SMART DELVIS

SMART
DELVIS
MANIFEST __________________________________
Di dalam MANIFEST terdapat 15 menu, yaitu INCOMING SORTING, PICKUP NOTE MANIFEST, PICKUP
ADDITIONAL NOTES, MDE DOM, MDE MASS, MDE INT, DELIVERY NOTE INT, MDE REVISION, SCAN
MANIFEST, DOX, COMAIL, MDE RETURN, RECORD MDE, PACKING LIST, PRINT LABEL PL,
CONSOLIDATION PL, MANAGER ADDRESS BOOK, MANIFEST TRACKING, UPCOMING DATA, ADDRESS
CORRECTION, MDE LABELING, dan UNSORTING DATA.
1. INCOMING SORTING
Incoming Sorting digunakan untuk melakukan pendataan terhadap barang yang masuk dari gerai/outlet,
sales counter/station, dan corporate. Untuk membuka menu Incoming Sorting, pilih Manifest, kemudian
klik menu Incoming Sorting. Di dalam Incoming Sorting ada tiga tab, yaitu GERAI / OUTLET, SALES
COUNTER / STATION, dan CUST AUTOMATION / IMPLANT.
Fitur-fitur yang dimiliki oleh menu Incoming Sorting :

-
Dapat melakukan incoming sorting untuk gerai, station, dan corporate.
Berikut akan dibahas satu persatu :
GERAI / OUTLET
Tab Gerai / Outlet digunakan untuk melakukan incoming sorting dari gerai/outlet. Berikut adalah
langkah-langkah dalam pengisian tab GERAI / OUTLET :
1) Pada Manifest Data Counter, isi Counter Code, dengan kode counter. Misalnya diisi dengan
kode counter : CGK010015.
2) Counter Name akan otomatis terisi setelah mengisi Counter Code, dan menekan tombol Enter.
3) Pilih Date, dengan tanggal yang terdapat nomor SP, atau dengan tanggal yang nomor SP-nya
ingin diproses. Tanggal yang ditampilkan adalah tanggal hari ini dan tanggal dua hari ke
belakang, misalnya hari ini adalah Thursday, 18/06/2015, maka tanggal yang ditampilkan
sampai Tuesday, 16/06/2015.
4) Pilih Prod, dengan produk yang nomor SP-nya ingin diproses. Produk yang ditampilkan adalah
semua produk yang dimiliki oleh TIKI.
5) Pilih Dest, dengan tujuan kiriman. Dapat memilih tujuan kiriman ke semua kota (ALL), Jakarta
(CGK), atau selain Jakarta (NON CGK).
6) Isi SP No, dengan nomor SP yang ingin di-manifest. Jika nomor SP masih kosong atau berisi
NONE, klik tombol Browse File CA. Kemudian akan tampil jendela untuk mencari lokasi tempat
menyimpan file cash automation, file cash automation memiliki ekstensi *.cashauto.
7) Setelah memilih file cash automation, klik tombol Open, pada jendela Open.
8) Akan muncul tombol baru, yaitu tombol Import. Tombol Import digunakan untuk meng-import
data cash automation ke dalam SMART.
9) Klik tombol Import, akan tampil Information box yang menginformasikan jumlah data yang diimport.
10) Klik tombol OK di Information box, nomor SP akan tampil di pilihan SP No. Pilih nomor SP.
11) Klik tombol Load, data connote yang sudah di-manifest oleh gerai tersebut akan tampil di dalam
tabel, sesuai dengan produk yang dipilih.
SALES COUNTER / STATION

Tab Sales Counter / Station digunakan untuk melakukan incoming sorting dari sales counter atau
station.
Berikut adalah langkah-langkah dalam pengisian tab Sales Counter / Station :

1) Isi SP Number, atau dapat mencarinya dengan menekan tombol F3. Akan tampil jendela
Shipment Content.
2) Pilih Date yang nomor SP-nya ingin diambil, pilih nomor SP. Untuk tanggal yang tidak ada nomor
SP-nya, tidak akan tampil data nomor SP di dalam tabel.
3) Klik tombol Load, textbox SP Number akan terisi.
4) Pilih Filter By Product, jika memilih ALL akan ditampilkan semua data berdasarkan semua
produk. Jika memilih salah satu produk, data yang ditampilkan akan di-filter berdasarkan produk
yang dipilih saja.
5) Untuk menampilkan data connote dapat juga langsung memilih tanggal di Show By Date,
kemudian klik tombol Load By Date. Jika menggunakan ini nomor SP-nya tidak tercantum.
6) Jika data yang ditampilkan ingin di-filter berdasarkan suatu produk, dapat juga dipilih di Filter
By Produk.
7) Data ditampilkan di dalam tabel.
8) Untuk melihat data yang masih ter-pending, klik tombol View Data Pending. Akan tampil
jendela Shipment Pending.
9) Pilih tanggal pada isian Date, jika ada data yang masih ter-pending di tanggal yang dipilih akan
langsung tampil di dalam tabel Shipment Pending.
CUST AUTOMATION / IMPLANT

Tab Cust Automation / Implant digunakan untuk melakukan incoming sorting dari customer
corporate.
Berikut langkah-langkahnya :
1) Scan SP Number, setelah di-scan, textbox SP Number, Account No, dan Account Name akan
terisi sesuai dengan data yang ada di dalam barcode SP Number.
2) Atau dapat juga dengan menekan tombol Browse File SCA, untuk mendapatkan nomor SP dari
file yang sudah diekspor ke dalam ekstensi file .SCA.
3) Kemudian akan tampil jendela Open.
4) Jika memiliki file SPA, pilih file SPA. Kemudian klik tombol Open pada jendela Open.
5) Kembali ke tampilan tab Cust Automation / Implant, pada textbox Reff Number akan terisi jika
di dalam nomor SP yang dimasukan memiliki Reff Number. Namun jika di dalam nomor SP yang
dimasukan tidak memiliki Reff Number, maka textbox Reff Number akan dikosongkan.
6) Pada Total Data SP akan terisi dengan total data yang ada di dalam nomor SP yang dimasukan.
7) Dan pada Scanned akan terisi dengan jumlah data di dalam nomor SP yang dimasukan yang
sudah di-scan.
8) Data barang yang ada di dalam nomor SP, ditampilkan di dalam tabel. Data yang ditampilkan di
dalam tabel hanya sembilan data, yaitu di didapat dari Total Data SP dikurangin dengan data
Scanned.
2. PICKUP NOTE MANIFEST

PICKUP NOTE MANIFEST digunakan melihat data-data nomor pickup yang ada di dalam database, data
yang ditampilkan sesuai dengan tanggal yang dipilih.
Fitur-fitur yang ada di dalam PICKUP NOTE MANIFEST :

a. Dapat menampilkan data sesuai dengan tanggal yang dipilih.
b. Dapat mencari data nomor pickup yang ada di dalam database.
c. Dapat meng-edit data nomor pickup, namun hanya data nomor akun customer dan catatan dari
nomor pickup tersebut.
d. Dapat memindahkan data yang ada di dalam suatu nomor pickup ke nomor pickup yang lain.
MENAMPILKAN DATA PICKUP NOTE MANIFEST

Untuk menampilkan data Pickup Note Manifest, berikut langkah-langkahnya :
1) Isi PUP From, dengan tanggal awal data ingin ditampilkan. Misalnya diisi dengan tanggal awal :
01-06-2015.
2) Isi to, dengan tanggal akhir data ingin ditampilkan. Misalnya diisi dengan tanggal akhir : 16-072015.
3) Kemudian klik tombol Load, maka data yang ada di dalam rentang tanggal yang dipilih akan
ditampilkan di dalam tabel.
Rincian tabel :
No : nomor urut.
Pup No : nomor pickup.
Pup Date : tanggal dilakukannya pickup.
Pup Type : tipe dari pickup.
Prod : nama produk yang digunakan.
Account No : nomor account customer yang melakukan pickup.
Calc : apakah barang dihitung pada saat di-pickup, jika dihitung checkbox pada kolom Calc
akan ditandai, jika tidak dihitung checkbox pada kolom Calc tidak ditandai.
T Pup : total barang yang di-pickup.
Manifest : total barang yang sudah di-manifest.
Less : sisa barang yang belum di-manifest.
Ret : jumlah barang yang dikembalikan.
Pickup Empl : kode karyawan yang melakukan pickup.
Hndvr : apakah barang sudah diberikan ke manifest atau belum. Jika sudah checkbox yang
ada di dalam kolom Hndvr akan ditandai, jika belum checkbox yang ada di dalam kolom
Hndvr tidak ditandai.
Del Note : surat jalan untuk nomor pickup tersebut ada atau tidak, jika ada checkbox yang
ada di dalam kolom Del Note akan ditandai, jika tidak ada checkbox yang ada di dalam kolom
Del Note tidak ditandai.
R Note : berisi catatan Pickup Return.
M Note : berisi catatan Manifest.
PICKUP NO
Pickup No digunakan untuk meng-edit data nomor pickup, namun hanya data nomor akun dan
catatan dari nomor pickup tersebut yang dapat di-edit. Berikut adalah langkah-langkah untuk
menggunakan Pickup No :
1) Pilih dan klik data Pickup Note Manifest, kemudian klik tombol Pickup No.
2) Akan tampil form Pickup No, beserta data yang ada di dalam data Pickup Notes Manifest yang
dipilih tadi.
3) Di dalam form ini hanya dapat meng-edit data Account No dan menambahkan data Edited
Reason pada Reason, untuk data PUP No dan PUP Notes tidak dapat dirubah.
4) Setelah selesai klik tombol Save yang ada di kiri atas.
5) Kemudian akan tampil Confirmation box apakah yakin ingin meng-edit data pickup note
tersebut, klik tombol Yes untuk melanjutkan proses edit.
6) Setelah menekan tombol Yes pada Confirmation box, akan tampil Warning box. Klik tombol Yes
pada Warning box.
PUP MANIFEST
Pup Manifest digunakan untuk memindahkan data nomor connote yang ada di dalam suatu nomor
pickup ke nomor pickup yang lain. Berikut adalah langkah-langkah untuk menggunakan Pup
Manifest :
1) Klik tombol Pup Manifest.
2) Kemudian akan tampil form Pup Manifest.
3) Pada Pickup Notes, isi PUP No dengan nomor pickup. Misalnya diisi dengan nomor pickup :
12345678.
4) Setelah mengisi nomor pickup, tekan tombol Enter. Form Pup Manifest akan terisi sesuai
dengan data yang ada di dalam nomor pickup.
5) Tandai nomor connote yang ingin dipindah ke dalam PUP No (nomor pickup) yang baru,
misalnya dipilih sepuluh nomor connote yang ingin dipindah.
6) Pada New Pickup No, isi PUP No dengan nomor pickup yang baru. Misalnya diisi dengan nomor
pickup : 150623.
7) Setelah mengisi PUP No pada New Pickup No, tekan tombol Enter. Kemudian akan tampil
data yang ada di dalam nomor pickup tersebut.
8) Setelah selesai klik tombol Save, kemudian akan tampil Information box yang
menginformasikan bahwa update telah berhasil.
9) Klik tombol OK pada Information box.
MENCARI NOMOR PICKUP
Mencari nomor pickup dapat mencari nomor pickup yang sedang ditampilkan di dalam tabel Pickup
Note Manifest, atau pun nomor pickup yang tidak sedang ditampilkan di dalam tabel Pickup Note
Manifest. Caranya adalah sebagai berikut :
1) Isi textbox Pickup No, dengan nomor pickup yang ingin dicari.
2) Setelah mengisi textbox Pickup No, tekan tombol Enter. Akan tampil data Pickup No yang
dimasukan, di dalam tabel.
HANDOVER
RETURN
Return digunakan untuk membuat Pickup Return Note, berikut adalah langkah-langkahnya :
1) Pilih dan klik data Pup No yang ingin dibuatkan Pickup Return Note-nya, klik tombol Return
yang ada di bagian bawah tabel.
2) Akan tampil form Pickup Return, untuk data Pup No dan Account No sudah terisi oleh sistem
berdasarkan data Pup No yang dipilih tadi.
3) Isi Total Return, dengan total barang yang di-return. Misalnya diisi dengan total return : 3.
4) Isi Notes, dengan catatan untuk Pickup Return. Misalnya isi dengan catatan : ALAMAT TIDAK
LENGKAP.
5) Setelah selesai mengisi data, klik tombol Save pada form Pickup Return. Akan tampil
Information box.
MANIFEST NOTES
MANIFEST NOTES digunakan untuk mengisi catatan untuk manifest, berikut adalah langkahlangkahnya :
1) Pilih dan klik data PICKUP NOTE MANIFEST yang ingin diberikan Manifest Notes, kemudian klik
tombol Manifest Notes di bagian bawah tabel.
2) Kemudian akan tampil form Additional Notes Manifest, isi pada textbox Manifest Notes.
Setelah selesai klik tombol Save.
3. PICKUP ADDITIONAL MANIFEST
4. MDE DOM
MDE DOM digunakan untuk melakukan transaksi barang-barang corporate yang sudah di pickup, untuk
melakukan transaksi di MDE DOM harus memiliki Pickup No (nomor pickup). Pickup No didapat pada saat
melakukan pickup barang dari customer, MDE DOM digunakan untuk melakukan transaksi yang barangbarangnya memiliki tipe atau jenis yang berbeda-beda, misalnya barang-barang yang akan ditransaksikan
ada yang berupa dokumen dan ada yang berupa paket; atau misalnya barang-barang yang akan
ditransaksikan berupa dokumen semua, namun jenisnya berbeda, ada yang berupa undangan, sertifikat,
dan surat; atau misalnya barang-barang yang akan ditransaksikan berupa paket semua, namun jenisnya
berbeda, ada yang berupa tempat makan, buku, dan tempat minum.
MDE DOM juga digunakan untuk melakukan transaksi yang alamat penerimanya tercantum di barangnya.
Untuk membuka MDE DOM dapat memilih menu MANIFEST, kemudian pilih sub menu MDE DOM.
Ada enam aktifitas yang dapat dilakukan di dalam menu MDE DOM, yaitu aktifitas MDE, RE MDE, UPDATE,
REPRINT, VOID, dan UNVOID. Fitur-fitur yang dimiliki menu MDE DOM :
a. Terdapat enam aktifitas yang dapat dilakukan, yaitu aktifitas MDE, RE MDE, UPDATE, REPRINT,
VOID, dan UNVOID.
b. Jumlah connote yang tersedia akan ditampilkan untuk setiap nomor akun yang dimasukan.
c. Hasil cetak berupa BTTKB dan LABEL, untuk aktifitas MDE hasil cetak berupa BTTKB dan LABEL,
untuk aktifitas REPRINT dapat memilih ingin hasil cetak berupa BTTKB atau LABEL.
d. Untuk hasil cetak LABEL dapat memilih ingin yang berukuran besar atau kecil.
e. Mendukung peng-inputan data untuk MPS.
f. Mendukung penghitungan berat volume.
g. Mendukung penggunaan servis packing dan asuransi.
h. Mendukung buku alamat untuk consignee (penerima).
Berikut akan dibahas satu persatu mengenai aktifitas-aktifitas yang dapat dilakukan di menu MDE DOM :
AKTIFITAS MDE
MDE digunakan untuk melakukan pendataan transaksi barang-barang yang sudah di-pickup dari
customer. Berikut adalah langkah-langkah dalam melakukan aktifitas MDE :
1) Pada bagian Customer Account, isi Pickup No dengan nomor pickup barang. Contoh : 28072015,
tekan Enter. Textbox yang berada di samping Pickup No akan terisi otomatis dengan nama
perusahaan yang ada di dalam data nomor pickup tersebut.
2) Account No akan terisi secara otomatis pada saat selesai mengisi Pickup No.
3) Pada Man Type pilih : MDE.
4) Pickup Date terisi berdasarkan tanggal dilakukannya pickup, sudah terisi otomatis berdasarkan
data yang ada di dalam nomor pickup. Textbox yang berada di samping Pickup Date ditampilan
jumlah barang yang telah di-pickup berdasarkan data yang ada di dalam nomor pickup.
5) Reff No adalah nomor referensi dari barang, bersifat optional, dapat diisi atau tidak.
6) Pada bagian Destination, isi City dengan nama kota tujuan. Atau dapat menekan tombol F3,
kemudian akan tampil form Find Destination. Di dalam form ini dapat mencari daerah tujuan
beserta tarifnya dengan mencari daerah tujuan dari wilayah yang terkecil lebih dahulu, yaitu
dari nama kelurahannya. Atau dapat juga mencari daerah tujuan dengan menggunakan kode
pos.
Setelah selesai mencari daerah tujuan, klik tombol Oke. Akan kembali ke tampilan MDE DOM,
dan textbox yang terdapat di samping City secara otomatis terisi dengan Tariff Code. Atau dapat
juga dengan menekan tombol F4, akan tampil form Find Destination yang lain.
Atau yang lebih mudah dapat dengan menekan tombol F2, kemudian akan tampil form Search
Consignee. Form ini digunakan mencari data penerima, jika menggunakan ini bukan hanya data
City yang terisi, namun data Consignee juga akan terisi.
7) Product akan otomatis terisi dengan produk yang ada di dalam data Pickup No, namun produk
dapat dipilih lagi dengan produk yang lain. Textbox pertama yang berada di samping pilihan
produk akan terisi dengan kepanjangan dari produk yang dipilih, misalnya yang dipilih adalah
produk ONS, maka textbox tersebut akan terisi kepanjangan dari ONS, yaitu OVER NIGHT
SERVICE. Textbox selanjutnya akan terisi dengan status pengiriman ke daerah tujuan
pengiriman, misalnya statusnya berisi DEL, yang berarti ke kota tujuan tersebut berstatus
Delivery yaitu diantar.
8) Jika checkbox Pickup Calculated ditandai, berarti jumlah barang pada saat di-pickup dihitung.
Jumlah barang yang dihitung akan tampil di dalam textbox Total Pickup.
9) Checkbox BTTKB dan LABEL sudah ditandai oleh sistem, yang berarti hasil cetak berupa BTTKB
dan LABEL. Hasil cetak untuk label dapat dipilih, ingin hasil cetak label kecil (SMALL) atau label
besar (BIG).
10) Pada Shipment Information, isi Content dengan isi dari paket kiriman. Misalnya diisi dengan :
TAS.
11) Pilih Content Type, apakah DOK, PAKET, atau DGS. Karena isi Content adalah TAS, maka untuk
Content Type pilih PAKET.
12) DGs Class akan diaktifkan jika memilih Content Type dengan DGS, namun DGs Class akan
dinonaktifkan ketika memilih Content Type selain DGS. Karena memilih Content Type berupa
Paket, DGs Class dinonaktifkan.
13) Isi Weight dengan berat dari barang kiriman, misalnya diisi dengan berat : 2.
14) Pcs diisi otomatis oleh sistem.
15) Isi Volume dengan ukuran panjang x tinggi x lebar dimensi paket. Berat volume akan
ditampilkan di dalam V Wght.
16) Data content yang sudah di-input akan tampil pada tabel content, untuk menghapus content
dari tabel klik 2 kali pada content yang ingin dihapus.
17) Isi Dec Val dengan harga barang, misalnya isi dengan harga barang : 500,000.
18) Isi Add Admin, Add Admin adalah biaya admin tambahan.
19) Pilih Service yang ingin digunakan, misalnya yang dipilih adalah servis asuransi umum.
20) Setelah memilih servis, tekan tombol Enter. Maka servis yang dipilih akan masuk ke dalam tabel
Service.
21) Pada Consignee Informations, isi Name dengan nama si penerima. Misalnya diisi dengan nama
penerima : INDAH PUSPITASARI.
22) Isi Company dengan nama perusahaan penerima, Company biasanya diisi saat alamat penerima
adalah sebuah kantor atau perusahaan.
23) Isi Address dengan alamat si penerima, misalnya diisi dengan alamat penerima : JL. HARAPAN
III RT 05 RW 010, SEMARANG.
24) Isi Zip Code dengan kode pos, misalnya diisi dengan kode pos : 50229.
25) Isi Phone dengan nomor telepon penerima, misalnya diisi dengan nomor telepon penerima :
08561314966.
26) Untuk mengisi data consignee dapat juga menggunakan buku alamat consignee dengan
menekan tombol F3, pada bagian Name. Akan tampil form Search Consignee untuk mencari
data penerima.
27) Pada Consignor Informations, data Name, Company, Address, Zip Code, hingga Phone
pengirim sudah terisi otomatis berdasarkan data yang ada di dalam database. Namun yang
ditampilkan hanya data Name dan Company.
28) Isi Notes, bila ada catatan untuk barang tersebut.
29) Setelah selesai, klik tombol Save. Data akan tercetak dalam bentuk BTTKB dan LABEL.
30) Tombol Reset digunakan untuk me-reset atau mengulang pengisian data dari awal.
31) Tombol Cancel digunakan untuk membatalkan pengisian data.
AKTIFITAS RE MDE
RE MDE biasanya digunakan untuk memasukan suatu data yang datanya ternyata belum masuk ke
dalam database, berikut adalah langkah-langkah dalam menggunakan RE MDE :
1) Untuk pengisian data pada aktifitas RE MDE, langkah-langkahnya sama dengan pengisian data
pada aktifitas MDE. Bedanya hanya pilih Man Type dengan : RE MDE.
2) Kemudian isi nomor connote pada textbox yang berada di bawah Available CN, misalnya diisi
dengan nomor connote : 040000208926.
3) Kemudian isi data sesuai dengan isiannya masing-masing.
4) Setelah selesai mengisi data, klik tombol Save. Data akan tersimpan ke dalam database.
AKTIFITAS UPDATE
UPDATE digunakan untuk memperbaharui data dari nomor connote yang sudah tersimpan di dalam
database, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
1) Isi Pickup No, dengan nomor pickup yang datanya ingin di-update. Misalnya diisi dengan nomor
pickup : 28072015. (Mengisi Pickup No bersifat optional, dapat juga langsung mengisi nomor
connote yang ingin di-update).
2) Pilih Man Type dengan : UPDATE.
3) Isi nomor connote yang datanya ingin di-update, misalnya diisi dengan nomor connote :
040000208925. Kemudian tekan tombol Enter.
4) Maka data yang ada di dalam nomor connote tersebut akan ditampilkan sesuai dengan isiannya
masing-masing.
5) Setelah selesai memperbaharui data, klik tombol Update. Kemudian akan tampil Confirmation
box yang mengkonfirmasi apakah ingin melanjutkan memperbaharui data tersebut.
6) Klik tombol Yes pada Confirmation box, akan tampil Information box yang menginformasikan
bahwa update transaksi telah berhasil.
7) Klik tombol OK pada Information box, maka akan tampil Confirmation box apakah ingin
mencetak ulang data atau tidak. Jika menekan tombol Yes maka data akan tercetak ulang,
namun jika menekan tombol No maka data hanya akan tersimpan ke dalam database.
AKTIFITAS REPRINT
Data yang sudah tersimpan di dalam database dapat dicetak ulang kembali, menggunakan Man
Type : REPRINT. Berikut adalah langkah-langkahnya :
1) Pada Man Type pilih : REPRINT.
2) Isi nomor connote, misalnya diisi dengan nomor connote : 040000208925. Lalu tekan tombol
Enter.
3) Data yang ada di dalam nomor connote tersebut akan ditampilkan sesuai dengan isian masingmasing data.
4) Pilih hasil cetak, ingin mencetak dalam bentuk BTTKB, LABEL, atau keduanya.
5) Klik tombol Reprint, maka data akan tercetak ulang sesuai dengan pilihan hasil Print Out.
AKTIFITAS VOID
Data yang sudah tersimpan di dalam database dapat di-void atau dibatalkan, dengan menggunakan
Man Type : VOID. Berikut adalah langkah-langkah untuk mem-void data :
1) Pilih Man Type dengan : VOID.
2) Isi nomor connote dengan nomor connote yang ingin di-void, misalnya diisi dengan nomor
connote : 040000208926. Kemudian tekan tombol Enter.
3) Data yang ada di dalam nomor connote tersebut akan ditampilkan sesuai dengan isian masingmasing data.
4) Klik tombol Void, akan tampil Confirmation box yang mengkonfirmasi apakah ingin melanjutkan
void untuk transaksi tersebut.
5) Klik tombol Yes pada Confirmation box, kemudian akan tampil Input box Void Transaction untuk
memasukan alasan mengapa nomor connote tersebut di-void.
6) Isi Void Reason, dengan alasan mengapa nomor connote tersebut dibatalkan. Void Reason
harus diisi, bila tidak diisi tidak dapat melanjutkan proses yang selanjutnya. Setelah mengisi
Void Reason, klik tombol OK. Akan tampil Information box yang menginformasikan bahwa void
untuk transaksi tersebut sudah berhasil dilakukan.
UNVOID
UNVOID digunakan untuk membatalkan suatu nomor connote yang di-void, jadi nomor connote
yang sudah di-void dapat diaktifkan kembali dengan menggunakan UNVOID. Berikut adalah
langkah-langkahnya :
1) Pilih Man Type dengan : UNVOID.
2) Isi nomor connote dengan nomor connote yang ingin di-unvoid, nomor connote yang dapat diunvoid adalah nomor connote yang sebelumnya sudah di-void.
3) Akan tampil data yang ada di dalam nomor connote yang dimasukan sesuai dengan isiannya
masing-masing.
4) Klik tombol UnVoid, akan tampil tampil Confirmation box yang mengkonfirmasi apakah ingin
melanjutkan proses unvoid tersebut.
5) Klik tombol Yes pada Confirmation box, kemudian akan muncul Information box yang
menginformasikan bahwa proses unvoid telah berhasil.
SERVICES
Ada dua servis yang disediakan di dalam MDE DOM, yaitu servis asuransi dan packing. Untuk servis
asuransi ada empat asuransi yang disediakan, di antaranya adalah servis asuransi umum, asuransi
sarang burung wallet, asuransi HP dan jam tangan, dan asuransi voucher HP. Untuk servis packing
ada dua macam packing yang disediakan, yaitu packing entry dan packing kayu.
1) Untuk menggunakan servis asuransi, isi Dec Val dengan harga barang yang ingin diasuransikan.
Misalnya diisi dengan harga barang : 1,000,000.
2) Pilih servis asuransi yang akan digunakan, karena barang yang ingin diasuransi adalah baju,
maka yang dipilih adalah : ASURANSI UMUM.
Terdapat empat pilihan servis asuransi yang disediakan, berikut penjelasannya :
Asuransi Umum : premi asuransinya bernilai 0.225 % atau 0.00225 dari harga barang, yang
termasuk ke dalam asuransi umum adalah barang-barang selain Handphone, Jam Tangan,
Sarang Burung Walet, dan Voucher HP.
Asuransi Sarang Burung Walet : premi asuransinya bernilai 0.25 % atau 0.0025 dari harga
barang. Asuransi ini hanya untuk mengasuransikan sarang burung walet.
Asuransi HP dan Jam Tangan : premi asuransinya bernilai 0.30 % atau 0.003 dari harga
barang. Asuransi ini hanya untuk mengasuransikan handphone dan jam tangan.
Asuransi Voucher HP : premi asuransinya bernilai 36 % atau 0.0036. Asuransi ini hanya
untuk mengasuransikan voucher handphone.
3) Setelah selesai memilih servis asuransi yang digunakan, tekan tombol Enter. Maka servis
asuransi yang dipilih beserta biayanya akan masuk ke dalam tabel Service.
4) Untuk menggunakan servis packing, pilih servis packing yang akan digunakan.
Ada dua jenis packing yang disediakan :
Packing Entry : biaya packing kayu yang nilai packing kayunya langsung dimasukan,
biasanya yang menggunakan Packing Entry adalah barang-barang yang kecil, seperti
hanphone, jam tangan, dan lain-lain, dan Packing Entry tidak memerlukan ukuran volume
barang. Ketika memilih Service Packing Entry, kemudian menekan tombol Enter, akan
muncul Input box untuk memasukan nilai Packing Entry. Setelah memasukan nilai Packing
Entry klik tombol OK pada Input box.
Packing Kayu : jika memilih service Packing Kayu harus memasukan ukuran volume barang
terlebih dahulu, kemudian nilai Packing Kayu akan dikalkulasi oleh sistem. Jika volume
barang sudah dimasukan di dalam Volume pada Shipment Information, ketika memilih
Service Packing Kayu, kemudian menekan tombol Enter, nilai packing kayu akan langsung
masuk ke dalam tabel Service. Namun jika volume barang belum dimasukan, ketika memilih
Service Packing Kayu, kemudian menekan tombol Enter, akan muncul Input box untuk
memasukan volume barang. Dan di dalam sistem, ukuran asli barang akan ditambahkan
dengan 5, untuk penambahan panjang kayu.
Setelah memilih servis packing yang ingin digunakan, tekan tombol Enter. Servis packing yang
dipilih beserta biayanya akan masuk ke dalam tabel Service.
MPS MANIFEST
MPS Manifest digunakan biasanya untuk paket-paket yang jumlahnya lebih dari satu, yang
ukurannya besar atau berat, dan memiki alamat pengirim dan penerima yang sama. Untuk MPS
hanya berbeda pada pengisian Content-nya, berikut adalah langkah-langkahnya :
1) Tekan tombol F2 di dalam textbox Content, kemudian akan tampil form MPS Manifest.
2) Isi Content, misalnya diisi dengan content : BAJU.
3) Isi Weight dengan berat barang, misalnya diisi dengan berat : 11 kg.
4) Isi Dec Val dengan harga barang, misalnya diisi dengan harga barang : 1,500,000.
5) Isi Volume Weight dengan ukuran barang, yaitu panjang x lebar x tinggi. Berat volume juga akan
ditampilkan, misalnya diisi dengan volume : 40 x 40 x 40.
6) Pilih Insurance jika ingin menggunakan asuransi, misalnya menggunakan : ASURANSI UMUM.
7) Pilih Packing jika ingin menggunakan packing, misalnya pilih : PACKING KAYU.
8) Setelah selesai mengisi data, klik tombol Add Item. Maka data akan masuk ke dalam tabel MPS
Manifest.
9) Untuk mengisi data barang yang selanjutnya, ulangi langkah kedua sampai langkah kedelapan.
Isi Content, Weight, Dec Val, Volume Weight, pilih Insurance, dan Packing. Setelah selesai
mengisi data klik tombol Add Item, maka data akan masuk ke dalam tabel MPS Manifest.
10) Setelah selesai mengisi semua data barang, klik tombol Save. Pada Shipment Information,
Weight, Pcs, dan V Wght akan terisi.
11) Weight berisi total berat asli barang, Pcs berisi jumlah barang yang dimasukan di dalam form
MPS Manifest, dan V Weight berisi total berat volume barang.
UNTUK CONTENT YANG SAMA (SAME CONTENT)

Di dalam MDE DOM disediakan fasilitas untuk menginput data barang yang content-nya sama,
berikut adalah langkah-langkahnya :
1) Pada saat mengisi Content, tekan tombol F3. Akan muncul jendela seperti ini :
2) Jika content isinya sama, tandai checkbox Same Content. Kemudian klik tombol OK.
3) Isi Content, misalnya diisi dengan : BAJU.
4) Masukan content ke dalam tabel.
5) Setelah mengisi data penerima, simpan transaksi.

6) Kemudian pada peng-inputan transaksi yang selanjutnya, setelah mengisi Product, kursor akan
langsung menuju ke isian nama penerima. Dan content sudah terisi dengan paket baju, seperti
pada transaksi yang sebelumnya.
5. MDE MASS
Berbeda dengan MDE DOM, MDE MASS digunakan untuk melakukan transaksi dengan banyak barang,
namun dengan tipe dan jenis barang yang sama. MDE MASS juga digunakan untuk melakukan transaksi
yang alamat si penerima tidak tercantum di barang, alamat penerima biasanya dilampirkan di dalam
bentuk excel dengan format tertentu, kemudian di dalam MDE MASS akan di-import ke dalam database.
MDE MASS hanya memiliki tiga aktifitas, yaitu MDE, REPRINT, dan VOID. Berikut akan dibahas satu
persatu :
AKTIFITAS MDE
MDE digunakan untuk meng-input data barang yang ingin ditransaksikan, berikut adalah langkahlangkah dalam menggunakan MDE :
1) Isi Account No, dengan nomor akun customer yang paketnya akan ditransaksikan. Misalnya diisi
dengan nomor akun : CGK010000601.
Atau dapat mencari nomor akun dengan menekan tombol F3 di dalam textbox Account No,
kemudian akan tampil form Corporate Acc Number.
Pilih Account No, atau dapat juga mencari dengan nomor akun atau nama akun pada textbox
Search By Acc / Acc Name.
2) Isi Pickup No, dengan nomor pickup. Misalkan diisi dengan nomor pickup : 30072015.
Pickup No yang dimasukan harus sesuai dengan Account No-nya (Account No yang dimasukan
di MDE MASS dan Account No yang ada di dalam data Pickup No harus sama), jika tidak sesuai
akan muncul Warning dan tidak dapat melanjutkan ke proses yang selanjutnya.
3) Pilih Man Type dengan pilihan : MDE.
4) Pickup Date sudah terisi oleh sistem, sesuai dengan data yang ada di dalam Pickup No. Di
samping Pickup Date ditampilkan jumlah barang yang akan ditransaksikan.
5) Isi Reff No, dengan menekan tombol L untuk me-load data atau menekan tombol F3 untuk
menampilkan semua data dan untuk meng-import data ke dalam database. Jika menekan
tombol L, data yang sudah ada di dalam database akan langsung terisi di dalam form MDE MASS
sesuai dengan isiannya masing-masing dan sesuai dengan urutan yang ada di dalam database.
Jika di dalam database tidak ada data yang dapat di-load, akan tampil Confirmation box yang
mengkonfirmasi bahwa tidak ada data yang ditemukan dan apakah ingin melihat list data.
Klik tombol Yes pada Confirmation box, akan tampil jendela list data yang kosong.
Klik tombol Import, akan muncul tampilan untuk meng-import data.
Isi File Name dengan menekan tombol load.
Akan tampil jendela untuk mencari file yang akan di-import.
Yang ditampilkan hanya file dalam bentuk excel dan berekstensi .xls, dan hanya file dalam
bentuk excel yang dapat di-import di MDE MASS. Setelah memilih file untuk di-import, klik
tombol Open. Kemudian akan muncul kembali tampilan untuk meng-import file ke dalam
database, beserta keterangan ada berapa data di dalam file tersebut.
Klik tombol Import, maka proses import akan berjalan. Tunggu proses import hingga mencapai
100 %.
Setelah proses import mencapai 100 %, akan tampil Information box yang menginformasikan
bahwa semua data telah berhasil di-import.
Klik tombol OK pada Information box, akan kembali ke tampilan list data. Data yang sudah diimport akan masuk ke dalam list data.
Pilih dan klik data yang ingin diproses, kemudian klik tombol OK. Akan kembali pada tampilan
MDE MASS beserta data yang sudah dipilih tadi.
6) Isi City, dengan kota tujuan pengiriman. Kota tujuan harus sesuai dengan data alamat si
penerima.
7) Kemudian tekan tombol Enter sampai kursor berada pada tombol Save, tekan tombol Save.
8) Maka data yang dimasukan tadi akan dicetak dalam bentuk BTTKB dan LABEL.
AKTIFITAS REPRINT
REPRINT digunakan untuk mencetak ulang suatu data nomor connote, berikut adalah langkahlangkahnya :
1) Pilih Man Type dengan : REPRINT.
2) Isi nomor connote yang ingin dicetak ulang, misalnya diisi dengan nomor connote :
040000213997.
3) Tekan tombol Enter setelah mengisi nomor connote, maka data yang ada di dalam nomor
connote akan ditampilkan sesuai dengan isiannya masing-masing.
4) Pilih hasil cetak yang diinginkan, ingin berupa BTTKB, LABEL, atau keduanya. Ingin berupa LABEL
kecil (SMALL) atau LABEL besar (BIG).
5) Klik tombol Reprint, maka data akan tercetak ulang.
AKTIFITAS VOID
VOID digunakan untuk membatalkan suatu nomor connote, berikut adalah langkah-langkahnya :
2) Isi nomor connote yang ingin dibatalkan, misalnya diisi dengan nomor connote : 040000213997.
3) Setelah mengisi nomor connote, tekan tombol Enter. Maka data yang ada di dalam nomor
connote tersebut akan ditampilkan sesuai dengan isiannya masing-masing.
4) Klik tombol Void, akan tampil Confirmation box yang mengkonfirmasi apakah ingin melanjutkan
proses void.
5) Klik tombol Yes pada Confirmation box, kemudian akan tampil Input box Void Transaction untuk
meng-input alasan void. Isi Void Reason, dengan alasan mengapa paket dibatalkan.
6) Setelah mengisi Void Reason, klik tombol OK. Akan tampil Information box yang
menginformasikan bahwa void transaksi telah berhasil.
6. MDE INT
MDE INT digunakan untuk melakukan transaksi pengiriman internasional, untuk menggunakan MDE INT
harus memiliki Pickup No. Ada lima aktivitas yang dapat dilakukan di MDE INT, yaitu MDE, RE MDE,
UPDATE, REPRINT, dan VOID. Fitur-fitur yang dimiliki oleh MDE INT adalah :
a. Harus memiliki Pickup No untuk menggunakan MDE INT.
b. Ada lima aktivitas yang dapat dilakukan di MDE INT, yaitu MDE, RE MDE, UPDATE, REPRINT, dan
VOID.
c. Dapat melakukan update data transaksi internasional yang sudah pernah dilakukan dan tersimpan
di dalam database.
d. Dapat mencetak ulang data transaksi internasional yang sudah pernah dilakukan dan tersimpan di
dalam database.
e. Dapat mem-void atau membatalkan suatu transaksi internasional yang sudah pernah dilakukan dan
tersimpan di dalam database.
f. Untuk melakukan update, reprint, dan void, nomor connote-nya harus sesuai dengan nomor
connote yang ada di dalam database.
g. Jumlah nomor connote yang tersedia akan ditampilkan.
h. Hasil print out berupa BTTKB dan LABEL.
i. Ada dua produk yang disediakan, yaitu WDX (World Document Express) dan WPX (World Parcel
Express).
j. Tersedia fasilitas untuk pengiriman yang memiliki same content atau borongan.
k. Servis yang disediakan berupa asuransi dan packing.
l. Disediakan buku alamat untuk consignee / penerima.
Berikut akan dijelaskan mengenai MDE, RE MDE, UPDATE, REPRINT, dan VOID.
MDE
MDE ini digunakan untuk melakukan transaksi internasional, berikut adalah langkah-langkahnya :
1) Isi Pickup No, dengan nomor pickup. Misalnya diisi dengan nomor pickup : 05082015. Textbox
yang berada di samping nomor pickup akan otomatis terisi dengan nama relasi, sesuai dengan
data yang ada di dalam nomor pickup.
2) Account No akan terisi setelah mengisi Pickup No, Account No akan terisi dengan nomor akun
sesuai dengan data yang ada di dalam nomor pickup.
3) Pilih Man Type dengan : MDE.
4) Pickup / Man Date akan otomatis terisi oleh sistem, setelah mengisi Pickup No, Pickup / Man
Date akan terisi sesuai dengan data yang ada di dalam Pickup No. Jumlah barang yang akan
ditransaksikan ditampilkan di textbox yang berada di samping Pickup / Man Date.
5) Jumlah connote yang tersedia ditampilkan di Available CN.

6) Untuk MDE, hasil print out berupa BTTKB dan LABEL.
7) Isi Country, dengan negara tujuan. Misalnya diisi dengan negara tujuan : UNITED ARAB
EMIRATES.
Atau dapat menekan tombol F3 untuk membuka jendela Find Destination, untuk mencari
negara tujuan.
Cari dengan nama negara atau aliasnya pada Search By Country Name or Alias.
8) Product akan terisi sesuai dengan data yang ada di dalam nomor pickup, namun masih bisa
dipilih lagi.
9) Isi City, dengan nama kota tujuan. Misalnya diisi dengan nama kota tujuan : ABU DHABI.
10) Jika pada saat barang di-pickup jumlahnya dihitung oleh petugas, checkbox Pickup Calculated
akan ditandai.
11) Total Pickup berisi data jumlah barang yang di-pickup menurut hitungan customer.
12) Isi Content, dengan isi paket. Misalnya diisi dengan content : BOOK. (Untuk menggunakan
fasilitas same content, tekan tombol F3)
13) Pilih Content Type, karena isi Content berisi BOOK, maka Content Type akan terisi dengan
PAKET.
14) Tekan tombol Enter pada Content Type, isi Content akan masuk ke dalam tabel Content.
15) Isi Weight, dengan berat paket. Misalnya diisi dengan berat : 1 kg.
16) Isi Dec Val, dengan harga barang. Misalnya diisi dengan harga barang : 150,000.
17) Pilih Service bila ingin menggunakan servis asuransi atau packing, misalnya pilih servis :
(0.00225) ASURANSI UMUM.
18) Tekan tombol Enter setelah memilih servis, maka servis yang dipilih akan masuk ke dalam tabel
Service.
19) Pada Consignee Information, isi Name dengan nama penerima. Misalnya diisi dengan nama
penerima : YASHA UTARI.
Untuk mengisi data penerima dapat juga menggunakan buku alamat penerima, dengan
menekan tombol F3.
20) Isi Company, dengan nama perusahaan penerima. Company biasanya diisi ketika alamat
penerima berupa kantor atau perusahaan. (Jika data penerima tidak ada di dalam buku alamat
penerima).
21) Isi Address, dengan alamat si penerima. Misalnya diisi dengan alamat penerima : ABU DHABI
NEW STREET, NO. 1, ABU DHABI. (Jika data penerima tidak ada di dalam buku alamat
penerima).
22) Isi Zip Code, dengan kode pos yang sesuai dengan alamat si penerima. (Jika data penerima tidak
ada di dalam buku alamat penerima).
23) Isi Phone, dengan nomor telepon si penerima. Misalnya diisi dengan nomor telepon : +9718
6245 62. (Jika data penerima tidak ada di dalam buku alamat penerima).
24) Ongkos kirim ditampilkan di bagian bawah Consignee Information.
25) Data Consignor Information sudah terisi oleh sistem sesuai dengan data yang ada di dalam
nomor pickup, namun yang ditampilkan hanya data Name dan Company consignor.
26) Isi Notes, dengan catatan mengenai barang yang ditransaksikan. Jika ada.
27) Setelah selesai mengisi semua data, klik tombol Save. Karena pada transaksi ini menggunakan
produk WPX, maka setelah menekan tombol Save akan tampil form Proforma Invoice. Namun
jika menggunakan produk WDX, maka setelah menekan tombol Save akan langsung mencetak
transaksi.
28) Isi Nomor Referensi, jika ada.
29) Isi Nama Barang, sesuai dengan isi barang.
30) Isi Jumlah, dengan jumlah barang.
31) Isi Harga Per Unit [IDR], dengan harga satuan barang dalam bentuk rupiah.
32) Setelah selesai mengisi data Reff dan Content, klik tombol Tambah. Maka data akan masuk ke
dalam tabel Proforma Invoice.
33) Setelah selesai mengisi semua data Proforma Invoice, klik tombol Save yang di dalam form
Proforma Invoice.
34) Proses cetak transaksi akan langsung berjalan, kemudian akan muncul tampilan untuk
mencetak
RE MDE
RE MDE digunakan untuk memasukan suatu data yang sudah pernah dilakukan transaksi, namun
datanya belum masuk ke dalam database. Langkah-langkah penggunaan RE MDE hampir sama
seperti penggunaan MDE. Berikut adalah langkah-langkah dalam menggunakan RE MDE :
1) Isi Pickup No, dengan nomor pickup. Misalnya diisi dengan nomor pickup : 05082015.
2) Account No akan terisi sesuai dengan data yang ada di dalam Pickup No.
3) Pilih Man Type dengan : RE MDE.
4) Isi nomor connote, misalnya diisi dengan nomor connote : 040000209137.
5) Hasil cetak RE MDE akan berupa BTTKB dan LABEL.
6) Isi Country, dengan negara tujuan pengiriman. Misalnya diisi dengan negara : SINGAPORE.
7) Product akan terpilih sesuai dengan data yang ada di dalam nomor connote, namun produk
masih dapat dipilih lagi.
8) Isi City, dengan nama kota yang ada di negara tujuan. Misalnya diisi dengan nama kota :
SINGAPORE.
9) Isi Content, dengan isi barang.

10) Karena isi Content adalah BOOK, maka Content Type-nya adalah PAKET.
11) Tekan tombol Enter setelah memilih Content Type, maka isi Content akan masuk ke dalam tabel
Content.
12) Isi Weight, dengan berat barang. Misalnya diisi dengan berat : 1 kg.
13) Isi Dec Val, dengan harga dari barang. Misalnya diisi dengan harga barang : 150,000.
14) Jika ingin menggunakan servis, pilih Service. Misalnya pilih Service : (0.00225) ASURANSI
UMUM.
15) Setelah memilih Service, tekan tombol Enter. Servis yang dipilih akan masuk ke dalam tabel
Service.
16) Pada Consignee Informations, isi Name dengan nama penerima. Misalnya diisi dengan nama :
DIAH SARAH.
17) Isi Company, dengan nama perusahaan penerima. Jika ada.
18) Isi Address, dengan alamat penerima. Misalnya diisi dengan alamat : 91, LOR K TELOK KURAU,
SINGAPORE.
19) Isi Zip Code, dengan kode pos yang sesuai dengan alamat si penerima. Misalnya diisi dengan Zip
Code : 425723.
20) Isi Phone, dengan nomor telepon si penerima. Misalnya diisi dengan nomor telepon : +6586
6030 5.
21) Biaya ongkos kirim ditampilkan di bagian bawah Consignee Informations.
22) Data Consignor Informations sudah terisi sesuai dengan data yang ada di dalam Pickup No,
namun yang ditampilkan hanya data Name dan Company consignor.
23) Isi Notes, bila ada catatan mengenai transaksi.
24) Setelah mengisi semua data transaksi, klik tombol Save. Kemudian akan tampil form Proforma
Invoice.
25)
26)
27)
28)
Pada Reff dan Content, isi Nomor Referensi (jika ada).

Nama Barang sudah terisi sesuai dengan isi Content yang sudah dimasukan sebelumnya.
Isi Jumlah, dengan jumlah barang. Misalnya diisi dengan jumlah : 1.
Isi Harga Per Unit [IDR], dengan harga satuan barang. Harga yang dimasukan dalam bentuk
rupiah, misalnya masukan harga : 150,000.
29) Setelah selesai mengisi Reff dan Content, klik tombol Tambah. Maka content akan masuk ke
dalam tabel Proforma Invoice.
30) Setelah memasukan semua data pada Proforma Invoice, klik tombol Save. Kemudian akan
muncul tampilan untuk mencetak Proforma Invoice.
UPDATE
UPDATE digunakan untuk memperbaharui suatu data transaksi yang sudah pernah dilakukan, dan
tersimpan di database di dalam suatu nomor connote. Berikut adalah langkah-langkah dalam
menggunakan UPDATE :
1) Pilih Man Type dengan : UPDATE.
2) Isi nomor connote dengan nomor connote yang ingin diperbaharui datanya.
3) Setelah mengisi nomor connote, tekan tombol Enter. Maka data yang ada di nomor connote
tersebut akan ditampilkan sesuai dengan isiannya masing-masing.
4) Setelah memperbaharui data yang diinginkan, klik tombol Update. Maka akan tampil
Confirmation box yang mengkonfirmasi apakah ingin melanjutkan proses update.
5) Klik tombol Yes pada Confirmation box, kemudian akan tampil Information box yang
menginformasikan bahwa update transaksi sudah berhasil dilakukan.
REPRINT
REPRINT digunakan untuk mencetak ulang suatu data transaksi yang sudah pernah dilakukan, dan
datanya tersimpan di dalam database. Berikut adalah langkah-langkah dalam menggunakan
REPRINT :
1) Pilih Man Type dengan : REPRINT.
2) Isi nomor connote dengan nomor connote yang ingin dicetak ulang, misalnya diisi dengan nomor
connote : 040000209136.
4) Hasil reprint dapat memilih ingin berupa BTTKB, atau LABEL, atau keduanya.
5) Klik tombol Reprint, kemudian akan muncul tampilan untuk mencetak.
VOID
VOID digunakan untuk membatalkan suatu transaksi internasional yang sudah dilakukan, dan
datanya tersimpan di dalam database. Berikut adalah langkah-langkah untuk melakukan void :
2) Isi nomor connote dengan nomor connote yang ingin di-void atau dibatalkan, misalnya diisi
4) Tekan tombol Void, kemudian akan tampil Confirmation box yang mengkonfirmasi apakah ingin
melanjutkan proses void.
5) Klik tombol Yes pada confirmation box, akan tampil input box Void Transaction untuk menginput alasan mengapa transaksi dibatalkan.
6) Isi Void Reason dengan alasan mengapa transaksi dibatalkan.
7) Setelah mengisi Void Reason, klik tombol OK. Maka akan tampil Information box yang
menginformasikan bahwa void transaksi sudah berhasil dilakukan.
7. DELIVERY NOTE INT

DELIVERY NOTE INT digunakan untuk membuat nomor pengiriman internasional, di sini selain dapat
membuat nomor pengiriman untuk internasional, dapat juga meng-update, dan mencetak ulang nomor
pengiriman untuk internasional.
Fitur-fitur yang dimiliki oleh Delivery Note INT :

a. Dapat membuat baru, memperbaharui, dan mencetak ulang nomor pengiriman untuk
internasional.
b. Dapat memilih station mana yang akan diberikan aktifitas.
c. Nomor pengiriman (Delivery No) sudah otomatis terisi oleh sistem.
d. Dapat memasukan data nomor connote yang berbeda produk dan berbeda tujuan ke dalam
Delivery No.
MEMBUAT NOMOR PENGIRIMAN BARU

Untuk membuat nomor pengiriman baru berikut adalah langkah-langkahnya :
1) Pada Activity pilih : NEW. Kemudian pilih station mana yang akan dibuatkan nomor
pengirimannya, misalnya pilih station : CGK01A RADEN SALEH.
2) Delivery No sudah otomatis terisi oleh sistem, kemudian klik tombol Save.
3) Setelah tombol Save diklik, akan tampil Information box yang menginformasikan bahwa nomor
pengiriman sudah disimpan.
4) Klik tombol OK pada Information box, kemudian tombol Save yang ada di Delivery Note INT
akan berubah menjadi tombol Print.
5) Masukan nomor connote di Track No, misalnya diisi dengan nomor connote : 040000209136.
6) Maka nomor connote yang dimasukan akan tampil di dalam tabel Delivery Note INT.
7) Total Scan diiisi oleh sistem, dengan jumlah connote yang di-scan atau yang dimasukan.
8) Wght diisi oleh sistem, dengan total berat dari nomor connote yang di-scan.
9) Setelah data dimasukan semua, tekan tombol Print.
10) Akan muncul tampilan untuk mencetak INT Delivery Note.
MEMPERBAHARUI DATA NOMOR PENGIRIMAN

Untuk memperbaharui data nomor pengiriman, berikut adalah langkah-langkahnya :
1) Pilih Activity dengan : UPDATE, untuk aktivitas update, pilihan untuk memilih station tidak
diaktifkan.
2) Masukan nomor pengiriman, misalnya masukan nomor pengiriman : DNINTCGK01A15080002.

Kemudian klik tombol Load.
3) Data yang ada di dalam nomor pengiriman tersebut akan ditampilkan di dalam tabel.
4) Untuk aktifitas update hanya dapat menambahkan data Track No, misalnya ditambahkan
5) Jika ingin mencetak nomor pengiriman, tekan tombol Print.
MENCETAK ULANG NOMOR PENGIRIMAN

Untuk mencetak ulang nomor pengiriman, berikut adalah langkah-langkahnya :
1) Pilih Activity dengan : REPRINT, untuk aktivitas reprint, pilihan untuk memilih station tidak
diaktifkan.
2) Isi nomor pengiriman, misalnya diisi dengan nomor pengiriman : DNINTCGK01A15080002.

Kemudian tekan tombol Print.
3) Data yang ada di dalam nomor pengiriman tersebut akan ditampilkan di dalam tabel, tekan
tombol Print lagi.
4) Akan muncul tampilan untuk mencetak INT Delivery Note.
8. MDE REVISION
9. SCAN MANIFEST
Scan Manifest digunakan untuk me-manifest data dari gerai / outlet, untuk pengisian data di dalam Scan
Manifest harus menggunakan alat scan barcode, tidak dapat diisi secara manual. Setelah QR Code di-scan,
data-data di dalam Scan Manifest akan terisi secara otomatis sesuai dengan data yang ada di dalam QR
Code.
Fitur-fitur yang dimiliki oleh menu Scan Manifest :

a.
b.
c.
d.
e.
f.
Scan manifest hanya dapat dilakukan dengan melakukan scan QR Code Data.
Dapat mencetak data yang sudah di-scan.
Dapat melihat history data scan manifest yang sudah pernah dilakukan.
Menampilkan data history scan manifest berdasarkan counter.
Dapat menampilkan history data scan manifest berdasarkan tanggal atau semua data yang ada.
Dapat mencetak history data scan manifest berdasarkan tanggal.
SCAN MANIFEST
Berikut adalah langkah-langkah untuk melakukan Scan Manifest :
1) Scan QR Code barang, namun pastikan kursor berada pada textbox Please Scan QR Code here.
Setelah QR Code di-scan, akan tampil kode-kode di dalam textbox.
2) Kemudian data yang ada di dalam QR Code akan ditampilkan, sesuai dengan isian yang ada di
dalam form Scan Manifest.
3) Rincian bagian QR Code Data :
Counter Code : berisi kode counter beserta kode alokasi connote.

Counter Name : berisi nama counter.
4) Rincian bagian Summary :
Total Manifested : berisi data QR Code yang sudah di-scan / di-manifest.

Tombol Print : untuk mencetak data scan manifest yang sedang dilakukan.
Tombol History : untuk melihat history scan manifest.
5) Rincian bagian Manifesting Information :
Connote No : berisi nomor connote QR Code.

City Name : berisi nama kota tujuan.
Product : berisi nama produk yang digunakan.
Content Type : berisi tipe dari content yang digunakan.
Content : berisi isi dari paket.
Act Weight : berisi berat barang yang sesungguhnya.
Chrg Weight : berisi berat barang yang digunakan untuk menentukan biaya pengiriman.
Volume : berisi ukuran dimensi barang (panjang, lebar, dan tinggi) beserta berat dimensi
barang.
Service : berisi nama servis yang digunakan.
Ins No : berisi nomor asuransi.
Origin : berisi kode station asal pengiriman barang.
Destination : berisi kode station tujuan pengiriman barang.
Decl Value : berisi nilai barang.
Service : berisi biaya servis asuransi.
Shipment Fee : berisi biaya pengiriman.
Surcharge Fee : berisi biaya surcharge / biaya tambahan.
Packing Fee : berisi biaya servis packing.
Service Fee : berisi total biaya servis yang digunakan.
Admin Fee : berisi biaya admin.
Total Fee : berisi total biaya yang dikeluarkan oleh customer.
Created On : berisi tanggal dan waktu transaksi nomor connote tersebut dilakukan.
6) Pada bagian Status, berisi status pada saat QR Code di-scan. Jika berisi status Manifested,
berarti QR Code tersebut sebelumnya belum pernah di-scan dan nomor connote di-manifest.
7) Untuk mencetak data Scan Manifest yang baru dilakukan, klik tombol Print. Kemudian akan
muncul tampilan untuk mencetak Laporan Surat Pengantar Manifest QR Code.
MELIHAT HISTORY SCAN MANIFEST

Untuk melihat riwayat / history scan manifest yang pernah dilakukan, caranya adalah sebagai
berikut :
a. Klik tombol History pada form Scan Manifest.
b. Kemudian akan tampil form History Scan Manifest.
c. Isi Counter Code, dengan kode counter. Dapat diisi secara manual, dengan mengetik kode
counter. Atau dapat dengan cara menekan tombol F3 pada textbox Counter Code, kemudian
akan tampil jendela Search Counter. Di sini dapat mencari counter berdasarkan kode counter
atau nama counter, misalnya mencari counter berdasarkan kode counter.
Pilih counter, kemudian klik tombol OK. Atau dengan cara yang selanjutnya, yaitu dengan
memilih dan melakukan klik dua kali pada data yang ada di dalam tabel History Scan QR Code.
Maka textbox Counter Code dan Counter Name akan terisi sesuai dengan data yang dipilih.
d. Pilih Date, dengan tanggal yang ingin ditampilkan history datanya. Atau jika ingin menampilkan
semua data history pada counter tersebut, tandai checkbox All Data.
e. Klik tombol Load Data, maka data history akan ditampilkan di dalam tabel.
MENCETAK HISTORY SCAN MANIFEST

Untuk mencetak data History Scan Manifest, hanya dapat mencetak data History Scan Manifest
yang sesuai dengan tanggal data. Berikut adalah langkah-langkah untuk mencetak history scan
manifest :
a) Isi Counter Code, misalnya diisi dengan kode counter : CGK010015.
b) Isi Date, dengan tanggal dari data history yang ingin dicetak.
c) Klik tombol Load Data, maka data history scan manifest yang ada di dalam tanggal yang dipilih
akan ditampilkan di dalam tabel.
d) Total Data akan terisi dengan jumlah data history scan manifest yang ada pada tanggal yang
dipilih.
e) Klik tombol Print pada bagian Summary, akan muncul tampilan untuk mencetak Laporan Surat
Pengantar Manifest QR Code.
10. DOX
11. COMAIL
12. MDE RETURN
13. RECORD MDE
14. PACKING LIST

PACKING LIST digunakan untuk membuat packing list untuk pengiriman domestik, untuk satu nomor
packing list terdiri dari paket-paket yang memiliki produk yang sama. Untuk membuat packing list juga
dibedakan berdasarkan format paket, masuk ke dalam terpal atau di luar terpal.
Fitur-fitur yang dimiliki oleh menu PACKING LIST adalah :

a. Dapat membuat packing list baru, update data packing list, dan mencetak ulang packing list.
b. Untuk satu packing list memiliki satu produk dan satu kota tujuan.
c. Paket-paket yang dibuatkan packing list-nya diformat berdasarkan paket yang masuk ke dalam
terpal dan paket yang di luar terpal.
d. Paket-paket yang dibuatkan packing list-nya dibedakan berdasarkan paket yang berasal dari agent,
sub agent, dan transit.
e. Nomor packing list diisi otomatis oleh sistem.
f. Dapat mencetak packing list yang dibuat.
MEMBUAT PACKING LIST BARU

Untuk membuat nomor packing list baru berikut adalah langkah-langkahnya :
1) Pilih PL Activity dengan : NEW, kemudian tekan tombol Enter.
2) Maka nomor PL akan terisi oleh sistem.
3) Pilih Product yang ingin dibuatkan PL-nya, misalnya pilih produk : ONS.
4) PL Date akan terisi sesuai dengan tanggal pada saat aplikasi SMART dijalankan.
5) Pilih Format untuk PL, ada dua pilihan yaitu, MT (Masuk Terpal) dan LT (Luar Terpal). Misalnya
pilih format : MT.
6) Isi Split Type, ada tiga pilihan yang disediakan yaitu, AGENT, SUB AGENT, dan TRANSIT.
7) Isi Code dengan kode kota tujuan, misalnya diisi dengan kode : CGK01.
Atau dapat juga dengan menekan tombol F3 pada textbox Code, akan tampil form Find
Destination. Isi Destination dengan kota tujuan, misalnya isi Destination dengan : JAKARTA.
Setelah memilih kota tujuan, klik tombol Oke.
15. PRINT LABEL PL
16. CONSOLIDATION PL
17. MANAGE ADDRESS BOOK

MANAGE ADDRESS BOOK digunakan untuk mengelola data buku alamat penerima per nomor akun, data
buku alamat yang ditampilkan berbeda untuk setiap nomor akun. Di dalam MANAGE ADDRESS BOOK
dapat mengedit dan menghapus data buku alamat.
Fitur-fitur yang dimiliki oleh Manage Address Book :

a.
b.
c.
d.
e.
Data buku alamat atau data penerima ditampilkan berdasarkan nomor akun customer.
Dapat mencari data penerima berdasarkan nomor akun customer menggunakan nama penerima.
Dapat meng-edit data penerima.
Dapat menghapus data penerima.
Dapat melihat frekuensi pengiriman untuk setiap data penerima.
Berikut adalah langkah-langkah dapat menggunakan Manage Address Book :
MENAMPILKAN DATA PENERIMA

Data penerima yang ditampilkan berdasarkan nomor akun yang dimasukan, berikut adalah langkahlangkah untuk menampilkan data penerima :
1) Isi textbox dengan nomor akun customer yang ingin ditampilkan data penerimanya.
Untuk mengisi textbox nomor akun dapat juga dengan menekan tombol F3 pada textbox nomor
akun, kemudian akan tampil jendela Corporate Acc Number.
2) Setelah selesai mengisi nomor akun, klik tombol Show Data. Maka data penerima nomor akun
tersebut yang ada di dalam buku alamat akan ditampilkan di dalam tabel.
MENCARI DATA PENERIMA

Mencari data penerima juga berdasarkan nomor akun yang dimasukan, jadi sebelum melakukan
pencarian terlebih dahulu isi textbox nomor akun dan menekan tombol Show Data. Berikut adalah
langkah-langkah untuk mencari data penerima :
1) Isi nomor akun customer yang ingin dicari datanya, kemudian klik tombol Show Data.
2) Isi textbox search, untuk mencari data penerima hanya dapat menggunakan nama penerima.
Misalnya data ingin dicari dengan nama penerima : AGUS.
3) Maka di dalam tabel akan ditampilkan data-data penerima yang memiliki unsur nama yang
dimasukan tadi.
MENG-EDIT DATA PENERIMA

Di dalam Manage Address Book dapat meng-edit data penerima, namun data nama dan nomor
telepon penerima tidak dapat di-edit. Berikut adalah langkah-langkahnya :
1) Isi nomor akun customer yang ingin di-edit datanya, kemudian klik tombol Show Data.
2) Pilih dan klik data yang ingin di-edit, kemudian klik tombol Edit yang ada di bawah tabel buku
alamat.
3) Akan tampil form Data Address Book.
4) Edit data yang ingin di-edit, setelah selesai klik tombol Save yang ada di pojok kiri atas.
5) Akan tampil Information box yang menginformasikan bahwa data tersimpan.
6) Klik tombol OK pada Information box, maka akan kembali ke tampilan Manage Address Book
dan data yang dipilih tadi sudah ter-edit.
MENGHAPUS DATA PENERIMA

Untuk menghapus data penerima harus ditampilkan dulu data penerimanya berdasarkan nomor
akunnya, berikut adalah langkah-langkah untuk menghapus data penerima.
1) Isi nomor akun customer yang ingin dihapus datanya, kemudian klik tombol Show Data.
2) Pilih dan klik data yang ingin dihapus, kemudian klik tombol Delete.
3) Akan tampil Confirmation box yang mengkonfirmasi apakah yakin ingin menghapus data buku
alamat tersebut.
menginformasikan data sudah terhapus.
5) Klik tombol OK pada Information box, maka akan kembali ke tampilan Manage Address Book
dan data yang dipilih tadi sudah terhapus.
18. MANIFEST TRACKING

MANIFEST TRACKING digunakan untuk melacak data-data barang yang sudah di-manifest, menggunakan
nomor connote atau nomor pickup. MANIFEST TRACKING juga dapat digunakan untuk melacak status
terakhir yang dimiliki oleh suatu nomor connote. Fitur-fitur yang dimiliki oleh Manifest Tracking adalah :
a. Dapat melacak sebuah nomor connote.
b. Dapat melacak dengan banyak nomor connote, dengan perpaduan antara nomor connote awal dan
nomor connote akhir.
c. Track shipment history setiap nomor connote ditampilkan di dalam tabel.
d. Dapat melihat status terakhir untuk setiap nomor connote.
e. Dapat melacak nomor-nomor connote yang ada di dalam suatu nomor pickup, sender reference, dan
nomor akun customer.
Di dalam Manifest Tracking dibagi ke dalam dua bagian, yaitu Shipment Number dan Refference
Tracking. Berikut akan dibahas satu-persatu :
SHIPMENT NUMBER
Di dalam tab Shipment Number dapat melacak pengiriman dengan menggunakan nomor
pengiriman. Dapat melacak sebuah nomor connote atau dengan banyak nomor connote, berikut
adalah langkah-langkah untuk melacak sebuah nomor connote :
1) Isi Track No, dengan nomor connote yang akan dilacak. Textbox to dikosongkan saja, misalnya
diisi dengan nomor connote : 040000209137.
2) Klik tombol Search, maka data dari nomor connote akan ditampilkan di dalam tabel Shipment
Number, dan status pengiriman dari nomor connote tersebut ditampilkan di dalam tabel Track
Shipment History.
3) Penjelasan tabel Shipment Number :
o
o
o
o
o
o
o
o
No : nomor urut data.

Connote Number : nomor connote.
Manifest Date : tanggal pada saat nomor connote di-manifest.
Origin : kode station asal pengiriman.
Destination : kode station tujuan pengiriman (untuk pengiriman domestik), kode negara
tujuan pengiriman (untuk pengiriman internasional).
Content : isi kiriman.
Weight : berat kiriman.
Last Status : status terakhir dari nomor connote tersebut.
4) Penjelasan tabel Track Shipment History :
No : nomor urut.
Shipment Status : status pengiriman.
Date : tanggal pada saat status pengiriman diperbaharui.
Time : waktu pada saat status pengiriman diperbaharui.
Location : lokasi pada saat status pengiriman terjadi.
Employee Name : nama karyawan yang melakukan shipment status.
Remark : catatan mengenai status pengiriman.
5) Jika ingin melacak pengiriman dengan banyak nomor connote, isi Track No dengan nomor
connote awal yang ingin dilacak. Kemudian isi to, dengan nomor connote akhir yang ingin
dilacak. Misalnya isi nomor connote awal dengan nomor connote : 040000209128, dan isi nomor
connote akhir dengan nomor connote : 040000209137.
6) Setelah mengisi nomor connote awal dan nomor connote akhir yang ingin dilacak, klik tombol
Search. Akan tampil nomor-nomor connote yang berada pada rentang nomor connote yang
sudah dimasukan di dalam tabel Shipment Number. History shipment yang ditampilkan sesuai
dengan nomor connote yang dipilih.
7) Jika ingin melihat detail dari nomor connote, klik dua kali pada nomor connote yang ingin dilihat
detailnya, atau pilih dan klik nomor connote yang ingin dilihat detailnya kemudian tekan tombol
Enter. Akan muncul tampilan detail dari nomor connote yang dipilih.
8) Untuk kembali pada tampilan Shipment Number, klik tombol Back.
REFFERENCE TRACKING
Tab REFFERENCE TRACKING digunakan untuk melacak nomor-nomor connote yang ada di dalam
suatu nomor pickup, sender reference, dan nomor akun customer.
Berikut adalah langkah-langkah dalam menggunakan Refference Tracking :

1) Pada Insert Parameter, isi Pickup No, Sender Refference, atau Account No. Misalnya isi Pickup
No dengan nomor pickup : 05082015.
2) Kemudian klik tombol Search, hasilnya akan ditampilkan di dalam tabel Refference Tracking.
History shipment yang ditampilkan sesuai dengan nomor connote yang dipilih.
3) Jika ingin melihat detail dari nomor connote, klik dua kali pada nomor connote yang ingin dilihat
detailnya, atau pilih dan klik nomor connote yang ingin dilihat detailnya kemudian tekan tombol
Enter. Akan muncul tampilan detail dari nomor connote yang dipilih.
4) Untuk kembali pada tampilan Refference Tracking, klik tombol Back.
19.COMAIL
20.
21. ADDRESS CORRECTION
ADDRESS CORRECTION digunakan untuk mengoreksi atau memperbaharui data alamat atau semua data
penerima yang ada di dalam suatu nomor connote. Ada dua Entry Type yang ada di dalam menu ADDRESS
CORRECTION ini, yaitu ADDRESS CORRECTION dan RE CONSIGNEE. Fitur-fitur yang dimiliki oleh Address
Correction adalah :
a.
b.
c.
d.
e.
Memiliki dua Entry Type, yaitu ADDRESS CORRECTION dan RE CONSIGNEE.

Dapat mengoreksi atau memperbaharui data alamat penerima saja.
Dapat memperbaharui semua data penerima.
Untuk mengoreksi atau memperbaharui data penerima, melalui nomor connote.
Data penerima yang sebelum diperbaharui akan ditampilkan.
Berikut akan dibahas mengenai Address Correction dan Re Consignee :
ADDRESS CORRECTION
ADDRESS CORRECTION digunakan untuk mengoreksi atau memperbaharui data Company,
Address, Zip Code, dan Phone penerima. Untuk data Name penerima tidak dapat diperbaharui.
Berikut adalah langkah-langkah untuk menggunakan ADDRESS CORRECTION :
1) Pilih Entry Type dengan : ADDRESS CORRECTION.
2) Isi Connote No, dengan nomor connote yang data penerimanya ingin di-edit. Misalnya diisi
3) Data asli penerima atau data penerima yang belum di-edit ditampilkan di Recent Consignee.
4) Bila ada data alamat penerima yang ingin dikoreksi, isi data yang ada di New Consignee. Data
harus diisi semua, tidak boleh ada yang kosong (kecuali hanya data Company dan Zip Code
boleh dikosongkan).
5) Setelah selesai mengoreksi data alamat si penerima, klik tombol Save yang ada di pojok kiri atas.
Akan tampil Information box bahwa penyimpanan data address sudah berhasil dilakukan.

7) Kemudian jika data alamat si penerima pada nomor connote tersebut dilihat pada menu MDE
DOM, datanya sudah berubah.
RE CONSIGNEE
RE CONSIGNEE digunakan untuk mengoreksi atau meng-edit semua data si penerima yang ada di
suatu nomor connote. Berikut adalah langkah-langkah dalam menggunakan RE CONSIGNEE :
1) Pilih Entry Type dengan : RE CONSIGNEE.
2) Isi Connote No, dengan nomor connote yang akan dikoreksi data si penerimanya. Misalnya diisi
3) Tekan tombol Enter setelah mengisi Connote No, maka data consignee yang ada di dalam
nomor connote tersebut akan ditampilkan.
4) Bila ada data penerima yang ingin dikoreksi, isi data yang ada di New Consignee. Data harus
diisi semua, tidak boleh ada yang kosong (kecuali hanya data Company dan Zip Code dapat
dikosongkan).
5) Setelah selesai mengisi data pada New Consignee, klik tombol Save yang ada di pojok kiri atas.
Kemudian akan tampil Information box yang menginformasikan bahwa penyimpan data telah
berhasil dilakukan.
6) Kemudian jika data penerima pada nomor connote tersebut dilihat pada menu MDE DOM,
datanya sudah berubah.
22.
23. MDE REVISION
STATION ____________________________________
Di dalam menu STATION terdapat 13 sub menu, yaitu PICKUP ROUTE, PICKUP CALL ORDER, PUP
MANIFEST LIST, PICKUP MANIFEST, PICKUP NOTE, PICKUP NOTE LIST, PICKUP RETURN, INCOMING,
DAMAGE, EXCEPTION, ABANDON, STATION BALANCE, dan STATION SUTTLE.
Berikut akan dibahas satu per satu.
1. PICKUP ROUTE
PICKUP ROUTE digunakan untuk melihat data rute pickup yang sudah ada, menambah data rute pickup,
meng-edit data rute pickup, dan menghapus data rute pickup. Rincian data PICKUP ROUTE ditampilkan
dalam bentuk tabel, untuk membuka Pickup Route, pilih menu STATION, kemudian klik menu Pickup
Route.
Fitur-fitur yang dimiliki oleh Pickup Route adalah :

a.
b.
c.
d.
Dapat melihat data rute pickup yang ditampilkan di dalam tabel.

Dapat menambah rute pickup.
Dapat meng-edit data rute pickup yang sudah ada.
Dapat menghapus data rute pickup yang sudah ada.
MENAMBAH DATA PICKUP ROUTE

Untuk menambah data Pickup Route, berikut langkah-langkahnya :
1) Klik tombol Add yang terdapat di pojok kiri atas.
2) Akan tampil form untuk menambahkan data Pickup Route.
3) Pada Pickup Route, isi Route Code sesuai dengan format route code yang sudah ada. Misalnya
diisi dengan rute kode : B006.
4) Isi Route Name, dengan nama rute pickup. Misalnya diisi dengan nama rute : TIMUR.
5) Pilih Vehicle, dengan kendaraan yang disediakan di dalam pilihan. Kendaraan ini nantinya akan
digunakan untuk mem-pickup barang, misalnya kendaraan yang dipilih adalah : VAN.
6) Pilih pilihan apakah Pickup Route Exclusive (khusus) atau tidak.
7) Pilih pilihan apakah Pickup Route Auto Fill atau tidak.
8) Untuk memilih daerah yang akan dimasukan ke dalam rute pickup, dapat mencari berdasarkan
kode pos atau nama daerah di Zip / Area Name. Jika mencari daerah berdasarkan kode pos, isi
textbox Zip Code. Misalnya mencari kode pos : 13220.
Jika mencari daerah berdasarkan nama daerah, isi nama daerah di dalam textbox Area Name.
misalnya mencari nama daerah : PISANGAN TIMUR.
9) Namun dapat juga langsung memilih daerah melalui tabel yang disediakan, tandai daerah yang
ingin dimasukan ke dalam Pickup Route.
10) Setelah selesai mengisi form Pickup Route, klik tombol Save yang terdapat di pojok kiri atas.
11) Jika ingin membatalkan pengisian form Pickup Route, klik tombol Cancel. Maka tidak ada data
yang akan disimpan ke dalam tabel Pickup Route.
12) Setelah tombol Save diklik, akan tampil Confirmation box yang mengkonfirmasi apakah yakin
ingin menyimpan data tersebut.
13) Klik tombol Yes yang ada di dalam Confirmation box, data yang tadi dimasukan ke dalam form
Pickup Route akan tersimpan ke dalam tabel Pickup Route.
MENG-EDIT PICKUP ROUTE

Untuk meng-edit data Pickup Route, dapat mengikuti langkah-langkah berikut :
1) Pilih dan klik Pickup Route yang ingin di-edit, klik tombol Edit.
2) Kemudian akan tampil form Pickup Route yang sudah terisi dengan data Pickup Route yang tadi
dipilih untuk di-edit, yang tidak dapat dirubah hanya Route Code, selebihnya data dapat
dirubah.
3) Setelah selesai meng-edit data yang diinginkan, klik tombol Save yang ada di pojok kiri atas.
4) Bila ingin membatalkan peng-editan data, klik tombol Cancel. Maka peng-editan data akan
dibatalkan, dan tidak ada pembaruan data yang disimpan.
5) Setelah menekan tombol Save, akan tampil Confirmation box yang mengkonfirmasi apakah
yakin ingin memperbaharui data.
6) Klik tombol Yes pada Confirmation box, maka perubahan data akan tersimpan.
MENGHAPUS PICKUP ROUTE

Untuk menghapus suatu data rute pickup, dapat mengikuti langkah berikut :
1) Pilih dan klik Pickup Route yang ingin dihapus, kemudian klik tombol Delete.
2) Akan tampil Confirmation box, yang mengkonfirmasi apakah yakin ingin menghapus data pickup
route.
3) Klik tombol Yes pada Confirmation box, maka data Pickup Route yang dipilih tadi sudah
terhapus dari dalam tabel.
2. PICKUP CALL ORDER
Pickup barang dapat dilakukan dengan cara pemanggilan petugas oleh customer untuk mem-pickup
barang, dan datanya dimasukan ke dalam menu Pickup Call Order. Untuk membuka Pickup Call Order
pilih menu Station, pilih sub menu Pickup Call Order.
Fitur-fitur yang dimiliki oleh Pickup Call Order :

a.
b.
c.
d.
e.
f.
Data Pickup Call Order yang ditampilkan sesuai dengan tanggal yang dipilih.
Data yang ditampilkan dapat difilter.
Dapat menambah data Pickup Call Order.
Dapat meng-edit data Pickup Call Order yang sudah ada.
Dapat mem-void atau membatalkan data Pickup Call Order yang ada.
Dapat menentukan petugas yang akan melakukan pickup.
MENAMBAHKAN DATA PICKUP CALL ORDER

Berikut adalah langkah-langkah dalam menambahkan data Pickup Call Order :
1) Klik tombol Add yang ada di pojok atas kiri.
2) Kemudian akan muncul form add Pickup Call Order.
3) Pada bagian Pickup Call Order, PUP Type adalah tipe dari pickup. Sudah terisi oleh sistem yaitu
PUP CORPORATE.
4) Droff Off sudah terisi No oleh sistem, Droff Off maksudnya adalah apakah barang diantar oleh
customer ke station atau tidak.
5) Isi Order Date dengan tanggal kapan customer melakukan Pickup Call Order, default-nya adalah
tanggal pada hari ini.
6) Order No adalah nomor order pickup, sudah terisi otomatis oleh sistem.
7) Isi Account No dengan cara menekan tombol F3, akan tampil jendela Corporate Acc Number.
8) Pilih Account, atau cari data berdasarkan Account No atau Account Name. Kemudian klik
tombol Oke.
9) Pada bagian Account Description, Name, Address, dan Phone terisi semua datanya ketika
Account No dimasukan.
10) Pada bagian Customer Information, isi Call Name/PIC dengan nama orang yang memanggil
atau orang yang dapat dihubungi untuk masalah pickup.
11) Isi Comp/Dept, atau tandai checkbox yang ada di Pickup Address. Maka Comp/Dept, Pickup
Address, dan Phone akan terisi otomatis sesuai dengan data yang ada di dalam nomor akun
yang dipilih tadi. Jika checkbox tidak ditandai, maka Comp/Dept, Pickup Address, dan Phone
diisi sendiri oleh petugas.
12) Isi Ready, dengan jam pada saat barang sudah siap di-pickup.
13) Isi Close, dengan jam tutup pickup.
14) Pada bagian Pickup Information, pilih Produk Code yang akan digunakan. Dapat memilih lebih
dari satu produk, misalnya yang dipilih adalah produk : REG.
15) Pilih Items Type, apakah DOC, PACKAGE, SPI, atau DGS. Bisa dipilih lebih dari satu, misalnya
yang dipilih adalah Items Type : PACKAGE.
16) Isi Doc Amount dengan jumlah barang yang berupa dokumen.
17) Isi SPI Amount dengan jumlah barang yang berupa special item.
18) Isi PKG Amount dengan jumlah barang yang berupa package/paket.
19) Isi DGs Amount dengan jumlah barang yang berupa dangerous goods.
20) Isi Vehicle dengan kendaraan yang akan mem-pickup barang, apakah menggunakan motor, van,
atau truk.
21) Isi PUP Spot dengan tempat di mana barangnya akan di-pickup, misalnya di gedung A atau di
gudang.
22) Pada bagian History Assignment Employee, pilih Assignment. Yang tampil di History
Assignment Employe adalah petugas yang sebelumnya pernah mem-pickup barang untuk
perusahaan tersebut, bila nama petugas yang diinginkan tidak ada, dapat dikosongkan, dan
melakukan assignment employe di luar form ini.
23) Di bawah History Assignment Employee terdapat tabel, tabel tersebut akan berisi data jika yang
melakukan Pickup Call Order adalah perusahaan yang sama di hari yang sama.
24) Klik tombol Save yang ada di pojok kiri atas untuk menyimpan data Pickup Call Order.
25) Akan tampil Information box yang menginformasikan bahwa telah berhasil menambahkan data
Pickup Call Order, klik tombol OK pada Information box.
26) Maka data Pickup Call Order yang dimasukan tadi sudah masuk ke dalam tabel.
MENGEDIT DATA PICKUP CALL ORDER

Data yang sudah dimasukan ke dalam Pickup Call Order dapat diperbaharui lagi, berikut langkahlangkah untuk memperbaharui data Pickup Call Order :
1) Pilih dan klik salah satu data Pickup Call Order. Klik tombol Edit.
2) Akan tampil form Pickup Call Order yang sudah terisi dengan data yang dipilih tadi.
3) Data yang tidak dapat diperbaharui adalah data PUP Type, Droff Off, dan Order No. Selebihnya
data dapat diperbaharui, setelah selesai memperbaharui data klik tombol Save yang ada di pojok
kiri atas.
MEMBATALKAN PICKUP CALL ORDER

Untuk membatalkan atau menghapus Pickup Call Order berikut langkah-langkahnya :
1) Pilih dan klik data PICKUP CALL ORDER yang ingin dibatalkan atau dihapus, kemudian klik
tombol Void.
2) Kemudian akan tampil jendela Void Pickup.
3) Call Order No sudah terisi otomatis berdasarkan data yang dipilih.

4) Pilih Void Reason, dengan alasan Pickup Call Order dibatalkan dari pihak Employee atau
Customer.
5) Isi Notes, dengan catatan mengapa pickup dibatalkan.
6) Klik tombol Save, akan tampil Confirmation box yang menanyakan apakah yakin ingin
membatalkan pickup tersebut.
7) Klik tombol Yes di dalam Confirmation box, kemudian di dalam tabel Pickup Call Order, untuk
data pickup yang dibatalkan tadi, pada kolom Void checkbox-nya akan ditandai.
MEMILIH PETUGAS PICKUP

Untuk melakukan pickup, sebelumnya dipilih terlebih dahulu petugas yang akan melakukan pickup.
Berikut langkah-langkah untuk menentukan petugas pickup :
1) Pilih dan klik Pickup Call Order yang akan ditentukan petugasnya, kemudian klik tombol Pup
Assignment.
2) Kemudian akan muncul jendela PUP Assignment.
3) Pada PUP Assignment, Call Order No. sudah terisi berdasarkan data yang dipilih tadi. Tidak
dapat dirubah.
4) Company juga sudah terisi berdasarkan data yang dipilih tadi, tidak dapat dirubah.
5) Pada Employee Assignment, pilih Route No dengan pickup route.
6) Pilih Employee, dengan karyawan yang akan melakukan pickup.
7) Klik tombol Save, akan tampil Information box bahwa telah berhasil menentukan petugas.
8) Data pickup yang dipilih tadi pun hilang dari dalam tabel.
Tombol Refresh digunakan untuk me-refresh data Pickup Call Order :
PUP From yang ada di pojok kanan atas digunakan untuk memilih dari tanggal sampai tanggal berapa data
PUP Call Order akan ditampilkan di dalam tabel :
Assigned Type digunakan untuk memfilter data yang ditampilkan, ada tiga pilihan, yaitu UNASSIGNED,
ASSIGNED, dan ALL.
UNASSIGNED digunakan untuk menampilkan data yang belum di-assign atau belum ditetapkan mengenai
pickup-nya. ASSIGNED digunakan untuk menampilkan data yang sudah di-assign atau sudah ditetapkan
mengenai pickup-nya. ALL digunakan untuk menampilkan semua data, baik yang belum di-assign maupun
yang sudah di-assign.
Tombol View Routines Order digunakan untuk menampilkan data pemesanan pickup yang sudah rutin.
3. PUP MANIFEST LIST

PUP Manifest List menampilkan data Pickup Manifest yang dilakukan oleh semua employee. Untuk
membuka menu PUP Manifest List ini, pilih menu Station, kemudian klik menu PUP Manifest List. Di
dalam menu PUP Manifest List juga dapat dilakukan pencetakan terhadap data PUP Manifest,
pembatalan PUP Manifest, dan membuat keterangan untuk data PUP Manifest.
Fitur-fitur yang dimiliki oleh PUP MANIFEST LIST adalah :

a. Data ditampilkan sesuai dengan tanggal yang dipilih.
b. Data yang ditampilkan dapat difilter sesuai dengan petugas yang melakukan pickup.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
Dapat mencetak data sesuai dengan petugas pickup yang dipilih.

Dapat melakukan penetapan ulang mengenai petugas pickup dan rute pickup-nya.
Dapat membatalkan call order.
Dapat memberikan status pickup untuk call order.
Dapat mencetak semua PUP/PUX yang sedang ditampilkan.
Dapat memasukan data untuk pickup rutin.
MENAMPILKAN DATA PUP MANIFEST LIST

Data yang ditampilkan di PUP Manifest List secara default adalah data pada hari ini, namun dapat
dipilih dari tanggal berapa data PUP Manifest List akan ditampilkan. Berikut adalah langkahlangkahnya :
1) Pilih PUP From (terletak di pojok kanan atas), dengan tanggal dari tanggal berapa PUP Manifest
List ingin ditampilkan.
2) Pilih tanggal akhir data PUP Manifest List akan ditampilkan.
3) Klik tombol Load, dan data akan ditampilkan di dalam tabel.
MENCETAK DATA PUP MANIFEST LIST BERDASARKAN NAMA KARYAWAN

Bila ingin mencetak PUP Manifest List yang berdasarkan nama karyawan yang melakukan pickup,
harus memilih nama karyawan yang melakukan pickup terlebih dahulu. Jika nama karyawan belum
dipilih, akan tampil Warning box yang berisi peringatan untuk memilih karyawan terlebih dahulu.
Berikut adalah langkah-langkah untuk mencetak data PUP Manifest List berdasarkan nama
karyawan :
1) Pilih nama karyawan, pada combo box yang terdapat di samping PUP From. Misalnya nama
karyawan yang dipilih adalah : A. DJARWADI SUDARMO (CGK0100166).
2) Data PUP Manifest List yang di-pickup oleh nama karyawan yang dipilih akan ditampilkan di
dalam tabel.
3) Klik tombol Print yang terdapat di pojok kiri atas.
4) Akan muncul tampilan untuk mencetak PUP Manifest List.
RE-ASSIGNMENT DATA PUP MANIFEST LIST

Untuk melakukan Re-assignment PUP, dapat dilakukan hanya untuk data PUP Manifest List yang
tidak memiliki Pickup Note. Jika ingin melakukan perintah Re-assignment pada data PUP Manifest
List yang memiliki Pickup Note, akan tampil Warning box bahwa tidak dapat meng-edit data yang
dipilih tersebut.
Berikut langkah-langkah untuk melakukan Re-assignment data PUP Manifest List :

1) Pilih dan klik data PUP Manifest List yang ingin di Re-assignment, pastikan data yang dipilih
tidak memiliki Pickup Note.
2) Klik tombol Re-assignment.
3) Akan tampil jendela PUP Assignment.
4) Data PUP Assignment (Call Order No dan Company) yang ditampilkan sesuai dengan data PUP
Manifest List yang dipilih tadi.
5) Pada Employee Assignment, pilih Route No dengan pilihan rute pickup yang sudah disediakan.
Misalnya memilih : BARAT B001 [VAN].
6) Pilih Employee yang akan melakukan pickup, dengan pilihan nama karyawan yang sudah
disediakan. Misalnya memilih : SUMPENA (CGK0100178).
7) Setelah selesai mengisi data, klik tombol Save. Akan tampil Information box bahwa assignment
telah berhasil.
8) Klik tombol OK pada Information box, maka isi kolom Route No dan Employee Pickup akan
berubah sesuai dengan data yang diisi tadi.
MEM-VOID / MEMBATALKAN DATA PUP MANIFEST LIST

Sama seperti melakukan Re-assignment data PUP Manifest List, perintah Void hanya dapat
dilakukan untuk data PUP Manifest List yang tidak memiliki Pickup Note. Bila melakukan perintah
Void pada data yang memiliki Pickup Note, akan tampil Warning box bahwa tidak dapat mem-void
data yang dipilih tersebut.
Berikut langkah-langkah untuk mem-void data PUP Manifest List :
1) Pilih dan klik data PUP Manifest List yang akan di-void, pastikan data tersebut tidak memiliki
Pickup Note. Kemudian klik tombol Void.
2) Akan tampil jendela Void Pickup.
3) Untuk Call Order No sudah terisi oleh sistem, berdasarkan data yang dipilih.
4) Pilih Void Reason, apakah dari pihak Employee atau Customer. Misalnya dipilih dari pihak :
Customer.
5) Isi Notes, dengan catatan yang berisi alasan mengapa call order tersebut dibatalkan.
6) Setelah selesai memasukan data, klik tombol Save pada jendela Void Pickup. Kemudian akan
tampil Confirmation box yang mengkonfirmasi apakah yakin ingin membatalkan data pickup
manifest tersebut.
7) Klik tombol Yes pada Confirmation box, kemudian klik tombol Refresh yang ada di bagian bawah
tabel.
8) Data PUP Manifest List yang dibatalkan tadi sudah hilang dari dalam tabel.
MEMBERIKAN STATUS PICKUP

Untuk memberikan status pada pickup berikut adalah langkah-langkahnya :
1) Pilih dan klik data PUP Manifest List yang belum diberikan keterangan, kemudian klik tombol
PUP/PUX.
2) Jika data PUP Manifest List yang dipilih sudah diberikan status pickup, akan tampil Warning box.
3) Jika data yang dipilih belum diberikan status pickup, akan tampil jendela Pickup Result.
4) Isi Call Order No, dengan nomor call order yang ingin diberi status. Misalnya diisi dengan nomor
call order : CGK01A1505130001.
5) Isi Pickup Date, dengan tanggal dilakukannya pickup. Misalnya diisi tanggal : 14-05-2015.
6) Isi Time, dengan waktu pada saat dilakukannya pickup. Misalnya diisi dengan jam : 09:00:01.
7) Pilih Pickup Status yang sudah disediakan oleh sistem, misalnya pilih : PUP 02 PUP DI TIKI.
8) Isi Empl Pup dengan kode karyawan yang melakukan pickup, kemudian tekan tombol Enter.
Nama karyawan akan langsung tampil ketika Empl Pup dimasukan.
9) Klik tombol Save yang ada di jendela Pickup Result, kemudian akan tampil Information box yang
menginformasikan bahwa PUP/PUX telah berhasil.
10) Klik tombol OK pada Information box, maka data yang dipilih tadi akan berubah sesuai dengan
data yang dimasukan di dalam jendela Pickup Result.
MENCETAK SEMUA DATA PUP MANIFEST LIST

Untuk mencetak semua data PUP Manifest List, berikut adalah langkah-langkahnya :
1) Klik tombol Print PUP/PUX yang berada di bagian bawah tabel.
2) Kemudian akan muncul tampilan untuk mencetak semua data PUP Manifest List.
ADD TO ROUTINES DATA PUP MANIFEST LIST

Data PUP Manifest List dapat dilakukan perintah untuk mem-pickup secara rutin, berikut langkahlangkahnya :
1) Pilih dan klik salah satu data PUP Manifest List, kemudian klik tombol Add to Routines yang ada
di bagian bawah tabel.
2) Kemudian akan tampil Confirmation box, yang mengkonfirmasi apakah data tersebut ingin
dimasukan ke dalam Pickup Routines List.
3) Klik tombol Yes pada Confirmation box, bila data yang dipilih sudah dilakukan perintah Add to
Routines, akan tampil Warning box yang memperingatkan bahwa data tersebut sudah ada di
dalam Pickup Routines List.
Bila data yang dipilih belum ada di dalam data Pickup Routines List, akan tampil Information box
yang menginformasikan bahwa sudah berhasil menambahkan data ke pickup routines.
4. PICKUP MANIFEST
Pickup Manifest digunakan untuk membuat status untuk Pickup Call Order, namun yang dapat membuat
status di menu ini adalah petugas pickup yang telah login ke dalam aplikasi SMART, yang namanya sudah
ditugaskan untuk melakukan pickup pada suatu Pickup Call Order. Data yang ditampilkan juga tidak semua
data Pickup Call Order yang ada, namun hanya data Pickup Call Order yang ditugaskan untuk petugas
pickup yang login ke dalam aplikasi SMART. Untuk membuka Pickup Manifest pilih menu Station,
kemudian pilih menu Pickup Manifest.
Fitur-fitur yang dimiliki oleh Pickup Manifest adalah :

a. Dapat membuat status untuk pickup call order.
b. Data yang ditampilkan sesuai dengan tanggal yang dipilih.
c. Yang ditampilkan hanya data yang harus di-pickup oleh petugas yang melakukan login di
SMART.
MENAMPILKAN DATA PICKUP MANIFEST

Data yang ditampilkan di Pickup Manifest secara default adalah data pada hari ini, namun dapat
dipilih dari tanggal berapa data Pickup Manifest akan ditampilkan. Berikut adalah langkahlangkahnya :
1) Pilih PUP From (terletak di pojok kanan atas), dengan tanggal dari tanggal berapa Pickup
Manifest ingin ditampilkan.
2) Pilih tanggal akhir data Pickup Manifest akan ditampilkan.
3) Klik tombol Load, maka data akan ditampilkan di dalam tabel.
MENCETAK DATA PICKUP MANIFEST
Yang dapat melakukan perintah untuk mencetak data Pickup Manifest adalah karyawan yang
bertindak sebagai admin, untuk karyawan petugas pickup yang bertindak sebagai staff tidak dapat
melakukan perintah untuk mencetak data Pickup Manifest. Untuk mencetak data PICKUP
MANIFEST langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
1) Klik tombol Print yang berada di pojok kiri atas.
2) Kemudian akan muncul tampilan untuk mencetak data Pickup Manifest.
MEMBERIKAN STATUS UNTUK DATA PICKUP CALL ORDER

Untuk memberikan status pada data Pickup Call Order, berikut adalah langkah-langkahnya :
1) Klik tombol PUP/PUX.
2) Form PUP/PUX akan tampil.
3) Pada bagian Pickup Call Order, isi Call Order No dengan nomor call order, atau dengan
melakukan klik dua kali pada data Pickup Manifest yang ada di dalam tabel. Namun pastikan
jika data yang dipilih sebelumnya belum pernah diberikan status, jika sudah pernah diberikan
status akan tampil Information box.
Jika data belum diberikan status, maka textbox Call Order No akan langsung terisi sesuai dengan
data yang dipilih.
4) Isi tanggal pada textbox tanggal, dengan tanggal dilakukannya pickup. Misalnya diisi dengan
tanggal : 19-06-2015.
5) Isi Time, dengan waktu saat melakukan pickup. Misalnya diisi dengan waktu : 10:00:00.
6) Pilih Pickup Status, dengan status-status yang sudah disediakan. Misalnya pilih status : PUP 03
PUP TUNAI.
7) Isi Notes, dengan catatan. Jika ada catatan.

8) Setelah selesai mengisi data, klik tombol Save.
9) Kemudian akan tampil Information box yang menginformasikan bahwa keterangan PUP/PUX
telah berhasil.

Tombol Refresh yang berada di bagian bawah tabel digunakan untuk me-refresh data Pickup
Manifest.
5. PICKUP NOTE
Pickup Note digunakan untuk mendata nomor pickup barang, di sini juga dapat dimasukan data pickup
yang melalui panggilan/telepon. Untuk membuka Pickup Note, klik menu Station, kemudian pilih sub
menu Pickup Note.
Fitur-fitur yang dimiliki oleh Pickup Note adalah :

a.
b.
c.
d.
Data yang ditampilkan berdasarkan tanggal yang dipilih.

Dapat menambah data pickup note.
Dapat meng-edit data pickup note yang sudah ada.
Dapat menghapus data pickup note.
MENAMPILKAN DATA PICKUP NOTE

Data yang ditampilkan di Pickup Note secara default adalah data pada hari ini, namun dapat dipilih
dari tanggal berapa data Pickup Note akan ditampilkan. Berikut adalah langkah-langkahnya :
1) Pilih PUP From (terletak di pojok kanan atas), dengan tanggal dari tanggal berapa Pickup Note
ingin ditampilkan.
2) Pilih tanggal akhir data Pickup Note akan ditampilkan.
3) Klik tombol Load, maka data akan ditampilkan di dalam tabel.
MENAMBAH DATA PICKUP NOTE

Untuk menambah data Pickup Note dapat mengikuti langkah berikut ini :
1) Klik tombol Add yang berada di bagian kiri atas.
2) Akan muncul form add Pickup Note.
3) Pada bagian Pickup Notes, isi Call Order No dengan nomor call order (jika ada). Misalnya diisi
dengan : 1506160002.
4) Pilih Srt Jalan, apakah ada surat jalan atau tidak. Jika ada pilih Yes, dan jika tidak ada pilih No.
5) PUP Type sudah terisi oleh sistem yaitu dengan PUP CORPORATE.
6) Isi PUP Date dengan tanggal dilakukannya pickup, jika Call Order No diisi, maka PUP Date akan
terisi berdasarkan data yang ada di dalam nomor call order.
7) Isi PUP Time, dengan waktu dilakukannya pickup. Jika Call Order No diisi, maka PUP Time akan
terisi berdasarkan data yang ada di dalam nomor call order.
8) Isi PUP No, dengan nomor pickup. Misalnya diisi dengan nomor pickup : 150623.
9) Isi Account No dengan nomor akun yang dimiliki oleh perusahaan yang akan melakukan pickup,
caranya dengan menekan tombol F3. Jika Call Order No diisi, maka Account No akan terisi
berdasarkan data yang ada di dalam nomor call order. Textbox yang berada di samping Account
No berisi nama perusahaan yang memiliki nomor akun tersebut, kemudian tekan tombol Enter.
10) Pada bagian Account Description, isian Name, Address, dan Phone sudah terisi berdasarkan
data yang ada di dalam nomor akun yang dimasukan tadi, atau berdasarkan data nomor call
order yang dimasukan. Datanya tidak dapat dirubah.
11) Pada bagian Pickup Information, pilih Product yang digunakan. Jika Call Order No diisi, maka
pemilihan produk harus sesuai dengan data yang ada di dalam Call Order No. Misalnya produk
yang dipilih : ONS.
12) Is Calculated adalah pilihan apakah pada saat dilakukan pickup, jumlah barang dihitung oleh
petugas. Jika dihitung, tandai pada checkbox Yes, dan textbox Total PUP dan Cust Count akan
diaktifkan. Jika tidak dihitung checkbox tidak perlu ditandai, dan yang diaktifkan hanya textbox
Cust Count.
13) Jika checkbox Yes ditandai, textbox Total PUP akan diaktifkan. Isi Total PUP dengan total barang
yang dihitung oleh petugas pickup.
14) Isi Cust Count, dengan jumlah barang yang dihitung oleh customer.
15) Total Manifest adalah total barang yang di-manifest, tidak dapat diisi.
16) Empl Pup adalah karyawan yang memasukan data pickup, sesuai dengan karyawan yang
melakukan login. Sudah terisi oleh sistem, nomor dan nama karyawannya.
17) Isi Notes, dengan catatan. Jika ada catatan.

18) Jika sudah selesai memasukan semua data, klik tombol Save yang berada di pojok kiri atas.
19) Kemudian akan tampil Information box yang menginformaskan telah berhasil menambahkan
data PICKUP NOTE.
20) Maka data yang tadi dimasukan akan tampil di dalam tabel PICKUP NOTE.
MENG-EDIT DATA PICKUP NOTE

Untuk meng-edit atau memperbaharui data Pickup Note, berikut langkah-langkahnya :
1) Pilih dan klik data PICKUP NOTE yang ingin di-edit.
2) Klik tombol Edit.
3) Akan tampil isian form sesuai dengan PICKUP NOTE yang dipilih, di sini tidak semua data dapat
diperbaharui. Yang tidak dapat dirubah datanya adalah Call Order No, PUP Type, PUP No,
semua Account Description (Name, Address, dan Phone), Total Manifest, dan Empl Pup,
selebihnya data dapat di-edit.
4) Setelah memperbaharui data selesai, klik tombol Save yang ada di pojok kiri atas. Akan tampil
Information box bahwa edit pickup note sudah berhasil, klik tombol OK pada Information box.
MENGHAPUS DATA PICKUP NOTE

Untuk menghapus data Pickup Note, berikut adalah langkah-langkahnya :
1) Pilih dan klik salah satu data PICKUP NOTE yang ingin dihapus.
2) Klik tombol Delete.
3) Akan tampil Confirmation box untuk meyakinkan apakah ingin menghapus data PICKUP NOTE
tersebut.
4) Klik tombol Yes pada Confirmation box, data Pickup Note pun terhapus dari dalam tabel,
bersamaan dengan tampilnya Information box yang menginformasikan bahwa data sudah
dihapus.
MENCETAK DATA PICKUP NOTE

Untuk mencetak data Pickup Note, dapat mencetak sesuai dengan tanggal yang diinginkan. Berikut
adalah langkah-langkahnya :
1) Pilih tanggal pada PUP From di pojok kiri atas, maka data yang terdapat pada range tanggal yang
telah dipilih akan ditampilkan di dalam tabel.
2) Klik tombol Print.
3) Kemudian akan muncul tampilan untuk mencetak data Pickup Note, sesuai dengan tanggal yang
telah ditentukan.
6. PICKUP NOTE LIST
7. PICKUP RETURN
PICKUP RETURN digunakan untuk melihat data pickup yang barangnya di-return atau dikembalikan lagi
kepada pihak customer. Data yang ditampilkan di dalam PICKUP RETURN ditampilkan sesuai dengan
tanggal yang dipilih.
Fitur-fitur yang dimiliki oleh Pickup Return adalah :

a. Dapat menampilkan data Pickup Return sesuai dengan rentang tanggal yang dipilih.
b. Dapat meng-edit data pickup return yang sudah ada.
c. Dapat mencetak data pickup return yang sudah ditampilkan.
Berikut akan dibahas satu per satu mengenai PICKUP RETURN :
MENAMPILKAN DATA PICKUP RETURN

Untuk menampilkan data-data pickup return berikut adalah langkah-langkahnya :
1) Isi tanggal awal dan tanggal akhir dari data yang ingin ditampilkan.
2) Setelah mengisi tanggal awal dan tanggal akhir, klik tombol Load. Maka semua data pickup
return akan ditampilkan sesuai dengan rentang tanggal yang dimasukan.
MENG-EDIT DATA PICKUP RETURN
Data pickup return yang sudah di dalam database dapat di-edit kembali, berikut adalah langkahlangkah untuk meng-edit data pickup return :
1) Pilih dan klik data pickup return yang ingin di-edit, kemudian klik tombol Edit yang ada di pojok
kiri atas.
2) Kemudian akan tampil form Pickup Return beserta data yang tadi telah dipilih sesuai dengan
isiannya masing-masing.
3) Yang tidak dapat di-edit adalah data Return No, Product, PUP No, Account No, dan Manifesting
Info. Selebihnya data dapat di-edit.
4) Setelah selesai meng-edit data yang diinginkan, klik tombol Save yang ada di pojok kiri atas.
Kemudian akan tampil Information box yang menginformasikan bahwa update data telah
berhasil.
5) Klik tombol OK pada Information box, akan kembali ke tampilan tabel Pickup Return.
MENCETAK PICKUP RETURN

Untuk mencetak data pickup return, berikut langkah-langkahnya :
1) Pilih dan klik data pickup return yang ingin dicetak, kemudian klik tombol Print.
2) Akan muncul tampilan untuk mencetak data pickup return yang dipilih tadi.
3) Berikut adalah hasil cetak pickup return.
8. INCOMING
9. DAMAGE
10. EXCEPTION
11. STATION SUTTLE

STATION SUTTLE digunakan untuk
NEW
Berikut adalah langkah-langkanya :
1) Pilih Activity dengan pilihan : NEW.
2) Pilih Produk dengan produk yang telah disediakan, misalnya pilih : ALL produk.
3) Pilih Dest Station, dengan station tujuan. Misalnya pilih station : CGK01B PEMUDA.
4) Kemudian klik tombol Save.
UPDATE
Data yang ada di dalam nomor konsolidasi dapat di-update kembali, berikut adalah langkahlangkahnya :
1) Pilih Activity dengan : UPDATE.
2) Isi Consolidation No, dengan nomor konsolidasi yang datanya ingin di-update. Misalnya isi
dengan nomor konsolidasi : CONSCGK01AB15080001.
3) Klik tombol Muat, maka tombol Muat akan berubah menjadi tombol Print.
4) Dan data yang ada di dalam nomor konsolidasi tersebut akan ditampilkan di dalam tabel.
5) Di sini dapat menambah atau mengurangi data yang ada di dalam nomor konsolidasi, untuk
menambah data, isi Track No dengan nomor connote. Misalnya diisi dengan nomor :
030000030551, kemudian tekan tombol Enter.
6) Maka data Track No yang dimasukan akan masuk ke dalam tabel.
7) Sama seperti menambah data, untuk mengurangi data, isi Track No dengan nomor connote
yang ingin dikeluarkan dari nomor konsolidasi. Misalnya diisi dengan nomor : 030000030551,
kemudian tekan tombol Enter.
8) Akan tampil Warning box, klik tombol Yes pada Warning box.
9) Maka nomor connote tersebut akan dikeluarkan dari dalam tabel.
10) Jika ingin mencetak nomor konsolidasi tersebut, klik tombol Print. Maka akan muncul tampilan
untuk mencetak Consolidation Suttle.
REPRINT
Untuk mencetak ulang data nomor konsolidasi, berikut adalah langkah-langkahnya :
1) Pilih Activity dengan : REPRINT.
2) Isi nomor konsolidasi, misalnya isi dengan nomor : CONSCGK01AB15080001.
3) Klik tombol Print, maka data yang ada di dalam nomor konsolidasi tersebut akan ditampilkan.
4) Klik kembali tombol Print, kemudian akan muncul tampilan untuk mencetak konsolidasi.
TRAFFIC _____________________________________
Di dalam TRAFFIC terdapat 5 menu, yaitu OUTGOING / SHUTTLE, PACKING LIST - TRAFFIC, LINEHAUL,
ROS, dan RIS.
1. OUTGOING / SHUTTLE
2. PACKING LIST TRAFFIC

3. LINEHAUL
4. ROS
5. RIS
GROUND ____________________________________
Di dalam GROUND terdapat 6 menu, yaitu SORTIR, DELIVERY, POD / DEX BY DRS, POD / DEX DIRECT, PUP
MANIFEST REPORT, dan ENTRY ROUTE.
1. SORTIR
2. DELIVERY
3. POD / DEX BY DRS
4. POD / DEX DIRECT
5. PUP MANIFEST REPORT
6. ENTRY ROUTE
INTERNATIONAL ______________________________
Di dalam INTERNATIONAL terdapat 9 menu, yaitu AIR WAYBILL ALLOCATION, INT MANIFEST,
OUTBOUND MANIFEST, INBOUND MANIFEST, INBOUND MANIFEST LIST, PROFORMA INVOICE,
PERFORMANCE TRANSACTION, INT STATUS UPDATE, dan SHIPMENT RETURN.
1. AIR WAYBILL ALLOCATION

Menu Air Waybill Allocation digunakan untuk mengalokasikan nomor air waybill maskapai penerbangan
yang digunakan untuk pengangkutan cargo. Di dalam menu ini ditampilkan rincian data nomor air waybill
maskapai penerbangan. Fitur-fitur yang dimiliki oleh Air Waybill Allocation :
a. Data dapat ditampilkan sesuai dengan rentang tanggal yang dipilih.
b. User dapat menambah, merubah, menghapus, dan mencetak data nomor air waybill maskapai
penerbangan.
c. Di dalam Air Waybill Allocation juga ditampilkan jumlah quota yang digunakan dan sisa quota yang
belum digunakan.
d. Untuk menambah data Air Waybill Allocation hanya disediakan dua negara Destination, yaitu
MALAYSIA dan SINGAPORE.
e. Nantinya data di menu Air Waybill Allocation akan digunakan pada menu Outbound Manifest.
Rincian tabel Air Waybill Allocation :

a. No : nomor urut.
b. Air Waybill No : nomor Air Waybill.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
Airlines : nama maskapai penerbangan.

Flight No : nomor penerbangan.
Destination : tujuan penerbangan.
Quota : kuota muat pengangkutan barang cargo.
Used : kuota yang sudah digunakan.
Quota Rest : sisa kuota yang belum digunakan.
Sys Created By : kode karyawan yang membuat data.
Sys Created On : tanggal dan waktu dibuatnya data.
Berikut akan dibahas satu per satu mengenai menu Air Waybill Allocatin :
MENAMPILKAN DATA AIR WAYBILL ALLOCATION

Data Air Waybill Allocation dapat ditampilkan berdasarkan rentang tanggal yang dipilih, berikut
adalah langkah-langkahnya :
1) Isi Date AWB dengan tanggal awal dan tanggal akhir dari data yang ingin ditampilkan, misalnya
tanggal awal diisi dengan tanggal : 01-08-2015, dan tanggal akhir diisi dengan tanggal : 13-082015.
2) Data air waybill yang ada di dalam rentang tanggal yang dipilih akan ditampilkan di dalam tabel.
MENAMBAHKAN DATA AIR WAYBILL ALLOCATION

Untuk menambahkan Air Waybill Allocation, berikut adalah langkah-langkahnya :
1) Klik tombol Add, yang terdapat di pojok kiri atas.
2) Akan tampil form untuk mengisi rincian data Air Waybill Allocation.
3) Isi Air Waybill, dengan nomor air waybill maskapai penerbangan yang digunakan. Misalnya diisi
dengan nomor air waybill : 126.2354.8571.
4) Isi Airlines, dengan nama maskapai penerbangan. Misalnya diisi dengan nama maskapai
penerbangan : GARUDA INDONESIA.
5) Isi Flight No, dengan nomor penerbangan. Misalnya diisi dengan nomor penerbangan : GA-365.
6) Isi Air Waybill Date, dengan tanggal air waybill. Misalnya diisi dengan tanggal : 13-08-2015.
7) Pilih Destination, dengan tujuan penerbangan, atau tempat transit maskapai penerbangan
tersebut. Di dalam Destination hanya ada dua pilihan, yaitu negara MALAYSIA dan SINGAPORE.
Misalnya pilih Destination : SINGAPORE.
8) Isi Quota, dengan kuota muat pengangkutan untuk cargo (dalam kilogram). Misalnya diisi
dengan kuota : 40.
9) Used, tidak dapat diisi. Nantinya Used akan diisi oleh sistem dengan jumlah kuota yang telah
digunakan.
10) Rest, juga tidak dapat diisi. Nantinya Rest akan diisi oleh sistem dengan jumlah sisa kuota yang
belum digunakan.
11) Untuk membatalkan pengisian data, klik tombol Cancel.
12) Setelah mengisi semua data, klik tombol Save yang ada di kanan atas untuk menyimpan data ke
dalam database.
13) Kemudian akan tampil Confirmation box yang mengkonfirmasi apakah ingin menyimpan data
tersebut.
14) Klik tombol Yes pada Confirmation box, maka data akan masuk ke dalam tabel Air Waybill
Allocation.
MENGEDIT DATA AIR WAYBILL ALLOCATION

Data Air Waybill Allocation dapat dirubah dengan mengikuti langkah-langkah berikut :
1) Pilih dan klik data Air Waybill Allocation yang ingin dirubah datanya, kemudian klik tombol Edit.
2) Akan tampil form edit data Air Waybill Allocation beserta data yang dipilih, yang tidak dapat
dirubah adalah data Air Waybill, Used, dan Rest, selebihnya data dapat dirubah.
3) Untuk membatalkan pengisian data, klik tombol Cancel.
4) Jika sudah selesai merubah data, klik tombol Save.
5) Akan tampil Confirmation box yang mengkonfirmasi apakah yakin ingin meng-update data
tersebut.
6) Klik tombol Yes pada Confirmation box.
MENGHAPUS DATA AIR WAYBILL ALLOCATION

Untuk menghapus data Air Waybill Allocation, berikut langkah-langkahnya :
1) Pilih dan klik data air waybill allocation yang ingin dihapus.
2) Klik tombol Delete.
3) Akan tampil Confirmation box yang mengkonfirmasi apakah ingin menghapus data tersebut.
4) Klik tombol Yes pada Confirmation box, maka data yang tadi dipilih akan terhapus dan hilang
dari dalam tabel.
MENCETAK DATA AIR WAYBILL ALLOCATION
2. INT MANIFEST
Int Manifest adalah tempat untuk melakukan transaksi internasional, di dalam menu ini dapat dilakukan
proses transaksi baru, memperbaharui data transaksi, mencetak ulang transaksi yang sudah pernah
dilakukan yang tersimpan di dalam database, dan membatalkan data transaksi.
Fitur-fitur yang dimiliki oleh menu Int Manifest adalah :

a.
b.
c.
d.
e.
Kurs $ yang sedang aktif akan ditampilkan.

Dapat mencetak hasil Print Out berupa BTTKB dan LABEL.
Mendukung pengiriman dengan Product WDX dan WPX.
Mendukung pengiriman MPs.
Mendukung pengiriman menggunakan servis asuransi dan packing.
Berikut akan dibahas satu per satu mengenai menu Int Manifest :
MELAKUKAN PROSES TRANSAKSI INTERNASIONAL UNTUK PRODUK WDX (WORLD

DOCUMENT EXPRESS)
Berikut adalah langkah-langkah untuk melakukan proses transaksi untuk pengiriman internasional :
1) Pada Customer Account, pilih Manifestor Type, dengan pilihan : MDE.
2) Manifest Date diisi oleh sistem dengan tanggal pada saat aplikasi dijalankan.
3) Manifestor ID diisi oleh sistem, berisi kode karyawan yang melakukan login ke SMART. Textbox
di bawahnya berisi station, data Manifestor ID tidak dapat dirubah, kecuali jika user yang
melakukan login diganti.
4) Kurs $ diisi oleh sistem, sesuai dengan kurs dollar yang berlaku.
5) Isi CN No dengan nomor connote yang berstatus siap, misalnya diisi dengan nomor connote :
040000208999.
6) Pada Destination, isi Country, dengan negara tujuan. Misalnya diisi dengan negara tujuan :
SINGAPORE, setelah mengisi country, tekan tombol Enter. Maka textbox yang berada di
sampingnya akan terisi dengan zona negara tujuan, untuk negara Singapore kode zonanya
adalah : SI.
Bila salah mengisi nama negara atau mengisi nama negara dengan nama negara yang tidak ada
di dalam database, ketika menekan tombol Enter akan tampil Information box yang
menginformasikan bahwa negara tujuan tidak aktif.
Untuk mengisi Country, dapat juga menekan tombol F3. Kemudian akan tampil jendela Find
Destination.
Pencarian dapat dilakukan berdasarkan nama negara atau alias, isi nama negara atau alias pada
textbox Search by Country Name or Alias. Setelah selesai mencari nama negara, klik tombol
OK. Tombol Cancel digunakan untuk membatalkan pencarian negara.
7) Pilih Product, dengan pilihan : WDX. Textbox yang terdapat di samping pilihan produk akan
berisi kepanjangan dari produk yang dipilih.
8) Pilih Print Out, dengan hasil cetak yang diinginkan. Apakah hasil cetak ingin berupa BTTKB atau
Label, misalnya yang dipilih adalah : BTTKB dan LABEL.
9) Isi City, dengan nama kota yang ada di negara tujuan. Misalnya diisi dengan : SINGAPORE.
10) Pada Shipment Information, untuk Content, isi dengan nama dokumen, dapat mengisi lebih
dari satu nama dokumen. Atau dapat juga langsung menekan tombol Enter pada textbox
Content, maka isi Content dan Content Type akan langsung masuk ke dalam tabel Content,
dengan isi Content : Dokumen dan Content Type : DOK.
11) Isi Weight, dengan berat dokumen. Untuk kiriman internasional, berat minimal adalah 0,5 kg.
Jadi bila berat dokumen tidak sampai 0,5 kg, akan dimasukan ke dalam berat minimal yaitu 0,5
kg.
Rincian tabel Content :

a. No : nomor urut.
b. Content : isi kiriman.
c. Type : tipe dari content. Ada 4 (empat) tipe content yang disediakan, yaitu : DOK, PAKET,
DGs, dan SPI.
12) Isi Dec Val, dengan nilai dokumen. Bersifat optional, namun jika ingin menggunakan servis
asuransi Dec Val wajib diisi.
13) Pilih Service, jika ingin menggunakan servis. Servis yang dipilih akan masuk ke dalam tabel
Service.
Rincian tabel Service :

a.
b.
c.
d.
No : nomor urut.
Service : servis yang digunakan. Bisa servis asuransi atau servis packing.
Description : penjelasan atau rincian dari servis yang dipilih.
Fee : biaya dari servis yang digunakan.
14) Pada Consignee Informations, isi Name dengan nama penerima. Misalnya diisi dengan nama
penerima : YUNIAR UTAMI.
Untuk mengisi data pada Consignee Information, dapat juga menekan tombol F3. Kemudian
akan tampil jendela Search Consignee.
Dapat mencari data penerima berdasarkan nama, nama perusahaan, dan nomor telepon
penerima. Setelah selesai mencari data penerima, klik tombol OK. Maka data Consignee
Informations akan langsung terisi berdasarkan data yang ada di dalam database. Tombol Cancel
digunakan untuk membatalkan pencarian data penerima.
15) Isi Company (jika data tidak ada pada saat pencarian menggunakan tombol F3), dengan nama
perusahaan yang berkaitan dengan penerima (jika ada).
16) Isi Address (jika data tidak ada pada saat pencarian menggunakan tombol F3), dengan alamat
penerima. Misalnya diisi dengan alamat : INTAN STREET KAV. 10, TG. BULOH, SINGAPORE.
17) Isi Zip Code (jika data tidak ada pada saat pencarian menggunakan tombol F3), dengan kode
pos sesuai dengan alamat penerima. Misalnya diisi dengan kode pos : 125635.
18) Isi Phone (jika data tidak ada pada saat pencarian menggunakan tombol F3), dengan nomor
telepon penerima. Untuk memasukan nomor telepon untuk transaksi internasional, biasakan
menggunakan kode area. Misalnya diisi dengan nomor telepon penerima : +6512 3582 3.
19) Di bawah data Consignee Informations, ditampilkan harga total kiriman. Harga total kiriman
ditampilkan dalam bentuk dollar ( $ ) dan rupiah (Rp). Untuk biaya kirim dengan produk WDX,
tujuan Singapore, dan berat 0.5 kg, biaya kirim dalam bentuk dollar ( $ ) adalah $ 10.00. Dan
biaya kirim dalam bentuk rupiah (Rp) adalah Rp. 132,750, biaya kirim dalam bentuk rupiah
dapat berubah-ubah sesuai dengan kurs dollar yang dimasukan.
20) Pada Consignor Informations, isi Name dengan nama pengirim. Misalnya diisi dengan nama
pengirim : OKTAVIANI DWI.
Untuk mengisi data pada Consignor Informations, dapat juga menekan tombol F3. Kemudian
akan tampil jendela Search Consignor.
Dapat mencari data pengirim berdasarkan nama, nama perusahaan, dan nomor telepon.
Setelah selesai mencari data pengirim, klik tombol OK. Maka data Consignor Informations akan
langsung terisi berdasarkan data yang ada di dalam database. Tombol Cancel digunakan untuk
membatalkan pencarian data pengirim.
21) Isi Company (jika data tidak ada pada saat pencarian menggunakan tombol F3), dengan nama
perusahaan yang berkaitan dengan pengirim. Misalnya diisi dengan nama perusahaan : PT.
ANGKASA SEMESTA, boleh diisi boleh tidak.
22) Isi Address (jika data tidak ada pada saat pencarian menggunakan tombol F3), dengan alamat
pengirim. Misalnya diisi dengan alamat pengirim : JL. GUNUNG NO. 3 RT. 4 RW. 5, JAKARTA.
23) Isi Zip Code (jika data tidak ada pada saat pencarian menggunakan tombol F3), dengan kode
pos sesuai dengan alamat pengirim. Misalnya diisi dengan kode pos : 13620.
24) Isi Phone (jika data tidak ada pada saat pencarian menggunakan tombol F3), dengan nomor
telepon pengirim. Misalnya diisi dengan nomor telepon : +6285 6131 4966.
25) Klik tombol Save untuk menyimpan transaksi.
26) Klik tombol Reset, untuk mengulang semua data. Termasuk nomor connote di-reset.
27) Klik tombol Cancel, untuk membatalkan pengisian data. Untuk perintah Cancel, nomor connote
tidak dihilangkan.
28) Setelah tombol Save diklik, akan tampil Confirmation box yang mengkonfirmasi apakah ingin
menyimpan data tersebut. Jika ingin menyimpan klik tombol Yes, jika tidak ingin menyimpan
klik tombol No.
29) Setelah tombol Yes diklik pada Confirmation box, akan tampil jendela Additional Notes
Manifest. MDE Notes sebagai tempat untuk user menuliskan catatan.
30) Setelah selesai menulis catatan, klik tombol Oke. Atau jika tidak ingin menuliskan catatan,
langsung menekan tombol Oke. Data transaksi akan dicetak berdasarkan hasil cetak yang sudah
dipilih.
MELAKUKAN PROSES TRANSAKSI INTERNASIONAL UNTUK PRODUK WPX (WORLD

PARCEL EXPRESS)
Untuk melakukan proses transaksi internasional yang menggunakan produk WPX, langkahlangkahnya hampir sama dengan transaksi internasional yang menggunakan produk WDX. Berikut
1) Pilih Product, dengan : WPX (World Parcel Express).
2) Isi Content, dengan isi dari paket kiriman. Misalnya diisi dengan : TWO BOOKS.
3) Pilih Content Type, karena isi paket kiriman adalah buku, maka pilih Content Type dengan :
PAKET.
4) Isi Weight, dengan berat paket. Misalnya diisi dengan berat : 1.
5) Tekan Enter, maka content akan masuk ke dalam tabel Content.
6) Isi Dec Val, dengan total nilai barang. Misalnya diisi dengan nilai : 100,000.
7) Pilih Service jika ingin menggunakan servis asuransi atau packing.

8) Untuk transaksi internasional yang menggunakan produk WPX, setelah menyimpan data
transaksi akan tampil jendela Proforma Invoice untuk paket.
9) Jika ada nomor referensi untuk barang kiriman, isi pada textbox Reff Number. Jika tidak ada
tidak perlu diisi.
10) Content akan otomatis terisi sesuai dengan content yang dimasukan di dalam form Int Manifest,
namun isi content dapat dirubah. Misalnya content diisi dengan : BOOK.
11) Isi Amount, dengan jumlah content. Misalnya diisi dengan jumlah content : 2.
12) Isi Price @ Unit [IDR], dengan harga satuan barang. Harga yang dimasukan dalam bentuk
Rupiah, misalnya masukan harga satuan barang : 50,000.
13) Klik tombol Add untuk menambahkan data Content, maka data akan masuk ke dalam tabel
Proforma Invoice.
Rincian tabel Proforma Invoice :
No : nomor urut content.

Content : nama barang kiriman.
Amount : jumlah barang kiriman.
Price : harga satuan barang yang sudah di-convert dalam bentuk dollar ( $ ).
Total : harga total barang. Yaitu, harga satuan barang dikalikan dengan jumlah barang (Price
dikalikan dengan Amount).
14) Jika ingin menambahkan data content lagi, ulangi langkah kesembilan sampai langkah
ketigabelas.
15) Isi Shipment Notes, dengan catatan. Misalnya diisi dengan catatan : FOR SAMPLE.
16) Untuk menyimpan data proforma invoice, klik tombol Oke. Tombol Cancel digunakan untuk
membatalkan pengisian Proforma Invoice, namun transaksi tetap tersimpan dan tercetak.
MELAKUKAN TRANSAKSI MPS

Untuk melakukan transaksi MPS (banyak barang, satu alamat penerima, dan satu alamat pengirim)
hanya berbeda pada pengisian Content-nya. Transaksi MPS harus menggunakan Product WPX,
berikut adalah langkah-langkahnya :
1) Pilih Product, dengan : WPX (World Parcel Express).
2) Pada textbox Content, tekan tombol F3. Kemudian akan muncul jendela MPS Manifest.
3) Isi Content, dengan isi dari barang kiriman yang pertama. Misalnya diisi dengan isi barang :
BOOK.
4) Isi Weight, dengan berat barang kiriman yang pertama. Misalnya diisi dengan berat : 15.
5) Isi Dec Val, dengan total nilai barang. Misalnya diisi dengan total nilai paket kiriman : 1,500,000.
6) Isi Volume Weight, dengan ukuran dimensi paket. Pada textbox pertama masukan ukuran
panjang paket, textbox kedua masukan ukuran lebar paket, textbox ketiga masukan ukuran
tinggi paket, dan pada textbox keempat akan ditampilkan berat volume barang.
7) Pilih Insurance, apakah ingin menggunakan servis asuransi atau tidak. Jika ingin menggunakan
servis asuransi, pilih asuransi berdasarkan pilihan yang sudah disediakan.
8) Pilih Packing, apakah ingin menggunakan servis packing atau tidak. Jika ingin menggunakan
servis packing, pilih jenis packing yang ingin digunakan berdasarkan pilihan yang sudah
disediakan.
9) Setelah memasukan data barang klik tombol Add Item.
10) Data akan masuk ke dalam tabel MPS Manifest, dan kursor akan kembali pada textbox Content
untuk memasukan data barang yang selanjutnya.
11) Untuk memasukan data barang yang selanjutnya, langkah-langkahnya sama seperti langkah
ketiga sampai langkah kesembilan.
12) Setelah menekan tombol Add Item maka data barang yang kedua masuk ke dalam tabel MPS
Manifest.
13) Setelah selesai memasukan semua data barang yang ada, klik tombol Save pada jendela MPS
Manifest. Kemudian akan tampil kembali form Int Manifest.
14) Karena menggunakan product WPX, setelah menyimpan data Int Manifest akan tampil jendela
Proforma Invoice. Dan masukan Content sesuai dengan data Int Manifest-nya.
MENGGUNAKAN SERVICE
Ada dua servis yang disediakan, yaitu servis asuransi dan servis packing. Untuk menggunakan servis
asuransi, harus mengisi total nilai barang pada textbox Dec Val.
Kemudian baru pilih asuransi yang ingin digunakan pada Service, semua servis yang digunakan akan
masuk ke dalam tabel Service.
Berikut akan dibahas satu persatu mengenai servis :

1) ASURANSI UMUM : digunakan untuk mengasuransi barang yang selain Handphone, Jam
Tangan, Sarang Burung Walet, dan Voucher Handphone. Nilai premi asuransinya adalah 0,00225
x total harga barang.
2) ASURANSI SARANG BURUNG WALET : digunakan untuk mengasuransi paket yang berupa
Sarang Burung Walet. Nilai premi asuransinya adalah 0,0025 x total harga barang.
3) ASURANSI HP DAN JAM TANGAN : digunakan untuk mengasuransikan barang yang berupa HP
atau Jam Tangan. Nilai premi asuransinya adalah 0,003 x total harga barang.
4) ASURANSI VOUCHER HP : digunakan untuk mengasuransi barang yang berupa Voucher HP. Nilai
premi asuransinya adalah 0,0036 x total harga barang.
5) PACKING ENTRY : servis packing untuk packing kayu sebuah paket yang nilai packing-nya sudah
pasti dan tidak perlu diukur dimensi barangnya. Misalnya paket Handphone, Kamera, Laptop,
dan lain-lain. Untuk menggunakan servis Packing Entry, harus dimasukan terlebih dahulu nilai
packing-nya.
6) PACKING KAYU : untuk menggunakan servis Packing Kayu harus memasukan ukuran dimensi
barang terlebih dahulu. Bila ukuran dimensi barang sudah dimasukan pada Shipment
Information, maka biaya packing kayu akan langsung masuk ke dalam tabel Service. Dan ukuran
dimensi barang akan otomatis bertambah 5 cm, untuk panjang kayu.
Bila ukuran dimensi barang belum dimasukan, akan tampil input box untuk memasukan ukuran
dimensi barang. Yang dimasukan ke dalam input box adalah ukuran dimensi asli, setelah tombol
OK diklik, baru secara otomatis ukuran dimensi paket ditambahkan dengan 5 cm, dan
ditampilkan pada Volume di Shipment Information.
UPDATE DATA INT MANIFEST

Update data Int Manifest, dapat dilakukan untuk semua data Int Manifest. Kecuali untuk data Int
Manifest yang berupa MPS, content pada MPS tidak dapat diperbaharui. Berikut langkah-langkah
dalam melakukan update :
1) Untuk meperbaharui data Int Manifest, pilih Manifest Type dengan : UPDATE.
2) Isi CN No, dengan nomor connote yang ingin di-update. Misalnya diisi dengan nomor connote :
040000208974, kemudian tekan tombol Enter.
3) Data yang ada di dalam nomor connote tersebut akan ditampilkan sesuai dengan isian masingmasing, namun tidak semua data dapat dirubah. Data yang tidak dapat dirubah adalah :
Manifestor ID, Manifest Date, CN No, dan Print Out. Selebihnya data dapat diperbaharui.
4) Setelah selesai memperbaharui data, klik tombol Update.

5) Kemudian akan tampil Confirmation box yang mengkonfirmasi apakah yakin ingin
memperbaharui data.
6) Klik tombol Yes pada Confirmation box, akan tampil jendela Additional Notes Manifest.
7) Klik tombol Oke pada jendela Additional Notes Manifest, kemudian akan muncul jendela
Information Box yang menginformasikan bahwa update transaksi sudah berhasil.
MENCETAK ULANG DATA INT MANIFEST

Data yang sudah disimpan dan dicetak, dapat dicetak ulang kembali asalkan mengetahui nomor
connote data yang ingin dicetak ulang. Berikut adalah langkah-langkah untuk mencetak ulang data
Int Manifest :
1) Pada Manifest Type, pilih : REPRINT.
2) Isi CN No, dengan nomor connote yang ingin dicetak ulang. Misalnya diisi dengan nomor
connote : 040000208974.
3) Tekan tombol Enter, maka data yang ada di dalam nomor connote tersebut akan ditampilkan
sesuai dengan isiannya masing-masing.
4) Pilih Print Out dengan hasil reprint yang diinginkan, misalnya pilih hasil cetak berupa BTTKB dan
LABEL.
Bila salah satu pilihan Print Out tidak dipilih, pada saat menekan tombol Reprint akan tampil
Warning box yang memperingatkan untuk memilih Print Out.
5) Klik tombol Reprint, maka data tersebut akan langsung tercetak.
MEMBATALKAN (VOID) DATA INT MANIFEST
Untuk membatalkan (void) suatu data Int Manifest, berikut adalah langkah-langkahnya :
1) Pilih Manifest Type, pilih : VOID.
2) Isi CN No, dengan nomor connote yang ingin dibatalkan. Misalnya diisi dengan nomor connote
: 040000208977.
3) Akan tampil data yang ada di dalam nomor connote tersebut sesuai dengan isiannya masingmasing.
4) Klik tombol Void, kemudian akan tampil Confirmation box yang mengkonfirmasi apakah ingin
melanjutkan proses void tersebut.
5) Klik tombol Yes pada Confirmation box untuk melanjutkan proses void, klik tombol No untuk
membatalkan perintah void.
6) Setelah tombol Yes pada Confirmation box diklik, akan tampil Input box untuk memasukan
alasan mengapa dilakukannya void.
7) Isi Void Reason, dengan alasan mengapa dilakukannya void.

8) Klik tombol OK, maka akan tampil Information box yang menginformasikan bahwa pembatalan
transaksi sudah berhasil dilakukan.
3. OUTBOUND MANIFEST
Outbound Manifest digunakan untuk membuat packing list di dalam suatu air waybill pada pengiriman
internasional. Fitur-fitur yang dimiliki oleh Outbound Manifest adalah :
a) Ada tiga aktifitas yang dapat dilakukan di dalam Outbound Manifest, yaitu membuat packing list
baru, memperbaharui data packing list yang sudah pernah dibuat, dan mencetak ulang data packing
list yang sudah pernah dibuat sebelumnya.
b) Disediakan dalam dua pilihan negara Gateway, yaitu MALAYSIA dan SINGAPORE.
c) Pilihan Air Waybill yang ditampilkan berdasarkan negara Gateway yang dipilih.
d) Nomor packing list akan langsung diberikan oleh sistem.
e) Data paket kiriman yang dapat masuk ke dalam packing list hanya yang sesuai dengan Gateway dan
Product yang dipilih.
f) Dapat mencetak data packing list yang baru dibuat.
MEMBUAT PACKING LIST BARU

Untuk membuat packing list baru pada Outbound Manifest, berikut adalah langkah-langkahnya :
1) Pilih PL Activity, ada tiga aktivitas yang disediakan di dalam pilihan, yaitu NEW, UPDATE, dan
PRINT PL. Pilih aktivitas : NEW.
2) Pilih Gateway, hanya ada dua negara pilihan, yaitu MALAYSIA dan SINGAPORE. Misalnya pilih
gateway : SINGAPORE.
3) Pilih Split Type, ada dua pilihan, yaitu DIRECT dan TRANSIT. Jika memilih DIRECT berarti yang
dapat masuk ke dalam PL adalah paket-paket kiriman yang tujuannya langsung ke negara
Gateway yang sudah dipilih. Jika memilih TRANSIT berarti yang dapat masuk ke dalam PL adalah
paket-paket kiriman yang tujuannya langsung ke negara Gateway yang sudah dipilih, dan paket-
paket kiriman yang tujuannya ke negara lain yang menggunakan maskapai penerbangan yang
transit di negara Gateway. Misalnya pilih Split Type : DIRECT.
4) Pilih Product yang ingin dimasukan ke dalam PL, misalnya pilih produk : WDX.
5) Pilih Air Waybill, data air waybill yang ditampilkan adalah data air waybill yang ada pada hari
ini dan tiga hari ke depan. Dan data air waybill yang ditampilkan berdasarkan data air waybill
yang memiliki negara destination yang sama dengan negara gateway yang dipilih. Misalnya pilih
air waybill : 126.2354.8573 GARUDA INDONESIA 19/08/2015.
6) PL Date sudah terisi otomatis oleh sistem dengan tanggal pada saat aplikasi SMART dijalankan,
PL Date tidak dapat dirubah.
7) Quota sudah terisi otomatis oleh sistem, sesuai dengan data Air Waybill yang dipilih.
8) Flight No sudah terisi otomatis oleh sistem, sesuai dengan data Air Waybill yang dipilih.
9) Setelah memilih Air Waybill, kursor langsung menuju ke tombol Save. Klik tombol Save.
10) Setelah menekan tombol Save, akan tampil Information box yang menginformasikan bahwa PL
sudah dibuat, dan bersamaan dengan tampilnya Information box, PL Number terisi oleh sistem.
11) Klik tombol OK pada Information box, scan barcode paket kiriman, atau isi Track No, dengan
nomor connote.
Jika nomor connote yang dimasukan sebelumnya belum pernah dimasukan ke dalam packing
list, maka data nomor connote tersebut akan langsung masuk ke dalam tabel Outbound
Manifest.
Jika nomor connote yang dimasukan sebelumnya sudah pernah dimasukan ke dalam packing
list, akan tampil Warning box yang memberitahukan bahwa nomor tersebut sudah ada di dalam
suatu nomor packing list.
Jika nomor yang dimasukan memiliki Country yang tidak sama dengan negara Gateway yang
dipilih di Outbound Manifest, akan tampil Warning box yang memberitahukan bahwa nomor
tersebut memiliki Country yang tidak sesuai.
Dan jika nomor yang dimasukan memiliki Product yang tidak sama dengan Product yang dipilih
di Outbound Manifest, akan tampil Warning box yang memberitahukan bahwa produk tidak
sesuai.
12) Total Scan akan otomatis diisi oleh sistem, berisi total scan barcode paket kiriman yang sudah
dilakukan. Akan terus bertambah setiap kali aktifitas scan dilakukan.
13) Total Weight akan otomatis diisi oleh sistem, berisi total berat paket kiriman yang sudah discan. Berat akan terus bertambah setiap kali dilakukan aktifitas scan.
14) Actual Weight akan otomatis diisi oleh sistem.
15) Setiap paket kiriman yang di-scan, datanya akan masuk ke dalam tabel Outbound Manifest.
16) Pilih Print Out, ingin berupa PL, atau LABEL, atau keduanya.
17) Klik tombol Print PL untuk mencetak PL, kemudian akan muncul tampilan untuk mencetak
REPORT PACKING LIST (karena Print Out yang dipilih adalah PL dan LABEL).
18) Setelah menutup tampilan untuk mencetak REPORT PACKING LIST, akan muncul tampilan
untuk mencetak OUTBOUND MANIFEST (karena Print Out yang dipilih adalah PL dan LABEL).
19) Setelah menutup tampilan untuk mencetak OUTBOUND MANIFEST, akan muncul tampilan
untuk mencetak LABEL (karena Print Out yang dipilih adalah PL dan LABEL).
20) Jika print out yang dipilih hanya PL, maka akan mencetak REPORT PACKING LIST dan
OUTBOUND MANIFEST. Jika print out yang dipilih hanya LABEL, maka akan mencetak label saja.
MEMPERBAHARUI DATA PACKING LIST

Untuk memperbaharui (update) data PL, dapat mengikuti langkah berikut :
1) Pilih PL Activity, dengan pilihan : UPDATE.
2) Isi PL Number yang ingin diperbaharui,

CONSWDXCGK01ASIN1508140001.
misalnya
isi
dengan
nomor
PL
Atau dapat juga dengan menekan tombol F3 pada textbox PL Number, akan tampil jendela
Packing List Data. Pilih nomor PL yang diinginkan, setelah selesai memilih klik tombol Load.
3) Data yang ada di dalam nomor PL akan ditampilkan, di sini dapat memasukan nomor connote,
mengeluarkan nomor connote, dan mencetak PL.
4) Jika ingin memasukan nomor connote baru, scan barcode nomor connote tersebut. Atau dapat
mengisi Track No dengan nomor connote, kemudian tekan tombol Enter.
5) Jika ingin mengeluarkan nomor connote atau menghapus nomor connote dari dalam nomor PL,
scan kembali barcode nomor connote tersebut. Atau masukan nomor connote yang ingin
dikeluarkan di Track No.
6) Kemudian tekan tombol Enter, akan tampil Warning box yang memperingatkan bahwa nomor
track sudah ada, dan apakah ingin mengeluarkannya.
7) Klik tombol Yes pada Warning box, maka data sudah tidak ada di dalam tabel packing list.
8) Jika ingin mencetak nomor PL yang sudah di-update, klik tombol Print PL.
MENCETAK ULANG PACKING LIST

Packing list yang sudah dibuat dan tersimpan di dalam database dapat dicetak ulang kembali,
berikut langkah-langkahnya :
1) Pilih PL Activity, pilih pilihan : PRINT PL.
2) Isi PL Number, dengan nomor PL yang ingin dicetak ulang. Misalnya diisi dengan nomor PL :
CONSWDXCGK01ASIN1508140001.
3) Setelah mengisi PL Number, tekan tombol Enter. Maka data yang ada di dalam nomor PL
tersebut akan ditampilkan. Berbeda dengan PL Activity : UPDATE, untuk PRINT PL, Track No
dinonaktifkan.
4) Klik tombol Print PL, kemudian akan muncul tampilan untuk mencetak REPORT PACKING LIST,
OUTBOUND MANIFEST, dan LABEL (karena Print Out yang dipilih adalah PL dan LABEL).
4. INBOUND MANIFEST
Inbound Manifest digunakan untuk mencatat pengiriman dari luar negeri ke dalam negeri, jadi semua
kiriman masuk yang berasal dari luar negeri harus dicatat di dalam Inbound Manifest. Sama seperti Int
Manifest, aktifitas yang dilakukan pada menu Inbound Manifest yaitu, membuat data Inbound Manifest
(MDE), memperbaharui data Inbound Manifest (UPDATE), membatalkan data Inbound Manifest (VOID),
dan mencetak ulang data Inbound Manifest yang sudah ada di dalam database (REPRINT).
Fitur-fitur yang dimiliki oleh menu Inbound Manifest adalah :

a. Connote inbound manifest bersifat auto generated.
b. Hasil cetak dapat berupa BTTKB dan LABEL.
c. Tersedia buku alamat untuk data penerima mau pun data pengirim.
Berikut akan dibahas satu persatu mengenai MDE, UPDATE, REPRINT, dan VOID.
MEMBUAT DATA INBOUND MANIFEST (MDE)

Untuk membuat data Inbound Manifest, atau mencatat pengiriman yang masuk dari luar negeri,
dapat mengikuti langkah berikut :
1) Pilih Manifest Type, dengan pilihan : MDE.
2) Isi Reff Number, dengan nomor referensi barang. Misalnya diisi dengan nomor referensi :
1523658654123.
3) Pilih Gateway, hanya ada dua pilihan negara di dalam Gateway, yaitu MALAYSIA dan
SINGAPORE. Misalnya pilih Gateway : SINGAPORE.
4) Untuk Manifest Date sudah terisi oleh sistem, berdasarkan tanggal pada saat aplikasi
dijalankan.
5) Available CN berisi jumlah connote yang tersedia untuk Inbound Manifest.
6) Connote No akan langsung otomatis terisi oleh sistem.
7) Pada Destination, isi City, dengan kota tujuan. Misalnya diisi dengan kota : BANDUNG JAWA
BARAT. Kode tarif juga akan ditampilkan ketika selesai mengisi kota tujuan dan menekan
tombol Enter, kode tarif kota Bandung adalah : BDO01.00.
Atau untuk mencari kota tujuan dapat menekan tombol F4 di textbox City, kemudian isi
Destination dengan kota tujuan. Isi Weight, dengan berat barang kiriman jika ingin sekaligus
mengecek ongkos kirim. Pilih kota tujuan dan tekan Enter pada kota tujuan yang dipilih, maka
tarif untuk kota tujuan tersebut akan ditampilkan. Kemudian tekan tombol Oke.
Atau dapat juga menekan tombol F3 pada textbox City untuk mencari daerah tujuan, di sini
dapat mencari daerah tujuan dengan memasukan kode pos, nama kelurahan, nama kecamatan,
atau nama kota/kabupaten. Isi Weight, dengan berat barang kiriman jika ingin sekaligus
mengecek ongkos kirim. Pilih daerah tujuan dan tekan Enter pada daerah tujuan yang dicari,
maka tarif untuk daerah tujuan tersebut akan ditampilkan. Kemudian tekan tombol Oke.
8) Pilih Product yang ingin digunakan, misalkan pilih produk : ONS.
9) Print Out akan otomatis dipilih hasil cetak LABEL, namun dapat diatur sesuai dengan kebutuhan.
10) Isi Origin Country, dengan negara asal pengiriman. Misalnya diisi dengan negara asal :
SINGAPORE.
11) Isi Content, dengan isi kiriman. Misalnya diisi dengan isi kiriman : BUKU.
12) Content Type akan langsung terisi dengan tipe : PAKET, karena pada bagian Content diisi
dengan isi kiriman : BUKU. Jika pada Content tidak diisi dan langsung menekan tombol Enter,
maka Content Type akan terisi dengan : DOK.
13) Content yang dimasukan akan masuk ke dalam tabel Content.
14) Isi Weight, dengan berat kiriman. Misalnya diisi dengan berat : 2 kg.
15) Isi Volume, dengan ukuran dimensi barang kiriman. Masukan panjang, lebar, dan tinggi barang
kiriman. Hasilnya ditampilkan di atas textbox ukuran tinggi barang.
16) Pada Consignee Informations, isi Name, dengan nama penerima. Misalnya diisi dengan nama :
ERNITA TARI.
Atau dapat juga dengan menekan tombol F3 untuk mencari data penerima, akan tampil jendela
Search Consignee. Di sini dapat mencari data penerima dengan mencari berdasarkan nama,
perusahan, atau nomor telepon penerima. Setelah memilih data si penerima, klik tombol OK.
17) Isi Company, dengan nama perusahaan penerima (jika data penerima tidak ada di dalam buku
alamat penerima). Biasanya Company diisi jika alamat penerima adalah alamat kantor atau
perusahaan.
18) Isi Address, dengan alamat lengkap penerima (jika data penerima tidak ada di dalam buku
alamat penerima). Misalnya diisi dengan alamat : JL. YAHYA NO. 5 RT.6 RW. 7, ANTAPANI,
BANDUNG.
19) Isi Zip Code, dengan kode pos sesuai dengan alamat penerima (jika data penerima tidak ada di
dalam buku alamat penerima). Misalnya diisi dengan kode pos : 40291.
20) Isi Phone, dengan nomor telepon penerima (jika data penerima tidak ada di dalam buku alamat
penerima). Misalnya diisi dengan nomor telepon : 0856 1314 966.
21) Biaya ongkos kirim akan ditampilkan di bagian bawah data Consignee Informations.
22) Pada Consignor Informations, isi Name dengan nama pengirim. Misalnya diisi dengan nama :
UTARI IRINA.
Atau dapat juga dengan menekan tombol F3 untuk mencari data pengirim, akan tampil jendela
Search Consignor. Di sini dapat mencari data pengirim dengan mencari berdasarkan nama,
perusahan, atau nomor telepon pengirim.
23) Isi Company, dengan nama perusahaan pengirim (jika data pengirim tidak ada di dalam buku
alamat pengirim). Biasanya Company diisi jika alamat pengirim adalah alamat kantor atau
perusahaan
24) Isi Address, dengan alamat pengirim (jika data pengirim tidak ada di dalam buku alamat
pengirim). Misalnya diisi dengan alamat : OWL STREET NO. 6, SINGAPORE.
25) Isi Zip Code, dengan kode pos sesuai dengan alamat pengirim (jika data pengirim tidak ada di
dalam buku alamat pengirim). Misalnya diisi dengan kode pos : 745963.
26) Isi Phone, dengan nomor telepon pengirim (jika data pengirim tidak ada di dalam buku alamat
pengirim). Misalnya diisi dengan nomor telepon : +6585 2136 5.
27) Setelah mengisi semua data Inbound Manifest, klik tombol Save. Tombol Reset digunakan
untuk mengosongkan semua data, termasuk nomor connote. Tombol Cancel digunakan untuk
membatalkan pengisian data Inbound Manifest, data dikosongkan namun nomor connote tidak
dikosongkan.
28) Setelah tombol Save diklik, akan tampil Confirmation box yang mengkonfirmasi apakah yakin
ingin menyimpan data tersebut.
29) Klik tombol Yes pada Confirmation box, akan tampil jendela Additional Notes Manifest. Isi MDE
Notes jika ada catatan, kemudian klik tombol Oke. Jika tidak ada catatan, langsung klik tombol
Oke.
MEMPERBAHARUI DATA INBOUND MANIFEST (UPDATE)

1) Pilih Manifest Type, dengan pilihan : UPDATE.
2) Isi Connote No, dengan nomor connote yang ingin di-update. Misalnya diisi dengan nomor
connote : 040000214014.
3) Data yang ada di dalam nomor connote akan ditampilkan sesuai dengan isian masing-masing
yang ada di dalam form Inbound Manifest. Semua data dapat dilakukan update, kecuali data
Manifest Date, Available CN, Connote No, Print Out, dan Origin Country.
4) Setelah selesai memperbaharui data, klik tombol Update. Akan tampil Confirmation box yang
mengkonfirmasi apakah yakin ingin memperbaharui data tersebut.
5) Klik tombol Yes pada Confirmation box, kemudian akan tampil jendela Additional Notes
Manifest.
6) Isi MDE Notes, dengan catatan (jika ada). Kemudian klik tombol Oke. Jika tidak ada catatan,
langsung klik tombol Oke.
7) Information box akan tampil, untuk menginformasikan bahwa update transaksi sudah berhasil.
MENCETAK ULANG DATA INBOUND MANIFEST

Data yang sudah pernah dimasukan dan tersimpan di dalam database dapat dicetak ulang kembali,
berikut adalah langkah-langkah untuk mencetak ulang data Inbound Manifest :
2) Pilih Manifest Type dengan : REPRINT.
3) Isi Connote No, dengan nomor connote yang datanya ingin dicetak ulang. Misalnya diisi dengan
nomor connote : 040000214048.
4) Kemudian data yang ada di dalam nomor connote tersebut akan ditampilkan sesuai dengan
isiannya masing-masing.
5) Pilih Print Out dengan hasil cetak yang diinginkan, misalnya pilih BTTKB dan LABEL.
Bila Print Out tidak dipilih, maka pada saat menekan tombol Reprint akan tampil Warning box
yang memperingatkan untuk memilih Print Out.
6) Setelah memilih Print Out, klik tombol Reprint. Akan muncul tampilan untuk mencetak BTTKB
(karena Print Out yang dipilih adalah BTTKB dan LABEL).
7) Berikut adalah hasil cetak dari BTTKB.
8) Karena Print Out yang dipilih adalah BTTKB dan LABEL, setelah menutup tampilan untuk
mencetak BTTKB, akan muncul tampilan untuk mecetak LABEL.
9) Berikut adalah hasil cetak LABEL.
MEMBATALKAN DATA INBOUND MANIFEST

Untuk membatalkan data Inbound Manifest, berikut adalah langkah-langkahnya :
1) Pada Manifest Type pilih : VOID.
2) Isi Connote No, dengan nomor connote yang ingin dibatalkan. Misalnya diisi dengan nomor
connote : 040000214046.
3) Kemudian tekan tombol Enter, maka data yang ada di dalam nomor connote tersebut akan
ditampilkan sesuai dengan isiannya masing-masing.
4) Klik tombol Void, kemudian akan tampil Confirmation box yang mengkonfirmasi apakah ingin
melanjutkan proses void atau tidak.
5) Klik tombol Yes untuk melanjutkan proses Void, dan input box Void Transaction untuk menginput alasan void akan tampil. Isi Void Reason, dengan alasan dilakukannya void.
6) Setelah mengisi Void Reason, klik tombol OK. Kemudian akan tampil Information box yang
menginformasikan bahwa proses void transaksi sudah berhasil.
5. INBOUND MANIFEST LIST

Inbound Manifest List digunakan untuk menampilkan list data Inbound Manifest yang ada di dalam
database. Fitur-fitur yang dimiliki oleh Inbound Manifest List adalah:
Dapat menampilkan semua data Inbound Manifest yang ada di dalam database berdasarkan tanggal
yang dipilih, atau di-filter berdasarkan Gateway.
Data Inbound Manifest yang ditampilkan dapat di-filter berdasarkan Origin Country dan Dest Tariff
Code.
Dapat mencetak data Inbound Manifest List.
Berikut langkah-langkah untuk menampilkan data Inbound Manifest :

1) Pilih Gateway, apakah ingin menampilkan semua data, atau hanya data yang gateway-nya
MALAYSIA, atau hanya data yang gateway-nya SINGAPORE. Misalnya pilih gateway : SINGAPORE.
2) Pilih Shipment Date, dengan tanggal awal dan tanggal akhir dari data yang ingin ditampilkan. Secara
otomatis akan terisi tanggal pada saat aplikasi dijalankan.
3) Jika ingin mem-filter data Inbound Manifest berdasarkan negara asalnya, isi Origin Country.
Misalnya diisi dengan Origin Country : SINGAPORE.
4) Jika ingin mem-filter data Inbound Manifest berdasarkan kode tarif tujuannya, isi Dest Tariff Code.
Misalnya isi Dest Tariff Code dengan : BDO01.00.
5) Setelah selesai mengisi data, klik tombol Load.
6) Data yang sudah di-filter akan ditampilkan di dalam tabel.
7) Untuk mencetak data Inbound Manifest List yang ditampilkan, klik tombol Print. Kemudian akan
muncul tampilan untuk mencetak.
6. PROFORMA INVOICE
Proforma Invoice merupakan dokumen pendukung yang menyatakan isi barang yang lebih spesifik,
misalnya apa saja isi kiriman, berapa jumlahnya, dan berapa harganya. Dalam pembuatan dokumen ini
diketahui oleh customer, disepakati oleh kedua belah pihak (petugas counter dan customer), dan
ditandatangani oleh customer.
Fitur-fitur yang dimiliki oleh Proforma Invoice :

a. Digunakan untuk transaksi Internasional.
b. Proforma Invoice terhubung langsung dengan CN internasional yang sudah melakukan transaksi.
Berikut langkah-langkah untuk membuat proforma invoice :
1) Pada Shipment Info, isi Connote No, dengan nomor connote yang ingin dibuatkan atau diperbaharui
proforma invoice-nya. Misalnya isi dengan nomor connote : 040000208980.
2) Tekan Enter, maka akan muncul data proforma invoice yang ada di dalam nomor connote tersebut
yang sudah dibuat pada saat transaksi dilakukan.
3) Di dalam Proforma Invoice ini hanya dapat mengedit Content Info, yaitu dengan menambah atau
mengurangi content.
4) Untuk menambahkan Content Info, isi Reff Number (jika ada).
5) Isi Content, misalnya ingin menambahkan isi : SEPATU.
6) Isi Pcs, dengan jumlah barang.
7) Isi Price @ Unit [IDR], dengan harga satuan barang. Masukan harga satuan barang dalam bentuk
rupiah, misalnya isi dengan harga : 50,000.00.
8) Kemudian klik tombol Add, maka data barang yang baru ditambahkan akan masuk ke dalam tabel
Proforma Invoice.
9) Untuk mengurangi content, pilih dan klik dua kali pada content yang ingin dihapus.
10) Kemudian akan tampil Confirmation box yang mengkonfirmasi apakah yakin ingin menghapus data
tersebut.
11) Klik tombol Yes pada Confirmation box, maka data content yang dipilih tadi sudah terhapus dari
tabel.
12) Setelah selesai mengisi atau memperbaharui data proforma invoice, klik tombol Save yang ada di
pojok kiri atas.
13) Kemudian akan tampil Confirmation box yang mengkonfirmasi apakah yakin ingin update data
tersebut.
menginformasikan bahwa update data telah berhasil.
MENCETAK PROFORMA INVOICE

Untuk mencetak Proforma Invoice yang telah dibuat dapat mengikuti langkah berikut :
1) Isi Connote No, dengan nomor connote yang ingin dicetak. Misalnya isi dengan nomor connote
: 040000208980.
2) Setelah mengisi nomor connote, tekan tombol Enter. Maka data proforma invoice yang ada di
dalam connote tersebut akan ditampilkan.
4) Kemudian akan muncul tampilan untuk mencetak proforma invoice.
7. PERFORMANCE TRANSACTION
8. INT STATUS UPDATE
Int Status Update digunakan untuk melakukan tracking terhadap nomor connote yang digunakan untuk
pengiriman internasional. Fitur-fitur yang dimiliki oleh Int Status Update adalah :
a. Mengecek tracking menggunakan nomor connote.
b. Dapat mengecek tracking satu nomor connote dan sekaligus banyak nomor connote.
c. Dapat melakukan tracking untuk Int Manifest dan Inbound Manifest.
MELAKUKAN TRACKING UNTUK SATU NOMOR CONNOTE

Untuk melakukan tracking untuk satu nomor connote, berikut langkah-langkahnya :
1) Pilih tab Shipment Number, isi Track No. Misalnya diisi dengan : 040000219424.
Klik tombol Search, kemudian data tracking dari nomor connote yang dimasukan akan tampil di
dalam tabel Tracking.
Rincian tabel Tracking :
No : nomor urut.
Connote Number : nomor connote yang di-tracking.
Manifest Date : tanggal dibuatnya data.
Product : produk yang digunakan.
Origin : kode asal pengiriman.
Destination : kode negara tujuan.
Content : nama isi dari paket.
Weight : berat dari paket kiriman.
Last Status : status terakhir dari nomor connote yang di-tracking.
2) Di bawah tabel Tracking terdapat tabel Track Shipment History, yang menampilkan data
riwayat pengiriman nomor connote yang di-tracking, dari awal transaksi hingga status yang
terbaru. Berikut adalah rincian tabel Track Shipment History :
No : nomor urut.
Shipment Status : status pengiriman.
Date : tanggal pada saat status pengiriman diperbaharui.
Time : waktu pada saat status pengiriman diperbaharui.
Location : lokasi pada saat status pengiriman terjadi.
Employee Name : nama karyawan yang membuat shipment status.
Remark : catatan mengenai status pengiriman.
3) Untuk melihat rincian data nomor connote, pilih dan klik data yang ingin dilihat rincian datanya,
kemudian tekan tombol Enter. Atau dapat juga dengan melakukan klik dua kali pada data yang
ingin dilihat rincian datanya.
4) Untuk kembali pada tampilan yang sebelumnya, klik tombol Back yang ada di pojok kiri atas.
5) Tombol Upd Status digunakan meng-update status nomor connote, setelah menekan tombol
Upd Status akan tampil form Update Status Internasional.
6) Setelah selesai mengisi data pada Update Status International, klik tombol Save.
MELAKUKAN TRACKING UNTUK BANYAK CONNOTE

Untuk melakukan tracking terhadap banyak connote, berikut langkah-langkahnya :
1) Pilih tab Shipment Number, isi nomor connote awal dan nomor connote yang terakhir. Misalnya
diisi dengan nomor connote awal : 040000219424, dan nomor connote akhir : 040000219465.
2) Klik tombol Search, maka semua data akan tampil di dalam tabel Track.
3) Untuk data pada tabel Track Shipment History akan berubah sesuai dengan data nomor
connote yang dipilih.
4) Data Last Status pada tabel Track akan sama dengan data Remark terbaru pada tabel Track
Shipment History.
REFERENCE TRACKING
Reference Tracking digunakan untuk mengecek atau tracking nomor connote Inbound Manifest.
Untuk menggunakan menu Reference Tracking berikut langkah-langkahnya :

1) Pilih tab Reference Tracking, pada Insert Parameter, isi Date dengan tanggal yang ingin dicek.
Misalnya diisi dengan tanggal : 09/07/2015.
2) Pilih Gateway, pilihan gateway hanya disediakan 2 negara, yaitu SINGAPORE dan MALAYSIA.
Misalnya pilih gateway : SINGAPORE.
3) Isi Destination, dengan tujuan pengiriman. Misalnya diisi dengan tujuan : SINGAPORE.
4) Pilih Product, produk yang disediakan adalah produk untuk pengiriman luar negeri, yaitu WDX
dan WPX. Misalnya pilih produk : WDX.
5) Klik tombol Search, maka data akan muncul di dalam tabel Track dan tabel Track Shipment
History.
9. SHIPMENT RETURN
Shipment Return berisi tentang data-data paket kiriman pickup yang dikembalikan atau tidak dapat
dikirim, alasan pengembalian bermacam-macam, bisa jadi karena di dalam paket tersebut terdapat
barang berbahaya (Dangerous Goods), barang terlarang (Prohibited Items), tidak ada alamat
penerima/menggunakan PO BOX, kemasan tidak sesuai dengan standard pengiriman, dan lain-lain.
Fitur-fitur yang dimiliki oleh menu Shipment Return adalah :

a. Dapat menampilkan data shipment return berdasarkan rentang waktu yang ditentukan oleh
pengguna aplikasi.
b. Dapat mengedit data shipment return yang sudah ada di dalam database.
c. Dapat mencetak data shipment return yang ditampilkan.
MENAMPILKAN DATA SHIPMENT RETURN BERDASARKAN RENTANG TANGGAL YANG

DITENTUKAN
Di dalam Shipment Return, pengguna dapat menentukan rentang tanggal untuk menampilkan data
shipment return. Berikut adalah langkah-langkahnya :
1) Isi PUP From, dengan tanggal awal rentang tanggal data shipment return yang ingin ditampilkan.
Misalnya diisi dengan tanggal awal : 02-01-2015.
2) Isi to, dengan tanggal akhir rentang tanggal data shipment return yang ingin ditampilkan.
Misalnya diisi dengan tanggal akhir : 09-07-2015.
3) Kemudian klik tombol Load, maka akan tampil data shipment return yang berada pada rentang
tanggal yang dipilih oleh pengguna.
MENG-EDIT DATA SHIPMENT RETURN

Untuk meng-edit atau memperbaharui data Shipment Return yang tampil di dalam tabel, berikut
1) Klik dan pilih data shipment return yang ingin di-edit, kemudian klik tombol Edit.
2) Maka akan tampil form Shipment Return beserta data yang ada di dalam data shipment return
yang dipilih tadi sesuai dengan isian masing-masing.
3) Rincian data Pickup Notes :
Return No : berisi nomor pengembalian, tidak dapat dirubah lagi.

Return Date : berisi tanggal pengembalian barang, masih dapat dirubah.
Product : berisi produk apa yang digunakan oleh barang yang dikembalikan, tidak dapat
dirubah lagi.
PUP No : nomor pickup yang barangnya dikembalikan, tidak dapat dirubah lagi.
Account No : berisi nomor akun customer dan nama customer, tidak dapat dirubah lagi.
Manifesting Info : berisi info manifest, tidak dapat dirubah lagi.
4) Rincian data Return Description :
Total Return : total barang yang dikembalikan, masih dapat dirubah lagi.
Description : alasan-alasan mengapa barang dikembalikan. Tandai pada checkbox-nya,

kemudian isi jumlah paketnya pada textbox.
Additional Info : info tambahan mengenai pengembalian barang, masih dapat dirubah lagi.
Retun Empl : kode dan nama karyawan yang melakukan return.
5) Setelah selesai mengisi data, klik tombol Save yang ada di pojok kiri atas.
6) Kemudian akan tampil Information box yang menginformasikan bahwa update data sudah
berhasil.
7) Klik tombol OK pada Information box, akan kembali pada tampilan tabel Shipment Return.
MENCETAK DATA SHIPMENT RETURN

Untuk mencetak data Shipment Return, berikut adalah langkah-langkahnya :
1) Tampilkan data yang ingin dicetak, isi PUP From, dengan tanggal awal data ingin ditampilkan.
2) Isi tanggal akhir data ingin ditampilkan.
3) Klik tombol Load, kemudian data shipment return yang ada di dalam rentang tanggal tersebut
akan ditampilkan di dalam tabel.
5) Akan muncul tampilan untuk mencetak shipment return.
REPORT _____________________________________
Di dalam REPORT terdapat 4 menu, yaitu STATION MDE REPORT, OUTGOING STATION REPORT,
CORPORATE DELIVERY REPORT, dan STATION BALANCE.
1. STATION MDE REPORT

Menu STATION MDE REPORT digunakan untuk melihat laporan MDE untuk di station dan sales counter /
outlet. Di dalam menu ini dibagi dalam dua bagian, yaitu Station Manifest Report dan Sales Counter /
Outlet Manifest Report.
Fitur-fitur yang dimiliki oleh STATION MDE REPORT adalah :

a. Dapat melihat laporan MDE untuk station dan sales counter / outlet.
b. Dapat memilih tanggal untuk dilihat laporannya.
c. Dapat melihat laporan berdasarkan karyawan atau ringkasannya.
STATION MANIFEST REPORT

STATION MANIFEST REPORT ini digunakan untuk melihat laporan MDE untuk di station, di dalam
STATION MANIFEST REPORT ini dapat melihat laporan berdasarkan MDE yang dibuat oleh seorang
karyawan, dan dapat melihat ringkasan MDE yang telah dibuat oleh station.
1) STATION MANIFEST REPORT (MELIHAT LAPORAN MDE YANG DIBUAT OLEH SEORANG
KARYAWAN)
Berikut adalah langkah-langkah untuk melihat laporan MDE yang dibuat oleh seorang karyawan
:
1. Isi Date From dengan tanggal awal yang ingin ditampilkan datanya, misalnya diisi dengan
tanggal awal : 01-08-2015.
2. Isi Date To dengan tanggal akhir yang ingin ditampilkan datanya, misalnya diisi dengan
tanggal akhir : 18-08-2015.
3. Pilih Data Type, ada dua pilihan yang disediakan, yaitu EMPLOYEE dan SUMARY. EMPLOYEE
digunakan untuk melihat laporan MDE yang dibuat oleh seorang karyawan, SUMMARY
digunakan untuk melihat ringkasan laporan MDE. Misalnya pilih Data Type : EMPLOYEE.
4. Isi Employee dengan kode karyawan, kemudian tekan tombol Enter, nama karyawan yang
memiliki kode tersebut akan ditampilkan. Misalnya diisi dengan kode karyawan :
CGK0150920.
Atau dapat dengan menekan tombol F3 pada textbox Employee, maka akan muncul form
Find Employee. Setelah memilih employee, klik tombol Oke.
5. Isi Time from dengan waktu awal ditampilkannya data, misalnya diisi dengan waktu awal :
00:00:00.
6. Isi Time to dengan waktu akhir ditampilkannya data, misalnya diisi dengan waktu akhir :
23:59:59.
7. Klik tombol Load, maka data akan ditampilkan di dalam tabel Station Manifest Report.
2) STATION MANIFEST REPORT (MELIHAT LAPORAN RINGKASAN MDE STATION)

Berikut adalah langkah-langkah untuk melihat laporan ringkasan MDE station :
1. Isi Date From dengan tanggal awal yang ingin ditampilkan datanya, misalnya diisi dengan
tanggal awal : 01-08-2015.
2. Isi Date To dengan tanggal akhir yang ingin ditampilkan datanya, misalnya diisi dengan
tanggal akhir : 18-08-2015.
3. Pilih Data Type dengan : SUMMARY.
4. Jika memilih Data Type : SUMMARY, checkbox Origin STA diaktifkan.
5. Jika checkbox Origin STA ditandai, combo box yang berada di sampingnya diaktifkan.
Combo box tersebut berisi pilihan station.
Misalnya checkbox Origin STA ditandai, dan memilih station : CGK01A RADEN SALEH.
6. Setelah selesai memasukan data, klik tombol Load. Data akan ditampilkan di dalam tabel.
SALES COUNTER / OUTLET MANIFEST REPORT
2. OUTGOING STATION REPORT

3. CORPORATE DELIVERY REPORT
4. STATION BALANCE

SMART DELVIS

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

SMART DELVIS

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

SMART

Fitur-fitur yang dimiliki oleh menu Incoming Sorting :

Dapat melakukan incoming sorting untuk gerai, station, dan corporate.

Berikut akan dibahas satu persatu :

SALES COUNTER / STATION

Berikut adalah langkah-langkah dalam pengisian tab Sales Counter / Station :

CUST AUTOMATION / IMPLANT

2. PICKUP NOTE MANIFEST

Fitur-fitur yang ada di dalam PICKUP NOTE MANIFEST :

MENAMPILKAN DATA PICKUP NOTE MANIFEST

2) Kemudian akan tampil form Pup Manifest.

9) Klik tombol OK pada Information box.

MENCARI NOMOR PICKUP

6) Klik tombol OK pada Information box.

3. PICKUP ADDITIONAL MANIFEST

3) Kemudian isi data sesuai dengan isiannya masing-masing.

2) Pilih Man Type dengan : UPDATE.

1) Pilih Man Type dengan : VOID.

7) Klik tombol OK pada Information box.

6) Klik tombol OK pada Information box.

Terdapat empat pilihan servis asuransi yang disediakan, berikut penjelasannya :

Ada dua jenis packing yang disediakan :

2) Isi Content, misalnya diisi dengan content : BAJU.

UNTUK CONTENT YANG SAMA (SAME CONTENT)

4) Masukan content ke dalam tabel.

5) Setelah mengisi data penerima, simpan transaksi.

3) Pilih Man Type dengan pilihan : MDE.

Klik tombol Import, akan muncul tampilan untuk meng-import data.

Isi File Name dengan menekan tombol load.

Akan tampil jendela untuk mencari file yang akan di-import.

5) Klik tombol Reprint, maka data akan tercetak ulang.

1) Pilih Man Type dengan : VOID.

7) Klik tombol OK pada Information box.

3) Pilih Man Type dengan : MDE.

5) Jumlah connote yang tersedia ditampilkan di Available CN.

24) Ongkos kirim ditampilkan di bagian bawah Consignee Information.

28) Isi Nomor Referensi, jika ada.

29) Isi Nama Barang, sesuai dengan isi barang.

30) Isi Jumlah, dengan jumlah barang.

4) Isi nomor connote, misalnya diisi dengan nomor connote : 040000209137.

5) Hasil cetak RE MDE akan berupa BTTKB dan LABEL.

9) Isi Content, dengan isi barang.

23) Isi Notes, bila ada catatan mengenai transaksi.

Pada Reff dan Content, isi Nomor Referensi (jika ada).

6) Klik tombol OK pada Information box.

5) Klik tombol Reprint, kemudian akan muncul tampilan untuk mencetak.

8) Klik tombol OK pada Information box.

7. DELIVERY NOTE INT

Fitur-fitur yang dimiliki oleh Delivery Note INT :

MEMBUAT NOMOR PENGIRIMAN BARU

9) Setelah data dimasukan semua, tekan tombol Print.

10) Akan muncul tampilan untuk mencetak INT Delivery Note.

MEMPERBAHARUI DATA NOMOR PENGIRIMAN

2) Masukan nomor pengiriman, misalnya masukan nomor pengiriman : DNINTCGK01A15080002.

5) Jika ingin mencetak nomor pengiriman, tekan tombol Print.

MENCETAK ULANG NOMOR PENGIRIMAN

2) Isi nomor pengiriman, misalnya diisi dengan nomor pengiriman : DNINTCGK01A15080002.

4) Akan muncul tampilan untuk mencetak INT Delivery Note.

Fitur-fitur yang dimiliki oleh menu Scan Manifest :

3) Rincian bagian QR Code Data :

Counter Code : berisi kode counter beserta kode alokasi connote.

4) Rincian bagian Summary :

Total Manifested : berisi data QR Code yang sudah di-scan / di-manifest.