Surat Menyurat

Setiap unit organisasi selalu melakukan hubungan surat-menyurat, baik ke

dalam antar sub-unitnya maupun ke luar dengan unit organisasi atau instansi lain.
Surat-surat tersebut adayang bersifat sekali pakai lalu tak berguna lagi, tapi ada
yang perlu disimpan karena masihselalu diperlukan. Surat-surat yang demikian itu
perlu ditata dengan baik, agar mudah dicarikembali saat dibutuhkan. Biasanya
orang lebih mengenal sebagai arsip.
Penatalaksanaansurat-menyurat pada dasarnya adalah pengurusan arsip.
1.P enger t i an, Tuj uan dan Ruang Li ngkup
a P e n g e r t i a n ARSIP adalah naskah-naskah/surat-surat yang dibuat dan
diterima olehPuskesmas dalam corak apapun yang digunakan untuk kelancaran
kegiatanPuskesmas dan harus ditata usahakan dengan baik, sehingga bila sewaktuwaktu diperlukan dapat ditemukan dengan cepat.
Arsip dapat digolong-golongkan sebagai berikut:
1.Arsip dinamis:
arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan kegiatan Puskesmas dan pengawasan dalam
lingkungan UnitKerja Puskesmas.
2.Arsip aktif:

arsip dinamis yang secara langsung dan

t e r u s - m e n e r u s diperlukan dan dipergunakan dalam
penyelenggaraan administrasi dan kegiatan Puskesmas.

3.Arsip inaktif:
arsip dinamis yang skala penggunaannya
u n t u k penyelenggaraan administrasi dan kegiatan Puskesmas sudah
menurunvolumenya.
4.Arsip statis:
arsip yang tidak dipergunakan secara langsung
u n t u k perencanaan, pelaksanaan kegiatan Puskesmas sehari-hari.
b . T u j u a n
1 . U m u m : Terciptanya tata-kearsipan yang sinkron, terkoordinasi,
berdaya guna dan berhasil guna dalam lingkungan unit kerja Puskesmas.
2 . K h u s u s :
a.Terselenggaranya surat-menyurat dengan baik dan tertib
b.Adanya system catatan dan kearsipan surat-menyurat dengan tertib
danlengkap serta mudah ditemukan kembali bila diperlukan.

c . R u a n g l i n g k u p
Penatausahaan surat-menyurat Puskesmas meliputi:
-Pengurusan surat surat yang masuk
-Pengurusan surat-surat yang keluar
-Penyusunan berkas-berkas arsip
2.Pelaksanaan Penatausahaan Surat-Menyurat
a.Azas penatausahaan surat-menyurat
b.Tugas tata usaha
c.Pengurusan surat-menyurat
-Pengurusan surat masuk
-pengurusan surat keluar
3.Penyimpanan surat (pengarsipan)
Penyimpanan surat-surat (baik petinggal surat keluar atau surat
masuk) sangat penting. Penyimpanan tersebut harus dilakukan
dengan teliti, cermat, tidak rusak,sistematis dan efisien. Dengan
melakukan pengarsipan yang baik, maka surat akanmudah dicari
kembali bila diperlukan, dan selalu dapat ditelusuri
perkembangan Puskesmas dengan baik.