PT.

KARYAMITRA BUDISENTOSA
BUKU PANDUAN SISTEM INFORMASI PROGRAM TOKO ( RETAIL DIVISION )

DAFTAR ISI
DP-EDP-001 12 Jan 08 00

A. MASTER FILE A. 1. Display Harga A. 2. Master Voucher A. 3. Master Cabang A. 4. Master No. Counter A. 5. Master Member A. 6. Master User A. 7. Master Parameter B. DATA HARIAN B. 1. Penjualan B. 2. Back Order Customer B. 3. Customer Ambil Back Order B. 4. Terima Repair Dari Customer B. 5. Terima Repair Customer Dari Gudang B. 6. Mutasi Stock Masuk B. 7. Mutasi Stock Keluar B. 8. Adjustment B. 9. Tukar Barang C. LAPORAN C. 1. C. 2. C. 3. C. 4. C. 5. Laporan Stock Laporan Penjualan Laporan Mutasi Stock Laporan Rekap Transaksi Laporan Adjustment

D. PROSES AKHIR D. 1. Proses Akhir Hari Toko D. 2. Proses Ulang Akhir Bulan E. UTILITIES E. 1. Reindex E. 2. Copy Terima Data Masuk E. 3. Kirim Ulang Data Keluar E. 4. Un Kirim Mutasi Keluar E. 5. Ubah Tujuan Mutasi Keluar E. 6. Readme.Txt F. QUIT II. PROCEDURE A. Prosedur kerusakan perangkat komputer B. Prosedur menyalakan modem C. Prosedur email, terima & kirim data

I.

MANUAL PROGRAM TOKO

DP-EDP-001 12 Jan 08 00

A.

MASTER FILE

A. 1.

Display Harga Fungsi : Untuk menampilkan harga dari masing masing Artikel. Contoh :

Pada gambar di atas, anda di minta untuk memilih produk apa yang ingin anda lihat harganya. Pada gambar diatas yang ingin dilhat harganya adalah produk Accecoris, maka hasil setelah memilih produk Accecoris akan terlihat seperti pada gambar di bawah ini.

Gunakan Panah Atas atau Panah Bawah atau Page Up atau Page Down melihat artikel yang di inginkan. A. 2. Master Voucher ( hanya untuk brand / merk Rotelli saja )
DP-EDP-001 12 Jan 08 00

Fungsi Contoh

: Untuk memasukkan data voucher yang di kirim dari kantor Surabaya dan di terima oleh toko, sesuai dengan fisik voucher. :

Tambah fungsinya untuk memasukkan data voucher yang di terima oleh toko, sesuai dengan fisik voucher. Apabila hendak menambah, maka tekan 1 untuk voucher senilai Rp. 100.000 atau tekan 2 untuk voucher senilai Rp. 250.000. Kemudian masukkan no. voucher secara lengkap dan berurutan dari yang terkecil s/d no. voucher yang terbesar. Contoh : 250001 s/d 250010 untuk voucher senilai Rp. 250.000 000126 s/d 000135 untuk voucher senilai Rp. 100.000 Kemudian komputer akan bertanya Data Penerimaan Sudah Benar [Y] a / [T] idak : Tekan Y apabila data yang dimasukkan sudah benar semua sesuai dengan fisik voucher. Atau Tekan T apabila data yang dimasukkan tidak sesuai dengan fisik voucher.

Daftar fungsinya untuk melihat data voucher baik yang sudah terpakai atau yang belum terpakai. Contoh :

No. Voucher yang terpakai adalah voucher yang sudah di keluarkan melalui penjualan dan sudah di berikan ke customer. No. Voucher yang belum terpakai adalah voucher yang belum di keluarkan melalui penjualan dan fisik voucher masih ada di toko.

DP-EDP-001 12 Jan 08 00

A. 3. A. 4. A. 5. A. 6.

Master Cabang Fungsi : Daftar Cabang Cabang, program ini di peruntukkan hanya untuk EDP. Master No. Counter Fungsi : Daftar kode transaksi, program ini di peruntukkan hanya untuk EDP. Master Member ( hanya untuk brand / merk Rotelli ) Fungsi : Daftar kode member, program ini di peruntukkan hanya untuk EDP. Master User Fungsi : Untuk membuat user baru, sehingga user tersebut dapat mengakses program ini. Contoh :

Tambah fungsinya untuk menambah user baru, sehingga bisa akses di program ini.

Contoh:

Langkah langkah membuat user adalah sebagai berikut :

DP-EDP-001 12 Jan 08 00

1. Masukkan kode user berikutnya seperti contoh pada gambar diatas. Contoh : Kode user yang tertera pada gambar di atas adalah Kode User Terakhir = 0000000011, maka kode user berikutnya adalah 0000000012. 2. Setelah itu masukkan nama user anda lalu tekan Enter 3. Kemudian masukkan password anda lalu tekan Enter 4. Kemudian ketikkan ulang password anda lalu tekan Enter 5. Apabila password 1 yang anda input tidak sama dengan password 2 yang anda input tidak sama, maka komputer akan menghapus password 1 dan password 2 yang sudah anda input. Lalu ulangi lagi langkah no. 2 6. Apabila password 1 dan password 2 sudah sama, maka keluar pertanyaan Sudah Benar [Y / T ] Tekan Y jika sudah benar atau Tekan T jika ada kesalahan. Ubah fungsi ubah hanya bisa dilakukan oleh EDP saja. Daftar fungsinya adalah untuk melihat user siapa sajakah yang bisa mengakses program ini. Contoh :

A. 7.

Master Parameter Fungsi : Untuk mengatur data masing masing cabang, program ini di peruntukkan hanya untuk EDP saja.

B. DATA HARIAN

B. 1.

Penjualan Fungsi : Untuk memasukkan data penjualan yang terjadi di toko setiap harinya. Contoh : 6

DP-EDP-001 12 Jan 08 00

Tambah. Fungsinya : Untuk memasukkan data penjualan toko anda. Langkah langkah memasukkan data penjualan adalah sebagai berikut : 1. Pilih Tambah kemudian tekan Enter 2. Masukkan nama anda ( Nama SPG yang melayani customer pada saat itu ) kemudian tekan Enter 3. Masukkan no member apabila customer memiliki kartu member ( hanya untuk Rotelli saja ) bila customer tidak memiliki kartu member ( hanya untuk Rotelli saja ), maka tekan enter saja. 4. Kemudian masukkan nama customer setelah itu tekan Enter 5. Lalu masukkan nomer telephone customer setelah itu tekan Enter Fungsi nama customer dan nomer telephone tersebut untuk membantu SPG dan kantor pusat apabila terjadi permasalahan dalam pembayaran. Sehingga di sarankan SPG dapat menjelaskan dengan sebaik mungkin kepada customer. 6. Lalu masukkan artikel dan size sesuai yang di pesan oleh customer, seperti pada contoh gambar berikut ini :

Pada gambar di atas customer membeli artikel dengan size 37, maka secara otomatis komputer akan menampilkan jumlah stock yang tersedia di gudang toko.

DP-EDP-001 12 Jan 08 00

Setelah itu masukkan jumlah barang ( Quantity ) yang di beli oleh customer lalu tekan Enter Kemudian Tekan B jika data artikel yang tampil sudah benar semua ( Artikel, Size, Qty, Harga Jual, Discount ), S jika data artikel yang tampil ada yang tidak benar. Tampilan akan berubah seperti pada gambar berikut ini : tekan

7. Apabila customer membeli lebih dari 1 artikel, maka ulangi lagi dari langkah no. 6. 8. Jika artikel yang di beli customer sudah di input semua, Tekan F1 untuk melakukan proses pembayaran 9. Maka tampilan akan berubah seperti berikut ini :

10. Kemudian tanyakan kepada customer jenis pembayaran yang akan di gunakan ( Secara Tunai / Kartu ). 11. Tekan T jika pembayaran secara tunai, tekan K jika pembayaran secara kartu. 12. Masukkan no. voucher apabila customer membayar dengan voucher ( khusus untuk Rotelli saja ), kemudian tekan Enter

DP-EDP-001 12 Jan 08 00

13. Jika customer tidak membayar dengan menggunakan voucher, maka tekan Enter saja ( di kosongkan kolom no. voucher ). 14. Apabila pembayaran menggunakan voucher, masukkan nominal ( 100.000 atau 250.000 ) dari voucher tersebut, bila tidak tekan Enter saja ( di kosongkan kolom disc. Voucher ) 15. Jika pilihan pembayaran pada langkah 11 adalah Tunai , maka akan tampak seperti pada gambar berikut ini : PEMBAYARAN SECARA TUNAI

Kemudian masukkan jumlah uang tunai yang di bayarkan oleh customer. Seperti pada gambar berikut ini :

Tekan Y jika data pembayaran yang anda masukkan sudah benar semua, sebaliknya tekan T jika data pembayaran yang anda masukkan ada kesalahan, maka akan kembali ke langkah 11. 16. Sebaliknya jika pembayaran pada langkah 11 adalah Kartu , maka akan tampak seperti pada gambar berikut ini :

DP-EDP-001 12 Jan 08 00

PEMBAYARAN SECARA KARTU KREDIT / DEBIT

17. Kemudian gesekkan kartu customer terlebih dahulu pada mesin EDC yang cocok ( bisa menerima kartu customer tersebut ). 18. Lalu input nominal di mesin EDC sesuai Total Netto yang tertera pada komputer lalu tekan Enter pada mesin EDC anda, tunggu hingga muncul tulisan Approval pada layar mesin EDC anda. 19. Kemudian masukkan 16 digit nomor kartu kredit / debit milik customer. 20. Kemudian baru pilih kartu tersebut di gesekkan di mesin EDC apa ? Contoh : Apabila kartu tersebut tadi di gesekkan di mesin EDC BCA dan berhasil ( Approval ), maka pada komputer anda harus tekan A untuk BCA, seperti yang tampak pada contoh gambar di atas. Sebaliknya jika kartu tersebut tadi di gesekkan di mesin EDC BII dan berhasil, maka pada komputer anda harus tekan B untuk BII. Tampilan komputer akan berubah seperti pada gambar berikut ini :

Tekan Y jika data pembayaran yang anda masukkan sudah benar semua ( termasuk penggesekkan kartu pada mesin EDC ), sebaliknya tekan T jika data pembayaran yang anda masukkan ada kesalahan, maka akan kembali ke langkah 10.

DP-EDP-001 12 Jan 08 00

10

21. Jika data pembayaran yang anda masukkan sudah benar semua, maka tekan Y dan tampilan akan berubah seperti pada gambar berikut ini :

Tekan Y jika semua data penjualan yang anda masukkan sudah benar, maka komputer secara otomatis akan melakukan pencetakan faktur penjualan ( nota penjualan ). Tekan T jika ada kesalahan pada data penjualan yang sudah anda masukkan dan secara otomatis komputer akan membatalkan transaksi penjualan yang baru saja anda masukkan dan ulangi lagi dari langkah 1. B. 2. Fungsi Back Order Customer ( Pesanan ) : Untuk menampung data pesanan ( order ) customer, dikarenakan toko tidak memiliki stock atas pesanan customer tersebut atau customer ingin pesan dahulu tetapi di bayar nanti ( barang tersedia di toko ). :

Contoh

Menu menu pada Back Order Customer antara lain : 1. Tambah B.O : Untuk menambah data pesanan customer yang belum tersupply / terpenuhi oleh toko. 2. Cetak Ulang B.O. : Untuk mencetak ulang nota bukti pemesanan customer. 3. Batal B.O. : Untuk membatalkan data pesanan customer yang sudah terlanjur di input, menu dapat di jalankan oleh semua staff toko ( SPG ), dengan catatan semua SPG bertanggung jawab penuh terhadap uang muka yang telah di berikan oleh customer dan data Back Order. 4. Daftar : Untuk melihat jumlah pesanan customer yang sudah tersupply maupun yang belum tersupply ( terpenuhi ). Contoh gambar :
DP-EDP-001 12 Jan 08 00

11

B. 3.

Customer Ambil Back Order ( Pesanan ) Fungsi : Untuk melakukan transaksi penjualan, apabila customer mengambil barang pesanannya. Catatan : Apabila customer membatalkan pesanannya atau ganti model, maka lakukan pembatalan pada menu ( B.2. Back Order Customer ) Contoh :

1. Masukkan No. Back Order Customer. 2. Langkah langkah input penjualan barang pesanan customer sama dengan input penjualan biasa menu ( B. 1. Penjualan ) B. 4. Terima Repair Dari Customer Fungsi : Untuk menampung data repair dari customer, sehingga repair customer dapat lebih tercontrol baik oleh SPG maupun kantor pusat. Catatan : Untuk data repair customer yang lama ( manual ) yang belum terinput di komputer, maka input di : Terima Repair Customer (B. 4.), lalu input Terima Repair dari Gudang (B. 5.), kemudian Input Customer ambil Repair (B. 4.). Contoh :

DP-EDP-001 12 Jan 08 00

12

Menu menu pada Repair Customer anatar lain : 1. Terima Repair : Untuk memasukkan data penerimaan repair dari customer. 2. Cetak Ulang Repair 3. Daftar : Untuk mencetak ulang tanda terima repair customer. : Untuk melihat data repair customer yang tertampung di toko baik yang sudah di repair ( perbaiki ), maupun yang masih dalam proses perbaikan. : Apabila customer mengambil barang mereka yang sudah di perbaiki, beserta harga atas perbaikan tersebut.

4. Cust. Ambil Repair Contoh :

B. 5.

Terima Repair Customer Dari Gudang Fungsi : Untuk mengetahui berapa lama, semenjak repair customer tersebut di terima oleh toko dan di setorkan ke gudang Surabaya untuk di perbaiki dan kemudian di kirim kembali ke toko. Contoh :

DP-EDP-001 12 Jan 08 00

13

B. 6.

Mutasi Stock Masuk Fungsi : Untuk memasukkan data penerimaan barang yang di terima oleh cabang sesuai dengan fisik dan surat jalan ( Surat Jalan dari gudang maupun yang dari toko toko ) yang ada. Contoh :

Masuk Langkah langkah memasukkan data penerimaan barang adalah sebagai berikut : 1. Pilih Masuk lalu tekan Enter setelah itu masukkan nomer surat jalan yang di terima secara lengkap. 2. Setelah itu komputer akan menampilkan data dari nomer surat jalan tersebut, tampilan akan tampak seperti pada gambar berikut :

DP-EDP-001 12 Jan 08 00

14

Pada contoh gambar diatas, komputer menampilkan data artikel dari surat jalan yang anda masukkan. Setelah itu komputer menanyakan apakah benar data artikel yang di tampilkan sesuai dengan fisik dan surat jalan, yang harus dilakukan adalah : Tekan B Apabila sesuai antara data yang di tampilkan dengan fisik barang maupun surat jalan. Proses akan dilanjutkan apabila masih terdapat artikel dalam 1 nomer surat jalan yang anda masukkan tadi, tampilan akan tampak seperti pada gambar berikut ini :

Proses ini akan berhenti apabila data artikel dalam 1 nomer surat jalan tersebut sudah selesai. Tekan S Apabila tidak sesuai antara data yang di tampilan dengan fisik maupun surat jalan yang di terima, maka tampilan akan berubah seperti pada gambar berikut ini :

DP-EDP-001 12 Jan 08 00

15

Catat artikel yang tidak sesuai antara data yang di tampilkan dengan fisik maupun surat jalan yang di terima, setelah itu konfirmasi ke pengirim serta EDP untuk dilakukan pengecekan. Kemudian komputer secara otomatis akan membatalkan proses copy penerimaan barang tersebut dan kembali pada menu utama program. Ubah Fungsi ini hanya dapat di jalankan oleh EDP saja. Daftar Fungsinya untuk melihat semua transaksi mutasi stock yang masuk ke toko anda, sesuai dengan tanggal masuk ( copy ) yang anda inginkan. B. 7. Mutasi Stock Keluar Fungsi : Untuk melakukan proses pengeluaran barang dari cabang anda ke cabang lain ataupun gudang. Catatan : Untuk di perhatikan bahwa setiap pengeluaran barang ke cabang lain ataupun ke gudang, data artikel yang akan di input harus sesuai dengan fisik barang yang ada di gudang anda. Contoh :

Fungsi menu menu Mutasi Stock Keluar antara lain : B. 7. 1. Keluar

DP-EDP-001 12 Jan 08 00

16

Fungsi

: Untuk melakukan proses pengeluaran barang ke cabang lain ataupun gudang. Contoh : 1. Pilih Keluar kemudian tekan Enter , lalu tampilan akan berubah seperti pada gambar berikut ini :

2. Masukkan kode cabang tujuan dari barang yang akan dikirimkan, apabila anda tidak hafal kode masing masing cabang, maka ketik angka 0 ( nol ) kemudian tekan Enter , maka tampilan akan berubah seperti gambar berikut ini :

Gunakan panah atas dan bawah untuk melihat kode cabang yang di inginkan, setelah menemukan kode cabang yang di inginkan lalu tekan Enter 3. Kemudian masukkan kode artikel yang akan di kirimkan, tampilan akan berubah seperti pada gambar berikut ini :

DP-EDP-001 12 Jan 08 00

17

Pada gambar di atas, artikel yang akan di kirim adalah artikel 3588-004 setelah memasukkan artikel yang akan dikirim, maka komputer secara otomatis akan menampilkan sisa stock dari artikel diatas. 4. Kemudian masukkan jumlah qty artikel yang akan dikirim pada setiap kolom size yang tersedia stocknya. Seperti pada contoh gambar berikut ini

Pada contoh gambar di atas, qty yang akan di kirim adalah size 35 sebanyak 1 pasang, size 36 sebanyak 1 pasang, size 37 sebanyak 1 pasang, size 38 sebanyak 1 pasang dan size 40 sebanyak 2 pasang. Kemudian tekan Enter hingga keluar pertanyaan [B]enar / [S]alah : 5. Tekan B jika artikel yang anda input sudah benar semua ( artikel dan size sesuai dengan fisik barang yang akan anda kirim ). 6. Tekan S jika artikel yang anda input tidak benar ( artikel atau size tidak sesuai dengan fisik barang yang akan anda kirim ). 7. Ulangi langkah no. 3 sampai 6 hingga semua artikel yang akan di kirim terinput semua. Tampilan akan tampak seperti pada gambar berikut ini :

DP-EDP-001 12 Jan 08 00

18

Apabila artikel yang akan di kirim sudah terinput semua, maka : 8. Tekan Enter apabila artikel yang akan di kirim ke cabang lain sudah terinput semua, dan tampilan akan berubah menjadi seperti pada gambar berikut ini :

Pada contoh gambar di atas, komputer hendak memastikan sekali lagi kepada anda apakah semua artikel yang sudah di input diatas sudah benar sesuai dengan fisik barang yang akan di kirim. Tekan Y yang berarti bahwa semua artikel yang anda input sudah benar semua dan secara otomatis komputer menyimpan hasil inputan anda, sekaligus mencetak Surat Jalan Mutasi Stock Keluar Tekan T jika anda tidak yakin atau ada ketidak sesuai antara data yang anda input dengan fisik barang yang akan dikirim dan secara otomatis komputer akan membatalkan semua inputan anda dan kembali ke langkah no. 1. Catatan : Surat Jalan Mutasi Stock Keluar yang baru saja dibuat, masih dalam status PENDING ( barang belum di kirim / barang masih ada di toko) B. 7. 2. Koreksi Fungsi : Untuk mengkoreksi apabila Surat Jalan Mutasi Stock Keluar yang sudah anda buat, ternyata setelah di cek ulang terdapat ketidak sesuaian dengan fisik barang akan di kirim ke cabang lain atau menambahkan data lagi pada Surat Jalan Mutasi Stock keluar. Catatan : SPG bisa melakukan koreksi apabila : 1. Tanggal Surat Jalan Mutasi Stock Keluar masih sama dengan tanggal komputer ( 1 hari )
DP-EDP-001 12 Jan 08 00

19

Contoh :

Tanggal komputer dan tanggal Surat Jalan Mutasi Stock Keluar masih sama 01-09-2005

2. Surat Jalan Mutasi Stock Keluar masih dalam status PENDING ( lihat fungsi S.J. Pending ) Contoh :

1. Pilih Koreksi kemudian tekan Enter , lalu tampilan akan berubah seperti pada gambar berikut ini :

2. Masukkan nomer Surat Jalan Mutasi Stock Keluar yang sudah tercetak secara lengkap. Contoh : MOT-B/011/0905/0001

Kemudian tekan Enter , maka tampilan komputer akan berubah seperti pada gambar berikut ini :

DP-EDP-001 12 Jan 08 00

20

3. Setelah anda memasukkan nomer Surat Jalan Mutasi Stock Keluar secara lengkap dan benar, komputer akan menampilkan data dari nomer tersebut. Contoh seperti pada gambar di atas. 4. Kemudian komputer memberikan pilihan kepada anda, seperti yang tampak pada contoh gambar di atas. 5. Pilih Ganti jika ternyata ada kesalahan dari data artikel yang sudah di input, kemudian tekan Enter , maka tampilan akan berubah seperti pada gambar berikut ini :

Gunakan panah atas atau panah bawah untuk memilih artikel yang akan di koreksi, setelah menemukan artikel yang akan di koreksi tekan Enter , maka tampilan akan berubah seperti pada gambar berikut ini :

DP-EDP-001 12 Jan 08 00

21

Kemudian lakukan koreksi pembetulan, sesuai dengan fisik barang yang akan di kirim ke cabang lain. Setelah mengkoreksi dari artikel yang di pilih, maka komputer memberikan pertanyaan kepada anda apakah artikel yang di koreksi sudah benar atau belum. Tekan B jika hasil koreksi anda sudah benar, tekan S jika hasil koreksi masih salah. Kemudian komputer akan kembali ke langkah no. 5 6. Pilih Tambah jika anda hendak menambahkan atau menyisipkan artikel baru yang belum di input di nomer Surat Jalan Mutasi Stock Keluar, kemudian tekan Enter , maka tampilan akan berubah seperti pada gambar berikut ini ;

Masukkan Artikel yang ingin anda tambahkan pada nomer Surat Jalan Mutasi Stock Keluar diatas, maka tampilan akan berubah seperti pada gambar berikut ini :

Kemudian masukkan qty artikel pada kolom size yang tersedia stocknya, maka tampilan akan berubah seperti pada gambar berikut ini :

DP-EDP-001 12 Jan 08 00

22

Kemudian komputer akan menanyakan kepada anda, apakah artikel yang baru saja tambah sudah benar atau tidak. Tekan B jika artikel yang baru saja anda tambah sudah benar, tekan S jika artikel yang baru saja anda input masih salah, maka komputer akan kembali pada langkah no. 6 Exit Fungsi : Untuk keluar dari menu Koreksi , apabila anda sudah selesai mengkoreksi ataupun menambah artikel baru. Catatan : Setelah selesai melakukan koreksi atau menambah artikel baru, maka anda harus mencetak ulang Surat Jalan Mutasi Stock Keluar tersebut ( lihat menu Cetak Ulang ). B. 7. 3. Hapus Fungsi : Fungsi program ini hanya dapat dilakukan oleh EDP saja. B. 7. 4. Daftar Fungsi : Untuk melihat Laporan Surat Jalan Mutasi Keluar yang sudah terbuat berdasarkan tanggal surat jalan. Contoh :

Pilih Daftar kemudian tekan Enter , maka tampilan komputer akan berubah eperti pada gambar diatas. Kemudian masukkan dari tanggal surat jalan berapa sampai dengan tanggal surat jalan berapa surat jalan yang ingin anda lihat, setelah itu komputer akan memberikan pilihan Printer File Exit , maksudnya adalah : Jika anda memilih Printer , maka hasil laporan akan tercetak ke printer anda. Sedangkan jika anda memilih File , maka hasil laporan akan tercetak di layar monitor anda saja.
DP-EDP-001 12 Jan 08 00

23

Contoh jika anda memilih File

Gunakan panah atas, panah bawah, panah kanan, panah kiri untuk melihat melebihi batas layar monitor anda. A. 7. 5. Cetak Ulang Fungsi : Untuk mencetak ulang Surat Jalan Mutasi Stock Keluar. Contoh :

Masukkan Surat Jalan yang akan di cetak ulang. B. 7. 6. Kirim Fungsi : Untuk melakukan proses pengiriman, sewaktu barang yang akan di kirim di ambil oleh expedisi atau bagian pengiriman dari kantor. Contoh :

DP-EDP-001 12 Jan 08 00

24

Pada contoh gambar di atas, masukkan nomer Surat Jalan Mutasi Stock Keluar secara lengkap, maka secara otomatis komputer akan menampilkan data dari nomer Surat Jalan tersebut. Kemudian Tekan Y untuk merubah status pending menjadi status kirim. B. 7. 7. S.J PENDING Fungsi : Untuk melihat daftar Surat Jalan Mutasi Stock Keluar apa saja yang belum di kirim. Catatan : Setiap Surat Jalan Mutasi Stock Keluar yang sudah dibuat dan tercetak secara otomatis masih dalam status pending ( belum di kirim). Setelah fisik barang beserta Surat Jalan Mutasi Stock Keluar di ambil / di kirim ke expedisi, maka anda harus melakukan proses kirim di menu Kirim sesuai dengan nomer Surat Jalan Mutasi Stock Keluar, seperi pada contoh gambar di atas.

B. 8.

Adjustment Fungsi : Untuk melakukan penyesuain stock antara stock fisik dengan stock komputer. Catatan : Fungsi program ini hanya dapat di jalankan oleh Stock Auditor dan EDP saja. Tukar Barang Fungsi : Untuk melakukan penukaran barang dari barang yang sudah di beli oleh customer dan di kembalikan ke toko anda dengan alasan tertentu. Catatan : Syarat tukar barang, harap di koordinasikan dengan Manager Operasional anda. Contoh :

B. 9.

Pilih Tukar kemudian tekan Enter , setelah itu tampilan akan berubah seperti pada gambar berikut ini :

DP-EDP-001 12 Jan 08 00

25

Masukkan no. faktur penjualan yang akan di tukar barangnya dengan lengkap, maka secara otomatis komputer akan menampilkan data dari no faktur penjualan tersebut. Kemudian masukkan artikel yang akan di tukar dengan artikel yang di inginkan oleh customer, seperti pada contoh gambar berikut ini :

Setelah anda memasukkan artikel yang akan di tukar, maka sekarang masukkan artikel pengganti beserta size dan qty nya sesuai dengan keinginan customer. Tampilan akan tampak seperti pada contoh gambar berikut ini :

Pada contoh gambar di atas, setalh anda memasukkan artikel, size serta qty sesuai dengan yang di inginkan customer, maka komputer akan menampilkan jumlah yang harus di bayar oleh customer.

DP-EDP-001 12 Jan 08 00

26

Tekan B jika data tukar barang tersebut sudah benar, atau tekan S jika masih ada kesalahan dari data tukar barang tersebut. Setelah selesai melakukan transaksi Tukar Barang, maka komputer akan mencetak nota tukar barang tersebut.

C. LAPORAN

C. 1.

Laporan Stock C. 1. 1. Kartu Stock / Artikel Fungsi : Untuk melihat transaksi stock keluar dan stock masuk per artikel.

C. 1. 2.

Kartu Stock / No. Bukti Fungsi : Untuk melihat transaksi stock keluar dan stock masuk per no. bukti transaksi.

DP-EDP-001 12 Jan 08 00

27

C. 1. 3.

Stock per Tanggal Fungsi : Untuk melihat saldo akhir stock per tanggal.

C. 1. 4.

Posisi Stock per Cabang Fungsi : Untuk melihat seluruh transaksi yang terjadi di cabang per tanggal computer pada saat itu.

C. 1. 5.

Cek Stock per Tanggal Fungsi : Untuk melihat sisa stock artikel tertentu per tanggal yang di inginkan.

DP-EDP-001 12 Jan 08 00

28

C. 2.

Laporan Penjualan C. 2. 1. Penjualan per Artikel Fungsi : Untuk melihat penjualan yang terjadi sesuai dengan artikel yang di inginkan.

C. 2. 2.

Penjualan per Tanggal Fungsi : Untuk melihat penjualan yang terjadi sesuai dengan tanggal yang di inginkan.

C. 2. 3.

Penjualan per Produk

DP-EDP-001 12 Jan 08 00

29

Fungsi : Untuk melihat penjualan dari masing masing produk sesuai dengan tanggal yang di inginkan.

2. 4.

Penjualan / SPG Fungsi : Untuk melihat total pejualan masing-masing spg sesuai dengan tanggal yang diinginkan.

2. 5.

Best Seller per Cabang Fungsi : Untuk melihat penjualan artikel terbaik dari cabang tersebut sesuai dengan tanggal yang di innginkan.

DP-EDP-001 12 Jan 08 00

30

C. 3. C. 3. 1.

Laporan Mutasi Stock Mutasi Stock Masuk Fungsi : Untuk melihat transaksi stock yang masuk ke cabang tersebut sesuai dengan tanggal yang tertera di surat jalan.

C. 3. 2.

Mutasi Stock Keluar Fungsi : Untuk melihat transaksi stock yang keluar dari cabang tersebut sesuai dengan tanggal yang tertera di surat jalan.

C. 4.

Laporan Rekap Transaksi 31

DP-EDP-001 12 Jan 08 00

C. 4. 1.

Rekap Transaksi Fungsi : Untuk melihat rekap transaksi yang terjadi dalam 1 hari di cabang tersebut.

C. 5.

Laporan Adjustment C. 5. 1. Adjustment per Tanggal Fungsi : Untuk melihat transaksi adjustment per tanggal sesuai dengan tanggal yang di inginkan.

C. 5. 2.

Adjustment per Bukti

DP-EDP-001 12 Jan 08 00

32

Fungsi : Untuk melihat transaksi adjustment per no. bukti adjustment sesuai dengan tanggal yang di inginkan.

D. PROSES AKHIR

D. 1.

Proses Akhir Hari Toko Fungsi : Untuk mengakhiri semua transaksi yang terjadi pada hari itu, termasuk penjualan, mutasi stock masuk dan mutasi stock keluar.

Tekan Y bila anda hendak menutup semua transaksi yang terjadi pada hari itu. Tekan T bila anda masih ada transaksi yang belum di masukkan pada hari itu. D. 2. Proses Ulang Akhir Bulan Proses ini hanya dapat di lakukan oleh EDP saja.

DP-EDP-001 12 Jan 08 00

33

E. UTILITIES

E. 1.

Reindex Fungsi Catatan

: Untuk melakukan pengurutan dari data yang ada. : Fungsi Reindex ini hanya di lakukan pada awal buka toko dan setelah akhir hari toko.

E. 2.

Copy Terima Data Masuk Fungsi : Untuk memasukkan data surat jalan mutasi stock keluar yang di kirimkan oleh EDP. Catatan : Tahap meng copy data surat jalan mutasi stock masuk lihat pada prosedur menerima data surat jalan dari kantor Surabaya.

E. 3.

Kirim Ulang Data Keluar 34

DP-EDP-001 12 Jan 08 00

Fungsi

: Untuk mengirim ulang data cabang anda ke kantor Surabaya, apabila ternyata ada koreksi data di cabang anda.

E. 4.

Un Kirim Mutasi Keluar Fungsi : Untuk melakukan pembatalan pengiriman dari surat jalan mutasi stock keluar yang sudah terbuat. Catatan : Fungsi ini hanya dapat di jalankan oleh EDP saja. Ubah Tujuan Mutasi Keluar Fungsi : Untuk melakukan perubahan tujuan dari surat jalan mutasi stock keluar yang sudah anda buat. Catatan : Fungsi ini hanya dapat di jalankan oleh EDP saja. Readme.txt

E. 5.

E. 6. F. QUIT

II. PROSEDUR A. Prosedur Kerusakan Perangkat Komputer SPG diharapkan segera melaporkan segala kerusakan yang diterjadi diperangkat komputernya ataupun program komputer. Pelaporan dapat dilakukan melalui email atau telp jika dirasakan sangat mendesak. EDP akan memberikan jawaban atas masalah tersebut. Banyak hal yang dapat dilakukan untuk mengatasi permasalahan ini, untuk itu dibutuhkan peran serta ARCO & SPG untuk mengatasinya. yang akan dilakukan EDP : 1. mengindetifikasi masalah 2. mencari solusinya (membeli/memperbaiki perangkat yang bermasalah, mencari tekniksi setempat, mengirim perangkat pengganti). 3. Toko diusahakan mempunyai teknisi tetap sehingga apabila dibutuhkan teknisi untuk memperbaiki bisa langsung dihubungi. B. Prosedur Menyalakan Modem B.1 Windows 98 Restart windows (bila dalam keadaan didalam windows)
DP-EDP-001 12 Jan 08 00

35

Pilih no. 5. Command Prompt Only Nyalakan power modem Setelah di C prompt ketik MENU Pilih B Modem/PcAnywhere Pada waktu pilih B, posisi telpon tidak boleh diangkat/dipakai Perhatikan pada tulisan Last Modem Response : OK Bila tidak muncul itu pertanda ada masalah segera telp. EDP Bila respon modem OK, maka tinggal tunggu koneksi dari kantor dengan ciri dering telpon bunyi tidak lebih dari 2 kali dan terdengar bunyi modem beberapa saat dan perhatikan layar monitor akan bergerak dengan sendiri. Bila dering telpon berbunyi lebih dari 3 kali, maka segera angkat telpon tersebut. Hal ini pertanda ada masalah dengan jaringan modem. Bila sudah selesai modem, komputer akan direstart/booting dari kantor. B.2. Windows XP Restart windows (bila dalam keadaan didalam windows XP) Pilih pilihan kedua Microsoft Windows 98 Setelah di C prompt ketik MENU Nyalakan power modem Pilih B Modem/PcAnywhere Pada waktu pilih B, posisi telpon tidak boleh diangkat/dipakai Perhatikan pada tulisan Last Modem Response : OK Bila tidak muncul itu pertanda ada masalah segera telp. EDP Bila respon modem OK, maka tinggal tunggu koneksi dari kantor dengan ciri dering telpon bunyi tidak lebih dari 2 kali dan terdengar bunyi modem beberapa saat dan perhatikan layar monito r akan bergerak dengan sendiri. Bila dering telpon berbunyi lebih dari 3 kali, maka segera angkat telpon tersebut. Hal ini pertanda ada masalah dengan jaringan modem. Bila sudah selesai modem, komputer akan direstart/booting dari kantor. B.3. UBUNTU 7.04 Klik DOSEMU (Menu Toko) Nyalakan power modem Pilih B Modem/PcAnywhere Pada waktu pilih B, posisi telpon tidak boleh diangkat/dipakai Perhatikan pada tulisan Last Modem Response : OK Bila tidak muncul itu pertanda ada masalah segera telp. EDP Bila respon modem OK, maka tinggal tunggu koneksi dari kantor dengan ciri dering telpon bunyi tidak lebih dari 2 kali dan terdengar bunyi modem beberapa saat dan perhatikan layar monito r akan bergerak dengan sendiri. Bila dering telpon berbunyi lebih dari 3 kali, maka segera angkat telpon tersebut. Hal ini pertanda ada masalah dengan jaringan modem. Bila sudah selesai modem, layar DOSEMU akan hilang/mengecil.

C. Prosedur Email, Terima & Kirim Data C.1. Prosedur Cek dan Kirim Email Hal-hal yang perlu dilakukan SPG : - SPG diharuskan untuk melakukan cek email tiap 3 kali sehari, pada : - Pagi hari jam 10.00 - Sore hari jam 15.30 - Malam hari bersamaan dengan kirim laporan - Tiap email yang dikirim harus diberikan nama pengirim. C.2. Prosedur Kirim Data Penjualan C.2.1. Menyiapkan Data Yang Akan Di Email 1. Proses akhir hari penjualan (Ini harus dilakukan sebelum mengirim laporan penjualan) 2. Keluar dari Menu program 3. Setelah semuanya telah dilakukan berarti data sudah siap untuk diemail, untuk itu booting ulang komputer dengan menggunakan tombol reset pada CPU atau tekan tombol Ctrl-Alt-Del secara
DP-EDP-001 12 Jan 08 00

36

bersamaan kemudian pilih menu 1 Normal untuk mengaktifkan windows 98 atau pilih Microsoft Windows XP Profesional untuk mengaktifkan windows xp. C.2.2. Mengaktifkan Outlook Express (Windows 98/XP) - Klik icon Outlook Express pada dekstop atau klik Start Program Outlook Express. - Klik New Mail untuk memulai membuat email baru - Klik To, yang mana disini akan dipilih alamat email yang dituju - Klik Cc (tembusan) baru tekan OK untuk selesai. - Untuk bagian Subject ketik : Data Penj. (nama toko) tgl ddmm-yy - Klik OK maka layar akan kembali ke semula - Klik Insert - File Attachment untuk mengambil data yang sudah digabungkan tadi dan untuk bagian untuk mengisi penjelasan adalah untuk mengetik berita atau keterangan bila diperlukan Selanjutkan akan muncul layar seperti dibawah ini, pilih direktori tempat menyimpan file data penjualan tadi yaitu di C:\RSALES\KIRIM\RDATAXXX.LZH Rotelli C:\GSALES\KIRIM\GDATAXXX.LZH Gosh C:\BSALES\KIRIM\BDATAXXX.LZH Bellagio - Kemudian click Attach. - Setelah itu layar akan kembali ke semula tapi sudah ada tambahan yaitu dibawah subject ada Attach Setelah selesai click bagian Send Kemudian layar akan kembali ke layar semula lihat bagian OutBox , data sementara disimpan disini kalau sudah terkirim akan hilang kalau gagal maka di Outbox ini harus dihapus sebab kalau tidak program akan error. Tunggu beberapa saat, cek di outbox kalau sudah kosong berarti sudah terkirim kalau belum kosong maka data belum terkirim (harus dihapus dan diulangi lagi) - Setelah selesai matikan modemnya C.2.3. Mengaktifkan Evolution Mail (Ubuntu 7.04) Klik icon Evolution Mail pada dekstop Klik New untuk membuat email baru Untuk selanjutnya caranya sama persis dengan yang Outlook Express cuma yang membedakan waktu insert attachment filenya ada di direktori : retail/rsales/kirim/rdataxxx.lzh ==> Rotelli retail/rsales/kirim/gdataxxx.lzh ==> Gosh retail/rsales/kirim/bdataxxx.lzh ==> Bellagio Klik File Work Online (untuk mengaktifkan menu Send/Receive Nyalakan power modem Klik Gnome PPP kemudian klik connect (untuk dial up) tunggu beberapa saat sampai muncul indikator waktu, kalau sudah muncul berarti koneksi internet sudah jalan. Untuk cek email segera klik Send/Received Bila sudah selesai segera klik disconnect dan matikan power modem C.3. Prosedure Terima Data Surat Jalan dan Member (Rotelli) C.3.1. Terima Data Surat Jalan Setelah Send/Receive, cek email dengan subject : sj dan retur (nama brand) tgl dd s.d dd-mm-yy Simpan file attachment di : Outlook Express : C:\rsales\terima\ C:\gsales\terima\ C:\bsales\terima\ Evolution Mail : retail\rsales\terima\ retail\gsales\terima\ retail\bsales\terima\ Setelah selesai simpan attachment, masuk ke menu penjualan pilih Utility Copy Terima Data Masuk Pilih Menu Data Harian Mutasi Stok Masuk
DP-EDP-001 12 Jan 08 00

37

Apabila semua proses diatas sudah dilakukan tetapi surat jalan yang dimaksud belum bisa input, maka perhatikan beberapa hal berikut : Toko pengirim belum tekan kirim surat jalan tersebut Toko pengirim salah dalam membuat tujuan Toko penerima salah dalam menyimpan data attachment Toko penerima belum melakukan proses copy terima data masuk Toko penerima salah ambil attachment C.3.2. Terima Data Member (Rotelli) Sama dengan prosedur terima surat jalan, cuma disini subjectnya berisi data member rotelli s.d dd-mm-yy Setelah terima email, simpan attachment (member.lzh) Ketik Menu kemudian pilih menu Copy Data member (Windows 98/XP) Klik DOSEMU kemudian pilih menu Copy Data Member (Ubuntu 7.04) Masuk program penjualan kemudian pilih reindex. Apabila ada member belum bisa aktif segera konfirmasi ke bagian member/EDP. dibutuhkan waktu 1 hari kerja agar member baru dapat menggunakan membernya di toko lain (selain toko penerbit).

C.3.3. Email Address (Alamat Email) Disini alamat email yang digunakan dalam mengirim laporan penjualan adalah : kmbssby@gmail.com, kmbsjkt@gmail.com dan di cc : retail@karyamitra.com @Copyright 2008 EDP Retail KaryaMitra Surabaya

DP-EDP-001 12 Jan 08 00

38