PROSEDUR OPERASIONAL BAKU

PT. DAMANG
SALIRANA

LEMBAR
PENGESAHAN

JUDUL

NO. DOKUMEN
:
123.CDOBDS.0416

PROSEDUR PENYALURAN PSIKOTROPIKA

TANGGAL
EFEKTIF
21-Apr-16

JUMLAH
HALAMAN
5 Halaman

NAMA

JABATAN

Alex

Apoteker Penanggung
Jawab

TANDA
TANGAN

MENYETUJUI :
NAMA

JABATAN

Jhon

Direktur Utama

TANDA
TANGAN

A. PENGERTIAN
Prosedur penyaluran psikotropika merupakan tata cara atau tahapan yang dibakukan
dan yang harus dilalui dalam hal penyaluran psikotropika agar sesuai dengan
ketentuan perundang-undangan yang berlaku, dalam penerapan CDOB untuk
mendukung penyaluran atau distribusi obat.
B. TUJUAN
Sebagai pedoman melakukan penyaluran psikotropika agar penyaluran psikotropika
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan panduan CDOB.
C. RUANG LINGKUP
Mulai dari Penerimaan SP khusus psikotropika dari Pelanggan sampai pencatatan.
D. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG
1. Branch manager
2. Apoteker penanggung jawab
3. Supervisor logistik
4. Supervisor penjualan
5. Pelaku fakturis
6. Pelaksana gudang (pelaksana penyimpanan, pelaksana transito out)
7. Pelaksana hantaran
8. Supervisor TU cq. Pelaksana inkasso

E. KEBIJAKAN
1. Penerimaan pesanan
Pada saat penerimaan pesanan, Apoteker penanggung jawab kantor cabang
wajib memeriksa hal-hal sebagai berikut:
a) Surat pesanan menggunakan format khusus yang telah ditentukan
dan terpisah dari produk lain
b) Keaslian surat pesanan, tidak dalam bentuk faksimili, fotokopi maupun
email
c) Memeriksa kebenaran surat pesanan, meliputi:
Nama dan alamat Apoteker penanggung jawab sarana
pemesan
Nama psikotropika, jenis dan kekuatan sediaan, isi kemasan
Jumlah dalam bentuk angka dan huruf
Nomor surat pesanan
Nama, alamat dan izin sarana pemesan
d) Keabsahan surat pesanan, meliputi:
Tanda tangan dan nama jelas penanggung jawab
Nomor Surat Ijin Kerja (SIK) penanggung jawab
Stempel kantor cabang atau sarana pelayanan kefarmasian
e) Apoteker penanggung jawab kantor cabang wajib memiliki specimen
tanda tangan dan cap pelanggan sebagai bahan validasi surat
pesanan psikotropika
f)

Apoteker penanggung jawab kantor cabang harus memperhatikan

kewajaran jumlah dan frekuensi pesanan

g) Pesanan yang ditolak atau yang tidak dapat dilayani harus segera
diberitahukan kepada pemesan dengan menerbitkan Surat Penolakan
Pesanan paling lambat 7 (tujuh) hari kerja
h) Surat pesanan psikotropika yang dapat dilayani, disahkan oleh
Apoteker penanggung jawab kantor cabang dengan membubuhkan
tanda

tangan

atau

paraf

atau

sistem

lain

yang

dapat

psikotropika

harus

dipertanggungjawabkan
2. Pengemasan
a) Pengemasan

untuk

tujuan

pengiriman

dilaksanakan setelah menerima surat pesanan

b) Setiap pengeluaran psikotropika untuk dilakukan pengemasan harus

dicatat dalam kartu stok dan disahkan dengan paraf Pelaksana
Penyimpanan
c) Sebelum dilakukan pengemasan psikotropika yang akan dikirim harus
dilakukan pemeriksaan terhadap:
Kebenaran nama psikotropika, jenis dan kekuatan sediaan, isi
kemasan dan jumlah
Nomor batch, tanggal kadaluarsa dan nama industri farmasi
Kondisi kemasan termasuk penandaan dan segel dari
psikotropika
Kelengkapan dan keabsahan dokumen serta kebenaran tujuan
pengiriman
3. Pengiriman
a) Setiap pengiriman psikotropika harus disertai dan dilengkapi dengan
dokumen pengiriman psikotropika yang sah, antara lain surat jalan
dan/atau

surat

pengantar/pengiriman

barang

dan/atau

faktur

penjualan yang dikeluarkan oleh kantor cabang yang ditandatangani

oleh pelaksana penyimpanan dan penanggung jawab kantor cabang
b) Dokumen pengiriman harus terpisah dari dokumen lain. Kantor
cabang wajib bertanggung jawab terhadap pengiriman psikotropika
sampai diterima di tempat pemesan oleh Apoteker penanggung jawab
sarana atau Apoteker penanggung jawab produksi, dibuktikan dengan
telah ditandatanganinya surat pengantar/pengiriman barang (nama,
nomor

SIK/SIPA,

tanda

tangan

penanggung

jawab,

tanggal

penerimaan, dan stempel sarana)

c) Pengiriman psikotropika wajib sesuai dengan alamat yang tercantum
pada

surat

pesanan

dan

faktur

penjualan

atau

surat

pengantar/pengiriman barang
d) Setiap psikotropika yang mengalami kerusakan dalam pengiriman
harus dicatat dalam bentuk berita acara dan dilaporkan segera
kepada Apoteker penanggung jawab cabang pengirim. Selanjutnya
hal tersebut dilaporkan kepada Badan POM RI dengan tembusan
Balai Besar/Balai POM setempat
e) Setiap kehilangan psikotropika selama pengiriman wajib dicatat dalam
bentuk berita acara dan dilaporkan segera kepada Apoteker

penanggung jawab kantor cabang. Selanjutnya hal tersebut segera

dilaporkan kepada Badan POM RI dengan tembusan Balai Besar/
Balai POM setempat dilengkapi dengan bukti lapor kepolisian
F. URAIAN PROSEDUR
1. Salesman menerima surat pesanan psikotropika dari pelanggan dan
salesman menyerahkan SP tersebut kepada Apoteker penanggung jawab
PBF/ Psikotropika. Pada saat penerimaan surat pesanan, Apoteker
penanggung jawab PBF/ Psikotropika memeriksa hal-hal sebagai berikut:
a) Surat pesanan menggunakan format khusus yang telah ditentukan
dan terpisah dari produk lain
b) Keaslian surat pesanan, tidak dalam bentuk faksimili, fotokopi maupun
email memeriksa kebenaran surat pesanan, meliputi:
Nama dan alamat Apoteker penanggung jawab sarana
pemesan
Nama psikotropika, jenis dan kekuataan sediaan, isi kemasan
dan jumlah dalam bentuk angka dan huruf:

Nomor surat pesanan

Nama, alamat dan izin sarana pemesan

c) Keabsahan surat pesanan, meliputi:

Tanda tangan dan nama jelas penanggung jawab
Nomor Surat Ijin Kerja (SIK) penanggung jawab
Stempel kantor cabang atau sarana pelayanan kefarmasian
2. Apoteker penanggung jawab kantor cabang harus memperhatikan kewajaran
jumlah dan frekuensi pesanan.
3. Pesanan yang ditolak atau yang tidak dapat dilayani harus segera
diberitahukan kepada pemesan dengan menerbitkan Surat Penolakan
Pesanan paling lama 7 (tujuh) hari kerja.
4. Surat pesanan psikotropika yang dapat dilayani, disahkan oleh Apoteker
penanggung jawab kantor cabang dengan membubuhkan tanda tangan atau
paraf atau sistem lain yang dapat dipertanggungjawabkan.
5. Setelah memeriksa keabsahan surat pesanan, pelaksana penyimpanan
melakukan pengemasan untuk tujuan pengiriman psikotropika. Setiap
pengeluaran psikotropika untuk dilakukan pengemasan harus dicatat dalam
kartu stok kebenaran nama psikotropika, jenis dan kekuatan sediaan, isi
kemasan dan jumlah, nomor batch, tanggal kadaluarsa dan nama industri

farmasi, kondisi kemasan termasuk penandaan dan segel dari psikotropika,

kelengkapan dan keabsahan dokumen serta kebenaran tujuan pengiriman
dan

disahkan

dengan

paraf

Pelaksana

Penyimpanan.

Selanjutnya

psikotropika diserahkan kepada pelaksana pengiriman psikotropika dengan

tanda terima psikotropika pada buku ekspedisi pengiriman psikotropika.
6. Pelaksana pengiriman psikotropika harus disertai dan dilengkapi dengan
dokumen pengiriman psikotropika yang sah, antara lain surat jalan dan/atau
surat pengantar/pengiriman psikotropika dan/atau faktur penjualan yang
dikeluarkan oleh Kantor cabang yang ditandatangani oleh Pelaksana
penyimpanan dan Apoteker penanggung jawab dengan ketentuan:
a) Dokumen pengiriman harus terpisah dari dokumen lain. Kantor
cabang wajib bertanggung jawab terhadap pengiriman psikotropika
sampai diterima di tempat pemesan oleh Apoteker penanggung jawab
sarana pelanggan, dibuktikan dengan telah ditandatanganinya surat
pengantar/pengiriman psikotropika (nama, nomor SIKA/SIPA, tanda
tangan penanggung jawab, tanggal penerimaan, dan stempel sarana)
b) Pengiriman psikotropika wajib sesuai dengan alamat yang tercantum
pada

surat

pesanan

dan

faktur

penjualan

atau

surat

pengantar/pengiriman barang
c) Setiap psikotropika yang mengalami kerusakan dalam pengiriman
harus dicatat dalam bentuk berita acara dan dilaporkan segera
kepada Apoteker penanggung jawab kantor cabang pengirim.
Selanjutnya hal tersebut dilaporkan kepada Badan POM RI dengan
tembusan Balai Besar/Balai POM setempat.
d) Setiap kehilangan psikotropika selama pengiriman wajib dicatat dalam
bentuk berita acara dan dilaporkan segera kepada Apoteker
penanggung jawab kantor cabang. Selanjutnya hal tersebut segera
dilaporkan kepada Badan POM RI dengan tembusan Balai Besar /
Balai POM setempat dilengkapi dengan bukti lapor kepolisian.
7. Dokumen terkait penyaluran psikotropika: Surat pengiriman Barang, Copy SP
khusus psikotropika.
G. REFERENSI
1. Buku Pedoman Teknis CDOB BPOM RI 2012
2. Standard Operating Prosedur (SOP) PT. Damang Salirana 2011
3. Petunjuk Teknis Pelaksanaan CDOB PT. Damang Salirana 2013