KKP Bsi Analisa Sistem Informasi Pengola PDF
KKP Bsi Analisa Sistem Informasi Pengola PDF
LAPORAN
KULIAH KERJA PRAKTEK
Diajukan Untuk Memenuhi Mata Kuliah KKP Pada Program Diploma III
Abang Rahman
Nim : 18102430
Kuliah kerja praktek ini telah disetujui dan disahkan serta diizinkan untuk dinilai
pada periode : Tahun Akademik 2011/2012 di Semester Lima
Hasanudin, M.Kom
ii
PENILAI
( ................................................ )
iii
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat ALLAH SWT yang telah melimpahkan
rahmat dan karunia-Nya sehingga pada akhirnya kami dapat menyelesaikan tugas
laporan kerja praktek ini dengan baik dimana tugas laporan Kuliah Kerja Praktek ini
penulis sajikan dalam bentuk buku yang sederhana, adapun judul penulisan laporan
kuliah kerja praktek yang saya ambil adalah sebagai berikut :
2.
3.
iv
4.
5.
6.
Orang tua tercinta yang telah memberi dorongan moril maupun spiritual
kepada kami.
7.
Serta semua pihak yang terlalu banyak untuk disebut satu persatu sehingga
terwujudnya penulisan ini. Kami menyadari bahwa penulisan laporan kuliah kerja
praktek ini masih jauh sekali dari kata sempurna, untuk itu kami mohon kritik dan
saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan kami sebagai penulis dimasa
akan datang.
Pontianak, ..
Penulis
Abang Rahman
DAFTAR ISI
i
ii
iii
iv
vi
viii
ix
x
xi
BAB 1
BAB II
BAB III
PENDAHULUAN
1.1 Umum ................................................................................
1.2 Maksud dan Tujuan ...........................................................
1.3 Metode Penelitian ..............................................................
1.4 Ruang Lingkup ..................................................................
1.5 Sistematika Penulisan ........................................................
1
2
3
4
4
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem .........................................................
2.1.1 Pengertian Sistem .....................................................
2.1.2 Karakteristik sistem..................................................
2.1.3 Konsep Dasar Informasi ...........................................
2.2 Peralatan Pendukung (Tools System) ................................
2.2.1 Diagram Alir Data ....................................................
2.2.2 Kamus Data / Data Dictionary .................................
2.2.3 Notasi Kamus Data...................................................
6
6
7
8
9
10
12
15
17
17
17
18
19
25
26
30
30
31
32
vi
BAB IV
32
33
33
34
PENUTUP
4.1 Kesimpulan ........................................................................
4.2 Saran ..................................................................................
35
35
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
SURAT KETERANGAN PKL
LAMPIRAN-LAMPIRAN
vii
DAFTAR SIMBOL
A.
Proses (Process)
Digunakan untuk menggambarkan suatu pemrosesan data.
viii
DAFTARGAMBAR
1.
2.
3.
4.
ix
19
27
28
29
DAFTAR TABEL
1.
2.
15
16
DAFTAR LAMPIRAN
A.1 Contoh Formulir Pendaftaran ...................................................................
A.2 Contoh Kwitansi Pembayaran ..................................................................
A.3 Contoh Surat Pengumuman ......................................................................
xi
38
39
40
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.
Umum
Melakukan pengolahan data menjadi informasi yang berguna merupakan
kelebihan komputer. Sistem pengolahan data yang baik senantiasa dapat mengatasi
masalah-masalah yang terjadi dan dapat menghasilkan informasi secara tepat, cepat
dan akurat. Dengan informasi yang dihasilkan, dapat segera melakukan pengambilan
keputusan yang tepat serta cepat. Tentunya informasi ini akan sangat beguna bagi
mereka yang membutuhkan.
SD Negeri 08 Piasak merupakan salah satu SD yang terletak di Desa Piasak
Kecamatan Selimbau yaitu di Kabupaten Kapuas Hulu. SD ini telah berdiri sejak
tahun 1984. Selama lebih dari 28 tahun SD ini berdiri, sistem pengolahan data
penerimaan siswa baru masih menggunakan cara manual serta lama, sedangkan
alur penerimaan siswa baru masih terbagi dalam beberapa bagian sehingga tidak
efisien karena membutuhkan waktu yang lama serta sumber daya manusia yang
banyak untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
Selama ini SD Negeri 08 Piasak bisa dikatakan kurang optimal. Sebagai
contoh yaitu saat penerimaan siswa baru SD Negeri 08 Piasak masih menggunakan
sistem manual yang mana setiap siswa yang mendaftar harus mengisi formulir
pendaftaran terlebih dahulu. Selanjutnya guru/staff petugas yang bertanggung jawab
harus menyeleksi setiap formulir yang di isi oleh calon atau wali dari siswa tersebut.
Tentunya ini akan membutuhkan waktu yang sangat lama, Karena setelah
menyeleksi calon siswa, panitia harus merekap ulang daftar nama dan nilai siswa
yang diterima.Padahal kegiatan penerimaan siswa baru merupakan salah satu
kegiatan rutin setiap tahun ajaran baru pada lembaga pendidikan, Selain itu tanpa
adanya sistem informasi yang mendukung pada saat penerimaan siswa baru akan
memberikan dampak yang negatif pada sekolah tersebut karena keterlambatan dalam
pengambilan keputusan saat penerimaan siswa baru. Padahal para pendaftar sangat
menginginkan hasil yang cepat, tepat dan akurat untuk dapat mengetahui apakah
diterima atau tidaknya di sekolah tersebut.
Dengan melihat contoh kasus ini, maka masih banyak kekurangan baik dari
segi efisiensi waktu, SDM, biaya yang perlu diperbaiki, karena masih menggunakan
sistem yang manual serta tidak terkomputerisasi.
1.2.
1.
2.
3.
Sedangkan tujuan dalam penulisan laporan KKP ini adalah untuk memenuhi
mata kuliah, Kuliah Kerja Praktek pada Semester V (Lima) supaya bisa mengikuti
TA Jurusan Akademik Manajemen Informatika dan Komputer di Bina Sarana
Informatika.
1.3.
Metode Penelitian
Metode penelitian merupakan langkah penting dalam penyusunan laporan
Wawancara (Interview)
Dalam penulisan laporan KKP ini,untuk mendapatkan informasi secara
lengkap maka penulis melakukan suatu metode suatu tanya jawab mengenai
semua kegiatan yang berhubungan dengan sistem informasi pengolahan data
penerimaan siswa baru pada SD Negeri 08 piasak.
2.
Pengamatan (Observation)
Penulis melakukan pengamatan-pengamatan langsung terhadap kegiatan yang
berhubungan dengan masalah yang diambil. Hasil dari pengamatan tersebut
langsung dicatat oleh penulis dan dari kegiatan observasi dapat diketahui
kesalahan atau proses dan kegiatan tersebut.
3.
Studi pustaka
Selain melakukan kegiatan diatas penulis juga melakukan studi kepustakaan
melalui literatur-literatur atau referensi-referensi yang ada di perpustakaan
Akademi Manajemen Informatika Bina Sarana Informatika maupun
diperpustakaan lainnya.
3
1.4.
Ruang Lingkup
Didalam penulisan laporan KKP ini, penulis membahas tentang Analisis
1.5.
Sistematika Penulisan
Untuk mengetahui secara ringkas permasalahan dalam penulisan laporan
Kuliah Kerja Praktek ini, maka digunakan sistematika penulisan yang bertujuan
untuk mempermudah pembaca menelusuri dan memahami laporan Kuliah Kerja
Praktek ini.
BAB I
PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis menguraikan tentang latar belakang secara umum,
maksud dan tujuan, ruang lingkup yang membatasi permasalahan,
metode penelitian , serta sistematika penulisan secara keseluruhan.
BAB II
LANDASAN TEORI
Pada bab ini penulis menjelaskan tentang konsep dasar sistem, dan
peralatan pendukung (tools sistem).
BAB III
antara lain berisi spesifikasi bentuk dalam keluaran, bab ini juga
menguraikan tentang permasalahan dan alternatif pemecahan masalah.
BAB IV
PENUTUP
Pada bab ini penulis menjelaskan mengenai kesimpulan serta saran
yang berhasil ditarik dari seluruh pembuatan Laporan Kuliah Kerja
Praktek ini. Yang mungkin bermanfaat bagi SD Negeri 08 Piasak
dalam memutuskan kebijakan-kebijakan yang akan datang.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1.
himpunan bagian-bagian yang satu sama lain saling berhubungan dan terbentuk
sedemikian rupa sehingga menjadi satu kesatuan yang terpadu untuk mencapai suatu
tujuan tertentu.
Sistem merupakan bagian terpenting dalam perkembangan ilmu pengetahuan
sehingga banyak para ahli mengalihkan perhatian kepada pembelajaran mengenai
sistem.
mencapai satu
2.
Batasan
Sistem
(Boundery)
Batasan
sistem
merupakan
daerah
yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan
lingkungan luar.
3.
4.
5.
Masukan Sistem (input) : Masukan sistem merupakan bagian dari sistem yang
menerima data masukan.
6.
7.
8.
Sasaran Sistem (Objective) : Suatu sistem pasti mempunya tujuan atau sasaran
Akurat
Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak
menyesatkan. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke
penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat
merubah atau merusak informasi tersebut.
2.
3.
Relevan
Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.
Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang dengan yang lainnya berbeda.
2.2.
1.
10
3.
data
flow
diagram
tidak
boleh
atau
tidak
a. Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang
akan
diproses
atau
dengan
kata
lain
diagram
tersebut
untuk
2.2.2
fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi
pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis.
Dengan kamus data sistem analisis dapat mendefinisikan data yang mengalir
pada sistem dengan lengkap juga dapat menjelaskan lebih detail lagi tentang data
flow diagram yang mencakup proses, data flow dan data store.Fungsi dari kamus data
adalah sebagai suatu katalog yang menjelaskan lebih detail tentang DAD yang
mencakup proses, data flow dan data store. Selain itu juga untuk menghindari
pengunaan kata-kata yang sama, karena kamus data disusun secara abjad.
Adapun kegunaan dari kamus data adalah :
12
1.
2.
3.
4.
lanjut tentang suatu arus data tertentu di data flow diagram dapat
Alias
Alias atau nama lain dari data yang dituliskan karena data yang sama
mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu
dengan yang lainnya.
3.
13
4.
Arus Data
Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan
menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya
memudahkan mencari arus data di dalam data flow diagram.
5.
Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di
kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan
tentang arus data tersebut.
6.
Periode
Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode ini perlu
dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk mendefisinikan kapan
input data harus dimasukkan ke dalam sistem, kapan proses program harus
dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.
7.
Volume
Volume yang perlu dicatat di dalam kamus data adalah tentang volume ratarata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukan
banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu, sedangkan
volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak.
8.
Struktur Data
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri
dari item-item atau elemen-elemen data.
14
2.2.3
Keterangan
Setiap karakter
Angkat numeric
Karakter alphabet
Angka nol tampilkan sebagai spasi
kosong
Titik sebagai penulisan ribuan
Koma sebagai pemecah pecahan
Hypen sebagai tanda penghubung
Slash sebagai tanda pembagi
15
Keterangan
Terbentuk dari (IS COMPOSED) atau terdiri dari
+
[]
I
N[ ] M
()
* atau**
@
Alias
16
17
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1.
Umum
Penerimaan siswa baru merupakan suatu kegiatan yang dilakukan secara
periodik setiap tahun sehingga tidak menutup kemungkinan data yang dikelola akan
berubah setiap saat pengolahannya. Sistem penerimaan siswa baru di dalam
pelaksanaannya memerlukan informasi yang cepat, tepat, dan akurat sehingga laporan
yang dihasilkanakan dapat dipertanggungjawabkan. Dalam hal ini komputer sebagai
media elektronik dapat membantu kegiatan pengolahan data tersebut yang
disertai dengan pembuatan laporan-laporan data yang dibutuhkan.
3.2.
Tinjauan Sekolah
Dalam pelaksanaan kegiatan rutin pada SD Negeri 08 Piasak terdapat aturan
yang ditentukan, dalam hal ini struktur organisasi yang mengambarkan garis perintah
dan penerimaan perintah serta fungsi-fungsi pelaksanaan tersebut sehingga semua
menjadi lancar. Penulis akan menerangkan sejarah dan struktur organisasi di tempat
penulis mengadakan riset untuk pembuatan Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini
sebagai berikut:
1984. Selama lebih dari 28 tahun SD ini berdiri, sistem pengolahan data penerimaan
siswa baru masih menggunakan cara manual
serta
lama,
sedangkan
alur
penerimaan siswa baru masih terbagi dalam beberapa bagian sehingga tidak
efisien karena membutuhkan waktu yang lama serta sumber daya manusia yang
banyak untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
2.
Misi :
a. Mewujudkan hubungan kerja sama yang baik memupuk kebersamaan,
baik di sekolah maupun diluar sekolah
18
Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah susunan sub-sub system dengan hubungan
wewenang dan tanggung jawab. Dalam organisasi terdapat struktur yang menerapkan
bagaimana tugasakan dibagi. Berikut ini merupakan struktur organisasi pada SD
Negeri 08 Piasak :
KEPALA SEKOLAH
Alexander Bubu
KOMITE SEKOLAH
Ab.Sahbudin
SEK.BID.KURIKULUM
SEK.BID.KESISWAAN
SEK.BID.PERLENGKAPAN
Ab.Yasin
Harun
Sahdansah.A.MA.PD
Indrayadi
BOSDA
D.Rahmaniarti
GURU
KOMITE
SISWA
KETERANGAN :
= GARIS KERJA SAMA
= GARIS KONSULTASI
Gambar III.1 Struktur Organisasi
19
Harun
2.
orangtua/wali
siswa
agar
senantiasa
memantau
Sesuai dengan ruang lingkup dalam penyusunan Kuliah Kerja Praktek ini, kami akan
menguraikan secara umum prosedur sistem berjalan yang meliputi:
1.
Proses Pendaftaran
Calon siswa bersama orang tua atau wali dari calon siswa datang ke SD
Negeri 08 Piasak untuk mengambil formulir pendaftaran. Panitia Penerimaan
Siswa Baru (PSB) memberikan formulir pendaftaran beserta nomor
pendaftaran kepada calon siswa. Panitia PSB meminta orang tua atau wali dari
calon siswa untuk mengisi formulir pendaftaran dan melengkapi persyaratan
25
sebagai calon siswa. Apabila formuir telah di isi, maka orang tua calon siswa
dapat langsung mengembalikan formulir pendaftaran sebelum batas waktu
yang di tentukan oleh panitia PSB.
2. Proses Penyeleksian
Setelah proses pendaftaran panitia PSB menyeleksi setiap formulir dan data
yang telah di isi oleh calon siswa atau wali dari calon siswa. Setelah
menyeleksi formulir dan data tentangcalon siswa, panitia harus merekap ulang
daftar nama dan nilai siswa yang diterima untuk di simpan sebagai arsip
pelaporan.
3. Prosedur Pengumuman
Panitia PSB mengumumkan hasil seleksi calon siswa baru dilakukan, setelah
beberapa hari proses seleksi calon siswa baru dilakukan.
4. Proses Daftar Ulang
Setelah Pengumuman, calon siswa baru yang dinyatakan lulus seleksi
diharuskan melakukan daftar ulang. Siswa baru hanya dikenakan biaya
seragam sekolah dan kostum olah raga yang totalnya Rp. 90.000 percalon
siswa. Apa bila siswa telah selesai melakukan proses daftar ulang, maka calon
siswa dinyatakan telah menjadi siswa baru di SDN 08 Piasak.
3.4.
Dari hasil analisa yang dilakukan pada Sekolah Dasar Negeri 08 Piasak, maka dapat
diketahui bentuk sistem secara garis besar. Bentuk secara garis besarnya dapat dilihat
dalam diagram berikut ini :
26
Calon Siswa
baru
Panitia PSB
No.Pend, FSD
Hasil, No.Pend
Kwitansi
FSD, No. Pend,
kwitansi
ANALISASISTEM
PENERIMAAN
SISWA BARU PADA
No.pen, FRM
Kwitansi, Hasil
SDN 08
PIASAK
Laporan
KEPALA
SEKOLAH
Keterangan :
FRM
: Formulir
No. Pend
: Nomor Pendaftaran
FSD
27
: Formulir
No. Pend
: Nomor Pendaftaran
FSD
DSB
28
Calon Siswa
Baru
1.1
FRM
Pengambilan
Formulir
1.2
FSD
Pengembalian
Formulir
Data
Formulir
Panitia PSB
Arsip Formulir
Data
Formulir
Keterangan :
FRM
: Formulir
FSD
29
3.5.
Kamus data ini terdapat keterangan mengenai suatu data secara lebih rinci, karena
kamus data harus dapat memberikan keterangan yang jelas tentang data yang dicari,
yang akan di jelaskan disini adalah dokumen masukan dan dokumen keluaran
berhubungan tentang penerimaan siswa baru.
3.5.1
1. Formulir Pendaftaran
Nama Arus Data : Formulir Sudah Diisi
Alias
: FSD
Bentuk Data
: Cetakan Manual
Arus Data
Penjelasan
Periode
Struktur Data
: Header + isi
Header
Isi
30
3.5.2
1.
Surat Pengumuman
Nama Arus Data : Hasil
Alias
:-
Bentuk Data
: Cetakan Manual
Arus Data
Penjelasan
: Hasil Pengumuman
Struktur Data
: Header + isi
Header
Isi
Footer
2.
Kwitansi
Nama Arus Data : Kwitansi
Alias
: Kwitansi
31
Bentuk Data
: Cetakan Manual
Arus Data
3.6.
Penjelasan
Periode
Struktur Data
: Header + isi
Header
yang di gunakan dalam proses penerimaan siswa baru pada Sekolah Dasar Negeri 08
Piasak. Bentuk dokumen itu sendiri digolongkan menjadi dua bagian, yaitu dokumen
masukan dan dokumen keluaran.
Sumber
: Siswa
Tujuan
: Panitian PSB
Jumlah
: 1 Lembar
Media
: Kertas
Frekuensi
Bentuk
: Lampiran A-1
32
: Kwitansi
Fungsi
Sumber
: Panitian PSB
Tujuan
: Siswa
Jumlah
: 1 Lembar
Media
: Kertas
Frekuensi
Bentuk
: Lampiran A-2
2. Nama Dokumen
3.7.
: Surat Pengumuman
Fungsi
Sumber
: Panitia PSB
Tujuan
Jumlah
: 2 Lembar
Bentuk
: Lampiran A-3
Permasalahan
Dari hasil Kerja Praktek selama di SDN 08 piasak, yang dapat dilihat bahwa
Dengan sistem pengolahan data penerimaan siswa baru yang masih menggunakan
cara manual serta lama, sedangkan alur penerimaan siswa baru masih terbagi
dalam beberapa bagian sehingga tidakefektif dan tidak efesien untuk menghasilkan
informasi yang dibutuhkan, karena membutuhkan waktu yang lama serta sumber
33
daya manusia yang banyak untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut dan bisa
dikatakan kurang optimal.
3.8.
menggunakan
system
pengolahan data
yang
baru
yaitu
dengan
sebaiknya
pemanfaatan
sistem
34
BAB IV
PENUTUP
4.1.
Kesimpulan
Berdasarkan pelaksanaan kuliah kerja praktek selama di SDN 08 Piasak, maka
4.2.
Saran
2.
Dengan sistem yang terkomputerisasi dalam proses pengolahan data bisa lebih
cepat dan data yang dihasilkan akan lebih akurat.
3.
35
DAFTAR PUSTAKA
36
A.
Biodata Mahasiswa
N.I.M
Nama Lengkap
Tempat & Tanggal Lahir
Alamat Lengkap
B.
: 18102430
: Abang Rahman
: Piasak, 07 November 1990
: Desa Piasak Hilir, Kec. Selimbau, Kab. Kapuas
Hulu, Kalimantan Barat, Indonesia.
Abang Rahman
37
Lampiran A-1
38
Lampiran A-2
Kwitansi
39
Lampiran A-3
SURAT PENGUMUMAN
40