STRUKTUR KEPENGURUSAN
BADAN PERWAKILAN MAHASISWA
KELUARGA MAHASISWA
JURUSAN JESEHATAN LINGKUNGAN PERIODE 2016
WAKIL KETUA
SEKRETARIS
BENDAHARA
SEKRETARIS I
SEKRETARIS II
BENDAHARA 1
BENDAHARA 1
PENGAWAS
BIDANG
PENDIDIKAN
PENGAWAS
BIDANG
PENGABDIAN
MASYARAKAT
PENGAWAS
BIDANG
INFORMASI &
KOMUNIKASI
PENGAWAS
BIDANG
OLAHRAGA &
KESENIAN
KOORDINATOR
ANGGOTA
KOORDINATOR
ANGGOTA
KOORDINATOR
ANGGOTA
KOORDINATOR
ANGGOTA
NO
.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
JABATAN
NAMA
TINGKAT/PRODI
INTI
Ketua
Pipit Sandra Pitaloka
II/D-IV
Wakil Ketua
Siti Rochmah
I/D-IV
Sekretaris I
Siti Nur Karima
II/D-IV
Sekretaris II
Dinny Nur Arrifa H.
I/D-IV
Bendahara I
Arini Desiana Supardi
II/D-III
Bendahara II
N.R. Desy Puspitasari
I/D-III
PENGAWAS BIDANG PENDIDIKAN
Koordinator
Siti Yudiani Purnamasari
II/D-IV
Anggota
Kartika
I/D-IV
PENGAWAS BIDANG PENGABDIAN MASYARAKAT
Koordinator
Mohamad Adijasa Yudi
II/D-IV
Anggota
Novita Nuraeni
I/D-III
PENGAWAS BIDANG INFORMASI & KOMUNIKASI
Koordinator
Rizan Rayi Wandeka
II/D-IV
Anggota
Ansharullah Ramadhan
I/D-IV
PENGAWAS BIDANG OLAHRAGA & KESENIAN
Koordinator
Dewi Nurul Rahmawati
II/D-IV
Anggota
Eva Indah Novariani Putri
I/D-IV
NIM
P17333114401
P17333115408
P17333114402
P17333115432
P17333114011
P17333115015
P17333114430
P17333115417
P17333114424
P17333115014
P17333114428
P17333115426
P17333114421
P17333115423
BAB I
TUGAS POKOK & FUNGSI (TUPOKSI)
A. PENGURUS
1. INTI
Terdiri dari:
1 orang sebagai ketua
1 orang sebagai wakil ketua
1 orang sebagai sekretaris 1
1 orang sebagai sekretaris 2
1 orang sebagai bendahara 1
1 orang sebagai bendahara 2
2. PENGAWAS BIDANG*
Terdiri dari:
2 orang sebagai pengawas bidang pendidikan
2 orang sebagai pengawas bidang pengabdian masyarakat (pemas)
2 orang sebagai pengawas bidang informasi dan komunikasi (inkom)
2 orang sebagai pengawas bidang olahraga dan kesenian (orkes)
Keterangan:
* = masing-masing pengawas bidang terdiri dari 1 orang koordinator dan 1 orang
anggota
B. TUGAS DAN FUNGSI
1. KETUA
Merupakan pimpinan tertinggi di BPM KM JKL POLTEKKES BANDUNG yang
bekerja berdasarkan AD-ART dan bertanggung jawab terhadap keberlangsungan
organisasi.
Tugas dan fungsi:
a. Menjalankan AD-ART dengan sebaik-baiknya
b. Bertanggung jawab terhadap keberlangusngan organisasi
c. Mengambil keputusan dengan tegas dan bijaksana
d. Memberikan mandat, mengangkat, dan memberhentikan pengurus dengan
penuh tanggung jawab
2. WAKIL KETUA
Merupakan pendamping ketua dalam melaksanakan tugas dan fungsi di BPM KM
JKL POLTEKKES BANDUNG dan bertanggung jawab terhadap ketua.
Tugas dan fungsi:
a. Menjalankan AD-ART dengan sebaik-baiknya
b. Mendampingi ketua dalam melaksanakan tugas dan fungsinya
c. Menggantikan tugas dan fungsi ketua apabila berhalangan hadir
d. Bertanggung jawab terhadap ketua
3. SEKRETARIS 1
Merupakan orang yang bertanggung jawab atas segala kesekretariatan di BPM KM
JKL POLTEKKES BANDUNG
Tugas dan fungsi:
a. Menjalankan AD-ART dengan sebaik-baiknya
b. Menggantikan tugas dan fungsi ketua apabila ketua dan wakil ketua
c.
d.
e.
f.
g.
berhalangan hadir
Membuat SOP kesekretariatan
Berkoordinasi dengan sekretaris 2 dalam hal surat-menyurat
Berkoordinasi dengan pengawas bidang dalam hal hasil pengawasan
Mengawasi administrasi HIMA KM JKL POLTEKKES BANDUNG
Bertanggung jawab pada administrasi pengarsipan BPM KM
JKL
POLTEKKES BANDUNG
h. Menjadi server dari semua data valid yang dimiliki oleh BPM KM JKL
POLTEKKES BANDUNG
i. Bertanggung jawab terhadap semua persiapan kegiatan, termasuk undangan,
surat peminjaman, dan slide presentasi yang dibantu oleh bendahara
j. Menyusun dan mencetak timeline kegiatan BPM KM JKL POLTEKKES
BANDUNG dan mengingatkan pihak yang bersangkutan untuk melaksanakan
jadwal tersebut
k. Bertanggung jawab terhadap ketua
4. SEKRETARIS 2
Merupakan pendamping Sekretaris I dalam melaksanakan tugas dan fungsi di BPM
KM JKL POLTEKKES BANDUNG dan bertanggung jawab terhadap ketua.
Tugas dan fingsi:
a. Menjalankan AD-ART dengan sebaik-baiknya
b. Membuat notulensi dalam setiap pertemuan serta mengirimkan hasil notulensi
kepada semua peserta rapat dibantu oleh Pengawas Bidang Informasi dan
Komunikasi
c. Membantu melaksanakan tugas kesekretariatan berupa surat menyurat,
proposal, LPJ, sertifikat, pembuatan slide, dll
d. Bertanggung jawab pada pendataan inventaris BPM KM JKL POLTEKKES
BANDUNG dan pendataan peminjaman alat dari inventaris tersebut
e. Bertanggung jawab terhadap ketua
5. BENDAHARA 1
Merupakan orang yang bertanggung jawab atas keuangan internal BPM KM JKL
POLTEKKES BANDUNG dan pengawasan keuangan HIMA KM JKL POTEKKES
BANDUNG
BAB II
LEGAL DRAFTING
TIM ADHOCK
Merupakan suatu tim yang dibentuk oleh BPM KM JKL atas persetujuan ketua yang
bertanggung jawab dalam merancang dan merevisi AD-ART dan GBHO.
Anggota tim adhock terdiri dari 7 orang yang berasal dari perwakilan setiap pengurus
badan kelengkapan KM JKL, yaitu:
3 orang pengurus BPM KM JKL,
2 orang pengurus HIMA KM JKL, dan
2 orang pengurus UKM KM JKL.
A. TUGAS DAN FUNGSI
Merancang dam merevisi AD ART & GBHO berdasarkan kebutuhan
Berkoordinasi dengan BPM KM JKL dalam merancang dan merevisi ADART dan GBHO
B. KRITERIA ANGGOTA
1. Memahami dan menguasai isi AD-ART dan GBHO
2. Mampu bekerja dalam tim
3. Mampu bekerja secara cepat, tepat, dan bijak
4. Selalu tegas dalam bertindak
5. Memahami dan menguasai situasi dan kondisi KM JKL Poltekkes Bandung
BAB III
PANITIA KHUSUS
TIM PANSUS (PANITIA KHUSUS)
Merupakan suatu tim yang dibentuk oleh BPM KM JKL atas persetujuan ketua yang
bertanggung jawab dalam melakukan penyeleksian para bakal calon ketua menjadi
calon ketua HIMA KM JKL.
Keseluruhan jumlah anggota tim pansus harus ganjil dan idealnya terdiri dari 15 orang
yang berasal dari perwakilan setiap pengurus badan kelengkapan KM JKL, yaitu:
7 orang pengurus BPM KM JKL,
6 orang pengurus HIMA KM JKL, dan
2 orang pengurus UKM KM JKL.
Sedangkan dalam pelaksanaan seleksi, tim pansus terdiri dari:
Menentukan calon ketua HIMA KM JKL dari bakal calon yang ada
B. KRITERIA ANGGOTA
1. Memahami dan menguasai isi AD-ART dan GBHO
2. Mampu bekerja dalam tim
3. Mampu mengambil keputusan dengan tepat, bijak, dan tegas
4. Mampu melaksanakan penyeleksian secara objektif
5. Memahami dan menguasai situasi dan kondisi KM JKL Poltekkes Bandung
BAB IV
ALAT KELENGKAPAN
Alat kelengkapan BPM KM JKL dalam melaksanakan tugasnya terdiri dari rapat pengurus,
yaitu rapat yang dihadiri oleh seluruh pengurus BPM KM JKL POLTEKKES BANDUNG
yang dilakukan untuk:
1. Membahas suatu masalah keorganisasian
2. Membahas kebutuhan bidang masing-masing dalam melaksanakan tupoksinya
3. Membahas kebutuhan yang bersangkutan dengan seluruh anggota BPM-KM.
.
BAB V
KESEKRETARIATAN
KETENTUAN PEMBUATAN SURAT
A. FORMAT SURAT
1. Format yang digunakan adalah justified atau rata kiri kanan
2. Jenis huruf yang digunakan:
Times New Roman, atau
Arial
3. Line spacing yang digunakan 1,5 lines
4. Font size (ukuran huruf) 12
5. Menggunakan font style regular
B. BAGIAN SURAT
1. Kop Surat
a. Setiap surat yang dikeluarkan oleh BPM KM JKL POLTEKKES BANDUNG
menggunakan kop surat BPM KM JKL POLTEKKES BANDUNG.
b. Pada sebelah kiri kop surat diisi oleh logo POLTEKKES BANDUNG dan sebelah
kanan diisi oleh logo BPM KM JKL POLTEKKES BANDUNG.
c. Pada bagian tengah dicantumkan alamat sekretariat BPM KM JKL POLTEKKES
BANDUNG
2. Tanggal Surat
Tanggal surat adalah tanggal pembuatan surat yang berada di sebelah kanan surat dan
ditulis sejajar dengan nomor surat.
3. Nomor, lampiran, perihal surat
a.
Nomor surat
Nomor urut / jenis hal surat/ kode surat/ kode bidang/ kode kepanitiaan/ BPM-JKL/
bulan pembuatan surat/ tahun pembuatan surat
-
Nomor urut surat per kegiatan (tidak berurut, setiap kegiatan dimulai dari
nomor 1)
SINGKATAN
Surat Undangan
SU
Surat Pemberitahuan
SP
Surat Permohonan
Surat Tugas
ST
Surat Rekomendasi
SR
Surat Pernyataan
S.per
Surat Pengantar
S.peng
Surat Perjanjian
S.perj
Surat Pengawasan
S.pen
10
Surat Delegasi
11
Surat Peringatan
S.perm
SD
S.peri
TUJUAN
BIDANG
KODE BIDANG
INTI
Pendidikan
Pengabdian Masyarakat
PEMAS
INKOM
ORKES
PEND
BAB VI
KEUANGAN
Keuangan BPM KM JKL berasal dari pendanaan tetap dari Direktorat Politeknik Kesehatan
Bandung dan usaha-usaha yang legal, halal, dan tidak bertentangan dengan landasan dan tujuan KM
JKL sebagaimana yang diatur di dalam Anggaran Dasar KM JKL POLTEKKES BANDUNG BAB
VII Pasal 16 tentang Keuangan dan Inventaris.
Prosentasi Keuangan
18% untuk BPM KM JKL
70% untuk HIMA KM JKL
6% untuk UKM Inqilab KM JKL
6% untuk UKM Mapakwana KM JKL
BAB VII
PENGAWASAN
A. PERENCANAAN
1.
Setiap pengawas harus mengawasi jalannya rapat sesuai tugas pokok dan fungsi masingmasing.
2.
Setiap melakukan pengawasan dianjurkan untuk membawa kartu pengawasan sebagai tanda
pengawasan dan hasil pengawasan.
3.
Pengawas ikut berperan aktif dalam setiap pengawasan pada rapat perencanaan.
4.
Hasil pengawasan harus langsung diinformasikan kepada seluruh pengurus BPM KM JKL
lainnya
5.
6.
Pengawas yang hadir pada rapat sebelumnya diharuskan hadir pada rapat selanjutnya minimal
1 orang dari pengawas masing-masing bidang
B. PELAKSANAAN
1. Pengawasan sebaiknya dihadiri oleh seluruh pengurus BPM KM JKL POTEKKES
BANDUNG.
2. Setiap pengawas harus mengawasi jalannya kegiatan sesuai tugas pokok dan fungsi masingmasing.
3. Ikut berperan aktif selama pelaksanaan kegiatan.
C. EVALUASI
1. Evaluasi dihadiri oleh pengawas masing-masing bidang.
2. Setiap pengawas bidang yang mengawasi sejak perencanaan hingga akhir wajib
menyampaikan hasil pengawasannya kepada seluruh peserta evaluasi.
3. Hasil pengawasan harus disampaikan dengan sopan namun tegas dan lugas serta tidak
menggunakan kata kata kasar maupun sindiran.
4. Tidak dibenarkan untuk menjatuhkan salah satu pihak atas kekurangannya, sebaiknya
kekurangan tersebut diperbaiki selama pelaksanaan sebelum diadakannya evaluasi.
5. Ketika evaluasi berlangsung dianjurkan untuk memberi saran yang membangun agar segala
kekurangan pada kegiatan tersebut tidak terulang serta dapat meningkatkan kelebihan dari
kegiatan tersebut untuk kegiatan selanjutnya.
D. TAMBAHAN
1. Penyerahan laporan hasil pengawasan yang telah dilakukan oleh pengawas bidang diserahkan
kepada sekretaris I paling lambat 2 hari setelah program kerja HIMA KM JKL POLTEKKES
BANDUNG dilaksanakan.
2. Pengawas bidang bertanggungjawab untuk memberikan angket berupa penilaian yang
ditujukan kepada mahasiswa sebagai tolak ukur keberhasilan program kerja yang
dilaksanakan.
3. Angket berupa penilaian tersebut diberikan kepada sasaran program kerja (mahasiswa) pada
setiap akhir program kerja yang dilaksanakan.
4. Hasil angket dikumpulkan dan direkap oleh pengawas bidang maksimal 7 hari setelah angket
diberikan kepada mahasiswa.
5. Hasil yang didapat dalam pengumpulan angket, dapat dijadikan salah satu indikator penilaian
terhadap program kerja HIMA KM JKL
6. Pemberitahuan mengenai rapat perencanaan dipublikasikan oleh ketua pelaksana program
kerja HIMA KM JKL yang bersangkutan kepada pihak BPM KM JKL, 2 hari sebelum rapat
atau sekurang-kurangnya 1 hari sebelum rapat dilaksanakan.
7. Pemberitahuan mengenai pelaksanaan kegiatan dipublikasikan oleh ketua pelaksana program
kerja HIMA KM JKL yang bersangkutan kepada pihak BPM KM JKL, sekurang-kurangnya 2
minggu sebelum pelaksanaan.
8. Pemberitahuan mengenai segala kegiatan yang menyangkut pelaksanaan program kerja
disampaikan oleh ketua pelaksana program kerja HIMA KM JKL yang bersangkutan kepada
pengawas bidang masing-masing.
9. Jenis-jenis rapat yang diawasi oleh pengawas bidang BPM-KM yaitu:
a. Rapat harian program kerja perencanaan yang terdiri dari :
i. Rapat perdana
ii. Rapat dengan pihak luar (jurusan, ukm, ataupun delegasi lain)
iii. Technical Meeting ( rapat pematangan)
b. Rapat yang berkaitan dengan keuangan mahasiswa
10. Hal-hal yang tidak tercantum pada Standar Operational Prosedur Pengawasan BPM KM JKL
akan dimusyawarahkan oleh pihak-pihak terkait.
BAB VIII
ALUR BIROKRASI
A. INTERNAL BPM KM JKL
KETUA
BPM KM
JKL
INTI
KOORDINATOR
PENGAWAS
BIDANG
ANGGOTA
PENGAWAS
BIDANG
B. PEMBERITAHUAN PENGAWASAN
HIMA KM
JKL
Pengawas
Bidang
Ketua
BPM KM
JKL
Anggota
Sekretaris
Ketua
BPM KM
JKL
C. PROPOSAL
HIMA KM
JKL
Pengawas
Bidang
D. DELEGASI
EKSTERNA
L
Sekretaris
Ketua
BPM KM
JKL
Anggota