Panduan E-Invoicing Smartfren

A. Kata Pengantar

Untuk memfasilitasi user Vendor untuk membuat tagihan beberapa PO dalam 1 dokumen e-invoice, ada
pengembangan program dari aplikasi saat ini yang hanya mendukung 1 e-invoice untuk 1 PO. Dengan aplikasi
baru ini, pengguna dapat menagih beberapa PO dalam 1 e-invoice selama memenuhi beberapa kriteria berikut :

1. PO milik vendor yang sama

2. PO termasuk dalam kode perusahaan yang sama
3. PO memiliki mata uang yang sama

Diharapkan kedepannya dengan program e-invoice baru ini, jumlah dokumen e-invoice yang harus dibuat oleh
vendor akan menurun jumlahnya, dan dapat menyederhanakan proses e-invoicing secara umum.
B. User Guide

Panduan 1 – Mengakses Aplikasi E-Invoice

1. Buka Portal Smartfren E-Supplier (https://e-supplier.smartfren.com/irj/portal) dan log in sebagai vendor

2. Klik Menu E-Invoice. Anda akan melihat layar awal aplikasi e-invoice. Di layar awal ini Anda akan melihat
daftar e-invoice yang pernah atau telah Anda buat (vendor).
Panduan 2 – Membuat Tagihan (E-Invoice)

1. Akses aplikasi E-Invoice (Lihat Panduan 1)

2. Klik tombol “Create New Invoice”

3. Layar akan beralih ke layar pembuatan invoice.

4. Masukkan nomor invoice/faktur perusahaa Anda di kolom External Invoice Number field, nama invoice/faktur
di kolom Invoice Name.
5. Kolom Invoice Date untuk tanggal hari ini namun bisa diedit dan Kolom Email standard otomatis tertulis
alamat email yang Anda daftarkan ke system kami. Anda dapat mengubahnya jika perlu. Kolom Email ini
hanya dapat diisi 1 alamat email.

6. Jika perusahaan Anda memiliki status PKP, Anda wajib mengisi nomor faktur pajak pada Kolom
Reg Tax Number.
7. Pada Kolom Purchase Order, isi No. PO Smartfren dan klik tombol Transfer PO Data.

Anda juga dapat mengklik tombol panah ( ) dan mengisi beberapa daftar nomor PO
Klik OK dan tombol panah akan berubah menjadi hijau. Klik tombol Transfer Data PO

8. Jika No. PO benar/sesuai dan berisi item yang dapat ditagih / dibuat Invoice, data akan otomatis muncul pada
tabel. Jika tidak, pesan notifikasi akan muncul di bagian atas layar.
Ulangi langkah 7 – 8 sampai semua PO yang Anda butuhkan untuk ditagih (dan dapat ditagih) tercantum pada
tabel.

9. Pada tabel item invoice, Anda dapat melakukan hal-hal berikut:

 Sertakan atau Tidak-disertakan item tagihan dengan mencentang atau membuka centang pada kotak
centang di Kolom Include checkbox.
 Mengurangi atau Meningkatkan kuantitas (Jumlah) barang/item PO yang akan ditagih pada Kolom
Quantity. Kolom ini dapat berfungsi sebagai penagihan yang dilakukan secara parsial.
Contoh: Tagihan pada PO yang memiliki Kuantitas (Quantity) 12 untuk 1 tahun, namun yang akan ditagih
baru untuk 3 bulan pertama (Quarter 1) terlebih dahulu, maka ganti Kuantitas pada Kolom Quantity dari
12 menjadi 3.

Hasil dari pembuatan invoice yang Anda lakukan akan ter-refleksi pada Kolom Total Value pada bagian pojok
kanan atas e-Invoice.
10. Untuk melampirkan dokumen pendukung, klik tombol Tab Attachment dan Klik tombol Add Attachment.

11. Jendela untuk upload/unggah lampiran akan muncul. Pilih jenis lampiran / attachment pada Kolom Pilihan
Description. Jelajahi/Browse dan pilih file yang benar/sesuai dari komputer Anda dan klik Upload untuk
mengunggahnya ke E-Invoice. Kami hanya menerima file dengan kriteria berikut:
 Ukuran File : Maksimal 500Kb
 Tipe File : PNG, JPG, PDF, RAR
12. Sebuah pesan notifikasi akan muncul jika file berhasil diunggah/upload. Ulangi langkah 11 – 12 untuk
mengunggah semua dokumen pendukung yang diperlukan.

13. Setelah semua dokumen yang diperlukan diunggah, tutup jendela unggah. Daftar dokumen yang telah
diunggah akan muncul pada tabel attachment.
14. Jika Anda mengunggah file dokumen yang salah, Anda dapat menghapus dokumennya dengan cara memilih
file dan klik tombol Delete Attachment. Lampiran atau file dokumen tersebut akan terhapus.

15. Klik tombol Check pada bagian atas layar (sebelah tombol Save) untuk mengecek e-invoice sudah complete.
Jika e-invoice tidak ada kesalahan, maka pesan sukses/complete akan muncul,

Jika e-invoice masih ada kesalahan/error, pesan error akan muncul.

Mohon perhatikan kondisi wajib berikut:

 Invoice harus memiliki setidaknya 1 item dipilih/aktif

 Untuk penagihan beberapa PO dijadikan 1 invoice, untuk setiap PO, Anda hanya dapat menagih dengan
jenis milestone yang sama.
Contoh:
Setelah mentransfer Data PO, 2 baris item muncul untuk PO 12345. Jika kedua baris memiliki jenis
milestone yang sama (misalnya pembayaran DP (Down Payment)), error tidak akan muncul. Tetapi jika
setiap baris memiliki jenis milestone yang berbeda (misalnya pembayaran DP & Installment), akan muncul
error. Anda harus tidak-menyertakan / un-tick kotak centang di salah satu item –nya untuk menghapus
error/kesalahan.

16. Jika Anda ingin membatalkan e-invoice, Klik tombol Cancel pada bagian atas layar.
Anda akan dimintai konfirmasi. Klik tombol Yes untuk mengonfirmasi dan akan muncul ke layar awal.
17. Untuk submit/save e-invoice, Klik tombol Save pada bagian atas layar.

Kemudian akan muncul kembali ke layar awal dan notifikasi sukses akan muncul. Anda akan melihat e-invoice
Anda dalam daftar di tabel.
Panduan 3 – Tampilan (Display) Invoice

1. Akses aplikasi e-invoice (Lihat Panduan 1)

2. Pilih invoice yang akan dilihat / di-displayed dan Klik tombol Display Invoice.

3. E-Invoice akan muncul pada layar

Panduan 4 – Memperbaiki (Edit) Invoice

1. Tampilkan e-invoice yang ingin Anda edit (Lihat Panduan 3). Harap perhatikan bahwa Anda hanya dapat
mengedit e-invoice dengan status “Submitted” atau “Rejected”
2. Pada tampilan Display Invoice, Klik tombol Edit Invoice.

3. Anda akan dapat meng-edit e-invoice dengan ciri-ciri kolom putih yang aktif dapat diubah / edit.

4. Lakukan perubahan yang diperlukan pada e-invoice. Jika sudah lengkap, Klik tombol Save.
Pesan notifikasi sukses akan muncul dan kembali ke layar awal.

5. Jika Anda ingin menghapus e-invoice, Klik tombol Edit, lalu Klik tombol Delete.
Anda akan dimintai konfirmasi. Klik tombol Yes untuk mengkonfirmasi dan akan muncul pesan notifikasi sukses
pada bagian atas layar.