Pedoman BAAK

Biro Administrasi
Akademik dan
Kemahasiswaan

Disusun Oleh :
M. Arif Susanto, S. PdI
Ka.Bag. BAAK STIT M Bojonegoro

SEKOLAH TINGGI ILMU TARBIYAH MUHAMMADIYA

Jl. Drs. Setyo Budi No. 03 Bojonegoro

TUGAS POKOK DAN FUNGSI (TUPOKSI)

BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK
DAN KEMAHASISWAAN (BAAK)

SEKOLAH TINGGI ILMU TARBIYAH

MUHAMMADIYAH BOJONEGORO
TAHUN 2011
1

BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK & KEMAHASISWAAN

1. PENGERTIAN
a. Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan adalah unsur pimpinan yang
membantu Rektor dibidang administrasi akademik dan kemahasiswaan yang berada di
bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Rektor dan sehari-hari di bawah
pembinaanya dilakukan oleh Pembantu Ketua I Bidang Akademik, Pembantu Ketua
III Bidang Kemahasiswaan dan Pembantu Ketua IV Bidang Kerjasama
b. Kabag. Akademik (Sarana Pendidikan) adalah sarana pelayanan teknis administrasi
akademik yang berada langsung di bawah Biro Administrasi Akademik dan
Kemahasiswaan dan bertugas mengelola keseluruhan proses akademik mahasiswa dan
menyiapkan data statistik akademik untuk evaluasi aktif /diri STIT
- Kasubag Registrasi adalah unsur pelaksana teknis di bawah Kabag. Akademik
-

yang bertugas memproses administrasi dan regestrasi mahasiswa STIT

Kasubag. Perkuliahan adalah unsur pelaksana teknis dibawah Kabag. Akademik
yang bertugas memproses pengambilan dan pemantapan mata kuliah mahasiswa

STIT
Kasubag. Nilai & Ijazah adalah unsur pelaksana teknis di bawah Kabag.
Akademik yang bertugas memproses nilai mahasiswa STIT sampai menjadi

Transkrip Nilai dan Ijazah

c. Kabag. Kemahasiswaan adalah sarana pelayanan teknis administrasi akademik yang
berada langsung di bawah Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan dan
bertugas mengelola keseluruhan kegiatan kemahasiswaan dan kesejahteraan
mahasiswa serta menyiapkan data statistik kemahasiswaan untuk evaluasi aktif/dari
STIT
2. FUNGSI BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN
a. Mengelola secara terpusat dan terpadu sistem administrasi akademik dan
kemahasiswaan pada arus STIT di lingkungan STIT
b. Menopang penyelenggaraan kegiatan akademik di berbagai unit lingkungan STIT
melalui penyediaan informasi akademik
c. Mengembangkan sistem administrasi akademik serta perangkat penunjangnya sejalan
dengan tuntutan STIT
d. Memelihara dan mengamankan informasi akademik
e. Mengembangkan dan menyediakan sistem informasi manajemen kegiatan akademik
bagi pengambilan keputusan manajerial
2

f. Menyelenggarakan hubungan dengan pemerintah dan pihak lain diluar STIT berkenan
dengan pengelolaan administrasi akademik dan kemahasiswaan
g. Ikatan Alumni (IKAL) STIT memberikan, menyelenggarakan hubungan dengan pihak
yang terkait, yang ada hubungan dengan perekrutan tenaga kerja
3. STRUKTUR ORGANISASI

4. GAMBARAN TUGAS
a. Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan
- Mengelola kegiatan Unit Biro Administrasi dan Kemahasiswaan agar terwujud
-

fungsi-fungsinya
Mengelola Unit Biro Administrasi dan Kemahasiswaan agar berbagai komponen
di dalamnya terpadu sebagai suatu sistem administrasi akademik dan

kemahasiswaan
Menjalankan kerjasama dengan berbagai unit di lingkungan STIT sehingga

terwujud fungsi-fungsi dari Unit Biro Administrasi dan Bagian Kemahasiswaan

Bertanggung jawab untuk mengembangkan, mengkoordinasikan dan mengawasi
kelancaran pekerjaan Bagian Akademik dan Bagian Kemahasiswaan

Menyusun rencana anggaran pendapatan dan belanja Unit Biro Administrasi

Akademik dan Kemahasiswaan dan mempertanggung jawabkan perwujudannya

kepada Pembantu Ketua I

Memelihara dan mengamankan perlengkapan-perlengkapan univeristas yang

ditempatkan di Unit Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan

b. Bagian Akademik (Sarana Pendidikan) dan Akreditasi
- Mengelola kegiatan administrasi dari keseluruhan proses administrasi akademik
-

dan akreditas
Mengembangkan dan menyediakan informasi bagi pengambilan keputusan

manajerial terhadap berbagai hal yang menyangkut administrasi akademik

Mengembangkan sub-sistem administrasi akademik dan perangkat penunjang
dalam rangka mengembangkan sistem administrasi akademik sejalan dengan

tuntutan perkembangan STIT

Bertanggung jawab untuk mengembangkan, mengkoordinasikan dan mengawasi
kelancaran pekerjaan pelaksanaan sub-bagian registrasi, pelaksanaan sub-bagian

perkuliahaan, pelaksanaan sub-bagian nilai/ijazah

Memelihara dan mengamankan file data dan informasi yang menyangkut

akademik
Menjalin kerjasama dengan komponen lain dilingkungan Unit Biro Administrasi
Akademik dan Kemahasiswaan maupun STIT bagi terwujudnya efektifitas

berbagai kegiatan akademik

Menyusun rencana anggaran pendapatan dan belanja bagian akademik dan
mempertanggungjawabkan perwujudannya kepada Biro Administrasi Akademik

dan Kemahasiswaan
Memelihara dan mengamankan

perlengkapan-perlengkapan

STIT

yang

ditempatkan di Bagian Akademik

- Menyusun dan mengelola kegiatan dibidang akreditasi
c. Pelaksanaan Sub-Bagian Registrasi
- Bertanggungjawab atas kelancaran administrasi registrasi dan administrasi
-

mahasisiwa
Memproses formulir registrasi mahasiswa menjadi :
Laporan jumlah mahasiswa yang registrasi
Rekapitulasi semesteran mahasiswa
Menertibkan Kartu Mahasiswa (KTM)
Menyerahkan Formulir Rencana Studi (FRS), melegalisir kartu mahasiswa
(KTM), melegalisir dan membagikan kalender akademik kepada mahasiswa
Membuat surat keterangan mahasiswa aktif
Menyelenggarakan proses administrasi antara lain :
Persiapan pendaftaran Calon Mahasiswa Baru .
Proses pengumuman Penerimaan Mahasiswa Baru
4

Daftar kembali Mahasiswa Baru, mengecek syarat dan pemberian Nomor

Induk Mahasiswa.
Laporan jumlah mahasiswa baru yang regestrasi
Administrasi mahasiswa pindahan
Menyelenggarakan tata penyimpan data dan keuangan (dana operasional) unit

BAAK
Memelihara

ditempatkan di Pelaksana sub-bagian Regestrasi

Tugas lainnya yang berhubungan dengan regestrasi

dan

mengamankan

perlengkapan-perlengkapan

STIT

yang

d. Pelaksanaan Sub-Bagian Perkuliahan

- Bertanggungjawab atas kelancaran administrasi pengambilan mata kuliah
- Mengumpulkan jadwal mata kuliah pada fakultas kemudian membuat :
Rekapitulasi keseluruhan jadwal
Daftar penggunaan ruang kuliah
Rekap beban tugas tiap dosen
- Meng-input dan memproses Formulir Pendaftaran Rencana Studi (FPRS)

menjadi :
Daftar peserta mata kuliah
Rekapitulasi jumlah peserta tiap mata kuliah
Memproses jumlah peserta tiap mata kuliah
Daftar hadir dan daftar nilai mata kuliah mata kuliah
Menampung perubahan-perubahan jadwal mata kuliah dan pengambilan mata

kuliah selanjutnya
Meng-input dan memproses Formulir Pendaftaran Rencana Studi setelah

perubahan sehingga menjadi :

Daftar peserta mata kuliah tetap
Rekapitulasi jumlah peserta tiap mata kuliah tetap
Memproses kartu rencana studi tetap
Daftar nilai mata kuliah untuk tiap mata kuliah
Memelihara dan mengamankan perlengkapan-perlengkapan

STIT

yang

ditempatkan di Pelaksana Sub-Bagian Perkuliahan

- Tugas lainnya yang berhubungan dengan perkuliahan
e. Pelaksana Sub-Bagian Nilai dan Ijazah
- Bertanggungjawab atas kelancaran administrasi nilai, transkrip dan ijazah
- Menyiapkan, menyimpan blanko-blanko surat keterangan, transkrip dan ijazah
- Memproses nilai mahasiswa, meliputi :
Menerima daftar nilai dari fakultas
Melalui Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan, mengingatkan
fakultas terhadap mata kuliah yang terlambat atau lalai mengirimkan daftar

nilai.
Mengolah Kartu Hasil Studi Mahasiswa
Menyimpan arsip nilai sebaik-baiknya
5

Membuat surat keterangan lulus sarjana

Membuat dan memberikan surat keterangan lulus, transkrip dan ijazah sarjana
Menyimpan salinan transkrip dan ijazah
Membuat buku induk ijazah
Pengesahan transkrip
Menyediakan bahan informasi laporan wisuda sarjana
Memelihara dan mengamankan perlengkapan-perlengkapan STIT yang
ditempatkan di Pelaksana Sub-Bagian Nilai dan Ijazah utamanya (di luar STIT)
dengan menerima kontribusi dari dosen/ karyawan / staf yang bekerja di luar STIT

sebesar 10% dari penghasilannya sebagai management fee

f. Bagian Kemahasiswaaan
Bertugas membantu kelancaran penyelenggaraan akademik khususnya dalam
pelaksanaan administrasi kemahasiswaan dan alumni.Fungsi fungsi yang dijalankan
meliputi :
-

Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data kemahasiswaan dan Alumni

Menyelenggarakan administrasi pembinaan penalaran mahasiswa
Menyelenggarakan administrasi pembinaan kesejahteraan mahasiswa (Beasiswa,

kerohanian)
Melaksanakan pengelolaan dan kegiatan pengembangan bakat dan minat serta

kegemaran mahasiswa
Menginformasikan peluang kerja bagi alumni bekerjasama dengan Siskom dan

Kerjasama
Staff Teknis
Staff Teknis
Tugas pokoknya menjalankan Tri Dharma Perguruan Tinggi
Bertugas membantu semua tugas pokok dan pekerjaan dalam ruang lingkup
BAAK dan mempertanggungjawabkan semua tugas dan pekerjaan yang
dilimpahkan kepadanya tersebut kepada Ka.BAAK

g. Staff Pembantu Umum

Bertugas menyelenggarakan kebersihan dan kerapihan ruang kerja, halaman dalam
llingkungan BAAK. Memelihara peralatan lainnya agar selalu nyaman dipergunakan
Demikian pedoman ini dibuat, semoga dapat menjadi yang terbaik bagi semuanya.
Amiin
Penyusun
M. Arif Susanto, S. PdI
Ka. Bag. BAAK
STIT M Bojonegoro
6

DAFTAR PUSTAKA
http://www.undiknas.ac.id/program/sarjana/firipol/152-biro-administrasi-akademik-akemahasiswaan.html