Dashboard untuk Tingkat Operasional: Perluasan Lingkup

Penggunaan Business Intelligence

Dimitrij Nikita Anggono
Jurusan Sistem Informasi
Fakultas Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember
Kampus ITS, Jl. Raya ITS, Sukolilo – Surabaya 60111
Telp. +62 31 5939214, Fax. +62 31 5913804
E-mail : dna@is.its.ac.id

ABSTRAK perusahaan. Singkatnya, aplikasi BI atau Business Intelligence

Maraknya penggunaan aplikasi dan teknologi Business
Intelligence pada perusahaan dengan bebagai skala telah
menyebar ke hampir seluruh penjuru bumi. Banyak perusahaan
sudah mengerti bahwa teknologi ini menawarkan berbagai
keuntungan strategis. Namun, mayoritas perusahaan belum
mampu melakukan implementasi secara maksimal karena semata-
mata menekankan pada penggunaan Business Intelligence yang
terbatas di kalangan eksekutif dan manajerial. Bentuk
implementasi semacam ini adalah bentuk yang masih terpaku
pada konsep awal saat Business Intelligence diciptakan. Padahal,
kini Business Intelligence memiliki potensi yang lebih besar untuk
digunakan tidak hanya pada tingkat atas, tetapi juga tingkat
bawah atau operasional perusahaan. Potensi inilah yang akan
dibahas pada tulisan ini.
Kata Kunci
Dashboard, Business Intelligence, Operasional.
1. PENDAHULUAN
Aplikasi Business Intelligence pertama dikenalkan pada pasar di
akhir periode 80-an sebagai EIS atau Executive Information
System. Aplikasi ini adalah salah satu dari sekian banyak
perkembangan teknologi yang mampu mengepakkan sayapnya
dengan kecepatan yang cukup tinggi. Keberadaan aplikasi tersebut
memang tidak diragukan lagi fungsi dan manfaatnya. Kita semua
tahu bahwa jumlah data yang melimpah berbanding terbalik
dengan informasi berharga yang dapat digunakan oleh mayoritas
perusahaan. Sejak pertengahan hingga akhir periode 1990-an,
berbagai teknologi telah digunakan untuk memecahkan berbagai
masalah bisnis, termasuk masalah aset informasi, dalam berbagai
cara yang tidak diduga. Business Intelligence membuat
kemunculan besar pada sekitar tahun 2005, dan menjadi salah satu
aplikasi dan teknologi bisnis yang paling cepat berkembang di
dunia. Evolusi Business Intelligence yang telah berjalan selama
kurang lebih dua puluh tahun berperan besar dalam membantu
perusahaan menghadapi sejumlah besar data heterogen yang
tersimpan tidak hanya pada beberapa sistem yang ada di dalam
perusahaan tersebut, tetapi juga data yang diterima dari eksternal
digunakan untuk mengumpulkan, menganalisis, dan membuat
laporan dari data historis. Laporan yang dihasilkan telah melalui
proses analisis yang seringkali tidak sederhana, dan memberikan
informasi-informasi strategis untuk mendukung pembuatan
keputusan di level atas (kalangan eksekutif atau manajerial).
Hingga beberapa periode terakhir, hal-hal semacam inilah yang
menjadi fungsi utama aplikasi BI tersebut.
Melihat besarnya manfaat yang dapat diperoleh dari BI, banyak
perusahaan berbondong-bondong mencoba mengimplementasikan
penggunaannya untuk memecahkan masalah dan melakukan
improvisasi di perusahaan masing-masing. Contohnya di Amerika
Serikat, di mana dashboard sebagai bagian dari Business
Intelligence telah menjadi teknologi BI “wajib punya” untuk
semua bisnis, utamanya para eksekutif. Teknologi BI pun
mendapatkan suntingan dukungan yang amat besar dari hal ini.
Hingga kini, tak terhitung sudah banyaknya perusahaan yang
bermain dalam pengembangan aplikasi BI. Sebut saja Oracle,
IBM, Adobe Systems, dan banyak perusahaan lainnya.
Pengembangan teknologinya pun telah berjalan begitu pesat.
Perusahan dapat mengumpulkan semakin banyak informasi,
melakukan analisis yang lebih lengkap dan bervariasi, dalam
waktu yang semakin cepat – bahkan secara real-time. Business
Intelligence bahkan sudah diintegrasikan dengan berbagai
pengembangan teknologi Internet dan mobile.
Sayangnya, berbanding terbalik dengan pengembangan
teknologinya, pengembangan penggunaan dari Business
Inteligence masih cenderung berkutat pada kotak yang sama.
Sejatinya, tak semua perusahaan mampu menanggung biaya
implementasi BI yang selama ini memang tidak murah.
Penggunaannya pun hanya dalam batasan-batasan kemampuan
perusahaan untuk mengimplementasikan tersebut, yakni
diutamakan kepada ujung tombak perusahaan yang berada pada
tingkat manajerial atau (malah hanya pada tingkat) strategis
seperti yang telah disebutkan sebelumnya. BI seolah ditakdirkan
untuk menjadi sistem yang eksklusif sama seperti penggunanya
selama ini. Seolah terlalu nyaman dengan implementasi bernilai
tinggi yang sudah ada, penggunaan BI cenderung hanya berkisar
pada area dan lingkup yang sama.
Dalam tulisan ini akan dibahas bagaimana pergeseran dari apa
yang telah diungkapkan dalam bagian sebelumnya perlahan
terjadi. Perusahaan tidak hanya perlu melakukan implementasi BI
dengan tepat, tetapi juga harus segera menyadari bahwa masa-
masa terkurungnya BI dalam lingkup eksekutif akan segera
berakhir, agar penggunaan BI benar-benar memberikan
keuntungan yang strategis. BI tidak hanya berfungsi untuk
mendukung perencanaan strategis atau pembuatan rencana tingkat
tinggi. Mengapa mengumpulkan begitu banyak data dalam sistem
BI dan hanya menggunakannya dalam lingkup yang begitu kecil?
Terlebih, keputusan tingkat atas hanya dapat dilakukan dalam
selang waktu tertentu. Sementara, setiap detik terdapat perubahan
pada data yang ada, dan begitu pula keputusan bisnis, munculnya
permasalahan, kesempatan atau adanya tindakan perusahaan.
Pengembangan BI, khususnya dashboard, dapat diperkaya dengan
mendobrak batasan yang ada, untuk memberikan dukungan sesuai
kebutuhan dari berbagai tingkatan dalam organisasi, termasuk
tingkatan operasional yang merupakan tingkatan dasar.
2. DASHBOARD DAN BUSINESS
INTELLIGENCE
2.1 Intro : Business Intelligence
Sebelum membahasa lebih dalam mengenai pergeseran konteks
penggunaan Dashboard dan Business Intelligence, kita perlu
membahas terlebih dahulu pengertian dan memahami definisi
masing-masing entitas tersebut. Pada bagian ini akan dibahas
mengenai dashboard, business intelligence, kaitan keduanya, dan
mengapa dashboard dipilih sebagai poin pembahasan utama
dalam tulisan ini.
Business Intelligence atau BI adalah sebuah kategori untuk
berbagai macam aplikasi dan teknologi yang digunakan untuk
mengumpulkan, menyimpan, menganalisis, dan menyediakan
akses ke data (operasional, transaksional, dan lain-lain) untuk
membantu pembuatan perencanaan atau keputusan bisnis yang
lebih baik. Sebuah definisi lain yang diungkapkan oleh DJ Powers
menyebutkan :
“Business Intelligence menjelaskan tentang suatu konsep dan
metode bagiamana untuk meningkatkan kualitas pengambilan
keputusan bisnis berdasarkan sistem yang berbasiskan data. BI
seringkali dipersamakan sebagaimana briefing books, report dan
query tools, dan sistem informasi eksekutif. BI merupakan sistem
pendukung pengambilan keputusan yang berbasiskan data-data”
Berdasarkan definisi-definisi yang ada di atas, nampak bagi kita
bahwa cakupan dari pengertian Business Intelligence itu sendiri
amatlah luas. Terdapat berbagai macam aplikasi dan teknologi
yang dapat dikategorikan sebagai BI. Cara untuk menggolongkan
aplkasi dan teknologi inipun beragam. Secara umum, terdapat
empat macam kategori BI berdasarkan informasi yang
dihasilkannya, yang akan dijabarkan di sini :
Tabel 1. Kategori BI berdasarkan Informasi yang Dihasilkan
Tipe BI Informasi yang Dapat Diperoleh
Kueri dan Pelaporan Apa yang terjadi
Dasar
Analisis Bisnis Apa yang terjadi dan mengapa
(OLAP)
Data Mining atau Apa yang akan terjadi atau sesuatu yang
Penggalian Data menarik bagi pengguna
Dashboard dan Banyak hal tanpa memerlukan banyak
Scorecard usaha
Tidak hanya memiliki perbedaan dalam hal informasi yang
dihasilkan (atau dengan kata lain berbeda fungsi dan tujuan
penggunaannya), setiap kategori dalam tabel di atas juga memiliki
cara pengambilan data, cara penyajian laporan, serta berbagai
atribut lain yang berbeda satu sama lain. Di antara semuanya,
Dashboard dan Scorecard adalah yang paling diunggulkan dalam
melayani begitu banyak jenis pengguna yang menginginkan
informasi penting dalam bisnis mereka, dan juga indikator-
indikator yang dapat membantu mereka memahami bagaimana
kinerja berbagai elemen dalam bisnis mereka. Dashboard telah
ada selama hampir satu dekade, tetapi baru mengalami
kebangkitan popularitas karena kemajuan perusahaan untuk bias
mengimplementasikan BI dan teknologi-teknologi lain yang
mendukungnya.
2.2 Dashboard
Ketika seseorang mengemudikan mobil, pesawat, atau kendaraan
bermotor lainnya, informasi vital mengenai kecepatan, tekanan,
temperatur, dan seterusnya tersedia baginya melalui sebuah papan
yang ada di depannya, yang dikenal dengan sebutan dashboard.
Gauge, lampu merah dan hijau, dan berbagai indicator lain ditata
sedemikitan rupa sehingga pengemudi dapat melakukan
pengamatan sekilas tanpa kehilangan fokus pada arah ke mana ia
melaju. Ia tahu bahwa semuanya berjalan baik (atau tidak) dan
dapat membuat keputusan berdasarkan pengetahuan yang
dimilikinya itu.
Sama seperti pengemudi dan pilot yang bergantung pada
dashboard-nya untuk melakukan pekerjaan, manajer dan banyak
pelaku bisnis kini telah bergantung pada business dashboard
untuk membantu mereka menjalankan perusahaan. Fungsi yang
dimiliki oleh business dashboard ini serupa dengan dashboard
yang ada pada gambaran di atas: memberikan tampilan sekilas
yang diperlukan untuk memantau hal-hal yang menjadi tanggung
jawab mereka, mengetahui apabila terdapat masalah, dan
melakukan tindakan untuk membantu perkembangan kinerja
perusahaan mereka. Untuk memperjelas batasan pembicaraan
selama sisa tulisan ini, ketika penulis menyebutkan kata
dashboard, berarti yang dimaksud adalah business dashboard ini.

Gambar 1. Contoh Dashboard yang Dibuat dengan
CrystalXcelcius
Filosofi dari dashboard adalah memberitahu apa yang perlu
diketahui, sedikit porsi dari banyak informasi, yang bisa
memberitahu apakah seorang pengguna berada di posisi yang
benar, tanpa memerlukan banyak usaha. Dashboard dapat
berperan dalam banyak aktivitas dalam perusahaan. Misalnya,
dengan menampilkan diagram atau komponen yang terkait dengan
indikator-indikator kinerja, dashboard dapat membantu
perusahaan untuk membuat strategi yang lebih fokus. Dashboard
juga dapat diisi dengan informasi historis perusahaan seperti tren
perkembangan, variansi yang timbul pada rencana sebelumnya,
dan berbagai informasi lain untuk dianalisa dalam pembuatan
rencana perusahaan ke depannya. Dashboard juga memiliki
berbagai kegunaan terkait dengan analisis dan pelaporan.
3. PARADIGMA BARU PENGGUNAAN
DASHBOARD
3.1 Dashboard untuk Semua
Seperti yang mungkin telah tersirat dalam beberapa bagian
sebelumnya, paradigma baru yang dikemukakan di sini adalah
bagaimana dashboard sebagai bagian dan salah satu bentuk dari
Business Intelligence digunakan tidak hanya pada koridor
eksekutif atau manajerial dan hanya ditujukan bagi kepentingan
analisis. Jika kita lihat fungsi-fungsi dan kegunaan dashboard
yang berkembang secara umum, jelas nampak bahwa yang lebih
menonjol adalah fungsi-fungsi yang terkait dengan analisis dan
kebutuhan tingkat tinggi atau strategis. Pandangan ini memang
bukannya belum ada sama sekali. Beberapa ahli dan penulis buku
telah menyerukan hal ini. Namun, implementasi dan wawasan
yang ada secara nyata di perusahaan masih terpaku pada
pandangan lama. Ini memang tidak jauh dari kondisi bahwa
implementasi dashboard membutuhkan perancangan yang matang
dan cukup kompleks karena seringkali membutuhkan dampingan
dari aplikasi lain. Dan satu faktor lain yang menjadi batu
penghalang utama berkembangnya paradigm penggunaan yang
sudah ada ini adalah biaya. Padahal, implementasi dashboard
yang semakin meluas juga menyebabkan biaya yang diperlukan
untuk penggunaannya juga semakin menurun. Bila dulu hanya
perusahaan tingkat besar yang mampu menggunakan BI, kini
perusahaan kecil pun sudah mampu melakukannya karena banyak
aplikasi dashboard ditawarkan dengan biaya yang rendah, atau
bahkan tanpa biaya. Yang dibutuhkan hanyalah mencari orang
dengan kemampuan merancang dan membuat dashboard. Bila
pergeseran subjek pengguna dapat terjadi, maka hal yang sama
seharusnya juga berlaku untuk lingkup penggunaan. Mengapa
masih menganggap dashboard sebagai benda eksklusif dan mahal
yang hanya dibuat untuk keperluan tingkat tinggi saja?
Gambar 2. Ilustrasi Paradigma Pengguna BI dalam
Perusahaan
Berdasarkan ilustrasi di atas, kita melihat bahwa paradigma baru
yang seharusnya dipertimbangkan adalah paradigma kedua,
demokrasi. Artinya, semua karyawan bisa mendapatkan informasi
melalui BI dan dapat berkembang melalui informasi tersebut.
Teknologi BI sudah sepantasnya dipandang sebagai sesuatu yang
memiliki bernilai lebih dibanding peran lamanya dalam paradigma
monarki: hanya untuk pembuatan keputusan yang strategis dan
jarang dilakukan. Dashboard memiliki potensi yang amat besar
untuk diposisikan sebagai sebuah pendukung bisnis yang spesifik
pada aktivitas tertentu dalam perusahaan. Ia ditujukan untuk
mendukung berjalannya proses tersebut dan menjadikannya lebih
baik daripada sebelumnya, bukan untuk tujuan analisis dan jangka
panjang yang umumnya berkembang sekarang. Dashboard
semacam ini digunakan dalam jangka waktu per jam, per hari atau
jangka pendek lainnya sesuai kebutuhan operasi dan dibuat
dengan antarmuka yang tetap sederhana. Karena akan digunakan
oleh ratusan atau bahkan ribuan pengguna dalam perusahaan,
yakni semua karyawan bagian operasional, dashboard harus
dirancang untuk dapat digunakan dengan semudah mungkin. Di
samping itu, dashboard juga harus bisa melayani permintaan data
secara konsisten dan dalam tempo yang sesingkat-singkatnya. Ini
dikarenakan dukungan yang diharapkan adalah untuk aktivitas
operasional yang jelas bersifat kontinu. Implementasi dashboard
semacam inilah yang dimakud dengan implementasi dashboard di
tingkat operasional.
Melalui isi bagian sebelumnya, kita mengetahui bahwa memang
dashboard adalah bagian dari BI yang paling dekat dengan
kebutuhan operasional karena sifat real-time dan kemudahan yang
dimilikinya. Sama seperti dashboard kendaraan bermotor yang
mengkombinasikan data dari berbagai bagian mesin kendaraan
dan memberikan informasi penting bagi pengemudi sehingga
mereka tahu seberapa cepat mereka mengemudi, sejauh apa
mereka telah berkendara, atau kapan mesin butuh diisi bensin lagi
dan kapan mesin mengalami suhu yang terlalu tinggi, dashboard
bisnis mengumpulkan data dari basis data sistem dan
menampilkannya dengan cara sesederhana mungkin bagi para
pembuat keputusan di garis depan.
3.2 Keuntungan Penggunaan Dashboard di
Tingkat Operasional
Keuntungan yang ditawarkan oleh penggunaan dashboard di
tingkat operasional cukup beragam. Keuntungan yang pertama
adalah bagaimana dashboard operasional ini mampu memotivasi
para pekerja untuk bekerja dengan lebih baik. Konsep yang
digunakan adalah psikologi sederhana mengenai bagaimana
ukuran yang jelas dan pembanding dapat meningkatkan motivasi.
Ketika seseorang bekerja dengan melihat sejauh apa ia telah
membuat progress dan sejauh apa ia akan mencapai target yang
ada, ia akan lebih terpacu bila dibandingkan dengan pekerja yang
tidak mempuyai informasi ini. Ini dikarenakan ia tahu pasti kapan
ia akan “selesai”. Motivasi juga dapat timbul karena persaingan.
Melalui dashboard, pekerja dapat saling mengetahui performa
masing-masing, apakah seseorang lebih baik atau tertinggal
dibanding pekerja lain, dan bagaimana ia dapat menjadi lebih baik
serta mengalahkan rekan-rekannya (yang juga bisa dianggap
sebagai saingannya). Ukuran yang digunakan untuk motivasi ini
tentunya bermacam-macam, sesuai dengan proses bisnis dan
kebutuhan perusahaan. Contoh dari ukuran yang dapat digunakan
milsanya closing ratio, seberapa banyak transaksi yang dapat
ditutup atau di-dealkan oleh seorang tenaga penjualan. Di
samping itu, akan lebih mendukung lagi bila implementasi ini
dilengkapi dengan iming-iming bonus, misalnya berupa bonus
pool (sebagian keuntungan yang diperoleh perusahaan untuk
dijadikan bonus). Misalkan saja pekerja yang dapat menembus
target tertentu dalam jangka waktu yang tertentu pula, akan
mendapatkan bonus berupa tambahan gaji. Di satu pihak
perusahaan mengeluarkan biaya tambahan, tetapi di sisi lain ia
mendapatkan keuntungan yang lebih besar berupa peningkatan
kinerja seluruh karyawannya. Dashboard mampu menjawab ini
semua karena ia dapat menampilkan kualitas pekerjaan, baik
individu maupun secara umum atau keseluruhan. Misalnya saja
seberapa banyak penjualan yang telah dilakukan oleh agen-agen
penjual, seberapa banyak produk yang telah diproduksi beserta
seberapa banyak produk yang cacat, dan lain-lain. Dan informasi
ini ditampilkan dengan level perubahan yang sangat dinamis,
seperti yang disebutkan sebelumnya.
Kegunaan lain yang dimiliki dashboard operasional adalah akan
meningkatkan efisiensi dan efektivitas dari pembuatan keputusan.
Setiap orang, baik para karyawan ataupun para manajer, akan
segera mengetahui apabila terdapat permasalahan dalam kegiatan
operasi. Misalkan dalam call center, dashboard menunjukkan
bahwa jumlah panggilan yang terabaikan atau mencoba
menelepon tapi tidak terlayani. Manajer dapat membuat keputusan
untuk menambahkan operator pada jam-jam tersebut, sementara
para karyawan dapat terstimulasi untuk mempercepat pelayanan
mereka. Fungsi lain yang dimiliki dashboard semacam ini adalah
pemberian informasi kepada seluruh karyawan tentang kondisi
umum yang sekarang dihadapi. Misalnya, pada departemen
penjualan, dashboard dapat menunjukkan 10 pelanggan teratas
yang paling berharga karena jumlah dan intensitas pembelian
yang dilakukannya. Para karyawan akan melayani pelanggan-
pelanggan tersebut dengan lebih baik. Informasi lain bisa berupa
barang-barang yang jumlah penjualannya naik, yang akan lebih
gencar ditawarkan oleh para karyawan.
4. CONTOH IMPLEMENTASI
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, dashboard operasional
dapat digunakan untuk hamper semua perusahaan karena
disesuaikan dengan kebutuhan dan berguna untuk mendukung
aktivitas operasional mereka masing-masing. Contoh-contoh yang
telah disebutkan terkait dengan penjualan, produksi, dan call
center. Pada bagian ini akan ditampilkan contoh yang diperoleh
penulis mengenai dashboard yang dirancang untuk keperluan
operasional terkait dengan call center atau contact center
perusahaan.
Gambar 3. Dashboard Contact Center dari Mitel Business
Dashboard
Dalam contoh di atas, penggunaan dashboard tidak jauh berbeda
dengan ilustrasi yang disampaikan pada bagian sebelumnya.
Pengguna dashboard yang berasal dari karyawan bagian contact
center dapat melihat berbagai informasi seperti jumlah telepon
yang sedang menunggu, telepon yang sudah terlayani, jam-jam
sibuk, dan lain-lain.
5. KESIMPULAN
Dengan melihat pembahasan yang ada di atas, dapat disimpulkan
bahwa kini penggunaan dashboard di tingkat operasional adalah
sesuatu yang amat memungkinkan untuk dilakukan perusahaan.
Terlepas dari banyaknya kegunaan, dukungan operasional dan
keuntungan yang ditawarkan oleh dashboard sebagai salah satu
bentuk BI yang paling dekat dengan kebutuhan operasional,
perusahaan harus mampu membuka wawasannya dan menerima
perubahan lingkup penggunaan dashboard untuk dapat menikmati
keuntungan dari adanya dashboard operasional ini. Bila tidak,
perusahaan akan semakin tertinggal dan hanya mampu
memanfaatkan teknologi BI secara terbatas.
Sebagai tambahan, penulis memberikan saran bagi perusahaan
yang ingin mengimplementaikan dashboard operasional ini.
Pertama, ingatlah bahwa perencanaan yang baik adalah kunci dari
implementasi yang sukses dari sebuah teknologi. Perusahaan
harus dapat mempertimbangkan segala aspek yang ada dalam
implementasi sekaligus isi dari implementasi untuk dapat
mengcetak kesuksesan. Kedua, ekspektasi bisnis yang ada
sekarang telah bergeser, dari efisien dalam hal biaya menuju
pencapaian yang maksimal. Prioritas di tahun 2010 ini memang
masih mengarah pada teknologi yang diimplementasikan dengan
cepat dan tidak memerlukan biaya yang besar, tetapi perusahaan
harus bisa menyisihkan sebagian dana sebagai bentuk investasi
demi memperoleh perkembangan yang signifikan. Implementasi
BI memang sudah semakin ekonomis, tetapi bukan berarti bebas
biaya sama sekali. Hal ini juga harus menjadi pertimbangan
perusahaan.
6. DAFTAR PUSTAKA
[1] Hendrawan, Rully Agus. 2010. Modul Ajar Business
Intelligence dan Data Warehousing. Institut Teknologi
Sepuluh Nopember.
[2] Power, D.J. 2010. A Brief History of Decision Support
Systems, DSSResources.com.
[3] Rasmussen, N., Chen, C.Y., dan Bansal, M. 2009. Business
Dashboards: A Visual Catalog for Design and Deployment.
John Wiley & Sons, Inc.
[4] Hammergren, T.C. dan Simon, A.R. 2009. Data
Warehousing for Dummies, 2nd Edition. Wiley Publishing,
Inc.