Rp 30.000,00

4 : Membeli materai Rp 14.000,00

5 : Bayar seminar Rp 100.000,00

6 : Biaya taksi Rp 50.000,00

8 : Membeli pewangi ruangan Rp 20.000,00

8 : Membeli snack tamu Rp 20.000,00

10 : Ongkos antar barang Rp 30.000,00

12 : Membeli karangan bunga Rp 200.000,00

15 : Bayar tukang cat Rp 100.000,00

18 : Membeli lukisan dinding Rp 100.000,00

19 : Membeli snack Rp 50.000,00

23 : Membeli buku besar Rp 30.000,00

25 : Membeli alat tulis kantor (ATK) Rp 100.000,00

Total Rp 894.000,00
 Dari transaksi tersebut saldo kas kecil periode ini adalah sebagai berikut:

Rp 1.000.000,00
Rp 894.000,00
Rp 106.000,00
Pada pengisian kas kecil untuk periode berikutnya, diisi dari kas besar sebesar Rp 894.000,00
sehingga saldo kas kecil setelah pengisian kembali seperti semula, menjadi Rp 1.000.000,00 sama
dengan dana awal pada periode lalu.

2.Fluktuation Fund System (Sistem Dana tidak Tetap)

Fluktuation Fund System ( Sistem Dana tidak Tetap) disebut juga system tanggal tetap
adalah metode pembukuan dana kas kecil dimana jumlah kas kecil selalu berubah-ubah pada saat
pembuatan buku kas baru. Hal ini karena pada saat pengisian kas kecil pada periode waktu tertentu
selalu dalam jumlah yang sama, sedangkan pengeluaran setiap periode tidak sama, sehingga saldo
kas kecil selalu berubah sesuai dengan fluktuasi pengeluaran. System ini disebut juga system saldo
harian, karena setiap terjadi pengeluaran langsung dicatat sehingga seorang administrasi kantor atau
sekretaris dapat mengetahui berapa saldo kas kecil setiap waktu. Pada system ini kas selalu dibuka
awal bulan dan selalu ditutup akhir bulan. System ini banyak digunakan oleh perusahaan swasta.

Keuntungan Sistem dana tidak tetap:

1. Saldo kas kecil dapat diketahui setiap hari

2. Administrasi kantor dapat meminta dana kembali, apabila dana yang tersedia kurang

Kelemahan Sistem dana tidak tetap:

1. Tidak dapat diketahui pengeluaran terbanyak digunakan untuk keperluan apa.

Contoh:

Pada tanggal 1 Februari 2017 kas kecil diisi dari kas besar sebesar Rp 1.000.000,00 untuk
periode bulan Februari 2017. Antara tanggal 2 – 26 Februari 2017 dikeluarkan dana kas kecil untuk
transaksi-transaksi seperti pada system dana tetap.

Saldo pada bulan Februari 2017 adalah sebagai berikut:

Rp 1.000.000,00

Rp 894.000,00--

Rp 106.000,00

Jika pada imprest fund system (system dana tetap), pengisian kembali untuk Maret 2017 adalah Rp
894.000,00 (sebesar jumlah pengeluaran), maka pada system dana tidak tetap pengisian kembali Rp
1.000.000,00 (jumlah selalu sama tiap periode). Sehingga, pada system dan tidak tetap setelah diisi
kembali saldo kas kecil menjadi Rp 1.106.000,00.