MAKALAH MANAJEMEN LOGISTIK KESEHATAN

Monitoring and Evaluation of Supply Chains

Disusun Oleh :
Kelompok 3
Amelia Shervina A.M 1306375784
Arini Idza Safarina

1306375600

Desti Aprilianty

1306376023

Faradilla Fatmawati

1306375720

Frisca Nadhira Aulia

1306401946

Intan Permata Sari

1306375752

Nessie Komala Haty

1306375405

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT

UNIVERSITAS INDONESIA
DEPOK
2016

1.1 Dasar Monitoring dan Evaluasi

Syarat Kunci M & E

Monitoring. Koleksi rutin dan analisis pengukuran atau indikator untuk

menentukan keberkelanjutan progress menuju tujuan

Evaluasi. Perbandingan periodik tujuan, dengan prestasi, untuk

menentukan seberapa baik

tujuan yang dicapai
Baseline. Informasi dasar

yang

dikumpulkan

sebelum

program

dimulai, digunakan kemudian sebagai perbandingan untuk menilai

dampak program
Data. fakta, statistik, dan nomor baku individu
Informasi. Pengetahuan yang diperoleh dengan cara apapun, fakta

dan data yang telah berubah menjadi bahan yang berguna

Analisis. Mengkonversi data menjadi informasi, harus dalam format

yang berguna untuk pengambilan keputusan

Tujuan. Sebuah pernyataan, biasanya umum dan abstrak, dari
keadaan yang diinginkan ke arah mana program diarahkan (Biasanya

tidak terukur)
Sasaran. Pernyataan

spesifik

menggambarkan

prestasi

yang

diinginkan atau hasil dari intervensi atau program, bagaimana tujuan

akan dicapai
Indikator. Variabel yang mengukur aspek tertentu dari sebuah
program (input, proses, output, outcome, dampak), biasanya terkait

dengan pencapaian tujuan

Rencana M & E. Berkaitan dengan tujuan, sasaran, dan intervensi
untuk masalah, menunjukkan bagaimana indikator dan alat mngukur

pencapaian tujuan
Kuantitatif. Mengukur yang obyektif dan dapat diverifikasi, biasanya

nilai numerik
Kualitatif. Ukuran yang subjektif dan deskriptif, biasanya didasarkan

pada persepsi individu atau penafsiran

Input. Sumber daya (misalnya, dana, kebijakan, personel, fasilitas,
perlengkapan, dll) yang diperlukan untuk melaksanakan program /
kegiatan

Proses. Intervensi (misalnya, pelatihan, pengawasan, pelaporan) di

mana input yang digunakan untuk mencapai tujuan dan hasil yang

diinginkan
Output. Hasil yang diperoleh di tingkat program, produk langsung atau
kiriman dari program (misalnya, nomor orang yang terlatih, bahan M &

E dikembangkan dan tersedia untuk digunakan)

Hasil. Hasil yang diperoleh pada tingkat populasi berikut intervensi
(misalnya, peningkatan akses dan ketersediaan produk, keterampilan

ditingkatkan)
Dampak. Hasil jangka panjang atau hasil juga diperoleh pada tingkat
populasi (misalnya, perubahan total tingkat kesuburan atau morbiditas

dan mortalitas)
Feedback. Penyajian informasi kepada pengambil keputusan atau
orang-tingkat yang lebih rendah, berdasarkan informasi yang diterima.

Gambar 9-1 Siklus program khas untuk perbaikan sistem rantai pasokan

Pengumpulan data M & E memungkinkan manajer program untuk

memberikan umpan balik kepada staf di seluruh rantai pasokan untuk
meningkatkan kinerja sistem, melaporkan hasilnya kepada penyandang
dana dan pemangku kepentingan lainnya, dan untuk membenarkan
kebutuhan untuk sumber daya tambahan, jika sesuai. Salah satu alasan
penting untuk melakukan M & E adalah untuk meningkatkan program
manajemen dan pada akhirnya, kinerja sistem logistik. Meningkatkan
manajemen

program

dan

kinerja

sistem

sangat

penting

untuk

meningkatkan layanan pelanggan dan untuk memastikan komoditas

keamanan yang mana bahwa klien memiliki produk kapanpun dan
dimanapun mereka membutuhkannya.

Monitoring dan evaluasi adalah penting untuk:

Memberikan umpan balik dan laporan hasil

Memobilisasi sumber daya (keuangan, manusia, modal, dll)
Meningkatkan manajemen program dan kinerja sistem.

Program siklus (atau proses workplanning) biasanya dimulai dengan

penilaian dari situasi saat ini. Selain itu, pemantauan kualitas terjadi
sepanjang siklus program, bisa membantu mengidentifikasi komponen
tidak berfungsi secara efisien dan mana perbaikan yang diperlukan.
Kualitas pemantauan muncul sepanjang siklus logistik, antara semua
fungsi. Demikian pula, itu adalah bagian dari siklus program.
Untuk melakukan perbaikan, staf perlu untuk:

Mengumpulkan informasi
Menganalisis kekuatan dan kelemahan sistem
Mengembangkan rekomendasi untuk lebih memanfaatkan kekuatan

dari sistem dan untuk mengatasi kelemahan tertentu dalam sistem

Menentukan tujuan dan sasaran, dan pilih intervensi berdasarkan

temuan dari penilaian

Mengembangkan dan merencanakan strategi implementasi, termasuk

rencana M & E
Melaksanakan intervensi

Memantau intervensi
Menilai kembali dan menyesuaikan intervensi, sesuai kebutuhan.
Mengapa kualitas pemantauan proses yang berkesinambungan ?
Perubahan dalam lingkungan organisasi dan kebijakan dapat mempengaruhi rantai
pasokan (misalnya, reformasi sektor kesehatan, integrasi, privatisasi, cost recovery).
Perubahan sumber daya (keuangan, manusia, modal) yang tersedia untuk sistem dapat
mempengaruhi rantai pasokan.
Menambahkan layanan baru dengan komoditas baru, yang mungkin memiliki persyaratan
penyimpanan dan distribusi yang berbeda (program HIV dan AIDS, Expanded Program
on Immunization [EPI], dll), bisa mempengaruhi rantai pasokan.

1.2 Pengembangan M&E Plan

M&E plan adalah sebuah dokument yang berisi deskripsi lengakp
sistem monitoring dan evaluasi, yang terhubung dengan informasi
berdasarkan data yang telah dikumpulkan yang dapat menjadi penilaian
untuk mengembangkan program kesehatan.
Dibawah ini merupakan langkah utamanya:
1 Menentukan SWOT
2 Mengidentidikasi kondisi yang ada yang akan mempengaruhi
pemilihan objectiv (tujuan) dan pendekatan.
3 bandingkan hasil dengan penilaian yang lampau kemudian berkan
tanda pada perubahan yang signifikan.
4 Rekomendasi penguatan supply chain
Untuk bagian tujuan dan pendekatan, ada beberapa kriteria yang
harus disesuaikan yaitu, prioritas, fisibilitas dan sumber daya yang
tersedia.

Setelah menentukan prioritas intervensi, identifikasi prioritas yang relevan

yang dapat di tandai.Jika telah menentukan jenis intervensi dengan

berbagai tujuan, maka kita dapat membuat rencana kerja

Keterangan:
-

Introduction: menjelaskan latar belakang masalah

Description of program: deskripsi program intervensi untuk

pencapaian tujuan
Monitoring plan: mendeskripsikan progress intervensi
Evaluation plan: mendeskripsikan metode yang akan digunakan

untuk mengevaluasi program

Indicators: indikator keberhasilan program
Data cousrces dari mana data didapatkan dan akan di laporkan
Data collection and management tools: LMIS

Reporting requirements and frequency of data collection:

mendeskripsikan persyaratan peaporan.

Person (s) responsible: orang-orang atau organisasi yang

bertanggung jawab dalam implementasi masing-masing intervensi

Resource and capacity requirements: mendeskripskan manusia dan
dana

1.3 Indikator Untuk Pemantauan dan Evaluasi Supply Chain

Indikator yang dipilih oleh suatu program akan diukur dengan cara
memberikan bukti prestasi intervensi dan hasil untuk memenuhi tujuan
dan sasaran. Indikator dapat mengukur aspek yang berbeda dari sebuah
program dan harus mencerminkan isu-isu yang dianggap prioritas untuk
program tersebut. Data yang dibutuhkan untuk menghitung indikator
yang dipilih dapat dikumpulkan dengan menggunakan kedua metode
pengumpulan data kuantitatif dan kualitatif. Data kuantitatif melibatkan
koleksi obyektif, data biasanya nilai numerik diverifikasi atau persentase.
Data kualitatif sering dapat memberikan lebih mendalam pandangan
pengukuran

tertentu,

meskipun

lebih

subjektif

karena

biasanya

dikumpulkan melalui wawancara, kelompok fokus, atau pengalaman

pribadi yang mencerminkan persepsi atau interpretasi individu.
Data dapat dikumpulkan dan disajikan dalam berbagai bentuk, seperti :

Dikotomis (dibagi menjadi dua bagian) [ya / tidak]

Numerik
Persentase
Ordinal (misal dengan skala 1 sampai 5)
Komposit
Kualitatif (opini informan kunci mengenai suatu hal)

Indikator dapat dikategorikan lebih lanjut sesuai dengan tujuan, misalnya:

Input
Mengatur sumber daya manusia, keuangan, dan modal dibutuhkan
untuk melaksanakan program / kegiatan.
Proses / kegiatan
Menetapkan intervensi yang menggunakan input untuk mencapai
tujuan dan hasil yang diinginkan.

Output
Hasil yang diperoleh di tingkat program
Hasil
Hasil yang diperoleh pada tingkat populasi berikut intervensi (yaitu,
apa yang berubah sebagai akibat dari kegiatan)
Dampak
Hasil yang mencerminkan jangka panjang atau hasil akhir pada
tingkat populasi.

Kebanyakan program mengukur prestasi mereka melalui output mereka

dan hasil baik di tingkat program dan tingkat populasi. Program terutama
ingin mengevaluasi hasil dan keluaran yang dihasilkan dari intervensi
mereka. Output adalah akibat langsung dari intervensi program. Hasil
yang populasi berdasarkan dan dapat dibagi menjadi jangka panjang
menengah dan (dampak); misalnya, perubahan dalam tingkat prevalensi
kontrasepsi (CPR) sebagai hasil menengah dan tingkat kelahiran total
(TFR) sebagai hasil jangka panjang (dampak). Namun, sebagai bagian dari
monitoring rutin, dan untuk memastikan bahwa program berada di jalur
yang benar, program dapat dan harus diukur dengan semua tingkat
indikator.
Dampak

adalah

yang

paling

sulit

untuk

mengukur

karena

dapat

mengambil tahun untuk mencapai dan seringkali sulit untuk membangun

hubungan sebab akibat antara satu program yang spesifik dan hasil yang
diinginkan

(misalnya,

penurunan

tingkat

kesuburan).

Mungkin

ada

beberapa program dan faktor lain yang juga bisa berkontribusi terhadap
hasil

(misalnya,

peningkatan

tingkat

perempuan

pendidikan,

meningkatkan kondisi sosial ekonomi, intervensi dilaksanakan oleh

program lain).
Seperti tujuan, indikator juga harus SMART: spesifik, terukur, tepat,
realistis, dan timebound. Indikator juga harus tepat, sehingga mereka
dapat direproduksi dengan cara yang sama, oleh orang yang berbeda
atau untuk program yang berbeda; dan konsisten, sehingga dapat diukur
secara andal dari waktu ke waktu.

Tujuan program, manfaat, dan intervensi harus dipertimbangkan ketika

mengembangkan indikator, termasuk informasi yang perlu dikumpulkan
untuk menilainya. Banyak indikator yang berbeda dapat digunakan untuk
mengukur kemajuan-penting untuk fokus pada orang-orang yang akan
berguna untuk program tertentu karena beberapa lebih relevan daripada
yang lain. Beberapa contoh indikator keluaran supply chain utama
termasuk persentase :

Fasilitas yang memiliki kekurangan persediaan (selama jangka

waktu yang ditetapkan, untuk produk tertentu atau kumpulan

produk)
Persediaan kedaluwarsa atau rusak
Fasilitas melaporkan / menyampaikan

laporan

mengirimkan laporan sesuai jadwal

Fasilitas yang menyimpan data

yang

manajemen persediaan
Jumlah tenaga terlatih dalam manajemen supply chain

logistik

lengkap

akurat

untuk

1.4 Metodologi Pengumpulan Data

Dalam mengumpulkan data untuk dilaporkan untuk manajemen rantai
pasokan, logistik dan personel M & E pertama yang akan diperlukan
adalah menentukan pendekatan pengumpulan data. Pendekatan yang
dipilih tergantung pada tujuan dari M & E. Kegiatan dapat dikategorikan
menjadi dua jenis:

pemantauan. Pengumpulan rutin dan analisis pengukuran atau

indikator untuk menentukan kemajuan berkelanjutan menuju tujuan.
Jika

sistem

dirancang

informasi

dengan

manajemen

benar,

maka

logistik

Anda

atau

dapat

pengawasan

dengan

mudah

mendapatkan informasi yang Anda butuhkan.

evaluasi. Perbandingan tujuan dengan prestasi dan bagaimana
tujuan tercapai, yang melibatkan sistem penilaian yang lebih formal
dan terstruktur dan memerlukan perencanaan yang luas.

Dengan monitoring dan evaluasi, sangat penting untuk membangun

proses jaminan kualitas untuk data yang dikumpulkan. Pemeriksaan

kontrol kualitas sangat penting untuk memastikan data yang dikumpulkan

akurat dan lengkap.
Pemantauan Rutin
Seperti disebutkan di atas, kegiatan pemantauan memerlukan sistem
(misalnya, LMIS atau sistem pengawasan) untuk menyediakan sumber
terpercaya dari data rutin yang dapat dengan cepat diproses dan
dianalisis untuk manajemen program dan untuk memberikan umpan balik.
Lihat bab 2 untuk informasi rinci tentang pelaporan melalui LMIS. Laporanlaporan ini yang paling berguna ketika data yang dilaporkan lengkap,
akurat, dan tepat waktu. Mereka harus mencakup data logistik penting
untuk

pengambilan

keputusan

operasional

dan

untuk

memantau

kemajuan mencapai tujuan program. Namun, tidak termasuk data asing

yang tidak melayani tujuan tertentu, atau tidak akan digunakan.
Sementara menggunakan data LMIS untuk pemantauan rutin adalah
biaya-efektif

dan

efisien,

juga

penting

untuk

dicatat

bahwa

ada

keterbatasan tertentu. Sebuah jumlah terbatas titik data dikumpulkan

melalui LMIS; yang, pada gilirannya, membatasi jumlah indikator yang
dapat dipantau dari waktu ke waktu menggunakan data ini. Selain itu,
indikator tertentu tidak dapat dihitung melalui data yang LMIS. Beberapa
memerlukan observasi atau kunjungan langsung, seperti menilai kondisi
penyimpanan atau membandingkan catatan LMIS untuk persediaan fisik.
Dengan menggunakan data LMIS untuk monitoring juga tergantung pada
kualitas dan kelengkapan data yang diajukan.
Pilihan lain untuk memantau kinerja supply chain adalah melalui
pengawasan,

yang

paling

berguna

ketika

dilakukan

secara

rutin,

terstruktur, dan konstruktif. Pengawasan untuk kinerja rantai pemantauan

pasokan harus fokus pada kegiatan rantai suplai dan fungsi. Data kualitatif
dan

kuantitatif

dapat

dikumpulkan

selama

pengawasan

untuk

menginformasikan keputusan di tingkat yang lebih tinggi, atau untuk

menghitung indikator untuk memantau kemajuan menuju tujuan program

pertemuan. kunjungan pengawasan juga merupakan kesempatan untuk

memperkuat pengetahuan dan keterampilan menggunakan pelatihan onthe-job khusus dan mentoring.
Pengawasan checklist di Malawi
Departemen kesehatan dan Penduduk di Malawi menggunakan checklist
pengawasan terpadu untuk memandu supervisor selama kunjungan
mereka

ke

semua

tingkat

sistem

pengiriman

kesehatan.

Bagian

manajemen obat bulanan termasuk pertanyaan seperti berikut:

Apakah kartu bin benar diisi?
Apakah kartu stok digunakan untuk kontrol saham?
Apakah obat kadaluarsa di rak?
Apakah Staf memverifikasi pesanan yang diterima terhadap perintah
ditempatkan?
Akankah penting untuk dilakukan saham bulanan?
Evaluasi Berkala
Sebuah

penilaian

atau

evaluasi

dapat

memverifikasi

apakah

program telah selesai atau sedang berlangsung dan apakah sesuai

dengan tujuan atau tidak. Evaluasi dilakukan lebih jarang daripada
monitoring dan hasilnya akan digunakan untuk pengambilan keputusan
dan dilaporkan kepada pengelola program, penyandang dana, dan
stakeholders. Untuk mengevaluasi kinerja harus mengumpulkan data
kuantitatif dan kualitatif agar dapat mengetahui penyebab program sudah
berjalan baik atau tidak.
Monitoring

diperlukan

untuk

mendapatkan

pemahaman

yang

menyeluruh tentang bagaimana rantai pasokan kinerja dari tingkat paling

rendah ke tingkat yang lebih tinggi. Namun harus dilengkapi

dengan

tinjauan menyeluruh dari dokumentasi program, laporan serta wawancara

informan kunci pada tingkat yang berbeda .
Ketika

ingin

melakukan evaluasi

beberapa hal yang harus dilakukan:

atau

kegiatan penilaian

terdapat

Tentukan apa yang ingin di evaluasi

Mengidentifikasi data dan indikator yang dibutuhkan
Menentukan metodologi dan indikator yang diperlukan untuk

mengumpulkan data
o Sumber daya yang digunakan
o Desain penilaian.
o Jumlah tim penilai yang diperlukan.
o Waktu untuk melakukan penilaian.
o Pengumpulan data dan alat yang diperlukan.
o Menguji alat dan metodologi yang digunakan
o Jadwal kunjungan wawancara terhadap informan kunci.
Review terhadap hasil wawancara dengan informan

serta

dokumentasi program
Menganalisis data dan menghitung indikator.
Membuat rancangan laporan dan rekomendasi.
Memberikan rekomendasi.
Finalisasi dan penyebaran laporan
Rencana pelaksanaan

1.5 Alat Pengumpulan Data

Setelah

menentukan

pendekan

pengumpulan

data,

termasuk

tujuan, logistik, dan M&E Personnel, perlu dilakukan pemilihan alat-alat

untuk pengumpulan data. Dikarenakan monitoring dan evaluasi seringkali
melibatkan pendekatan pengumpulan data yang berbeda-beda, seringkali
dibutuhkan tipe alat pengumpulan data yang berbeda-beda, baik untuk
kualitatif atau kuantitatif (atau kombinasi keduanya), untuk monitoring
rutin atau evaluasi secara berkala. Alat pengumpulan data digunakan
untuk mengumpulkan data yang dibutuhkan untuk melaporkan indicator
yang dipuluh untuk monitoring atau mengevaluasi kinerja sistem,
tergantung pada pendekatan yang dipilih atau digunakan.
Dalam pelaksanaannya, dapat dipilih alat dari salah satu alat yang
telah diuji, divalidasi, dan diterapkan dalam situasoi yang sama, atau
personil logistik dan M&E dapat memutuskan untuk menyesuaikan alat
yang ada untuk memenuhi kebutuhan atau bahkan merancang alat baru.
Perlu diingat bahwa bagaimanapun, merancang alat pengumpulan data
yang baru merupakan proses yang panjang yang membutuhkan pengujian
dan validasi. Akan lebih tepat dan layak untuk menggunakan alat yang

ada, atau untuk menyesuaikan alat yang ada untuk memenuhi kebutuhan
program yang spesifik.

Contoh alat pengumpulan data :

Logistics System Assessment Tool (LSAT) merupakan salah satu
contoh dari alat pengumpulan data kualitatif. Ini merupakan alat diagnosis
dan monitoring, serta dapat digunakan untuk mengevaluasi seluruh rantai
pasokan nasional dan lingkungan sistem. Pegawai menganalisis informasi
yang dikumpulkan untuk mengidentifikasi strengths, weaknesses, dan
opportunities untuk penyelidikan lebih lanjut dan atau intervensi yang
tepat.
Logistics Indicator Assessment Tool (LIAT) merupakan instrument
pengumpulan data kualitatif yang digunakan untuk melakukan survey
berbasis fasilitas untuk menilai kinerja rantai supply komoditas kesehatan
dan ketersediaan komoditas di fasilitas kesehatan. LIAT ini juga dapat
digunakan untuk memantau kinerja suatu proses tertentu yang terlibat
dalam manajemen logistik komoditas kesehatan, dari waktu ke waktu,
untuk mengevaluasi hasil tertentu intervensi rantai pasokan, untuk
melakukan

supervise

on-going

dan

monitoring

kinerja,

dan

untuk

memantau ketersediaan komoditas.

Pengguna dapat menyesuaikan kedua alat untuk menilai kinerja
rantai pasokan untuk setiap kategori komoditas kesehatan dan untuk
setiap level rantai pasokan, dari tingkat pusat hingga tingkat layanan.
Banyak alat lainnya yang dapat digunakan atau disesuaikan untuk tujuan
ini. Misal, untuk manajemen rantai pasokan, Strategic Pathway for
Reproductive Health Commodity Security (SPARHCS) memberikan proses
yang komprehensif serta alat evaluasi untuk menilai Reproductive Health
Commodity Security (RHCS), termasuk manajemen rantai pasokan. Alat
SPARHCS terutama kualitatif.

Contoh lainnya, Assessment Tool for Laboratory Services (ATLAS),

alat

pengumpulan

data,

dikembangkan

untuk

menilai

layanan

laboratorium dan logistik. ATLAS juga merupakan alat diagnosis dan

monitoring yang dapat digunakan untuk melakukan survey awal, untuk
melengkapi penilaian tahunan, atau untuk menyertakan sebagai bagian
integral dari proses perencanaan kerja. ATLAS biasanya merupakan alat
kualitatif dengan sedikit sample kuantitatif survey fasilitas komoditas dan
perlengkapan yang tersedia. Untuk menguraikan rekomendasi untuk
sistem penguatan intervensi, dapat dilakukan menganalisis informasi
yang dikumpulkan menggunakan ATLAS untuk mengidentifikasi kekuatan
dan kelemahan.
1.6 Memberikan Feedback (umpanbalik) dan Melaporkan Hasil
Setelah mengumpulkan data, baik melalui pemantauan rutin atau
evaluasi berkala. Maka kemudian data tersebut harus diproses dan
dibersihkan untuk menjadi informasi yang dapat digunakan. Untuk data
kualitatif, tren dan tema dapat dibuat ringkasan dari data tersebut.
Sedangkan, untuk nilai-nilai indikator dapat dilakukan perhitungan dan
dibuat ringkasannya. Informasi ini kemudian dapat dianalisis untuk
menafsirkan temuan, untuk memberikan masukan ke personil logistik, dan
untuk membuat rekomendasi untuk memperbaiki kelemahan.
Hasil analisis data dan rekomendasi dapat diguenakan untuk
mengembangkan rencana kerja suatu program dengan disertai rencana
M&E, untuk memantau kemajuan pencapaian tujuan program dengan
rencana

kerja

yang

sudah

berlangsung.

Manfaat

lainnya

dari

menggunakan rencana M&E adalah untuk memberikan umpan balik pada

rantai pasokan, dan melaporkan hasilnya kepada stakeholders.
Laporan umpan balik rutin secara teratur diproduksi sebagai bagian
dari LMIS. laporan umpan balik dapat membantu manajer membuat
keputusan operasional, memantau kinerja sistem, dan mengelola sistem
secara keseluruhan. Laporan ini dikirim ke semua tingkat rantai pasokan

sampai ke tingkat pusat; di tingkat pusat, mereka dapat dibagi dengan

manajer program atau donor, jika program ini didanai secara eksternal.

Daftar Pustaka

USAID | DELIVER PROJECT, Task Order 1. (2011). The Logistics Handbook:

A Practical Guide for the Supply Chain Management of Health
Commodities. Arlington, Va.: USAID | DELIVER PROJECT, Task Order 1.