Business Intelligence System : Bentuk

Optimalisasi Pengambilan Keputusan pada

Level Manajemen

DWI ISWANTO

08.11.2222

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

TEKNIK INFORMATIKA

2011
 Abstraksi

Business Intelligence adalah proses-proses, alat bantu dan teknologi untuk

mengubah data menjadi informasi dan informasi menjadi pemahaman serta rencana untuk
menggerakkan aktivitas bisnis yang efektif. Business Intelligence apapun namanya
merupakan sebuah Decision Support System atau diistilahkan dengan nama lain seperti
Datawarehouse atau knowledge management [10][11]. Akan tetapi apapun istilhanya
system tersebut adalah system yang dibangun untuk membantu manusia dalam
pengambilan keputusan.

Dengan semakin pesatnya teknologi informasi dan komunikasi, menjadikan peran teknologi menjadi
semakin penting sebagai pengolah informasi utama di setiap lini dalam hidup manusia abad 21. Bisa
disimpulkan bahwa peran teknologi saat ini sudah berevolusi menjadi sebuah kebutuhan, bukan
kepentingan ilmuwan dan akademisi semata seperti dalam masa yang lalu. Hal ini menciptakan
lahirnya ekonomi baru ditandai dengan tingginya penetrasi penggunaan IT (Information Technology)
dalam proses transaksi bisnis, sehingga konsep tersebut berkembang menjadi Digital Economy,
selain itu pengaruh pemanfaatan jaringan teknologi berupa jaringan komputer dan internet
diseluruh dunia, serta jaringan fisik antar negara dalam era keterbukaan dan globalisasi, telah
melahirkan konsep Network Economy, konsep ini telah memicu pengetahuan para pelaku ekonomi
untuk terus berinovasi secara berkesinambungan. Karena itulah akhirnya melahirkan suatu konsep
yang disebut Knowledge Economy, yaitu ekonomi yang senantiasa dipengaruhi oleh pengetahuan
yang dimiliki oleh para pelaku ekonomi itu sendiri.
Dari sudut pandang proses bisnis, pengelolaan informasi-informasi tersebut merupakan upaya yang
sangat penting, karena kemampuan suatu perusahaan dalam memanfaatkan informasi dan
menyampaikan strategi berdasarkan informasi yang telah tersedia, menjadi sebuah alat yang ampuh
dalam proses Decision Support System (DSS) atau proses pengambilan keputusan dari aktifitas bisnis
tersebut.

Raymond McLeod, Jr (2001) berpendapat bahwa penyediaan informasi mengenai

keseluruhan kinerja perusahaan bagi para eksekutif, tidaklah mungkin dilakukan secara
manual, melainkan harus didukung sepenuhnya dengan sistem komputerisasi yang disebut
Computer-Base Executive Information System, para eksekutif dapat membangun Executive
Information System (EIS) berdasarkan tiga konsep dasar manajemen, yaitu;

1. Critical Success Factor, dimana para eksekutif senatiasa dapat memantau seberapa baik
perusahaan berjalan sesuai dengan tujuan dan faktor-faktor penentu keberhasilan dari
perusahaan tersebut.

2. Management By Exeption dimana para eksekutif dapat melakukan tindakan segera,

berdasarkan tampilan informasi dilayar komputer, mengenai perbandingan kinerja yang di
rencanakan dengan kinerja aktual.

3. Mental Model, dimana para eksekutif membuat penilaian dan perkiraan untuk memahami
fenomena yang terjadi melalui Information Compression yang disarikan dari data dan
informasi perusahaan, sehingga melalui gambaran atau model mental operasi perusahaan
tersebut, memudahkan para eksekutif dalam memutuskan tindakan yang perlu diambil dalam
waktu segera.

Dengan Business Intelligence, manajemen akan mendapatkan informasi yang berkualitas dari
kegiatan bisnisnya secara tepat waktu, akurat dan reliabel melalui saluran komunikasi data,
sehingga memudahkan pimpinan perusahaan dalam proses pengambilan keputusan yang
penting dan bersifat strategis, seperti tujuan jangka panjang perusahaan, pengembangan
perusahaan serta tujuan khusus yang akan dicapai perusahaan, Semakin tinggi tingkat
kompetisi antar perusahaan, maka peranan Business Intelligence menjadi semakin penting

Business Intelligence menyakut berbagai aktifitas diantaranya;

· Studi perusahaan pesaing produk sejenis dan strategi memenangkan persaingan.

· Mengelola informasi mengenai data statistik pelanggan potensial, area potensial, kondisi
ekonomi, sosial budaya dan politik lingkungan dunia usaha.

· Pengamatan daerah operasi bisnis untuk kepentingan strategis perusahaan untuk

mengantisipasi perubahan lingkungan eksternal perusahaan.

· Analisa Pasar mengenai jumlah dan area peredaran produk yang diminati oleh pelanggan,
ancaman dan peluang yang ada, masa depan produk, tendensi pasar dll.
Vasant Dhar dan Roger Stein (1997) menggambarkan taksonomi MIS (Management
Information System) menjadi dua bagian, yaitu TPS (Transaction Processing System) dan
DSS (Decision Support System) kemudian DSS tersebut diuraikan menjadi Model Driven
DSS dan Data Driven DSS berdasarkan konsep tersebut, didefinisikan ada tujuh metode
untuk mentransfer data korporat ke dalam Business Intelligence, dimana ketujuh metode
tersebut merupakan kombinasi antara tindakan dan teknik untuk mengaplikasikan sistem
intelejen ke dalam proses pengambilan keputusan dengan Practical Framework (kerangka
kerja praktis) untuk menganalisis problem bisnis. Adapun ketujuh metode tersebut, mencakup
;

1. OLAP (OnLine Analytical Processing) and Data Warehousing

2. Genetic algorithms

3. Neural networks

4. Rule-based expert systems

5. Fuzzy systems

6. Case-based reasoning

7. Machine learning

Cliff Nelson (1997) dari PT. Oracle Indonesia menjabarkan prinsip-prinsip Business
Intelligence dibangun berdasarkan karakteristik-karakteristik baru, yaitu:

Keterbukaan

Kemajuan konsep-konsep bisnis seperti E-Commerce, E-Business atau E-Government,

menuntut adanya peningkatan nilai keterbukaan informasi, salah satunya disebabkan oleh
pemanfaatan World Wide Web (WWW) di dunia internet yang berdampak pada tuntutan bagi
para pimpinan perusahaan untuk senantiasa menyajikan dan sekaligus melindungi
kepemilikan informasi rahasia perusahaan, melalui aplikasi-aplikasi teknologi yang tepat
guna. Selain itu juga dapat membantu manajemen puncak untuk menggunakan Business
Intelligence dengan cara tak terbatas dalam menjalankan manajemen bisnis sehari-hari. Hal
ini didukung oleh pertumbuhan pelanggan dan pengguna internet di Indonesia yang pada
tahun 2003 diperkirakan mencapai 800.000 pelanggan dan 7.550.000 pengguna, dengan
dukungan sekitar 135 ISP (Internet Service Provider) – sumber : APJII (Asosiasi
Penyelenggara Jasa Internet Indonesia)

Sensitivitas Waktu

Dengan diimplementasikan konsep on-line computing dilingkungan perusahaan untuk

mendukung proses bisnisnya, maka kebutuhan akan informasi menjadi bersifat peka waktu
(time-sensitive). Seperti inilah yang dituntut oleh seorang pimpinan perusahaan modern
untuk mengelola rangkaian entitas bisnis, karena eratnya relevansi waktu dengan informasi
operasional yang akurat dalam proses pengambilan keputusan bisnis.
Ketepatan

Dengan mengaplikasikan prinsip-prinsip Business Intelligence dalam sebuah computer

network diperlukan ketepatan data atau informasi, baik yang bersumber dari internal maupun
dari eksternal perusahaan, sehingga sangat dimungkinkan suatu perusahaan benar-benar
dengan mudah mengekstraksi informasi secara on-line dengan tepat, seperti prakiraan
penjualan, logistik dan manajemen mata rantai suplai, tingkah laku dan kepuasan konsumen,
analisa biaya dan manajemen finansial, perencanaan sumberdaya manusia dan pengembangan
produk.

Saling Ketergantungan

Untuk benar-benar efisien dan terdepan dalam persaingan bisnis, para pemimpin bisnis perlu
untuk mengikuti perkembangan di sekitar perusahaannya. Bukan hanya perkembangan yang
terjadi di dalam perusahaan sendiri, tetapi juga perkembangan di luar perusahaannya,
termasuk di dalamnya mitra bisnis, pelanggan dan pemasok. Dengan adanya tingkat
ketergantungan tersebut, manajemen puncak perlu menjaga mitra bisnis mereka dalam suatu
extended enterprise, yang selalu mengikuti segala gerakan-gerakan strategis yang
menentukan arah bisnis.

Tipe Data

Pandangan tradisional, bahwa informasi korporat kebanyakan berbasis teks (text-based)

merupakan pandangan yang sudah usang, karena kenyataan yang ada saat ini pangkalan data
atau Data Warehousing di suatu perusahaan tidak dibatasi hanya berupa data tekstual, akan
tetapi terdiri dari berbagai tipe data dengan format yang berbeda, seperti video, audio,
tekstual dan data spasial. Hal ini tentu meningkatkan kekayaan informasi dari manajemen
informasi perusahaan dan sejalan dengan tuntutan dalam Business Intelligence, karena
keberadaannya telah memperluas batas-batas analisa dan presentasi data untuk mendukung
sistem informasi eksekutif, apalagi data multimedia tersebut ditampilkan dengan berbasis
internet. Oleh karena itu para desainer Business Intelligence System perlu mewaspadai
perkembangan ini, agar Executive information layer dapat memanfaatkan beragam tipe data
tersebut dan menggunakannya untuk meyakinkan dalam proses pengambilan keputusannya.

Keunggulan utama dalam penggunaan sistem BI (Business Intelligence) yang akan

memberikan nilai tambah bagi perusahaan, antara lain :

1. Konsolidasi informasi

Dengan BI dijalankan di dalam perusahaan, data akan diolah dalam satu platform dan
disebarkan dalam bentuk informasi yang berguna (meaningful) ke seluruh organisasi. Dengan
ketiadaan information assymmetry, kolaborasi dan konsolidasi di dalam perusahaan dapat
diperkuat. Dengan konsolidasi, maka dapat dimungkinkan pembuatan cross-functional dan
corporate-wide reports. Meskipun harus diakui, kelebihan ini juga mampu disediakan oleh
software ERP.
2. In-depth reporting

Software Business Process Management (BPM) memang mampu memberikan report dan
analisis, namun cukup sederhana dan hanya bertolak pada kondisi intern. Sedangkan BI
mampu menyediakan informasi untuk isu-isu bisnis yang lebih besar pada level strategis.

3. Customized Graphic User Interface (GUI)

Beberapa ERP memang berusaha membuat tampilan GUI yang user friendly, namun BI
melangkah lebih jauh dengan menyediakan fasilitas kustomisasi GUI. Sehingga tampilan
GUI jauh dari kesan teknis dan memberikan view of business sesuai dengan keinginan
masing-masing user.

4. Sedikit masalah teknis

Ini karena sifatnya yang user friendly meminimasi kemungkinan operating error dari user,
dan BI hanya merupakan software pada layer teratas (information processing) dan bukan
business process management.

5. Biaya pengadaan rendah

Karena BI hanya software yang bekerja pada layer teratas dari pengolahan informasi, harga
software-nya tidak semahal ERP. Biaya pengadaannya pun menjadi lebih murah
dibandingkan ERP.

6. Flexible databank

BI membuka kemungkinan untuk berkolaborasi dengan ERP sebagai pemasok databank yang
akan diolah menjadi reports dan scorecard, namun BI juga dapat bekerja dari databank yang
dibuat terpisah. BI pun menjadi terbuka untuk digunakan oleh analis profesional dan peneliti,
yang data olahannya bersifat sekunder.

7. Responsiveness

Sifat dashboard (BI) lain yang tidak dimiliki oleh ERP adalah dalam hal kecepatan
(responsiveness). Misalnya pada penghitungan service level sebagai salah satu Key
Performance Indicator (KPI). Fungsi dashboard akan memberikan peringatan kepada user
sebelum batas bawah dalam service level (lower limit) terlampaui. Akibatnya masalah bisa
ditangani sebelum benar-benar muncul ke permukaan. Salah satu contoh pada industri
kesehatan, penggunaan BI berjasa mencegah penyebaran suatu penyakit/wabah secara luas
(outbreak). Nama-nama vendor BI memang masih asing di Indonesia. Beberapa nama yang
terkemuka antara lain Business Object, Cognos, Hyperion, MicroStrategy, SAS
dan Bowstreet.
Kesimpulan

Dengan adanya Business Intelligent ini dapat meningkatkan kualitas dalam persaingan
dengan perusahaan – perusahaan lain. Untuk membangun kemampuan perusahaan agar tetap
dapat bersaing dalam era manajemen modern, kalangan pebisnis senantiasa harus selalu mencari
cara-cara untuk memperbaiki produktivitas dan efisiensi dalam infrastruktur perusahaan, mulai dari
front-office sampai back-office, baik dalam kegiatan manajemen pemasaran, manajemen produksi,
manajemen sumber daya manusia maupun manajemen keuangan.

Dukungan manajemen tingkat atas jelas sekali sangat dibutuhkan, selama manajemen tingkat atas
tidak memandang teknologi informasi sebagai sebuah alat yang dapat membantu dalam persaingan
dengan perguruan tinggi lain maka akan sia-sia penerapan business intelligence ini. Dukungan dari
semua manajemen sangat dibutuhkan untuk kelancaran implementasi dan pengembangan kedepan.

Fakta bahwa Corporate Information System adalah mesin dari efisiensi bisnis, telah meningkatkan
kebutuhan akan penilaian dan tinjauan ulang secara berkesinambungan guna meninjau bagaimana
informasi dapat menggerakkan strategi-strategi bisnis perusahaan. Business Intelligence berguna
pula untuk meninjau bagaimana informasi internal dan informasi eksternal institusi atau perusahaan
secara autentik, sehingga dapat menggerakkan strategi-strategi bisnis, melalui proses pengambilan
keputusan yang handal, baik ketika melakukan perencanaan, pengorganisasian maupun pada tahap
implementasi dan pengendalian, sehingga institusi atau perusahaan mampu memenangkan
persaingan bisnisnya di era manajemen.
Daftar Pustaka

Fabrie Dharma Kuncoro, http://teknologi.kompasiana.com/terapan/2011/03/21/implementasi-

business-intelligence-system-sebagai-bentuk-optimalisasi-pengambilan-keputusan-pada-
level-manajemen/

Edward David, “Business Intelligence, Have We Forgotten the Basics”, white paper from
www.bitpipe.com, published: May 2000

Dhar, Vasant & Stein, Roger, “Seven Methods for transforming Coporate Data into Business
Intelligence”, New Jersey: Prentice-Hall Inc., 1997

McLeod, Raymond, Jr. Management Information System, George Schell, New Jersey:
Prentice-Hall Inc., 2001.

Nelson, Cliff, “Business Intelligence: Awal Era Baru dalam Manajemen”, InfoKomputer,
1998.

Porter, Michal E.”Competitive Advantage”- Creating a Sustaining Superior Performance,

New York: The Fee Press, 1985

Arifin, Yusuf, “Memenangkan Persaingan Melalui Business Intelligence”, Keynote

Speech:Universitas Widyatama., publikasi: Oktober 2003